Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

по дисциплине "Базы данных"

на тему: Создание базы данных "Общежитие"

Выполнил: студент 2 курса

Бегджанов Р.Д.

Проверил: к.э.н., доцент

Морозова Н.В.

г. Черкесск, 2018

Содержание

• Введение
• 1. Основные сведения о базах данных
• 1.1 Система управления базами данных
• 1.2 Проектирование базы данных. Начало работы с Access
• 2. Создание баз данных
• 2.1 Создание таблиц базы данных
• 2.2 Создание полей таблицы в режиме конструктора
• 2.3 Задание ключевого поля таблицы
• 2.4 Ввод и просмотр данных в режиме таблицы. Таблицы
• 2.5 Создание связей между таблицами
• 3. Запросы
• 3.1 Создание запроса на выборку. Запросы
• 3.2 Просмотр данных из выбранных полей
• 4. Создание форм
• 4.1 Создание кнопки в форме. Формы
• 5. Создание отчетов
• 5.1 Отчеты
• 6. Создание макросов
• Заключение
• Список литературы
• Приложение 1. Создание таблиц в MySQL
• Приложение 2. Создание запросов в HeidiSQL

Введение

Сегодня во многих организациях основной упор делается на создание систем баз данных, обеспечивающих наличие точной и актуальной информации. Без хранилищ данных в большинстве организаций невозможно выполнять рутинные повседневные операции и создавать достаточные сводные отчеты, чтобы помочь руководству принимать стратегические решения для компаний. Для того чтобы информация базы данных была полезной, она должна быть точной, полной и организованной, с тем, чтобы данные можно было считывать в случае необходимости и в требуемом формате.

Основой для своевременного и точного подбора информации являются хорошо написанные прикладные программы для баз данных. Однако без грамотно организованного проекта базы данных даже лучшая программа не сможет избежать различных трудностей, связанных с некорректностью и несогласованностью информации. Эти приложения позволяют работать с большими объемами информации: запрашивать необходимые данные с помощью запросов; искать, сортировать, фильтровать данные, перемещаться по наборам данных.

Правильное проектирование базы данных означает, что до начала ее использования на ее планирование затрачивается определенное количество времени, которое фокусируется на принятых организацией принципах управления бизнесом, а также на том, насколько база данных соответствует характеристикам данной организации. В результате должна быть получена база данных, которая точно соответствует потребностям компании и гарантирует, что каждый, кто работает с ней, имеет право, полную информацию. Целью данной курсовой работы является создание базы данных студенческого общежития в СУБД ACCESS. Для достижения этой цели необходимо создать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы.

1. Основные сведения о базах данных

В настоящее время в современном мире электронных технологий практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой обработку определенного объема информации не требуется. Информация требуется, где-то храниться. Информация может динамически изменяться. Регулярно для определенных критериев из всего массива требуется выборка данных.

При автоматизации бизнес-процессов очень часто возникают задачи, которые не решают уже готовые программы и базы данных. При этом аналитическая информация показывает, что даже при использовании сложных и дорогостоящих CRM-систем управления предприятием получить решение, удовлетворяющее руководство компании, просто невозможно.

Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчетов, сортировки, выборки и представления любых массивов данных по любым критериям.

Прежде чем пытаться получить результат обработки информации, следует учитывать, что информация должна быть структурирована и представлена соответствующим образом. В этом случае понятие "информация" заменяется понятием "данные", совокупность которых образует базу данных. Однако не берите в качестве базы данных какой - либо набор чисел или текста-хранящиеся в ней. Данные должны быть структурированы и как-то названы. В этом проекте любой пользователь примерно представляет, какие данные он должен хранить в базе данных и как они логически связаны друг с другом - другими словами, строится модель данных.

Реляционная модель данных позволяет представить данные в виде двумерных таблиц, связанных отношениями. В соответствии с терминологией базы данных Таблица состоит из полей (столбцов таблицы), каждое из которых имеет уникальное имя и содержит данные одного типа, и записей (строк таблицы), содержащих связанные данные.

1.1 Система управления базами данных

В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются централизованно с помощью специального программного инструментария - системы управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) - это прикладная программа, предназначенная для создания, ведения баз данных и организации поиска в них необходимой информации.

Современная СУБД содержит программные средства для создания баз данных, инструменты данных и сервисные инструменты. С помощью инструментов создания баз данных конструктор использует язык описания данных (JOD) для перевода логической модели базы данных в физическую структуру, а в языке управления данными (YAM) разрабатывает программы, реализующие базовые операции с данными (в реляционных базах данных это реляционные операции). Визуальный дизайн включает в себя визуальные средства, т. е. объекты, отладчик и программа, с помощью которой подключаются и тестируются отдельные блоки разработанной программы для управления конкретной базой данных.

Средства работы с данными предназначены для пользователя базы данных. Они позволяют создать удобное (как правило, графически мульти-оконный) интерфейс с пользователем, создать необходимые функциональные конфигурации на экране ввода и вывода информации (цвет, размер и количество окон, иконок пользователя и т. д.), выполнять операции с данными базы данных, манипулируя текстовыми и графическими объектами отображения.

Сервисные инструменты позволяют задействовать другие системы при работе с базами данных. Например, используйте данные из обработчика электронных таблиц Excel или обратитесь к сетевому серверу.

Microsoft Access-это система управления реляционными базами данных, входящая в состав пакета Microsoft Office и позволяющая реализовать основные операции по созданию баз данных и обработке хранящейся в них информации.

1.2 Проектирование базы данных. Начало работы с Access

Например, проектирование общежития. При этом у нас есть информация об общежитии, сотрудниках (ФИО, фамилия, отчество, паспортные данные). При проектировании будущей базы данных можно увидеть, что хранение всей этой информации приведет к структурированию данных и их размещению в нескольких таблицах.

Перечислим состав полей каждой таблицы:

· Журнал (код студента, дата, месяц, год, номер комнаты, ФИО, код сотрудника).

· Комнаты (код комнаты, число своб мест, этаж, число мест).

· Общежитие (код общежитие, комендант, адрес, телефон номер).

· Сотрудники (код сотрудника, ФИО, дата рождения, код общежитие).

· Студенты (код студента, ФИО, номер комнаты, адрес, телефон номер, код общежитие).

Начало работы с Access

Для запуска Access следует выполнить последовательности команд: Пуск - Все программы - Microsoft Access (в случае, если Access установлен на компьютере). Окно программы при этом будет содержать строку меню, большинство команд которого будут неактивны, пока не создана база данных, и область задач.

Рисунок 1.1. Создание БД

Рисунок 1.2. Интерфейс базы данных: 1 - заголовок окна; 2 - строка меню

Таблицы являются основой базы данных, поэтому их создание - первый шаг к реализации поставленной задачи. Access предлагает несколько способов создания таблиц, которые отображаются при нажатии на кнопку "Создать" в окне базы данных:

- Режим таблицы - данные вводятся в готовую структуру таблицы, затем определяются названия полей, а все остальные действия Access "оставляет за кадром", пользователь может потом лишь внести изменения в структуру.

- Конструктор - создание таблицы "с нуля".

- Мастер таблиц - создание таблицы на основе готового шаблона.

- Импорт таблиц - создание таблицы на основе уже имеющейся в другой базе данных.

- Связь с таблицами - создание присоединенной копии таблицы, которая хранится в другой базе данных.

Рисунок 2.1. Способы создания базы данных.

2.2 Создание полей таблицы в режиме конструктора

Наиболее трудоемким является способ создания таблицы с помощью конструктора, но он эффективен за счет того, что разработчик строит проект таблицы только по своему желанию. Поэтому выбираем режим "Конструктор" и нажимаем на "Ok", после чего на экране появится окно конструктора таблиц (рис.2.2). В верхней части окна конструктора расположена область таблицы. Таблица состоит из трех колонок - "Имя поля", "Тип данных", "Описание" (в колонке "Описание" вводится информация о назначении поля). В нижней части окна, в области "Свойства поля", задаются и изменяются свойства полей таблицы.

Рисунок 2.2. Создание полей с помощью конструктора.

2.3 Задание ключевого поля таблицы

Основная часть работы выполнен - проект таблицы почти готов. Однако прежде чем завершить работу с таблицей, необходимо снова обратиться к теории баз данных, чтобы определить поле для таблицы.

Ключевое поле позволяет уникальным образом определить каждую запись таблицы - данные в нем не могут повторяться и в дальнейшем именно по нему и строятся отношения между таблицами.

Рисунок 2.3. Ключевое поле.

2.4 Ввод и просмотр данных в режиме таблицы. Таблицы

После создания таблиц и определения связей, технология работы с базой данных может быть произвольной, но логично выполнять Ввод данных - это одна из основных целей проделанной работы. Проще всего вводить данные в табличном режиме. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

- В окне базы данных выделить имя таблицы и нажать кнопку "Открыть" (или просто дважды щелкнуть по имени таблицы).

- Ввести данные в соответствии с полями.

В таблице активная запись обозначается треугольным маркером, а пустая запись - звездочкой. Для обозначения осуществляется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенной в левой части листа данных. Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка.

Сохранение введенных данных в таблицу осуществляется автоматически, при условии добавлении записи в таблицу (структура таблицы сохраняется в режиме конструктора). В режиме просмотра можно сохранить оформление и визуальные настройки таблицы с помощью команды Файл - Сохранить или кнопки "Сохранить".

Примечание:

В режиме просмотра работают с данными и при необходимости изменить что - либо в структуре таблицы переходят в режим конструктора. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью кнопки "вид" на панели инструментов.

Рисунок 2.4.Таблица "Общежитие" в режиме конструктора.

Рисунок 2.5. Таблица "Общежитие" в режиме ввода данных.

Рисунок 2.6. Таблица "комнаты" в режиме конструктора.

Рисунок 2.7. Таблица "комнаты" в режиме ввода данных.

Рисунок 2.8. Таблица "Журнал" в режиме конструктора.

Рисунок 2.9. Таблица "журнал" в режиме ввода данных.

Рисунок 2.10. Таблица "Сотрудники" в режиме конструктора.

Рисунок 2.11. Таблица "Сотрудники" в режиме ввода данных.

Рисунок 2.12. Таблица "Сотрудники" в режиме конструктора.

Рисунок 2.13. Таблица "студенты" в режиме ввода данных.

2.5 Создание связей между таблицами

запрос форма таблица access

Можно создать связи между таблицами явным образом с помощью окна связей или путем перетаскивания поля из области Список полей. Существует несколько причин, почему следует создавать связи между таблицами, перед созданием других объектов базы данных, таких как формы, запросы и отчеты.

Связи между таблицами предоставляют сведения для структурирования запросов.

Для работы с записями из более чем одной таблицы, часто необходимо создать запрос, объединяющий таблицы. Запрос выполняется путем сравнения значения в поле первичного ключа из первой таблицы с полем внешнего ключа во второй таблице. В окне "связи" можно вручную указать поля для объединения. Тем не менее, при наличии отношения, определенные между таблицами Microsoft Access предоставляет соединение по умолчанию, на основе существующего отношения таблицы. Кроме того, при использовании одного из мастеров запроса, Microsoft Access использует выбранные сведения и предварительно заполнит параметры свойств соответствующими значениями по умолчанию.

Связи между таблицами предоставляют сведения для структурирования форм и отчетов.

Связи между таблицами - это та основа, с помощью которой можно обеспечить целостность данных, чтобы в базе данных не было потерянных записей. Потерянная запись - это запись со ссылкой на несуществующую запись (например, запись заказа со ссылкой на отсутствующую запись клиента).

При разработке базы данных можно разделить данные в таблицах, каждая из которых содержит первичный ключ. Затем добавьте внешние ключи для связанных таблиц, ссылающихся на эти первичные ключи. Эти внешние комбинации ключа первичный ключ формируют основу для связи между таблицами и запросами сразу к нескольким таблицам. Ссылочная целостность гарантирует, что остаются ссылки на другие таблицы.

Рисунок 2.14. Связи между таблицами

В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. Запрос может извлечь информацию из разных таблиц и собрать ее для отображения в виде формы или отчета. Запрос может представлять собой обращение к данным для получения информации из базы данных или выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц, а также для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Это очень гибкий инструмент: существует много типов запросов, и каждый тип создается с учетом задачи.

3.1 Создание запроса на выборку. Запросы

Запрос на выборку позволяет просматривать данные только из определенных полей таблицы или из нескольких таблиц одновременно, или же находить данные, которые соответствуют определенным условиям.

3.2 Просмотр данных из выбранных полей

Например, если база данных содержит таблицу с различной информацией о работниках, необходимо просмотреть список работников, запрос на выборку создается таким образом, чтобы возвратить данные о работниках.

1. Откройте базу данных и на вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы дважды щелкните таблицу журнал, затем закройте диалоговое окно.

3. Допустим, в таблице "журнал" содержатся поля "код журнала" и "дата". Дважды щелкните элементы оплата и номер комнаты, чтобы добавить эти поля в бланк запроса.

4. На вкладке Конструктор нажмите кнопку выполнить. Запрос выполняется и отображается список данных в журнале.

Рисунок 3.1. Запрос "журнал Запрос" в режиме конструктора.

Рисунок 3.2. Запрос "журнал Запрос" в режиме просмотра данных.

Рисунок 3.3. Запрос "журнал запрос по дате оплаты" в режиме конструктора.

Рисунок 3.4. Запрос " журнал запрос по дате оплаты" в режиме просмотра данных.

Рисунок 3.5. Запрос "журнал запрос по номеру комнаты" в режиме просмотра данных.

Рисунок 3.6. Запрос " журнал запрос по номеру комнаты" в режиме конструктора.

Рисунок 3.7. Запрос "Журнал оплаты по фамилии студента" в режиме конструктора.

Рисунок 3.8. Запрос "журнал оплаты по фамилии студента" в режиме ввода данных.

Рисунок 3.9. Запрос " запрос по ФИО студента" в режиме конструктора.

Рисунок 3.10. Запрос "запрос по ФИО студента" в режиме ввода данных.

Рисунок 3.11. Запрос "запрос на наличие свободных номеров" в режиме конструктора.

Рисунок 3.12. Запрос "запрос на наличие свободных номеров" в режиме ввода данных.

Рисунок 3.13. Запрос " запрос по номеру комнаты" в режиме конструктора.

Рисунок 3.15. Запрос " комнаты Запрос" в режиме конструктора.

Рисунок 3.16. Запрос "комнаты запрос" в режиме ввода данных.

Рисунок 3.17. Запрос " комнаты запрос по номеру комнаты" в режиме конструктора.

Рисунок 3.18. Запрос "комнаты запрос по номеру комнаты" в режиме ввода данных.