Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Кіровоградський національний технічний університет

Факультет економіки та менеджменту

Кафедра обчислювальної техніки та прикладної математики

Курсова робота

З дисципліни: «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління»

На тему: Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу документації управління навчальним закладом

Кіровоград 2012

Зміст

Вступ

Розділ 1. Постановка задачі та значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи

1.1 Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи

1.2 Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи

Розділ 2. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project

2.1 Загальна характеристика, організаційна структура та основні параметри проекту

2.2 Побудова моделі у вигляді діаграми Ганта та її дослідження

Розділ 3. Аналіз технічного та програмного забезпечення школи та дослідження АРМ секретаря-референта

3.1 Технічне забезпечення секретаря школи

3.2 Створення інформаційної системи віртуального навчального закладу «Школа», створеної засобами Microsoft Access

3.3 Автоматизоване робоче місце секретаря школи

Висновки

Список використаної літератури

Вступ

Актуальність. Будь-який процес управління - це інформаційний процес, який передбачає виконання функцій збору, передачі, обробки, аналізу інформації та прийняття відповідних рішень. Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських рішень інформації у формі, яка є зручною для використання, є основним призначенням інформаційного забезпечення.

Актуальність дослідження обґрунтована необхідністю розробки механізмів пріоритетних напрямів розвитку загальної середньої освіти, які визначені Державною національною програмою «Освіта», Законом України «Про загальну середню освіту», Концепцією загальної середньої освіти, Національною доктриною розвитку освіти.

У цих документах акцент ставиться на розвиток інноваційних освітніх технологій в навчальному процесі загальноосвітнього навчального закладу з метою забезпечення переходу освіти на нову, особистісно-орієнтовану парадигму. Разом з цим, впровадження зазначених технологій у сучасну педагогічну практику просувається дуже повільно. Це відбувається через недосконалість сучасних технологій управління освіти в цілому та технологій управління процесом впровадження інновацій зокрема.

Метою курсової роботи є закріплення і поглиблення знань, набутих при вивченні дисципліни «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління» на прикладі аналізу інформаційної системи віртуального навчального закладу (школи).

Поставлені задачі:

1. Проаналізувати значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу.

2. Визначити та дослідити шляхи автоматизації інформаційної системи управління навчального закладу на прикладі школи.

3. Побудувати мережну модель за допомогою ППЗ MS Project та здійснити її оптимізацію з метою заощадження ресурсів.

4. Проаналізувати технічне та програмне забезпечення навчального закладу та дослідити в ньому АРМ секретаря-референта.

Предметом курсової роботи є аналіз інформаційної системи школи.

Об'єктом дослідження у даній роботі є інформаційні процеси, пов'язані з автоматизацією діловодства роботи секретаря школи.

Структура курсової роботи: вступ, 3 розділи, висновки, список використаних джерел та літератури, додатки.

У першому розділі даної курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу на прикладі школи, а також визначено шляхи автоматизації його управління.

У другому розділі даної курсової роботи було проаналізовано інформаційне забезпечення системи управління школи та побудовано імітаційну модель управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project. Визначено загальну характеристику, організаційну структуру, а також основні параметри проекту.

У третьому розділі даної курсової роботи було проаналізовано та описано технічне та програмне забезпечення школи та досліджено АРМ секретаря-референта, а також досліджено особливості програмного забезпечення та його використання у роботі секретаря школи на прикладі інформаційної системи «Школа», створеної засобами Microsoft Access.

Розділ 1. Постановка задачі та значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи

1.1 Засади організації, структура та місце секретаря в навчальному закладі на прикладі школи

Узгодження між освітньою моделлю в школі і структурою її управління - умова гармонійного розвитку організаційних і освітніх процесів. В основу проектування моделі управління школи покладено ЗУ "Про освіту", Статут школи, нормативно-правові документи Міністерства освіти і науки, педагогічної ради та органів громадського самоврядування школи. Реальна можливість надати педагогічному процесу цілісність і оптимальність пов'язана не тільки з її вдосконаленням, але і з застосуванням інформаційної системи, яка будується відповідно до прогнозованих цілей. Ця система передбачає варіативність і оптимальну технологічність змісту, засобів, форм і методів навчання, де в управлінні активно задіяні не тільки директор, його заступники та вчителі школи, а й секретар, на якого покладені обов'язки забезпечення їхньої діяльності [2, c.10].

Децентралізація системи управління школою сприяє гармонізації змістовної та управлінської діяльності, причому для кожного окремого структурного підрозділу передбачаються конкретні цілі, оцінюється складність і неоднорідність об'єкта управління. У системі управління школи функціонують не окремі модулі, які працюють за відомими освітніми моделями, а їх оптимальна комбінація. Їх діяльність визначена наступними стратегічними вимогами:

· Повне охоплення напрямків роботи;

· Координація і взаємозв'язок діяльності різних підрозділів;

· Адаптивність управлінської моделі до мінливих соціально-економічних умов, відкритість, що дозволяє суб'єктам управління своєчасно вводити в наявну систему нові структури, відмовлятися від застарілих;

· Використання в управлінні школою сучасних інформаційних технологій;

· Оптимальне для даної моделі залучення кваліфікованих фахівців, у тому числі з числа громадськості до прийняття управлінських рішень.

Виходячи з цілей, принципів побудови та стратегії розвитку побудована схема управління, в якій виділяється 4 рівні управління та місце в ній секретаря-референта (Рис. 1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. - Структура школи та місце в ній секретаря-референта

Перший рівень - директор - головне адміністративне особа, що втілює єдиноначальність і несе персональну відповідальність за все, що робиться в освітньому закладі між всіма суб'єктами управління. На цьому ж рівні перебувають вищі органи колегіального та громадського управління, що мають той чи інший правовий статус: Рада школи, педагогічна рада, органи самоврядування учнів. Суб'єктів управління цього рівня забезпечує єдність керуючої системи в цілому, визначають стратегічний напрям розвитку освітнього закладу, всіх його підрозділів.

Другий рівень - заступники директора освітнього закладу і завгосп, органи, що входять в сферу впливу кожного з членів адміністрації.

Кожен член адміністрації інтегрує певний напрям або підрозділ навчально-виховної системи відповідно до свого адміністративного статусу або суспільної ролі. Цей рівень виступає ланкою опосередкованого керівництва директора освітньою системою. Його головна функція - узгодження діяльності всіх учасників процесу відповідно до заданих цілей, програмою та очікуваними результатами, тобто домагатися тактовного втілення стратегічних завдань і прогнозів.

Третій рівень - методичні об'єднання. До управлінців цього рівня відносяться керівники методичних об'єднань. Взаємодія суб'єктів управління цього рівня здійснюється через спеціалізацію функцій при їх одночасної інтеграції. Керівництво на цьому рівні засноване переважно на особистих контактах, здійснюється з урахуванням індивідуальних особливостей і не формалізовано.

Четвертий рівень - учні, батьки та вчителі. Розвиток самоврядування на цьому рівні забезпечує реалізацію принципу демократизації. Участь дітей в керуючій системі формує їх організаторські здібності та ділові якості.

У структурних зв'язках принциповим є єдність управління - співуправління - самоврядування. Вертикальні зв'язки в рівнях управління відображають формулу "влада - підпорядкування". Саме цим займається секретар, який забезпечує діяльність та гармонійний розвиток функціональних обов'язків для управлінців кожного рівня управління, що забезпечує чіткість і злагодженість в управлінні розвитком освітньої установи, позбавляє від перекладання відповідальності з одного посадовця на іншого. Така робота по організації грамотного управління спрямована на підвищення культури управлінської діяльності. Управління педагогічною системою, як і управління будь-якої соціальної системою є перш за все, процес переробки інформації, що складається з трьох основних етапів: збір інформації, її переробка та видача управлінського рішення.

Розвиток системи управління школою на планований етап передбачає перехід до системної моделі управління освітньою установою, розробка якої і буде становити один з блоків роботи адміністрації школи.

1.2 Аналіз програмного забезпечення та визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи

Інформаційна система - сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів [2, c.25]. Для визначення шляхів автоматизації інформаційної системи управління школи, треба розглянути уже відомі автоматизовані системи, які успішно функціонують у школах України.

Так, наприклад, АСК "Школа" - це спеціалізована інформаційна система, що працює з базами даних особистих справ співробітників, учнів школи і їхньої успішності, що допомагає адміністрації школи організовувати навчальний процес. Її створення викликано розвитком єдиного інформаційного освітнього середовища і необхідно для підвищення ефективності і якості керування на основі впровадження сучасних інформаційних технологій, що дозволить:

· Підвищити ефективність процесу керування за рахунок оперативності в одержанні більш достовірної інформації про стан об'єктів керування і скорочення часу реакції керівництва (ухвалення рішення, постановки задач, контролю виконання);

· Звільнити органи керування всіх рівнів від малопродуктивної рутинної праці по збору інформації і складанню всіляких звітів, створивши умови для творчої праці;

· Різко скоротити паперові потоки документообігу і перейти на безпаперове діловодство;

· Стандартизувати діловодство;

· Використовувати зовнішніми користувачами (установами охорони здоров'я, військовими комісаріатами, податковою інспекцією, усілякими фондами та ін.) інформаційний ресурс управління освітою для рішення регіональних соціально значимих задач.

Для повноцінної роботи АС "Школа" формуються робочі місця: директора школи, завуча, секретаря, педагогів, адміністратора мережі, що користуються різними правами доступу до баз даних.

Умовно програму можна розбити на кілька функціональних підсистем, з якими працюють різні користувачі:

Підсистема діловодства дозволяє:

1. вести особисті справи співробітників установи і школярів;

2. формувати адресну й алфавітну книги;

3. створювати будь-які форми звітів, використовуючи системи пошуку, динамічного звіту і конструктора звітів. Формувати стандартні звіти про склад учнів по статі і по роках;

4. виводити на друк картку учня і особову справу співробітника;

5. використовуючи підсистему "накази", створювати проекти наказів по навчальному закладу по визначених шаблонах, вести електронні книги наказів по учням, по персоналу школи і руху учнів.

Підсистема планування:

1. розраховує базисний і навчальний плани, та сітку годин на основі сформованої структури школи, списків класів, базового і шкільного компонентів;

2. дозволяє розподіляти основне і додаткове навантаження викладачів.

Підсистема аналітики дозволяє проводити аналіз стану навчального процесу за критеріями:

1. якість знань;

2. успішність учнів у відсотках;

3. середній бал.

Використовуючи отримані дані, можна оцінити роботу викладача по будь-якому предмету в будь-якому класі, школу в цілому і по кожному предмету окремо. Цей аналіз можна вивести в графічній або табличній формі і використовувати при атестації викладачів і визначенні стану навчального процесу в школі.

Підсистема "Накази" дозволяє формувати і видавати накази по освітній установі в автоматизованому режимі, здійснювати ведення книг наказів по співробітниках і учнях школи, книг руху учнів, а також здійснювати контроль за виконанням наказів.

Програмний комплекс АС "Школа" є відкритою системою, яка здатна функціонувати разом з іншими програмами автоматизації освітніх установ.

Інший програмний продукт - Net Школа Україна - комплексна інформаційна система, області застосування якої включають [3, c.35]:

1. Побудову єдиного інформаційного середовища загальноосвітньої установи: школи, гімназії, ліцею, коледжу і тому подібне.

2. Дистанційне навчання в рамках шкільного навчального процесу:

§ навчання обдарованих дітей,

§ навчання дітей-інвалідів,

§ навчання хворих дітей,

§ навчання в системі додаткової освіти,

§ навчання дітей у віддалених сільських районах і так далі.

Побудова єдиного освітнього середовища району (міста) для здійснення обміну інформацією між навчальними закладами, управліннями освіти, дошкільними установами та ін. На основі Net Школи розроблено принципово нове рішення - система Net Місто - для формування єдиного освітнього простору районів (міст).

Для керівництва школи за допомогою цієї інформаційної системи вирішуються наступні завдання:

· оперативне отримання і аналіз інформації про навчальний процес для ухвалення управлінських рішень;

· ведення алфавітних книг, особистих справ співробітників, учнів, батьків для створення оперативних звітів;

· ведення розкладу, перегляд розкладу з різних точок зору (на місяць/тиждень/день, по учителям, по класам, по кабінетам і т.д.), ведення шкільних і класних заходів;

· моніторинг руху учнів;

· створення системи шкільного документообігу;

· автоматизоване складання звітності для управління освіти;

· конструювання власних звітів.

Net Школа гнучко настроюється на потреби кожного навчального закладу:

· можливо оперативно враховувати зміни в навчально-виховному процесі, в т.ч. заміни викладачів і рух учнів;

· можливість вводити будь-які типи навчальних періодів: чверті, триместри, півріччя та ін.;

· гнучка (не обов'язково 12-бальна) шкала оцінок у класному журналі;

· гнучкий механізм створення підгруп по предметах, профілів і компонентів в навчальному плані;

· можливість вести будь-яку кількість варіантів календарно-тематичного планування по предмету в класі;

· можливість вивести будь-яку інформацію на друк або в MS Excel для подальшої обробки.

Особливість продукту полягає в його мережевій архітектурі. Net Школу досить встановити тільки на одному комп'ютері - сервері, а працювати в системі можна з будь-якого комп'ютера, включеного в локальну мережу. На комп'ютерах користувачів не потрібно встановлювати спеціальних програм, потрібна лише стандартна програма-браузер (наприклад - Internet Explorer). Робота в Net Школі виглядає як робота в Інтернет, але доступ в Інтернет не обов'язковий: звернення відбувається не до зовнішніх сайтів, а до сервера Net Школи.

Якщо в школі є доступ в Інтернет, то використовувати Net Школу можна також і через Інтернет. Наприклад, можна надати батькам доступ до електронних щоденників своїх дітей. Важливо, що користувач не прив'язаний до свого робочого місця і може працювати в системі з будь-якого комп'ютера, наприклад, учень і батько з домашнього комп'ютера, з Internet-клубу та ін.

Портал “Кіровоградська обласна освітня мережа: Шкільна мережа” являє собою головну частину інформаційної системи “КУРС: Освіта” і включає набір засобів та інструментів, призначених для автоматизації управлінської діяльності адміністрацій загальноосвітніх навчальних закладів регіону, управлінь і відділів освіти рай/міськдержадміністрацій, обласного управління освіти і науки облдержадміністрації. Комплекс дозволяє створити єдину систему збору, обробки та зберігання інформації Кіровоградської області в розрізі закладів загальної середньої освіти. Одночасно вирішується проблема забезпечення районних, міських відділів/управлінь освіти та обласного управління освіти і науки повною оперативною інформацією про діяльність загальноосвітніх навчальних закладів, що дає можливість здійснювати освітній менеджмент на більш високому рівні, ефективніше планувати витрати міських та районних бюджетів в рамках реалізації освітянських програм, раціонально та обґрунтовано корегувати напрями для подальшого розвитку загальної освіти Кіровоградської області, а з іншого боку - забезпечувати відповідний рівень контролю за діяльністю навчальних закладів регіону.

Комплекс побудовано з використанням дворівневої архітектури. В ЗНЗ регіону встановлені програмні рішення “КУРС: Школа”, які працюють автономно з використанням сучасних клієнт-серверних технологій і одночасно потрібна інформація за допомогою спеціальної служби обміну передається на WEB-сервер. Доступ до нього користувачами може бути організовано через будь-який сучасний браузер, (наприклад, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera тощо). Завдяки такій архітектурі Комплекс надає можливість ведення баз даних в ЗНЗ та відділах/управліннях освіти без тимчасового доступу до мережі Інтернет з подальшим доповненням внесених даних до загальнообласної бази [4, c.45].

Структурно Комплекс складається з програмного забезпечення, яке використовується в ЗНЗ, районних, міських відділах/управліннях освіти та центрального WEB-сервера, який розміщено в одному із найбільш надійних та захищених дата-центрів України. При цьому користувачі отримують доступ до потрібних даних як локально, так і через мережу Інтернет. Об'єм даних, якими може оперувати кожен з користувачів, визначається в залежності від прав, наданих адміністратором Комплексу. Для користування WEB-порталом гості можуть бачити лише обмежену частину даних, а відповідальні особи отримують авторизований парольний доступ з використанням шифрованих протоколів обміну даними.

Можливості програмного Комплексу:

· Розвинена система доступу на різних рівнях в залежності від прав доступу;

· Ведення баз даних кадрового складу навчальних закладів (в розрізі категорій, встановлених Законом України "Про загальну середню освіту");

· Ведення списку дітей (учнів та дітей мікрорайону)

· Ведення бази даних шкільних приміщень;

· Шкільна мережа (розподіл на паралелі та класи);

· Складання навчальних робочих планів;

· Формування навантажень учителів;

· Складання та перегляд табелю відпрацьованого робочого часу;

· Складання та ведення розкладу занять;

· Автоматичне формування та друк звітів.

У контексті інформаційних систем і технологій особливого значення набуває таке поняття, як дані - інформація, подана у формалізованому вигляді, придатному для обробки автоматизованими засобами за можливої участі людини. Сучасною формою організації даних на машинних носіях є автоматизовані банки даних.

Автоматизований банк даних - це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, необхідних для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку та видачі даних. Основними складовими автоматизованого банку даних є база даних і система управління базою даних (СУБД).

База даних - це іменована структурована сукупність взаємозв'язаних даних, що відбиває стан об'єктів та відношень між ними в певній предметній галузі. База даних призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв'язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є її перевагою. База даних перебуває під управлінням СУБД - комплексу програмних і мовних засобів загального і спеціального призначення, необхідних для створення бази даних, підтримки її в актуальному стані, маніпулювання даними й організації доступу до них різних користувачів чи прикладних програм в умовах застосовуваної технології оброблення інформації [15, c. 30].

Організація баз даних є необхідною передумовою для створення освітніх інформаційних систем. В третьому розділі ми детальніше ознайомимося із усіма можливостями бази даних на прикладі програмного забезпечення Microsoft Office Access «Школа».

Висновок. У першому розділі даної курсової роботи було проаналізовано значення інформаційного обслуговування процесу управління для організаційної системи навчального закладу - школи, а також визначено шляхи автоматизації її управління. Інформаційне забезпечення в цьому випадку має за мету надати керівництву у зручному режимі роботи структуровану систему даних і знань щодо роботи кожного підрозділу установи. При цьому виникає необхідність автоматизувати робоче місце секретаря-референта, який забезпечуватиме діяльність працівників школи.

Проаналізувавши інформаційні системи управління навчальних закладів, які на сьогодні існують та можливості їхнього застосування при автоматизації управлінських процесів, ми дійшли висновку, що бази даних є найкращим варіантом. Вони призначається для використання багатьма користувачами у процесі розв'язування кількох прикладних задач і не залежить від окремих прикладних програм, що є їхньою перевагою.

Розділ 2. Аналіз інформаційного забезпечення системи управління віртуального навчального закладу на прикладі школи та побудова імітаційної моделі управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project

2.1 Загальна характеристика, організаційна структура та основні параметри проекту

Проект - це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату [6, c.18].

Перед складанням розкладу проекту всі його учасники повинні знати свої функції з урахуванням усіх рекомендацій та порад, що допоможе безперебійній роботі програмного забезпечення для успішного досягнення мети. Необхідно також розуміти кроки по зміні проекту, коли всі його структури будуть задіяні. Незалежно від складності проекту, він складається з наступних основних етапів:

1. Визначення основних цілей виконання проекту - стратегії проекту;

2. Планування виконання задач проекту;

3. Керування ходом виконання проекту;

4. Подання ходу виконання проекту;

Визначальними факторами при реалізації того або іншого проекту є:

· мета й задачі проекту, часто називають областю охоплення;

· час на виконання задач проекту;

· витрати, а точніше виділені ресурси на виконання того або іншого завдання проекту (персонал, устаткування, матеріали).

Управління календарним плануванням проектів здійснюється за допомогою сіткового планування і керування - комплексу графічних і розрахункових методів, організаційних заходів, що забезпечують моделювання, аналіз і динамічну перебудову плану виконання складних проектів і розробок. Характерною рисою таких проектів є те, що вони складаються з ряду окремих, елементарних робіт. Вони обумовлюють одна одну так, що виконання деяких робіт не може бути почати раніше, ніж будуть довершені деякі інші. У нашому випадку для створення моделі роботи секретаря школи потрібно розбити проект на послідовність задач (подій), встановити зв'язки між ними, а також визначити тривалість виконання цих подій:

Найменування робіт	Код роботи	Попередні роботи	Час виконання
Прийом документації	А1	-	1
Оформлення справ учнів та працівників школи	А2	А1	2
Збір матеріалів на засідання	А3	А1	2
Систематизація кореспонденції	А4	А1	1
Ведення картотеки, облікових журналів і трудових книжок	А5	А2	2
Підготовка зборів, засідань та педагогічних рад	А6	А3	2
Передача кореспонденції директору	А7	А4	1
Ведення і оформлення протоколів засідань і нарад	А8	А6	1
Оформлення вихідної кореспонденції	А9	А7	1
Ведення номенклатури справ та внутрішньої документації	А10	А5, А8, А9	5
Передача документації в архів	А11	А10	6

Взаємозв'язок робіт і подій, необхідних для досягнення кінцевої мети проекту, зображуються за допомогою мережної моделі. На сітковому графіку роботи зображуються стрілками, що з'єднують вершини, які зображують події. Початок і закінчення будь-якої роботи описуються парою подій, що називаються початковою і кінцевою подіями. Тому для ідентифікації конкретної роботи використовують код роботи (i,j), що складається з номерів початкової (і-го) і кінцевої (j-го) подій, а зв'язки між роботами зображуємо у вигляді кіл з порядковими номерами.

Роботи, що виходять з деякої події не можуть розпочатися, доки не будуть завершені всі операції, що входять в цю подію. Подія, що не має попередніх подій, тобто з якої починається проект, називається початковою подією. Подія яка не має наступних подій і відображає кінцеву мету проекту - є кінцевою.

Наступним кроком є розрахунок мережної моделі, який виконують прямо на мереженому графіку, користуючись простими правилами.

До тимчасових параметрів подій відносяться:

1) Ранній термін настання події I Tp (i);

2) Пізній термін настання події Tn (i);

3) Резерв часу настання події R (і).

Tp (i) - це час, необхідний для виконання всіх робіт, що передують даній події і;

Tn (i) - це такий час настання події, перевищення якого викличе аналогічну затримку настання завершальної події в сітці;

R (і) - це такий проміжок часу, на який може бути відстрочено настання цієї події без затримання термінів та завершення розробки в цілому.

У нашому випадку робота А1 є вихідною роботою, на яку опираються інші роботи відповідно до даної таблиці.

Ключовим моментом є поняття критичного шляху. Це той ланцюжок робіт, для якого характерна найбільша тривалість виконання.

Особливість критичного шляху полягає в тому, що саме його тривалість визначає максимальний термін здійснення проекту в цілому. У нашому випадку він дорівнює 42 дні, роботи критичного шляху - А1, А3, А6, А8, А10, А11.

Терміни виконання робіт, що лежать поза критичним шляхом, в тому чи іншому ступені «плавають» - тобто для таких робіт завжди є можливість або збільшити час початку, або почати із запізненням - на загальній тривалості проекту це ніяк не позначиться.

Для цього робимо розрахунок тимчасових параметрів за допомогою MS EXCEL 2003.

В MS Excel створюємо табличку із назвами стовпчиків (i, j) (роботи), t (i, j) (час виконання роботи), Tpн (i, j) (ранній термін початку роботи), Tpo (i, j) (ранній термін закінчення роботи), Tпн (i, j) (пізній термін початку роботи), Tпo (i, j) (пізній термін закінчення роботи), Rн (i, j) (повний резерв роботи), Rc (i, j) (вільний резерв роботи), R j.

Tpo (i, j) вичислюємо за формулою: = Tpн (i, j)+ t (i, j);

Tпн (i, j) = Tпo (i, j) - t (i, j);

Rн (i, j) = Tпo (i, j) - Tpн (i, j) - t (i, j);

Rc (i, j) = Rн (i, j) - R j.

Таким чином, ми бачимо, що на двох підкритичних шляхах є резерви часу, тобто можна зміщувати там роботи без ризику збільшення тривалості проекту і з метою забезпечення ефективності праці співробітників, що залучені до виконання цих робіт в проекті.

2.2 Побудова моделі у вигляді діаграми Ганта та її дослідження

Після того, як ми побудували мережну модель, наступним етапом проектування є побудова діаграми Ганта за допомогою програми Microsoft Project 2003. Ця програма допомагає скласти календарний план виконання проекту та наочно ілюструє його виконання.

Календарне планування - це процес складання й коригування розкладу, в якому роботи, що виконуються організацією, взаємопов'язуються між собою в часі і з можливостями їх забезпечення різними видами матеріально-технічних та трудових ресурсів

При календарному плануванні обов'язково повинно враховуватись дотримання заданих обмежень (тривалість робіт, ліміти ресурсів тощо) та оптимальний розподіл ресурсів [9, с. 10].

Параметрами календарного плану в найпростішому варіанті є дати початку та закінчення кожної роботи, їх тривалість та необхідні ресурси

Дата раннього початку - це найбільш рання дата, коли робота може бути розпочата. Якщо до неї додати тривалість роботи, отримаємо дату її раннього завершення. Для даного проекту це вт.09.05.12.

Через те, що виконання роботи може залежати від завершення якогось її елемента, існує остання дата, коли робота може бути завершена без затримки роботи проекту. Ця дата обчислюється як сума дати пізнього початку та тривалості виконання роботи. Для даного проекту це ср.30.05.12.

Робота з нульовим резервом часу називається критичною, її тривалість визначає тривалість реалізації проекту загалом. Критична тривалість - мінімальна тривалість, протягом якої може бути виконаний весь комплекс робіт проекту [6, с. 35].

Критичний шлях - шлях у сітковій моделі, тривалість якого рівна критичній. Ці роботи виділені на графіку червоним кольором.

Метод критичного шляху є основним для розрахунку ранніх та пізніх початків та закінчень робіт та резервів часу. Календарний план як перелік тільки планових параметрів проектних робіт втрачає свій сенс без порівняння з фактичними термінами виконання, тому частіше говорять про календарний графік. Він відбиває планові та фактичні дані про початок, кінець і тривалість кожного робочого елементу.

В цілому аналіз можливості реалізації проекту проводиться на основі вхідної інформації з врахуванням технічного проекту календарного плану, оцінки витрат за додатковими критеріями. Таким чином проводиться інтегральна оцінка надійності проекту. Інтерфейс програми умовно можна поділити на дві частини. У лівій частині розташована таблиця зі стовпцями:

1. Назва задачі;

2. Тривалість (дні);

3. Початок;

4. Кінець;

5. Попередник;

6. Назва ресурсу.

Відповідно до заповнення це відображається у лівій частині, вона представляє собою відрізки, розміщені на горизонтальній шкалі часу. Кожен відрізок відповідає окремому завданню або підзадачі. Завдання і підзадачі, складові плану, розміщуються по вертикалі. Початок, кінець і довжина відрізка на шкалі часу відповідають початку, кінцю і тривалості завдання, також показується залежність між завданнями.

Висновок. У другому розділі даної курсової роботи було проаналізовано інформаційне забезпечення системи управління навчальним закладом на прикладі школи та побудовано імітаційну модель управлінських процесів за допомогою ППЗ MS Project. Визначено загальну характеристику, організаційну структуру, основні параметри проекту, а також розроблено в MS Excel характеристику тимчасових параметрів.

Управління календарним плануванням проектів здійснюється за допомогою сіткового планування і керування - комплексу графічних і розрахункових методів, організаційних заходів, що забезпечують моделювання, аналіз і динамічну перебудову плану виконання складних проектів і розробок.

Розділ 3. Аналіз технічного та програмного забезпечення школи та дослідження АРМ секретаря-референта

3.1 Технічне забезпечення секретаря школи

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в школі. Оскільки секретар - "обличчя фірми", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робочого дня [7, c. 12].

Широке впровадження комп'ютерної техніки та інформаційних технологій в роботі секретаря школи значно полегшують його роботу. Для опрацювання великої кількості інформації, що циркулює в школі, використовуються комп'ютери. Не обходиться робота секретаря і без елементарного забезпечення оргтехнікою та іншими інформаційно-технічними засобами: завдяки високій швидкості роботи факсів, комп'ютерів, принтерів, ксероксів, електронної пошти прискорилася робота по оформленню особистих справ учнів та працівників школи, наказів директора тощо. Відпала потреба в рутинній ручній роботі, що її могли б виконувати різні службовці.

Обсяг планово-розпорядницької інформації настільки великий, що для її своєчасного аналізу і правильної оцінки потрібно повсюдне застосування комп'ютерних засобів збору, передачі та обробки.

Сучасні персональні комп'ютери здатні підтримувати складне графічне програмне забезпечення і обробляти великі масиви планово-розпорядницьких даних та вказівок, можуть застосовуватися як для багатокористувацьких систем з декількома робочими станціями, так і для забезпечення окремих видів планової діяльності. Реалізація переваг систем автоматизованого планування можлива, коли будь-яка інформація легко доступна секретарю та іншим працівникам школи або забезпечена її швидка передача між ланками керівництва даного навчального закладу [13, c. 25].

3.2 Створення інформаційної системи віртуального навчального закладу «Школа», створеної засобами Microsoft Access

Інформаційна система є комунікаційною системою по збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, забезпечуючи працівників різного рангу інформацією для реалізації функції управління. Інформаційна система створюється для конкретного об'єкту. У нашому випадку це база даних «Школа», створена засобами Microsoft Access, яка є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних на зовнішніх пристроях, що запам'ятовують, а також доступу до даних і їх обробки. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використання бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для секретаря школи [12, c.44].

При створенні даної БД спочатку розробляємо інфологічну модель, де можна побачити склад таблиць, ключі та зв'язки між ними:

Потім на основі цих таблиць створюємо запити. СУБД ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. Допрацювати та оптимізувати інструкцію запиту можна у режимі SQL. У СУБД ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Запит - це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

Створення запитів за допомогою конструктора. У режимі конструктора можна створити новий запит, або відредагувати існуючий запит незалежно від того, яким чином він був створений, (наприклад, за допомогою майстра).

Рядок Имя таблицы використовується для вибирання таблиці.

Рядок Поле призначений для задания поля, значення котрого будуть з'являтися у заданому стовпчику.

Рядок Сортировка дозволяє задати порядок сортування значень поля.

Рядок Вывод на экран може використовуватися для відміни виведення на екран деяких полів під час виконання запиту.

Рядки Условие отбора та Или використовуються для створення умови відбирання записів.

Виконання запиту в режимі конструктора можна досягти вибравши меню Запрос/Запуск.

За допомогою рядка Условие отбора можна створити запит з параметрами. Під час виконання такого запиту відкриваються вікна діалогу, котрі містять запрошення на введення умови відбору записів. Щоб створити запит з параметрами для кожного поля, яке передбачається використовувати як параметр, у рядок Условие отбора треба ввести текст запрошення у квадратних дужках ([ ]). Якщо необхідно увести діапазон значень, використовуються параметри BETWEEN та AND у такому вигляді:

BETWEEN [...J AND [...]. Для параметра можна встановити тип даних за допомогою меню Запрос/Параметры.

Зберігання запиту відбувається за допомогою меню Файл/ Сохранить або Сохранить как/Экспорт.

Запит також можна відредагувати у режимі SQL. Для цього потрібно відкрити запит у режимі таблиці або конструктора та вибрати меню Вид/Режим SQL.

Порядок створення нового запиту за допомогою конструктора:

1. Вибрати вкладку Запросы. натиснути на кнопку Создать та вибрати Конструктор.

2. З'явиться вікно діалогу для додавання таблиць або запитів таке саме, як і під час встановлення зв'язку між таблицями, в якому треба вибрати потрібні таблиці.

3. Вибрати поля, які повинні з'являтися у запиті.

4. Задати порядок сортування.

5. Визначити умови відбирання записів.

6. Якщо потрібно, створити розрахункові поля.

7. Зберегти запит.

Наступний крок - створення форм. Форми у СУБД АССЕS створюються самостійно або за допомогою майстрів. Форму, створену за допомогою майстра, можна доробити у режимі конструктора.

Створення форми за допомогою майстра:

1. Вибрати вкладку Формы та натиснути на кнопку Создать.

2. У вікні Новая форма вибрати джерело даних (таблицю або запит), у списку засобів створення форми вибрати Мастер форм та натиснути на кнопку Ок.

3. Вибрати поля, які повинні вводитися у форму.

4. Вибрати зовнішній вигляд форми (наприклад, В один столбец) та натиснути на кнопку Далее.

5. Задати стиль форми (наприклад, Обычный) та натиснути на кнопку Далее.

6. Увести ім'я форми та натиснути на кнопку Готово.

Відкрити форму для перегляду або уведення даних можна вибравши її ім'я у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Открыть.

Створення підпорядкованих форм (ієрархічних). Підпорядкована форма - це форма, яка знаходиться усередині іншої форми. Головна форма може мати будь-яку кількість підпорядкованих форм. Головна форма та дані таблиці, на основі котрої вона побудована, повинні бути зв'язані відношенням «один-до-багатьох» з першою підпорядкованою формою, а перша підпорядкована форма - відношенням «один-до-багатьох» з другою підпорядкованою формою.

У режимі конструктора можна створити нову форму або модифікувати існуючу.

Форма містить такі розділи:

* Заголовок - використовується для виведення тексту заголовка форми, коментарів по роботі з формою, кнопок для відкривання зв'язаних форм, тощо;

* Область даннях - містить елементи управління, які призначені щодо виведення даних полів таблиць, керуючі елементи (кнопки, перемикачі);

* Верхний колонтитул - використовується для відображення заголовка форми, стовпців тощо (виведення відбувається тільки під час друкування форми);

* Нижний колонтитул ? використовується для зображення дат. номерів сторінок (виведення відбувається тільки під час друкування форми).

* Область выделения формы (квадрат на перетині лінійок). Якщо виконати CLICK у цій області - відбувається виділення форми. DOUBLE CLICK - відкривається вікно властивостей форми;

* Область выделения раздела (квадрат біля заголовка розділу). Якщо виконати CLICK в цій області -- відбувається виділення розділу, DOUBLE CLICK - відкривається вікно властивостей розділу.

Під час створення нової форми в ній присутня лише одна категорія - Область данных. Інші розділи додаються за допомогою меню Вид.

Отже, форма складається з об'єктів. Для додавання нових об'єктів використовується панель елементів. Кожний об'єкт має властивості, які можна змінювати у вікні властивостей. Щоб завантажити це вікно, потрібно виділити об'єкт та вибрати меню Вид/Свойства або натиснути праву кнопку миші та вибрати Свойства.

3.3 Автоматизоване робоче місце секретаря школи

автоматизація інформаційний управління школа

Автоматизоване робоче місце (АРМ) - це програмно-технічний комплекс, призначений для автоматизації діяльності певного виду. Основною характеристикою АРМ є орієнтація на людину, яка не має професійної підготовки з використання обчислювальної техніки, але професійно обізнана у конкретній предметній галузі.

Основною перебудовою для організації системи об'єктивного інформаційного забезпечення управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при без паперовій інформаційній технології. Через цю, фактичну інформацію визначається ступінь плану виробництва з виготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським і технологічним вимогам.

Щоб організувати систему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовується для управління об'єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалась і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялась) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв'язку до ПЕОМ користувачів і комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) обробляється (разом з умовно постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управління об'єктом, у тому числі інформуванню фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування і планування, обліку і контролю, складання установленої звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об'єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність ефективним в роботі АРМ є його функціонування в мережах локальної обчислювальної мережі як робочої стаді. Це є особливо доцільним тоді, коли потрібно розподілити інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Технічне забезпечення АРМ має гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи, спроможність опрацювати в заданий час необхідний обсяг даних. Як індивідуальний користувацький засіб АРМ має забезпечувати високі ергономічні властивості й комфортність обслуговування.

АРМ секретаря школи містить функції одержання статистичної звітності за будь-який період за визначеними формами з можливістю їхньої подальшої модифікації без залучення програмістів, видачі довідок і запитів за довільною формою для всіх користувачів, що мають доступ до цієї інформації. Введення інформації здійснюється за допомогою вбудованого редактора - заповнення шаблонів розпорядницьких документів, що забезпечується вибором усієї необхідної інформації з можливістю подальшого редагування одержаного тексту документа. Наявні також інструменти зміни шаблонів та їх поповнення.

АРМ секретаря координує також роботу всіх підрозділів, має функції резервного копіювання, відновлення даних, відповідає за розмежування доступу, контроль за «зовнішніми» користувачами системи, створення додаткових запитів до БД за вимогою керівництва школи, має функції супроводження єдиних каталогів БД.

Отже, АРМ секретаря школи працює з єдиною базою даних, що дає змогу:

· забезпечити введення в базу даних інформації там, де вона виникає;

· реалізувати принцип колективної роботи в мережі, що виключає повторне введення даних;

· зберегти службові функції співробітників, закріплені за ними посадовою інструкцією з діловодства [2, c.12].

Висновок. У третьому розділі даної курсової роботи було проаналізовано та описано технічне та програмне забезпечення навчального закладу та досліджено АРМ секретаря школи, а також досліджено особливості програмного забезпечення та його використання на прикладі інформаційної системи «Школа», створеної засобами Microsoft Access. АРМ секретаря школи містять функції одержання статистичної звітності за будь-який період за визначеними формами з можливістю їхньої подальшої модифікації без залучення програмістів, видачі довідок і запитів за довільною формою для всіх користувачів, що мають доступ до цієї інформації. Введення інформації здійснюється за допомогою вбудованого редактора - заповнення шаблонів розпорядницьких документів, що забезпечується вибором усієї необхідної інформації з можливістю подальшого редагування одержаного тексту документа. Наявні також інструменти зміни шаблонів та їх поповнення.

Висновки

На сьогодні сучасне виробництво характеризується постійним ростом об'ємів інформації, що оброблюється та збільшенням вимог до якості управління. Це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління на основі сучасних засобів обчислювальної техніки.

У даній курсовій роботі освітлені питання інформаційного обслуговування теоретичні та практичні аспекти: описаний склад та організація інформаційного забезпечення (структура інформаційного забезпечення, призначення усіх баз даних, принципи організації інформаційного забезпечення). Нами було визначено та досліджено шляхи автоматизації інформаційної системи управління навчального закладу на прикладі школи. У ході виконання курсової роботи ми побудували мережну модель за допомогою ППЗ MS Project та визначили кількість ресурсів, необхідну для даного проекту. Проаналізувавши технічне та програмне забезпечення школи, нами було досліджено місце в ньому АРМ секретаря-референта. Також ми описали інформаційну систему «Школа», створену засобами Microsoft Access, де пропонується організація АРМу секретаря школи на базі ПЕОМ. Облік наявності та руху особистих справ учнів та працівників школи, а також ведення діловодства згідно до номенклатури справ відповідальний відрізок робіт, який потребує точності, своєчасності та достовірності, крім того, достатньо трудомісткий процес. Тому автоматизація процесу, а також організація АРМа дозволить значно підвищити продуктивність праці секретаря школи.

Отже, при написанні курсової роботи, ми закріпили і поглибили знання, набуті при вивченні дисципліни «Інформаційне обслуговування та технічне забезпечення процесу управління» на прикладі аналізу інформаційної системи школи. Адже зараз виникає необхідність автоматизувати робоче місце секретаря-референта, який забезпечуватиме діяльність директора та інших працівників школи, що досягається програмним та технічним забезпеченням для автоматизації управлінських процесів і набагато підвищує продуктивність його праці.

Список використаної літератури

1. Посадова інструкція секретаря школи від 27.06.2006 №68.

2. Денісова О.О. Інформаційні системи і технології в педагогічній діяльності: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2004. - 307 c.

3. Управління проектами: Підручник / Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. - ЦУЛ, 2010.

4. Режим доступу: http://www.ebooktime.net.

5. Половнев Н.М., Якимов А.М. Систем автоматизированной обработки учетной информации. - М.: Финанс и статистика, 1994. - 187 с.

6. Твердохлеб Н.Г., Татарчук Н.И., Сендзюк М.А. Организация машинной обработки экономической информации в промышленности. - К.: Вища школа, 1984. - 416 с.

7. Ситник В.Ф., Пинчук Н.С., Волк Б.Г. Автоматизация расчетов по материально-техническому обепечению производства. - К.: Техника, 1990. - 168 с.

8. Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е. Автоматизация учета на базе персональных ЭВМ. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 192 с.

9. Компьютеризация информационных процессов на промышленных предприятиях / В.Ф. Сытник, Х. Срока, Н.В. Еремина. - К.: Катовице: Техника: Экономическая академия им. К. Адамецкого, 1991. - 215 c.

10. Вейскас Джон. Эффективная работа с Microsoft Access 97. - СПб: Питер. 1999. - 973 с.

11. Послед Б. Access 2000. Базы данных и приложения. ? К: "ДиаСофт", 2000. - 512 с.

12. Галузинський Г.Г., Гордієнко I.В. Сучасні технологічні засоби обробки інформації: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 1998. - 224 с.

13. Тексти лекцій з диципліни «Інформатика та комп'ютерна техніка» для студентів спеціальності 6103. Ч. 1 - Робота з базами даних (електронний варіант) / Укл.: О.Ф. Клименко. - К.: КНЕУ, 2002.

14. Управління проектами: Підручник. / Ноздріна Л.В., Ящук В.І., Полотай О.І. - ЦУЛ, 2010.

Размещено на Allbest.ru