Административные информационные системы

Содержание

1. Административные информационные системы

2. Обработка данных в Excel

3. Работа с базами данных

1. Административные информационные системы

Административная информационная система принадлежит к новым формам информационных систем. Она предназначена для специальных потребностей проработки информации менеджерами высшего уровня.

Наиболее важны три основных типа административных информационных систем: системы генерации отчетов, системы поддержки принятия решений, системы поддержки принятия стратегических решений.

Системы генерации отчетов (information reporting systems - IRS) - наиболее распространенная форма административных информационных систем. Они обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией, которая необходима для удовлетворения их ежедневных потребностей при принятии решений. Они производят и оформляют различные виды отчетов, информационное содержание которых определенно заранее самими менеджерами так, чтобы в них была только необходимая для них информация. Системы генерации отчетов выбирают необходимую информацию о процессах внутри фирмы из баз данных, подготовленных производственными информационными системами, и информацию об окружении из внешних источников.

Результаты работы систем генерации отчетов могут предоставляться менеджеру по требованию, периодически или в связи с каким-либо событием.

Системы поддержки принятия решений (decision support systems - DSS) - естественное развитие систем генерации отчетов и систем обработки транзакций. Системы поддержки принятия решений - интерактивные компьютерные информационные системы, которые используют модели решений и специализированные базы данных для помощи менеджерам в принятии управленческих решений. Таким образом, они отличаются от систем обработки транзакций, которые предназначены для сбора исходных данных. Они также отличаются от систем генерации отчетов, которые сосредоточиваются на обеспечении менеджеров специфической информацией.

Вместо этого системы поддержки принятия решений обеспечивают управленческих конечных пользователей информацией в интерактивном режиме и только по требованию. DSS предоставляют менеджерам возможности аналитического моделирования, гибкие инструменты поиска необходимых данных, богатство форм разнообразного представления информации. Менеджеры имеют дело с информацией, необходимой для принятия менее структурированных решений в интерактивном режиме. Например, электронные таблицы или другие виды программного обеспечения поддержки принятия решений позволяют менеджеру задать ряд вопросов "что если?" и получить интерактивные ответы на них.

Таким образом, информация, полученная с помощью DSS, отличается от заранее сформулированных форм отчетов, получаемых от систем генерации отчетов. При использовании DSS менеджеры исследуют возможные альтернативы и получают пробную информацию, основанную на наборах альтернативных предположений. Следовательно, менеджерам нет необходимости определять свои информационные потребности заранее. Взамен, DSS в интерактивном режиме помогают им найти информацию, в которой они нуждаются.

Системы поддержки принятия стратегических решений (executive information systems - EIS) - административные информационные системы, приспособленные к стратегическим информационным потребностям высшего руководства. Высшее руководство получает информацию, в которой оно нуждается из многих источников, включая письма, записи, периодические издания и доклады, подготовленные вручную и компьютерными системами. Другие источники стратегической информации - встречи, телефонные звонки, и общественная деятельность. Таким образом, большая часть информации исходит из некомпьютерных источников.

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы. Следовательно, EIS должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое представление данных.

Как правильно выбрать управляющую систему?

Наиболее эффективный подход состоит в том, что выбирать административную информационную систему должны:

1. Профессиональный CIO (Chief Information Officer). Его профминимум - знание бизнес-процессов своей компании, владение проектным менеджментом, программно-платформенные знания и способность все эти знания и навыки системно применять. Этот человек должен обладать стратегическим взглядом на бизнес и объединять в себе компетенцию топ-менеджера и специалиста по ИТ. СЮ возглавляет ИТ-департамент и обладает статусом заместителя генерального директора.

2. Команда проекта, включающая топ-менеджера, специалистов-предметников (финансистов, экономистов, аналитиков), менеджера по ИТ.

3. Специализированная консалтинговая компания (так называемые ИТ-консультанты). Возможно их привлечение не только к выбору системы, но и к реализации всего проекта. Такой подход (аутсорсинг) весьма распространен на Западе, а для России пока является экзотикой. ИТ-консультанты проводят предпроектное обследование у заказчика, выдают рекомендации по ведению проекта. Иногда они участвуют в переговорах с поставщиком решения и контролируют исполнение проекта. Фактически, компания-заказчик берет в аренду специалистов, которых у нее нет. При этом консультанты не зависят от поставщика и оплачиваются в зависимости от успеха своей работы на заказчика. Безусловное преимущество таких консалтинговых фирм состоит в том, что они уже имеют большое количество информации о системах, предлагаемых на рынке, успешных и неуспешных проектах, "подводных камнях" и "деталях, в которых кроется дьявол".

Характеристика административных информационных систем:

ь АИС поддерживают структурированные и слабоструктурированные решения на эксплуатационном и управленческом уровнях. Они также полезны для планирования штата главных менеджеров;

ь АИС ориентированы для отчетов и контроля. Они разработаны, чтобы помогать обеспечивать текущий учет действий;

ь полагаются на существующие общие данные и потоки данных;

ь имеют немного аналитических возможностей;

ь помогают в принятии решений, используя прошлые и настоящие данные;

ь относительно негибки;

ь имеют скорее внутреннюю, чем внешнюю ориентацию;

ь информационные требования известны и устойчивы;

ь часто требуют длинного анализа и проектирования процесса.