Главная База знаний "Allbest" Программирование, компьютеры и кибернетика Создание информационной системы по учету трудовых договоров

Создание информационной системы по учету трудовых договоров

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Обоснование проектных решений по информационному, техническому и программному обеспечению. Характеристика базы данных. Организация технологии сбора, обработки и выдачи информации.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид дипломная работа
Язык русский
Дата добавления 08.03.2014
Размер файла 3,6 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Страница:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ), основанный в 1932 году, - один из ведущих вузов России с богатым опытом и традициями подготовки высококвалифицированных специалистов в области экономики, статистики, информационных технологий, менеджмента и маркетинга.

МЭСИ является первым российским вузом, успешно прошедшим процедуру внешней экспертизы на соответствие европейским стандартам гарантии качества образования (ESG-ENQA). Восемь образовательных программ, реализуемых в МЭСИ, признаны лучшими, по версии справочника «Лучшие образовательные программы инновационной России 2011».

«Образование через всю жизнь» - таков девиз университета. В МЭСИ обучаются более 100 000 человек по различным образовательным программам и получают образование различных уровней: среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское или дополнительное.

Многолетняя история МЭСИ связана со становлением и развитием информационных технологий в экономике, управлении и образовании. Сегодня МЭСИ по праву считается электронным университетом: сайт вуза ежедневно посещают до 10 000 человек, все учебные материалы расположены в сети, имеющей 300 серверов, общее количество компьютеров составляет 30 000. Университет имеет самую большую базу электронных курсов в России, каждый из которых соответствует международным стандартам. В образовательных программах МЭСИ активно используются программное обеспечение. Все студенты, независимо от направления обучения, профессионально работают на компьютере и обладают хорошими экономическими знаниями.

МЭСИ имеет статус полноправного члена в международных консорциумах и европейских ассоциациях, которые являются признанными лидерами в области электронного обучения: EADTU, IMS, the ExcellenceAssosiate. МЭСИ - постоянный участник крупнейших международных форумов, которые собирают ведущие мировые IT-компании и университеты: CeBIT, OnlineEduca, eLearnExpo. Кроме того, университет - инициатор и организатор подобных мероприятий в нашей стране (Международный образовательный форум E-Learning Россия). МЭСИ стремится к использованию лучших российских и мировых образовательных практик.

Более семи лет МЭСИ помогает детям с ограниченными возможностями здоровья получить профессиональное образование, используя информационные технологии: разработаны специальные программы и образовательные методики.

МЭСИ стремится укрепить связи с наукой, образованием и бизнесом. Базовые кафедры созданы на ведущих предприятиях IT-отрасли, в Счетной палате Российской Федерации, в Федеральном казначействе. Здесь в распоряжении студентов компьютерные программы, разнообразные мультимедийные курсы, специализированные электронные учебники. Таким образом организуется профильное обучение студентов и осуществляется подготовка выпускников для конкретных заказчиков.

Университет активно развивает науку и проводит различные научные мероприятия: Форум SMART E-Learning Россия, ежегодную Неделю науки, расширенное заседание УМО. МЭСИ является одной из площадок традиционного Московского Фестиваля науки и вузом-партнером Олимпиады «IT-Планета» в Москве. Ежегодно в вузе проходят Недели студенческой науки, создано и активно работает студенческое научное общество, два Научных центра. Студенты принимают участие в российских и международных конкурсах, олимпиадах, викторинах.

МЭСИ признан одним из лучших московских вузов по организации внеучебной работы со студентами. В университете работает Студенческий совет, активно развивается КВН-движение, ежегодно проводится конкурс «Мисс МЭСИ», работает студенческий театр «KAZUS» - лауреат российских и международных конкурсов. Сборные команды вуза по различным видам спорта ежегодно принимают участие в чемпионатах Европы и мира среди университетов и добиваются серьезных результатов.

МЭСИ имеет широкую филиальную сеть как на территории Российской Федерации, так и в странах ближнего зарубежья. Объединяет 34 филиала, 117 представительств и более 100 региональных партнеров.

Рязанский филиал МЭСИ - является преемником лучших традиций МЭСИ. Все самые передовые методы обучения, самые современные технологии используются Рязанским филиалом в процессе подготовки высококлассных кадров.

Рязанский филиал МЭСИ был создан на основании приказа Министерства образования Российской Федерации №2156 от 25 мая 2001 года и на основании решения Ученого совета МЭСИ от 31 августа 2000 года.

Рязанский филиал МЭСИ - это государственный ВУЗ, который работает в соответствии со всеми Государственными стандартами, в соответствии с едиными стандартами МЭСИ в области управления качеством, информационно-коммуникационных технологий, подготовки и организации образовательного процесса, маркетинговой деятельности и др.

Рязанский филиал МЭСИ - это:

Современный инновационный вуз, ориентированный на образовательные услуги международного уровня.

Реализация принципов непрерывного образования.

Использование в учебном процессе современных методов обучения, информационно-коммуникационных технологий.

Управление знаниями на основе портальных технологий.

Воспитательная работа, направленная на создание условий для развития и самореализации личности каждого студента.

Учебный процесс в Рязанском филиале МЭСИ организован на основе классических методов обучения (лекции, семинары) в сочетании с самыми современными образовательными технологиями. Профессорско-преподавательским составом головного вуза проводятся видеолекции для студентов Рязанского филиала, и общение между ними осуществляется через форумы. Занятия в МЭСИ проводят преподаватели-практики, ведущие специалисты в своей области.

За годы своего существования Университетом подготовлено не одно поколение высококвалифицированных, компетентных, умеющих творчески мыслить специалистов. В 2011 г. Рязанскому филиалу МЭСИ исполняется 10 лет. Выпускники МЭСИ - это профессионалы своего дела, занимающие ключевые позиции в экономике, бизнесе, государственном управлении.

Сохраняя лучшие традиции головного ВУЗа, Рязанский филиал МЭСИ предлагает различные программы, формы обучения и гарантирует современное, качественное и доступное образование, соответствующее спросу рынка труда и специфики Рязанского региона. Современное программное обеспечение, локальная компьютерная сеть, компьютерные классы, выделенный канал в Internet, сайт Рязанского филиала МЭСИ, мастерство и опыт преподавательского состава позволяют организовать учебный процесс в соответствии с наиболее прогрессивными технологиями образования.

Подготовка специалистов, свободно владеющих информационными технологиями и обладающих навыками практической работы с современными прикладными программами, является профессиональной маркой Рязанского филиала МЭСИ.

ИНН: 7729094137

КПП: 622902001

Юридический адрес: Россия, 390023, г. Рязань, проезд Яблочкова, 6

Фактический адрес: Россия, 390023, г. Рязань, проезд Яблочкова, 6

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.1 Характеристика предприятия

По состоянию на 2012 год, численность сотрудников Рязанского филиала МЭСИ 73 человека. Организационная структура, существующая на данный момент, в общем виде, представлена на рис. 1.

Рис. 1. Организационная структура предприятия в общем виде.

Основными видами деятельности организации являются:

· Предоставление образовательных услуг высшего профессионального образования

· Предоставление образовательных услуг среднего профессионального образования

· Предоставление образовательных услуг дополнительного профессионального образования

· Предоставление образовательных услуг послевузовского профессионального образования

· Участие ВУЗа в научной деятельности

1.1.2 Краткая характеристика подразделений и видов их деятельности

В общем виде организационная структура предприятия была изображена на рис. 1.1. Организационная структура ФГБУ ВПО «МЭСИ» является линейно-функциональной, что очень удобно для решения управленческих задач, возникающих во время работы организации.

Численность работников устанавливается согласно штатному расписанию, которое составляется таким образом, чтобы учитывать объем работ и необходимую квалификацию работников.

Рассмотрим внимательнее структурные подразделения Рязанского филиала МЭСИ.

1. Кафедры.

· Удовлетворение потребности личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего образования и квалификации в определенной области профессиональной деятельности;

· Проведение учебных занятий по всем формам обучения;

· Комплексное методическое обеспечение всех учебных дисциплин, закрепленных за кафедрой, всех видов практик, дипломного проектирования и итоговой аттестации;

· Организация научной деятельности по профилю кафедры. [9][10]

2. Отдел по организации учебного процесса и работе со студентами:

· Бесперебойное обеспечение образовательного и воспитательного процессов.

· Участие в подготовке плана приема абитуриентов, в организации и проведении ПК;

· Организация тестирования студентов; внедрение инновационных технологий в учебный процесс;

· Контроль за формированием личных дел студентов;

· Организация и оформление соответствующих документов студентам и выпускникам; контроль успеваемости и посещаемости;

· Участие в организации и проведении промежуточной и итоговой аттестации; Составление отчетов по отделу различного характера;

· Участие в организации и проведении ИГА;

· Осуществление мониторинга учебного процесса;

· Предоставление статистической отчетности по учебным вопросам и контингенту;

· Разработка мер по улучшению организации труда ППС, УВП, самостоятельной работы студентов и прочее.

3. Отдел довузовского образования.

· Формирование контингента абитуриентов, в максимально возможной степени готовых к продолжению обучения в филиале;

· Привитие навыков самостоятельной деятельности;

· Формирование спрофилированного на Колледж (а затем ВУЗ) потока абитуриентов;

· Оказание помощи педагогическим коллективам образовательных учреждений в реализации дополнительных образовательных программ,

· Организация процесса обучения в соответствии со стандартами государства и головного вуза.[11]

4. Региональный отдел.

· Повышение качества образования по форме обучения заочное он-лайн;

· Бесперебойное обеспечение образовательного процесса в городе и регионах.

5. Библиотека.

· Полное и оперативное библиотечное и информационно-библиографическое обслуживание студентов, преподавателей и других категорий читателей филиала:

· Формирование библиотечного фонда в соответствии с профилем вуза и информационными потребностями читателей;

· Организация и ведение справочно-библиографического аппарата и баз данных;

· Развитие дополнительных библиотечных услуг за счет компьютеризации библиотечно-информационных процессов;

· Установление деловых связей с другими библиотеками города с целью более полного удовлетворения информационных запросов читателей.

6. Финансово-экономическая служба.

· Эффективное и целевое использование бюджетных средств;

· Разработка проектов текущих и перспективных финансовых планов, прогнозов бюджетов, экономических расчетов к проекту бюджета;

· Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства,

· Начисление и выплата в установленные сроки заработной платы работникам;

· Своевременное проведение расчетов с поставщиками и подрядчиками;

· Составление необходимой финансовой отчетности.

7. Административно-хозяйственный отдел.

· Создание необходимых условий для работы сотрудников и обучения студентов: содержание в чистоте помещений, контроль за хозяйственным обслуживанием;

· Контроль над соблюдением санитарии и гигиены в помещениях филиала и прочее.

8. Отдел информационных технологий.

· Информационное и техническое обеспечение учебного процесса и всех подразделений филиала.

1.2 Экономическая сущность комплекса задач

Рассмотрим задачу учета договоров. На данный момент информация о заключенных договорах ведется в обычной книге Excel. [5] При этом туда заносятся следующие сведения:

1. Номер договора.

2. Паспортные данные сотрудника.

3. ИНН, Номер страхового свидетельства сотрудника.

4. Дата заключения договора и срок, на который он заключен.

5. Профессиональный квалификационный уровень сотрудника.

6. Адрес проживания сотрудника и телефон для связи.

Рассмотрим недостатки использование книги для решения задачи автоматизации составления договоров.

Рассмотрим недостатки использование книги Excel для решения задачи учета ключей.

Во-первых, файл представляет собой таблицу со всеми записям о заключенных договорах. Чтобы получить отчет с требуемой информацией необходимо вручную настроить фильтры, сортировку и прочие параметры визуализации.

Во-вторых, файл открывается в монопольном режиме и для других пользователей он доступен исключительно в режиме «только для чтения». Если один сотрудник открыл таблицу для просмотра необходимой ему информации, то в это же время его коллега уже не сможет внести требующиеся изменения в этот файл.

В-третьих, в таблицу Excelможно внести какие угодно изменения.Полностью отсутствует контроль типов вводимых данных. При накоплении больших объемов данных скорость работы MS Excel значительно понижается.

В-четвертых, нет возможности переноса существующих данных для автоматизации составления нового договора.

Таким образом, задачу автоматизации можно сформулировать в следующем виде: необходимо создать информационную систему учета договоров, позволяющую оперативно получать следующие данные:

1. Паспортные данные сотрудника, его адрес и телефон.

2. Действующие договоры, заключенные с сотрудником.

3. Готовый новый договор с выбранным сотрудником на основе имеющихся данных. [6]

Информационная система предназначения для решения следующего ряда задач:

1. Ведение учета заключенных договоров, действующих и расторгнутых.

2. Формирование информационных отчетов для нужд отдела кадров.

3. Автоматизация создания новых договоров.

Собранные данные в базе информационной системы пригодны для интеллектуального анализа. Внедрение системы позволит централизовать сбор информации о договорах и сотрудниках. Это очень ценная информация для отдела кадров. Прибыль от решения этой задачи оценить проблематично, поскольку заранее трудно оценить в какой момент получится удачно применить знания, полученные в результате анализа.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач

Для обоснования необходимости и цели использования вычислительной техники рассмотрим структурно-функциональную диаграмму организации бизнеса «Как есть», выполненную в нотации IDEF0 (приложение 1) [16].

На входе блока «Заключение договора» находится некоторая заявка сотрудника либо стороннего человека.

Набор персонала лежит на начальниках структурных подразделений. Договоры составляются сотрудником отдела кадров Рязанского филиала МЭСИ, подписываются директором филиала.

В результате на выходе появляется заключенный договор, например:

1. Трудовой договор.

2. Договор об оказании услуг.

Заключение всех договоров осуществляется согласно нормативным документам.

Все рабочие места сотрудников Рязанского филиала МЭСИ обеспечены вычислительной техникой. Внедрение клиент-серверной информационной системы будет обладать рядом преимуществ.

Во-первых, с любого рабочего места можно будет получить необходимый отчет или внести новые данные в ИС. При существующем способе получения требуемой информации время сотрудников тратится, например, на поиск договора.

Во-вторых, накопленная информация может быть использована для интеллектуального анализа, результаты которого может использовать, например, отдел маркетинга для рекламной акции. [18]

Цель использования - это практическая реализация возможностей внедряемой информационной системы.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Цель автоматизированного варианта решения задачи - это обеспечение эффективного учета договоров для нужд организации. Автоматизированный вариант решения задачи - это информационная система учета договоров. [14]

Назначение информационной системы:

1. Ведение учета трудовых договоров с сотрудниками и преподавателями, а также договоров на оказание услуг.

Под данным назначением понимается, что информационная система должна позволять осуществлять ввод данных о договоре: его номер, дату заключения, срок действия.

2. Хранение информации о сотрудниках, их паспортных данных, сведений, важных для организации.

Под назначением понимается, что информационная система должна позволять осуществлять ввод данных о сотруднике: его паспортные данные, базовый оклад, ставку, ИНН, номер страхового свидетельства, адрес проживания, телефон и т.д.

3. Автоматизация составления договоров.

В информационной системе должны храниться типовые договоры, в которые автоматически будут вноситься данные, соответствующие выбранному сотруднику.

К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования:

· Функциональные возможности системы должны позволять выполнение ввода и сохранения данных, формирование и распечатку отчетов.

· Программное обеспечение должно обеспечивать однопользовательский доступ к данным в реальном времени для получения результатов запросов к базе данных, отчётов и вывода их на печать.

· Должна быть обеспечена гибкость настройки программного обеспечения к изменению реквизитов организаций.

· Аппаратная реализация системы должна быть простой.

Система должна обладать следующими возможностями:

· Редактирование справочной информации.

· Удобный ввод и редактирование информации о договорах и о сотрудниках.

· Оперативное получение выходных данных.

· Наличие дружественного интерфейса, имеющего средства быстрого поиска и позволяющего максимально ограниченно вводить данные (списки выбора, флажки, справочники и т.д.).

· Наличие системы проверки корректности вводимых данных.

· Соблюдение непротиворечивости и целостности информации при вводе и удалении.

· Наличие защиты от действий пользователя, нарушающих связи и целостность информации. [27]

Целью автоматизации является повышение эффективности процессов, связанных с деятельностью отдела кадров. Сокращение времени, уделяемого на составление и учет трудовых договоров, позволит повысить производительность работников в выполнении других служебных обязанностей.

Задачами автоматизации для достижения поставленной цели являются:

· Ведение учета сотрудников и их должностей.

· Предоставление отчета о количестве сотрудников.

· Предоставление договора для просмотра и редактирования. [28]

В рамках решения поставленных задач, выделяются следующие подзадачи автоматизации:

1. Проектирование базы данных для клиент-серверной информационной системы.

2. Проектирование клиентской части:

2.1. Написание классов, отвечающих за обращения к базе данных.

2.2. Написание классов, отвечающих за создание отчетов ИС.

2.3. Проектирование визуальной части приложения.

2.4. Написание документации к информационной системе.

2.5. Тестирование и доработка информационной системы.

3. Ввод информационной системы эксплуатацию:

3.1. Перенос базы данных на сервер.

3.2. Заполнение базы имеющимися данными.

3.3. Установка клиентского приложения на рабочие места.

3.4. Краткий инструктаж сотрудников по работе в информационной системе. [31]

1.4.2 Общая характеристика организации решения подзадач на ЭВМ

Информационная система имеет клиент-серверную архитектуру.

Серверная часть будет представлять собой базу данных под управлением СУБД MS Access 2010. [26]

Клиентская часть предназначена для конечного пользователя и должна обеспечивать доступ к информации согласно предоставленным правам, ввод новой информации, а также формирование отчетов.

Источниками поступления информации являются:

· Договоры на оказание услуг.

· Трудовые договоры.

· Документы сотрудников.

· Информация, полученная устно.

Первичная информация вводится из Excel-книги, а также из приведенных выше договоров-источников, не утративших силу.

Режим работы информационный системы - диалоговый.

1.5 Анализ существующих разработок для автоматизации комплекса задач

Программа "АстроСофт: Учет договоров" - это автоматизация процессов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения договоров.

Система реализована на платформе "1С:Предприятие 8., что обеспечивает интеграцию с системами бухгалтерского и управленческого учета. Информация, внесенная в программу 1С, мгновенно отображается в "Учете договоров" и наоборот.

Основные задачи, решаемые программой "АстроСофт:Учет договоров"

· создание формализованной процедуры подготовки договоров

· планирование ресурсов для исполнения договоров на стадии создания договора

· контроль исполнения обязательств по договорам

· создание формализованной процедуры для исполнения договоров

· фиксация информации о ходе подготовки или исполнения договора в любой момент времени

· фиксация информации о взаиморасчетах с контрагентами

· выделение наиболее важных договоров

· мониторинг загрузки сотрудников по договорам

· оперативная работа с пользователей с большим количеством договоров

· централизованное хранение договоров с разграничением доступа к ним

· контроль поступления и расходования денежных средств

· оперативное отслеживание договоров со штрафными санкциями

· контроль корректности составления договоров

Дополнительно программа обеспечивает

· уведомление сотрудников о необходимости совершения действий для исполнения договоров;

· хранение истории изменений параметров договоров;

· использование шаблонов типовых договоров;

· планирование поступления денежных средств

Для работы конфигурации необходимо наличие программного продукта "1С: Предприятие 8. Управление торговлей" или "1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием".

В процессе исполнения договора в его карточке фиксируется необходимая информация:

· Стадия изменяется на "Исполнение"

· Фактическое начало исполнения

· Фактическая занятость исполнителей

· Этапы исполнения договора

· Фактическая смета по договору

· "Акт приема-сдачи работ" (по закрытию договора или этапа)

Для обеспечения своевременного исполнения мероприятия по договору, используется система регистрации событий и напоминания.

Расчеты с контрагентами.

В разделе "Расчеты с заказчиком/поставщиком" карточки договора отражается вся информация по взаиморасчетам с контрагентами. В зависимости от вида договора ("С покупателем", "С поставщиком", "Прочее") отображаются соответствующие данные:

· на какую сумму выполнено заказчику либо получено от поставщика товаров/услуг,

· сколько оплачено и сколько осталось оплатить от этой суммы.

Показатели взаиморасчетов формируются на основании бухгалтерских документов, фиксирующих:

· реализацию товаров и оказание услуг

· оплату полученную

· поступление товаров и услуг

· суммы оплаченные

Эти документы вносятся на основании договора или его этапа. Отображение анализируемого периода расчетов может настраиваться (день, неделя, месяц, квартал и т.д.).

Помимо этого отображается общая стоимость договора, плановые и фактические платежи.

Хранение и просмотр договоров.

Договоры хранятся в системе "Астрософт: Учет договоров" в виде интерактивных карточек. В карточке отражены реквизиты и свойства договора, ссылки на документы, введенные на его основании, подчиненные договоры и все версии договора для печати. Для просмотра договоров организован список. В списке договоров по умолчанию отображаются все записи.

Список можно сортировать и отбирать для просмотра только нужные договоры, пользуясь такими инструментами как фильтры и флажки. Они позволяют выводить только договора, которые соответствуют заданным значениям свойств.

Планирование и отслеживание событий

Инструменты работы с событиями дают возможность заранее спланировать и вовремя вспомнить о необходимых действиях по договору. Это позволит избежать отрицательных последствий несвоевременного исполнения действий, таких как штрафы и недовольство контрагента.

Для каждого договора планируются и регистрируются события, связанные с изменением статуса договора или какого-либо его параметра. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, платеж, а также другие события, требующие планирования времени. Общий перечень событий регистрирует запланированные и совершившиеся события по договорам. При необходимости система уведомляет пользователя о предстоящем событии.

События могут группироваться по основаниям либо показываться без группировки.

Документ "События" предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий. Это может быть рассмотрение договора, его согласование, исполнение определенного этапа, а также другие события, требующие планирования времени.

Примерами событий могут быть:

· телефонный звонок,

· электронное письмо,

· почтовое письмо.

Возможны три состояния событий (запланировано, завершено, отменено) и три степени важности (низкая, средняя, высокая).

Отчетность.

Отчеты позволяют получить информацию по текущим показателям договорной и финансовой деятельности. Анализ предыдущих периодов позволит оценить эффективность деятельности, измерить отклонения плановых показателей от фактических, использовать накопленный опыт для более точного планирования и повышения эффективности управления договорами.

Система "АстроСофт: Учет договоров" имеет мощные и гибкие инструменты отчетов. В программе существует множество разнообразных отчетов, среди них:

· Текущие состояния договоров

· Занятость сотрудников по договорам

· Результаты работы сотрудников по договорам

· Заявки на расходование средств

· Анализ прохождения согласований

· Статистика ведения договоров

· История исполнения договоров

· Платежный календарь

· Просроченные договоры

· Движение денежный средств

· Список / Кросс-таблица (сводный отчет)

Несмотря на наличие широких функциональных возможностей, решение «АстроСофт: Учет договоров» имеет ряд недостатков:

1. Это решение платное. Стоимость ИС "АстроСофт: Учет договоров" 144 600,00 Руб.

2. Это решение очень сложное. Многие функциональные возможности не будут востребованы сотрудниками организации, но для эффективной работы с системой работникам потребуется обучение, а это лишние затраты.

«QuickDoc Конструктор Договоров Стандарт» является удобным инструментом, позволяющим не только создавать, но и хранить документы в специальных реестрах, вести базы данных организаций, граждан и любых других сведений, повторное использование которых может понадобиться при составлении документов.

Основные возможности:

1. Создание собственных многовариантных шаблонов договорных документов.

· Управление шаблонами:

o Создание шаблонов. Работа с шаблоном разделена на две основные части. В шаблон необходимо внести условия и текст документа, разделенный на разделы и варианты. Затем нужно связать разделы и варианты документа с его условиями.

o Редактирование шаблонов.

o Сохранение шаблонов.

· Управление настройками (условиями) шаблонов:

o Создание. При работе с настройками пользователь имеет возможность формировать древовидную структуру существенных условий договора с возможностью их группировки по смысловому назначению. Настройки отображаются в виде дерева, элементами которого могут быть группы, флажки или переключатели.

Элемент определяет именованную настройку договора логического типа («да» или «нет»), установка которого в значение «да» задаёт значение по умолчанию, таким образом, пользователь получает возможность задавать значения настроек, отображаемые по умолчанию. Для всех настроек необходимо предусмотреть возможность организации их взаимозависимости.

Настройки нумеруются автоматически, с учетом иерархической структуры, в порядке их добавления.

o Задание зависимостей условиям. Зависимости условий друг от друга позволяют настраивать их видимость в зависимости от предыдущего выбора пользователя. Отображение условия или группы в проекте документа может зависеть от одного условия или их сложной комбинации.

· Управление разделами шаблонов:

o Добавление разделов.

o Задание зависимостей разделам. Зависимость показывает, при выборе каких условий в настройках, раздел шаблона будет отображаться в тексте проекта.

o Создание вариантов раздела. Разделы могут быть представлены в нескольких вариантах, зависящих от соответствующих настроек шаблона.

o При необходимости варианты одной статьи (раздела) могут быть представлены в виде отдельных подстатей идущих друг за другом.

o Задание зависимостей вариантам. Для каждого варианта устанавливается собственная зависимость от условий шаблона. Зависимости для каждого варианта устанавливаются в отдельности, также как зависимости для раздела.

o Задание нумерации разделов.

· Управление полями ввода:

o Вставка полей ввода.

o Ввод значений полей ввода.

· Управление дополнительными параметрами шаблонов:

o Работа с параметрами шаблона.

o Вставка таблиц.

o Вставка ссылок.

o Схема документа. Схема документа позволяет наглядно определить зависимость вхождения тех или иных блоков от соответствующих настроек.

o Добавление сопутствующих документов. Документы могут быть организованы в составные документы, которые образуются путём объединения их в иерархическую структуру. В этой структуре имеется основной (корневой) документ, являющийся родительским для всех. Произвольная вложенная древовидная структура определяет дочерние документы. Как правило, основным документом является договор, а дочерними - различные приложения к нему.

o Добавление вложений. Дополнительно может быть организовано связанное с шаблонами хранилище прочих сопутствующих документов, как правило, являющихся файлами третьих форматов, например, отсканированных графических образов, прочих изображений, а также электронных таблиц и т.п.

В качестве объекта вложения может использоваться как сам файл, так и ссылка на него (ярлык). В первом случае будет создана копия выбранного файла и связана с текущим шаблоном. Во втором случае к шаблону договора будет присоединен только ярлык файла, и копия создаваться не будет. При такой работе необходимо, чтобы файл, на который была сделана ссылка, был доступен при работе с шаблоном и созданными на его основе проектами.

Для хранения документов программа использует предопределенные папки файловой системы. На основе данных содержащихся в предопределенных папках строятся реестры документов.

Реестр - это табличный способ представления списка документов. Реестр содержит развернутую информацию о документах определенного типа (договор, дополнительное соглашение, лист согласования и т.д.).

Договор может быть создан в текстовом редакторе или поступить в организацию от контрагента в виде файла MS Word, отсканированного изображения или файла любого другого формата.

Для учета таких документов в «QuickDoc Конструктор договоров Стандарт» используется карточка договора - форма, содержащая набор свойств, описывающих документ (тип договора, дата создания, дата подписания и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов в общем реестре.

У решения «QuickDoc Конструктор договоров Профессионал» имеется ряд существенных недостатков:

1. Это решение платное. Стоимость ИС «QuickDoc Конструктор договоров Профессионал» 9500 рублей за одно рабочее место.

2. На обновление системы потребуется тратить не менее 2500 рублей в год.

база данные предприятие проектный

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению (ТО)

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационная система имеет клиент-серверную архитектуру, в связи с этим рассмотрим требования к клиентскому и серверному обеспечению в отдельности.

Серверное ТО.

Техническое обеспечение сервера должно позволять бесперебойно функционировать базе данных, разработанной в СУБД MSAccess 2010. Минимальные требования приведены в таблице 1.

Таблица 1 Минимальные требования к серверному ТО

ТО

Параметры

Процессор

Тактовая частота не менее 500 МГц (рекомендуется 1 ГГц и более)

Оперативная память

512 МБ (рекомендуется 1 ГБ и более)

Жесткий диск

Не менее 1 ГБ свободного места

Дисплей

Монитор VGA или большего разрешения

Клавиатура

1 шт

Мышь

1 шт

Требования к техническому обеспечению клиентской машины приведены в таблице 2.

Таблица 2. Минимальные требования к техническому обеспечению клиентской ЭВМ

ТО

Параметры

Процессор

Тактовая частота не менее 500 МГц (рекомендуется 1 ГГц и более)

Оперативная память

512 МБ и более

Жесткий диск

50 МБ свободного места

Дисплей

Монитор VGA или большего разрешения

Клавиатура

1 шт

Мышь

1 шт

Серверная и клиентские ЭВМ должны находится в одной вычислительной сети, с пропускной способностью канала не менее 3Мб/с. Для печати отчетов необходим хотя бы один принтер.

В компании в наличии имеется более 30 ЭВМ, из них 3 компьютера являются серверами. Все машины объединены в единую внутреннюю локальную сеть, подключенную к глобальной сети Интернет.

Типичные основные характеристики ЭВМ компании представлены в таблице 3.

Таблица 3 Типичные основные характеристики ЭВМ

ТО

Параметры

Процессор, тактовая частота

2.00ГГц

ОЗУ, объем

1 ГБ

Жесткий диск, объем

160 ГБ

Дисплей

19"; 1280x1024 пикс

Клавиатура

1шт

Мышь

1шт

Все компьютеры сотрудников оснащены LCD-монитором, клавиатурой, мышью. У компании в наличие имеется 3 ноутбука, 5 веб-камер, 2 микрофона, 3мультифункциональных устройства, 1 факс, 9 принтеров, 4 проектора.

Имеющееся техническое обеспечение полностью удовлетворяет установленным выше минимальным требованиям.

1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение ИС можно определить как совокупность единой системы классификации, унифицированной системы документации и информационной базы.

Информационное обеспечение ИС является средством для решения следующих задач:

· Однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов).

· Организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов).

· Организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных).

· Обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Рассмотрим внемашинное ИО.

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.

Рассмотрим входные документы.

Договоры содержат следующую информацию:

1. Номер договора (Алфавит символов, которые могут использоваться для номера договора состоит из русского алфавита, цифр от 0 до 9, а также знака «тире»).

2. Дата заключения договора.

3. Срок действия договора.

4. Название структурного подразделения и должность.

5. Ставка и базовый оклад.

Для достижения поставленной цели в информационную систему будет вноситься все эти данные.

Перейдем к рассмотрению внутримашинного информационного обеспечения. Оно включает макеты (экранные формы) для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, и структуры информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных.

Для ввода, редактирования и отображения информации используются экранные формы. При этом для эффективности работы системы экранные формы спроектированы по следующим принципам:

1. Пользователь вводит информацию один раз. То, что когда уже было введено в систему, не надо вводить повторно.

2. Проверка ввода данных пользователя. Компоненты формы ограничивают ввод значений в пределах допустимого алфавита.

3. Дружественный интерфейс, интуитивно понятный пользователю.

Информационная база представляет собой базу данных на серверной вычислительной машине. Этот выбор обуславливается тем, что необходимости хранения сверх больших данных при работе системы не будет, выполнение сложных вычислений на сервере не предусмотрено. Для хранения информационной базы при таком способе её организации необходима всего одна ЭВМ. В тоже время использование локальной базы данных недопустимо, так как доступ к информационной базе должен быть открыт для некоторого ограниченного множества ЭВМ.

Результирующую информацию можно отдельно сохранить в файле любого формата, поддерживаемого MS Word, например, «.doc».

1.6.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению (ПО)

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.

Программное обеспечение, можно условно разделить на три категории:

· Системное ПО (программы общего пользования), выполняющие различные вспомогательные функции, например создание копий используемой информации, выдачу справочной информации о компьютере, проверку работоспособности устройств компьютера и т.д.

· Прикладное ПО, обеспечивающее выполнение необходимых работ на ПК: редактирование текстовых документов, создание рисунков или картинок, обработка информационных массивов и т.д.

· Инструментальное ПО (системы программирования), обеспечивающее разработку новых программ для компьютера на языке программирования.

На рабочих компьютерах сотрудников ООО «Аналитические технологии» установлена операционные системы Windows XP и Windows 7, на серверах - WindowsServer 2003, WindowsServer 2008, UbuntuServer 10.10.

Для непосредственных нужд осуществления разработки Рязанский филиал МЭСИ имеет лицензии на использование следующих прикладных и инструментальных программных продуктов:

· Microsoft Office 2010;

· Turbo Delphi;

· Adobe Dreamweaver CS4.

Рязанский филиал МЭСИ в сети Интернет имеет свой сайт, расположенных по адресу www.rfmesi.ru.

В целях информационной безопасности для каждого сотрудника в общем домене операционной системы Windows заведены учетные записи.

Чтобы минимизировать затраты на создание информационной системы выгодно использовать имеющееся ПО.

Так как сотрудник отдела кадров работает на ЭВМ с операционной системой Windows XP, то информационная система должна работать именно под управлением этой ОС.

В качестве СУБД оптимальным решением является MicrosoftAccess 2010

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

* высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

* глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав МS Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.

* богатый набор визуальных средств разработки.

MS Access - высокопроизводительная (32-разрядная) система управления реляционными базами данных, которая входит в состав профессиональной версии интегрированного пакета Microsoft Office.

MS Access предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня и уже имеется у Рязанского филиала МЭСИ. [25]

Для разработки клиентской части используется платформа свободно-распространяемая TurboDelphi,которая имеется в организации.

Перечислим основные достоинства:

· Наличие интеграции с базами данных MS Access.

· Наличие встроенного мощного языка Delphi;

· Удобные средства проектирования Windows-приложений;

· Бесплатная лицензия. [12]

Поскольку лицензии на указанные программные продукты имеются в наличии в Рязанском филиале МЭСИ, данный выбор позволит сократить затраты на реализацию информационной системы.

Помимо этого выбранные средства разработки позволят создать информационную систему, которую можно развернуть на имеющемся в наличии техническом обеспечении.

Рассмотрим различные варианты приобретения информационной системы.

Покупка такого решения, как "АстроСофт: Учет договоров",может обойтись в 144 600 рублей.

Указанное решение обладает огромным функционалом, большая часть которого фактически не нужна. Это решение достаточно громоздкое и сложное (с точки зрения реализации), его внедрение потребует времени и затрат на обучение сотрудников.

Аналогично с системой «QuickDoc Конструктор Договоров Стандарт», цена которой составляет 9500 рублей за одно рабочее место.

Рассмотрим вариант собственной разработки.

Рязанский филиал МЭСИ уже имеет лицензии на следующие программные продукты, необходимые для разработки информационной системы:

· MS Access 2010;

· Turbo Delphi.

Приобретение специализированного программного обеспечения этот подход не требует.

Проектирование базы данных займет две недели, примерно столько же - написания клиентского приложения. В итоге на разработку будет затрачен один месяц.

В сравнении с покупкой и доработкой существующего решения, в данном случае как минимум экономится 9500 рублей.

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

Под технологическим обеспечением информационной системы понимается совокупность средств и методов создания, актуализации, сохранения и эксплуатации её информационных ресурсов.

От того насколько рационально будет спроектирован технологический процесс, настолько гарантировано будет снижение стоимостных, трудовых затрат.

Технологический процесс, как правило, состоит из нескольких этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом обычно является составление документа. Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки и обработки данных.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение ИС

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Диаграмма бизнес-процессов «Как должно быть» приведена в приложении 2. Опишем выбранную стратегию автоматизации комплекса задач и обоснуем осуществленный выбор.

В качестве ресурса для бизнес-процесса «Заключение договоров» должна использоваться также и информационная система. Фактически сами этапы осуществления этого процесса должны претерпеть изменения. Этапы «Сбор и хранение данных, входящих в личное дело», «Составление договоров», «Подготовка и предоставление отчетов» и «Хранение копий договоров» должны быть выполнены с использованием возможностей информационной системы. Как говорилось ранее, нерационально каждый раз искать соответствующий договор в папках документов, гораздо проще сделать запрос информационной системе и в результате получить необходимые отчеты. Совершенно очевидно, что новый процесс занимает меньше времени и усилий сотрудников. [16]

Выходящие из процесса «Подготовка отчетов» отчеты должны использоваться для анализа данных о сотрудниках, получения информации о договорах, которые необходимо продлить, об открытых вакансиях.

Процесс «Составление договоров» претерпевает изменения. Если раньше договоры составлялись на основании шаблонов сотрудником, то сейчас составление нового договора автоматизировано, нужно лишь выбрать сотрудника из списка.

Такой реинжиниринг процесса значительно сокращает время, затрачиваемое на заключение договора, а также исключает возможность ошибки в заполнении реквизитов. [24]

Процесс «Сбор и хранение данных, входящих в личное дело» необходимо изменить незначительно. Данные о сотрудниках должны храниться не в книге Excell, а в базе данных информационной системы.

Процесс «Хранение копий договоров» теперь дублируется в базе данных для получения более удобного и быстрого доступа к необходимым документам.

2.1.2 Характеристика первичных документов с нормативно-справочной и входной оперативной информацией

В личных документах содержится следующая информация:

· ФИО сотрудника.

· Кем и когда выдан паспорт.

· Место рождения.

· Дата рождения.

· Адрес проживания.

· Семейное положение.

· Гражданство.

· Номер страхового свидетельства.

· Индивидуальный номер налогоплательщика.

Для ввода паспортных данных сотрудника, его ИНН и номера страхового свидетельства предусмотрена специальная форма. В информационной системе ведется учет данных всех сотрудников организации.

Макеты экранных форм приведены в приложении 7.

2.1.3 Характеристика базы данных

2.1.3.1 Характеристика инфологической модели БД

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты) [25].

Сущность - любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных.

Атрибут - поименованная характеристика сущности. Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Связь - ассоциирование двух или более сущностей [27].

Большинство сущностей имеют связь один ко многим (или к нулю). Это означает, что необязательно каждая запись из главной таблицы будет ссылаться на дочернюю. Это обусловлено жизненными причинами. Сотрудник может иметь один или несколько договоров, а может быть зарегистрирован и не иметь ни одного. [20]

Диаграмма ER-модели данных в нотации IDEF1X представлена в приложении 3.

2.1.3.2. Характеристика даталогической модели БД

На основе ER-модели построим даталогическую модель (таблица 4).

Таблица 4. Даталогическая модель

Сущность

Идентификатор таблицы

Атрибут

Идентификатор поля

Тип поля

sotrudniki

Идентификатор сотрудника

Id_sotr

Счетчик

Идентификатор гражданства (FK)

Id_grajd

Числовой

Фамилия

Familiya

Текстовый(50)

Имя

Imya

Текстовый(50)

Отчество

otchestvo

Текстовый(50)

Дата рождения

Data_rojd

Дата/время

Место рождения

Mesto_rojd

Текстовый(200)

Серия-номер паспорта

passport

Текстовый(11)

Кем выдан

Kem_vidan

Текстовый(50)

Сотрудники

sotrudniki

Дата выдачи паспорта

Data_vidachi

Дата/время

Адрес

Adres

Текстовый(200)

Семейное положение

Sem_pol

Текстовый(50)

Номер страхового свидетельства

Strah_svid

Текстовый(15)

ИНН

inn

Текстовый(15)

КПП

kpp

Текстовый(50)

Номер телефона

tel

Текстовый(30)

Договор

Dogovors

Идентификатор договора

id

Счетчик

Номер договора

Nomer_dog

Текстовый

Идентификатор должности (FK)

Id_dolj

Числовой

Идентификатор сотрудника (FK)

Id_sotr

Числовой

Вид договора (FK)

Id_vid_dog

Числовой

Дата заключения

Data_zakl

Дата/Время

Срок

Srok

Числовой

Дата расторжения

Data_rast

Дата/Время

Компенсация труда

oklad

Числовой

Тип договора

Trud_dog

Логический

Ставка

stavka

Одинарное с плавающей точкой

Причина расторжения

Rast_reason

Текстовый(200)

Структурное подразделение

Strukt_p

Идентификатор структурного подразделения

Id_strukt_p

Счетчик

Название структурного подразделения

Strukt_p

Текстовый(50)

Должность

doljnost

Идентификатор должности

Id_dolj

Счетчик

Название должности

doljnost

Текстовый

Идентификатор структурного подразделения(FK)

Id_strukt_p

Числовой

Количество ставок

kolStavok

Числовой

Гражданство

Grajdanstvo

Идентификатор гражданства

Id_grajd

Счетчик

Гражданство сокращенно

Grajd_sokr

Текстовый(3)

Гражданство полностью

Grajd_poln

Текстовый(50)

Вид договора

Vid_dog

Идентификатор вида договора

Id_vid_dog

Счетчик

Идентификатор типа договора (FK)

Id_tip_dog

Числовой

Вид договора

Vid_dog

Текстовый(50)

Тип договора

Tip_dog

Идентификатор типа договора

Id_tip_dog

Счетчик

Тип договора

Tip_dog

Текстовый(50)

С целью минимизации объема базы данных для всех сущностей создано поле «Идентификатор». Первичные ключи таблиц выделены жирным шрифтом. Внешние ключи имеют метку «FK».

Для сущности «Сотрудник» была создана подчиненная таблица. В главной таблице «Сотрудники» вместо атрибута «гражданство» имеется соответствующий идентификатор. Подчиненная таблица представляет собой список возможных вариантов значения поля. Такое преобразование сущности позволит более рационально использовать место на диске и обеспечит контроль целостности данных.

Аналогичная процедура была проведена для сущностей «Должность» и «Вид договора».

2.1.4 Характеристика результатной информации

2.1.4.1 Характеристика отчетов с результатной информацией

Информационная система оперативно формирует требующиеся отчеты.

В информационной системе хранится информация о каждом сотруднике. При необходимости ИС может оперативно сформировать личное дело с указанием следующих данных:

· Фамилия, имя, отчество сотрудника;

· Дата и место рождения;

· Серия и номер паспорта;

· Когда и кем выдан паспорт;

· Адрес проживания;

· Гражданство;

· Номер страхового свидетельства;

· ИНН;

· КПП;

· Телефон для связи;

· Стаж работы:

o Структурное подразделение;

o Должность;

o Длительность выполнения обязанностей.

Организации необходимо своевременно продлять договоры с сотрудниками. По запросу информационная система формирует список договоров, срок которых завершается в течение 30 дней. В отчет «Договоры с истекающим сроком действия» входит следующая информация:

· Фамилия, имя, отчество сотрудника;

· Номер договора;

· Структурное подразделение;

· Дата заключения договора;

· Дата истечения срока.

Если новый договор не заключен, образуется вакансия. По запросу пользователя информационная система формирует список вакансий, в который входят все должности, количество ставок по которым больше, чем количество ставок во всех заключенных на эту должность договорах.

По желанию пользователя список вакансий можно отфильтровать по структурному подразделению.

В отчет «Вакансии» входит:

· Структурное подразделение;

· Должность;

· Количество вакантных ставок.

В общем комплексе решение поставленных задач позволит централизировать информацию о договорах и сотрудниках, оптимизировать работу сотрудника отдела кадров.

Страница:


Подобные документы

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

© 2000 — 2023, ООО «Олбест» Все права защищены