Сравнительный анализ возможностей Workflow-систем

• ВВЕДЕНИЕ
• Раздел 1. Управление бизнес-процессами на основе технологии workflow
• 1.1 Базовые концепции
• 1.2 Представление бизнес-процесса как процесса Workflow
• 1.3 Инструментальные средства описания процесса
• 1.4 Управление выполнением процесса
• 1.5 Место технологии Workflow в организации бизнеса. Стратегия внедрения и использования
• Выводы к разделу 1
• Раздел 2.Системы workflow
• 2.1 Программная реализация систем класса Workflow
• 2.2 Сравнительный анализ workflow - систем
• Выводы к Разделу 2
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
• ВВЕДЕНИЕ
• Эффективная реализация бизнес-процессов - мечта любого предприятия. Для ее достижения разработаны методы и инструментальные средства описания, проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, концепции и правила их реорганизации, а также информационные технологии поддержки. Бизнес-процесс представляет собой набор взаимосвязанных бизнес-процедур (функций или действий, формирующих результат, имеющий ценность для потребителя), в результате которых производится определенная группа продуктов и услуг. Технология Workflow занимает в этом ряду далеко не последнее место - большинство аналитиков рассматривают ее как важнейшую составляющую современных корпоративных информационных систем, наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами.
• Тема данной курсовой работы является актуальной, так как в наше время трудно представить функционирование организации без использования систем Workflow. Применение таких систем в значительной мере позволяет обеспечить полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.
• При написании курсовой работы были определены ее объект, предмет, а также ее цель. Кроме того, были сформулированы основные задачи, которые необходимо решить.
• Объектом данной курсовой работы являются система автоматизации деловых процессов.
• Предметом выступают системы, которые обеспечивают решения задач автоматизации документооборота.
• Целью данной курсовой работы было рассмотреть основные понятия, а также функции систем Workflow.
• Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1) определить основные понятия систем Workflow;

2) рассмотреть управление выполнением процесса;

3) определить место технологии Workflow в организации бизнеса.

Стратегия внедрения и использования;

4) сравнить характеристики программных средств системы Workflow.

Следует отметить, что основным источником информации по данной теме является среда Интернет. Именно в ней размещается основное количество публикаций посвященных workflow-системам. Это объясняется тем, что в наше время электронные статьи являются наиболее распространенным средством научной коммуникации.

Методика исследования: сравнительный анализ литературных источников и сайтов Интернет.

Анализируя литературу, следует сказать, что основные представления о workflow-системах, их достоинства и задачи представлены в источниках [1-3, 5-7]. В источниках [3, 8] рассматриваются основные компоненты Workflow: СУБД и электронная почта. Наиболее популярные Workflow системы, механизм их функционирования, компоненты, входящие в их состав описаны в литературе [8-13].

workflow бизнес автоматизация программный

РАЗДЕЛ 1. УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИИ WORKFLOW

Все бизнес-процессы существуют для выполнения функций предприятия и должны соответствовать установленной на нем иерархии целей. Международной организацией, координирующей разработку терминологии, стандартов и спецификаций на системы класса Workflow, является Workflow Management Coalition (WfMC). Так, например, одним из ведущих событий прошедшего года в области информационных технологий стала демонстрация на международном форуме Giga Information Group"s Business Process and Workflow совместной работы систем класса Workflow шести различных производителей на основе стандартных интерфейсов. Значение соответствующих стандартов специалисты сравнивают с тем значением, которое оказала в свое время спецификация языка SQL на развитие систем управления базами данных.

Созданная в середине 1993 года WfMC объединяет около 200 различных организаций по всему миру. В их числе компании, специализирующиеся на разработке аппаратных и программных систем, внедрении, консалтинге, а также учебные заведения. По оценкам WfMC, емкость рынка систем класса Workflow составляет сегодня 100 млн. долларов, а такие примеры инсталляций системы Staffware, как комплекс для пяти тыс. пользователей в Министерстве обороны Великобритании или шести тыс. служащих страховой компании CIGNA Healthcare (США), служат убедительной иллюстрацией реалистичности этих оценок.

1.1 Базовые концепции

Буквальный перевод термина "workflow" как "поток работ" является безусловно корректным грамматически, но почти никак не раскрывает его содержание. Более информативно определение продуктов класса Workflow как программных систем, обеспечивающих полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

Ш объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет);

Ш событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

Ш операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

Ш исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру менеджер, сотрудник архива, директор) [3] .

Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели.

В рамках этой модели процесс состоит из операций и других процессов. Операция адресуется исполнителям, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких операций. Объекты участвуют в выполнении операции. События могут влиять на выполнение операций, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. Операции обрабатывают события, являясь реакцией системы на происходящие события. Жизненный цикл объекта связан с внешними событиями и операциями, выполняемыми в составе процесса.

Приведенные понятия не исчерпывают множество терминов, определений и особенностей технологии Workflow, тем не менее, рассмотренная концептуальная модель и/или ее различные модификации служат основой программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

? разработка описания бизнес-процесса;

? управление выполнением бизнес-процесса;

? интеграция используемых в процессе приложений.

Соответственно этим задачам в составе системы можно выделить типовые компоненты и проанализировать связи между ними.

Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз [7].

В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.

1.2 Представление бизнес-процесса как процесса Workflow

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные выполняемые средствами информационных систем, так и неавтоматизированные - выполняемые вручную операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если, конечно, этот процесс:

? выделен;

? структурирован;

? выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

? периодически повторяется.

Итак, процесс должен быть выделен из всей массы выполняемых на предприятии работ, заданий и действий. Обобщенное представление такого процесса в методологии IDEF0 приводится на рисунке 1.1 - диаграммы верхнего уровня, определяющей взаимосвязи процесса с исполнителями и объектами, выступающими в качестве входов (исходные данные и материалы), управлений (ограничения на выполнение) и выходов (результаты выполнения). В методологии IDEF0 соответствующие связи называются IDEF-дугами. Количество присутствующих на диаграмме IDEF-дуг и их содержание могут быть любыми, но нельзя представить в виде Workflow процесс с исходными данными, неопределенными по составу, непредсказуемым результатом, неопределенными или неуправляемыми правилами выполнения и отсутствием исполнителей. Строго говоря, соответствующий процесс вряд ли можно считать бизнес-процессом, удовлетворяющим приведенному определению.

Рисунок 1.1 Обобщенное представление бизнес-процесса в методологии IDEF0.

Кроме того, процесс должен иметь внутреннюю структуру - не быть вырожденным, состоящим из одной единственной операции.

В методологии функционального моделирования IDEF0 структура бизнес-процесса может быть раскрыта на диаграмме декомпозиции которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, а также содержит составляющие процесс операции, под процессы и связи между ними.

Формирование функциональной модели бизнес-процессов является первым шагом подготовки к внедрению системы класса Workflow. Хотелось бы обратить внимание на следующие немаловажные обстоятельства:

? Внедрение системы класса Workflow базируется на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций.

? Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операции [3].

Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Для того чтобы пояснить принципы формирования правил, рассмотрим категории операций, выполняемых в рамках бизнес-процесса.

В качестве направлений систематизации выберем согласованность времени выполнения (синхронно, асинхронно) и области действия (локальная или распределенная). Для выполнения синхронных локальных операций требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте. Синхронные распределенные операции выполняются в одно и то же время исполнителями, которые могут находиться в разных местах. Асинхронные локальные операции выполняются членами группы в одном, определенном месте, но в различное время. И, наконец, асинхронные распределенные операции выполняются членами группы исполнителей в различных местах и в различное время.

Четвертым и последним требованием представления бизнес-процесса в виде процесса класса Workflow является периодичность выполнения. В отличие от предыдущих требований, это требование носит чисто экономический характер.

1.3 Инструментальные средства описания процесса

С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

Ш адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на пересылку задания другому пользователю и права на копирование данных, относящихся к заданию;

Ш экранная форма, содержащая представление данных и функций, используемых пользователем при выполнении задания;

Ш предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

Ш действия системы при инициализации и завершении операции [7].

Последовательность выполнения операций и условия их перехода от одной к другой составляют алгоритм выполнения процесса. Помимо уже рассмотренных операций в описании алгоритма, как правило, используются:

? логические условия;

? внешние по отношению к процессу события;

? средства создания параллельных ветвей;

? точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;

? автоматические операции - операции, выполняющиеся без участия пользователя и запускающие на сервере внешнюю процедуру обработки циркулирующих в процессе данных;

? сценарии - специальные экранные формы, содержащие вызов функций, операторов системы и внешних программ, используемых пользователем при выполнении различных операций.

Использование инструментальных средств описания процессов в большинстве современных систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.

При выполнении процесса Workflow информация передается от пользователя к пользователю в виде некоторого упорядоченного множества данных. Каждая операция использует подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой. Создание форм является прерогативой разработчика процессов, а инструментальные средства для разработки форм являются важным компонентом системы Workflow. Главным требованием к экранным формам, циркулирующим в системе, является их «интеллектуальность» - возможность динамически изменять состав, содержание и формат представления данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа «файл», благодаря которым обеспечивается возможность ассоциировать с формой файлы, находящиеся вне системы. Разработчик указывает операции, на которых эти файлы должны порождаться, и регламентирует возможность внесения в них изменений.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

Ш демонстрационные поля - поля, содержащие значения, для которых не допускается редактирование;

Ш обязательные поля - поля, которые необходимо заполнить в процессе выполнения задания;

Ш необязательные поля - поля, значения которых могут быть введены пользователем, однако это не является необходимым условием выполнения задания;

Ш вычисляемые поля - поля, значения которых вычисляются в соответствии с заданными правилами;

Ш невидимые поля - вычисляемые, но неотображаемые на экране [3].

Построение форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

? задание и форматирование текста, образующего форму;

? определение требуемого подмножества данных;

? указание способа их представления в форме;

? описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы.

В большинстве современных систем класса Workflow присутствуют высокоуровневые инструментальные средства создания и редактирования экранных форм. Например, в Staffware таким средством является графический построитель форм для среды Windows.

1.4 Управление выполнением процесса

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает:

? одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

? передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

? обмен произвольными сообщениями между пользователями;

? отступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

? взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте [7].

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

? просмотр содержимого;

? заполнение и/или редактирование полей;

? печать формы;

? выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов, как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще не просмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения. Например, в системе Staffware для работы с очередью заданий имеется специальное окно.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

? выбор задания;

? переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

? выпуск выбранного задания - информирование системы об его выполнении;

? пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

? установка критериев сортировки заданий в очереди;

? ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

? управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей:

1) администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях;

2) разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;

3) владелец процесса - редактирование конкретного процесса;

4) менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

5) пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема [7].

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

? регистрационные журналы;

? отчеты о состоянии;

? пересмотр данных;

? административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

1.5 Место технологии Workflow в организации бизнеса. Стратегия внедрения и использования

Для определения места технологии Workflow в организации бизнеса воспользуемся подходом, предложенным С. Джостеном (S. Joosten) и его коллегами и рассмотрим динамику изменения основных компонентов бизнес-системы [3].

Наиболее устойчивым компонентом является миссия предприятия, определяющая назначение компании, ее значимость для общества и направление деятельности. С точки зрения организации бизнеса, изменение миссии эквивалентно построению новой компании.

Практически столь же устойчивой является иерархия целей предприятия и стратегия его развития. Изменения в стратегии являются, как правило, следствием таких внешних событий, как технологическая революция, радикальное изменение условий рынка или законодательства.

Критические факторы успеха и состав тактических задач по реализации сформированных планов периодически пересматриваются на основе анализа тенденций развития рынка и статистики результатов деятельности.

Определение результатов деятельности и подсчет значений показателей эффективности проводится столь часто, сколь это возможно для конкретного сектора рынка, групп изделий, услуг, клиентов, поставщиков и т. д. Однако и в этом случае достоверные данные являются результатом накопленной статистики, хотя и за менее продолжительный период.

Все последующие компоненты входят в состав корпоративной информационной системы, в задачу которой входит информационная поддержка выполнения бизнес-процессов и принятия управленческих решений. При этом динамику развития этой системы в наибольшей степени определяют собственно бизнес-процессы.

С точки зрения организации бизнес-системы основной задачей технологии Workflow является отделение правил выполнения бизнес-процессов от прикладных систем и систем управления базами данных, что обеспечивает принципиально большую гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных [3].

Другим важным направлением использования технологии Workflow служит интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

Стратегия внедрения и использования. Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25% [7].

Эти вопросы стали предметом специального исследования, названного WA-12 [2] и, выполненного рядом компаний, в числе которых Data General, Deloitte&Touche, Staffware и др. По данным исследования WA-12, типовыми целями проекта внедрения системы класса Workflow являются:

? сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно»;

? управление выполнением бизнес-процессов. Хотя в исследовании WA-12 эта цель заняла второе место, большинство исследователей рассматривают ее как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;

? получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии.

? интеграция отдельных «островков автоматизации», существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Первый из них предполагает детальный и всесторонний анализ четырех верхних уровней пирамиды. Второй обеспечивает решение задачи следующего, пятого уровня. Тем не менее, оба проекта рассматривают бизнес-процессы предприятия и предполагают их выявление и описание.

Предположим, однако, что соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, бизнес-процессы описаны, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Начиная с этого момента, главной задачей является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

Технология выполнения соответствующих работ разработана весьма подробно. Ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow.

Выполнение множества процессов Workflow (блок «Выполнение») сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок «Разбор»). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки «Сравнение» и «Требования»). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок «Настройка»). Отредактированные версии процессов поступают в блок «Выполнение», а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок «Изменения») влияют на требования, предъявляемые к системе (блок «Требования»).

Выводы к разделу 1

Workflow-система является удобным интерактивным инструментом управления бизнес-процессами в режиме реального времени. Максимальная гибкость workflow-системы может быть использована для выполнения очень широкого круга задач, в том числе:

· Учет и контроль, автоматизация работы с клиентами (CRM-процессы);

· Автоматическая обработка, учет и контроль получения и выполнения заказов (поставок продукции и оказания услуг);

· Автоматизация формирования комплекса отчетности по работе бизнеса;

· Автоматизация процесса составления и утверждения бюджетов [5].

Таким образом, система Workflow автоматизирует процесс, а не функцию.

Workflow-система может использоваться для работы в локальной сети либо через Интернет. Работа с WMS осуществляется через web-браузер (Internet Explorer, Opera, Google Chrome и т.д.). При необходимости workflow-система может быть настроена для работы пользователей через Интернет с помощью мобильного телефона, смартфона либо КПК.

Появление ее и соответствующих программных средств Workflow - это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцией системы управления от функционально-ориентированной (придуманной Адамом Смитом еще в 1776 г. и успешно работающей на протяжении двух столетий) в направлении процессной ориентации [9].

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса Workflow [9].

РАЗДЕЛ 2. СИСТЕМЫ WORKFLOW

Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:

- Optima WorkFlow ("Optima", Россия);

- StaffWare (Staffware plc, Великобритания);

- WorkRoute II ("Весть 0 Мета Технология", Россия) [1].

2.1 Программная реализация систем класса Workflow

Staffware. Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется в области разработки автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом [4].

Система Staffware имеет архитектуру клиент-сервер, которая позволяет сочетать достоинства персонального доступа к данным (дружественный интерфейс, диалоговая поддержка, невысокая стоимость) и преимущества крупных компьютерных систем на базе серверов (поддержка целостности баз данных, защита информации, многозадачность) [4].

Сервер Staffware работает в среде UNIX (поддерживается более 35 модификаций) или Windows NT. Для рабочего места клиента может использоваться алфавитно-цифровой терминал UNIX, PC в среде Windows или Macintosh.

В качестве основы для управления данными система Staffware предоставляет несколько вариантов: собственную систему управления, базирующуюся на файловой системе сервера, СУБД ORACLE и СУБД INFORMIX.

Система Staffware является открытой. Специальные средства обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между Staffware и процессами на сервере, а также динамический обмен данных (Dуnamic Data Exchange - DDE) с приложениями, работающими под Windows.

По технологии Staffware каждый бизнес-процесс представляется в виде процедуры, состоящей из отдельных шагов и содержащей описание каждого шага, а также описание порядка следования шагов. Каждый шаг может содержать информационное сообщение и задание, выполнение которого состоит в вводе и/или обработке данных. При описании шага необходимо определить 4 параметра:

· адресата, т.е. пользователя, должность или группу пользователей, получающих задание, при этом можно указать права на пересылку задания другому адресату и прав доступа к данным;

· экранную форму, содержащую представление данных и определения функций, используемых пользователем;

· предельный срок выполнения задания (необязательный параметр), определяющий до какого времени этот шаг должен быть выполнен;

· действия системы при инициализации и завершении шага и перечень последующих шагов процедуры и условий их выполнения [4].

Последовательность выполнения шагов и условия перехода от одного шага к другому составляют алгоритм процедуры. Помимо шагов, рассмотренных выше, в описании алгоритма используются логические условия.

В Staffware информация передается от пользователя к пользователю в виде множества полей данных. На каждом шаге используется подмножество этих данных, состав которого, а также способ представления данных задаются соответствующей экранной формой.

При заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В системе Staffware имеются следующие классы пользователей:

администратор системы - отвечает за поддержку и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процедурам, например данных о пользователях;

разработчик процедуры - отвечает за разработку, тестирование и поддержку конкретной процедуры;

владелец процедуры - имеет право редактировать конкретную процедуру;

менеджер - контролирует исполнение вариантов процедуры посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

пользователь - имеет доступ к Staffware через очередь заданий, возможность запуска варианта конкретной процедуры и справочную подсистему.

Каждый пользователь имеет уникальное имя, пароль, а также параметры, указывающие подразделения, к которым он относится.

Средства управления доступом системы Staffware позволяют ограничить доступ к функции запуска процедур и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей.

Optima-Workflow. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов. Ее использование позволяет автоматизировать основные процедуры современного делопроизводства и документооборота [9].

Самое главное в OPTiMA-WorkFlow -- ориентированность на процессы, а не на документы. Владелец системы может настраивать ее работу таким образом, как это нужно ему, не ограничивая себя рамками её начальной конфигурации. Система не предлагает пользователям стандартную схему организации работы, а представляет собой мощный инструментарий для описания технологии обработки данных [10].

OPTiMA-WorkFlow обеспечивает возможность описания сценариев обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Контроль за ходом выполнения процессов обработки документов обеспечивается соответствующими встроенными механизмами путем сопоставления заданных и фактических характеристик процесса.

Для анализа результатов работ и роли исполнителей в его реализации в OPTiMA-WorkFlow используются средства проектирования макетов различных форм отчетности, которые присоединяются к системе и могут быть использованы уполномоченными пользователями для формирования выходных форм и отчетов.

Новинка OPTiMA-WorkFlow -- Интернет-сервер! Этот новый компонент позволяет использовать стандартный web-браузер в качестве ПО для автоматизированных рабочих мест пользователей системы. Но самое важное достоинство этого модуля -- это возможность работы с системой OPTiMA-WorkFlow с любой рабочей станции в Internet или Intranet-сети, что помогает решить задачу организации взаимодействия между удаленными и мобильными сотрудниками и офисами предприятия. При этом не теряется возможность централизованного администрирования и управления хранением информации [11].

Система OPTiMA-WorkFlow обеспечивает высокую безопасность хранимой и создаваемой информации: все документы, правила их обработки, маршруты и любая служебная информация надежно защищены от любого вмешательства, как извне, так и изнутри компании.

Развитие OPTiMA-WorkFlow идет по пути интеграции с другими прикладными системами управления деятельностью организации. Основа для этого -- принципы открытой архитектуры и совместимость с любыми средствами обработки данных.

Являясь средством работы с любой информацией, OPTiMA-WorkFlow может служить своеобразным "клеем" между различными системами, существующими на предприятии. Ее основная задача -- передавать информацию и инициативу от одного исполнителя к следующему, от одного приложения к другому, эффективно взаимодействуя с решениями от самых разных производителей [10].

Аксиома управления компанией -- нужная информация, в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте. Мы даем возможность управлять информацией.

Work Route. Одной из наиболее совершенных на сегодняшний день системы автоматизации деловых процессов является разработанная в компании ВЕСТЬ АО workflow-система WorkRoute II [12].

Основными понятиями WorkRoute, на которых зиждется функционирование этой системы, являются карта делового процесса и задание. Карта описывает произвольный логически законченный набор неделимых элементарных операций (деловых процедур), реализующих основную и вспомогательные цели организации, и представляет собой направленный граф, построенный из узлов нескольких типов в специальном редакторе карт. Процедуры могут выполняться одна за другой или одновременно, реализуя концепции последовательной, параллельной или смешанной маршрутизации. Активизация карты делового процесса заключается в запуске по ней работы (задания), в контексте которой каждая процедура носит название этапа.

Здесь необходимо отметить одну интересную особенность. На каждом этапе для взаимодействия с пользователем имеется одна (или, если того требует бизнес-логика, несколько) экранных форм, т. е. функционирование WorkRoute изначально строится на использовании парадигмы экранных форм, и инструментарий для их создания и обработки является неотъемлемой частью этой workflow-системы.

На стадии проектирования карты делового процесса администратор или аналитик, составляющий ее, должен создать для каждого этапа (процедуры, узла) экранную форму.

Cистема WorkRoute II идеально подходит для работы с электронными формами, обеспечивая их создание и обработку (в том числе коллективную), связь с базами данных, маршрутизацию, и, кроме всего прочего, позволяет получать доступ к формам в Internet.

При использовании WorkRoute II мы имеем возможность осуществить анализ последовательности операций, выполняемых с формой в ходе реализации определенной цели и затем синтезировать их электронную модель в виде карты делового процесса.

WorkRoute II позволяет оперировать с переменными следующих типов: String, Long, Short, Double, Float, Date. Причем помимо манипулирования чисто структурированной информацией, которая заключается в значениях переменных процесса, существует возможность работать с неструктурированными документами, подготовленными, например, в MS Word или MS Excel и связанными каким-либо образом с формой.

WorkRoute II, следует отметить, что встроенный редактор позволяет проектировать формы простыми и понятными визуальными средствами, просто размещая мышью необходимые управляющие элементы на экране, а затем редактируя их свойства. Кроме того, учитывая тот факт, что WorkRoute II - это система гибридной маршрутизации документов и заданий с контролем исполнения, которая фактически разрабатывалась для перемещения электронных документов по различным инстанциям согласно процедуре их формирования, заполнения, редактирования и утверждения, поэтому можно говорить о достаточно точном соответствии WorkRoute II задаче маршрутизации и коллективной обработки электронных форм. В ходе выполнения задания по сбору и систематизации данных внутренние переменные делового процесса и информация из баз данных могут выводиться в виде различных экранных форм, предназначенных для исполнителей конкретных этапов. Таким образом, проявляется концепция, в соответствии с которой некая виртуальная электронная форма, вмещающая в себе всю информацию по процессу, имеет несколько внешних представлений в зависимости от смысловой нагрузки этапа, прав доступа исполнителя или просто эргономических соображений [13].

WorkRoute II имеет специальный модуль WorkRoute II Internet Interface, который позволяет через обычный браузер работать с заданиями точно так же, как и на клиентском месте WorkRoute II. Это дает возможность оперировать формами через Internet, упрощая взаимодействие со своими сотрудниками, клиентами и деловыми партнерами, а также строить крупные распределенные системы обработки электронных форм на основе сетей intranet/extranet/Internet.

Подводя итог, можно сказать, что система WorkRoute II, благодаря своей универсальности и ориентации на автоматизацию практически любых деловых процессов, позволяет существенно упростить как проектирование, так и последующую обработку электронных форм [12].

2.2 Сравнительный анализ WORKFLOW - систем

Выводы к Разделу 2

В данном разделе рассмотрены наиболее яркие представители WORKFLOW - системы: Optima -WorkFlow, Staffware, Work Route.

Исторически сложилось, что Staffware была первой на рынке программных комплексов автоматизации документооборота и на сегодняшний день реализовала все требования, предъявляемые к системам этого класса [4].

Так же как и Staffware Оptima-workflow в основе архитектуры имеет клиент - сервер, предназначена для управления процессами, поддерживает web - технологии. Самое главное в OPTiMA-WorkFlow -- ориентированность на процессы, а не на документы.

Наряду с двумя предыдущими системами WorkRoute II, благодаря своей универсальности и ориентации на автоматизацию практически любых деловых процессов, позволяет существенно упростить как проектирование, так и последующую обработку электронных форм. Практически весь инструментарий для выполнения операций с формами уже присутствует в WorkRoute II, а часть специфических задач может быть решена за счет интеграции WorkRoute II с отдельными программными модулями [12].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня рынок электронных систем для работы с документами в Украине продолжает расширяться. Важный сегмент в нем занимают именно системы, обеспечивающие автоматизацию бизнес - процессов.

К преимуществам внедрения систем автоматизации документооборота можно отнести следующие элементы: экономия времени, повышение производительности труда персонала, распределенный доступ к информации всегда и везде; повышение качества обслуживания заказчиков однако при выборе комплекса автоматизации управления деловыми процессами необходимо помнить о перспективах развития вашего предприятия, что может быть сопряжено с ростом требований к системе, и если этого не учесть, или же не спрогнозировать на этапе выбора, тогда впоследствии можно столкнуться с очень неприятной и тяжелой процедурой перехода на новый продукт, или же, что является крайне нежелательным, функционированием и сопровождением нескольких продуктов определенного направления в пределах одного предприятия [8].

Optima -WorkFlow, Staffware, Work Route - одни из наиболее популярных систем, которые используются для эффективной реализации бизнес-процессов. Эти системы являются стандартами, в сравнении с которыми определяются качество WorkFlow систем.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Сравнительный анализ систем корпоративного документооборота [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.interface.ru

2. Перспективы WorkFlow-систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.intalev.ua

3. Громов А. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow/ А. Громов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.osp.ru

4. Staffware - система управления документооборотом [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.osp.ru

5. Workflow-система для автоматизации бизнес-процессов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bps.org.ua

6. Workflow глазами специалистов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.markus.spb.ru

7. Асеев, Г.Г. Электронный документооборот [текст]: учебник / Г.Г. Асеев. - К.: Кондор, 2007.

8. Сравнительный обзор систем workflow [Электронный ресурс]. -

Режим доступа:www.bigspb.ru

9. OPTIMA-WorkFlow [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.optima.ru

10. OPTIMA-WorkFlow [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.it-enigma.ru

11. OPTIMA-WorkFlow [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.docva.ru

12. Система свободной маршрутизации WorkRoute [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.citforum.ru

13. WorkRoute [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://aist.sibproject.ru/obzor/vest_ao/workroute.htm

Размещено на Allbest.ru