Определение сферы применения MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Разработка баз данных

1.1 Постановка задачи

1.2 Нормализация данных

1.2.1 Первая нормальная форма

1.2.2 Вторая нормальная форма

1.2.3 Третья нормальная форма

1.2.4 Связи между таблицами

1.3 Создание новой базы данных

1.4 Создание таблиц

1.5 Создание первичных ключей и индексов

1.5.1 Создание простого первичного ключа

1.6 Создание связей между таблицами

1.6.1 Создание связи "один-ко-многим"

2. Формы

2.1 Автоматическое создание формы на основе таблицы

2.2 Применение мастера для создания формы

2.3 Изменение фонового рисунка формы

2.3.1 Панель инструментов Элементы управления вкладки Конструктор

2.3.2 Панель инструментов вкладки Упорядочить

2.4 Создание запроса

Заключение

Список литературы

Введение

Данная работа посвящена применению системы управления базами данных Microsoft Access. СУБД (система управления базами данных) Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере. В работе будут рассмотрены основные характеристики и возможности данной СУБД, сравнение с другими системами подобного класса.

Целью работы является определение сферы применения MS Access и круга решаемых ею задач. Необходимо определить, в какой области применение Access позволяет достичь максимальной эффективности. Для этого в работе будут решены такие задачи, как: рассмотрение возможностей MS Access, изучение факторов, влияющих на выбор СУБД, степень реализации в MS Access функциональных потребностей пользователей разного уровня. На основании этих данных будут указаны такие примеры применения этой СУБД, где она имеет максимальную эффективность.

В большинстве существующих источников по MS Access, упор сделан либо на подробное изучение функций и меню, либо на автоматизацию конкретной задачи, либо на сравнение с другими СУБД. Новизна данной работы заключается в том, что в ней Access будет рассмотрена с точки зрения применимости к тем или иным задачам.

Это актуально в данное время, так как рынок программного обеспечения постоянно изменяется, стремительно развивается компьютерная техника, и нужно иметь представление, какие возможности предоставляет то или иное программное обеспечение.

Практическое применение данная работа может найти при выборе средства для решения какой-либо задачи в бизнесе или управлении.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.

1. Разработка баз данных

1.1 Постановка задачи

Разработать прикладное программное обеспечение деятельности мелкооптового книжного магазина (табл. 1). Менеджер магазина, изучив спрос на книжную продукцию в городе, принимает решение о закупке партии книг в том или ином издательстве. Часть продукции заказывается через Интернет. Покупателем в мелкооптовом магазине может быть любой человек или организация, при условии, что величина покупки превысит одну тысячу рублей. Расчет с организациями производится через банк. Расчет с физическими лицами - наличными. Покупателю выписывается счет-фактура, которая имеет уникальный номер и содержит список книг с указанием их стоимости. После уплаты указанной суммы покупатель получает товар на складе.

Разумно, выбрал в качестве инструмента Microsoft Access 2007 -- рекордсмена среди существующих СУБД по времени разработки приложения, и запланировали перевод базы данных на платформу SQL Server 2005, т.к. при отслеживании платежей по квартплате число записей в таблице лицевых счетов достигнет 200--500 тыс., а это уже несколько превышает возможности MS Office Access 2007.

Таблица 1. Набор данных

№	Поле	Тип	Размер	Описание
1	Provider	Текстовый	40	Поставщик книг
2	INN	Текстовый	10	ИНН поставщика книг
3	Address	Текстовый	60	Юридический адрес поставщика
4	Bank	Текстовый	60	Банк поставщика книг
5	Account	Текстовый	20	Номер счета в банке
6	Sign	Логический	1	Признак посредника
7	Film	Текстовый	20	Название книги
8	Author	Текстовый	60	Авторы
9	Comment	Поле Memo	Авто	Краткое содержание книги
10	Pages	Числовой	3	Количество страниц
11	Company	Текстовый	40	Издательство
12	Year	Числовой	4	Год издания
13	Cost	Денежный	15	Стоимость приобретения
14	Cdrom	Логический	1	Наличие компакт-диска к книге
15	Customer	Текстовый	20	Название покупателя
16	CustomerSign	Логический	1	Признак покупателя (юр./физ.)
17	INNcustomer	Текстовый	10	ИНН покупателя
18	AddressCust	Текстовый	60	Юридический адрес покупателя
19	Chief	Текстовый	60	Директор
20	BankCustomer	Текстовый	60	Банк покупателя
21	Phone	Текстовый	10	Телефон для связи
22	District	Текстовый	15	Район города
23	AccountCust	Текстовый	20	Номер счета покупателя в банке
24	CountNumber	Числовой	4	Номер счет-фактуры
25	DateStart	Дата/ время	Авто	Дата выписки счет-фактуры
26	Value	Денежный	15	Сумма к уплате
27	Worker	Текстовый	60	Выдавший счет-фактуру
28	Tax	Денежный	15	Величина налога с продаж
29	Plus	Поле Memo	Авто	Примечания

Предстоит иметь дело с информационной системой, предназначенной для сбора, хранения и обработки информации. Такая система непременно должна ориентироваться на конечного пользователя, не обладающего высокой квалификацией. Поэтому программный комплекс должен обладать удобным, простым и легко осваиваемым интерфейсом, который предоставляет работнику все необходимые функции и в то же время не дает совершать ему лишних действий. Нам предстоит решить две задачи:

§ разработать базу данных для хранения информации;

§ разработать графический интерфейс и само пользовательское приложение, работающее с этой базой данных.

База данных -- совместно используемый набор логически связанных данных для удовлетворения информационных потребностей организации. Это корпоративный ресурс, не принадлежащий какому-либо единственному отделу. База данных -- неотъемлемая часть любой информационной системы.

СУБД (система управления базами данных) -- программное обеспечение, с помощью которого пользователи могут создавать, модифицировать базу данных и осуществлять к ней контролируемый доступ. СУБД непременно взаимодействует с прикладными программами пользователя и самой базой данных.

Для работы СУБД и прикладных программ необходимо аппаратное обеспечение, которое также является частью информационной системы и может варьироваться в очень широких пределах от единственной персоналки до сети из многих компьютеров. В настоящее время существует больше сотни различных СУБД от персональных компьютеров до мэйнфреймов. Подавляющее большинство из них работает с базой данных, в основе которой лежит реляционная модель. На сегодняшний день известны три модели данных: иерархическая, сетевая и реляционная. Microsoft Office Access 2007 и Microsoft SQL Server 2005 -- это реляционные СУБД.

Современная реляционная база данных хранит не только сами данные, но и их описания. Такой подход позволяет отделить данные от приложения. Следовательно, добавление поля в таблицу или таблицы в базу данных никак не повлияет на работу приложения.

Удаление поля из таблицы, используемой приложением, повлияет на его работу. Приложение придется модифицировать.

1.2 Нормализация данных

Теперь займемся проектированием эффективной структуры данных. Теория реляционной базы данных была разработана в начале 70-х годов прошлого века Коддом (E.F. Codd) на основе математической теории отношений. В реляционной базе данных все данные хранятся в виде таблиц, при этом все операции над базой данных сводятся к манипуляциям таблицами. Основными понятиями в этой теории являются: таблица, строка, столбец, индекс, первичный и внешний ключи, связи. Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. В каждой из таблиц содержится информация о каких-либо объектах одного типа. Приступая к созданию нового приложения, главное -- самым тщательным образом спроектировать структуру его таблиц. Если не уделить структуре должного внимания, то в лучшем случае это может проявиться в неэффективной работе приложения, а в худшем -- в невозможности реализации некоторых требований к системе в целом. И, наоборот, при хорошей организации набора таблиц будут решены не только текущие проблемы, но и потенциальные, которые в данный момент вы не могли предвидеть.

В общем, структура данных является определяющим фактором успеха или провала всего приложения. Э.Ф. Кодд доказал, что, следуя при создании таблиц и связей между ними только немногим формализованным правилам, можно обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила наименование нормализации данных. Теория реляционных баз данных основана на концепции использования ключевых полей для определения отношений между таблицами. Чем больше таблиц, тем больше отношений требуется определить, чтобы связать их между собой. Из теории Кодда отнюдь не следует, что каждая таблица должна быть напрямую связана с любой другой таблицей. Но, поскольку каждая таблица связана хотя бы с одной таблицей в базе данных, можно утверждать, что все таблицы в базе имеют прямые или косвенные отношения друг с другом. Мы установили, какие поля будут включены в базу данных. Следующий этап состоит в разделении их на таблицы.

Наличие повторяющейся информации приведет к неоправданному увеличению размера базы данных. В результате снизится скорость выполнения запросов. При многократном вводе повторяющихся данных возрастет вероятность ошибки.

О грамматических ошибках и вариантах с номером дома, запятыми и точками в адресе позволю себе умолчать. Какую информационно-поисковую систему мы получим в результате? Скорее всего, искать можно -- найти нельзя! Вашему вниманию -- несколько советов по включению полей в таблицы.

§ Включайте поля, относящиеся только к предметной области таблицы. Поле, представляющее факт из другой предметной области, должно принадлежать другой таблице. Позже, при установлении отношений между таблицами, вы увидите, как можно объединить данные нескольких полей из разных таблиц. А на этом этапе убедитесь, что каждое поле таблицы описывает только одну предметную область. Если вы обнаружите, что в разных таблицах встречается однотипная информация, значит, какие-то таблицы содержат лишние поля.

§ Не включайте производные или вычисляемые данные. В большинстве случаев вам нет необходимости хранить результаты вычислений в таблице. С помощью Microsoft Access вы всегда сможете выполнить данные вычисления в нужный момент. Не имеет смысла хранить итоговые поля в таблице.

§ Включите всю необходимую информацию. Довольно легко упустить важные данные. Вернитесь к собранным на первой стадии проектирования материалам. Внимательно рассмотрите бланки и отчеты и убедитесь в том, что вся интересующая вас информация может быть извлечена или вычислена из таблиц. Подумайте о вопросах, которые вы будете формулировать к базе данных. Сможете ли вы получить на них ответ, используя данные из ваших таблиц? Включили ли вы поля, в которых будут храниться уникальные данные типа кода клиента? Какие таблицы содержат информацию, обязательную для создания отчета или формы?

§ Разделите информацию на наименьшие логические единицы. Вам может показаться, что удобно иметь одно поле для хранения полного имени клиента или одно поле для названия и описания продукта. Это ошибка. Если вы объединяете более одной категории информации в одном поле, потом вам будет очень не просто выделить из него отдельные факты. Постарайтесь разбить информацию на наименьшие логические части.

Воспользуемся практическими рекомендациями теории нормализации для разработки на основании таблицы "Недвижимость" многотабличной базы данных Real Estate. На рис. 1.1 вы видите то, что у вас должно получиться после всех манипуляций, кратко изложенных выше и предусмотренных теорией нормализации. Практический же путь к этому результату смотрите на следующих полутора десятках страниц.

В данной части все названия таблиц базы данных назначены в соответствии со смыслом размещенной в них информации. В части II к названиям таблиц добавлена приставка "tbl". Это сделано для того, чтобы отличить их от запросов, получивших там же приставку "qwr".

Рис. 1.1

1.2.1 Первая нормальная форма

Таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей.

На "заре" существования реляционных баз данных на количество полей в записи накладывались определенные ограничения. Как следствие, разработчики объединяли несколько предполагаемых полей в одно, чтобы все нужные данные поместить в одну запись. Известно, что если поле содержит несколько значений, то существенно усложняются формирование отношений между полями, считывание данных и выполнение других операций, а необходимость выполнения поиска подстрок и синтаксического анализа полей в значительной степени замедляет работу приложения. К счастью, сейчас все ограничения на количество полей в записи сняты.

1.2.2 Вторая нормальная форма

Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое не ключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.

Настало время поговорить о ключевых полях. Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, опирается на их способность быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичными ключами таблиц. Если для таблицы определен первичный ключ, то Microsoft Access предотвращает дублирование значений полей или ввод значений Null в эти поля. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Если поле содержит уникальные значения, то его можно определить как ключевое или простой ключ.

В очень редких случаях с определением первичного ключа для таблицы может сложиться тупиковая ситуация. Не отчаивайтесь, добавьте в таблицу поле и определите его тип как счетчик. Все остальное Access сделает самостоятельно. В это поле будет автоматически вноситься уникальное число даже при работе с вашей базой в сетевом варианте (с нескольких компьютеров одновременно). Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Microsoft Access 2007 предложит создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

1.2.3 Третья нормальная форма

Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.

1.2.4 Связи между таблицами

Осталось установить связи между таблицами, и база данных будет готова к работе. Microsoft Access поддерживает четыре типа связей: один-к-одному, один-ко-многим, многие-к-одному и многие-ко-многим.

§ Связь “один-к-одному” означает, что каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись другой таблицы и наоборот. Связь между ними поддерживается при помощи совпадающих полей. У полей, используемых для связи, одинаковое наименование и тип. Всегда придерживайтесь этого правила при определении полей для связи любого типа между таблицами.

§ Связь "один-ко-многим". В качестве иллюстрации данного типа связи обратимся к таблицам касса и состав (рис 1.3). Связь между ними осуществляется на основании значений совпадающих полей Date. Используется простой первичный ключ таблицы Касса.

§ Связь "многие-к-одному" аналогична ранее рассмотренному типу "один-ко-многим". Тип связи между объектами полностью зависит от вашей точки зрения.

§ Связь "многие-ко-многим" возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы, а одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы. Таких связей следует избегать, т.к. реляционная модель не позволяет непосредственно работать с ними.

Рис. 1.2

1.3 Создание новой базы данных

Запустите Microsoft Access 2007 на вашем компьютере. Для этого нажми-те кнопку Пуск и выберите в появившемся меню пункт Все программы.

Появится список программ, установленных на компьютере. Выберите пункт Microsoft Office. На экране появится стартовое окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (рис. 1.3).



Щелкните по пиктограмме Новая база данных. На месте списка ранее открывавшихся баз данных появится окно Новая база данных. Нажмите кнопку Создать. Будет создана новая база данных и открыта таблица Таблица1 в режиме таблицы (рис. 1.4).

1.4 Создание таблиц

Существует несколько способов создания таблиц в Microsoft Office Access 2007:

§ создание новой пустой таблицы;

§ создание новой таблицы на основе шаблона таблицы;

§ создание таблицы на основе нового списка на узле SharePoint;

§ создание таблицы с помощью импорта внешних данных;

§ создание таблицы при помощи конструктора.

Первые два способа -- для самых нетерпеливых новичков в работе с базами данных, испытывающих сильное желание немедленно создать свою первую таблицу. Для создания новой пустой таблицы выберите на вкладке ленты Создание пункт Таблица. На экране появится новая пустая таблица.

Для создания новой таблицы на основе шаблона таблицы выберите на вкладке ленты Создание пункт Шаблоны таблиц. Откроется меню шаблонов с пунктами Контакты, Задачи, Вопросы и т.д. Выбирайте нужные детали и проектируйте свою таблицу!

Использование третьего способа дает возможность значительно расширить список шаблонов, обративших к узлу Интернета SharePoint, указав его URL-адрес.

Четвертый способ -- создание таблицы с помощью импорта внешних данных -- позволяет импортировать таблицу, расположенную в другом месте. В этом случае в новой таблице текущей базы данных будет создана копия импортированных данных.

Если вы заняты разработкой своего первого приложения и ваши намерения достаточно серьезны, то воспользуйтесь конструктором таблиц. Выберите на вкладке ленты Создание пункт Конструктор таблиц. Откроется окно конструктора с именем новой таблицы Таблица 1 (рис. 1.5). В окне три колонки. Первые две (Имя поля и Тип данных) будут использоваться приложением, а третья (Описание) предназначена только для разработчика.

Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей.

Имена полей должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации символов за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок. Используйте в именах полей только латинские буквы и не применяйте пробелы.

Создадим нашу первую таблицу Касса. Ее окончательная структура взята из табл. 1.7. Рассмотрим действия по созданию таблицы подробнее (рис. 1.5).

Введите в первую колонку имя первого поля PASSAGE и нажмите клавишу <Enter>. Курсор переместится во вторую колонку Тип данных. По умолчанию будет назначен тип Текстовый.

Раскройте список типов данных. Раскрыть список можно при помощи мыши. Выберите тип Числовой и нажмите клавишу <Enter>. Заполните колонку Описание. Не ленитесь, пишите подробнее!

Переведите курсор в область Свойства поля. По умолчанию в качестве размера поля стоит значение Длинное целое.

Сделайте щелчок мышью на этом поле. Раскроется список подтипов числового типа. Выберите подтип Целое.

Оставьте незаполненным Формат поля. Перейдите сразу к строке Число десятичных знаков.

Повторите шаги 1--5 для всех оставшихся полей таблицы.



Рис. 1.6. Таблица Поставщик в режиме конструктор

После занесения данных обо всех полях таблицы просто закройте окно конструктора таблиц. Появится диалоговое окно Сохранение, запрашивающее подтверждение на сохранение структуры таблицы (рис. 1.7). Нажмите кнопку Да, а в появившемся окне вместо названия Таблица1 введите имя Касса и щелкните по кнопке OK.

Аналогичным образом создадим все наши таблицы: пассажир, станции, состав, рабочие.

1.5 Создание первичных ключей и индексов

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей. В реляционных СУБД для реализации этого требования служат индексы. Индекс очень похож на алфавитный указатель в книге.

Хочу предостеречь вас от типичной ошибки начинающего разработчика -- создания индексов по всем полям таблицы для достижения максимальной скорости поиска в сложных запросах. Во-первых, в этом просто нет необходимости, а во-вторых -- возникнет серьезная задержка при добавлении записей в таблицу, т. к. системе придется перестраивать большое число индексов одновременно.

Простой первичный ключ -- это индекс, созданный по ключевому полю таблицы.

Составной первичный ключ -- это индекс, созданный по ключевой связке полей таблицы.

О том, как выбрать ключевое поле или назначить ключевую связку полей для таблицы, рассказано в разд. 1.2.

Первичный ключ у любой таблицы может быть только один. Этого требует теория нормализации.

1.5.1 Создание простого первичного ключа

Создадим простой первичный ключ для таблицы Касса. Ключевое поле, однозначно определяющее положение любой записи в этой таблице, также носит название DATE.

Для его создания выполните следующие действия:

1. Откройте таблицу Касса в режиме конструктора. Для этого в окне Все объекты Access базы данных Real Estate выделите таблицу касса и щелкните по ней правой кнопкой мыши. Появится меню. Выберите в нем второй пункт -- Конструктор.

2. Выделите поле DATE, нажав на кнопку выделения поля в левой части бланка структуры таблицы. Строчка, относящаяся к этому полю, будет выделена рамкой (рис. 1.13).

3. Сделайте щелчок мышью по пиктограмме Ключевое поле вкладки Конструктор ленты главного окна Microsoft Office Access 2007. Такой же ключ появится возле поля DATE (рис. 1.8).

4. Закройте окно конструктора таблиц.

5. Появится диалоговое окно, сообщающее о том, что структура таблицы была изменена. Подтвердите сохранение.

Рис. 1.8. Выделяем поля где будет создан первичный ключ

Рис. 1.9. Простой первичный ключ создан

1.6 Создание связей между таблицами

Подведем итоги. База данных имеется. Таблицы доведены до третьей нормальной формы и помещены в базу. Первичный ключ есть у каждой таблицы. Индексы созданы. Типы связей между таблицами определены. Настало время создания связей между таблицами непосредственно в базе данных. Связи между таблицами назначают и просматривают в специальном окне Схема данных (рис. 1.10).

1.6.1 Создание связи "один-ко-многим"

Определим связь между таблицами касса и состав. Это связь "один-ко-многим".

Рис. 1.10

Сделайте активной вкладку Работа с базами данных ленты главного окна Microsoft Access 2007. Выберите пиктограмму Схема данных (см. рис. 1.15).

Выполните щелчок правой кнопкой мыши в любом свободном месте появившегося окна с названием Схема данных.

В появившемся меню выберите первый пункт Добавить таблицу.

Появится диалоговое окно Добавление таблицы. Раскройте вкладку Таблицы.

Таблица касса появится в окне Схема данных (рис. 1.16). Выполните аналогичные действия с таблицей состав.

Связь между таблицами касса и состав строится по значению одноименных полей DATE. Появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 1.11).

Рис. 1.11

Поставьте флажок в поле Обеспечение целостности данных и нажмите кнопку Создать для подтверждения создания связи и перехода в окно Схема данных. Microsoft Access 2007 использует назначенные связи при создании форм, запросов и отчетов, которые требуют данных из рассмотренных выше таблиц.

Рис. 1.12. Создание связи «один-к-многим»

2. Формы

Создание форм для ввода и редактирования данных Microsoft Access 2007 дает нам возможность ввода и редактирования данных непосредственно в режиме таблицы.

Форма Microsoft Access 2007 -- это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Форма может использоваться как стартовая точка вашего приложения. Для автоматизации часто выполняемых действий формы содержат так называемые элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным. Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма -- достойный элемент интерфейса. Она делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

2.1 Автоматическое создание формы на основе таблицы

В направлении полной автоматизации работы с данными резко улучшает положение дел такая замечательная способность MS Access, как автоматическое создание форм. Перейдите на вторую вкладку ленты Создание в раздел Формы (рис. 2.1). В нашем распоряжении несколько способов отображения информации из таблиц в формах:

§ создание формы с помощью инструмента Форма;

§ создание разделенной формы при помощи инструмента Разделенная форма;

§ создание формы, в которой отображается несколько записей при помощи инструмента Несколько элементов;

§ создание формы при помощи инструмента Пустая форма;

§ создание формы в виде сводной таблицы;

§ создание формы в виде сводной диаграммы.

Для создания формы с помощью инструмента Форма в области переходов выберите таблицу с данными, которые должны отображаться в форме, и сделайте щелчок мышью по пиктограмме этого инструмента. MS Access 2007.

создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. При необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными. Созданная форма со стандартной Access-линейкой навигации по записям готова к работе.

На рис. 2.2 показана форма, созданная на основе таблицы Книга покупателя учебной базы данных Real Estate.



Рис. 2.2

2.2 Применение мастера для создания формы

Microsoft Access 2007 имеет в своем арсенале еще одно средство для быстрого создания формы -- мастер форм. С его помощью можно создавать формы как на основе одной таблицы или запроса, так и на основе нескольких связанных таблиц. Освоить работу с мастером -- хорошая идея, которая приведет к значительной экономии времени разработчика, но это не значит, что мастера -- всегда лучший способ. Более солидные результаты дает создание формы с помощью мастера с последующим усовершенствованием ее в режиме конструктора.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом из них выбираются определенные параметры в предложенном диалоговом окне. Если на одном из этапов сделана ошибка и необходимо изменение уже выбранных параметров, то мастер всегда позволяет вернуться к предыдущему шагу.

Создадим при помощи мастера форму:

1. Для запуска мастера форм щелкните по значку Другие формы, она расположена рядом с инструментами автоматического создания форм (см. рис. 2.1). Появится всплывающее меню. Первым пунктом в нем должен быть мастер форм.

2. Запустите его на выполнение. Появится первое окно мастера (рис. 2.3). Раскройте поле со списком Таблицы и запросы. Выберите в нем таблицу Поставщик.

Рис. 2.3

3. В списке Доступные поля отображены все поля выбранной таблицы Поставщик. Выберите только те из них, которые следует отобразить в создаваемой форме. Используйте для этого кнопку |> |. Чтобы добавить все поля из таблицы, примените кнопку | » |.

4. Для перехода ко второму шагу работы мастера форм нажмите кнопку

Далее. Так как в нашем примере в форме отображаются данные из нескольких таблиц, мастер предлагает определиться с выбором вида подчиненных

форм: подчиненная или связанная. Выберите переключатель Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.

5. Существует шесть видов форм в зависимости от представления на них данных: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица и сводная диаграмма. Мастер предлагает нам выбрать один, но только из четырех (рис. 2.4). Пусть это будет первый вид в один столбец.



Рис. 2.4

Четвертый шаг -- выбор требуемого стиля. В Access 2007 всего 25 стилей.

На пятом шаге требуется указать название формы и выбрать опцию переключателя Открыть форму для просмотра и ввода данных. Если вы хотите внести свои изменения в форму, созданную мастером, то выберите Изменить макет формы. Нажмите кнопку Готово.

В результате мы получили форму в соответствии с выбранными параметрами. На рис. 2.5 представлена форма Поставщик в режиме формы. Она готова к использованию, но в таком виде лучше ее не включать в состав программного комплекса. Требуется определенная доработка. Ее можно выполнить в режиме конструктора форм.

Рис. 2.5

Цвет фона формы является основным параметром, определяющим ее внешний вид. Существует множество причин, в силу которых разработчики изменяют цвет формы. Некоторые меняют цвет, чтобы сделать ее просто более привлекательной. Другие -- чтобы выделить группу объектов. Третьи -- для условного форматирования данных в полях. При выборе цвета фона всегда нужно помнить о том, для каких целей предназначена создаваемая форма и как она будет использоваться. Не стоит забывать и о том, что программный комплекс будет находиться целый день перед глазами работника. Не следует отдавать предпочтение ярким цветам.

Для изменения цвета фона формы или объекта:

Выделите раздел формы, например Область данных, или объект, цвет фона которого нужно изменить, щелкнув левой кнопкой мыши по заголовку раздела или по элементу формы.

Щелкните левой кнопкой мыши по свойству Цвет фона. В правой части строчки свойства появится кнопка . Щелкните ее. Откроется окно выбора цвета.

Если стандартных цветов этого окна недостаточно, сделайте щелчок мышью по строчке Другие цвета. Откроется окно Цвета с двумя вкладками -- Обычные и Спектр (рис. 2.8). Перейдите на вторую вкладку и сделайте свой выбор.

Цвет фона раздела формы MS Access 2007 устанавливается независимо от цвета фона других разделов. Чтобы изменить цвет всех разделов, задайте новый цвет для каждого из них отдельно. Цвет фона формы не влияет на цвет фона элементов управления, размещенных в форме.

Проще и удобнее всего изменить цвет фона области данных формы можно, сделав щелчок правой кнопкой мыши по области данных (не попав по какому-либо элементу формы) и выбрав в появившемся контекстном меню пункт Цвет заливки/фона.



2.3 Изменение фонового рисунка формы

Если вас не устраивает однородный цвет фона формы, можно в качестве фона использовать рисунок. Правда, комплект поставки MS Office 2007, как и в предыдущей версии продукта, не отличается своей изысканностью. В папке ...\Microsoft Office\Office12\Bitmaps\Styles всего девять рисунков.

Чтобы задать фоновый рисунок для формы:

1. В режиме конструктора выделите всю форму. Для этого сделайте щелчок левой кнопкой мыши по квадратику в левом верхнем углу конструктора форм [ Щ. В центре этого квадрата появится метка \ш\.

2. Сделайте доступным окно свойств формы. Для этого в разделе ленты MS Office Access 2007 Сервис выберите страницу свойств.

3. Перейдите на первую вкладку Макет.

4. Выберите свойство Рисунок. Во второй колонке этого свойства увидите его значение: Отсутствует. Сделайте щелчок левой кнопкой мыши по этому свойству. Появится кнопка .



5. Активируйте ее щелчком мыши. Откроется окно Выбор рисунка (рис. 2.9).

6. Сделайте свой выбор и закройте окно щелчком мыши по кнопке OK.

Действие фонового рисунка распространяется, в отличие от цвета фона, на все разделы формы. Для его удаления просто удалите все символы из текстового поля значения свойства.

Используя свойство Масштабы рисунка, можно установить его размеры. Для вывода рисунка в исходном виде в раскрывающемся списке этого свойства выберите значение Обрезать. При выборе значения Увеличить произойдет растяжение или сжатие рисунка с сохранением пропорций до максимально возможных размеров, при которых не происходит обрезка рисунка. При выборе значения Растянуть рисунок будет подогнан под размеры формы. Изменение пропорций рисунка в этом случае неизбежно.

Чтобы определить положение рисунка, воспользуйтесь свойством Выравнивание рисунка. Чтобы фоновый рисунок центрировался относительно формы, а не окна формы, установите его значение По центру формы, а не По центру.

Используя свойство Мозаичное заполнение, можно добиться повторяющегося изображения рисунка по всей форме. Для этого установите значение этого свойства равным Да.

2.3.1 Панель инструментов Элементы управления вкладки Конструктор

Панель инструментов Элементы управления вкладки Конструктор в MS Access 2007 содержит кнопки, предназначенные для разработки форм (рис. 2.10). В табл. 2.1 описано назначение этих кнопок.

Некоторые инструменты в группе Элементы управления доступны только тогда, когда форма открыта в режиме конструктора.

В формах MS Access 2007 применяются три типа элементов управления.

§ Присоединенные элементы управления, связанные с полем источника данных для формы. Это может быть поле таблицы, запрос и даже значение другого элемента управления текущей или любой другой формы. Присоединенные к таблице элементы отображают и позволяют изменить значение поля, с которым они связаны. Элементы, присоединенные к другим элементам, не могут изменить значения "донора". Самыми распространенными присоединенными элементами являются текстовые поля. Выключатели, переключатели и флажки связывают с логическим полем таблицы. Элемент OLE -- с графическим объектом, звуковым и видеофайлом и т.д. Все присоединенные элементы при "рождении" получают связанные с ними метки. Значение метки представляет собой значение свойства Подпись, относящегося к вкладке Макет. Метку всегда можно удалить.

§ Свободные элементы управления не зависят от источника данных формы. Свободные текстовые поля используются для ввода данных, например для получения значения, которое будет применяться в выражении. Прямоугольники и линии -- для оформления внешнего вида, а OLE -- для добавления графики в форму или отчет. Не все свободные элементы имеют метки.

§ Вычисляемые элементы управления используют в качестве источника данных выражение. В выражениях могут участвовать как поля таблиц, так и свободные элементы.

2.3.2 Панель инструментов вкладки Упорядочить

Панель инструментов вкладки Упорядочить содержит кнопки и раскрывающиеся списки, которые облегчают выбор параметров форматирования (рис. 2.11). В табл. 2.2 описано назначение этих кнопок.

2.4 Создание запроса

Первая проблема, которую необходимо решить на пути создания сложной формы, заключается в следующем. В нашей форме должна отображаться информация не обо всех квартирах в городе, а только о тех, которые расположены в выбранном для просмотра здании. Поэтому форма Flats будет связана не с таблицей flat, а с запросом Flats, в который мы поместим данные о квартирах, находящихся в одном конкретном здании, и лицевых счетах ответственных квартиросъемщиков. Порядок его создания следующий.

Выберите вторую вкладку ленты MS Access 2007 -- Создание.

Сделайте щелчок левой кнопкой мыши по значку Мастер запросов. Появится окно для выбора типа запроса, выбираем Простой запрос

Первая вкладка этого окна содержит список таблиц текущей базы данных. Выберите в нем сначала таблицу Поставщик и нажмите кнопку Добавить.

Расположите последовательно все поля из таблиц Поставщик это показано на рис. 2.29.

Определите условия отбора записей из таблиц Поставщик в запрос (рис. 2.30). Он должен содержать данные только по одному конкретному зданию.

Установите порядок сортировки записей, попавших в запрос. Лучше всего, если в нашей форме будут отображаться в порядке возрастания.

Сохраните созданный запрос.

Рис. 2.9

Рис. 2.10

Заключение

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных Microsoft Access, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД Microsoft Access, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач.

Затем были выявлены характеристики области использования систем подобного класса, выявлены требования к СУБД в разных сферах деятельности. Требования эти разносторонни и могут значительно различаться, а иногда и совершенно противоположны в каждом виде деятельности. файловый сервер рисунок access

Система управления базами данных СУБД Microsoft Access, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала популярность среди пользователей программ офисного направления в силу того, что она позволяет повысить производительность труда при работе с большим объемом табличных данных и помогает принимать более удачные деловые решения в бизнесе. Большой набор новых, удобных инструментов для работы с данными и, интуитивно понятный интерфейс, позволяют быстро создавать довольно сложные базы данных даже непрофессионалам.

MS Access 2007 можно использовать для создания простых или очень сложных приложений баз данных. В этой СУБД представлены новые эффективные способы организации, отслеживания, управления, обновления и распространения данных.

В итоге, на основании задач, поставленных в данной работе определены конкретные варианты и модели применения Microsoft Access, сферы деятельности, в которых Access предоставляет максимум возможностей при минимуме расходов, чем и достигается высокий уровень эффективности.

Microsoft Access - хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Миллион специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

В этом продукте сочетается легкость и быстрота получения результатов с помощью авто-построителей с гибкостью создания бизнес-логики на VBA.

Microsoft Office Access 2007 позволяет быстро отслеживать информацию и с легкостью создавать на ее основе отчеты с помощью улучшенного интерфейса и интерактивных средств, не требующих глубоких знаний в области баз данных.

Office Access 2007 обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию, которая облегчит принятие более обоснованных решений. Совместный доступ к информации обеспечивается с помощью технологических списков Microsoft Windows SharePoint Services, позволяющих проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленную информацию, устанавливать разрешения доступа к данным и регулярно осуществлять резервное копирование.

Список литературы

1. Акишкин А.М., Федорова Г.В. Основы программирования на персональных ЭВМ. М.: Экономическое образование, 1996. - 27 стр.

2. Майкл Маккелви. Visual Basic 4 без проблем \ Под редакцией О. Рякина\ М.: Восточная Книжная Компания, 1997 - 576 стр.

3. Спирли Э. Корпоративные хранилища данных. Планирование, разработка, реализация. - М.: АСТ, 2001.

4. Ролланд Ф. Основные концепции баз данных. - Вильямс, 2002.

5. Мамаев Е. Microsoft SQL Server 2000 - СПб.: БХВ-Петербург, 2002

6. Материалы сайта http://www.sql.ru Материалы сайта http://www.citforum.ru

7. Материалы сайта http://www.microsoft.ru

8. Глушаков С.В. - Microsoft Access 2007: Теория баз данных

9. Епанешников А., Епанешников В. Практика создания приложений в ACCESS 2007 Диалог-МИФИ, 2009

10. Кошелев В.Е. Access 2007. Эффективное использование. Издат.: Бином-Пресс - 2008

11. Степанов В. Microsoft Access 2003 для начинающих /В. Степанов.- М.: Аквариум-Принт , 2006.? 128с.

12. Тимошонок Т. Microsoft Access 2003. Краткое руководство /Т. Тимоше-нок.? М:Вильямс, 2005. - 320с.

13. Cамоучитель MS Access. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://www.taurion.ru/access.

14. Справка Access 2003. [Электронный ресурс]. -- Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/access.

Размещено на Allbest.ru