Разработка информационной подсистемы учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Широкий спектр возможностей, который предоставляют современные технологии баз данных, в совокупности с развитыми инструментальными средствами разработки приложений, создают предпосылки для использования программных комплексов на основе технологии баз данных в области учета торговых операций.

В настоящее время существует большое количество программных продуктов для автоматизации учета операции в оптовой и розничной торговле. Основным недостатком использования коммерческого программного обеспечения является высокая стоимость программы и большие финансовые затраты на обслуживание программных продуктов.

Большинство коммерческих реализаций программного обеспечения не позволяют учитывать специфику деятельности каждой конкретной организации лишь частично, - они представляют собой системы, базирующиеся на общих правилах ведения бухгалтерского и логистики. Все специфические особенности учета реализации продовольственной продукции, характерные для ИП Быкова Л.Ф., пользователям необходимо реализовать самостоятельно, или привлекать дополнительных специалистов. Поэтому разработка информационной подсистемы учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф., учитывающей специфику деятельности торгового предприятия в области реализации продуктов питания, является актуальной задачей.

Для реализации информационной подсистемы потребовалось создание двух основных компонентов: создание базы данных и пользовательского приложения, использование которого позволит максимально приблизить процесс работы с базой данных к ведению учета закупок и реализации продовольственной продукции в терминах предметной области. Программный продукт должен обеспечивать высокую оперативность учета торговых операций, а также возможность полного и непротиворечивого отображения процессов и объектов в сфере закупок продовольствия.

В первом разделе пояснительной записки приводятся материалы предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф.: производится анализ организационной структуры, функциональной структуры, системы документооборота. В данном разделе формулируются задачи проектирования информационной подсистемы в виде технического задания.

Второй раздел пояснительной записки отражает процесс разработки программного обеспечения: информационного хранилища (базы данных) и клиентского приложения (графического Windows-ориентированного приложения для работы с базой данных). Раздел содержит поэтапное описание создания реляционной базы данных в среде Microsoft SQL Server 2005. Разработка объектно-ориентированного приложения осуществляется с использованием интегрированной среды разработки Microsoft Visual Studio 2005 Express Edition.

В третьем разделе пояснительной записки производится документирование программного продукта: описывается назначение и логическая структура программного продукта, требования к техническому и программному обеспечению, приводится инструкция пользователя по работе с программой.

Четвертый раздел содержит технико-экономическое обоснование проекта информационной подсистемы учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф. Приводятся основные технико-экономические показатели проекта, обосновывается целесообразность и экономическая эффективность, достигаемые в результате внедрения программного обеспечения.

В пятом разделе рассмотрены вопросы безопасности при работе с ЭВМ, проведена оценка пожаробезопасности помещения ИП Быкова Л.Ф.



1. Результаты предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф. Формулировка задач проектирования

1.1 Результаты предпроектного обследования ИП Быкова Л.Ф.

1.1.1 Общая характеристика ИП Быкова Л.Ф.

Индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. (ИП Быкова Л.Ф.) является субъектом предпринимательской деятельности и действует с 20 июня 2006 года на основании свидетельства о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности. Предпринимательская деятельность осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации (РФ), Гражданским кодексом РФ, законодательными актами, регламентирующими предпринимательскую деятельность граждан РФ.

Деятельность ИП Быкова Л.Ф. является:

- самостоятельной;

- инициативной;

- систематической;

- деятельностью на собственный риск;

- деятельностью по выполнению работ, предоставлению услуг и занятию торговлей;

- деятельностью с целью получения прибыли.

Физическое лицо (Быкова Л.Ф.) осуществляет предпринимательскую деятельность, являясь собственником результатов своей деятельности, отвечает по обязательствам, принятым на себя в результате такой деятельности, всем своим имуществом, на которое в соответствии с законом может быть наложено взыскание по требованию кредиторов.

Основная деятельность ИП Быкова Л.Ф. заключается в осуществлении оптовой и розничной торговли продуктами питания, табачными и ликероводочными изделиями. Коммерческая деятельность осуществляется на основании разрешающих лицензий государственной налоговой службы РФ.

На протяжении двух лет индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. осуществляет успешную деятельность на рынке Ставропольского края. В настоящее время ИП Быкова Л.Ф. располагает торговыми объектами в Ставрополе, Невинномысске, Пятигорске, Ессентуках, среди которых: восемь магазинов, двенадцать арендуемых торговых площадок (общая площадь 512 квадратных метров) и три складских помещения (общая площадь 185 квадратных метров). Товарная номенклатура: товары продовольственной группы - 516 наименований; табачные изделия - 32 наименования; ликероводочная продукция - 51 наименование.

Основными видами деятельности ИП Быкова Л.Ф. являются:

1. Коммерческая:

1.1 Оптовые закупки продовольствия у производителей и поставщиков Ставропольского и Краснодарского краев.

1.2 Оптовые закупки табачных изделий у поставщиков Ставропольского края и Южного Федерального округа.

1.3 Оптовые закупки ликероводочной продукции у поставщиков Южного Федерального округа.

2. Маркетинговая:

2.1 Содержание сети розничных торговых павильонов, расположенных на территории крупных городов Ставропольского края (Ставрополь, Невинномысск, Пятигорск, Ессентуки).

2.2 Поддержание широкого ассортимента товаров в магазинах розничной сети и обеспечение высокого качества обслуживания потребителей.

2.3 Планирование розничной сети, постройка магазинов, аренда торговых площадей с целью увеличения товарооборота, повышения информированности потребителей.

2.4 Реализация рекламных компаний.

3. Менеджмент:

3.1 Покрытие материальных затрат.

3.2 Покрытие затрат на оплату работы.

3.3 Выплаты процентов по кредитам банков.

3.4 Планирование распределения чистой прибыли и покрытия убытков предпринимательской деятельности.

Частный предприниматель обладает правом нанимать работников в соответствии с действующим трудовым законодательством. Под руководством ИП Быкова Л.Ф. работает 32 сотрудника на постоянной основе и 23 наемных работника с сезонным и повременным графиком.

1.1.2 Организационно-управленческая структура ИП Быкова Л.Ф.

Для анализа управленческой структуры предприятия необходимо рассмотреть организационно-управленческую структуру ИП Быкова Л.Ф. Несмотря на простоту правовой формы частного предпринимателя как субъекта экономической деятельности, ИП Быкова Л.Ф. имеет сложную управленческую структуру, что обусловлено непрерывным расширением торговой деятельности частного предпринимателя.

Среди структурных элементов управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. можно выделить элементы, относящиеся к стратегическому, тактическому и оперативному уровням управления. В организационной структуре ИП Быкова Л.Ф. выделены отделы и определены отношения подчиненности между структурными элементами организационной структуры. Схема организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. представлена на рисунке А.1. На данном рисунке представлена обобщенная схема, отражающая общую концепцию построения организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. Данная схема не отображает всех управленческих связей, существующих в рамках ИП Быкова Л.Ф., поэтому нуждается в дальнейшей декомпозиции и детальном рассмотрении. Несмотря на простую правовую форму ИП Быкова Л.Ф., в организационной структуре данного экономического субъекта присутствуют элементы, присущие большинству торговых предприятий различных форм собственности, независимо от характера производимого продукта: отдел кадров, бухгалтерия, отдел маркетинга. На рисунке А.1 указаны элементы организационно-управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. Наряду с подразделениями, обеспечивающими функционирование ИП Быкова Л.Ф. и осуществляющими управление, в организационную структуру входят специфические элементы, отражающие торговую направленность предприятия, - склады, магазины, транспортные цеха.

В соответствие с выявленной иерархией (рисунки А.1), основными элементами организационной структуры являются:

1. Директор ИП Быкова Л.Ф. Выполняет функции руководителя, отдает распоряжения, решает все организационные вопросы, осуществляет контроль выполнения распоряжений, несет ответственность всем своим имуществом по обязательствам.

2. Заместитель директора ИП Быкова Л.Ф. по общим вопросам. Подчиняется непосредственно руководителю организации. Назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством. Заключает трудовой договор непосредственно с индивидуальным предпринимателем.

3. Главный бухгалтер. Назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке. Заключает трудовой договор непосредственно с индивидуальным предпринимателем. Подчиняется непосредственно руководителю. Несет ответственность за все финансовые операции, учитывает их в соответствии с действующим законодательством, отвечает за предоставление отчетности в налоговые, государственные и прочие органы. Главный бухгалтер ведет «Книгу учета доходов и расходов предпринимателя», проводит работу с поставщиками, изучая договора поставок продуктов питания, ликероводочных и табачных изделий, ведет «Книгу приобретения товаров», «Книгу продажи товаров», заполняет декларации о доходах и налогах на добавленную стоимость, «Книгу учета расчетных операций» (расчетно-кассовые чеки).

4. Заместитель главного бухгалтера. Составляет отчеты в Пенсионный фонд, Центр Занятости, а также полный перечень отчетов, предоставляемых в отделение налоговой инспекции.

5. Начальник отдела маркетинга. Подписывает договор с индивидуальным предпринимателем. Совместно с директором разрабатывает маркетинговые стратегии, контролирует выполнения плана маркетинговых мероприятий.

6. Начальник отдела кадров. Совместно с частным предпринимателем формирует кадровую политику. Осуществляет кадровый учет в соответствии с трудовым законодательством РФ.

На рисунке А.1 также представлены структурные элементы ИП Быкова Л.Ф., непосредственно задействованные в торговле продуктами питания:

1. Заведующий экспедицией. Осуществляет поездки по юридическим адресам поставщиков, берет образцы типовых договоров, наименования продукции и сертификаты качества и отдает на утверждение директору. Комплектует партии поставок. Координирует маршруты доставки продовольственных товаров.

2. Шофер-экспедитор. Отвечает за поставку товара в соответствии с документацией, разработанной и оформленной заведующим экспедицией.

3. Товаровед. Осуществляет контроль поступающих товаров в соответствии с заключенными договорами. Проверяет состав партии и качество товара.

4. Экономист по ценам. Проверяет цены поставок и продаж в соответствии с договорами. Совместно с директором принимает решения об изменении цен. Совместно с главным бухгалтером осуществляет контроль финансовой документации.

5. Начальник транспортного отдела. Отвечает за техническое состояние автомобильного парка. В распоряжении ИП Быкова Л.Ф. имеется два легковых и семь малотоннажных грузовых автомобилей.

6. Начальник отдела поставок. Является менеджером по закупкам. Формирует базу поставщиков, организует поиск новых поставщиков, Совместно с экономистом по ценам принимает решения о целесообразности закупок. Отвечает за пополнение товарного ассортимента и наличие товаров на складах.

7. Начальник отдела логистики. Координирует работу сети складов, отдела поставок и отдела реализации, несет ответственность за распределение товаров в складской сети. Формирует отчеты о недостатке и избытках товаров.

8. Начальник отдела продаж (главный менеджер по продажам). Формирует клиентскую базу для обеспечения непрерывных оптовых продаж, отвечает за пополнение товарных запасов в пунктах реализации продовольственных товаров. Совместно с начальником отдела логистики разрабатывает графики поставок товаров со складов в магазины, формирует отчеты о просроченных товарах.

Оперативный уровень организационной структуры ИП Быкова Л.Ф. представлен следующими элементами:

1. Отдел поставок. Объединяет менеджеров различной специализации, непосредственно задействованных в процессах поставки продуктов питания в магазины и на склады предприятия.

2. Склады. Объединяет работников (постоянных и временных), обслуживающих складские помещения, осуществляющих погрузку товаров.

3. Транспортный отдел. Сотрудники, обслуживающие транспортные средства ИП Быкова Л.Ф. В отделе работают слесари, механики и прочие работники технической специализации на постоянной и временной основе.

4. Отдел продаж. Объединяет сотрудников (менеджеров по продажам), занятых непосредственно в продажах продуктов питания. В данном отделе выделяют два направления: оптовые и розничные продажи. В данном отделе числятся продавцы магазинов.

1.1.3 Функциональная структура ИП Быкова Л.Ф.

Рассмотрение организационной структуры ИП Быкова Л.Ф. является недостаточным для выявления особенностей функционирования торгового предприятия. Для более детального анализа управленческой структуры ИП Быкова Л.Ф. необходимо рассмотреть его функциональную структуру. Для хозяйствующего субъекта - индивидуального предпринимателя Быкова Л.Ф. характерна простая управленческая структура, так как данная форма ведения бизнеса представляет физическое лицо с правом осуществления экономической деятельности с целью извлечения прибыли. Функциональная структура, характерная для частного предпринимательства, может быть достаточно сложной, так как сфера деятельности хозяйствующего субъекта может быть обширной. Для детального рассмотрения функций, присущих системе управления Быкова Л.Ф., необходимо провести декомпозицию предприятия по функциональному признаку.

Каждая из функциональных сфер, характерных для ИП Быкова Л.Ф., объединяет ряд процессов. В таблице 1.1 представлены функциональные подсистемы и процессы в них протекающие.

Таблица 1.1

Функциональные области и процессы ИП Быкова Л.Ф.

Функциональные области управления	Процессы, протекающие в функциональных областях
1	2
1 Управление предприятием	1.1 Выявление стратегических направлений развития. 1.2 Представление интересов организации в органах власти, организациях-партнерах, кредитных учреждениях. 1.3 Контроль выполнения функций нижестоящими структурными элементами.
2 Управление финансами предприятия	2.1 Распределение прибыли между сотрудниками. 2.2 Выявление убыточных направлений деятельности. 2.3 Прогнозирование финансовой эффективности проектов. 2.4 Учет, ревизия, формирование отчетности по всем операциям организации
3 Управление кадрами	3.1 Ведение учета кадров. 3.2 Оформление движения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством. 3.3 Составление отчетности в органы власти о работе с кадрами. 3.4 Разработка документов правового характера, оформление договоров.
4 Управление закупками	4.1 Прогнозирование товарных групп, способных принести максимальную прибыль. 4.2 Анализ рынка продавцов для формирования списка экономически выгодных контрагентов. 4.3 Обеспечение необходимого уровня товарных запасов.
5 Управление хранением	5.1 Координация процессов закупки, хранения, пополнения товарных запасов в пунктах продажи. 5.2 Контроль качества товаров на складах. 5.3 Формирование отчетов о наличии товаров. 5.4 Формирование запросов на закупку товаров. 5.5 Формирование графиков поставок товаров в пункты продаж.
6 Управление продажами	6.1 Анализ ранка с целью выявления оптимальных каналов сбыта. 6.2 Проведение маркетинговых мероприятий. 6.3 Организация розничной сети продаж. 6.4 Организация оптовой сети продаж. 6.5 Формирование запросов на необходимые товарные группы.
7 Управление транспортом	7.1 Обеспечение исправности технического парка. 7.2 Исполнение графиков поставок товаров на склады и графиков поставок товаров в пункты продаж.

1.1.4 Анализ организационно-функциональной структуры ИП Быкова Л.Ф.

Организационно-функциональная модель строится в виде таблицы-матрицы, связывающей подразделения предприятия с функциональными областями и процессами в них протекающими (таблица Б.1).

Анализ по вертикали (столбцы таблицы) позволяет определить степень специализации в рамках отдельных функциональных процессов. Из таблицы видно, что все подразделения выполняют присущие им функции. При этом для большинства функциональных процессов определен главный ответственный. Несмотря на обширную сферу деятельности, для ИП Быкова Л.Ф. характерно четкое разделение функций между структурными элементами организационной структуры. Это связано с необходимостью четкого контроля качества работ каждого подразделения и сотрудника, что является необходимым условием выживания малого предприятия в условиях рыночной экономики.

Анализ по горизонтали позволяет выявить перегруженные подразделения и подразделения с недостатком управленческих функций.

В результате анализа организационно-функциональной модели ИП Быкова Л.Ф. по горизонтали выявлено, что каждое структурное подразделение и сотрудники, занимающие ключевые должности, обладают незначительными полномочиями. Все управленческие функции, главным образом, сосредоточены у директора предприятия (индивидуального предпринимателя). Данное распределение функций полностью соответствует организационно-правовой форме ИП Быкова Л.Ф.

Для большинства структурных элементов, задействованных в процессах торговли и хранения, ответственность распределена более равномерно в пределах ограниченного числа функциональных областей. Это объясняется необходимостью постоянного взаимодействия между структурными элементами в целях эффективного управления товарными запасами, обеспечения быстрой реакции на изменение рыночной ситуации, а также оперативного доведения отчетов о результатах деятельности до сведения директора (частного предпринимателя).

В данной ситуации нет необходимости проводить реорганизацию системы управления, так как в структуре организации масштаба частного предпринимателя с широким разнообразием видов деятельности допустимы нестандартные схемы взаимодействия при построении организационно-функциональной структуры.

Анализ организационно-функциональной структуры ИП Быкова Л.Ф. показал, что в функциональные области, связанные с торговлей продовольственными товарами, вовлечены различные структурные подразделения (отдел продаж, реализации, логистики и транспортный отдел). Нечеткое разграничение функций между отделами в данных областях указывает на непрерывные информационные и финансовые потоки между структурными элементами, задействованными в процессах закупки и реализации. Сосредоточение функций данной области в пределах ограниченного количества структурных подразделений невозможно еще и по причине большого объема обрабатываемых данных, которые представлены следующими объектами рынка и процессами предметной области:

1) покупатели (оптовые и розничные);

2) поставщики (оптовые и розничные);

3) пункты продаж (магазины, арендуемые помещения);

3) перечни товаров и услуг контрагентов;

4) номенклатура товаров на рынке;

5) остатки продовольственных товаров, сроки хранения, графики поставок;

6) разнообразные операции купли-продажи с различными системами расчетов и документооборотом.

Для проведения эффективных продаж продовольственных товаров необходимо располагать всей информацией в разрезе требуемого временного интервала. Учитывая большой объем анализируемой информации и участие в функциональных процессах данной области большого количества структурных элементов, реорганизацию системы управления в области закупок и продаж производить нецелесообразно. Но возможно оптимизировать процессы принятия управленческих решений в области купли-продажи продуктов питания с помощью введения современных средств обработки структурированной информации. Это позволит увеличить оперативность выработки управленческих решений и сократить объемы передаваемой информации между различными уровнями управления и различными отделами.

1.1.5 Анализ целей деятельности ИП Быкова Л.Ф.

Определение целей является одним из важнейших этапов в процессе формирования и принятия управленческих решений. От корректности выбора и формулировки цели системы во многом будет в дальнейшем зависеть качество ее функционирования. Чем точнее определены и сформулированы цели системы, тем легче выбрать средства их достижения.

ИП Быкова Л.Ф. является физическим лицом, которое зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. В соответствии с законодательством РФ индивидуальный предприниматель на законных основаниях осуществляет свою деятельность с целью извлечения экономической выгоды. Глобальная цель деятельности ИП Быкова Л.Ф. - обеспечение потребностей оптовых и розничных потребителей в продовольственных товарах (торговля) с целью извлечения и максимизации прибыли. Данная цель является комплексной и требует конкретизации, уточнения и дальнейшей декомпозиции. Таким образом, цели, заданные в виде общих целевых установок нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления. Возникает необходимость в декомпозиции сложных целей. Иерархию целей целесообразно представить в виде дерева целей.

Критерий оптимальности - это измеритель степени достижения намеченной цели. Он должен однозначно соответствовать определенной цели. Критерий оптимальности должен быть выражен в количественной форме.

Для декомпозиции глобальной цели, определим подцели:

1 Увеличение объемов продаваемых товаров.

2 Снижение издержек различных видов.

3 Совершенствование системы управления ИП Быкова Л.Ф.

В результате, строим дерево целей для ИП Быкова Л.Ф. (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Дерево целей ИП Быкова Л.Ф.

Система многоцелевая, а значит многокритериальная. В таблицу 1.2 сведены цели деятельности ИП Быкова Л.Ф., приведена декомпозиция на подцели.

Таблица 1.2

Структура дерева целей ИП Быкова Л.Ф.

Цели	Стратегии	Критерии эффективности
1	2	3
Ц1 Увеличение объемов продаваемых товаров.	Ц1.1 Расширение рынка сбыта за счет привлечения новых оптовых и розничных покупателей.	1) Увеличение числа покупателей (оптовых и розничных); 2) увеличение числа новых товаров; 3) увеличение числа торговых точек.
	Ц1.2 Расширения рынка сбыта за счет увеличения товарного ассортимента.
	Ц1.3 Расширение рынка сбыта за счет повышения качества обслуживания.
Ц2 Снижение издержек различных видов.	Ц2.1 Поиск новых экономически выгодных каналов поставок.	1) Увеличение доли новых поставщиков в общем количестве; 2) снижение процента испорченных товаров; 3) Снижение налоговых платежей.
	Ц2.2 Планирование процессов поставок, хранения, минимизация порчи товаров.
	Ц2.3 Формирование учетной политики индивидуального предприятия с целью минимизации налоговых и прочих платежей.
Ц3. Оптимизация системы управления ИП Быкова Л.Ф.	Ц3.1 Привлечение сотрудников высокой квалификации во все сферы деятельности индивидуального предприятия.	1) Увеличение доли сотрудников с высшим профильным образованием в структуре предприятия; 2) увеличение числа внедренных технологий в области анализа рынка; 3) увеличение числа реализованных маркетинговых компаний.
	Ц3.2 Совершенствование технологий анализа и прогнозирования рыночной ситуации.
	Ц3.3 Внедрение новых технологий в области маркетинга, менеджмента, логистики.

Анализ дерева целей необходимо проводить с привлечением экспертных методов. Для ИП Быкова Л.Ф. большинство стратегий, рассмотренных в таблице 1.2, являются экономически нецелесообразными. Это связано с особенностью функционирования малого предприятия в условиях рыночной экономики: малым капиталом, ограниченностью материальных запасов, малым коллективом сотрудников. К таким стратегиям относятся:

1) Все стратегии связанные с привлечением новых сотрудников. Данная стратегия представляет собой экстенсивное направление развития предприятия, что в условиях рыночной экономики приведет к снижению качества продукции, увеличению издержек (за счет налогов, транспортных расходов). Данная стратегия является невыгодной и по причине дефицита свободных посевных площадей в Ставропольском крае.

2) Большинство стратегий, направленных на обновление технического парка оборудования просто невозможны при недостаточном развитии производства.

3) Пути развития, связанные с расширением рынков сбыта.

Рассмотрев различные стратегии развития ИП Быкова Л.Ф. можно сделать вывод о необходимости применения интенсивных экономических стратегий. Основной упор необходимо делать на совершенствование технологий продаж, снижение издержек и увеличение доли готовых товаров в общем объеме продаваемой продукции. Для снижения издержек необходимо снизить долю нереализованных товаров, что достигается совершенствованием анализа потребительского рынка. Анализ и прогнозирование рыночной ситуации невозможно производить без обширной информационной базы операций купли-продажи. Формирование такой базы без использования информационных технологий невозможно. Поэтому, для увеличения оперативности учета торговли продовольственными товарами, необходимо реализовать информационную подсистему для учета закупок и реализации товаров продовольственного назначения.



1.1.6 Система документооборота ИП Быкова Л.Ф.

Для выявления информационных потоков между элементами организационной структуры необходимо проанализировать документооборот ИП Быкова Л.Ф. Информационные связи реализуются через документы различных видов, поступающих от поставщиков, покупателей, банков, а также циркулирующих внутри ИП Быкова Л.Ф. Таким образом, информационные потоки есть движение документов. Анализ информационных потоков требует рассмотрения всех видов документов, реализующих эти потоки.

Все документы предприятия разделяются на следующие группы:

- документы, используемые для оформления приемки товаров;

- документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение;

- документы, используемые для оформления оптовых и розничных продаж;

- кадровые приказы;

В рамках данной работы необходимо выявить документы, которые реализуют информационные потоки в сфере закупок и реализации продовольственных товаров. В таблице 1.3 представлены основные документы, характерные для основной области деятельности ИП Быкова Л.Ф.

Таблица 1.3

Перечень документов, опосредующих информационные потоки в сфере купли-продажи продовольственной продукции

Код	Наименование	Кем готовится	Кем используется	Примечание
1	2	3	4	5
Документы, используемы для оформления приемки товаров
001	Журнал для регистрации поступающих грузов.	Товаровед	Бухгалтерия	Применяется для регистрации сопроводительных документов поставщиков.
002	Книга регистрации выдачи счетов-фактур	Бухгалтерия	Контрольно-ревизионные органы.	Регистрация счетов-фактур.
003	Акт об установленном расхождении в количестве при приемке товара	Товаровед, отдел логистики	Бухгалтерия.	Применяется для оформления приемки товароматериальных ценностей, имеющих количественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика.
004	Акт о приемке товара по качеству	Товаровед, отдел логистики.	Бухгалтерия.	Применяется при оформлении приемки товароматериальных ценностей, имеющих расхождения против данных сопроводительных документов поставщика.
005	Карточка учета исполнения договоров.	Товаровед.	Бухгалтерия.	Ведется товароведом предприятия оптовой торговли для контроля поступления товаров от поставщиков по договорам и разовым сделкам.
006	Отчет о движении товаров и тары по складу.	Заведующий складом.	Бухгалтерия, заведующий складом.	Составляется заведующим складом в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета с приложенными первичными документами представляется в бухгалтерию, а второй - с распиской бухгалтерии о принятии отчета и приложенных к нему документов остается у заведующего складом.
007	Книга учета разбраковки товаров.	Товаровед.	Товаровед, контрольно-ревизионные органы.	Ведется товароведом на основании счетов-фактур и актов приемки по качеству с целью контроля результатов разбраковки.
008	Отчет о получении груза.	Экспедитор.	Контрольно-ревизионные органы.	Составляется ежедневно и служит для контроля получения груза и доставкой этого груза на склад.
009	Журнал учета грузов, поступающих в экспедицию.	Начальник отдела логистики.	Контрольно-ревизионные органы.	Ведется для учета грузов, поступающих от поставщиков.
010	Приходная накладная.	Материально-ответственное лицо.	Бухгалтерия.	Составляется при поступлении в предприятие ценностей в случаях, предусмотренных инструкциями по учету отдельных операций
Документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение
011	Ярлык складской.	Заведующий складом.	Бухгалтерия, контрольно-ревизионные органы.	Выписывается на каждое наименование и сорт поступивших товаров в данной партии.
012	Карточка количественно-суммового учета.	Товаровед-реализатор.	Директор, бухгалтерия, контрольно-ревизионные органы.	Применяется для ведения аналитического учета в складах оптовой торговли с широким ассортиментом товаров
013	Товарная книга.	Материально-ответственные лица.	Бухгалтерия.	Ведется для учета товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара в книге открывается отдельный счет.
Документы, используемые для оформления оптовых и розничных продаж
014	Заказ-заявка.	Покупатель.	Товаровед-реализатор.	Составляется покупателем и корректируется товароведом-реализатором с учетом наличия товаров на складе. Товаровед уточняет и заполняет в заказе-заявке данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе.
015	Договор поставки.	Покупатель, директор	Все структуры, задействованные в продажах.	Заключается с оптовым покупателем и служит для определения размеров, сроков и условий продажи, отпуска и доставки товаров.
016	Журнал регистрации заказов покупателей.	Товаровед-реализатор.	Экономист, директор.	Служит для контроля своевременности исполнения заказа покупателей.
017	Карточка оценки спроса.	Товаровед-реализатор.	Экономист, директор, отдел продаж.	Ведется по покупателям на основании их заказов и служит для учета неудовлетворенного спроса.
018	Счет-фактура.	Бухгалтерия.	Покупатель.	Выписывается на товары, фактически отобранные для покупателей на складе оптового предприятия.
019	Товарно-транспортная накладная.	Товаровед-реализатор	Бухгалтерия, получатель груза, транспортный отдел.	Документальное оформление грузоперевозок.
020	Карточка учета исполнения договоров отгрузки.	Товаровед-реализатор.	Директор, экономист.	Ведется для контроля реализации товаров по договорам и разовым сделкам.
021	Книга оперативного учета поставки товаров покупателям.	Товаровед.	Директор, экономист.	Ведется в разрезе покупателей и товарных групп на основании карточки учета исполнения договоров отгрузки.

В таблице 1.3 рассмотрены основные документы, связанные с оптовой и розничной закупкой и реализацией продовольственных товаров в ИП Быкова Л.Ф. Состав документов может меняться в зависимости от видов расчетов. Многообразие форм расчетов порождает и различные конфигурации информационных потоков. На рисунке 1.2 представлена обобщенная схема документооборота ИП Быкова Л.Ф. в области основной деятельности - торговли продовольственными товарами.



Рисунок 1.2 - Схема документооборота ИП Быкова Л.Ф.

В результате разработки информационной подсистемы схема документооборота не изменится, так как все документы регламентированы законодательными актами. Основной целью является повышение оперативности подготовки и обработки документов, а также переход на электронную форму документооборота.

1.1.7 Технические и программные средства, используемые в ИП Быкова Л.Ф.

В состав аппаратного обеспечения офиса ИП Быкова Л.Ф. входят пять персональных компьютеров, которые объединены в локальную вычислительную сеть (рисунок 1.3) с использованием концентратора. Один компьютер подключен к сети Интернет через модем. Технические характеристики используемых средств приведены в таблице 1.4.

Рисунок 1.3 - Схема соединения компьютеров в офисе ИП Быкова Л.Ф.

Таблица 1.4

Технические характеристики ПЭВМ ИП Быкова Л.Ф.

Техническая характеристика	Номер ПЭВМ
	1	2	3	4	5
Частота процессора (ГГц)	3200	3000	2800	2800	2800
Размер ОЗУ (Мбайт)	1024	512	1024	1024	512
Видеоадаптер	Модель	ATI Radeon X1300	ATI Radeon X700
	Размер памяти (Мбайт)	128	128	128	256	256
Размер жесткого диска (Гбайт)	160	300	300	300	360
Монитор	Диагональ экрана (дюйм)	17	17	17	22	22
	Разрешение (точек на дюйм)	1280x1024

Одна из ПЭВМ используется для выхода в Интернет. Настроен прокси-сервер в сети, что позволяет другим машинам совместно использовать канал для доступа в сеть Интернет. Выход в Интернет осуществляется для работы с электронной почтой, отправки отчетности в банк обслуживания и передачи отчетности в налоговые органы. На компьютерах установлена операционная система Microsoft Windows XP Professional. На компьютерах установлено коммерческое прикладное программное обеспечение: Microsoft Office 2003. Используется также прикладное программное обеспечение, представленное в таблице 1.5.

Таблица 1.5

Прикладное программное обеспечение для ПЭВМ ИП Быкова Л.Ф.

Наименование	Область применения, описание
Финэко	Учет операций с банком обслуживания.
WinRar 3.41	Программа-архиватор
Microsoft Visual FoxPro 6.0	Система управления базами данных.

Существующие программные продукты позволяют автоматизировать малую долю всех функций оперативного учета продаж и закупок продовольственных товаров. При этом отсутствует возможность предоставления отчетов для принятия управленческих решений в сфере прогнозирования состояния рынка товаров продовольственного назначения, отсутствует единая база поставщиков и покупателей. В рамках ИП Быкова Л.Ф. ведется учет движения товаров в бумажной форме, что не позволяет контролировать остатки товаров на складах и в торговых точках.

Большой объем информации в ИП Быкова Л.Ф. хранится и обрабатывается с использованием табличного процессора Microsoft Excel 2003. Файловая структура информационного хранилища усложняет контроль целостности имеющейся информации, усложняет построение аналитических отчетов.

1.1.8 Анализ проблемных ситуаций ИП Быкова Л.Ф. и обоснование путей их решения

Основным недостатком для ИП Быкова Л.Ф. в области учета поставок и продаж продовольственных товаров является ведение оперативного учета с использованием бумажных носителей, и, как следствие, использование имеющейся в распоряжении отдела вычислительной техники с максимальной эффективностью не представляется возможным.

Большую часть рабочего времени занимают трудоемкие операции отбора первичных документов по определенным критериям. Таким образом, учет каждой отдельной оптовой или розничной операции представляет трудоемкую задачу и занимает значительное время.

На базе имеющегося технического обеспечения ИП Быкова Л.Ф. можно организовать автоматизированный учет закупок и продаж товаров продовольственного назначения. Для этого рекомендуется разработать программное обеспечение, позволяющее оперативно отображать факты совершения сделок, а также хранить некоторые временные данные в разрезе складов, пунктов реализации, товарных групп.

Для повышения оперативности получения информации о материальных остатках, необходимо организовать долговременное хранение информации, как об остатках товаров, так и о движении материальных ценностей.

При ведении учета движения продовольственных товаров с использованием бумажных носителей, как в ИП Быкова Л.Ф., невозможно интегрировать данные об остатках и оборотах в финансовом и товарном выражениях. Длительное время занимает процесс получения агрегирующих показателей по различным товарным группам, за различные промежутки времени.

Но при использовании информационной базы данных становится возможной реализация интегрированного хранилища информации о количестве товаров, истории сделок, движении товаров, сотрудниках, поставщиках, оптовых и розничных покупателях ИП Быкова Л.Ф.

Требования к проекту, сформулированные заказчиком:

1. Информационная подсистема для ИП Быкова Л.Ф. по учету закупок реализации продовольственной продукции предназначена для автоматизации учета всех торговых операций ИП Быкова Л.Ф.

2. Информационная подсистема разрабатывается на основе информационной базы, которая предназначена для хранения следующей информации:

а) количество товаров на различных складах;

б) сделки во временном разрезе по всем товарам;

в) поставщики предприятия;

г) заказчики предприятия;

г) сотрудники предприятия;

д) основные документа опосредующие сделки;

е) магазины ИП Быкова Л.Ф.

3. Необходимо обеспечить добавление, удаление и модификацию информации для следующих объектов предметной области:

а) товары;

б) товарные группы;

в) сотрудники;

г) покупатели, поставщики;

д) документы;

4. Необходимо реализовать расчет агрегирующих показателей в натуральном и денежном выражении в разрезе складов, товарных групп, магазинов за указанный пользователем промежуток времени.

5. Необходимо разработать отчеты, отражающие информацию о наличии товаров на складах ИП Быкова Л.Ф., о движении товаров за указанный период, об истории сделок с указанными поставщиками или оптовыми покупателями.

6. Разрабатываемая система должна иметь графический интерфейс и работать в среде Microsoft Windows XP и выше.

1.2 Формулировка задач проектирования

1.2.1 Общие сведения о проекте

Полное наименование разрабатываемой подсистемы: Информационная подсистема учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф. Условное обозначение подсистемы: ИП УЗРПП.

Заказчик: индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф.

Адрес заказчика: 355000, г. Ставрополь, ул. Заводская, 7.

Исполнитель: Северо-Кавказский гуманитарно-технический институт в лице разработчика Куценко Алексея Вениаминовича.

Адрес исполнителя: Ставропольский край, 355029, г. Ставрополь, пр. Кулакова, 8.

Плановый срок выполнения работ по разработке информационной подсистемы учета закупок и реализации продукции: 12 апреля 2010 г. - 24 мая 2010 г.

Работы по проектированию информационной подсистемы выполняются инициативно без оплаты.

1.2.2 Назначение, цели создания информационной подсистемы

Информационная подсистема для учета закупок и реализации продовольственной продукции для ИП Быкова Л.Ф. предназначена для автоматизации учета оптовых и розничных операций закупки и реализации продовольственной продукции.

Подсистема должна обеспечить единую информационную инфраструктуру для сотрудников различных структурных подразделений ИП Быкова Л.Ф. с целью повышения оперативности учета торговых операций и формирования отчетности.

Целью создания ИП УЗРПП является автоматизация учета продовольственной продукции: от заключения торговых договоров с контрагентами до штучного учета розничной продукции, в том числе:

1. Повышение оперативности учета торговых операций с продовольственными товарами.

2. Введение в практику учета возможности многокритериального и оперативного отбора требуемых документов, магазинов, товаров, покупателей и поставщиков, что является невозможным при ведении учета с использованием бумажных носителей информации.

3. Обеспечение возможности для сотрудников ИП Быкова Л.Ф. при работе с программой самостоятельно определять группы товаров и места хранения.

4. Обеспечение автоматического контроля непротиворечивости данных при ведении учета операций с продовольственными товарами.

5. Помимо ведения учета торговых операций, реализовать информационную базу, позволяющую оперативно получать информацию о сотрудниках, поставщиках, покупателях, остатках товаров.

6. Интеграция информации о первичных документах, сделках, пунктах розничной продажи, складах и товарах в едином хранилище.

7. Обеспечение возможности получать информацию не только об остатках продовольственных товаров и денежных средств, но и о соответствующих оборотах за указанные пользователем периоды времени.

Диаграмма вариантов использования информационной подсистемы представлена на рисунке В.1.

1.2.3 Характеристика объекта автоматизации

Индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. (ИП Быкова Л.Ф.) является субъектом предпринимательской деятельности и действует с 20 июня 2006 года на основании свидетельства о государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности.

Адрес регистрации индивидуального предпринимателя Быкова Л.Ф.: 355000, г. Ставрополь, ул. Заводская, 7.

ИП Быкова Л.Ф. ведет свою деятельность на постоянной основе, имеет деловых партнеров, работает непрерывно, выполняет требования действующего законодательства.

Основная деятельность ИП Быкова Л.Ф. заключается в осуществлении оптовой и розничной торговли продуктами питания, табачными и ликероводочными изделиями. Коммерческая деятельность осуществляется на основании разрешающих лицензий государственной налоговой службы РФ.

Ведется активная работа с поставщиками продукции, постоянно формируются заказы на товары для дальнейшего их приобретения и реализации. ИП Быкова Л.Ф. осуществляет свою деятельность с целью удовлетворения спроса на продукты питания.

На протяжении двух лет индивидуальный предприниматель Быкова Л.Ф. осуществляет успешную деятельность на рынке Ставропольского края. В настоящее время ИП Быкова Л.Ф. располагает сетью магазинов по реализации продовольственных товаров.

1.2.4 Требования к информационной подсистеме

Общими для системы являются следующие требования:

1. Подсистема должна содержать необходимый объем информации, набор сервисов для работы с данными, обеспечивающий требуемую полноту информационных услуг по учету закупок и реализации продовольственной продукции.

2. Структура представления информации и пользовательские интерфейсы по доступу к системе и сервисам должны быть интуитивно понятны широкому кругу пользователей.

3. Пользовательский интерфейс должен обеспечивать выбор типового профиля в соответствии с группами пользователей.

При проектировании ИП УЗРПП должно быть учтено следующее:

1. Перспектива дальнейшего расширения информационной подсистемы в единую сетевую информационно-коммуникационную инфраструктуру ИП Быкова Л.Ф., охватывающую все торговые и складские объекты.

2. Уровень готовности потенциальных пользователей к использованию информационной подсистемы.

3. Необходимость обеспечения гибкости и оперативности в настройке и модернизации информационной подсистемы как на уровне администрирования, так и в пользовательском режиме.

Основными принципами создания ИП УЗРПП являются:

1. Высокая степень масштабируемости программных и аппаратных средств.

2. Использование лицензионного программного и аппаратного обеспечения.

3. Использование общепризнанных и широко используемых стандартов структурирования информации и описания сервисов.

Разрабатываемая информационная подсистема для учета закупок и реализации продовольственной продукции должна обладать следующими функциональными возможностями:

1. Навигация. Система должна обеспечивать навигацию по всем доступным пользователю ресурсам и отображать соответствующую информацию. Для навигации должна использоваться система главного и контекстного меню. Интерфейс должен обеспечивать возможность фильтрации отображаемой информации по требуемым параметрам.

2. Наполнение информацией. Необходимо предоставить пользователям ИП УЗРПП возможность формировать информационную базу самостоятельно в режиме эксплуатации системы в соответствии с предоставленными правами.

3. Разграничение прав доступа. ИП УЗРПП должна обеспечивать возможность указания в режиме администрирования прав доступа для каждого пользователя.

4. Формирование отчетности. Необходимо разработать отчеты в соответствии с формами, действующими в ИП Быкова Л.Ф.

5. Автоматизация трудоемких операций. Необходимо обеспечить автоматический расчет агрегирующих показателей в денежном и натуральном выражении в разрезе товаров, торговых объектов, складов.

Требования к математическому обеспечению не предъявляются.

Информационная подсистема должна удовлетворять следующим требованиям к информационному обеспечению:

- должна быть совместима со всеми современными стандартами сетевого администрирования;

- должна иметь резерв наращивания функциональных возможностей, не выходя за рамки принятой информационной модели и специфических потребностей пользователей;

- должна работать в графических операционных системах (рекомендуется Windows XP и выше);

- должна разрабатываться с применением реляционных систем управления базами данных (рекомендуется MS SQL Server 2005 Express Edition).

- документы, представленные в подсистеме в электронной форме, не имеют юридической силы, а придание юридической силы документу осуществляется выводом его на бумажный носитель средствами системы и визированием его соответствующим должностным лицом;

- все разрабатываемые модули подсистемы должны функционировать на основе общесистемных сервисов операционных систем семейства Microsoft Windows.

Требования к техническому обеспечению определяются рекомендуемыми требованиями к программному и информационному обеспечению.

1.2.5 Состав и содержание работ по созданию подсистемы

Состав и содержание работ по разработке информационной подсистемы определяются целями создания подсистемы и совокупностью задач, подлежащих автоматизации.

На рисунке 1.4 представлены основные функциональные области разрабатываемого программного обеспечения, взаимосвязи между ними и задачи, решаемые в каждой из областей.



Рисунок 1.4 - Функциональная структура программного продукта

В состав функциональной структуры входят четыре основные функциональные области, которые объединяют задачи:

- реализация управления средой данных;

- реализация взаимодействия с операционной системой;

- реализация интерфейса с пользователем;

- реализация компонентов, реализующих взаимодействие среды данных и интерфейса.

При практической реализации функциональные области представлены отдельными модулями, библиотеками функций, файлами. В соответствии с функциональной структурой выделим следующие этапы создания информационной подсистемы:

1. Проектирование базы данных. На данном этапе необходимо выделить подмножество объектов и явлений предметной области, которые необходимо учитывать при проектировании программного продукта. Необходимо также рассмотреть взаимосвязи, существующие между этими объектами.

2. Создание базы данных в среде конкретной системы управления базами данных (СУБД), создание таблиц, триггеров, представлений и диаграммы.

3. Разработка компонентов для реализации взаимодействия между пользовательским представлением информационной базы данных и реальными объектами, присутствующими в базе данных. На данном этапе осуществляется проектирование общей структуры клиентского приложения, выбирается технология доступа к данным.

4. Разработка интерфейса пользователя и пользовательских представлений. Данный этап будет реализовываться с учетом инструментария разработки.

Фактически, цель первого этапа - проектирование информационной базы данных, второго - реализация базы данных в среде СУБД. Цель третьего и четвертого этапов - построение на основе разработок первых двух этапов пользовательского приложения, отвечающего требованиям к программному продукту со стороны заказчика.

1.2.6 Порядок контроля приемки подсистемы

Процедура контроля и приемки информационных подсистем состоит из следующих этапов:

1. Определение состава приемочной комиссии. В состав комиссии входят представители заказчика, связанные с учетом реализации сельскохозяйственной продукции.

2. Установка и настройка программного обеспечения информационной подсистемы.

3. Проведение соответствующих испытаний (конкретный вид, состав и объем испытаний определяется заказчиком).

4. Обучение пользователей.

5. Опытная эксплуатация ИП УЗРПП должна проводиться на площадке исполнителя, приёмочные испытания - на объекте автоматизации заказчика.

Результаты работы комиссии должны оформляться актом апробации, подписанным членами комиссии и утверждённым заказчиком.

Результаты внедрения информационной подсистемы оформляются актом внедрения, подписанным членами комиссии и утверждённым заказчиком.

1.2.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации

Информационная подсистема создается на базе имеющихся технических средств.

Организационные мероприятия ограничивается проведением консультаций с персоналом, непосредственно задействованным в работе с информационной подсистемой.

Изменения в информационном обеспечении состоят в следующем:

- необходимо установить Microsoft .NET Framework 2.0 и выше (бесплатный компонент операционной системы).

- на одном из компьютеров необходимо установить и настроить СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition.