Создание информационной системы для целей оперативного учета на предприятии

Создание автоматизированной системы ведения оперативного учета на предприятии. Требования к составу и параметрам программно-технических средств. Выполнение программной части посредством интегрированной среды разработки MS Access с приложением Delphi.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 21.10.2011
Размер файла 4,2 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

48

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

  • Введение
  • 1. Техническое задание
  • 1.1 Основание для разработки программного продукта
  • 1.2 Постановка задачи
  • 1.3 Требования к составу и параметрам программно-технических средств
  • 2. Описание программы
  • 2.1 Инструментальные и технические средства разработки
  • 2.2 Построение концептуальной модели компьютерной системы
  • 2.3 Описание баз данных
  • 3. Руководство пользователя
  • 3.1 Запуск программы
  • 3.2 Работа со справочниками
  • 3.3 Работа с документами
  • 3.3.1 Приходная накладная
  • 3.3.2 Расходная накладная
  • 3.3.2 Перемещение
  • 3.4 Работа с отчетами
  • 3.5 Выход из приложения
  • Заключение
  • Список использованных источников
  • Приложения

Введение

Казахстанский бизнес - это сектор экономики, который в буквальном смысле порожден реформами. До этого мало кто всерьез задумывался о том, какую мощную силу таит в себе огромный пласт невостребованного в то время человеческого энтузиазма, деловой энергии. На первую половину 90 годов минувшего века пришелся мощный рывок людей в частное предпринимательство, универсальным штрихом которого была стихийная уличная торговля, а главным девизом - "купить подешевле - продать подороже".

Периодом зарождения в стране цивилизованного бизнеса можно смело назвать 1997 год, когда был принят Указ Президента страны о мерах по усилению государственной поддержки и активизации развития малого предпринимательства. С тех пор приоритетное развитие его является неотъемлемой частью государственной политики и с ним же связано большинство кардинальных изменений в обществе.

Именно малый бизнес придает смешанной экономике необходимую гибкость, в состоянии быстро регулировать потребности рынка и зачастую не требует большого капитала. Он несет в себе мощный антимонопольный потенциал, служит серьезным фактором структурной перестройки и обеспечения прорывов по ряду направлений научно-технического прогресса. Во многом решает и проблему занятости, что очень важно для Казахстана. В нашей республике, для качественного роста предпринимательства создан специальный Государственный Фонд развития малого и среднего бизнеса. Чем больше предпринимателей и бизнесменов, тем выше будет конкурентоспособность страны и нации. Поэтому правильное понимание смысла и функции рыночных отношений способствует хорошей организации предпринимательского дела по желаемому виду экономической деятельности. Основным критерием существования любого малого предприятия является прибыль, полученная им. Эта прибыль направляется на развитие предприятия, что приводит к увеличению прибыли. На сегодняшний день одной из самых важных сторон развития предприятия является автоматизация деятельности предприятия.

Деятельность предприятия будет эффективной только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

Это послужило основанием для создания программного продукта, удовлетворяющего основным требованиям новейших компьютерных технологий, для автоматизации оперативного учета на отдельно взятом малом предприятии.

Целью данного дипломного проекта является создание автоматизированной системы ведения оперативного учета индивидуального предприятия. Эта система позволит хранить, обрабатывать и отображать информацию о товарах, состоянии заказов на складах, о заказах, реализованных покупателям, оптимально рассчитать выпуск продукции по наименованиям с целью максимизации прибыли.

Программная часть системы выполнена посредством интегрированной среды разработки MS Access с приложением Delphi. Интерфейс программы выполнен на основе многоуровневого меню, интуитивно понятного пользователю. Программа содержит множество проверок, исключающих неверный ввод данных.

1. Техническое задание

1.1 Основание для разработки программного продукта

Основанием для разработки данного программного продукта послужил заказ предприятия на разработку современной программы по управлению работы компании: товарно-складской учет. Управление в бизнесе сейчас базируется на широком использовании компьютеров, информационных технологий, баз данных, автоматизированных рабочих мест, пакетов прикладных программ [1]. Возможности применения информационных технологий существенно расширились благодаря современному программному обеспечению и динамично развиваются в предпринимательских структурах [2]. На сегодняшний день индивидуальное предприятие не использует огромные возможности новых информационных технологий. На этом предприятии нет программы, которая повысила бы производительность труда и оперативность обработки информации. Это и послужило основной причиной создания программного продукта, ранее отсутствующего на данном предприятии.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства [3, 4].

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но в последнее время становится основным видом их применения, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает коммерческой компании прямой экономический эффект [5,6, 7].

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования [8].

Программа должна поддерживать не только возможность хранения, обработки данных, но и наличие дружественного интерфейса понятного пользователю. Интерфейсная часть программы является понятной и удобной в использовании. Здесь обеспечивается минимальное использование клавиатуры при максимальном использовании, альтернативных клавиатуре, устройств ввода информации, в данном случае мыши. Это позволит значительно сэкономить время и соответственно повысить производительность труда. Программа должна вести учет в реальном масштабе времени. Это означает, что в любой момент времени можно просмотреть текущую информацию по складу, а также изменить ее. Внесенные изменения немедленно будут отображены на всех рабочих местах. Возможность работы в реальном масштабе времени играет важную роль при работе склада ИП, когда списание оборудования со склада, планирование поставок и заказ оборудования проводятся в сжатые сроки. Программа должна отражать специфику деятельности склада ИП. Она должна обладать возможностями группировать оборудование на складе по категориям: готовый товар, лес, доски и т.п. Программа должна содержать сведения о поставщиках, производить анализ закупок по каждому из поставщиков. Необходимо также учитывать, что часть поставщиков являются коммерческими организациями, а часть - государственными предприятиями. Программа должна быть защищена от несанкционированного доступа. Информация о состоянии склада является чрезвычайно важной, поэтому программа должна иметь систему распределения прав пользователей и систему защиты паролем. Программа должна легко переноситься с одного компьютера на другой, так как не исключена возможность использования программы в подвижном варианте (на компьютерах типа notebook). Программа должна быть легко модифицируемой и адаптируемой под нужды пользователей. Например, в любой момент времени должна существовать возможность внесения новой группы оборудования, или нового наименования оборудования. Так же должна существовать возможность изменения и удаления уже существующих групп и видов оборудования.

1.2 Постановка задачи

На сегодняшний день существует большое количество систем автоматизации складской деятельности предприятия. Однако многие фирмы, использующие специфические методы работы, не могут использовать данные программы. Например, фирмы, работающие в лесообрабатывающей области. Отличительными особенностями данной отрасли является необходимость работать с каждым клиентом индивидуально в течение длительного времени, поэтому все бизнес - процессы предприятия фактически отталкиваются не от собственных ресурсов фирмы, а от конкретного клиента. Таким образом, работа фирмы рассматривается через работу с конкретным клиентом.

Система создается для автоматизации оперативного учета ИП. Оперативный учет на индивидуальном предприятии заключается в учете прихода-расхода материальных средств на предприятии, учета движения товара в течение отчетного периода, инвентаризации склада, продаже готовой продукции.

Общие требования к разработке системы автоматизации оперативного учета:

1) Ведение учета в реальном масштабе времени.

2) Наличие удобного пользовательского интерфейса.

3) Наличие сторонней фирмы, занимающейся ведением бухгалтерского учета и кадрового учета предприятия, составлением баланса, квартальной и годовой отчетности. Таким образом, при ведении оперативного учета отпадает необходимость учитывать бухгалтерские счета и НДС.

4) Получение товара (леса, дерева) на склад предприятия.

5) Изготовление из полученного материала готового товара, хранящегося на складе.

6) Выдача продукта (как необработанного материала, так и готовой продукции) покупателям (клиентам).

7) Формирование информации по текущему состоянию склада.

8) Формирование информации по складу за отчетный период.

Особенности ведения складского учета на предприятии заказчике:

1) На складе заказчика хранятся товары с индивидуальными регистрационными номерами.

2) Существует большое количество разновидностей товаров (разная классификация леса - до 2 типов, различная готовая продукция - до 12 наименований).

3) Каждый товар выписывается конкретному клиенту. При этом фиксируется дата списания, особенности списания, полное название фирмы-клиента.

4) В любой момент времени есть возможность получить перечень товаров, выданных конкретному клиенту.

оперативный учет программный автоматизированный

Постановка задачи: разработать систему автоматизации оперативного учета для фирмы-заказчика (ИП), работающей в области предоставления лесообрабатывающих услуг. Система должна удовлетворять общим и специфическим требованиям, предъявляемым заказчиком.

Для решения задачи в программе были созданы следующие справочники:

справочник единиц измерения;

справочник фирм - клиента;

справочник материально-ответственных лиц;

справочник разновидностей товара;

справочник разновидностей леса.

Справочники дают возможность добавлять новые данные, просмотреть, редактировать, удалять имеющиеся данные.

В системе учитывается классификация леса, принятая единым стандартом, ведется список материально-ответственных лиц и клиентов предприятия, фиксируется приход - расход товара.

Справочник "Готовые товары" дает возможность добавить новый вид товара, изготовленного из леса, цену, количество и единицу измерения этого товара. Справочник поддерживает удаление и редактирование записей.

Добавление новых клиентов осуществляется с помощью формы "Новая фирма", которая вызывается в результате нажатия кнопки "Добавить" закладки "Фирмы" главной формы программы.

Система поддерживает возможность просмотра всех данных по складу. Также предоставляется возможность сделать соответствующую выборку:

состояние склада на определенный период;

перемещение товара на складе;

отчетная документация за любой период времени;

документация по приходу и расходу товара.

Все выборки формируются на основе сложных запросов, которые отображают все необходимые данные, ссылаясь на указанные параметры. Это является простым и удобным в случае необходимости быстрого отбора информации по тем или иным критериям.

1.3 Требования к составу и параметрам программно-технических средств

Для работы с программным продуктом "Автоматизация оперативного учета" персональный компьютер должен иметь следующие технические характеристики:

процессор INTEL PENTIUM II и выше или аналогичные процессоры других производителей;

оперативная память 64Мбайт и выше;

жесткий диск;

монитор SVGA;

принтер;

клавиатура;

мышь.

Для корректной работы программного продукта "Автоматизация оперативного учета" необходимо, чтобы поддерживалось следующее программное обеспечение:

операционные системы Windows 2000, Windows XP;

Microsoft Access 2000 и выше;

Borland Delphi 7 и выше.

2. Описание программы

2.1 Инструментальные и технические средства разработки

Поскольку использование баз данных является одним из краеугольных камней, на которых построено существование различных организаций, пристальное внимание разработчиков приложений баз данных вызывают инструменты, при помощи которых такие приложения можно было бы создавать. Выдвигаемые к ним требования в общем виде можно сформулировать так: "Быстрота, простота, эффективность, надежность" [9].

Среди большого разнообразия продуктов для разработки приложений Delphi занимает одно из ведущих мест. Delphi отдают предпочтение разработчики с разным стажем, привычками, профессиональными интересами. С помощью Delphi написано колоссальное количество приложений, десятки фирм и тысячи программистов-одиночек разрабатывают для Delphi дополнительные компоненты [10].

В основе такой общепризнанной популярности лежит тот факт, что Delphi, как никакая другая система программирования, удовлетворяет изложенным выше требованиям. Действительно, приложения с помощью Delphi разрабатываются быстро, причем взаимодействие разработчика с интерактивной средой Delphi не вызывает внутреннего отторжения, а наоборот, оставляет ощущение комфорта. Delphi-приложения эффективны, если разработчик соблюдает определенные правила (и часто - если не соблюдает). Эти приложения надежны и при эксплуатации обладают предсказуемым поведением [10, 11].

Пакет Delphi - продолжение линии компиляторов языка Pascal корпорации Borland. Pascal как язык очень прост, а строгий контроль типов данных способствует раннему обнаружению ошибок и позволяет быстро создавать надежные и эффективные программы.

Delphi содержит полноценный текстовый редактор типа Brief, назначения клавиш в котором соответствуют принятым в Windows стандартам, а глубина иерархии операций Undo неограниченна. Как это стало уже обязательным, реализовано цветовое выделение различных лексических элементов программы. Процесс построения приложения достаточно прост. Нужно выбрать форму (в понятие формы входят обычные, диалоговые, родительские и дочерние окна MDI), задать ее свойства и включить в нее необходимые компоненты (видимые и, если понадобится, неотображаемые): меню, инструментальные панели, строку состояния и т.п., задать их свойства и далее написать (с помощью редактора исходного кода) обработчики событий. Окна типа Object Browser стали неотъемлемой частью систем программирования на объектно-ориентированных языках. Работа с ними становится возможной сразу после того, как вы скомпилировали приложение [12, 13].

Projeсt Manager - это отдельное окно, где перечисляются модули и формы, составляющие проект. При каждом модуле указывается маршрут к каталогу, в котором находится исходный текст. Жирным шрифтом выделяются измененные, но еще не сохраненные части проекта. В верхней части окна имеется набор кнопок: добавить, удалить, показать исходный текст, показать форму, задать опции и синхронизировать содержимое окна с текстом файла проекта, т.е. с головной программой на языке Pascal [12, 13].

Опции, включая режимы компиляции, задаются для всего проекта в целом. В этом отношении традиционные make-файлы, используемые в компиляторах языка C, значительно более гибки.

Visual Component Library (VCL). Богатство палитры объектов для построения пользовательского интерфейса - один из ключевых факторов при выборе инструмента визуального программирования. При этом для пользователя имеет значение как число элементов, включенных непосредственно в среду, так и доступность элементов соответствующего формата на рынке.

Компонентами Delphi являются как стандартные элементы Windows, так и компоненты, написанные независимыми разработчиками, компоненты ActivX. Размер и границы каждого из этих компонентов в рамках Delphi приложений задаются с разной степенью точности. Размер графики и приложений можно задать с точностью до пикселя. Размеры компонентов можно контролировать прямо во время выполнения программы и подгонять их размер относительно текущего размера формы. Они вычисляются приложением на основе настроек сделанных программистом при написании программы [13, 14].

Связь Delphi с системой управления базами данных Access посредством компонентов ADO позволяет написать программу на более высоком уровне, и в плане сохранности информации, которая осуществляется Access, и в плане простоты и удобства доступа к ней.

Таким образом, Delphi - это высокопроизводительный инструмент создания приложений с незначительными требованиями к аппаратным и программным средствам [12, 13, 14].

Структура программного продукта базы данных "Автоматизация оперативного учета" состоит из следующих блоков:

- само приложение, реализованное на языке программирования Delphi 7;

- база данных, разработанная в Microsoft Access.

Приложение базы данных "Автоматизация оперативного учета" состоит из двух основных областей формы:

- панель справочников;

- панель документов.

Перемещение по областям происходит с помощью мыши, элементов главного или контекстного меню и кнопок быстрого доступа. Кнопки быстрого доступа сгруппированы на панели.

Экранная форма панели справочников состоит из следующих разделов:

- товар;

- единицы измерения;

- фирмы;

- МОЛ.

При загрузке формы происходит обработка процедуры FormCreate. В ней реализован механизм взаимодействия компонентов ADO с Access. При обработке этой процедуры происходит подключение базы данных:

procedure TFrmFurniture. FormCreate (Sender: TObject);

begin

DirApl: =ExtractFilePath (Application. ExeName);

try

AdoConnection. Connected: =false;

AdoConnection. ConnectionString: ='Provider=Microsoft. Jet.

OLEDB.4.0; Data Source='+DirApl+'Base\Base. mdb;

Persist Security Info=False';

AdoConnection. Connected: =true;

except

Application. MessageBox ('Приложение не может соединиться

с базой. ','Ошибка',MB_OK+MB_ICONEXCLAMATION);

end;

PageControl1. ActivePageIndex: =0;

LoadTrTovarExecute (Sender);

PageControl3. ActivePageIndex: =0;

MnAllJurnalExecute (Sender);

end;

При запуске загружаются все данные в компонент TListView. Например, товары загружаются с помощью процедуры LoadTovarExecute в LstViewTovar:

procedure TFrmFurniture. LoadTovarExecute (Sender: TObject);

var NewItem: TListItem;

begin

AdoQueryTovar. SQL. Text: ='SELECT

TblTovar. IdTovar,TblTovar. TovarName,TblTovar. TovarPrice,

TblTovar. TovarEdIzm FROM TblTovar INNER JOIN TblTreeTovar

ON TblTovar. IdTovar = TblTreeTovar. IdTovar WHERE

( ( (TblTreeTovar. IdTree) ='+IntToStr

(TrViewTovar. Selected. StateIndex) +')) ';

AdoQueryTovar. Open;

LstViewTovar. Items. BeginUpdate;

LstViewTovar. Items. Clear;

while not AdoQueryTovar. Eof do

begin

NewItem: =LstViewTovar. Items. Add;

NewItem. Caption: =Trim (AdoQueryTovar. FieldByName

('TovarName'). AsString);

NewItem. SubItems. Add (Trim (AdoQueryTovar. FieldByName

('TovarEdIzm'). AsString));

NewItem. SubItems. Add (Trim (AdoQueryTovar. FieldByName

('TovarPrice'). AsString));

NewItem. SubItems. Add (Trim (AdoQueryTovar. FieldByName

('IdTovar'). AsString));

NewItem. ImageIndex: =6;

AdoQueryTovar. Next;

end;

LstViewTovar. Items. EndUpdate;

end;

В этой процедуре происходит проверка, если выбрана папка в проводнике, то берется ее идентификационный номер и на основе SQL запроса делается выборка товаров. При этом в запросе обращаемся сразу к нескольким таблицам, и, основываясь на связях между ними выбираем товары отвечающие заданному условию.

Добавление папок в дерево товара происходит с помощью процедуры MnAddFolderExecute:

procedure TFrmFurniture. MnAddFolderExecute (Sender: TObject);

varIdxTree: String;

LevelTree: String;

NewNode: TTreeNode;

begin

if TrViewTovar. Selected<>nil then

begin

AdoQueryDirectory. SQL. Text: ='SELECT IdTree,Levels FROM TblTree WHERE IdTree='+IntToStr (TrViewTovar. Selected. StateIndex);

AdoQueryDirectory. Open;

IdxTree: =AdoQueryDirectory. FieldByName ('IdTree'). AsString;

LevelTree: =AdoQueryDirectory. FieldByName ('Levels'). AsString;

AdoQueryDirectory. SQL. Text: ='INSERT INTO TblTree

(Levels, ItemName, IdParent) VALUES

('+IntToStr (StrToInt (LevelTree) +1) +',"Новая

папка",'+IdxTree+') ';

AdoQueryDirectory. ExecSQL;

end

else

begin

AdoQueryDirectory. SQL. Text: ='INSERT INTO TblTree

(Levels, ItemName, IdParent) VALUES (0,"Новая папка",NULL) ';

AdoQueryDirectory. ExecSQL;

end;

AdoQueryDirectory. SQL. Text: ='SELECT MAX (IdTree) FROMTblTree';

AdoQueryDirectory. Open;

IdxTree: =AdoQueryDirectory. Fields [0]. AsString; NewNode: =TrViewTovar. Items. AddChild (TrViewTovar. Selected,'Новая папка');

NewNode. StateIndex: =StrToInt (IdxTree);

if TrViewTovar. Selected<>nil then NewNode. Parent. Expand (true);

NewNode. EditText;

end;

В этой процедуре происходит проверка на уровень вложенности папки и только после этого папка добавляется в нужный узел.

При запуске программы все проводимые операции (сохраненные документы) загружаются и видны на главной форме. Этот процесс обеспечивает процедура MnAllJurnalExecute:

procedure TFrmFurniture. MnAllJurnalExecute (Sender: TObject);

var NewItem: TListItem;

begin

PageControl3. ActivePageIndex: =0;

AdoQueryJurnal. SQL. Text: ='SELECT Id,DateDoc,NumerDoc FROM TblPrNakl';

AdoQueryJurnal. Open;

LstViewAllJurnal. Items. BeginUpdate;

LstViewAllJurnal. Items. Clear;

while not AdoQueryJurnal. Eof do

begin

NewItem: =LstViewAllJurnal. Items. Add;

NewItem. Caption: =AdoQueryJurnal. FieldByName

('DateDoc'). AsString;

NewItem. SubItems. Add ('Приходная накладная');

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('NumerDoc'). AsString);

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('Id'). AsString);

NewItem. ImageIndex: =6;

AdoQueryJurnal. Next;

end;

AdoQueryJurnal. SQL. Text: ='SELECTId,DateDoc,NumerDoc,FirmNam

FROM TblRNakl INNER JOIN TblFirm ON TblRNakl. Komu=TblFirm. IdFirm';

AdoQueryJurnal. Open;

while not AdoQueryJurnal. Eof do

begin

NewItem: =LstViewAllJurnal. Items. Add;

NewItem. Caption: =AdoQueryJurnal. FieldByName

('DateDoc'). AsString;

NewItem. SubItems. Add ('Расходная накладная');

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('NumerDoc'). AsString);

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('Id'). AsString);

NewItem. ImageIndex: =6; AdoQueryJurnal. Next;

end;

AdoQueryJurnal. SQL. Text: ='SELECT IdPerem,NumPerem,DatePerem FROM TblPerem';

AdoQueryJurnal. Open;

while not AdoQueryJurnal. Eof do

begin

NewItem: =LstViewAllJurnal. Items. Add;

NewItem. Caption: =AdoQueryJurnal. FieldByName

('DatePerem'). AsString;

NewItem. SubItems. Add ('Перемещение');

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('NumPerem'). AsString);

NewItem. SubItems. Add (AdoQueryJurnal. FieldByName

('IdPerem'). AsString);

NewItem. ImageIndex: =6; AdoQueryJurnal. Next;

end;

LstViewAllJurnal. Items. EndUpdate;

end;

В этой процедуре реализован механизм взаимодействия компонентов ADO с Access. Загружаются все журналы: приходная и расходная накладные, перемещение.

2.2 Построение концептуальной модели компьютерной системы

Для работы программы создано 8 форм. Формы связаны с собой через соответствующие пункты главного меню. С точки зрения иерархии форм, одна форма является основной, то есть запускается непосредственно из главного меню, а остальные 7 вспомогательными, вызываемыми из основных форм.

Наиболее удобным способом описания иерархии является графическое представление в виде дерева форм, показанное на рисунке 1. Данный вид представления позволяет легко ознакомиться с работой интерфейса программы и увидеть основные и соответственно вспомогательные формы программы.

Рисунок 1.

2.3 Описание баз данных

При проектировании базы данных необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных. Основные цели, которые при этом преследуются: обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах; исключить ненужное повторение данных, которое может явиться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства; обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними других объектов [9, 15].

До технической реализации структуры базы данных была проанализирована структура предприятия и составлены несколько вариантов бизнес-планов, характеризующие деятельность предприятия по различным типам выполняемых работ [16]. При анализе бизнес-планов учитывались критические моменты и проверки, важные с точки зрения обеспечения целостности данных. Также был произведен анализ типов отчетности по каждому из этапов бизнес-планов.

Главная задача данной работы заключается в необходимости автоматизации оперативного учета предприятия, а также возможность предоставления оперативной информации по всему складу, за определенный период или за конкретные дни. Для решения этой задачи был разработан программный продукт, в состав которого входят двенадцать таблиц (БД "Base. mdb"): "TblEdIzm", "TblFirm", "TblMol", "TblPrNakl", "TblPrTovar", "TblSklad", "TblTovar", "TblTree", "TblTreeTovar", "TblPerem", "TblRNakl", "TblRTovar" (рисунок 2).

Все таблицы между собой взаимосвязаны (рисунок 2). Структура организации таблиц позволяет создание первичных и внешних ключей. Имеется возможность изменения типа внутренних объединений для связанных таблиц.

Схема данных:

Рисунок 2.

5 таблиц являются так называемыми таблицами-справочниками. В них хранятся статичные данные, используемые при заполнении записей других таблиц. Эти таблицы необходимы для решения задачи построения наиболее эффективной структуры данных.

Таблицами-справочниками в информационной системе являются: "TblEdIzm", "TblFirm", "TblMol", "TblTovar", "TblTree".

Остальные таблицы хранят данные различных типов, в совокупности представляющие собой описание конкретного экземпляра сущности. В таких таблицах среди прочих часто хранятся коды, а не сами названия объектов. При необходимости можно связаться по коду с нужной таблицей-справочником и получить требуемую информацию.

Этими таблицами являются следующие: "TblPrNakl", "TblPrTovar", "TblSklad", "TblTreeTovar", "TblPerem", "TblRNakl", "TblRTovar".

Построение логической модели таблиц базы данных.

Таблица "TblFirm" хранит в себе все фирмы и предприятия (клиенты, поставщики), работающие с организацией. Каждый клиент вносится в базу данных с определенными реквизитами: РНН, расчетным счетом фирмы, адресом и т.д. (рисунок 3).

Таблица "TblFirm"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdFirm

Идентификатор

Счетчик

-

*

FirmName

Наименование фирмы

Текстовый

100

FirmRNN

РНН фирмы

Текстовый

12

FirmAdress

Адрес фирмы

Текстовый

150

FirmRS

Расчетный счет фирмы

Текстовый

10

FirmNameBank

Наименование банка

Текстовый

100

FirmSvidNDSNum

Свидетельство фирмы о постановке на учет №

Текстовый

10

FirmSvidNDSSer

Свидетельство фирмы о постановке на учет Серия

Текстовый

10

FirmSvidNDSDate

Свидетельство фирмы о постановке на учет, от какого числа

Текстовый

10

Таблица "TblEdIzm" хранит все единицы измерения, использующиеся в организации (рисунок 4).

Таблица "TblEdIzm"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdEdIzm

Идентификатор

Счетчик

-

*

EdIzm

Единица измерения

Текстовый

15

Таблица "TblMol" содержит материально - ответственные лица, работающие в предприятии. Эти материально - ответственные лица отвечают за приход и расход товара на складе (рисунок 5).

Таблица "TblMol"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdMol

Идентификатор

Счетчик

-

*

FIO

Фамилия имя отчество

Текстовый

50

Таблица "TblTovar" хранит весь товар (его разновидности), имеющийся в предприятии (рисунок 6).

Все данные из этой таблицы загружаются с помощью SQL - запроса в программе процедурой LoadTovarExecute. Запрос выглядит следующим образом:

SELECT TblTovar. IdTovar, TblTovar. TovarName, TblTovar. TovarPrice, TblTovar. TovarEdIzm FROM TblTovar INNER JOIN TblTreeTovar ON TblTovar. IdTovar = TblTreeTovar. IdTovar WHERE ( ( (TblTreeTovar. IdTree) = '+ IntToStr (TrViewTovar. Selected. StateIndex) +'));

Таблица "TblTovar"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdTovar

Идентификатор

Счетчик

-

*

TovarName

Полное наименование товара

Текстовый

255

TovarPrice

Цена товара

Денежный

Авто

TovarEdIzm

Единица измерения товара

Текстовый

10

Таблица "TblTree" содержит весь лес (его разновидность и подструктуру), с которым работает предприятие (рисунок 7).

Таблица "TblTree"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdTree

Идентификатор

Счетчик

-

*

Levels

Уровень вложенности

Числовой

-

ItemName

Имя узла

Текстовый

50

IdParent

Индекс родителя узла

Числовой

-

Таблица "TblPrNakl" хранит всю информацию о приходе товара (приходную накладную) (рисунок 8).

Таблица "TblPrNakl"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

Id

Идентификатор

Счетчик

-

*

OtKogo

Фирма продавец

Числовой

Длинное целое

NumerDoc

Номер документа

Текстовый

5

DateDoc

Дата документа

Текстовый

10

Komu

Фирма покупатель

Числовой

Длинное целое

Mol

МОЛ

Числовой

Длинное целое

NumFakturi

Номер Счет-фактуры

Текстовый

20

Osnavanie

Основание

Текстовый

100

Таблица "TblPrTovar" хранит весь товар и его количество по приходной накладной (рисунок 9). Эта таблица нужна для того, чтобы выбирать товар в приходную накладную. И запрашиваются данные из этой таблицы в процедуре ShowPrNakl с помощью SQL - запроса:

SELECT TblPrTovar. IdPrNakl, TblTovar. TovarName, TblTovar. TovarPrice, TblTovar. TovarEdIzm, TblPrTovar. Kolvo FROM TblTovar INNER JOIN TblPrTovar ON TblTovar. IdTovar = TblPrTovar. IdTovar '+ 'WHERE ( ( (TblPrTovar. IdPrNakl) = '+Id+'));

Таблица "TblPrTovar"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdPrNakl

Связь с приходной накладной

Числовой

Длинное целое

IdTovar

Связь с товарами

Числовой

Длинное целое

Kolvo

Количество пришедшего товара

Числовой

Длинное целое

Таблица "TblSklad" содержит информацию об остатке товара на складе (рисунок 10).

Таблица "TblSklad"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

Id

Идентификатор

Счетчик

-

*

IdTovar

Связь с товаром

Числовой

Длинное целое

Kolvo

Остаток на складе

Числовой

Длинное целое

Таблица "TblTreeTovar" связывает таблицу товара и леса (рисунок 11).

Таблица "TblTreeTovar"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdTree

Таблица дерева

Числовой

Длинное целое

IdTovar

Таблица товаров

Числовой

Длинное целое

Таблица "TblPerem" хранит всю информацию об операциях (перемещении) товара на складе (рисунок 12).

Таблица "TblPerem"

Имя реквизита

Описание

Тип данных

Размер

Признак индекса

IdPerem

Идентификатор

Счетчик

Длинное целое

*

NumPerem

Номер перемещения

Текстовый

5

DatePerem

Дата перемещения

Текстовый

10

IdPerTovara

Связь с товаром

Числовой

Длинное целое

KolvoPerTovara

Кол-во товара

Числовой

Длинное целое

IdVtTovara

Связь с товаром

Числовой

Длинное целое

KolvoVtTovara

Кол-во товара

Числовой

Длинное целое

Osnovanie

Основание

Текстовый

100

Таблицы "TblRNakl", "TblRTovar" созданы для расходной накладной. Они хранят данные о расходе товара на складе (документ "Расходная накладная").

Как говорилось в начале этого пункта (страница 20) между разработанными таблицами базы данных существуют взаимосвязи. Рассмотрим эти связи более подробно. Связь между таблицами осуществляется ключевым полем "IdTree", которое присутствует в каждой таблице, за исключением тех таблиц, которые рассчитаны лишь для построения справочников. Таблицы "TblTree", "TblTovar" связаны отношением "Один - ко - многим" с таблицей "TblTreeTovar". Таблицы "TblTovar", "TblPrNakl" связаны отношением "Один - ко - многим" с таблицей "TblPrTovar" [17]. Таблица "TblTovar" связана отношением "Один - ко - многим" с таблицей "TblSklad".

3. Руководство пользователя

3.1 Запуск программы

После загрузки главного файла базы данных Furniture. exe на экране автоматически появляется экран, информирующий пользователя о процессе загрузки базы данных. При загрузке происходит проверка целостности данных и инициализация основных параметров базы данных, таких как путь к файлу данных, определение глобальных переменных и т.д. Также происходит проверка разрешения экрана. После процесса проверки появляется диалоговое окно с запросом пользователя и пароля (рисунок 13). И только после правильного ввода пароля формируется основное меню и база данных готова к работе.

Окно запроса пользователя и пароля

Рисунок 13.

При запуске программы появляется главная форма с меню, пользуясь командами которого, пользователь может выбрать разные варианты работы: "Файл", "Вид", "Документы", "Отчеты", "Помощь" (рисунок 14).

Главное меню программы

Рисунок 14.

В пункте меню "Вид" расположены подпункты: "Товары", "Единицы измерения", "Фирмы", "МОЛ", "Общий журнал", "Приход", "Расход", "Перемещение".

В пункте меню "Документы" расположены подпункты: "Приходная накладная" с раскрывающимся подпунктом "Новая приходная накладная", "Расходная накладная" с раскрывающимся подпунктом "Новая расходная накладная", "Перемещение" с раскрывающимся подпунктом "Новое перемещение".

В пункте меню "Отчеты" расположены подпункты: "Отчет по товарам", "Просмотр товара, выданного клиенту", "Отчет по складу за отчетный период".

3.2 Работа со справочниками

При выборе подпунктов "Товары", "Единицы измерения", "Фирмы", "МОЛ" появляются соответствующие формы-справочники. Добавление и редактирование в формах - справочниках осуществляется на новой форме.

Выбрав подпункт "Фирмы" из меню или щелкнув по соответствующей закладке, откроется форма "Фирмы" (рисунок 15), в которой расположены все фирмы (клиенты и поставщики), работающие с ИП. В данном справочнике можно не только просмотреть всю информацию по фирмам, но и добавить новую, изменить имеющуюся, удалить ненужную.

Форма-справочник "Фирмы"

Рисунок 15.

Для того чтобы добавить нового клиента, необходимо нажать кнопку "Новая фирма". В результате появится форма, показанная на рисунке 16.

Форма "Новая фирма"

Рисунок 16.

На данной форме необходимо заполнить все поля, за исключением полей "Расчетный счет", "Наименование банка", "Номер", "Серия", которые являются не обязательными для всех предприятий, и только после этого нажать кнопку "Сохранить". Если какие то из обязательных поля останутся пустыми, то при нажатии на кнопку "Сохранить", выведется сообщение о том поле, которое осталось пустым (рисунок 17).

При нажатии кнопки "Сохранить" все данные сохраняются, в противном случае, при нажатии "Отмена" данные не сохранятся.

Окно сообщения

Рисунок 17.

Для редактирования записи необходимо нажать на кнопку "Редактировать". После чего появится форма, показанная на рисунке 18, со всеми исходными данными. Эти данные можно изменит как вам необходимо. И опять же необходимо заполнять все поля, иначе выведется сообщение о неправильно введенных данных.

Для того чтобы все измененные данные сохранились, необходимо нажать на кнопку "Сохранить". Если отпала необходимость что-то сохранять, нажмите кнопку "Отмена".

Форма "Редактирование фирмы"

Рисунок 18.

При удалении информации, сначала происходит проверка, есть ли в базе данных фирмы, с которыми ведется работа в предприятии и не повлияет ли удаление данных по этой фирме на весь рабочий процесс. Если есть, то выводится сообщение "Нельзя удалить фирму" (рисунок 19). В противном случае запись удаляется.

Окно сообщения

Рисунок 19.

Работа с остальными справочниками производится аналогично описанию работы справочника "Фирмы". Последующие справочники также поддерживают возможность добавления, удаления и редактирования записей.

Разновидности товара и леса отображаются в структуре дерева. Организация структуры строится следующим образом: в первую очередь нужно создать (или выбрать) папку с общим наименованием. А затем в эту папку добавлять товары и их разновидности с ценами и единицей измерения. Введенные товары можно редактировать (их название, цену, единицы измерения). Папку же с товарами можно переименовать. Но вот удалить папку, в которой хранятся товары нельзя, можно удалить только пустую папку. Дерево товаров смотрите на рисунке 20.

Форма "Товар"

Рисунок 20.

3.3 Работа с документами

3.3.1 Приходная накладная

Прием леса на склад осуществляется посредством меню "Документы" - > "Приходная накладная" - > "Новая приходная накладная". В открывшемся диалоге ввода необходимо заполнить все поля (рисунок 21). Открыть ту же самую форму можно и другим способом: если щелкнуть кнопкой мыши на главной форме по соответствующей закладке "Приход", то на открывшейся форме можно увидеть список всех приходных накладных. Чтобы добавить новую приходную накладную, надо нажать на кнопку "Новая приходная накладная". Откроется форма "Приходная накладная" (рисунок 21).

Форма "Приходная накладная"

Рисунок 21.

Номер приходной накладной и дата заполнения накладной добавляются автоматически, остальные данные нужно заполнить вручную. При нажатии на кнопки "От кого", "Кому" открывается справочник со всеми фирмами, хранящимися в базе данных (рисунок 22).

Материально-ответственное лицо добавляется из базы данных всех МОЛ при нажатии на кнопку "МОЛ". Справочник материально - ответственных лиц аналогичен справочнику фирм.

Форма "Справочник фирм"

Рисунок 22.

Основание заполняется вручную - дополнительная информация, на основании которой осуществляется прием леса.

Для того чтобы добавить лес, приходящий на склад, необходимо нажать клавишу "Insert". Откроется диалоговая форма со всеми разновидностями леса, которые хранятся в базе данных фирмы (рисунок 23). Если же какой то вид леса в базе отсутствует (в принципе редкое исключение, так как справочник со всеми видами леса заполнялся в первую очередь), то необходимо заполнить вид этого леса в справочник товаров.

Форма "Добавление леса в приходную накладную"

Рисунок 23.

Добавляем из имеющегося списка лес в приходную накладную двойным щелчком мыши. Чтобы изменить количество выделенного леса (по умолчанию 1 метр кубический), надо нажать сочетание клавиш "Ctrl" + "Enter". Появится диалоговое окно "Количество товара", в котором можно ввести нужное количество (рисунок 24). Нажимаем "ОК", количество товара сохраняется в приходной накладной.

После ввода некоторого количества леса общая сумма просчитывается автоматически.

Форма "Количество товара"

Рисунок 24.

После того как заполнили всю информацию по приходной накладной, можно вывести документ на печать, нажав кнопку "Печать". Печатная форма документа открывается с помощью программы "Microsoft Excel" (Приложение А). В печатной форме отображается вся информация по поставщику, его реквизиты, дата накладной, счет - фактура, основание прихода, количество товара, итоговая сумма сделки.

Чтобы сохранить документ, нужно нажать на кнопку "Провести". При нажатии на кнопку "Закрыть", документ закрывается без сохранения.

3.3.2 Расходная накладная

Выдача товара или леса со склада осуществляется посредством меню "Документы" - > "Расходная накладная" - > "Новая расходная накладная" или же щелкнув по соответствующей кнопке на закладке "Расход".

В выданном на экране диалоге расхода товара необходимо заполнить все данные (рисунок 25). Заполнение аналогично заполнению приходной накладной. Поэтому подробно рассматривать заполнение расходной накладной не имеет смысла.

Форма "Расходная накладная"

Рисунок 25.

Отличие структуры расходной накладной от приходной состоит в том, что в расходе не нужно материально-ответственное лицо и здесь нужно указать форму оплаты - безналичный или наличный расчет.

При безналичном расчете при распечатывании документа автоматически указывается платежное поручение (реквизиты предприятия и банка, через который будет проводиться операция) (Приложение Б).

Если же поставить галочку "Наличный расчет", то при выдаче документа на печать, платежное поручение не выдается (Приложение В).

Готовый документ выводится на печать с помощью "Microsoft Excel".

При проводке документа, он сохраняется в базе документов и в случае необходимости его можно просмотреть в общем журнале.

3.3.2 Перемещение

Документ "Перемещение" разработан для проведения операций на складе - на предприятии ведется учет того, сколько товара было изготовлено из поступившего леса. На рисунке 26 показан документ "Перемещение". В этом документе необходимо указать какое количество товара в какой товар соответственно перемещается.

Форма "Перемещение"

Рисунок 26.

Программа разработана для опытного пользователя, и поэтому не уместно предполагать, что пользователь может указать несуществующее количество леса или товара, хотя программно это учтено. При вводе вымышленного количества товара выдается сообщение о неправильном вводе (рисунок 27).

Окно сообщения

Рисунок 27.

При перемещении леса в товар, количество леса на складе уменьшается на указанное число. Документ "Перемещение" при необходимости также можно выдать на печать. При проведении документа, он сохраняется в базе всех данных, и его можно будет просмотреть в общем журнале. Все документы, нераспечатанные вовремя, могут быть распечатаны позднее из общего журнала. Редактировать уже проведенные документы нельзя, возможен только их просмотр. Удалить документы тоже нельзя. Это было предусмотрено для того, чтобы постоянно вести учет всех операций предприятия, и никто не мог скрыть полученную выручку.

3.4 Работа с отчетами

Для просмотра текущего состояния склада необходимо выбрать отчет в перечне закладок диалога "Отчет" - "Отчет по товарам". Информацию о количестве оставшихся товаров всех типов на складе можно получить из таблицы - отчета, которая формируется в отдельный Excel - документ (Приложение Г).

Можно просмотреть товар, выданный конкретному клиенту. Для этого нужно выбрать подпункт "Отчет по клиентам" пункта меню "Отчеты". Найденные организации будут представлены в виде списка со всеми данными по товарам, которые они приобретали, либо продавали нашему предприятию. Мы можем получить список товаров, выписанных со склада для данной организации, а также подробное описание характеристик этих товаров. Отчет формируется в отдельный Excel - документ (Приложение Д).

Существует возможность просмотреть движение товара на складе в течение любого из отчетных периодов. Для этого необходимо выбрать из меню "Отчеты" пункт "Движение товара". В открывшемся диалоге необходимо указать месяц, год и разновидности интересующих систем, затем нажать кнопку "Сформировать". Предложенный отчет будет содержать инвентаризацию склада и итоговую информацию по выбранным системам за отчетный период, информацию о количестве пришедших, проданных и оставшихся товаров всех типов и видов на складе (Приложение Е).

3.5 Выход из приложения

Для окончания работы с системой необходимо выбрать пункт меню "Файл" - "Выход". При этом система выполнит закрытие открытых объектов. После чего выйдет диалоговое окно, в котором нужно подтвердить или отменить выход из программы (рисунок 28). Подтвердив выход, работа программы завершается. После этого программный продукт будет закрыт.

Выход из приложения

Рисунок 28.

Заключение

Результатом данной дипломной работы является разработка программы "Автоматизация оперативного учета". Продукт разработан для ИП и функционируют совместно с остальным программным обеспечением предприятия. В процессе разработки программы выполнены требования к функциональным характеристикам, условиям эксплуатации и требования к операционной и программной совместимости. В дипломной работе была дана оценка результатов работы программы и даны рекомендации пользователю для работы с продуктом. Программная часть системы выполнена посредством интегрированной среды разработки MS Access с приложением Delphi.

Данный программный продукт выполняет следующие функции:

- учет прихода товара (леса, дерева) на склад предприятия;

- перемещение товара на складе;

- учет выдачи продукта (как необработанного материала, так и готовой продукции) покупателям (клиентам);

- формирование информации по текущему состоянию склада.

- формирование информации по складу за отчетный период.

- списывание товара конкретному клиенту. При этом фиксируется дата списания, особенности списания, полное название фирмы-клиента;

- в любой момент времени есть возможность получить перечень товаров, выданных конкретному клиенту и т.д.

Данный программный продукт намного облегчил труд работников предприятия и сделал его более продуктивным, ускорил производство.

Выполненная программа удовлетворяет всем основным требованиям предъявленных заказчиком.

В настоящий момент программа "Автоматизация оперативного учета" успешно функционирует в ИП.

Список использованных источников

1. Кокеева С. Информационные технологии в предпринимательских структурах строительной индустрии. // Мысль, - 2002. - № 9. - С.66-70.

2. Храпунов В. Малый и средний бизнес - залог успеха. // Мысль, - 2003. - № 8. - С.52-58.

3. Кудайкулов М., Нургалиева Д., Джанабаева Ж. Психолого-педагогические факторы развития предпринимательской деятельности. // Научно-педагогический журнал "Образование", - 2006. - № 1 (25). - С.111-114.

4. Исенов М. Малый бизнес: свет и тени. // Мысль, - 2004. - № 5. - С.66-71.

5. Алексеев Ю. Предпринимательство - динамика развития. // Мысль, - 2002. - № 4. - С.52-58.

6. Сулейменов М.К., Покровский Б.В., Худяков А.И., Жакенов В.А. Право и предпринимательство в Республике Казахстан. - Алматы: "Жетi Жаргы". 1994. - С.5-36.

7. Закон РК "О частном предпринимательстве". - Алматы: Издательский дом "БИКО". - 2006. - С.2-4, 10-12.

8. Турсумбаев Б.М., Петренко И.Я., Исмуратов С.Б. Основы организации бизнеса. - Челябинск: "Южно - Уральское книжное издательство". 1995. - С.352-375.

9. Федоров А. Базы данных для всех. // КомпьютерПресс, - 2001. - 800 с.

10. Фаронов В.В. Delphi 6 - Руководство программиста. - М.: Нолидж. 2002. - 880 с.

11. Герман В., Хомоненко А. Delphi 6. - С. - П.: БХВ - Санкт - Петербург. 2002. - 800 с.

12. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 7. - М.: Бином. 2003. - 900 с.

13. Александровский. Delphi 6. Разработка корпоративных приложений. - М.: МДК. 2001. - 800 с.

14. Бобровский С. Delphi 5. Учебный курс. - С. - П.: Питер. 2000. - 700 с.

15. Пасько В. Microsoft Access 2000 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV. 1999. - 384 с.

16. Брайен О. Библиотека ресурсов. MS Access 97: разработка приложений. - С. - П.: БХВ - Санкт - Петербург. 1999.

17. Каратыгин С. Access 2000: Руководство пользователя с примерами. - М. 2000.

Приложения

Приложение а

Печатная форма "Приходная накладная"

Приложение б

Печатная форма "Расходная накладная по безналичному расчету"

Приложение в

Печатная форма "Расходная накладная по наличному расчету"

Приложение г

Отчет по остаткам товара на 23.06.2006

Приложение д

Отчет по клиентам

Приложение е

Отчет "Движение товара"

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.