9

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный социальный университет»

КАФЕДРА «МОДЕЛИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И СЕТЕЙ»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА БАКАЛАВРА

Автоматизация процесса составления технического задания для производства рекламной продукции ООО «Истра+»

Москва 2017

Оглавление

• Введение
• 1. Теоретические основы автоматизации сопроводительной документации в организации
• 1.1 Теоретические основы и особенности документооборота в организациях
• 1.2 Обзор программного обеспечения для оформления контрольных документов
• 1.3 Выбор средства реализации системы автоматизации оформления сопровождающей документации
• 2. Анализ деятельности ООО «Истра+» и создание ПО для автоматизации работы с рекламными шаблонами
• 2.1 Основные направления деятельности и структура ООО «Истра+»
• 2.3 Этапы создания программы
• 2.4 Создание и тестирование ПО для автоматизации работы с шаблонами в ООО «Истра +»
• 3. Экономическая часть
• 3.1 Расчет затрат па разработку программы
• 3.2 Расчет капиталовложений, связанный с использованием разработанной программы
• 3.3 Расчет эксплуатационных расходов связанных с использованием разработанной программы
• 3.4 Расчет показателей экономической эффективности от внедрения разработанной программы
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложения

Введение

Деятельность человека во все времена представляла собой системный процесс, направленный на достижение определенных целей. Человек работает на основе сознания, путем обработки информации. С течением времени человеческое мышление претерпевало изменение. Это существенно повлияло на способы и методы обработки, фиксации информации. В данных аспектах появилось большое количество формализма.

Многие термины существуют на сегодняшний день в доктринальных суждениях и законодательстве. Что касается документа, то его значение также существует в нескольких вариациях. Наиболее упрощенный доктринальный вариант говорит о том, что документ - это материальный объект действительности, в котором содержится определенного рода информация. То есть термин характеризует носитель каких-либо ведомостей.

К основным признакам документа относятся следующие: материальная форма, возможность закрепления информации любого рода, наличие определенного автора, наличие обязательных элементов оформления (реквизитов), юридическое значение.

Традиционное делопроизводство включает три основные группы задач:

- документирование - под которым понимается составление, оформление и согласование документов;

- учет движения документов;

- хранение документов.

Для составления и оформления документов предусмотрены определенные правила. Для определенных документов предусмотрены унифицированные формы, устанавливаемые государственными стандартами по делопроизводству и документационному обеспечению. Кроме того, для документов, которые предназначаются только для использования внутри предприятия, должны быть разработаны свои корпоративные стандарты.

Вне зависимости от направленности и содержания документов, процесс их заполнения может быть автоматизирован. Для автоматизации разработаны и используются специальные программы, которые позволяют оперативно создавать новые и редактировать существующие документы.

В случае, когда для документирования применяется автоматизированная система, создание и регистрация документов становится значительно проще, так как система не допускает ошибок в документах определенного типа, а при заведении нового документа определенного типа, ему автоматически присваиваются требуемые стандартные реквизиты или же данные реквизиты заполняются на основании документа-первоисточника. После создания нового документа происходит его регистрация и сохранение в общей базе данных.

Создание нового документа может происходить на основании требования пользователя или на конкретном этапе бизнес-процесса.

В результате использования средств автоматизации делопроизводства, работа с документами переходит на новый уровень. Анализ и оптимизация документооборота должны быть выполнены еще на стадии внедрения автоматизированной системы. Для каждого типа документа должны быть составлены четкие схемы его движения. Также должны быть определены лица, несущие ответственность за каждый этап обработки документа.

При обработке электронного документа для каждого пользователя также должны быть определены права доступа. Должна быть возможность контроля состояния каждого документа, являющегося актуальным в определенный промежуток времени. С помощью электронных средств облегчается составление аналитических отчетов по состоянию одного или группы документов.

В настоящее время особую актуальность приобретает возможность обмена документами между удаленными пользователями через каналы связи INTERNET/INTRANET.

Объектом исследования в работе выступает документация рекламного агентства ООО «Истра+».

Предмет исследования - возможность автоматизации заполнения шаблонов документов, используемых в ООО «Истра+».

Цель работы состоит в автоматизации процесса составления шаблонов технического задания для производства рекламной продукции ООО «Истра+».

В задачи работы входит:

1) выполнить обзор имеющегося программного обеспечения для оформления контрольных документов;

2) обосновать выбор среды разработки системы автоматизации оформления сопровождающей документации для рекламного агентства ООО «Истра+»;

3) спроектировать и реализовать систему автоматизации сопровождающей документации для рекламного агентства ООО «Истра+»;

4) оформить сопроводительную документацию и протестировать работоспособность созданного приложения в различных режимах эксплуатации.

В ходе исследования использовался комплекс различных методов: объект исследования изучен методом системного анализа, экспертных оценок и путем изучения обзора ПО применяемых для автоматизации. Также использован метод вторичного анализа результатов исследований, ранее проведенных в этой области.

В первой главе работы приводятся теоретические основы организации автоматизации оформления документации, необходимой для функционирования ООО «Истра+».

Во второй главе анализируется деятельность ООО «Истра+» и разрабатывается, средствами Borland Delphi 7, приложение, позволяющие создавать шаблоны и автоматизировать процесс их заполнения.

Третья глава работы посвящена расчету эффективности разрабатываемого приложения и сроков его окупаемости.

Практическая значимость исследования заключается в создании шаблонов, наиболее часто используемых в ООО «Истра+» документов, а также автоматизации процесса заполнения данных шаблонов для получения готовых выходных документов.

1. Теоретические основы автоматизации сопроводительной документации в организации

1.1 Теоретические основы и особенности документооборота в организациях

Под организацией работы понимается обеспечение оптимальности работы с документами на всех этапах их жизненного цикла, начиная от момента его создания или получения от сторонних источников, и заканчивая его передачей в архив на хранение или уничтожением. Предприятие должно иметь единый порядок, регламентирующий составление документов и работу с ними. Каждое структурное подразделение должно иметь сотрудника, отвечающего за ведение документов [1].

На уровень совершенства технологии обработки документа оказывает влияние оперативность исполнения и перемещения документов, а также эффективность передачи информации руководству.

Документы, используемые на предприятии, могут быть подразделены на следующие группы:

- входящие документы (поступающие извне);

- внутренние (создаваемые в процессе деятельности предприятия);

- исходящие (отправляемые сторонним контрагентам).

Для каждой из перечисленных групп имеются определенные особенности прохождения и обработки.

При поступлении входящих документов выполнятся их прием и регистрация.

Исходящие документы обрабатываются аналогично внутренним, с тем отличием, что обработка оригиналов документов завершается их отправкой адресату. К оставшимся копиям исходящих документов применяется процедура, аналогичная обработке внутренних документов.

После формирования дел к документам всех групп применяются типовые операции:

1) в течение 1-3 лет используются для справочно-информационных целей;

2) после установленного срока могут как продолжать использоваться, так и передаваться в архив или уничтожаться.

Разработка инструкции делопроизводства должна разрабатываться для того, чтобы установить порядок составления документов и организацию их обработки.

Как в организации обработки документов, так и в инструкции по делопроизводству, должны быть отражены следующие пункты:

1) образцы правильно заполненных документов, а также соответствующие имена машинных файлов;

2) список (номенклатуру) дел, используемую на предприятии, а также порядок ее утверждения и пересмотра;

3) сроки хранения печатных документов и машинных файлов;

4) процесс регистрации документов;

5) правила хранения машинных файлов (на каком компьютере и в какой папке);

6) сроки и порядок рассылки документов, а также отвечающих за это ответственных лиц;

7) требования к формированию и оформлению дел;

8) порядок методического руководства по обработке документов, а также правила информирования руководства о ходе исполнения документов.

Принимает и обрабатывает входящие документы секретарь-референт или сотрудник службы делопроизводства. Поступление входящих документов может выполняться через почту, курьером, по факсу или в электронном письме.

При поступлении, документ проходит следующий путь: первично обрабатывается > предварительно рассматривается и размечается > регистрируется > рассматривается руководством > направляется на исполнение > контроль исполнения > непосредственное исполнение.

Входящие документы могут двигаться по 3 направлениям:

1) к руководству организации;

2) к руководству структурного подразделения;

3) к непосредственным исполнителям-специалистам.

Данные потоки неравномерны. Большая часть передается руководству, испытывающему сильные информационные перегрузки. Но большая часть информации не интересует руководство и может направляться непосредственно исполнителю. Из-за ожидания рассмотрения документов руководством, удлиняется их путь и возрастает время исполнения.

На маршрут движения входящих документов также оказывает влияние принятая на предприятии технология обработки документов, например, регистрация. Если система регистрации и контроля организована нерационально, то возрастает время движения документа от получателя к исполнителю [19].

Документы, которые отправляются предприятием, называются исходящими и процесс их обработки включает следующие операции:

1) исполнитель составляет проект документа;

2) проверяется правильность составленного проекта;

3) проект документа проходит согласование;

4) документ подписывается руководителем;

5) документ регистрируется;

6) документ отправляется адресату.

Составление проекта исходящего документа производится исполнителем, а правильность оформления выполняется работником делопроизводства или секретарем-референтом.

Все исходящие документы оформляются в 2 экземплярах. В определенных случаях проект исходящего документа согласовывается с другими специалистами предприятия, что подтверждается визой. Окончательный вариант проекта исходящего документа предоставляется руководителю предприятия для подписания. Вместе с проектом могут передаваться и иные документы, которые использовались при разработке проекта. Такими документами могут являться инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы.

Руководитель предприятия имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый документ, а также возвращать документ исполнителю для доработки. После того, как два экземпляра исходящего документа будут подписаны руководителем, он будет передан на регистрацию секретарю-референту. Регистрация отправленных документов производится в «Журнале регистрации исходящих документов».

После того, как документ будет зарегистрирован и ему будет присвоен исходящий номер, это номер нужно проставить нумератором или рукописно на обоих экземплярах.

В тот же день исходящие документы должны быть отправлены адресату.

К внутреннему документопотоку относятся документы, которые не выходят за пределы организации. К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, которые определяют задачи и функции как предприятия в целом, так и отдельных подразделений, а также компетенцию, права и обязанности должностных лиц, положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. [2].

Оперативное регулирование деятельности учреждений происходит при помощи распорядительных документов, которые издаются руководством. К данным документам относятся распоряжения, решения, приказы и указания. К самостоятельным группам внутреннего документопотока относятся акты, протоколы, отчетные и плановые документы и т.д.

Подготовка и оформление распорядительных документов аналогична исходящим, перечисленным выше.

Завершающими операция при обработке внутренних документов является их использование для справочно-информационной работы, а также определения сроков хранения.

Из проведенного анализа имеющейся организации ведения документов, становится очевидным имеющиеся недостатки, которые указывают на необходимость автоматизации данного вида деятельности.

В этой связи, далее в работе будет проведен анализ современных средств автоматизации создания шаблонов и документов, что позволит выявить их основные функции, а также достоинства и недостатки.

автоматизация рекламный шаблон

1.2 Обзор программного обеспечения для оформления контрольных документов

1.2.1 Возможности, предоставляемые шаблонами документов

Шаблон документа - это средство для создания однотипных документов. Параметры, хранимые в шаблонах, определяют свойства нового документа, созданного на основе данного шаблона. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру. Шаблон является основой для других документов, а сам остаётся неизменным.

При создании шаблона задаётся неизменяемый (постоянный) текст в виде обычной символьной строки и модифицируемая (переменная) часть документа в виде полей.

К постоянной части шаблона относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графики, линии разметки, элементы оформления - заполнение, обрамление.

Переменная часть документа включает текст, списки, флажки и используется для ввода информации при заполнении шаблона.

Далее рассмотрим основные средства, которые позволяют создавать шаблоны, а на их основе новые документы.

1.2.2 Globus Professional

Многопользовательская система Globus PROFESSIONAL обеспечивает автоматизацию всех процессов в подразделениях компаний. Это полностью готовый к использованию продукт, который помимо стандартных модулей включает в себя конструктор конфигураций. С использованием конструктора конфигураций можно по мере необходимости быстро и без программирования настроить дополнительные возможности и процессы.

Globus Professional решает две ключевые задачи:

1) система связывает всех сотрудников и подразделения в единый, слаженно функционирующий организм, автоматизируя и гармонизируя взаимодействие. Система позволяет гарантировать, что все бизнес-процессы и взаимодействия будут протекать по правильным сценариям и без задержек, а значит наиболее эффективным образом;

2) на каждом рабочем месте появляется удобный инструмент, который устраняет ненужную рутину и позволяет гарантировать оптимальный способ исполнения каждым специалистом своих рабочих процедур и единый стандарт качества.

Система Globus Professional хороша с любой точки зрения и найдет применение в таких профессиональных областях, как: продажи, закупки и логистика, финансы, управление проектами, производство, секретариат и делопроизводство, управление персоналом, менеджмент.

Итоговые возможности системы Globus Professional приведены в таблице 1 [3].

Таблица 1. Итоговые возможности системы Globus Professional

Сотрудникам	Руководству	IT-специалистам
Удобные, адаптированные под задачи пользователя, рабочие места	Система выступает своеобразным каркасом организации, обеспечивая исполнение бизнес-процессов так, как это требуется для достижения целей компании. Globus Professional помогает руководителям всех уровней координировать усилия людей	Полностью готовое решение, работающее на десятках тысяч рабочих мест по всей стране. Десятки готовых модулей расширения и отработанная методика внедрения
Полный набор инструментов для того, чтобы с меньшими усилиями справляться с текущими задачами		Единое и гибкое решение для быстрого покрытия всего комплекса текущих и будущих бизнес-задач
Автоматическое заполнение документов по шаблонам. Исключение рутины и повторного ввода информации	Автоматизированные рабочие места сотрудников позволяют обеспечить более полное, точное и своевременное исполнение ими своих функциональных задач, повышая полезную отдачу от каждого	Простое внесение изменений без программирования. Возможность настроить практически любое пожелание руководства или сотрудников
Мгновенный поиск. Исключение потерь документов и информации
Автоматическое формирование отчетов руководству	Информация о текущих операциях, плановых и фактических расходах всех видов ресурсов накапливается и позволяет не только оперативно получать полную картину текущего состояния дел, но и проводить различные виды анализа и строить реалистичные прогнозы	Надежность и скорость работы. Автоматическое резервное копирование и обновление
Ведение списка дел и календарей. Напоминания и обмен мгновенными сообщениями		Полная документация. Оперативная техническая поддержка и консультации

1.2.3 ИБР: Делопроизводство

Основные возможности ИБР: Делопроизводство:

1) регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

2) регистрация и учет задач/поручений;

3) хранение файлов/ документов;

4) обеспечение условий работы в режиме удаленного доступа через Веб-интерфейс;

5) обеспечение пользовательской и администраторской информацией.

Основная концепция системы представлена на рисунке 1.1.

Рабочий стол системы представлен на рисунке 1.2 [4].



Рисунок 1.1. Основная концепция системы

Рисунок 1 2. Рабочий стол системы

1.2.4 FreshDoc. Конструктор документов

Шаблоны FreshDoc помогают просто и быстро получить нужный документ.

Нужно выбрать шаблон, ответить на вопросы. FreshDoc автоматически составит документ, соответствующий заданным условиям и действующему законодательству.

Для использования шаблонов необходимо:

1) открыть FreshDoc с компьютера или мобильного устройства (рисунок 1.3);

2) выбрать нужный шаблон FreshDoc (рисунок 1.4);



Рисунок 1.3. Стартовая страницы FreshDoc

Рисунок 1.4. Выбор нужного шаблона

3) ответить на вопросы опросного листа (рисунок 1.5);

4) внести данные контрагентов (рисунок 1.6);

Рисунок 1.5. Опросный лист



Рисунок 1.6. Внесение данных контрагентов

5) сохранить документ в разделе Мои документы (рисунок 1.7);

6) отправить документ на согласование (рисунок 1.8);

Рисунок 1.7. Сохранение документа

Рисунок 1.8- Отправка документа на согласование

7) найти документы и сформировать отчеты в удобной системе хранения и учета FreshDoc Реестры (рисунок 1.8);

8) открыть доступ к документам и папкам другим пользователям (рисунок 1.9) [3];

Рисунок 1.9. Поиск документов

Рисунок 1.10. Назначение прав пользователям

9) установив виджет FreshDoc на сайт, клиенты смогут сами оформлять документы (рисунок 1.11) [5].

Рисунок 1.11. Установка виджета на сайт

1.2.5 Программа «Автозаполнение шаблонов»

Программа «Автозаполнение шаблонов» разработана Ласточкиным В.Ю. и реализована для работы под управлением операционной системы Windows.

Программа «Автозаполнение шаблонов» предназначена для автоматизации работы офисов по заполнению шаблонных документов, где требуется ввод огромного количества информации. Значительно упрощен импорт клиентских данных через форму заполнения в Excel. Клиент или офисный работник просто заполняет необходимые данные в таблице Excel, а затем в пару кликов мыши информация заносится в базу данных и документ уже готов к распечатке.

Рисунок 1.11. Окно программы «Автозаполнение шаблонов»

Вывод уже готовых документов осуществляется как в Word, так и в Excel. Значительно упрощается процесс формирования большого потока таких документов, как ценники, товарные ярлыки, приказы, договора, отчетные или нотариальные документы, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и пр. бухгалтерские документы [6].

1.2.6 ЕВФРАТ-Документооборот

Система «Е1 Евфрат» - мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS-, BPM-, и ECM-систем.

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

1) ввод и регистрация документов (рисунок 1.13);

2) работа с электронными документами (рисунок 1.14);

Рисунок 1.12. Ввод нового документа

Рисунок 1.13. Работа с электронными документами

3) контроль исполнения (рисунок 1.15);

4) оптимизация движения документов (технология Workflow) (рисунок 1.16);

Рисунок 1.14. Контроль статуса исполнения документа

Рисунок 1.15. Оптимизация движения документа

5) рассылка документов (рисунок 1.17);

6) хранение документов (рисунок 1.18) [22];

Рисунок 1.16. Настройка рассылки документов

Рисунок 1.17. Настройка хранения документов

7) внутренняя почта (рисунок 1.19).

Архитектура системы E1 приведена на рисунке 1.20 [22].

Рисунок 1.18. Работа с внутренней почтой

Рисунок 1.19. Архитектура системы E1

Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов [7].

1.2.7 УниДок

С помощью программы УниДок может создавать любые документы, которые нужны в повседневной работе. Будь то договора, платежные поручения, кассовые ордера, декларации или еще какой-то документ, в программе УниДок можно самим смоделировать форму для заполнения данных на свое усмотрение.

Рисунок 1.20. Основное окно программы УниДок

В программе присутствует мощный Дизайнер печатных форм, с помощью которого можно сделать печатный шаблон документа любой сложности и согласно личным требованиям.

Для удобства работы с документами можно создавать и справочники на любой вкус, например,: валюты, сотрудники, друзья, клиенты и т.д. Для каждого справочника задаются параметры, которые нужны для ввода и печати, а не ограничиваетесь только теми параметрами справочников, которые предоставляют обычные программы.

Программа стала бесплатной для жителей СНГ с февраля 2014 г [8].

1.2.8 СЭД iTs-Office

Система электронного документооборота iTs-Offiсe - это программный комплекс для организации полноценного электронного документооборота на предприятиях любого масштаба и территориальной распределённости.

СЭД iTs-Offiсe - готовое решение, которое обладает возможностями настройки и доработки под специфику конкретного заказчика.

Система позволяет автоматизировать все основные стороны неструктурированного документооборота организаций любых масштабов и сфер деятельности, а также построить полноценную систему управления деловыми процессами.

Система охватывает все процессы создания, обработки, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. СЭД iTs-Оffiсe позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и другие данные.

Главное назначение системы - поднять на качественно новый уровень процессы управления.

СЭД iTs-Office позволяет производить обмен документами в считанные секунды. Это повышает эффективность взаимодействия управляющей компании со структурными подразделениями (филиалами) и, как следствие, улучшает эффективность управления организацией в целом.

Рисунок 1.21. Карточка входящего документа в СЭД iTs-Office

С помощью системы электронного документооборота iTs-Office можно автоматизировать любой документо-ориентированный процесс [9].

1.2.9 RiDoc

Возможно сделать следующее:

- отсканировать документы с помощью программы RiDoc, поместив их в image-галерею;

- с помощью нажатия одной кнопки «Склейка» можно выполнить в программе RiDoc уменьшение размера остканированного документа без существенной потери качества изображения;

- отсканированный документ сохранить как в графических форматах, так и формате PDF, MS WORD;

- отправить отсканированный документ по почте.

Использование виртуального принтера RiDoc является прекрасным дополнением при переводе документов формата DOC (RTF) в графические файлы (BMP, JPEG, TIFF, PNG), а также в формат PDF.

Технология виртуальной печати дает возможность экспортировать документы (doc, rtf), электронные таблицы или презентации, рекламные буклеты в графический файл (bmp, png, tiff, jpeg), с последующей обработкой их программой RiDoc.

Рисунок 1.22. Пример отсканированного документа

Перевод документов в графический формат программой RiDoc дает возможность защиты данных документов. Для увеличения уровня защиты нужно в программе RiDoc воспользоваться функцией наложения водяного знака на результат «склейки» [10].

1.2.10 Ums Docs

Система электронного документооборота UMS Docs предназначается для эффективного контроля деловыми процессами на предприятии, связанными с документооборотом. UMS Docs поддерживает весь процесс документооборота в компании, при этом возможно сочетание с классической системой делопроизводства.

Основными достоинствами системы UMS Docs являются:

- низкая стоимость обслуживания в сравнении с использованием продуктов конкурентов;

- простота внедрения и настройки;

- ориентирование на web-технологии, основанные на «облачном» хранении данных;

- ориентация на персональные потребности каждого потребителя в зависимости от специфики бизнеса;

- привлекательная цена за весь процесс внедрения, настройки, работы и обслуживания.

Некоторые из функций системы являются уникальными и отсутствуют в предлагаемых на рынке аналогах, а именно:

- формирование бланка документа, готового для печати;

- приемка и отправка документов online и по факсу, используя систему факсо-модемной связи;

- определение полномочий по доступу к тому или иному документу каждого сотрудника.

СЭД UMS Docs состоит из следующих компонентов: канцелярия, управление электронными документами, управление деловыми процессами, сканер, факс [11].

1.2.11 Form Pilot Home и Pro

Принцип работы Form Pilot Home чрезвычайно прост. Для того, чтобы заполнить бумажный бланк, нужно его отсканировать, загрузить в программу, заполнить отсканированное изображение бланка и распечатать результат.

Бланк заполняется легко и быстро. Программа отображает отсканированное изображение на экране. Пользователь мышкой создает текстовые поля в требуемых местах бланка и вводит в них текст. Результаты работы можно сохранить в файл, передать по e-mail или по факсу, сохранить в виде шаблона, сохранить в виде графического изображения и распечатать. Распечатать можно готовый бланк целиком (на чистом листе бумаги) или только текст (на готовом бумажном бланке).

Программа позволяет обработать исходное изображение - подвинуть, повернуть, инвертировать, изменить разрешение, выполнить цветокоррекцию, отобразить изображение зеркально по горизонтали и по вертикали. Можно закрасить ненужную часть изображение белым цветом, можно восстановить закрашенную часть. Исходное изображение бланка можно загрузить из файла (поддерживаются основные растровые форматы и emf), из шаблона или получить напрямую со сканера. Измененное изображение всегда можно выгрузить в отдельный файл.

Рисунок 1.23. Главное окно Form Pilot Home

Рисунок 1.24. Главное окно Form Pilot Pro

Текстовые поля добавляются простым щелчком мышки по форме. Текст можно набирать как горизонтально, так и вертикально и форматировать стандартными способами - выбирать способ выравнивания, шрифт, цвет и т.д. Созданные текстовые поля двигаются, копируются, удаляются и поворачиваются на 90 градусов.

На бланке можно размещать не только текст. Form Pilot позволяет помещать на бланк графические изображения (из файлов), а также предоставляет инструменты для рисования простейших геометрических фигур - круг, эллипс, параллелограмм, полигон, линия. Есть специальный инструмент «галочка», который позволяет очень быстро и удобно ставить галочки в графах бланка.

Имеется инструмент «произвольная линия», с помощью которого, например, можно подчеркнуть или обвести важный пункт бланка или попытаться расписаться на бланке мышкой (задача весьма не простая). Для удобства, часто используемые графические и текстовые объекты можно сложить на «полку» - специальную панель в Form Pilot, которая отображается справа от изображения. Теперь на любые бланки их можно будет добавлять одним кликом мыши.

После того, как бланк подготовлен, его можно сохранить в качестве шаблона и использовать этот шаблон при заполнении других аналогичных бланков. На этот случай в Form Pilot предусмотрен удобный режим «готовая форма», в котором для редактирования доступен только текст в текстовых полях, между которыми можно перемещаться с помощью клавиши Tab.

Если в каком-либо приложении распечатать документ на принтере Form Pilot, то напечатанное изображение будет немедленно открыто в программе. Если на печать было отправлено несколько страниц, Form Pilot автоматически создает многостраничный документ. Виртуальный принтер позволяет упростить процесс заполнения электронных форм. Если необходимо заполнить форму, нет необходимости конвертировать ее в набор графических изображений - достаточно просто напечатать ее на принтере. Получается гораздо быстрее и на порядок удобнее.

Рисунок 1.25. Настройки PDF в Form Pilot Office

Рисунок 1.26. Главное окно Type Pilot

В Form Pilot Office имеются и другие полезные нововведения. Например, добавлена возможность редактировать параметры создаваемых PDF-файлов, в частности, защищать документ паролем и ограничивать права доступа. Появилась возможность импорта данных из других документов Form Pilot, добавлена поддержка многострочного текста в полях (рисунок 1.26) [12].

1.2.12 Итоговая сравнительная таблица систем оформления документов

Результат проведенного исследования наиболее популярных систем оформления документов приведен в таблице 2.

Таблица 2. Сравнительная таблица систем оформления документов

Наименование СЭД	Критерии сравнения
	поддерживаемые форматы	возможность создавать собственные шаблоны	возможность добавлять ключи замен
Globus Professional	txt, doc, rtf, xls	Есть	Есть
ИБР: Делопроизводство	txt, rtf	Нет	Есть
FreshDoc	txt, doc	Есть	Нет
Программа «Автозаполнение шаблонов»	rtf, xls	Нет	Есть
ЕВФРАТ-Документооборот	txt, doc, rtf, xls	Нет	Нет
УниДок	rtf	Есть	Нет
СЭД iTs-Offiсe	txt, doc	Есть	Нет
RiDoc	doc, rtf	Нет	Есть
UMS Docs	txt, doc, rtf, xls	Есть	Есть
Form Pilot Home	txt	Нет	Нет

ВЫВОД. Из анализа имеющихся систем автоматизированного заполнения документов, несмотря на то, что в настоящий момент имеется их разные варианты, но они все не в полной мере соответствуют требованиям рекламного агентства ООО «Истра+». Критерии сравнения были отобраны таким образом, чтобы определить, какой функциональностью должна обладать разрабатываемая система. Такими критериями являются:

- возможность создания собственных шаблонов;

- возможность добавлять ключи замен для вставки шаблонов;

- возможность использования всех возможностей процессора Microsoft Word для разработки форм новых документов.

В связи с этим было принято решении о разработке собственной системы, используя наработки и мировой опыт других приложений в области автоматизации создания шаблонов и документов на их основе.

Но чтобы приступить к разработке собственного приложения, необходимо определиться со средствами, которые позволят это сделать. Именно данные средства и рассмотрим далее.

1.3 Выбор средства реализации системы автоматизации оформления сопровождающей документации

1.3.1 Объектно-ориентированное программирование

Объектно-ориентированное программирование (ООП) позволяет разложить проблему на составные части, каждая из которых становится самостоятельным объектом. Каждый из объектов содержит свой собственный код и данные, которые относятся к этому объекту.

Любая программа, написанная на языке ООП, отражает в своих данных состояние физических предметов либо абстрактных понятий - объектов программирования, для работы, с которыми она предназначена.

Все данные об объекте программирования и его связях с другими объектами можно объединить в одну структурированную переменную. В первом приближении ее можно назвать объектом.

С объектом связывается набор действий, иначе называемых методами. С точки зрения языка программирования набор действий или методов - это функции, получающие в качестве обязательного параметра указатель на объект и выполняющие определенные действия с данными объекта программирования. Технология ООП запрещает работать с объектом иначе, чем через методы, таким образом, внутренняя структура объекта скрыта от внешнего пользователя.

Описание множества однотипных объектов называется классом.

Объект - это структурированная переменная, содержащая всю информацию о некотором физическом предмете или реализуемом в программе понятии.

Класс - это описание множества объектов программирования (объектов) и выполняемых над ними действий.

Класс можно сравнить с чертежом, согласно которому создаются объекты. Обычно классы разрабатывают таким образом, чтобы их объекты соответствовали объектам предметной области решаемой задачи.

Рассмотрим основные понятия объектно-ориентированного программирования

Любая функция в программе представляет собой метод для объекта некоторого класса.

Класс должен формироваться в программе естественным образом, как только в ней возникает необходимость описания новых объектов программирования. Каждый новый шаг в разработке алгоритма должен представлять собой разработку нового класса на основе уже существующих.

Вся программа в таком виде представляет собой объект некоторого класса с единственным методом run (выполнить).

Программирование «от класса к классу» включает в себя ряд новых понятий. Основными понятиями ООП являютсz:

- инкапсуляция;

- наследование;

- полиморфизм.

Инкапсуляция данных (от «капсула») - это механизм, который объединяет данные и код, манипулирующий с этими данными, а также защищает и то, и другое от внешнего вмешательства или неправильного использования. В ООП код и данные могут быть объединены вместе (в так называемый «черный ящик») при создании объекта.

Внутри объекта коды и данные могут быть закрытыми или открытыми.

Закрытые коды или данные доступны только для других частей того же самого объекта и, соответственно, недоступны для тех частей программы, которые существуют вне объекта.

Открытые коды и данные, напротив, доступны для всех частей программы, в том числе и для других частей того же самого объекта.

Наследование. Новый, или производный класс может быть определен на основе уже имеющегося, или базового класса. При этом новый класс сохраняет все свойства старого: данные объекта базового класса включаются в данные объекта производного, а методы базового класса могут быть вызваны для объекта производного класса, причем они будут выполняться над данными включенного в него объекта базового класса.

Иначе говоря, новый класс наследует как данные старого класса, так и методы их обработки.

Если объект наследует свои свойства от одного родителя, то говорят об одиночном наследовании. Если объект наследует данные и методы от нескольких базовых классов, то говорят о множественном наследовании.

Пример наследования - определение структуры, отдельный член которой является ранее определенной структурой.

Полиморфизм - это свойство, которое позволяет один и тот же идентификатор (одно и то же имя) использовать для решения двух и более схожих, но технически разных задач.

Целью полиморфизма, применительно к ООП, является использование одного имени для задания действий, общих для ряда классов объектов. Такой полиморфизм основывается на возможности включения в данные объекта также и информации о методах их обработки (в виде указателей на функции).

Будучи доступным в некоторой точке программы, объект, даже при отсутствии полной информации о его типе, всегда может корректно вызвать свойственные ему методы [13].

1.3.2 Компонентная модель

COM (англ. Component Object Model - объектная модель компонентов; произносится как [ком]) - это технологический стандарт от компании Microsoft, предназначенный для создания программного обеспечения на основе взаимодействующих компонентов, каждый из которых может использоваться во многих программах одновременно. Стандарт воплощает в себе идеи полиморфизма и инкапсуляции объектно-ориентированного программирования.

Стандарт COM мог бы быть универсальным и платформо-независимым, но закрепился в основном на операционных системах семейства Microsoft Windows. В современных версиях Windows COM используется очень широко. На основе COM были реализованы технологии: Microsoft OLE Automation, ActiveX, DCOM, COM+, DirectX, а также XPCOM.

Стандарт COM был разработан в 1993 году корпорацией Microsoft как основа для развития технологии OLE. Технология OLE 1.0 уже позволяла создавать так называемые «составные документы» (англ. compound documents): например, в пакете Microsoft Office эта технология позволяла включать диаграммы Microsoft Excel в документы Microsoft Word.

Основным понятием, которым оперирует стандарт COM, является COM-компонент. Программы, построенные на стандарте COM, фактически не являются автономными программами, а представляют собой набор взаимодействующих между собой COM-компонентов. Каждый компонент имеет уникальный идентификатор (GUID) и может одновременно использоваться многими программами. Компонент взаимодействует с другими программами через COM-интерфейсы - наборы абстрактных функций и свойств. Каждый COM-компонент должен, как минимум, поддерживать стандартный интерфейс «IUnknown», который предоставляет базовые средства для работы с компонентом. Интерфейс «IUnknown» включает в себя три метода: QueryInterface, AddRef, Release.

Windows API предоставляет базовые функции, позволяющие использовать COM-компоненты. Библиотеки MFC и, особенно, ATL/WTL предоставляют более гибкие и удобные средства для работы с COM. Библиотека ATL от Microsoft до сих пор остаётся самым популярным средством создания COM-компонентов. Но зачастую COM-разработка остаётся ещё довольно сложным делом, программистам приходится вручную выполнять многие рутинные задачи, связанные с COM (особенно это заметно в случае разработки на C++). Впоследствии (в технологиях COM+ и особенно.NET) Microsoft попыталась упростить задачу разработки COM-компонентов.

Технология часто критикуется за неоправданную сложность, конкретно:

- необходимость использования двух языков программирования (.idl для описания интерфейсов и, обычно, C++ для написания реализаций). Необходимость возникает только при создании собственных интерфейсов, и не возникает в случае, если разработчик ограничил себя использованием готовых интерфейсов;

- необходимость «прокладочного» кода (в его роли обычно выступает ATL) для того, чтобы создать COM-объект на базе С++ класса. Хотя этот код и тривиален в использовании для опытного человека, он не очень прост для начинающих. Как и в предыдущем пункте, эта проблема возникает только при написании собственных классов и не возникает при одном лишь использовании стандартных чужих классов (для которых MS разработал библиотеку смарт-пойнтеров - comdef.h, _com_ptr_t<Interface>, эта библиотека делает использование COM-объектов тривиальным);

- необходимость регистрации компонент в реестре операционной системы, причем при этом в качестве идентификатора класса используется нечитаемый человеком GUID (хотя его и возможно дополнить читаемым именем).

- инфраструктура remoting (удаленного вызова методов) использует бинарный формат запросов и ответов, являясь расширением DCE RPC. Это приводит к возникновению огромной «поверхности уязвимости» с точки зрения безопасности, и не раз приводило к крупным эпидемиям вредоносного ПО (MSBlaster);

- инфраструктура remoting использует по умолчанию (вслед за DCE RPC) динамически назначаемые номера TCP и UDP портов, что делает ее крайне сложной в настройке при наличии межсетевых экранов;

- обработка ошибок. В COM принято использовать 32-битные коды ошибки HRESULT, которые имеют значения вроде 0x80070123, и совершенно не читаемы человеком (хотя в последнее время все они легко ищутся поисковыми машинами Интернета).

Кроме того, runtime type information в COM, известная под названием type libraries, поддерживается только для так называемых Automation-compatible интерфейсов, имеющих огромные ограничения на типы параметров (массивы - только SAFEARRAY, строки - только BSTR, никаких произвольных структур, только числа, дата/время, массивы, строки и ссылки на другие Automation-compatible объекты).

Заметно, однако, что многие из этих недостатков являются платой за достоинство COM - независимость от языка программирования и исполняющей среды, и не существуют в «истинно объектных» языках, таких, как C# или же (прекращенная) реализация Java компании Microsoft. Эти языки предоставляют и полную runtime type information, и отсутствие необходимости регистрации, и возможность написания, как интерфейсов, так и классов стандартным для языка образом, без «прокладок» вроде ATL. Так, в MS J++ любой класс Java тривиально публиковался внешнему миру как класс COM, достаточно было лишь регистрации. То же существует и в C#.

С противоположной стороны, «истинно объектные» языки либо вообще не способны стыковаться с компонентами из других объектных языков и требуют написания всей системы (и нижележащих подсистем и фреймворков) «сверху донизу» на одном языке в одной исполняющей среде (Java, Objective C), либо же налагают такое же требование хотя и не на язык, но на исполняющую среду (.NET, языки C#, C++ managed и VB.NET).

Более новые аналогичные технологии (например, в мире.NET) пытаются решить эти проблемы. Там обычно стек remoting полиморфен и кастомизируем, что дает возможность самостоятельно выбирать формат вопросов/ответов и транспортный протокол (по умолчанию используется уже не DCE RPC, а SOAP, в качестве формата данных - XML, а в качестве транспорта - HTTP, который не полагается на динамические номера портов).

Использование механизма позднего связывания может существенно снизить производительность по сравнению, например, с вызовом экспортируемой функции из динамической библиотеки. Однако этот механизм применяется только в скриптовых языках, и только в том случае, если язык не поддерживает объявление ссылок на объекты как ссылок на COM-интерфейсы из type libraries (в виде Dim obj As Excel.Workbook), а поддерживает только абстрактные COM-объекты (в виде Dim obj As Object). Кроме того, такой же подход применяется в Objective C и Cocoa [14].

1.3.3 Visual FoxPro

Visual FoxPro - это полнофункциональный язык объектно-ориентированного программирования. Он предлагает мощные средства для интерактивной работы и создания приложений, предназначенных для управления реляционными базами данных. И, что не менее важно, этот язык прост в изучении. Кроме того, программы, написанные на языке Visual FoxPro 7.0, будут совместимы с программами, написанными на Visual FoxPro предыдущих версий.

Visual FoxPro позволяет сэкономить время и деньги на каждом этапе процесса создания приложения. На начальной стадии время, затраченное на разработку прототипов, не пропадает даром. Можно сохранить каждый прототип в качестве класса и использовать при создании новых форм. На следующих стадиях разработки приложения (и даже после того, как работа над приложением уже завершена) можно в любой момент вернуться к нужному объекту и изменить или расширить его свойства, не нарушая целостности других объектов. Сопровождение и модификация приложений, написанных на Visual FoxPro, осуществляется гораздо более эффективно и требует меньших затрат по сравнению с традиционными линейными программами.

При создании объектов приложения можно использовать базовые классы Visual FoxPro, классы внешних библиотек, а также создавать новые классы.

Visual FoxPro содержит большое число базовых классов (таблица 3), которые можно использовать при создании форм любой сложности. Единственным недостатком базовых классов является невозможность их модификации, но можно использовать базовые классы для создания пользовательских классов, полностью вами управляемых. Далее при создании форм можно применять пользовательские классы, вместо базовых.

Таблица 3. Базовые классы Visual FoxPro

Наименование	Назначение	Видимый	Контейнер
ActiveDoc	Активный документ	Нет	Нет
Checkbox	Флажок	Да	Нет
Column	Столбец	Да	Да
ComboBox	Раскрывающийся список	Да	Нет
CoiranandButton	Кнопка управления	Да	Нет
CommandGroup	Набор кнопок управления	Да	Да
Container	Контейнер	Да	Да
Control	Базовый визуальный класс	Да	Нет
Custom	Базовый невизуальный класс	Нет	Нет
EditBox	Поле редактирования	Да	Нет
Form	Форма	Да	Да
Forms et	Набор форм	Нет	Да
Grid	Таблица	Да	Да
Header	Заголовок столбцов таблицы	Да	Нет
HyperLink Object	Гиперссылка	Нет	Нет
Image	Изображение	Да	Нет
Label	Надпись	Да	Нет
Line	Линия	Да	Нет
ListBox	Список	Да	Нет
OleContainerControl	OLE-объект управления
OleBoundControl	OLE-объект данных
OptionButton	Переключатель	Да	Нет
OptionGroup	Набор переключателей	Да	Да
Page	Вкладка формы	Да	Да
Page Frame	Макет страницы	Нет	Да
ProjectHook	Проект	Нет	Да
Separator	Разделитель	Да	Нет
Shape	Обрамление	Да	Нет

Почти все базовые классы являются визуальными. Объекты, созданные на их основе, отображаются на экране. Некоторые из базовых классов невидимы. Они используются для объединения объектов (например, FormSet), обработки специальных событий (например, Timer) или создания невизуальных объектов (например, ProjectHook).

В Visual FoxPro широко применяется вложенность классов. Вложенным является класс, являющийся частью другого класса, называемого контейнером (container class). Наиболее яркий пример контейнера представляет собой таблица, компоненты которой - это столбцы и надписи к ним. При создании формы и после запуска ее на выполнение можно получить доступ ко всем компонентам контейнера.

Каждый базовый класс предназначен для выполнения определенных функций и обладает соответствующим набором свойств, методов и событий. Кроме свойств и событий, специфических для данного класса, каждый базовый класс содержит основной набор свойств (таблица 4) и событий (таблица 5) [15].

Таблица 4. Минимальный набор свойств класса

Наименование	Описание
Class	Тип класса
BaseClass	Базовый класс, на основе которого создан данный класс
ClassLibrary	Библиотека классов, в которой хранится данный класс
ParentClass	Определенный пользователем класс, на основе которого создан данный класс

Таблица 5 Минимальный набор событий

Наименование	Описание
Init	Наступает при создании объекта
Destroy	Наступает при освобождении объекта из памяти
Error	Наступает при возникновении ошибки, связанной с объектом

1.3.4 Язык программирования Delphi

Язык программирования Delphi - язык программирования, который используется в одноимённой среде разработки и является комбинацией нескольких важнейших технологий:

- высокопроизводительный компилятор в машинный код;

- объектно-ориентированная модель компонент;

- визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов;

- масштабируемые средства для построения баз данных.

Сначала язык назывался Object Pascal. Начиная со среды разработки Delphi 7.0, в официальных документах Borland стала использовать название Delphi для обозначения языка Object Pascal.

История Delphi начинается с 1960-х гг., когда профессор Н.Вирт разработал язык высокого уровня Pascal. Это был лучший язык для изучения программирования, и для создания программ для операционной системы MS-DOS. Затем, в 1983 г., А. Хейлсберг совместно с другими программистами, которые только что организовали компанию Borland, разработал компилятор Turbo Pascal, который стал следующим шагом в эволюции Delphi. Затем появился Object Pascal, который уже использовал Объектно-Ориентированный подход к программированию. Когда появилась первая версия Windows - Windows 3.10, Программисты Borland создали Delphi 1. Это уже была объектно-ориентированная среда для визуальной разработки программ, основанная на языке Object Pascal.

Основу Delphi составляет не только сам язык, но и RAD (Rapid Application Development) - среда быстрой разработки программ. Благодаря визуальному программированию, а также достаточно большой библиотеке визуальных компонентов, Delphi позволяет создавать программы наиболее быстро и эффективно, принимая на себя основную работу, и оставляя программисту творческий процесс. Разумеется, возможность быстрого создания профессиональных приложений для Windows делает Delphi-программистов востребованными во всех отраслях человеческой деятельности.