Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и нашего Российского производства, но существуют еще гибриды, когда например российский производитель использует зарубежные технологии.

Системы электронного документооборота

1.2.1 EMC Documentum

Documentum - мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это - полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний, в том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines, Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson & Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance, Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.

"Documentum 5 - комплексная платформа. Обладает широким функционалом - от управления содержанием веб-страниц до управления цифровыми медиаданными. Documentum имеет четко определенную концепцию и однозначно обозначил свою приверженность рынку управления неструктурированной информацией предприятия (ECM).

Назначение системы:

§ Управление документами и бизнес-процессами их обработки;

§ Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;

§ Управление цифровыми медиаданными;

§ Bзаимодействие со средствами сканирования / распознавания;

§ Управление проектами и коллективной работой;

Функциональные характеристики системы:

§ Управление процессом создание документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).

§ Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

§ Управления версиями документов.

§ Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

§ Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

§ Архивное хранение документов.

§ Регистрация входящих и исходящих документов.

§ Контроль исполнения документов и распоряжений.

§ Формирование регламентированных и аналитических отчетов.

§ Поиск по атрибутам.

§ Ретроконверсия документов

§ Управление проектно-конструкторской документацией.

Архитектура EMC Documentum:

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Работа пользователя c EMC Documentum:

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

1.2.2 CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.

При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом ("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Документы", "CompanyMedia-Информационно-справочная система", "CompanyMedia-Факс", "CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Обращения граждан", "CompanyMedia-Workflow");

- обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации ("CompanyMedia-Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Планирование", "CompanyMedia-Заседания");

- автоматизирующие работу кадровой службы ("CompanyMedia-Управление персоналом");

- автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система "CompanyMedia-HelpDesk");

- обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia ("CompanyMedia-Корпоративный тренинг").

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

- подготовка и согласование документов;

- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр.;

- создание и ведение папок документов;

- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

- контроль исполнения документов и резолюций;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;

- подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

- информационная поддержка работы с клиентами;

- планирование работ, контроль исполнения планов;

- ведение проектов;

- учет рабочего времени сотрудников;

- подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

- автоматизация кадрового делопроизводства;

- автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

надежность, высокая "отказоустойчивость" системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

CompanyMedia - одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

- несвоевременной доставки информации;

- невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;

- потери информации при ее передаче и хранении;

- длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

- несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

С системой также прекрасно работает eToken - электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта РФ, сертификатом соответствия ИСО 9001-2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот

"ЕВФРАТ-Документооборот" - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

"ЕВФРАТ-Документооборот" разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе:

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- осуществлять мгновенный поиск информации;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

- организовать долговременное хранение документов организации;

- обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации:

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

АРМ "Пользователь" - универсальное рабочее место доступа к системе;

- АРМ "Администратор" - средство настройки и администрирования системы;

- "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

- "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

- "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

- средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

- "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

"HTTP-сервер":

В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль "HTTP-сервер" дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM "Архивариус":

Дополнительный модуль "Архивариус" предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM "Руководитель":

Дополнительный модуль "Руководитель" предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы:

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря "HTTP-серверу" и модулю АРМ "Руководитель" доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки - НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы:

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы "ЕВФРАТ-Документооборот" не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД "Ника", которая входит в комплект поставки.

- Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

- Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

- Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

- В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

- Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies - технология Drag&Recog (распознавание "на лету"), а также встроенный модуль просмотра и печати.

- Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

- Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

- Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

- Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

- Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

- Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

- Простое администрирование системы возможностями АРМ "Администратор".

- Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы "ЕВФРАТ-Документооборот".

1.2.4 Система "ДЕЛО"

Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы "ДЕЛО" выпущена в 1996 году.

"ДЕЛО" - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время "ДЕЛО" используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы "ДЕЛО".

Поддержка любой технологии работы с документами:

Система "ДЕЛО" обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

- Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

- Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота "ДЕЛО" представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

- Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость;

Автоматизированный документооборот "ДЕЛО" обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью "увеличения охвата" и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия "ДЕЛО" обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

Законодательстве РФ;

ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", "Об электронной цифровой подписи", "О государственной тайне", "О коммерческой тайне", "О персональных данных", "Об архивном деле в РФ" и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);

Например:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами - Общие требования;

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации - Требования к оформлению документов;

- ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

- ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

- Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);

- ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иных нормативно-методических документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения:

В системе документооборота предприятия "ДЕЛО" реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle - поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY - ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin - разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия "Дело" с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

- "1С: Предприятие";

- продукты компании "ЭОС";

- другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

- для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

- для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

- для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

- для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.

Простота внедрения и использования:

Система "ДЕЛО" представляет собой законченный тиражируемый "коробочный продукт", который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании "ЭОС":

Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;

- Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;

- Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;

- Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты;

- Служба технической поддержки клиентов;

- Наличие собственного Учебного центра компании "ЭОС".

На основе стандартной "коробочной версии" может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

1.2.5 1С: Архив

1С: Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С: Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов:

С помощью 1С: Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов:

Документы в 1С: Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов:

На каждый документ в 1С: Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей:

В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами:

Для просмотра и редактирования документов 1С: Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С: Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции:

В системе 1С: Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ:

1С: Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование:

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С: Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web:

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск:

1С: Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С: Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа:

Каждому объекту 1С: Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С: Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:

§ однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

§ автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

§ поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;

§ эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

§ надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

§ эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями:

В состав 1С: Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

§ добавить к уже существующим системам функциональность 1С: Архива;

§ разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;

§ создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С: Архиве;

§ разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.