Разработка и внедрение автоматизированной системы планирования HelpDesk для предприятия с развитой инфраструктурой

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц -- реляционных таблиц, называемых также отношениями, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности автоматизируемой предметной области. Логическую структуру реляционной базы данных образует совокупность реляци-онных таблиц, между которыми установлены логические связи. В таблицах базы должны сохраняться все данные, необходимые для решения задач предметной области. Причем каждый элемент данных должен храниться в базе только в одном экземпляре. Для создания таблиц, соответствующих реляционной модели данных, используется процесс, называемый нормализацией данных. Нормализация -- это удаление из таблиц повторяющихся данных путем их переноса в новые таблицы, записи которых не содержат повторяющихся значений. Минимальное дублирование данных в реляционной базе обеспечивает высокую эффективность поддержания базы данных в актуальном и непротиворечивом состоянии, однократный ввод и корректировку данных. Структура реляционной таблицы определяется составом полей. Каждое поле отражает определенную характеристику сущности. Для поля указывается тип и размер элементарного данного, размещаемого в нем, и ряд других свойств. Содержимое поля отображается в столбце таблицы. Столбец таблицы содержит данные одного типа.

Содержание таблицы заключено в ее строках, однотипных по структуре. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью.

Для однозначного определения (идентификации) каждой записи таблица должна иметь уникальный (первичный) ключ. По значению ключа таблицы отыскивается единственная запись в таблице. Ключ может состоять из одного или нескольких полей таблицы. Значение уникального ключа не может повторяться в нескольких записях. Логические связи между таблицами дают возможность объединять данные из разных таблиц. Связь каждой пары таблиц задается одинаковыми полями в них -- ключом связи. Таким образом обеспечивается рациональное хранение недублированных данных и их объединение в соответствии с требованиями решаемых задач. В нормализованной реляционной базе данных связь двух таблиц характеризуется отношениями записей типа "один-к-одному" (1 : 1) или "один-ко-многим" (1 : M). Отношение 1 : 1 предполагает, что каждой записи одной таблицы соответствует одна запись в другой. Отношение 1 : М предполагает, что каждой записи первой таблицы соответствует много записей во второй, но каждой записи второй таблицы соответствует только одна запись в первой. Для двух таблиц, находящихся в отношении типа 1 : M, связь устанавливается по уникальному ключу таблицы, представляющей в отношении сторону "один", -- главной таблицы в связи. Во второй таблице, представляющей в отношении сторону "многие" и называемой подчиненной, этот ключ связи может быть либо частью уникального ключа, либо не входить в состав ключа. В подчиненной таблице ключ связи называется еще внешним ключом

1.5.2 Обоснование выбора среды разработки

Разработка интерфейса всегда являлась трудоемкой задачей отнимающей много времени у разработчиков. Однако имеются так называемые средства визуальной разработки приложений в значительной мере упростившие задачу разработки графического интерфейса пользователя. Сейчас на рынке программных продуктов предлагается довольно много разнообразных средств визуальной разработки приложений, ориентированных на разработку информационных систем. Все их можно условно разделить на два класса:

- специализированные средства -- ориентированные исключительно на работу с вполне определенной СУБД;

- универсальные средства, которые могут использоваться как для разработки информационных приложений, взаимодействующих с базами данных, так и для разработки любых других приложений, не использующих базы данных.

Из таких средств наибольшей известностью пользуются системы Borland Dеlрhi фирмы Borland‚ Visual Basic, Visual C++ фирмы Microsoft. Каждый из указанных классов имеет свои достоинства и недостатки, поэтому в общем случае трудно отдать предпочтение одному из них. В предлагаемом дипломном проекте в качестве средства разработки выбран продукт Microsoft Access, пользующийся большой популярностью.

В Access удачно сочетаются средства визуального проектирования приложений и оптимизирующий компилятор. Наличие в системе компилятора или генерирование ею выполняемого машинного кода еще не означает, что получаемый код является оптимальным. Такие системы, как Visual Basic, изначально создавались на основе концепции генерации псевдокода. При выполнении приложений, созданных с помощью этих систем, полученный псевдокод интерпретировался.

Помимо эффективности выполняемого кода, каждому разработчику необходимо средство, которое было бы, с одной стороны, достаточно мощным и гибким, чтобы выполнить любую стоящую перед ними задачу, а, с другой стороны было достаточно простым и удобным в работе. Такая система должна быть построена на принципах объектно-ориентированного программирования, и вместе с тем, должна позволять применять, в случае необходимости, ассемблер. Наконец, она должна совмещать в себе функции среды для быстрой разработки баз данных, которая не вынуждала бы их каждый раз при программировании спускаться до ядра СУБД.

Все это (и даже больше) предоставляет Access. Это стало возможным благодаря подходу, который применила компания microsoft при создании этой системы, собрать все лучшее, что есть в средствах разработки для Windows, и объединить в одном продукте. В состав Access входит обширная библиотека компонентов (не говоря еще об огромном количестве библиотек компонент, разработанных третьими фирмами и отдельными разработчиками), с помощью которой можно избежать ручного написания программ, что широко распространено в других средствах разработки.

В результате оценки по выбранным критериям сред разработки, максимальное получил Microsoft Access. Данная оценка является субъективным мнением автора диплома, сформированным на основе собственного опыта и данных из источников, рассматривающих те или иные аспекты указанных сред разработки.

Объекты Access

База данных Access включает следующие сохраняемые в одном ACCDB-файле объекты:

· таблицы, запросы, схемы данных, непосредственно имеющие отношение к базе данных;

· формы, отчеты, макросы и модули, называемые объектами приложения.

Формы и отчеты предназначены для типовых процессов обработки данных: просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов. Эти объекты приложений конструируются из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для отображения полей таблиц, являющихся источниками данных объекта. Для автоматизации доступа к объектам и их взаимодействия используется программный код. Только с помощью программного кода получается полноценное приложение пользователя, функции которого доступны через меню, панели инструментов и формы. Для создания программного кода служат модули на языке VBA и макросы.

Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые можно настраивать их. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий, которые могут обрабатываться макросами или процедурами обработки событий на VBA, входящими в состав модулей форм, отчетов. Объекты представлены в области навигации окна базы данных Access. Все операции по работе с объектами собственно базы данных и приложений начинаются в этом окне.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одной сущности -- одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта.

База данных Access может включать до 32 768 объектов (в том числе формы, отчеты и т. д.). Одновременно может открываться до 2048 таблиц.

Запросы (Queries). Запросы на выборку служат для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является виртуальная таблица. В запросе можно указать, какие поля исходных таблиц следует включить в запись таблицы запроса и как отобрать нужные записи. Таблица запроса может быть использована наряду с другими таблицами базы при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью конструктора запросов или инструкции языка SQL. Запросы на изменение позволяют обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы, а также создавать новые таблицы на основе существующих.

Схема данных (Relationships) определяет, с помощью каких полей таблицы связываются между собой, как будет выполняться объединение данных этих таблиц, нужно ли проверять связную целостность при добавлении и удалении записей, изменении ключей таблиц. Схемы данных в области навигации в окне базы данных отображаются только в проектах Access, работающих с базами данных сервера. Для отображения схемы данных в базах данных Access используется команда Схема данных (Relationships), размещенная на вкладке ленты Работа с базами данных (Database Tools) в группе Отношения.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для работы с электронными документами, сохраняемыми в таблицах базы данных. Вид таких документов может соответствовать привычному для пользователя бумажному документу. Форма используется для разработки интерфейса по управлению приложением. Включаемые в форму процедуры обработки событий позволяют управлять процессом обработки данных в приложении. Такие процедуры хранятся в модуле формы. В формы могут вставляться рисунки, диаграммы, звуковые фрагменты, видео. Возможна разработка форм с набором вкладок, с каждой из которых связано выполнение той или иной функции приложения.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования на основе данных базы выходных документов любых форматов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать. Как и формы, отчеты могут включать процедуры обработки событий. Использование графических объектов позволяет дополнять данные отчета иллюстрациями. Отчеты обеспечивают возможность анализа данных при использовании фильтрации, агрегирования и представления данных источника в различных разрезах.

Макросы (Macros) являются программами, состоящими из последовательностей макрокоманд, которые выполняются по вызову или при наступлении некоторого события в объекте приложения или его элементе управления. Макросы данных выполняются при наступлении некоторого события в исходных таблицах. Макросы позволяют автоматизировать некоторые действия в приложении пользователя. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении. Макросы данных используются для добавления логики к данным и сосредоточения ее в исходных таблицах. В веб-приложениях Access, публикуемых на сайтах SharePoint, для программирования можно использовать только макросы, т. к. код VBA несовместим со средствами веб-публикации. Модули (Modules) содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-подпрограммы, процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. Использование процедур позволяет создать законченное приложение, имеющее собственный графический интерфейс пользователя, позволяющий запросить выполнение всех функций приложения, обработать все ошибки и нестандартные ситуации. В Access для удобства пользователя объекты в области навигации базы данных могут быть объединены в пользовательские группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов. Группы, в свою очередь, объединяются в категории. С помощью такой организации объектов базы данных может быть разработан интерфейс пользовательского приложения, полностью заменяющий существующие ранее кнопочные формы и обеспечивающий доступность только к категориям и группам, наглядно и понятно представляющим функциональность приложения.

Размещение базы данных

Все таблицы, а также другие объекты базы данных Access: запросы, формы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата ACCDB. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя, а также обеспечивает высокую компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных. Когда база данных открыта, для корректного внесения изменений требуются блокировки данных разных уровней. Контроль над ними осуществляется с помощью файла блокировки. Если в MS Access 2010/2013 открыт MDB-файл, для контроля блокирования создается файл с расширением ldb и тем же именем, что у MDB-файла. Для файлов в формате ACCDB блокирование управляется файлом с расши- рением laccdb . Как LDB-, так и LACCDB-файлы уничтожаются автоматически, когда база данных будет закрыта всеми пользователями. Введение отдельных блокирующих файлов для файлов Access 2010/2013 и файлов, созданных в более ранних версиях Access, обеспечивает одновременное открытие файлов mdb и accdb с одинаковым именем, и это не приведет к возникновению кон- фликтов в блокирующем файле, поскольку будут созданы два разных блокирую- щих файла. Также можно открывать один и тот же файл mdb в Access 2010/2013 и в более ранней версии Access одновременно, обе версии используют один и тот же блокирующий файл ldb. База данных Access 2013 может быть превращена в базу данных, доступную только для выполнения, не доступную для изменений и скрывающую свой код. Для этого она должна быть скомпилирована и сохранена в файле формата ACCDE. В процессе преобразования из базы данных удаляется весь исходный текст программ на VBA, база сжимается, что значительно сокращает размер файла. В базе данных формата ACCDE код VBA может только выполняться, но просматривать и изменять его нельзя. При этом у пользователей нет разрешений на изменение структуры форм, отчетов или модулей. Для преобразования файла базы данных ACCDB в формат ACCDE на вкладке Файл (File) выберите Сохранить как (Save As), далее Сохранить базу данных как (Save Database As), в группе Дополнительно (Advanced) -- пункт Создать ACCDE (Make ACCDE) (Компиляция исполняемого файла) и нажмите кнопку Сохранить как (Save As). Для преобразования (конвертации) базы данных из предыдущих версий в текущую и наоборот в Access 2013 предназначена команда Сохранить базу данных как (Save Database As), доступная в разделе Сохранить как (Save As) на вкладке Файл (File). Если база данных Access 2007/2013 использует возможности, не поддерживаемые более ранними версиями, выполнение преобразования невозможно. Сжать и восстановить базу данных (Compact & Repair Database) можно одноименной командой, доступной в разделе Сведения (Info) на вкладке Файл (File) или на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) в группе Сервис (Tools). Команда реорганизует базу данных на диске с целью улучшения объемновременных характеристик. Она перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл базы данных и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных.

Средства программирования

Наряду с диалоговыми средствами создания объектов базы данных и объектов приложения, которые позволяют решить многие задачи пользователя, Access располагает мощными средствами программирования. Эти средства могут использоваться как для доработки приложений, созданных диалоговыми средствами, так и для реализации сложных задач и создания приложений с необходимым пользователю интерфейсом в целом. Без использования программного кода практически невозможно получить законченное автоматизированное приложение пользователя. Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называемые макросами, позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователя при диалоговой работе, прежде всего, с данными через формы -- например, нажатие кнопки, изменение данного в поле, или системой. Простой язык макрокоманд и конструктор макросов с ясным и понятным интерфейсом, поддерживающий функции IntelliSense, позволяют при малой трудоемкости интегрировать объекты приложения и организовать процесс обработки данных. Конструктор макросов упрощает создание, редактирование и автоматизацию логики базы данных, позволяет сокращать количество ошибок кода. Помимо обычных макросов новый конструктор макросов позволяет создавать макросы данных, которые связываются с событиями в таблице и позволяют выполнять определенные действия при изменении, вставке или удалении записи. Например, с помощью макросов можно проверять данные или выполнять вычисления. Макросы данных позволяют добавлять логику к данным и сосредотачивать ее в исходных таблицах. По сути, макросы данных позволяют реализовать триггеры в базе данных Access. С помощью конструктора макросов и макросов данных можно распространить автоматизацию за пределы клиентского приложения Access на веб-базы данных SharePoint и другие приложения, обновляющие таблицы Access. Наряду с языком макрокоманд Access включает развитую интегрированную среду объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA), позволяющую реализовать любые программные решения. Программы на VBA реализуются процедурами, которые объединяются в объектах, называемых модулями. В VBA база данных рассматривается как совокупность объектов (таблиц, форм, отчетов, их элементов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определенные действия над объектами. Структурированность объектов базы данных упрощает освоение этого языка и создание приложений. Управление выполнением программ в диалоговых приложениях VBA осуществляется событиями, вызываемыми действиями пользователя или системы. Среда VBA объединяет разнообразные наглядные графические инструменты: редактор VBA, окно разрабатываемого проекта, окно свойств объектов проекта, окно просмотра объектов, отладчик и др. Все инструменты унифицированы и являются общими для всех приложений Microsoft Office, для Visual Basic, а также продуктов ряда других фирм. Приложения, разрабатываемые на VBA, могут выполняться только в той среде, в которой поддерживается VBA, в то время как Visual Basic ориентирован на полностью самостоятельную разработку автономно выполняющихся приложений. Язык VBA является производным от самостоятельной системы программирования Visual Basic и имеет с ней много общего. Их синтаксис и интерфейс практически одинаковы. Заметим, что код VBA несовместим со средством веб-публикации, поэтому если планируется опубликовать приложение как веб-приложение Access, для выполнения задач программирования необходимо использовать только макросы.

Многопользовательская база данных Access База данных, как правило, содержит данные, необходимые многим пользователям. Создание многопользовательской базы данных Access и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в одноранговой сети персональных компьютеров или в сети с файловым сервером. Под одноранговой понимается сеть, каждый компьютер которой может предоставлять остальным подключенным к сети компьютерам доступ ко всем или некоторым своим ресурсам, т. е. являться сервером и клиентом одновременно. Одноранговая сеть может управляться встроенными компонентами настольных операционных систем Windows XP/Vista/Windows 7/Windows 8.

Сети больших масштабов используют выделенные файловые серверы. В сети, поддерживающей концепцию файлового сервера, база данных Access размещается на компьютере, выделенном в качестве файлового сервера. СУБД Access, как правило, устанавливается на каждой компьютер пользователя. Обработка данных базы осуществляется на компьютерах пользователей. Поэтому по сети передаются с сервера на компьютер клиента большие объемы данных, что сильно загружает ее и делает невозможным одновременное обслуживание большого числа пользователей. Работа локальной сети с файловым сервером обеспечивается рядом сетевых операционных систем. Наиболее популярными являются Microsoft Windows Server и Novell NetWare.

Сеть предоставляет аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Сетевая операционная система обеспечивает защиту базы данных, размещенной в сети, предоставляя пользователям доступ к определенным сетевым ресурсам -- например, папкам, файлам, только по предъявлении имени и пароля. Кроме того, для пользователя папки или отдельного файла могут назначаться права доступа, ограничивающие их использование, например, только чтением.

Access не следит за разграничением доступа разных пользователей к базе данных, но автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной их корректировки несколькими пользователями. Для обеспечения защиты данных от одновременной их корректировки несколькими пользователями в Access предусматривается блокировка на уровне страниц, при которой блокируются все записи одной страницы. Дополнительно к блокировке страничного уровня Access поддерживает блокировку на уровне записи. Блокирование не допускает изменения записи другими пользователями, пока текущее изменение не будет закончено. Выбор режима блокировки на уровне записей по умолчанию в текущей базе данных производится параметром Открывать базу данных с использованием блокировки на уровне записей (Open databases using record level locking)в окне Параметры Access (Access Options) на вкладке Параметры клиента (Client Settings) в группе Дополнительно (Advanced). Если флажок этого параметра сброшен, по умолчанию будет использована блокировка на уровне страницы. Выбранный вариант применяется к данным в формах, таблицах и программах, использующих объект Recordset для перебора записей. Этот параметр не применяется к запросам на изменение или программам, выполняющим массовые операции с использованием инструкций SQL.

Прежде чем начать работу нескольких пользователей с общей базой данных, необходимо выполнить разделение локальной базы данных. Разделение базы данных предполагает выделение таблиц текущей базы данных в новую базу. При этом текущая база становится интерфейсной базой данных, а база данных с таблицами помещается в сетевое расположение, указанное при выполнении процедуры разделения. После разделения базы данных нужно распространить интерфейсную базу данных среди пользователей, чтобы они могли начать работу с ней.[8]

2. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

2.1 Основание для разработки

Разработка программного обеспечения производится на основании заказа от БУ ВО «Центр информационных технологий». На основании этого была сформулирована тема дипломного проектирования, в последствии утвержденная Кафедрой прикладной информатики и естественно-математических наук.

2.2 Назначение разработки

Функциональное назначение: система должна предоставлять ввод, обработку и поиск данных.

Эксплуатационное назначение: система должна обеспечивать оформление и учет поступивших задач, оптимизация работы IT-специалистов, путем равномерной нагрузки на специалистов, а также создание отчетов о выполненых или невыполненых задачах.

2.3 Требования к программе

2.3.1 Требования к функциональным характеристикам

Необходимо разработать АС планирования helpdesk для предприятия с развитой инфраструктурой, которая предоставляет следующие функции:

- учет всех созданых задач;

- оформление и учет новых задач;

- создание и дополнение адресов, кабинетов, ФИО заказчика;

- ведение списка специалистов отдела МТО;

- ведение списка специалистов отдела технической поддержки;

- ведение списка специалистов управления инфраструктуры;

- ведение списка специалистов управления информационных систем;

- отображение не выполненых задач;

- организация поиска по:

- номеру задачи;

- дате регистрации задачи;

- сроке исполнения задачи;

- дате исполнения задачи;

- по типу задачи;

- по ФИО заказчика;

- по отделу исполнителей;

- по исполнителю;

- приоритету;

- качеству;

- кабинету заказчиков;

- формирование отчетности:

- отчет по исполнителям;

- отчет по качеству, приоритету, повторности;

Автоматизированная система должна быть реализована в рамках локальной архитектуры.

Система должна иметь удобный интерфейс, предоставляющий наиболее гибкий способ просмотра, добавления и редактирования данных.

2.3.2 Требования к надежности

При функционировании данной АИС должен осуществляться контроль входной и выходной информации, в том числе данных вводимых пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных.

В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие сообщения и предоставляться возможность исправления ошибок и продолжения работы.

При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность БД.

2.3.3 Требования к составу и параметрам технических средств

Минимальные необходимые требования для нормального функционирования системы: персональный компьютер на базе процессора Intel Celeron с тактовой частотой 2400MHz, 1024 МБ оперативной памяти, свободное пространство на жестком диске 10 Гб, VGA-совместимый дисплей.

2.3.4 Требования к информационной и программной совместимости

Программа должна быть разработана, как база данных. Файлы данных создаются в формате Microsoft Access.

Сама разработка ведётся в системе управления базами данных Microsoft Access, обеспечивающей создание надёжного приложения для работы в операционных системах Windows XP и выше.

2.3.5 Требования к набору (составу) данных

Входными данными для системы являются:

- тип задачи;

- приоритет выполнения задачи;

- ФИО, местонахождение и телефон заказчика;

- отдел и ФИО исполнителя;

- комментарий диспетчера.

Выходными данными для системы являются:

- номер задачи;

- дата\время задачи;

- тип задачи;

- исполнитель;

- заказчик;

- кабинет заказчика;

- срок исполнения;

- срочность;

- повторность;

- качество;

- приоритет.

Формы выходных документов представлены в Приложении В.

Документ «Отчет по исполнителям» формируется для любых выбранных исполнителей и содержит данные о задаче дате, сроке исполнения и время когда выполнена задача.

Документ «отчет по качеству, приоритету, повторности» формируется на основе справочника задач, сформированного пользователем, по графам качество, повторность задачи.

Документ «Устройства по рабочим местам» формируется на основе полного списка компьютерной техники, заданного пользователем, с группировкой по рабочим местам.

Документ «Список рабочих мест» формируется на основе данных, введенных пользователем и включает все рабочие места в организации с указанием ip-адреса компьютера, домена/рабочей группы и сетевого имени компьютера.

2.4 Требования к программной документации

Разрабатываемый проект должен сопровождаться документацией, в составе которой будут учтены следующие пункты:

- техническое задание;

- описание программы;

- описание применения;

- текст программы, результаты работы.

2.5 Стадии и этапы разработки

Автоматизированная система должна разрабатываться в следующем порядке:

1) анализ предметной области;

2) разработка технического задания;

3) освоение программных средств;

4) проектирование системы;

5) разработка приложения;

6) оформление пояснительной записки.

2.6 Порядок контроля и приемки

Для всестороннего контроля работы системы необходимо разработать специальные наборы тестовых данных, результаты обработки которых в полной мере отразят работоспособность системы. Для проверки правильности работы программы должно быть проведено тестирование всех режимов работы.

Приемка программного продукта должна проводиться при представлении работоспособности системы при различных входных данных и при наличии полной документации к программе.

3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ

3.1 Функциональное проектирование системы

Контекстная диаграмма, приведенная на рисунке 3.1, реализована с помощью методологии IDEF0.

Рисунок 3.1 Контекстная диаграмма

Стратегии и процедуры, которыми руководствуется процесс (управление) - это правила приема, обработки и выполнения заказов.

Входом для системы являются данные по задаче, адрес и ФИО сотрудников организаций, а также данные коментарии диспетчера, для более полного описания задачи.

Выходом для системы являются выполненая задача, справочник исполнителей, справочник заказчиков, справочник кабинетов, справочник департаментов, справочник подразделений, отчет по исполнителям, отчет по качеству, приоритету и повторности задачи.

Функциональная декомпозиция системы, приведенная на рисунке 3.2, проводится также на основе методологии IDEF0.

На этом уровне работником IT-отдела по заказам выполняются следующие функции:

- прием задачи;

- выполнение задачи;

- база данных задач.

Рисунок 3.2 Диаграмма декомпозиции

Функциональная декомпозиция активности «Прием задачи» выполнена на основе методологии DFD и приведена на рисунке 3.3.

Рисунок 3.3 Диаграмма декомпозиции активности «Прием задачи»

Функциональная декомпозиция активности «Выполнение задачи» выполнена на основе методологии DFD и приведена на рисунке 3.4.



Рисунок 3.4 Диаграмма декомпозиции активности «Выполнение задачи»

3.2 Инфологическое проектирование системы

3.2.1 Логическое проектирование

В проектируемой модели использовалась логико-физическая модель.

В разрабатываемой системе можно выделить следующие сущности: группы задач, задача, задание, Кабинет, департамент, подразделение, исполнитель, отдел исполнителя. Схема данных на логическом уровне представлена на рисунке 3.6.

Рисунок 3.6 - Схема данных на логическом уровне

Данные в базе должны обладать свойством целостности. Под целостностью понимается правильность данных в любой момент времени. Поддержание целостности базы данных может рассматриваться как защита данных от неверных изменений или разрушения.

Выделяют три группы правил целостности [5]:

- Целостность по сущностям. Объекту или сущности реального мира в реляционных базах данных соответствуют кортежи отношений. Требование состоит в том, что любой кортеж любого отношения отличим от любого другого кортежа этого отношения, т.е. другими словами, любое отношение должно обладать первичным ключом. Это требование автоматически удовлетворяется, если в системе не нарушаются базовые свойства отношений. Первичный ключ - это минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности.

- Целостность по ссылкам. База данных не должна содержать несогласованных значений внешних ключей. Правило утверждает, что если В ссылается на А, тогда А должно существовать. Говорят, что отношение, в котором определен внешний ключ, ссылается на соответствующее отношение, в котором такой же атрибут является первичным ключом. Требование целостности по ссылкам, или требование внешнего ключа состоит в том, что для каждого значения внешнего ключа, появляющегося в ссылающемся отношении, в отношении, на которое ведет ссылка, должен найтись кортеж с таким же значением первичного ключа, либо значение внешнего ключа должно быть неопределенным (т.е. ни на что не указывать).

- Целостность, определяемая пользователем. У пользователя (или у разработчика) базы данных должна быть возможность определить, какие операции должны быть запрещены, а какие разрешены, нужны ли для разрешенных операций компенсирующие, и если да, то какие (т.е. возможность каскадного удаления).

В разрабатываемой структуре базы данных учтены основные правила целостности. Каждая сущность идентифицируется уникальным ключом, и разработана система внешних ключей. База данных не содержит несогласованных значений внешних ключей, то есть при работе с записями происходит каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей.

Целостность, определяемая пользователем, поддерживается ограничениями в таблицах базы данных на ввод неотрицательных значений, а также обеспечением выбора значений внешних ключей из списков без разрешения варианта ввода недопустимого значения.

Нормализация предусматривает определение требуемых атрибутов с последующим созданием из них нормализованных таблиц, основанных на функциональных зависимостях между этими атрибутами. Отношение, в котором на пересечении каждой строки и каждого столбца содержится атомарное (или единственное) значение, находится в 1-й нормальной форме. При этом необходимо, чтобы отношение имело первичный ключ.

Вторая нормальная форма применяется к отношениям с составными ключами, т.е. к таким отношениям, первичный ключ которых состоит из двух или больше атрибутов. Отношение с первичным ключом на основе единственного атрибута всегда находится в 2-й нормальной форме. Отношение, которое находится в 1-й нормальной форме и каждый атрибут которого, не входящий в состав первичного ключа, зависит только от полного значения ключа и не зависит ни от какого отдельного атрибута, входящего в состав первичного ключа, имеет вторую нормальную форму (каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от ключа).

Отношение находится в 3-й нормальной форме, если оно представлено в 2-й нормальной форме и не имеет не входящих в первичный ключ атрибутов, которые находились бы в транзитивной функциональной зависимости от этого первичного ключа.

Разработанная модель находится в 3-й нормальной форме, так как:

- атрибуты сущностей являются атомарными;

- каждый неключевой атрибут функционально полно зависит от первичного ключа;

- в модели отсутствуют транзитивные зависимости неключевых атрибутов от ключа.

3.2.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Для обеспечения хранения данных можно использовать локальную или распределенную базу данных. В данном дипломном проекте целесообразнее использовать распределенную базу данных, применение которой позволит уменьшить время работы с базой данных и уменьшить сложность настройки прикладного программного обеспечения.

Предполагаются следующие информационные решения, касающиеся разрабатываемого программного средства:

- сбор исходной информации, вводимой в базу данных, осуществляется на сервере, т.е. информация для базы данных может быть введена с нескольких АРМ, где выполнены условия для запуска базы;

- ввод информации в базу данных осуществляется вручную с бумажных носителей. Информация записывается в базу автоматически;

- обработка данных осуществляется в диалоговом режиме;

- пользователь получает информацию из базы данных на экран ПЭВМ, кроме того, информация может выдаваться на принтер в случае распечатки различных стандартных форм;

- резервирование базы данных осуществляется при помощи сохранения базы данных сервере, у которого постоянно создаются резевные копии;

- база данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.accdb» (формат Microsoft Access).

Структура пакета прикладных программ следующая [3]:

- управляющий модуль, который предназначен для преобразования программы на входном языке (ПВЯ) в последовательность вызовов обрабатывающих модулей формирование меню пользователя и обеспечение соединения пунктов меню с обрабатывающими и обслуживающими модулями;

- обрабатывающие и одновременно обслуживающие модули, которые предназначены для взаимодействия пользователя с пакетом управляющих модулей, а также для реализации алгоритма решения задач, т.е. для преобразования данных, составляющих информационную базу пакетов.

Обрабатывающие модули, для реализации алгоритма решения задач, т.е. для преобразования данных, составляющих информационную базу пакетов.

Структура пакета прикладных программ представлена на рисунке 3.8.

Рисунок 3.8 Структура пакета прикладных программ

Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это ввод, контроль, перезапись информации с одного носителя на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.). Структуру программ можно описать основными блоками, представленными на рисунке 3.9 [3].



Рисунок 3.9 Схема основных модулей программы

Модуль «Главное меню» предназначен для запуска основных процедур программы и завершения работы с программой.

Модуль работы со справочниками включает в себя справочники:

- Справочник исполнителей;

- Справочник заказчиков;

- Справочник задач;

- Справочник кабинетов;

- Спровочник подрезделений;

- Справочник диспетчеров;

- Справочник департаментов.

Назначение данного модуля является поиск и подготовка справочной информации.

Модуль «Формирование входной информации» предназначен для ввода первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи ввода заказов.

Модуль «Формирование документов» выполняет функции формирования печатных форм. Отчеты формируются используя запросы, которые обрабатывают исходную информацию в соответствии с заданными параметрами пользователя.

3.3 Разработка алгоритмов

Алгоритмы работы программы являются стандартными алгоритмами работы с базой данных. В основном все алгоритмы работы связаны с вводом данных от пользователя, проверке введенной информации на предмет нарушения целостности данных и занесение введенной информации в саму базу, если введенные сведения не нарушают целостности.

Алгоритм работы с любой формой программы представлен на рисунке 3.10.

Рисунок 3.10 Алгоритм ввода данных в базу



Рисунок 3.11 Алгоритм добавления записи в таблицу

Рисунок 3.12 Алгоритм изменения записи в таблице

4. ОПИСАНИЕ ПРИМЕНЕНИЯ

4.1 Назначение программы

Программа предназначена для автоматизации рабочего места диспетчера по принятию завявок БУ ВО «ЦИТ». Система предназначена для ввода, обработки и поиска данных, оформления задач, учета невыполненых задач, оформления отчетов о просроченных задачах, отправки отчетов руководящим отделами и у правлениями, а также директору.

4.2 Условия применения

Минимальные необходимые требования для нормального функционирования системы: персональный компьютер на базе процессора Intel Celeron с тактовой частотой 2400MHz, 1024 МБ оперативной памяти, минимальное свободное пространство на жестком диске 10 Гб, VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA-дисплей).

4.3 Описание задачи

Экранные формы приложения приведены в Приложении 2. Формы выходных документов приложения приведены в Приложении 3.

Для загрузки программы следует запустить на выполнение исполняемый файл helpdesk.exe и далее работать с ним в соответствии с данным описанием.

После запуска программы на экране появляется главная кнопочная форма, позволяющая создать новую задачу, а так же отправить её исполнителю по внутренней почте.

Для входа в базу данных необходимо выбрать из списка диспетчера который будет работать с базой (рисунок П2.10). Так же приведен листинг программы П1.1.

Для создания новой задачи следует «Новая задача», после чего появится новая пустая форма, в которой необходимо выбрать из выпадающего списка тип задачи, указать на календаре срок исполнения, по надобности поставить галочки срочная или повторная, выбрать из выпадающего списка приоритет важности задачи с временем на выполнение заявки специалистом. Далее выбирается из списка кабинет и заказчик с возможностью создания новых строк не выходя из формы. Затем выбираем отдел и исполнителя заявки, по надобности пишем комментарий для более точного описания задачи и сохраняем заведенные данные по одной из кнопок «Добавить задание, послать по e-mail», «Добавить задание, без e-mail» (рисунок П2.1 листинг П1.2)

Для редактирования данных справочников исполнителей, заказчиков, задач, кабинетов, подразделений, департаментов, а так же диспетчеров (рисунки П2.3 П2.9) следует выбрать соответствующий пункт меню «Основные справочники» главного меню программы. Далее принципы работы с любой из этих форм одинаковы и соответствуют описанному ниже.

Указанные выше справочники приведены на рисунках П2.3 П2.9.

Для поиска задачи создана специальная форма «Поиск» (рисунок П.2.11) с помощью которой осуществляется вывод нужной информации в отдельной таблице. Поиск производится по любому из пунктов: номер задачи, невыполненые задачи, повторные задачи, дата регистрации, срок исполнения, дата исполнения, тип задачи, заказчик, отдел, исполнитель, приоритет, качество, кабинет. Поиск осуществляется с помощью SQL запросов (листинг П1.3)

4.4 Входные и выходные данные

Входными данными для системы являются:

- Данные поступающие по электронной почте;

- данные поступающие по телефону;

- данные поступающие по АСЭД «Directum»;

Выходными данными для системы являются:

- задача для выполнения спициалистом;

- список специалистов;

- список заказчиков;

- список кабинетов;

- список подразделений;

- отчет по исполнителям;

- отчет по качеству, приоритету и повторности;

Формы выходных документов представлены в Приложении 3.

Документ «Отчет по исполнителям» формируется для любых выбранных исполнителей и содержит данные о задаче дате, сроке исполнения и время когда выполнена задача.

Документ «отчет по качеству, приоритету, повторности» формируется на основе справочника задач, сформированного пользователем, по графам качество, повторность задачи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения дипломного проекта были изучены принципы создания, учета и хранения, а также приема и выполнения задач на обслуживание и ремонт компьютерной техники в БУ ВО «Центр информационных технологий».

В ходе работы были разработаны, созданы и отлажены все компоненты системы и проведена следующая работа:

- описана существующая система обработки информации на предприятии;

- представлены обоснование выбора обеспечивающих технологий и проектных решений по программному и информационному обеспечению;

- продуман пользовательский интерфейс, обозначены возможные пути расширения системы;

- приведена характеристика нормативно-справочной информации, входной оперативной информации, результатной информации, приведена информационная модель и представлено ее описание.

В результате была спроектирована и разработана автоматизированная система планирования HelpDesk для предприятия с развитой инфраструктурой.

В рамках настоящей работы реализованы следующие функции:

- выбор диспетчера заполняющего базу;

- создание новой задачи;

- дополнение справочников из единой формы;

- создание поиска по любому известному из задачи;

- ведение списка специалистов IT-отдела;

- ведение справочника заказчиков;

- ведение истории обслуживания рабочего места;

- формирование следующей отчетности:

- отчет по исполнителям;

- отчет по качеству, приоритету, повторности;

Область применения: разработанная система внедрена в работу предприятия для приема и обработки заказов в диспетчерской службе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Мишенин, А.И. Теория экономических информационных систем: Учебник А.И. Мишенин. - М. : Финансы и статистика, 2001. - 240 с.

2. Паронжанов, С.А. Объектно-ориентированные средства анализа, проектирования и реинжениринга информационных систем / С.А. Паронжанов -М.: Изд-во Центра информационных технологий, 1996. - 280 с.

3. Липаев, В.В. Управление разработкой программных средств. Методы, стандарты, технология В.В. Липаев М.: Финансы и статистика, 1993. 158 с.

4. Вендров, А.М. CASEтехнологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров М.: Финансы и статистика, 2000. 482 с.

5. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / К. Дж. Дейт М.: Вильямс, 2005. 1328 с.

6. Фуфаев Д.Э. Базы данных / Д.Э. Фуфаев, Э.В. Фуфаев - М.: Академия, 2005. - 320 с.

7. Оскерко В.С. Практикум по технологиям баз данных / В.С. Оскерко, З.В. Пунчик - Мн.: БГЭУ, 2004. - 170 с.

8. Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. Самоучитель Microsoft Access 2013, Самоучитель / Ю. Бекаревич, Н. Пушкина.:БХВ-Петербург, 2014.

9. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2000.-350 с.

10. Исаев Г.Н. Проектирование информационных систем. Учебное пособие / Г.Н. Исаев М.: Омега-Л, 2015. - 425 с.

11. Керниган Б., Пайк Р. Практика программирования / Б. Керниган, Р. Пайк. М.: Вильямс, 2015. - 288 с.

12. Коннолли Т., Базы данных: Проектирование, Реализация и сопровождение. Теория и практика / Т. Коннолли, К. Бегг, А. Страчан М.: Вильямс, 2012. - 1093 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Листинг программы П1.1 выбор диспетчера

Private Sub Далее_Click()

Dim rst As DAO.Recordset

Dim SQL As String

Dim dbs As DAO.Database

Set dbs = CurrentDb

NameDisp = Forms![Выбор_диспетчера]!Диспетчер.Value

' закрытие формы

If Not IsNull(NameDisp) Then

SQL = "SELECT Диспетчер![логин] AS Log, Диспетчер![Пароль] AS pasw, Диспетчер![Почта] AS mail " & _

"FROM Диспетчер WHERE Диспетчер![ФИО] = """ & NameDisp & """"

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

log = rst![log]

mail = rst![mail]

pasw = rst![pasw]

DoCmd.Close acForm, "Выбор_диспетчера", acSaveYes

DoCmd.OpenForm "задачи(таблица)", acFormDS

Else

MsgBox "Не выбран диспетчер!"

End If

End Sub

Private Sub Диспетчер_Change()

Dim rst As DAO.Recordset

Dim SQL As String

Dim dbs As DAO.Database

Set dbs = CurrentDb

NameDisp = Forms![Выбор_диспетчера]!Диспетчер.Value

SQL = "SELECT Диспетчер![логин] AS Log, Диспетчер![Пароль] AS pasw, Диспетчер![Почта] AS mail " & _

"FROM Диспетчер WHERE Диспетчер![ФИО] = """ & NameDisp & """"

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

log = rst![log]

mail = rst![mail]

pasw = rst![pasw]

End Sub

Листинг программы П1.2 создание задачи и отправка на E-mail исполнителю

Option Compare Database

Private Sub Exit_Click()

On Error GoTo Err_Exit_Click

If Me.Dirty Then Me.Dirty = False

DoCmd.Close

Exit_Exit_Click:

Exit Sub

Err_Exit_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Exit_Click

End Sub

Private Sub Delete_Click()

On Error GoTo Err_Delete_Click

DoCmd.RunCommand acCmdSelectRecord

DoCmd.RunCommand acCmdDeleteRecord

Exit_Delete_Click:

Exit Sub

Err_Delete_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Delete_Click

End Sub

Private Sub Кнопка20_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка20_Click

DoCmd.RunCommand acCmdUndo

Exit_Кнопка20_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка20_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка20_Click

End Sub

Private Sub Кнопка21_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка21_Click

Screen.PreviousControl.SetFocus

DoCmd.FindNext

Exit_Кнопка21_Click:

Exit Sub

Err_Кнопка21_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка21_Click

End Sub

Private Sub Кнопка22_Click()

' MsgBox NameDisp

' MsgBox log

Dim oMsg As Object

Dim oConfig As Object

Dim CFields As Object

Dim strBody, SQL, email, Task, fio, Phone, AddPhone, Room As String

Dim rst As DAO.Recordset

Dim dbs As DAO.Database

Set dbs = CurrentDb

' получаем данные исполнителя

c = Forms![Задание]!Code.Value

SQL = "SELECT код_исполнителя AS k, комментарий_диспетчера AS comm FROM задание_исполнитель WHERE (код_задания = " & Str(c) & ") AND ( дата_закрытия is null)"

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

Number = rst![k]

comment = rst![comm]

SQL = "SELECT Исполнитель![e-mail] AS email FROM Исполнитель WHERE Исполнитель![Код_исполнителя] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

email = rst![email]

' получаем название задачи

Number = Forms![Задание]!Task.Value

SQL = "SELECT Задача![Название] AS Task FROM Задача WHERE Задача![Код_задачи] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

Task = rst![Task]

' получаем ФИО заказчика

Number = Forms![Задание]!Order.Value

SQL = "SELECT Заказчик![ФИО] AS fio, Заказчик![Кабинет] AS room, Заказчик![Телефон] AS phone, Заказчик![Добавочный телефон] AS AddPhone FROM Заказчик WHERE Заказчик![Код_заказчика] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

fio = rst![fio]

Room = rst![Room]

Phone = rst![Phone]

AddPhone = rst![AddPhone]

If IsNull(Phone) Then

Phone = "--"

End If

If IsNull(AddPhone) Then

AddPhone = "--"

End If

strB = "<p> Напоминаем, что Вы не выполнили задание №" & Str(c) & " </p>" & _

"<p> Задача: " & Task & "</p>" & _

"<p> Кабинет: " & Room & "</p>" & _

"<p> Заказчик: " & fio & " тел." & Phone & "добавочный:" & AddPhone & "</p>" & _

"<p> Срок исполнения: " & Forms![Задание]!exec_time.Value & "</p>" & _

"<p> " & comment & "</p>" & _

"<p> </p> " & _

"<p> Просьба ответить на e-mail после выполенения задания и/или в случае задержки выполнения с объяснением ситуации. </p> " & _

"<p> C уважением, " & NameDisp & " </p> "

tit = "Напоминание о задании " & Str(c)

SendMail email, tit, strB, ""

' MsgBox "E-mail Отправлен"

End Sub

Private Sub Кнопка26_Click()

Dim oMsg As Object

Dim oConfig As Object

Dim CFields As Object

Dim strBody, SQL, email, Task, fio, Phone, AddPhone, Room As String

Dim rst As DAO.Recordset

Dim dbs As DAO.Database

Set dbs = CurrentDb

' получаем данные исполнителя

c = Forms![Задание]!Code.Value

SQL = "SELECT код_исполнителя AS k, комментарий_диспетчера AS comm FROM задание_исполнитель WHERE (код_задания = " & Str(c) & ") AND ( дата_закрытия is null)"

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

Number = rst![k]

comment = rst![comm]

SQL = "SELECT Исполнитель![e-mail] AS email FROM Исполнитель WHERE Исполнитель![Код_исполнителя] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

email = rst![email]

' получаем название задачи

Number = Forms![Задание]!Task.Value

SQL = "SELECT Задача![Название] AS Task FROM Задача WHERE Задача![Код_задачи] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

Task = rst![Task]

' получаем ФИО заказчика

Number = Forms![Задание]!Order.Value

SQL = "SELECT Заказчик![ФИО] AS fio, Заказчик![Кабинет] AS room, Заказчик![Телефон] AS phone, Заказчик![Добавочный телефон] AS AddPhone FROM Заказчик WHERE Заказчик![Код_заказчика] = " & Str(Number)

Set rst = dbs.OpenRecordset(SQL)

fio = rst![fio]

Room = rst![Room]

Phone = rst![Phone]

AddPhone = rst![AddPhone]

If IsNull(Phone) Then

Phone = "--"

End If

If IsNull(AddPhone) Then

AddPhone = "--"

End If

'создаем объект Message это наше письмо

strBody = "<p> Задание №" & Str(c) & " </p>" & _

"<p> Задача: " & Task & "</p>" & _

"<p> Кабинет: " & Room & "</p>" & _

"<p> Заказчик: " & fio & " тел." & Phone & "добавочный:" & AddPhone & "</p>" & _

"<p> Срок исполнения: " & Forms![Задание]!exec_time.Value & "</p>" & _