Размещено на http://www.allbest.ru/

Дагестанский Государственный Педагогический Университет

Факультет информатики

Кафедра Информационных Технологий

Курсовая работа

На тему:

«Работа с электронной почтой»

Исполнитель: ст-т 3 курса III группы

Елакаев М. А.

Научный руководитель: кандидат

технических наук Раджабалиев Г.П.

План

Введение

§1.Электронная почта

§2.Настройка почтового клиента

§3.Интерфейс Outlook Express

§4.Просмотр и хранение сообщений

Заключение

Литература

Введение

Актуальность темы определена происходящим в настоящее время процессом информатизации и расширением применения телекоммуникационных технологий. Одним из средств сетевых телекоммуникаций - и общедоступной - является электронная почта.

Email, электронная почта, по праву считается самой старой службой Internet, начавшая функционировать в начале 70-х годов.

Электронная почта - средство обмена информацией, подготовленной в электронном виде, между пользователями, подключёнными к компьютерной сети. Сообщение передаётся по лабиринту связанных между собой компьютерных систем, пока не дойдёт до места назначения.

Пересылка электронной почты осуществляется по протоколу SMTP - Simple Mail Transfer Protocol - простой протокол пересылки почты или POP3 - Post Office Protocol 3 - протокол почтового офиса, PPP - протокол передачи от пункта к пункту. Для просмотра электронной почты используется Outlook Express. Создаются папки исходящих и входящих писем.

Цель работы можно сформулировать как характеристику возможностей электронной почты.

В ходе исследования предстоит рассмотреть следующие вопросы:

1. Общая характеристика электронной почты

2. Настройка почтового клиента

3. Пользовательский интерфейс и его особенности применительно к электронной почте

4. Просмотр и хранение передаваемых сообщений, работа с ними (включая удаление нежелательных сообщений).

§1.Электронная почта

Электронная почта (e-mail, от латинского "electronic mail") является новым современным средством передачи информации. В отличие от обычной почты, по электронной передаются электронные копии сообщений, файлы, программы, различные данные - т.е. информация, обработанная с помощью компьютера.

Электронная почта, как и обычная, работает с системой электронных "почтовых отделений" - почтовых серверов, которые обеспечивают пересылку писем по глобальным сетям. Они взаимодействуют с помощью почтовых протоколов, обеспечивающих пересылку и распознавание передаваемой в сети информации. Компьютеры-клиенты почтовых серверов обслуживают пользователей электронной почты. Каждый получает свой почтовый адрес и свой "почтовый ящик" на этом компьютере, т.е. область памяти, а также пароль для доступа к нему.

Основными объектами, составляющими систему электронной почты, являются специальные компьютеры, называемые почтовыми серверами, и компьютеры-клиенты, которые обслуживают физических клиентов. Необходимые компоненты этой системы - специальные программы для обмена сообщениями и протоколы взаимодействия.

С помощью почтовых программ как Outlook Express,Netscape Messenger, Opera Mail можно создавать сообщения, считывать их с почтового сервера, работать с адресной книгой, хранить и организовывать письма в папках "почтового ящика", готовить файлы для пересылки и преобразовывать их в нужный формат после получения и др.

С помощью почтовой программы пользователь создает сообщение адресату, задает адрес, отправляет сообщение, для чего соединяется с почтовым сервером. Во время соединения почтовый сервер запрашивает имя пользователя и его пароль. Иначе сеанс связи не состоится. После соединения подготовленная почта автоматически отправляется на сервер и далее через передачу от одного к другому почтовому серверу достигает адресата. Сразу после отправки корреспонденции автоматически происходит получение почты клиентом. Считанные в его область памяти сообщения и файлы сортируются и раскладываются по почтовым ящикам пользователей. Адресат при загрузке своего ящика видит разложенные по папкам сообщения: новые, старые, отправенные. Он может удалять, сортировать и классифицировать их по своему разумению.

При пересылке информации большое значение имеет адресация, поскольку без нее может быть найден получатель.

Существующие ныне правила оформления адресов иные. Адреса электронной почты имеют более четкую логическую структуру. Они состоят из иерархической последовательности доменов - частей, например:

user@gym2.spb.su

kimmeria@sch.spb.ru

sviend@comp.kiev.ua

murad@rambler.ru

Все адреса состоят из двух частей, разделенных символом @ (читается "эт"). При прочтении слева направо до этого знака отображаются имена пользователей (получателей). Это может быть имя начальника почтового отделения - "пост мастера" (post master), выдуманные или истинные имена пользователей электронной почты, на которые приходит корреспонденция. Их может быть зарегистрировано на одном и том же компьютере достаточно много. Часть адреса, находящаяся справа от @,определяет компьютер, подключенный к сети, город и страну или название сети, в которой пользователь зарегистрирован. Адреса делятся на части, которые называются доменами.

Рассматривая домен, справа налево и разбив его по точкам на отдельные слова, получим поддомены, поочередно уточняющие, где этот почтовый ящик искать. В аналогии с обычной почтой домен - это адрес (строка "Куда:" на конверте), а поддомены - название страны, города, улицы, номер дома.

Домен не описывает путь, по которому следует передавать сообщение, а только объясняет, где находится адресат; точно так же адрес на почтовом конверте - это не описание дороги, по которой должен идти почтальон, чтобы доставить письмо, а место, в которое он должен в конце концов его принести. В обоих случаях почтовые службы сами выбирают маршрут из соображений экономии времени и денег. Обычно существует несколько путей, по которым можно доставить сообщение в указанное место.

Самый правый поддомен (в нашем случае ru) называется доменом верхнего уровня и чаще всего обозначает код страны, в которой находится сервер. Код ru - это Россия, kz - Казахстан. Каждый код состоит из двух латинских букв. Например, код uk обозначает Великобританию, и почтовый ящик с адресом mathew@montis.co.uk следует искать в английской сети JANET.

Домен верхнего уровня - не всегда код страны. В Соединенных Штатах встречаются такие, например, домены верхнего уровня, как edu - научные и учебные организации, или gov - правительственные учреждения:

master@george.arc.nasa.gov

Если почтовая служба видит в правой части домена поддомен такого вида, она уже знает, что адресат находится в США, поэтому код страны us не нужен. Такие обозначения сложились в американской научной сети ARPANET еще до того, как ее связали с сетями в других странах, а сейчас они сохраняются только по привычке. Как правило, во все места, которые адресуются по типу организации, можно добраться и используя код страны. Из соображений простоты и единообразия лучше пользоваться адресами с кодами стран.

Поддомены, расположенные правее домена верхнего уровня, уточняют положение адресата внутри этого домена (внутри России для ru, среди военных организаций США для mil). К примеру, в адресе avg@hq.demos.ru поддомен demos обозначает организацию внутри России, а hq - группу машин внутри demos.

Если письмо адресуется по имени сети, в которую его надо послать, адрес (домен) состоит только из домена верхнего уровня - имени сети и еще одного поддомена - имени машины в этой сети. Разбираться, где находится данная машина, выпадает на долю почтовых служб этой сети.

Для работы с электронной почтой нужны программы, определяющие разные виды соединения с почтовым сервером. Эти программы работают с различными системными оболочками и обладают разными возможностями. Наиболее распространенные программы обмена электронной почтой обеспечивают автоматическую связь с сервером. Такая программа сама соединяется с сервером, отправляет и получает почту. Пользователь ждет результата. Он может работать с корреспонденцией в режиме отключения от сервера. Это экономически вполне обоснованный вариант работы, т.к. клиент оплачивает время соединения. При необходимости проверки почты в почтовом ящике или отправки сообщения пользователь опять может соединиться с сервером.

Почтовые программы Internet предоставляют возможность писать сообщения, находясь в сеансе с сервером, заказывать новости, сообщать информацию авторам Wed-сайтов. Можно получать почту и одновременно осуществлять поиск информации в сети.

Пакеты электронной почты выполняют такие функции, как подготовка и обработка текстов, чтение, удаление, пересылка корреспонденции, ввод адресов и тем сообщений, преобразование в нужный формат отсылаемых файлов. Любой пакет электронной почты имеет встроенный текстовый редактор для обработки сообщений. Многие программы обмениваются текстами в кодах ASCII. Однако распространены и другие кодировки текстов, например, KOI-8, WIN-95. Тексты, создаваемые редакторами электронной почты, отправляются как сообщения (messages). Если же они создаются в других редакторах, нужно позаботиться, чтобы получатель смог их прочесть, и отправлять их как файл, а не как сообщение - только если вы уверены, что получатель может открыть их в таком же приложении.

Для запуска пакетов электронной почты Internet Mail, Outlook Express, Exchange Mail и пр. необходимо найти пиктограмму программы и щелкнуть на ней указателем мыши.

Все почтовые сообщения, имеющие отношение к данному пользователю, хранятся в четырех папках: Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные. После считывания с сервера почта поступает в папку Входящие. После прочтения остается там же, но уже помечается как прочитанное. В папке Удаленные хранятся те сообщения, которые были удалены пользователем. Ее необходимо очищать. В папке Исходящие отображаются те сообщения, которые пользователь создал для отправки. В момент соединения с сервером письмо перемещается в папку Отправленные. Если сеанс связи был неудачным, то сообщение останется в папке Исходящие.

Для того чтобы написанное вами письмо добралось до адресата, надо поместить его в конверт, написать адрес и отправить по почте. Адресат, получив письмо, помимо своего адреса обнаружит на конверте некоторые дополнительные данные, которые могут оказаться полезными.

Если на конверте указан обратный адрес, то он может оказаться единственной возможностью для обеспечения отправки ответа. Штемпели почтовых отделений покажут даты прохождения письма через эти учреждения.

По аналогии с конвертом каждое письмо, приходящее по электронной почте снабжено "шапкой", имеющей тот же смысл. В зависимости от того, какая телекоммуникационная система используется, структура адреса может выглядеть по-разному.

Структура электронного послания в системе INTERNET выглядит следующим образом:

From: User Name <user@adonis.iasnet.ru>

Date:2, November 1998 14:25

To: user1@adonis.iasnet.ru

Cc: user2@adonis.iasnet.ru

Bcc: user3@adonis.iasnet.ru

Subject: Hello

Первая строка сообщает адрес и имя отправителя. Строка, начинающаяся с Date, содержит дату и время, когда послание было отправлено. Далее указывается адрес получателя. В строке начинающийся с Сс указывает адрес, которому посылается копия письма. В следующей же строке указывается адрес пользователя, которому оправляется, невидимая для адресата, копия письма. Таких строк может быть несколько или не быть ни одной. В следующей строке указывается содержание письма, его заголовок (иногда так делается и с обычными письмами, например в случае, когда организация требует помечать направляемые в нее письма, некоторым кратким сообщением, например, "На конкурс"). В предпоследней строке указывается идентификатор послания, его уникальный номер. Если это письмо послано в ответ на некоторое другое письмо, то номер этого исходного письма указывается в последней строке. Для первоначальных, инициативных писем эта строка отсутствует.

§2.Настройка почтового клиента

Прежде чем начать работу, необходимо установить определенные параметры. Сделать это можно в меню Сервис:

Сервис>Параметры

В открывшемся диалоговом окне можно выбрать любую вкладку и настроить её по собственному усмотрению.

Вкладка Общие

Для того чтобы активизировать какую-нибудь функцию, надо пометить соответствующий пункт галочкой.

Можно настроить почтового клиента таким образом, чтобы после загрузки сразу открывалась папка Входящие, а также обеспечить себе доставку почты сразу после включения компьютера.

Можно включить или отключить звуковое оповещение о поступлении новых сообщений и указать промежуток времени, через который программа будет осуществлять осмотр сервера.

Не нужно забывать о том, Outlook Express может работать не только с почтой, но и с группами новостей.

Вкладка Чтение

Здесь есть возможность установки параметров отображения поступающих сообщений, например, выделять непрочитанные цветом, показывать, есть ли вложенные файлы, автоматически загружать сообщения при отображении в области просмотра.

Можно ограничить количество поступающих новостей или не загружать их вовсе.

А также можно выбрать начертание сообщения, изменив шрифт.

Вкладка Отправка сообщений

Ряд настроек в этой вкладке способен существенно облегчить жизнь пользователю. Во-первых, можно установить функцию сохранения всех отправленных писем, чтобы в любой момент можно было к ним вернуться, а не вспоминать, что же там было написано. Во-вторых, может пригодиться функция автоматического занесения адресов в адресную книгу. В дальнейшем, чтобы отправить письмо адресату, достаточно будет просто выбрать его из списка контактов.

Установив функцию автоматической подстановки адреса, можно избавить себя от необходимости набирать его каждый раз вручную.

Функция включения теста исходных сообщений позволит применять цитирование при ответе на письмо. Наконец, здесь же есть возможность выбора языка, а так же настройки типа оправляемых сообщений и новостей (текстовый или HTML- формат).

Вкладка Создание сообщений

Здесь можно настроить отображение сообщений, которые будут отсылаться.

Можно выбрать шрифт, размер и цвет. В этой же вкладке можно сделать шаблоны для будущих сообщений и для отправляемых новостей. Для этого надо поставить галочку рядом с необходимым пунктом и нажать кнопку Выбрать.

В открывшемся мини-проводнике можно выбрать бланк из базы программы, внести в него изменения по собственному усмотрению и сохранить под новым именем. Так же есть возможность создания шаблона самостоятельно, активировав Мастера создания бланков: кнопка Создать.

Рисунок можно выбрать из предложенного списка или вставить свой через Обзор. Можно определить его расположение и цвет фона. В следующем окне (после нажатия кнопки Далее) нужно выбрать шрифт, размер, цвет и начертание текста. Затем задать ширину полей текста. Присвоить имя шаблону и нажать кнопку Готово.

Вкладка Подписи

Если приходится часто отправлять официальные сообщения, то для того чтобы каждый раз не набирать стандартную формулировку подписи для каждого письма, её можно внести в базу данных программы. Тогда она автоматически будет проставляться в каждом сообщении.

Если не нужно, чтобы подпись ставилась на отвесные письма, то нужно снять галочку с этого пункта.

Подпись можно импортировать из файла, помещенного на жестком диске, предварительно набрав её в Word. Для этого: снять галочку с пункта Текст и выделить пункт Файл.

Можно создать любое количество подписей и при написании сообщения выбирать подходящую для того или иного случая.

Подпись может быть любого размера, но не стоит делать её слишком громоздкой. Если пользователь сомневается в своих знаниях русского языка, то нужно нажать Всегда проверять правописание перед отправкой. Теперь, даже если он забудет включить проверку, программа выполнит её автоматически. В следующей группе команд можно отметить категорию слов, которые следует пропускать при проверке.

Кроме того, можно постоянно дополнять словарь пользователя, вписывая в него, например, фамилии адресатов или какие-нибудь специфические термины, чтобы в дальнейшем программа не останавливаясь, каждый раз при встрече с незнакомым словом.

Вкладка Безопасность

В этой вкладке можно выбрать категорию безопасности установить параметры шифрованных сообщений.

Если получить так называемое цифровое удостоверение, то можно посылать и получать зашифрованные сообщения, и никто посторонний не сможет получить доступ к входящей исходящей корреспонденции.

Нажав на кнопку Получить удостоверение, попадаешь на сайт компании Microsoft, Где можно ознакомиться со всеми услугами по обеспечению конфиденциальности переписки.

Если есть необходимость приложить максимум усилий, для того чтобы обезопасить корреспонденцию то, нажав на кнопку Цифровые удостоверения, а затем в открывшемся окне Диспетчер сертификатов и кнопку Импорт. Далее, следуя советам Мастера импорта сертификатов, можно получить документ, дающий право на подтверждение личности при переписке.

Вкладка Подключение

Здесь можно изменить параметры соединения с Интернетом. Поскольку программа Outlook Express внедрена в браузер Internet Explorer, то при нажатии на кнопку Изменить откроется диалоговое окно Средства: Интернет.

Вкладка Обслуживание

С помощью этой вкладки можно «объяснить» программе, как следует поступать с отправленными или уже не нужными сообщениями.

Если вы не хотите, чтобы они оставались в корзине, где каждый может их увидеть и прочитать (при условии что ящик не защищен паролем), отметьте галочкой пункт «Очищать папку «Удаленные» перед выходом». Теперь, все хранящиеся в ней письма будут автоматически удаляться после закрытия программы. Можно также установить количество дней, в течение которых будут храниться поступающие с сервера новости.

§3.Интерфейс Outlook Express

Электронное письмо ничем не отличается от обычного, кроме того, что для его отправки не надо идти на почту.

Вся техническая сторона, особенности пересылки пользователю не заметны. Для него создание электронного письма сводится к следующим моментам:

указание электронного адреса получателя;

указание темы сообщения;

создание текста письма;

добавление файла;

отправка.

Интерфейс любой почтовой программы состоит из двух основных частей. В левом верхнем окне помещены папки, в которых хранятся сообщения:

Входящие;

Исходящие;

Отправленные;

Удаленные;

Черновики;

Можно создавать папки самостоятельно, чтобы хранить в них специальную информацию, например от какого-нибудь определенного адресата. Для того чтобы создать дополнительную папку- навести курсор на окно Папки, щелкнуть правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Создать папку. Можно присвоить ей любое имя.

В левом нижнем окне - группа контактов, созданных пользователем, то есть списки имен и адресов (а также других сведений, например домашний адрес, телефон, должность и т. д.) людей, с которыми ведется оживленная переписка.

В правом верхнем окне отображаются заголовки писем, находящихся в выбранной папке, и дополнительная информация о них (тема, дата).

В правом нижнем окне приводится текст отмеченного письма.

По аналогии с Internet Explorer в Outlook Express все основные команды вынесены на панель инструментов.

Создать сообщение (написать новое письмо);

Ответить отправителю (ответить на пришедшее письмо с использованием возможности цитирования);

Переслать (переправить полученное письмо по другому адресу);

Печатать (вывести на печать);

Удалить (удалить сообщение в корзину);

Доставить почту (получить новые сообщения, в том числе с нескольких серверов);

Адреса (воспользоваться услугами адресной книги);

Найти (найти сообщение по адресу, имени или ключевому слову).

Все эти функции дублируются командами главного меню. Кроме того, в нем содержится множество других команд.

Адресное поле

Существуют различные программы для создания электронного письма. Они отличаются друг от друга более или менее сложным интерфейсом, наличием или отсутствием некоторых функций, но действуют все примерно по одному и том же принципу. В частности, создание нового сообщения в каждой из них осуществляется одинаково. для того чтобы создать новое сообщение, нужно нажать кнопку Создать сообщение на панели инструментов (или выбрать эту команду в меню Файл).

Появится новое окно с чистым бланком. Для того чтобы письмо смогло отправиться в виртуальное путешествие, а главное - добраться до того, кому оно адресовано, нужно заполнить следующие графы:

От (From:).

Обычно здесь автоматически указывается адрес отправителя (нужно указать его при настройке почтового мастера);

Кому (То:).

Допустимо указывать только Эл. Адрес получателя. Адрес должен быть написан с соблюдением всех надлежащий правил, то есть без пробелов, кавычек и других неоговоренных символов;

Копия (СС:).

Эту графу следует заполнять в том случае, если требуется отправить одно и то же письмо по нескольким адресам сразу. Можно написать сколько угодно адресов, отделяя, их друг от друга точкой с запятой.

Нужно учесть, что имена в адресах надо указывать латинскими буквами, поскольку буквы кириллицы в почтовых адресах не поддерживаются;

Скрытая копия (ВСС:).

Необходимо когда чтобы каждый из адресатов был уверен в том, что письмо послано только ему ,тогда все остальные адреса нужно записать в этой графе. Получатель, адрес которого будет указан в этой строке, получит сообщение, и об этом не будут знать другие адресаты. Только имя одного получателя обязательно должно быть указано в строке Кому;

Тема сообщения. В принципе это не обязательное условие, но без заполнения данной графы есть риск потери письма: его могут выбросить в корзину как ненужное. Можно написать что угодно, но нежелательно выходить за рамки 50 символов (длинный заголовок обрезается при просмотре).

После, как все формальности будут выполнены, можно приступить к написанию самого письма. Для этого нужно правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Вставить.

А можно воспользоваться кнопкой Вставить на панели инструментов окна сообщения.

Можно также выбрать по собственному желанию шрифт, размер, начертание и цвет сообщения, а также применить выравнивание.

Можно даже сопроводить послание звуковым сигналом или мелодией с жесткого диска.

Каждое письмо имеет заголовок, в котором программа помещает информацию для почтовых серверов (адреса, тема сообщения и прочее). Его можно просмотреть, открыв, например, Блокнот или в Свойствах сообщения. Причем каждый встречный сервер добавляет туда свои заметки. Также каждый сервер оставляет себе копию письма. Несмотря на некоторые общеизвестные и несложные кодировки, ваше письмо фактически будет доступно всем.

Некоторые почтовые программы предварительно не показывают бланк письма. Так делает Outlook Express, и можно, не заметив, отправить письмо не под своим именем.

Форма самого письма не регламентирована, но можно посоветовать все-таки, придерживаться принятой структуры: приветствие, подпись. Фамильярное обращение даже на некотором официальном уровне принято в сети FIDO. Некоторые программы даже вставляют общеупотребимые окончания автоматически. Например, The Bat!: “best regards”.

Как только все будет готово, останется только нажать кнопку Отправить, и письмо отправится по казанному адресу.

Процедура не слишком сложная, но если приходится по нескольку раз в день набирать малопонятные английские адреса, это может здорово утомить. Естественно, возникает вопрос, можно ли как-то упростить эту процедуру?

Можно. Но только в том случае, если адресат до этого сам прислал вам письмо. Тогда Можно воспользоваться функцией Ответить по адресу (replay to). Одно нажатие на эту кнопку, и адрес автоматически определится и вставится в соответствующую строку. Эта функция просто не заменима, если пользователь не знает электронного адреса отправителя письма. Стоит только получить от отправителя хотя бы одно письмо, и всегда можно определить его адрес в дальнейшей переписке и без проблем отсылать сообщения.

Но автоматическое заполнение формы отнюдь не единственное достоинство функции Создать ответ. После нажатия на эту кнопку появится не чистый бланк, а форма с приведенным текстом полученного письма. Теперь можно послать в полном смысле этого слова подстрочные комментарии. Для того чтобы получатель мог отличить где ваше сообщение, а где его собственный, все приводимые цитаты отмечаются галочками.

Строчка с галочкой - текст «собеседника», а строчка под ней- ответ на его вопрос.

Некоторые программы позволяют даже указывать перед этими галочками имя или инициалы человека, на письмо которого отвечает.

Адресная книга

Еще одна возможность избавить себя от нудной процедуры заполнения граф письма - использование адресной книги.

Электронные адреса и имена отправителей всех приходящих сообщений автоматически заносятся в базу данных адресной книги. Поэтому, для того чтобы прислать ответ, можно просто выбрать соответствующий адрес из этого списка.

Создать сообщение >Сервис>Выбор получателей

После нажатия на кнопку адрес появится в одном из окон. При нажатии Ок, он перенесется в соответствующую строку бланка письма.

С помощью адресной книги можно осуществлять поиск своих адресатов. Для этого нужно нажать кнопку Поиск людей на панели инструментов адресной книги и ввести хотя бы в одну из граф сведения для поиска: имя, электронный адрес, домашний или рабочий телефон и т. д., в зависимости от того, что помнит пользователь.

Адресная книга удобна ещё и тем, что ее можно использовать как записную книжку, занося самые разные сведения о друзьях по переписке.

Вложенные файлы

Часто бывает так, что вместе с небольшим по объему письмом надо переправить довольно увесистый файл, например какую-то программу. Ну, допустим, текстовый файл можно просто скопировать и вставить в бланк письма. Хотя это очень удобно, в первую очередь получателю. Ведь файл потом опять придется сохранять как текстовый файл. А как быть с другими типами файлов?

Файл можно послать вместе с письмом, так называемым вложенным или прикрепленным файлом. И выполняется это с помощью команды Вложение файла в меню Вставка на панели инструментов. Нажимая на кнопку обзор, с помощью открывшегося мини-проводника нужно просто выбрать нужный файл, хранящийся на жестком диске или компакт-диске, а затем нажать на кнопку Вложить. Имя файла, который отправляется вместе с письмом, должен появиться в строке Присоединить.

Вместе с одним письмом можно послать несколько файлов, только нужно учесть, что многие провайдеры ставят на своих серверах ограничение для пересылки сообщений размером более 1-5 Мбайт. К тому же размер вложенного графического файла ощутимо увеличивается. Это происходит из-за того, что формат почты не поддерживает графику, переводит ее в свой особый формат печатных знаков и только в таком виде добавляет к письму. А в заголовке обязательно будет указана информация о нем.

А как быть, если вам прислали письмо с вложенным файлом. Во-первых, узнать об этом можно по специальной метке в виде скрепки, находящейся в окне сообщений. Нажав на эту метку, можно просмотреть файл и сохранить его на жестком диске.

Письмо с использованием шаблона

Как уже говорилось, Outlook Express поддерживает возможность создания сообщений в HTML-формате. Это значит, что можно отправлять красочные сообщения с цветными шрифтами и даже картинками. Можно воспользоваться одним из шаблонов красочных сообщений, имеющихся в базе данных программы.

Сообщение > Создать с использованием

В список занесены не все имеющиеся в базе шаблоны, поэтому в открывшейся вкладке можете выбрать один из предложенных вариантов шаблона или выбрать команду Выбор бланка и в открывшемся мини-проводнике найти шаблоны, имеющиеся на жестком диске.

Любой из шаблонов можно открыть в текстовом редакторе Word и изменить его по собственному усмотрению.

Особенности электронных писем

Основной проблемой электронной почты, да и связи вообще, являются кодировки русского языка. Наиболее часто употребимой считается KOI-8. Поэтому нужно точно указывать ее в настройках.

Если во время создания письма пользователь находится в Интернете, то после нажатия кнопки Отправить, оно незамедлительно последует по указанному адресу. Если же он не выходил в Сеть, то письмо будет сохраняться некоторое время в папке Исходящие и направится к адресату только во время следующего сеанса.

Можно отправить также и гипертекстовое сообщение, но сначала необходимо убедиться, что программа, с которой работает получатель, «понимает» почту в формате HTML. Можно так же сделать вложение (например, в стандарте MIME).

Подпись

Чтобы избавиться от необходимости подписывания каждого письма, можно создать файл подписи. Сделать это можно во вкладке Подписи:

Сервис>Параметры>Подписи>Создать

В окне подписи появится надпись «Подпись#1Основная подпись». В нижнем окне нужно ввести текст подписи и нажать кнопку Применить.

Если пользователь захочет дать этой подписи свое имя, то должен нажать кнопку Переименовать и ввести свое имя.

Можно создать или указать местонахождение заранее заготовленного файла, который будет автоматически добавляться в каждое письмо. Для этого нужно отметить галочкой пункт Файл возле нижнего окна, нажать кнопку Обзор, и в открывшемся мини-проводнике выбрать нужный файл.

Можно добавить цифровую подпись или зашифровать сообщение. Для этого во вкладке Безопасность нужно пометить галочкой пункт Отправлять все сообщения с цифровой подписью и пункт Шифровать содержимое и вложения исходящих сообщений.

Но прежде нужно получить цифровое удостоверение. Сделать это можно на сайте Microsoft. Во вкладке Безопасность необходимо нажать на кнопку Получить удостоверение, и программа автоматически «забросит» на нужную страницу.

Письмо с уведомлением

После того как письмо с уведомлением поступает к адресату, то отправитель автоматически поучает на экране сообщение. Очень удобное дополнение, способное избавить от многих проблем и отправитель всегда будет знать, что послание дошло до места своего назначения.

Если отправленное письмо не нашло получателя, то оно возвращается к отправителю. Причинами могут оказаться неправильно указанный адрес, ошибки в работе какого-то узла связи. На каждом почтовом сервере, с которого производится пересылка писем, существует специальный почтовый ящик:

postmaster@имя_сервера

Можно обратиться к нему и уточнить адрес.

Степень важности сообщения

Можно самостоятельно выбрать степень важности отправляемого сообщения, чтобы быть уверенным в том, что его обязательно прочитают и постараются сделать это как можно быстрее.

Сделать это можно при помощи команды важность:

Создать сообщение > Сообщение > Важность

Или можно нажать соответствующую кнопку на панели управления окна сообщения.

Отметить галочкой нужный пункт, например высокая надежность (по умолчанию стоит обычная важность), и над полем Кому: появится восклицательный знак с надписью «Данное сообщение имеет высокую степень важности».

Блокировка сообщений

Если пользовать не хочет получать сообщения от какого-то определенного адресанта или с определенным содержанием, он может выставить соответствующие параметры в настройках, и данная категория сообщений просто не будет поступать в его ящик.

Чтобы некоторые отправители не могли послать к нему почту, он может воспользоваться вкладкой Заблокированные сообщения, появится введенный им адрес с пометкой на пункте Почта. Точно так же можно блокировать адреса, с которых приходит информация из группы новостей. Если со временем пользователь изменит свое решение, то для того, чтобы корреспонденция заблокированного адресата снова попала в его ящик, то отправителя необходимо разблокировать. Для этого выделить нужный адресат курсором и нажать кнопку Удалить. Программа осведомится, действительно ли необходимо разблокировать (то есть удалить) выбранного отправителя? Нужно нажать кнопку Да, а перед выходом- кнопку ОК в окне Правила для сообщений.

§4.Просмотр и хранение сообщений

почтовый клиент электронный сообщение

Прежде всего, необходимо знать, что пользователь не сможет получить отправленное ему письмо до тех пор, пока не выйдет в Интернет.

Во время работы в сети отправка и поступление сообщений осуществляется автоматически. Разумеется, системе требуется некоторое время для того, чтобы проверить, отсылались письма или нет, доставить их в ящик и оповестить значком в правом нижнем углу экрана или звуковым сигналом.

Как правило, этот процесс происходит через определенный заданный промежуток времени, но есть возможность осуществлять доставку почты самостоятельно, нажав на кнопку Доставить или воспользовавшись командным меню:

Сервис>Доставить почту

После доставки почты пользователь сразу же может увидеть, сколько новых сообщений к нему поступило. Все письма направляются в папку Входящие, а рядом с ней (в левом верхнем окне) отображается количество непрочитанных посланий.

Неприятной особенностью работы с почтой многих клиентов (в том числе и Outlook Express) является тот факт, что доставка писем зависит от качества работы сервера. Если во время получения сообщений связь прерывается, то все письма, которые успели поступить в ящик, аннулируются, Ии придется загружать их заново.

Кроме того, непрочитанные письма выделяются жирным шрифтом в правом верхнем окне, где отображаются имена отправителей и темы сообщений. Однако выделение автоматически снимается , если их не открыть в течение 5 секунд (эти параметры можно изменить в настройках). Таким образом, сразу обратив внимание на окно, можно быстро отличить только что поступившие сообщения и выбрать их из кучи уже просмотренных, ведь в окне отображаются все письма, хранящиеся в папке Входящие.

Для того чтобы открыть письмо, достаточно щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого текст сообщения появится в правом нижнем окне.

Разумеется, корреспонденты могут присылать не только письма, но и дополнительные файлы. Узнать о том, есть у письма вложенный файл или нет, можно по специальному знаку все в том же правом нижнем окне. Если в его верхней части рядом с пунктами От:, Кому:, и Тема: в правом верхнем углу находится скрепка, то это значит, что письмо с прикрепленным файлом. Щелкнув по ней левой кнопкой мыши, можно увидеть, что за файл прислан (текст, картинка и т. д.). Теперь остается только решить, с ним поступить: можно сразу же сохранить файл на жестком диске компьютера, а можно предварительно открыть его для просмотра с почтового сервера.

Если в тексте сообщения есть гиперссылка на какую-то страничку Интернета, то, наведя на эту гиперссылку курсор, который должен преобразоваться в специфическую лапку, и нажав левую кнопку мыши, можно тут же переместиться на эту страницу. Таким способом можно сообщать друзьям о понравившихся сайтах, не утруждая их набором адреса в адресной строке обозревателя.

Если вместо нормального сообщения, написанного русским языком, появляется сообщение с текстом из не понятных символов, не нужно пугаться - это не вирус и не чья-то глупая шутка. Просто почтовый клиент мог неверно определить кодировку. Не стоит сразу же отправлять письмо в мусорную корзину. Можно просто поменять кодировку, и все сразу же станет ясно и понятно.

Вид > Вид кодировки>КОИ-8 (или Windows)

Сортировка сообщений

По умолчанию все поступившие сообщения будут храниться в папке Входящие. Если вы регулярно чистите ее, то есть удаляете сообщения в корзину (в почтовых клиентах это папка Удаленные), то там может быть не так уж много писем, среди которых вы легко ориентируетесь. Если же планируете сохранять все поступающие к сообщения, то со временем в этой папке скопится такое количество информации, что разобраться с ней будет просто невозможно.

Если вы работаете с компьютером, то наверняка знаете, насколько удобно хранить файлы в разных папках. Точно так же можно поступить и с сообщениями. Можно создать любое количество дополнительных папок.

Outlook Express снабжен специальным сортировщиком, который раскидает письма, избавляя вас от нудной процедуры перетаскивания сообщений мышкой из папки Входящие в папку, которую вы создали для посланий на какую-то определенную тему. Более того, даже новые сообщения он будет автоматически направлять в отведенную для них папку. Но сначала его нужно настроить. Сделать это можно в меню Сервис:

Сервис>Правила для сообщений >Почта

Откроется вкладка Создать правила для почты. Теперь необходимо определить параметры, по которым будут сортироваться письма. Для этого нужно нажать кнопку Создать, а затем определить категорию поиска. Ею может быть имя адресата или часть имени, ключевое слово в заголовке, то есть в теме письма, или в самом тексте сообщения.

Например, если нужно, чтобы все письма от определенного адресата помещались в какую-то специальную папку, необходимо пометить галочкой «Искать сообщения, содержащие адресатов в поле От:» и в окне Описание правила нажмите на подчеркнутое словосочетание «содержащие адресатов». Откроется вкладка Выбор адресатов, в поле которой вам нужно ввести чей-то адрес, а затем нажать кнопку Добавить.

Точно так же можно отметить галочкой параметры поиска заданных слов в поле Тема:, в тексте самого сообщения, или адресатов в поле Кому:.

Теперь нажимая кнопку ОК - снова оказываемся во вкладке Создать правило для почты. В следующем поле надо выбрать действие, которое сортировщик должен произвести с отмеченными сообщениями, то есть пометить галочкой пункт Переместить в заданную папку.

В нижнем поле появится соответствующая надпись. Нажмите на подчеркнутое слово «заданное». В открывшемся диалоговом окне вкладки Переместить нужно выбрать созданную ранее папку, в которой будет хранится те или иные сообщения, в данном случае «Адресат», и нажать кнопку ОК.

Во вкладке Создать правило для почты появится надпись «Переместить адресата в папку». После очередного нажатия кнопки ОК, во вкладке Правило для сообщения появится созданное правило. Для того чтобы оно вступило в действие, необходимо нажать кнопку Применить и выбрать папку, из которой сортировщик будет осуществлять распределение, то есть папку Входящие.

Можно изменить созданное правило, поменяв параметры поиска, или удалить его.

С помощью этой функции Можно не только перемещать сообщения, но и удалять их без загрузки с почтового сервера в ящик. Точно так же нужно ввести имя адресата или ключевое слово, только вместо пункта Переместить в заданную папку выбрать пункт Удалить.

Удаление сообщений

Даже пользуясь услугами сортировщика, вряд ли захочется хранить абсолютно все письма в течение длительного времени. Какие-то из них могут, просто не понадобится, поэтому время от времени необходимо самостоятельно чистить почтовый ящик, то есть удалять ненужные сообщения.

Для того чтобы удалить письмо, достаточно выделить курсором его заголовок и нажать кнопку Удалить на панели инструментов (или Delete). Сообщение тут же переместится в папку Удаленные, в которой будет храниться в течении некоторого времени, как правило, до тех пор, пока вы не выйдете из программы. Это происходит автоматически в том случае, если в настройках выставлены соответствующие параметры, то есть помечен галочкой пункт Очищать папку «Удаленные» перед выходом.

Сервис >Параметры>Обслуживание

В противном случае удаленные сообщения будут храниться в этой папке до тех пор, пока вы не удалите их окончательно. Поэтому, если по ошибке удалено нужное письмо, его всегда можно будет восстановить, воспользовавшись соответствующей командой. Подобная перестраховка вполне оправдана, но огромное количество сообщений замедляет работу программы. Если вы хотите навсегда избавиться от лишних сообщений, вызовите правой кнопкой мыши контекстное меню папки Удаленные и выберите команду Очистить папку «Удаленные», после чего все хранящиеся в ней письма удалятся навсегда.

Можно удалять (перемещать в папку Удаленные) письма не по одному, а целыми группами. Для этого, надо вновь обратиться за помощью к сортировщику сообщений.

Заключение

Исследование дало результаты, представленные в виде выводов:

1.От обычной почты электронную отличают три особенности:

1) подготовка писем с помощью компьютера, что избавляет от рутинной работы, делает процесс подготовки более творческим и быстрым;

2) отправка и получение писем на рабочем месте - с помощью компьютера;

3) быстрая доставка писем - в противоположную точку земного шара письмо может быть доставлено за 4-5 часов.

Сообщение передаётся по лабиринту связанных между собой компьютерных систем, пока не дойдёт до места назначения. Пересылка электронной почты осуществляется по простому протоколу пересылки почты или протоколу почтового офиса, используется и протокол передачи от пункта к пункту.

2. Для просмотра электронной почты используется Outlook Express. Создаются папки исходящих и входящих писем.

Если пользовать не хочет получать сообщения от какого-то определенного адресанта или с определенным содержанием, он может выставить соответствующие параметры в настройках, и данная категория сообщений просто не будет поступать в его ящик.

Чтобы некоторые отправители не могли послать к нему почту, он может воспользоваться вкладкой Заблокированные сообщения, появится введенный им адрес с пометкой на пункте Почта. Если со временем пользователь изменит свое решение, то для того, чтобы корреспонденция заблокированного адресата снова попала в его ящик, то отправителя необходимо разблокировать. Для этого выделить нужный адресат курсором и нажать кнопку Удалить.

Список использованной литературы

1. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации СПб, Питер 2002- 464 с.

2. Кирмайер М. Информационные технологии. СПб.: Питер, 2003 - 443 с.

3. Нанс Б. Компьютерные сети: Пер. с англ. - М.: БИОНОМ, 2000 - 336 с.

4. Олифер В. Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. СПб.: Питер, 2005 - 864 с.

5. Олифер В. Г., Олифер Н.А. Сетевые операционные системы. СПб.: Питер, 2003 - 539 с.

6. Пятибратов А. П., Гудыно Л. П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. М.: Финансы и статистика, 2002 - 512 с.

7. Шатт С. Мир компьютерных сетей: Пер. с англ. - К.: BHV, 2004 - 200 с.

Размещено на Allbest.ru