Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Рівненський державний гуманітарний університет

Кафедра документальних комунікацій

ОРГАНІЗАЦІЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ РОБОЧИХ МІСЦЬ (АРМ) РЕФЕРЕНТА ОФІСУ

курсова робота з дисципліни „Документознавство”

Студентки ІІ курсу

Спеціальності

„Документознавство та інформаційна діяльність”

групи Р-22

Трохимчук Наталії Анатоліївни

Рівне - 2012

Реферат

Сьогодні впровадження та використання автоматизованих робочих місць (АРМ) має багато переваг. АРМ здійснюють виконання функціональних задач. До них належать можливість організації сукупної роботи користувачів через комп'ютерну мережу; можливість маневрування ресурсами у межах мережі; можливість резервування потужностей і перерозподілу навантажень; забезпечення доступу до всієї інформації та фондів алгоритмів і програм, накопичених у мережі.

Відповідно до цього, мета курсової роботи полягає у вивченні АРМ, їх організації та принципах на прикладі референта офісу.

Об'єктом дослідження для даної курсової роботи є розвиток АРМ, як основної складової інформаційних систем на прикладі референта офісу.

Предмет дослідження становлять аспекти вивчення організації АРМ.

Зміст

Вступ

Розділ 1. Автоматизовані робочі місця (АРМ) як основна складова інформаційних систем

1.1 Понятійний апарат та основні терміни

1.2 Історичний аспект розвитку автоматизованих робочих місць

Розділ 2. Організація автоматизованого робочого місця референта

2.1 Сутність поняття «Автоматизоване робоче місце референта»

2.2 Автоматизоване робоче місце референта на прикладі офісного агентства «Репетитор»

Висновки

Список використаної літератури

Список скорочень слів та словосполучень

АРМ - автоматизоване робоче місце;

АСУ - автоматизована система управління;

ПЕОМ - персональна електронно-обчислювальна машина;

БЗ - база даних;

СУБД - система управління базою даних;

КОІ - комплексна обробка інформації.

Вступ

Актуальність теми курсової роботи:

Сьогодні впровадження та використання автоматизованих робочих місць (АРМ) має багато переваг. АРМ здійснюють виконання функціональних задач. До них належать можливість організації сукупної роботи користувачів через комп'ютерну мережу; можливість маневрування ресурсами у межах мережі; можливість резервування потужностей і перерозподілу навантажень; забезпечення доступу до всієї інформації та фондів алгоритмів і програм, накопичених у мережі.

Тема роботи є актуальною тому, що АРМ референта необхідно для щоденної обробки кореспонденції, її класифікації, реєстрації, зберігання, руху документів по організації, збереження конфіденційності отриманої інформації.

Розробленість теми:

Курсова робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Серед опрацьованих джерел слід виділити роботу А. Мітіна, в якій серед інших питань відображені аспекти історичного розвитку автоматизованих робочих місць [15].

Історію сутності АРМ досить докладно висвітлено у публікаціях А.Гончаренко [4].

Дослідженням організації атоматизованих робочих місць займались багато дослідників, зокрема, Н.Каширіна [12], В.Косинський [14], які в своїх працях детельно розповіли про переваги і фунції АРМ в умовах розвитку сучасних інформаційних технологій.

Мета курсової роботи полягає у вивченні АРМ, їх організації та принципах на прикладі референта офісу.

Завдання курсової роботи обумовлені її метою:

· дати визначення поняття «Автоматизоване робоче місце»;

· охарактеризувати АРМ як основну складову інформаційних систем;

· розкрити сутність поняття «АРМ референта» та висвітлити загальні принципи;

· проаналізувати організацію АРМ на прикладі референта офісу.

Об'єктом дослідження для даної курсової роботи є розвиток АРМ, як основної складової інформаційних систем на прикладі референта офісу.

Предмет дослідження становлять аспекти вивчення організації АРМ.

Методи дослідження обумовлені об'єктом і предметом курсової роботи.

Теоретична цінність курсової роботи полягає в тому, що узагальнюється матеріал про організацію АРМ, а також розкриваються вимоги до АРМ на прикладі референта офісу.

Практична цінність обумовлена укладанням списку літератури, що висвітлює організацію, вимоги до АРМ.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

У першому розділі висвітлено понятійний апарат досліджуваної теми та історичний аспект розвитку автоматизованих робочих місць.

У другому розділі розкривається сутність поняття «Автоматизоване робоче місце» референта офісу. А також висвітлюється організація АРМ референта на прикладі офісного агентства «Репетитор».

Розділ 1. Автоматизовані робочі місця (АРМ) як основна складова інформаційних систем

1.1 Понятійний апарат та основні терміни

Інформаційна система (англ. Information system) -- сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів. Інформаційні системи діють в Україні під назвою «автоматизовані системи (АС)» [23, с.97].

Автоматизована система (АС) (англ. automated system) -- сукупність керованого об'єкта й автоматичних керуючих пристроїв, у якій частину функцій керування виконує людина [23, с.98].

Автоматизація -- один з напрямів науково-технічного прогресу, спрямований на застосування саморегульованих технічних засобів, економіко-математичних методів і систем керування, що звільняють людину від участі в процесах отримання, перетворення, передачі і використання енергії, матеріалів чи інформації, істотно зменшують міру цієї участі чи трудомісткість виконуваних операцій. Разом з терміном автоматичний, використовується поняття автоматизований, що підкреслює відносно великий ступінь участі людини в процесі [ 4, с. 52 ].

Робоче місце - це частина простору, пристосована для виконання працівником (групою працівників) свого виробничого завдання, первісна ланка будь-якого підприємства. Відповідно під робочим місцем секретаря-референта слід розуміти зону трудової діяльності, що оснащена необхідними організаційно-технічними засобами, зв'язком, обладнанням та іншими спеціальним приладдям для виконання ним своїх обов'язків.

Усі робочі місця класифікують за такими ознаками:

За ступенем механізації робочі місця поділяють на ручні, машинно-ручні, механізовані, автоматизовані і апаратурні.

Робочі місця ручної роботи характеризуються тим, що всі трудові процеси на них виконуються за допомогою трудового зусилля виконавця, з застосуванням найпростішого інструменту.

До машинно-ручних робочих місць належить обробка предметів праці механізмами і за рахунок зовнішньої енергії (електричної, теплової), але при безпосередній участі працівника.

Механізовані робочі місця характеризуються тим, що основні технологічні процеси повністю виконуються машинами і механізмами, а за робітником залишається лише функція управління машинами, тобто енергія людини витрачається на управління, а не на безпосереднє перетворення предмета праці.

Апаратурні робочі місця оснащені різними апаратами, впливають ними на предмет праці за рахунок теплової, електричної, хімічної або біологічної енергії.

На автоматизованих робочих місцях весь технологічний процес здійснюється верстатом, машиною або агрегатом автоматичної дії без участі працівника, за яким зберігається функція пуску і зупинки автомату, контролю за його роботою і, за необхідності, наладки [12, с.102].

Тобто, автоматизоване робоче місце - це сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів, яка забезпечує кінцевому користувачу обробку даних і автоматизацію управлінських функцій в конкретній предметній сфері. Такі автоматизовані робочі місця характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних та підтримуючих технологій, що дозволяє використовувати спеціалістів невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не процедурний характер і глибоких знань в предметній сфері від нього не вимагаються, так, як вони закладені розробниками програмного забезпечення.

Автоматизоване робоче місце забезпечує працівника всіма засобами, необхідними для виконання певних функцій.

АРМ об'єднує програмно-апаратні засоби, що забезпечують взаємодію людини з комп'ютером, надає можливість введення інформації (через клавіатуру, комп'ютерну мишку, сканер тощо) та її виведення на екран монітора, принтер, плотер, звукову карту -- динаміки або інші пристрої виводу. Як правило, АРМ є частиною автоматизованої системи управління. Для АРМ інформаційне забезпечення створюється, як правило, у вигляді так званої інформаційної бази та бази даних [15, с.146].

Організаційне забезпечення АРМ - комплекс документів, що регламентують діяльність фахівців під час використання комп'ютера чи термінала іншого виду на робочому місці, фахівці визначають функції і завдання кожного із них [15, с.148].

Електронна обчислювальна машина (ЕОМ) -- загальна назва для обчислювальних машин, що є електронними (починаючи з перших лампових машин, включаючи напівпровідникові тощо) на відміну від електромеханічних (на електричних реле тощо) та механічних обчислювальних машин. В часи широкого розповсюдження аналогових обчислювальних машин, що теж були в своїй переважній більшості електронними, для уникнення непорозумінь використовувалася назва «цифрова електронна обчислювальна машина» (ЦЕОМ) або «лічильна» (рос. счётная) машина (задля підкреслення того, що цифрова електронна машина саме реалізує безпосередньо обчислення результату, в той час, як аналогова машина, фактично, реалізує процес фізичного моделювання з отриманням результату вимірюванням) [23,с.38].

База даних (БД) -- впорядкований набір логічно взаємопов'язаних даних, що використовуються спільно, та призначені для задоволення інформаційних потреб користувачів. У технічному розумінні включно й система керування БД. Головним завданням БД є гарантоване збереження значних обсягів інформації (т.зв. записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі [11, с.23].

Автоматизована система керування (АСК), Автоматизована система управління (АСУ), Комп'ютерна система управління(КСУ) -- автоматизована система, що ґрунтується на комплексному використанні технічних, математичних, інформаційних та організаційних засобів для управління складними технічними й економічними об'єктами. АСК - це сукупність керованого об'єкта й автоматичних вимірювальних та керуючих пристроїв, у якій частину функцій виконує людина [15, с.162].

1.2 Історичний аспект розвитку автоматизованих робочих місць

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а працівник офісу чи організації виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в ході розв'язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих інформаційних системах, для розв'язку поточних задач і аналізу функцій управління [4, с.26].

Термін "автоматизація" з'явився у пресі невдовзі після закінчення Другої світової війни Однак це слово не знайшло місця в словниках до кінця 50-х років. Цьому терміну було дане універсальне визначення: "автоматично контрольована дія машини, процесу або системи, особливо за допомогою контролюючих пристроїв". Ця характеристика охоплює автоматизацію як на промисловому підприємстві, так і в офісі.

Цей термін уперше був вжитий у 1947 році Д. Хардером з "Форд мотор компанії" на засіданні, присвяченому плануванню і обладнанню нового заводу. Після цього він відразу ж був визнаний як зручний для автоматичних пристроїв і став загальновживаним в автомобільній і металообробній промисловості. Далі цей термін став вживатися практично у всіх сферах виробництва, а щодо застосування цього слова у зв'язку з опрацюванням даних і канцелярською роботою, то перша людина, яка нібито вжила його, був Джон Діболд з компанії "Джон Діболд".

Введення автоматизації в офісах є процесом удосконалення промислової стандартизації з перенесенням місця дії з цеху в офіс.

У 1955 році як відзначав журнал "Dun's Review", в якому були опубліковані результати науково-технічного дослідження, менеджери офісів йшли "у напрямку електронної ери". Експерти виявили, що лише деякі компанії перейняли ефективні методи офісної роботи. Менше половини з них вимірювали продуктивність канцелярської роботи, 32 % мали програму контролю методів записів і форм, 25 % - програму вивчення методів офісної роботи лише 4 % застосовували схеми послідовності операцій.

Починаючи з 1954 року відбулося різке зростання автоматизації офісної праці. Двісті великих обчислювальних машин і більше восьмисот середніх стали застосовуватися в комерційній справі. Наприкінці 1962 року використовувалося вже більше 11 тис. обчислювальних машин і було замовлено ще 7 тис. З інформації, опублікованої компанією "McKinsey", яка на початку 1961 року займалася дослідженням проблем застосування ЕОМ: "Фактично важко знайти велику корпорацію, що не має й не користується принаймні однією електронно-обчислювальною машиною", та "стає все важче знайти середню й малу корпорацію, що не має хоча б скромних власних ЕОМ або не користується час від часу послугами бюро електронно-обчислювальних машин".

Відношення офісного обладнання до робочої сили й продуктивності цього обладнання є показником ступеня автоматизації.

Автоматизація на заводі або на фабриці спричинює "контрольовані дії апарата або машини". Це значить, що для регулювання й контролю за діями машини використовуються різні електронні або механічні пристрої. Автоматизований завод вчорашнього дня став ще більш автоматизованим. На фабриці, де протягом тривалого часу всі роботи виконувалися машинами, на перше місце ставиться удосконалення обладнання або машин.

Навпаки, автоматизація в офісі залежала головним чином від контрольованої дії самої системи з опрацювання офісних документів, що називається комплексним опрацюванням інформації (КОІ). Для того щоб підвищити рівень автоматизації, необхідно було провести ряд заходів щодо вдосконалення самих систем, тому що без попереднього аналізу й наведення порядку в системах і методах роботи перехід до автоматизації просто призвів би до прогресуючого безладдя й плутанини.

Прості визначення термінів, таких, як система - це "серія функцій, дій або операцій, що ведуть до бажаного результату", у той час як метод являє собою "дії системи в її деталях". Основна мета створення системи комплексної обробки інформації полягала в тому, щоб знайти ефективні й дешеві засоби або метод спрощення і контролю повторюваних канцелярських операцій. Це дуже схоже на використання так званих "процедур" у багатьох мовах програмування, коли та сама процедура може використовуватися в необмежену кількість разів. Використовуючи найкоротше визначення, комплексна обробка інформації є засобом спрощення і ліквідації повторюваних канцелярських операцій, чинених вручну. Система комплексної обробки інформації в окремо взятій компанії має призначатися для задоволення спеціальних потреб цієї компанії, які у свою чергу визначать потребу в устаткуванні або різних комбінаціях використовуваного устаткування.

Комплексна обробка інформації в повному розумінні слова є тією головною ідеєю, що лежить в основі поняття систем і без якої автоматизація конторської праці й застосування технічних засобів для обробки даних були б неможливі. Безумовно, комплексна обробка не є досконалим процесом автоматизації, але є дуже важливим кроком у досягненні автоматичності. КОІ дає логічну основу для опрацювання потоку комерційних даних. Завдяки цьому з' явилася можливість встановити в офісі ПЕОМ і "навантажити" машину цією роботою. Тобто, комплексна обробка інформації є першим кроком до автоматизації, без використання КОІ не можна було б досягнути справжньої автоматизації офісної роботи. Іншими словами, у конторській праці (обробці документів, підрахунку, розподілу прибутків тощо) використовуються повторювані операції, для яких може бути знайдений "загальний множник". При цьому такий процес можна автоматизувати.

Автоматизація в офісі не є синонімом обчислювальних машин або будь-якого типу швидкодіючого устаткування для опрацювання даних. Обчислювальна машина є механізмом або пристроєм, що дозволяє застосовувати методи комплексної обробки інформації в будь-якій компанії незалежно від складності й розмірів її операцій.

Нові досягнення в процесі опрацювання даних стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням - комплексній обробці інформації та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин. Ці грандіозні досягнення змусили відповідальних керівників (менеджерів) фірм приділяти більше уваги канцелярській роботі й тим витратам, які з нею пов' язані.

Отже, комплексна обробка інформації (КОІ) пов'язана як з автоматизацією конторської роботи, так і з опрацюванням даних за допомогою комп'ютерів.

Комплексна обробка інформації - це ефективний спосіб одержання скоординованого й безперервного потоку важливих даних, необхідних керівництву для прийняття будь-яких рішень, контролю й планування [1, с.41].

Опрацювання даних за допомогою ПЕОМ наголошує на важливому моменті - реальній економії часу й праці. Цей термін став широко вживаним лише після того як діловий світ почав застосовувати комп' ютери, тому що не можна здійснювати опрацювання даних за допомогою ЕОМ, не створивши комплексної системи, яка, у свою чергу, використовує необхідне обладнання, більшість компонентів якого є електронним.

Автоматизована обробка даних і обробка даних сучасними методами є більш широкими поняттями. Комерційні центри, які надають послуги, використовують первинні дані, або дані, внесені в який-небудь запом'ятовуючий пристрій. Це можуть бути накопичувачі на гнучких або жорстких магнітних чи оптичних дисках, в "чіпах" електронної пам'яті.

Електронно-обчислювальні машини були створені для того, щоб мінімізувати ручну працю та полегшити розумову. Мінімальна кількість ручної праці - ось одна з головних особливостей застосування ЕОМ. Але все таки машина є машиною, і вона не може обробляти "сиру інформацію", у невідомому форматі. Тому, якщо компанія планує купити й установити обчислювальну техніку, то відповідальний керівник повинен насамперед визначити, навіщо потрібна ця машина: попередньо спланувати вид завдань, що буде виконуватися за допомогою цього комп'ютера. Планування полягає у програмуванні машини - складання або придбання спеціалізованого пакета програм для роботи комп'ютера в даній галузі (у конкретній діяльності компанії).

Комп'ютери забезпечують можливість розв'язання широкого кола завдань різного типу на дуже високих швидкостях. Це дає можливість виконувати на ЕОМ операції, пов'язані з обробкою інформації та розрахунками варіантів планів у таких обсягах і в такі стислі строки, які при застосуванні іншої обчислювальної техніки неможливі. Тому ефективність впровадження ЕОМ полягає не тільки в економії праці у сфері управління, а й в оптимізації планування і вдосконаленні управління.

Впровадження автоматизованої системи управління має здійснюватися шляхом поетапної перебудови діючої системи з метою запобігання будь-яким порушенням поточної роботи управлінського апарату.

Застосування ПЕОМ для обробки економічної інформації та виконання розрахунків дає можливість у 1,5-2 рази знизити трудомісткість розрахункових операцій порівняно з ручною працею.

Сьогодні, завдяки інтенсивному розвитку комп'ютерних технологій, АРМ застосовуються практично всюди, як у промисловій сфері, так і в офісах [1].

Розділ 2. Організація автоматизованого робочого місця референта

2.1 Сутність поняття «Автоматизоване робоче місце референта»

Аналізуючи сутність поняття «Автоматизовані робочі місця», фахівці визначають їх найчастіше як професійно-орієнтовані невеликі обчислювальні системи, розташовані безпосередньо на робочих місцях фахівців і призначені для автоматизації їх роботи.

Для кожного об'єкта управління треба передбачити автоматизовані робочі місця, що відповідають їхньому функціональному призначенню. Однак принципи створення АРМ повинні бути загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність.

Відповідно до принципу системності АРМ варто розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов завдяки модульності побудови всіх підсистем і стандартизації їхніх елементів.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від впливу на неї внутрішніх і зовнішніх можливих факторів. Це значить, що неполадки в окремих її частинах повинні бути легко переборні, а працездатність системи - швидко відновлена.

Ефективність АРМ варто розглядати як інтегральний показник рівня реалізації наведених вище принципів, віднесений до витрат по створенню й експлуатації системи.

Функціонування АРМ може дати значний ефект тільки за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.

Створення автоматизованих робочих місць припускає, що основні операції з накопичення, збереження і переопрацювання інформації покладаються на обчислювальну техніку, а користувач виконує частину ручних операцій і операцій, що вимагають творчого підходу у підготуванні управлінських рішень [ 4, с. 52 ].

Розглянемо АРМ на прикладі сучасної професії документознавця-референта. Документознавець-референт - спеціаліст, який знає про документ все, що стосується роботи з ним (зіставлення, оформлення, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання) на основі використання тимчасових автоматизованих технологій. Він планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, приймає міри з оптимізації в документопотоках організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання. Приймає міри у вдосконаленні автоматизованих інформаційних систем та систем управління, у розробці новітніх інформаційних технології із застосуванням комп'ютерної техніки та створення баз і банків даних

Документознавство та референтська діяльність - це безпосередньо затребувана спеціальність на сьогоднішній день. Представники такого роду знань роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства, тому що є його «серцем» - інформацією і документацією [20, с.67].

Також, референт - це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи [7, с. 112].

Референт може працювати в установі будь-якого рівня управління, будь-якої галузі і будь-якої форми власності. Інакше кажучи - скрізь, де є люди та документи. Державний освітній стандарт вимагає, щоб випускник був «підготовлений до професійної роботи в державних органах федерального рівня, суб'єктів Федерації, муніципального рівня, в державних, громадських, кооперативних та комерційних установах, організаціях, фірмах, Підприємствах в службах документаційного забезпечення управління» [8, с.22].

Більшу частину робочого часу референт проводить на постійному робочому місці, де виконує значну частину роботи. Розробляє, впроваджує і забезпечує функціонування єдиного в організації технологічного процесу документування і роботи з документами і документною інформацією на основі використання сучасних автоматизованих технологій (складання, оформлення документів, облік, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання). Планує, організовує і удосконалює діяльність служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства в організації. Розробляє уніфіковані форми документів, системи документації, табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків організації. Бере участь у відборі документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження й експертизі цінності документів. Бере участь у постановці завдань проектування, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій, що базуються на застосуванні комп'ютерної техніки, проектуванні і актуалізації баз і банків даних. Вивчає й узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Готує пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Бере участь у роботі з підбору, розстановки та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління [ 17, с. 56 ].

Сучасний рівень розвитку комп'ютерних технологій дозволяє вирішувати поставлені вище завдання. У нашій країні створені й успішно застосовуються чудові програмні продукти, реалізують різні функції і призначені для автоматизації традиційного діловодства з урахуванням технологій та за допомогою електронних мереж. Сучасні офісні системи розробляються різними компаніями з урахуванням популярних пакетів офісних систем - Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office та ін.

Найвідомішими офісними програмами нині є: Система автоматизації діловодства і документообігу «СПРАВА», розроблена компанією «Електронні офісні системи»; Система автоматизації конфіденційного документообігу та молодіжні організації потоків робіт «OPTIMA-Work Flow», розроблена фірмою «Оптима»; Система електронного документообігу і автоматизації діловодства компанії «ІнтерТраст»; Системи автоматизації діловодства, документообігу та управління діловими процесами великих організацій та підприємств з урахуванням DOCS Open і WorkRoute, випущені компанією «Весть-Метатехнология».

Системи КонсультантПлюс стали невід'ємною частиною правового забезпечення сучасних офісів. Без довідкових правових систем сьогодні немислима робота керівників, бухгалтерів і документознавців. Охоплюючи повний спектр областей сучасного законодавства, системи КонсультантПлюс дозволяють фахівцям успішно розв'язувати різні правові питання, пов'язані з їх професійної діяльністю.

Існує безліч програм упорядкування і редагування службових документів. Такі програми називаються текстовими редакторами чи текстовими процесорами (Word та інших.) З використанням цих програм упорядкування документів текст редагованого документа виводиться на екран дисплея, у документи можна вносити зміни, переносити фрагменти з одного місця документа в інше, об'єднувати документи, використовувати різні шрифти виділення окремих ділянок тексту, легко працювати з таблицями і списками, багаторазово роздруковувати текст на принтері тощо. Програми включають словник синонімів ділового мовлення, перевірку орфографії і граматики, сучасне стильове оформлення документа, можливість складання документа на кількох мовах і багато ін.

Упорядкування документа в текстовому редакторі можна робити з використанням «заготовок» документів різних видів, заздалегідь уведених у пам'ять ПК [ 10, с. 203 ].

Вимоги до ПК для встановлення та роботи АРМ референта офісу потрібно:

· персональний комп'ютер с процесором, який має частоту 1600 MHz або вище;

· 512 Мб оперативної пам'яті або більше;

· 200 Мб вільного місця на жорсткому диску (HDD) плюс додатково об'єм, необхідний для наповнення власних баз даних;

· відеоадаптер SVGA або кращої роздільної здатності;

· «миша» або сумісний пристрій;

· мережевий адаптер для роботи мережевої версії в локальній мережі;

· операційна система MS Windows Vista/XP/2000 з підтримкою української (російської) мови та російської кодовою сторінкою по замовчуванню (регіональні налаштування);

· Microsoft Internet Explorer версіі'6.0 або вище.

· пристрій для читання оптичних дисків (CD/DVD); [ 14, с. 97 ].

Референт виконує низку найрізноманітніших завдань, які за допомогою АРМ виконує якісніше, оперативніше і з меншою затратою часу та коштів.

Референту для того, щоб відповідати вимогам користувача АРМ: необхідні знання базового набору операцій при роботі з операційною системою Windows: вміння запускати програми, працювати з вікнами та стандартними елементами вікон (меню, закладками, кнопками, полями) [21, с.49].

Референтом на АРМ виконуються такі операції:

1) введення інформації з документів з допомогою клавіатури (з візуальним контролем екраном дисплея);

2) введення даних в ПЕОМ з магнітних носіїв інших АРМ;

3) прийом даних як повідомлень каналами телефонного зв'язку з інших АРМ за умов функціонування локальних обчислювальних мереж;

4) редагування даних, і маніпулювання ними;

5) накопичення і збереження даних;

6) пошук, оновлення й захист даних;

7) формування та передача даних іншим АРМ як файлів на магнітних носіях чи каналами зв'язку в обчислювальних мережах;

8) отримання оперативних довідок за запитами [21, с.50].

АРМ місце референта повинне забезпечувати виконання наступних функцій:

· пошук та відображення бібліографічних описів документів, що включені в склад бази даних;

· перегляд текстів документів, що включені в склад бази даних; підключення файлів з текстами документів;

· класифікація документів за типами, видами, розділами стандартів ДСТУ ISO 9001:2009 (або ДСТУ ISO/IEC 17025:2006);

· облік та контроль процесів розроблення нових документів;

· облік, контроль процесів впровадження, актуалізації документів в підрозділах підприємства;

· вилучення документів, що втратили чинність;

· планування, облік та контроль придбання нових документів (стандартів, норм, правил та ін.);

· контроль термінів впровадження нових нормативних документів;

· контроль термінів актуалізації нормативних документів;

· формування різноманітних довідок по документації офісу та його підрозділам;

· формування різноманітних звітів по роботі з документами [15,с.33 ].

Отже, для того, щоб покращити і полегшити роботу референта, як представника професії сьогодення і майбутнього АРМ повинне відповідати таким вимогам:

· своєчасне задоволення інформаційної й обчислювальної потреби фахівця;

· мінімальний час відповіді на запити користувача;

· адаптація до рівня підготовки користувача і його професійних запитів;

· простота освоєння прийомів роботи з АРМ і легкість спілкування;

· надійність і простота обслуговування;

· можливість швидкого навчання користувача;

· можливість роботи в складі обчислювальної мережі [1, с. 76 ].

Успіх офісу великою мірою залежить від рівня її технічного обладнання і ефективної автоматизації процесів управління в умовах зростаючого з дня на день обсягу інформації. Автоматизація діловодства вимагає, щоб сучасні офісні системи, за всієї складності засобів і методів автоматизації управлінської діяльності, мали простий і зручний користувацький інтерфейс, що дозволяє референту та інших фахівцям, котрі мають справу з документами, без особливої підготовки виконувати свої функцій з допомогою ПК. Системи автоматизації діловодства повинні мати такі можливості: введення, підготовка й редагування документів; введення і методи обробки даних по документах (реєстрації); обміну документами між керівником і співробітниками; збереження і пошук документів (створення баз даних); приймання й пересилка документів; систематизація документів, формування папок (справ); підготовка до архівного зберігання й архівування [ 10, с. 222 ].

Добре спроектована система автоматизованих робочих місць полегшує виконання рутинних операцій діловодства.

2.2 Автоматизоване робоче місце референта на прикладі офісного агентства «Репетитор»

Кожна молода людина хоче хорошу освіту. Для вступу у вуз, абітурієнти мають здати вступні іспити. Підготовка до них мусить бути серйозною і ретельною. Саме тому багато вступників намагаються займатися додатково на спеціальних курсах чи з репетиторами. Зазвичай пошук доброго та досвідченого викладача займає довгий час.

Основним завданням агентства «Репетитор» - є пошук в стислі терміни викладача для занять групи чи індивідуально. У цьому необхідно враховувати вільний час, як викладача,так і учня, і навіть адреси їхнього місця проживання чи постійної роботи.

Пошук викладача за певним предметом завдяки автоматизованому обліку даних займає лічені секунди.

Поліпшенню роботи агентства сприяє використання комп'ютерної техніки. Особливо важливим є не просте нагромадження комп'ютерів, а впровадження автоматизованої системи.

Нині дедалі більше організацій прагне автоматизувати робочий процес і використовувати електронну інформацію. Зберігання, пошук і доступ до інформації стали важливим явищем для людей, які тісно пов'язані з діяльністю у сфері комп'ютерних технологій, а також для звичайних людей (службовців, учнів, тощо.) допомагаючи їм скоротити тимчасові, матеріальні і навіть фізичні видатки, пошук, придбання, зберігання, обмін різними матеріальними і нематеріальними ресурсами.

До цього часу для пошуку необхідних даних переглядали величезні теки з документами, і якщо дані втрачені з якоїсь причини, тоді доводилось відновлювати інформацію заново.

З розвитком прогресу і комп'ютерного ринку програмного забезпечення, в агентстві виникла потреба створення програмного продукту здатного скоротити вселюдські витрати й зусилля, а головне оперативно видавати результат необхідний працівникові, і навіть замінити архіви на структуроване збереження в електронному вигляді.

Одним з варіантів можливих вирішень стало створення автоматизованого робочого місця (АРМ), покликаного забезпечити обробку спеціальної інформації. Автоматизоване робоче місце секретаря (АРМС) полегшило працю секретаря на всіх етапах з пошуку і складання звітних документів [13, с.82].

Створення АРМ передбачає, основні операції по нагромадженню, збереженню й обробці інформації, які доручаються обчислювальній техніці, працівник виконує лише певну частину ручних операцій. Звісно, у роботі агентства “Репетитор” ще є присутні рутинні, часто повторювані операції, які можна автоматизувати.

ЕОМ дозволяють зберігати, змінювати, додавати, впорядкувати дані, організувати їх пошук.

Збереження даних в цифровому вигляді більш доцільно, ніж збереження даних у вигляді паперів. Комп'ютер дає можливість швидкого пошуку за кількома параметрами.

АРМ можна визначити, як комплекс інформаційних ресурсів, програмно-технічних і організаційно-технологічних коштів індивідуального та колективного користування.

Результатом створення АРМ є:

· зниження рутинних робіт,

· підвищення продуктивність праці [15,с.72].

Основними функціями агентства “Репетитор” є:

1) Прийом заявок від клієнтів.

На отримані від клієнтів заявки з зазначеними вимогами, агентство виробляє добір кандидатів (викладачі). У вимогу до кандидатів вказується:

· вид дисципліни (предмет);

· досвід роботи викладача;

· кваліфікація викладача;

· місце проживання; тощо.

2) Прийом резюме від викладачів.

Отримані резюме є основним джерелом інформації про викладачів. Тут описуються основні дані викладача, такі як: прізвище, ім'я, по-батькові, домашня адреса, контактний телефон, вид дисципліни (предмет), освіта, його кваліфікація, досвід роботи.

3) Пошук кандидатів (викладачів) на посаду репетитора.

Кандидати (викладачі), які відповідають вимогам

клієнта відбираються з загального списку,а їх резюме надається клієнту.

Клієнт, на свій розсуд, відбирає наданих кандидатів.

4) Видача клієнту акту прийому-здачі.

У акті вказується перелік кандидатів, наданих роботодавцем і повна вартість наданих послуг.

5) Упорядкування звітних документів.

Звітними документами офісного агентства є:

· резюме викладача - є основним джерелом інформації при відборі викладачів;

· лист заявка - інформація, отримана від клієнта для підбору викладачів на посаду репетитора;

· договір з клієнтом - документ, з урахуванням якого здійснюються розрахунки клієнта з агентством «Репетитор»;

· акт прийому-здачі - документ, який відбиває роботу, виконану агентством з пошуку і надання викладачів клієнту.

Функція реєстрації нових клієнтів забезпечує внесення інформації в БД, вносять умови відбору викладачів.

Функція реєстрації нових викладачів полягає в тому, що у БД вносять інформацію про викладача, з урахуванням наданого резюме.

Функція упорядкування списків груп полягає у створенні звіту, де міститься список клієнтів, які мають певні умови пошуку викладача.

У функції запит про клієнтів без групи виводиться список клієнтів, що незанесені в жодну з груп.

Результатом опису предметної області є таблиця «Документ-Функція», у якій відображається функціональне призначення кожного з вищеназваних документів і їх місце в облікових ланцюгах. Заповнивши таблицю можна отримати повнішу картину описаної предметної області, і навіть місця перетину документів та їхні взаємозв'язок.

Проектування БД в агентстві «Репетитор» здійснює СУБД MS Access.

Access полегшує користувачам роботу з БД. Можна створювати таблиці, редагувати дані і використовувати запити пошуку потрібних даних, витрачаючи мінімум зусиль. Також Access включає у собі ряд спеціалізованих програм - Майстрів, які можуть замість програміста виконувати розробку форм введення даних і звітів.

У БД агентства “Репетитор” вся інформація розбита на 7 таблиць, що містять дані про клієнтів і викладачів. Завдяки яким досягаються певні переваги: вдається уникнути дублювання інформації. Усі необхідні дані можна зберігати в одній таблиці, у БД легко змінювати інформацію. Якщо в таблиці змінити адресу клієнта, то правильна інформація автоматично буде змінюватись в інших таблицях. Перевагою Access є і те, що на відміну від інших СУБД, вона зберігає всю необхідну інформацію щодо одного файла, хоч і розподіляється по різним таблицям.

Автоматизоване робоче місце референта агентства «Репетитор» має забезпечувати виконання таких функцій:

· пошук потрібного викладача;

· пошук клієнтів на формування груп;

· заповнення розкладу;

· заповнення даних клієнта;

· заповнення даних про викладача;

· архівне резервування даних;

· видача звітних документів:

– списки груп;

– списки клієнтів без групи;

– списки всіх клієнтів тощо.

Автоматизоване робоче місце секретаря (АРМС) офісного агентства «Репетитор» значно полегшує його працю в усіх операціях з пошуку і складання звітних документів [16].

автоматизація діловодство референт

Висновок

Сьогодні впровадження та використання автоматизованих робочих місць (АРМ) має багато переваг. АРМ здійснюють виконання функціональних задач. До них належать можливість організації сукупної роботи користувачів через комп'ютерну мережу; можливість маневрування ресурсами у межах мережі; можливість резервування потужностей і перерозподілу навантажень; забезпечення доступу до всієї інформації та фондів алгоритмів і програм, накопичених у мережі.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) -- індивідуальний комплекс технічних і програмних засобів, що призначений для автоматизації професійної праці фахівця і забезпечує підготовку, редагування, пошук і видачу на екран і друк необхідних йому документів і даних.

Вперше термін «автоматизація» був вжитий у 1947 році Д. Хардером з "Форд мотор компанії" на засіданні, присвяченому плануванню і обладнанню нового заводу. А з 1954 року відбулося різке зростання автоматизації офісної праці. Нові досягнення в розвитку АРМ стали можливі лише завдяки двом технічним досягненням - комплексній обробці інформації (КОІ) та винаходу швидкодіючих електронно-обчислювальних машин (ЕОМ).

Сутність створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а фахівець виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень.

Для кожного об'єкта управління треба передбачити автоматизовані робочі місця, що відповідають їхньому функціональному призначенню. Однак принципи створення АРМ завжди залишаються загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність.

Відповідно до принципу системності АРМ варто розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням.

Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов.

Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від впливу на неї внутрішніх і зовнішніх можливих факторів.

Ефективність АРМ варто розглядати як інтегральний показник рівня реалізації наведених вище принципів, віднесений до витрат по створенню й експлуатації системи.

Функціонування АРМ може дати значний ефект тільки за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.

В даній курсовій роботі АРМ я розглядала на прикладі професії референта. Референт - це особа, яка забезпечує організаційний, експертно-консультативний, інформативний та координативний супровід управлінської, наукової та іншої діяльності керівника, адміністрації або окремої посадової особи з метою ефективності їхньої роботи.

В ході курсової роботи я дійшла висновку, що АРМ референта повинне відповідати наступним вимогам:

· своєчасне задоволення інформаційної й обчислювальної потреби фахівця;

· мінімальний час відповіді на запити користувача;

· адаптація до рівня підготовки користувача і його професійних запитів;

· простота освоєння прийомів роботи з АРМ і легкість спілкування;

· надійність і простота обслуговування;

· можливість швидкого навчання користувача;

· можливість роботи в складі обчислювальної мережі.

Основним змістом курсової роботи є виклад і дослідження обраної мною теми : «Організація автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу», а також розкриття її аспектів.

Отже, я дійшла висновку, що АРМ - є невід'ємною умовою операційної, ефективної, якісної, з меншою затратою сил та коштів роботи фахівців різних сфер діяльності, в даному випадку референта офісу. Тому, система автоматизації діловодства повинна мати такі функції:

· введення, підготовка й редагування документів;

· введення і методи обробки даних по документах (реєстрації);

· обмін документами між керівником і співробітниками;

· збереження і пошук документів (створення баз даних);

· приймання й пересилка документів;

· систематизація документів, формування папок (справ);

· підготовка до архівного зберігання й архівування.

Створення автоматизованих робочих місць (АРМ) референта офісу в цілому є результатом зниження рутинних робіт та підвищення продуктивності праці. Тобто, в епоху інформатизації суспільства створення і розвиток АРМ - є важливим досягненням науки.

Список використаної літератури

1. Автоматизовані інформаційні технології в економіці: Підручник/ Під ред. проф. Г.А. Титоренко. - М.: Комп'ютер, 2010. - 122c.

2. Автоматизовані робочі місця

3. Білан Б.С. Інформатика та інформаційні технології: навч.посіб.: європ. кредитно-трансферн. система / Б.С. Білан, І.М. Карпович. - Рівне: НУВГП, 2010. - 197с.

4. Гончаренко А.П. Автоматизована інформаційна система реєстрації, пошуку й аналізу науково-технічних заходів / А.П. Гончаренко, А.Ф. Каретнікова // НТУ: Науково-практичний інформ. журн. - К.,2011. - №3. С.49-52.

5. Горовий В.М. Особливості розвитку соціальних інформаційних без сучасного суспільства / В.М. Горовий. - К.:НБУВ, 2009. - 300с.

6. Горовий В.М. Соціальні інформаційні комунікації, їх наповнення і ресур: [монографія] / В.М. Горовий. - К.: НБУ ім. Вернадського, 2010. - 360с.

7. Дiденко А. Сучасне діловодство / А.Діденко. - К.: Либiдь, 2010. - 148с.

8. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - К. : Держстандарт України, 1994.-53 с.

9. ДСТУ 2941-94. Системи оброблення інформації. Розроблення систем. Терміни та визначення. - К. : Держстандарт України, 1996.-23 с.

10. Дубнов П.Ю. Access 2007 / П.Ю. Дубнов. -М.:ДМК Пресс, 2009 р. -320с.

11. Карпова Т.С. База даних: моделі, розробка, реалізація / Т.С.Карпова- СПБ.: Пітер, 2010 р. -304с.

12. Каширина Н.А. Автоматизированое робоче место бухгалтера / Н.А. Каширина. - М.:Феникс,2011. - 294 с.

13. Козакевич Т.А. Документационный сервис: учеб.пособ. для вузов / Т.А.Козакевич, А.И. Ткалич. - М.: Академия, 2011. - 157с.

14. Косинський В.І. Сучасні інформаційні технології / В.І. Косинський. - К.: Знання, 2011. - 318с.

15. Митин А. Автоматизированные робочие места и новые информационные технологии в управленческой и учебной деятельности / А. Митин // Научно-техническая информация. Серия. Организация и методика информационной работы. - М., 2011.

16. Офійійний веб-сайт офісного агентства «Репетитор». Автоматизоване робоче місце секретаря

17. Сібіцька Л. І. Діловодство: навч. посіб. -- К.: Центр учбової літератури, 2008.

18. Сілкова Г.В. Інформаційно-аналітична діяльність у структурі інформаційної діяльності / Г.В. Сілкова // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфорологія: науковий журнал. - К.,2007. - №4. - С.37-44.

19. Слободяник М. Основні напрями розвитку документознавства в сучасній Україні / М.Слободяник // Бібліотекознавство. Документознавство. Інфорологія: науковий журнал. - К., 2012. - №2. - С.4-15.

20. Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук. праць: К.,2010. - 147с.

21. Чепуренко Я.О.Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2010. - №8. - С. 88-90.

22. Шумеров Е. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа и аудита / Л.Е. Шумеров, К.А. Умнова, Т.В. Воропаева . - М. «Перспектива», - 2008г. - 365с.

23. Шафрін Ю.О. Інформаційні технології: У 2 год.Ч.2. Офісна технологія й інформаційні системи. - М.:Лабораторія базових знань, 2007. - 366 с.

Размещено на Allbest.ru