Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Исполнитель: Студент Адресат: ВКР

Институт ИКТ Кафедра ПЭИС

Специальность Прикладная информатика в экономике

Специализация Корпоративные информационные системы

Форма обучения Очно-заочная

Группа ОКЕ 40

Выпускная квалификационная работа

Тема Разработка автоматизированного рабочего места регионального менеджера по учету готовой продукции на складе ООО «Аляска»

Студент Гущина А.Н.

Руководитель Смирнова Г.Н.

МОСКВА 2008 г.

План

• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
• 1.1.1 Характеристика предприятия
• 1.1.2 Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности
• 1.2 Экономическая сущность задачи
• 1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач
• 1.4 Постановка задачи
• 1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
• 1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ
• 1.4.3 Формализация расчетов
• 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
• 1.6 Обоснование проектных решений
• 1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
• 1.6.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
• 1.6.3 Обоснование выбора программного обеспечения
• 1.6.4 Обоснование технологического обеспечения
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение задачи
• 2.1.1 Информационная модель и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика базы данных
• 2.1.4 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации
• 2.1.5 Характеристика результатной информации
• 2.2 Программное обеспечение задачи
• 2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
• 2.2.3 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
• 2.3 Технологическое обеспечение задачи
• 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 3. Обоснование экономической эффективности проекта
• 3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
• 3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
• Заключение
• Список литературы
• Приложение №1. Структура документов
• Приложение №2. Структура таблиц
• Приложение №3. Схема бизнес-процесса «Как есть»
• Приложение №4. Схема бизнес-процесса «Как должно быть»
• Приложение №5. Фрагменты заполненных классификаторов
• Приложение №6. Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• Приложение №7. Экранные формы

Введение

В большинстве случаев повышение эффективности компаний, оказывающих своим клиентам различные финансовые услуги, напрямую зависит от качества реализации этих услуг. И сейчас, с усилением внутрирыночной конкуренции, а также давлением со стороны западных компаний многие из российских организаций встают перед проблемой потери части своих потенциальных клиентов.

Недостаточное знание своих потенциальных клиентов может привести не только к замедленному развитию компании, но и потере уже имеющихся заказчиков. Понимая эти проблемы, многие из участников рынка стремятся получить конкурентные преимущества. Следует отметить, что в настоящее время экстенсивный подход к развитию бизнеса уже не несет той выгоды, которую можно было получить хотя бы пять лет назад. На первый план выходит интенсивное развитие, одним из инструментов которого является клиентоориентированный подход. Компания ООО "Аляска" занимает продвижением ювелирной продукции на Российском рынке, политика данной организации нацелена на индивидуальный подход к каждому покупателю. Что делает работу с ООО "Аляска" удобной и выгодной.

Целью данного дипломного проекта является проектирование и разработка системы управления взаимоотношениями с клиентами. Представленная работа является отражением реального проекта в организации ООО "Аляска", в котором автор данной работы принимает участие в настоящее время. Разработка проекта будет осуществляться на персональном компьютере с использованием операционной системы Microsoft Windows XP Professional и прототипного проектирования Основой, на базе, которой будет выполнен проект, является Microsoft Access 2003. В настоящее время эта программа является одной из наиболее удачных и распространенных.

Реализация проекта призвана обеспечить компании ООО "Аляска" необходимую технологическую основу для качественного развития деятельности компании в целях достижения отраслевого лидерства.

Представленная работа состоит из трех частей, в каждой из которых будет подробно рассмотрено:

1. Аналитическая часть, включающая в себя технико-экономическую характеристику предметной области, экономическую сущность поставленной задачи, обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач, постановка задачи, анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования, обоснование проектных решений.

2. Проектная часть, включающая в себя информационное обеспечение задачи, программное обеспечение задачи, технологическое обеспечение задачи

3. Заключительная часть, обоснование экономической эффективности проекта, которая показывает сроки окупаемости данного проекта.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Ювелирная компания "Аляска", была создана 10 ноября 2007 года. Данная компания специализируется на оптовой торговле ювелирными украшениями. За годы своей работы компания стала разветвленной коммерческой структурой и успешно занимается продвижением ювелирной продукции на российском рынке. Предлагает более 5000 наименований изделий, "Аляска" обеспечивает высокопрофессиональный уровень работы с клиентами. Индивидуальный подход к каждому заказчику, постоянно обновляемый ассортимент, гибкая система скидок и разнообразные варианты расчетов делают работу с компанией удобной и выгодной.

Имеется широкая оптовая сеть, охватывающую многие города и регионы России,

Такие как:

1. Архангельская область;

2. Астраханская область;

3. Брянская область;

4. Свердловская область;

5. Ямало-Ненецкий автономный округ и т.д.

Установлены прочные связи с зарубежным (Индия, Италия) и отечественным (Кострома, Красная на Волге, Иваново) производителем, осуществление прямых поставок позволяют создать наилучшие условия для повышенной эффективности бизнеса своих партнеров:

- прогрессивная система скидок;

- различные виды оплаты;

- ускоренная доставка по Москве и регионам;

Организационная структура ООО "Аляска" представлена на рис. 1.1.

Генеральный директор выполняет функции:

· К компетенции Генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.

· Генеральный директор организует выполнение решений Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.

· Генеральный директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе:

· представляет интересы Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами, в том числе в иностранных государствах;

· совершает сделки от имени Общества, за исключением случаев, предусмотренных Законом «Об акционерных обществах» и Уставом Общества;

· утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками Общества, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;

· издает приказы, распоряжения и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества;

· осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;

· имеет право первой подписи под финансовыми документами;

· распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятельности в пределах, установленных Уставом;

· назначает своих заместителей, распределяет обязанности между ними, определяет их полномочия;

· председательствует на Общем собрании акционеров по поручению Совета директоров;

· принимает решения о предъявлении от имени Общества претензий и исков к юридическим и физическим лицам;

· выдает доверенности от имени Общества;

· открывает в банках счета Общества;

· организует ведение бухгалтерского учета и отчетности Общества;

· обеспечивает выполнение планово-мобилизационного задания и мероприятий гражданской обороны по защите рабочих и служащих предприятия в мирное и военное время;

На коммерческого директора возлагаются следующие функции:

· Руководство хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия в области планирования и управления его производственно-экономической политикой;

· Участие в разработке текущих и перспективных планов предприятия, определении долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия;

· Изучение тенденций рынка и прогнозирование объема продаж в зависимости от внешней среды;

· Координация и проведение маркетинговых действий, вытекающих из решений руководства предприятия и других руководителей линейных служб;

· Организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции;

· Организация работы по рекламе продукции, оказании дополнительных услуг, торговых скидок и т. д.;

· Координация работы подчиненных ему подразделений.

· Коммерческий директор обеспечивает планирование будущих поставок.

Исполнительный директор выполняет функции:

· Выполняет оперативное руководство и управление текущей деятельностью Общества в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, Уставом Общества, решениями Общего собрания акционеров и Совета директоров Общества, настоящим Положением, приказами и распоряжениями Общества, изданными Генеральным директором ООО "Аляска" или уполномоченным им лицом, поручениями Генерального директора ООО "Аляска", в пределах полномочий предоставленных доверенностью;

· Исполнять приказы и распоряжения Общества, изданные Генеральным директором ООО "Аляска" или уполномоченным им лицом, поручения Генерального директора ООО "Аляска";

· Обеспечивать осуществление Обществом уставной деятельности в соответствии с целями Общества;

· Обеспечивать получение Обществом прибыли;

· Обеспечивать соблюдение законности в деятельности Общества, обеспечивать финансовую и договорную дисциплину в Обществе, в том числе обеспечивать своевременность исполнения обязательств Общества, возникающих в связи с заключенными гражданско-правовыми договорами, иными совершенными Обществом сделками;

· Обеспечивать выполнение Обществом обязательств перед федеральным, региональным и местными бюджетами, государственными внебюджетными фондами;

· Обеспечивать сохранность информации, являющейся коммерческой тайной Общества, а также его контрагентов, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну Общества;

· Обеспечивать своевременную подготовку и достоверность отчетности Общества и иных документов, необходимых для составления отчетности;

· Обеспечивать организацию, надлежащее состояние и достоверность бухгалтерского учета и отчетности в Обществе;

· Обеспечивать достижение установленных для Общества ключевых показателей эффективности (КПЭ);

Отдел сбыта выполняет функции:

· Ведение клиентской базы;

· Поиск новых клиентов;

· Ведение и заключение новых договоров;

· Ведение переговоров с клиентами;

· Составление заявок;

· Составление счетов;

На бухгалтерию возлагаются следующие функции:

· Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности: руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним: инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

· К функциям бухгалтерского учета относятся также обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

· Кроме того, к таким функциям можно причислить предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения и видов его деятельности

Главным объектом, рассматриваемым в данном дипломном проекте будет являться отдел сбыта. Деятельность этого подразделения характеризуется тем что, региональные менеджеры работают по всем областям России, ведя переговоры с клиентами, узнавая какой сейчас товар пользуется спросом, какова нынешняя стоимость на него и общее положение бизнеса в целом.

Отдел сбыта является одним из основных подразделений данной организации, благодаря которому выполняются следующие функции:

· Заказ товара;

· Актуальность товара на данный момент;

· Заключение договоров;

· Работа с клиентами;

· Формирование счетов;

· Отправка посылок;

· Отслеживание оплат от клиентов;

· Отслеживание доставки посылок.



На рис. 1.2 представлена структура данного отдела, который подчиняется непосредственно начальнику отдела. Начальник отдела отдает распоряжение на составление заявки в отдел сбыта, где региональный менеджер смотрит остатки необходимого товара, проверяет спрос на товар и нынешнюю стоимость продукции.

Заявка составляется с использование средств Microsoft Office, такие как Word, Excel. Все данные об ассортименте товара заносятся в таблицы и передаются для утверждения веса и количества генеральному директору.

Табл. 1.1 Матрицы распределения функций

Операции (выполняемые функции)	Начальник отдела сбыта	Региональный менеджер
1.Руководство отделом сбыта. 2.Учет выполненных работ, составление предусмотренной отчетности. 3.Ведение переговоров по телефону, 4.заключение договоров, ведение клиентской базы, поиск новых клиентов, выполнение заказов от покупателей, составление счетов, отслеживание состояния доставки посылок, составление ежемесячных отчетов о проделанной работе.	+ + + - - - - - - - -	- - - + + + + + + + +

Ниже на рис. 1.3 представлена схема состава функции регионального менеджера



На основании данной модели можно сделать анализ. Вся выполняемая работа региональным менеджером производится вручную, т.е. заказ товара выполняется путем проверки остатков на складе; учет поступления гп из цехов производится проверкой товара по накладным прилагаемым к данной поставке; отпуск гп потребителям делается на основании сделанных заявок клиентами и составления счетов; учет реализации товаров ведется по итогам месяца, проверяется количество проданных изделий по ведомостям; контроль выполнения плана реализации производится в конце месяца на основе проверки количество проданной продукции и оплаты полученной за проданный товар.

Функциональная модель бизнес - процесса с использованием BP Win «как есть».



На данных схемах представлен процесс работы регионального менеджера, где происходит:

1. заказ товара;

2. учет поступления готовой продукции из цехов на склад;

3. отпуск готовой продукции потребителям;

4. учет реализации товара;

5. контроль выполнения плана реализации.

Региональный менеджер делает «заказ товара», только после того, как получает распоряжение от руководства. Как только поступает данное указание, он начинает смотреть остатки товара на складе, ведя «учет реализации товара», затем после того как заявка составлена и отдана руководству, которое в свою очередь направляет её в цеха для производства необходимого товара. Далее по истечению времени идет поступление изготовленной продукции на склад, где ведется «учет поступления готовой продукции из цехов на склад». При поступлении товара на склад ведется накладная на передачу готовой продукции и ведомость поступления готовой продукции. После того как готовая продукция поступила и была учтена, происходит «отпуск готовой продукции покупателям». По итогам месяца составляется «ведомость реализованного товара», а также осуществляется «контроль выполнением плана реализации».

1.2 Экономическая сущность задачи

Проанализировав функциональную модель регионального менеджера, выделим следующий комплекс автоматизируемых задач, отраженный в схеме декомпозиции комплекса задач на рисунке 1. 3. В её состав входят следующие задачи:

1. «Заказ товара»;

2. «Учет поступления ГП из цехов»;

3. «Отпуск ГП потребителям»;

4. «Учет реализации товаров»;

5. «Контроль выполнения плана реализации»;

Рассмотрим экономическую сущность каждой задачи выделенного комплекса.



Экономическая сущность первой задачи «Заказ товара» региональный менеджер получает распоряжение на составление заявки выявляет, при этом выявляя спрос на товар и учитывая его стоимость, по каждому региону, в результате на выходе получаем документ на «Утверждение заявки»

Экономическая сущность второй задачи «Учет поступления ГП из цехов» рассчитывается количество выпущенной ГП по каждому цеху, в результате мы получает документ «Ведомость поступления ГП»

Экономическая сущность третьей задачи «Отпуск ГП потребителям» рассчитывается количество выпущенной ГП по каждому цеху, в результате мы получает документ «Товарно-транспортная накладная»

Экономическая сущность четвертой задачи «Учет реализации товаров» рассчитывается количество выпущенной ГП по каждому цеху, в результате мы получает документ «Ведомость реализации товаров»

Экономическая сущность пятой задачи «Контроль выполнения плана реализации» рассчитывается количество выпущенной ГП по каждому цеху, в результате мы получает документ «Ведомость отклонения от плана реализации»

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач

Необходимость осуществления проекта можно обосновать, только детально проанализировав существующую в ООО "Аляска" технологию решения задач сформулированных в п. 1.2. задач. Детальное графическое описание бизнес-процессов представлено в приложении №1. Из цеха передается на склад готовая продукция вместе с накладной. Склад принимает и ведет «Учет поступления готовой продукции из цехов» при помощи ведомости поступления готовой продукции. Затем ведомость передается в бухгалтерию. информационное обеспечение вычислительный оперативный

Клиент подает заявку на выполнение заказа для менеджера, при этом обговаривается:

· ассортимент;

· количество изделий на артикул и всего;

· сроки оплаты;

· адрес доставки.

На основании полученных данных менеджер составляет счет, и передает его на склад.

Далее счет собирается на складе и на его основании делается товарно-транспортная накладная и счет фактура. На этом этапе заканчивается задача «Отпуск готовой продукции потребителю». Собрав посылку и обговорив условия оплаты, посылка отправляется специальной почтовой службой. При получении посылки клиент проверяет всё по накладной, если всё хорошо, то он подписывает документы и отправляет один экземпляр товарно-транспортной накладной обратно поставщику.

Следующей задачей является «учет реализованных товаров». Менеджер получает от клиента документы, в соответствии со сформированным перечнем. По мере поступления документов от клиента менеджер передает их в бухгалтерию, где ведется ведомость реализации товаров.

После передачи документов в бухгалтерию, они переходят в отдел планирования, где ведется план реализации и ведомость реализации товаров, затем происходит «Контроль выполнения плана реализации».

Далее документы передаются в отдел реализации, после они вновь попадают к бухгалтеру.

Таблица 1.2 Таблица потоков информации

№ п/п	Наименование документа	Число строк в документе	Число символов в одной строке	Число действий в одной строке	Число документов в год	Число символов в год	Число действий в год	Число строк в год
1	накладная на передачу гп	10	100	2	1800	1800000	36000	18000
2	ттн	5	100	2	846	423000	8460	4230
3	заказ материалов	10	100	2	1800	1800000	36000	18000
4	план реализации	20	100	2	646	1292000	25840	12920
ИТОГО		45	400	12	5092	2129200	106300	53150
1	ведомость поступления гп	15	150	0	27000	60750000	0	405000
2	ведомость реализации товаров	15	120	0	2160	3888000	0	32400
3	ведомость отклонения от плана реализации	20	180	0	591	2127600	0	11820
ИТОГО		50	450	0	29751	66765600	0	449220

Данная таблица отражает объем работы в год и как мы видим, он очень велик, т.е. за год обрабатывается огромный объем информации, который заносится в таблицы с использованием средств MS Office. Документация ведется на бумажных и электронных носителях. В данном дипломе мы рассматриваем задачу по улучшению качества работы и сокращения временных затрат на её исполнение.

Функциональная модель бизнес - процесса с использованием BP Win «как должно быть».

Проведем анализ характеристик потоков информации, возникающих в процессе реализации комплекса задач регионального менеджера отдела сбыта.

Рассмотрим основной бизнес-процесс отдела сбыта и определим его основные «узкие» места.

Региональный менеджер работает с клиентами, общаясь при помощи телефон-факса, он выясняет потребительский спрос, ценовой фактор, определяет уровень дохода по каждому региону. Также проверяет остатки на складе, заносит их ведомость реализации товаров. Ведомость представляет собой таблицу, созданную в MS Excel. Собрав минимум информации, региональный менеджер осуществляет расчет, который ведется с использованием калькулятора, составленного в MS Excel. После проведения расчетов составляется заявка на товар и передается на рассмотрение руководителю отдела.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. Необходимость постоянной связи с различными юридическими базами данных, возможность использования локальной вычислительной сети, средств телекоммуникации - другие факторы, определяющие методы решения поставленных задач с использование вычислительной техники.

Требования к создаваемой системе:

· Необходимо создать единую базу данных по заявкам, клиентам, сделкам и партнерам компании с разграничением прав доступа к данным и функциям системы;

· Необходимо создать единое хранилище информации по готовой продукции;

· Система должна предоставлять региональному менеджеру инструмент контроля комплектности документов;

· Предусмотреть возможность создания в системе рабочих групп с возможностью дальнейшего анализа данных по ним;

· Необходимо автоматизировать печать документов в зависимости от типа которые необходимы в данном конкретном случае;

· Предусмотреть возможность создания в системе рабочих групп с возможностью дальнейшего анализа данных по ним;

· Необходимо автоматизировать процесс обработки и распределения готовой продукции на складе;

· В системе необходимо формировать следующие выходные документы;

Достижение следующих результатов деятельности по отделу сбыта: улучшение качества работы, уменьшение времени на обработку информации, экономия денежных средств.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Целью разработки данного проекта с точки зрения получения косвенного эффекта будет являться:

1. Ускорение продажи продукции;

2. Повышение качества обслуживания клиентов;

3. Увеличение числа клиентов;

4. Уменьшение количества возвратов от клиентов

5. Будет обеспечен инструментарий для контроля текущей деятельности, а также для финансового планирования и контроля выполнения финансовых показателей:

Прямой эффект от внедрения данного проекта найдет свое отражение в достижении следующих целей:

1. сокращение времени расчета комплекса задач;

2. сокращение стоимости решения задач;

3. повышение достоверности расчетов;

4. увеличение точности расчетов;

5. увеличение степени аналитичности расчетов (увеличение количества ведомостей и показателей);

6. сокращение времени на рутинные операции и увеличение времени на творческие операции;

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Данный комплекс задач решается на АРМе регионального менеджера, который должен быть связан по каналу связи с АРМом бухгалтера и АРМом кладовщика по снабжению:

В данном дипломном проекте рассматривается разработка новой отчетной формы Прайс-лист по наличию товаров, разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей бухгалтерский, оперативный и количественно- суммовой учет продажи товаров.

Новая отчетная форма разрабатывается в существующей программе Microsoft Office Access 2003 с помощью Генератора отчетов. Наличие на фирме такой отчетной формы позволит сократить время работы с клиентами. Это приведет к расширению круга клиентов, и соответственно, к увеличению прибыли.

Данную отчетную форму рекомендуется получать ежедневно.

Автоматизация передачи данных из торговой программы значительно облегчит работу бухгалтерии. Вместо того, чтобы постоянно ходить за документами в отдел выписки, к кассиру и в отдел закупок и сбыта к менеджерам необходимую информацию бухгалтерия сможет получать прямо на рабочем месте.

Источником поступления информации для разработки отчетной формы Заказы по наличию является Справочник товаров.

Источниками поступления информации при передаче данных из торговой программы в бухгалтерскую являются накладные из книги продаж в Microsoft Office Access 2003, а также все виды справочников в Microsoft Office Access 2003 при экспорте данных.

Требования к системе:

· Microsoft Windows® 2000 Server с пакетом обновления 2 (SP2) или Microsoft Windows ServerTM 2003 с пакетом обновления 1 (SP1);

· Microsoft SQL Server 2000 с пакетом обновления 4 (SP4) или Microsoft SQL Server 2005;

· Microsoft Exchange 2000 Server или Microsoft Exchange Server 2003.

В соответствии с декомпозицией задач, рассмотренной в п. 1.3. настоящей работы можно выделить ряд этапов решения поставленных задач:

В диалоговом режиме всё происходит в следующей последовательности:

1) Региональный менеджер проверяет количество поступивших ГП и при совпадении фактического значения их, вызывает форму ПО и заносит туда "количество" и "цену", а стоимость считается автоматически. Если фактическое количество не совпадает с количеством в "ТТН", то региональный менеджер открывает экранную форму "АКТа" и заносит туда : Фактическое количество ГП, количество ГП по "ТТН", цену из "ТТН", считает отклонение по количеству, фактическую стоимость и отклонение по стоимости и количеству.

2) При поступлении всех первичных документов:

1. Накладная на передачу готовой продукции;

2. Товарно-транспортная накладная;

3. Заказ материалов;

4. План реализации;

Региональный менеджер открывает форму соответствующего материала и вносит туда данные о поступлении и расходе из этих документов, рассчитывая автоматически остаток ГП на складе на данную дату.

В конце каждого дня остатки ГП на складах заносятся в "Ведомость ГП" на дату. Данная ведомость передается по каналу связи на АРМ менеджеру, а все первичные документы передаются на АРМ бухгалтера.

После сведения заносятся в систему.

После формирования полного комплекта документов, необходимых для отчетности.

Таким образом, система обеспечивает ввод данных, их обработку и вывод различной отчетности. Эта технология облегчит трудоемкий процесс работы с документами, снизит вероятность потери информации, повысит надежность хранения информации, увеличит достоверность результатной информации, обеспечит оперативность получения выходной информации.

1.4.3 Формализация расчетов

В данном пункте осуществляется формализация решения задачи, т.е. рассмотрение последовательности проведения расчетов, а также выделение алгоритмов расчета экономических показателей. Далее представлена таблица 1.3., на которой отражены входные показатели, а также их формализованное описание.

Таблица 1.3 Формализованное решение алгоритмов решения задач и исходное описание первичных показателей

№	Наименование показателей	Идентификатор показателя
1	Количество поступивших i- й ГП по накладной j-ю дату D	Kij где i от 1 до N j от 1 до M(количество цехов) d от 1 до D
2	Цена заказа i-того ГП (материала)	Zi
3	Количество заказанной ГП i-того товара	Ki
4	Количество отпущенного товара по ТТН i-й ГП j-потребителю на дату D	Kodil l от 1 до L (число цехов)
5	Количество оставшейся продукции на дату D	Qbxi

Таблица 1.4 Формализованное описание результатных показателей

№	Наименование показателя	Идентификатор показателя	Алгоритм расчета
1	Стоимость поступления по накладной i-той ГП от j-того	Sпdij	Sпdij=Kпdij * Zi
2	Заказ i-й на ГП на дату d	Odi	Odi=Oвхdi + Kпdij
3	Остаток i-того ГП по ТТН на дату d в Ведомости остатков	OBdi	OBdi=Odi
4	Общее количество товаров i на дату d по всем клиентам j	Ki	Ki = ?Kil
5	Общая стоимость товаров i на дату d по всем клиентам j	Szdi	Szdi = ? Szdij
6	Общее количество отпущенного товара i на дату d по всем клиентам j	Kodi	Kodi = ?Kodil
7	Общая стоимость отпущенного товара товаров i на дату d по всем клиентам j	Sodi	Sodi = ? Sodij

Расчеты по формированию выходных документов в данном случае крайне примитивны. Это операции сложения, вычитания и умножения. Однако если учесть большой объем обрабатываемой информации и получаемые в итоге крупные суммы, использование ЭВМ избавляет менеджеров от работы требующей большого внимания и значительных временных и трудовых затрат.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows), "Эйс" ("Гепард"), "1С" (1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм, разрабатывающих бухгалтерские программы.

Среди пользователей ПС - фирмы, торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с предприятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торговые организации.

«БЭСТ» - это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединить в единой системе специализированный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью системы, отличной документированностью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в системе подход работы "от документа" дает возможность пользователям вести свои операции в естественном, привычном для них режиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торговые операции, в систему включены соответствующие модули учета и движения товарно-материальных ценностей и готовой продукции на складах; модули управления продажами, анализа движения товаров и ГП, их прибыльности. Для предприятий розничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовыми аппаратами торговых залов и пр.

Недостатки

После установки обновления, перестает печататься название услуги в счете на оплату. Данная система непредназначенная для работы в ювелирной сфере, при попытке подстроить систему под такого под рода продукцию, происходит сбой, в результате происходит потеря данных.

В условиях возрастающих требований к управлению и управляемости предприятием, «Парус» сумела отойти от решения только лишь учетных задач, например, бухгалтерского, налогового, производственного и складского учета, и сумела создать технологию комплексной автоматизации управления предприятием, решающую задачи текущего(бюджетирование) и оперативного планирования, управление дебиторско-кредиторской задолженностью, управление финансовыми ресурсами предприятия и др.

Обобщая весь спектр программной продукции Парус, по области и уровню своего применения ее можно сгруппировать следующим образом:

Программные продукты для учета финансов частных предпринимателей.

Программные продукты, автоматизирующие управление организаций, состоящих на государственном бюджете.

Программные продукты, ориентированные для работы в наиболее емком и активном сегменте рынка - сегменте малых и средних предприятий. К этой линии программных продуктов относятся комплексные системы для автоматизации управления предприятий оптовой и розничной торговли, общественного питания и гостиничного бизнеса, транспортных и страховых фирм, фармацевтических компаний и аптек.

Программные продукты для автоматизации управления крупных предприятий, корпораций и холдингов, в том числе предприятий нефтегазового и топливно-энергетического комплекса, а также предприятий телекоммуникаций и связи.

Преимущества системы

· Использование современных программных решений (Windows, ORACLE).

· Низкие системные требования, высокая скорость работы приложения.

· Простота разработки:

визуальная методика создания

отсутствие необходимости написания кода и компиляции

Недостатки

Сложность в освоении данного программного продукта, его дороговизна, не приспособлена под оптовую продажу ювелирных изделий.

Разрабатываемая мною система базы данных системы соответствует реляционной модели, что позволяет провести всесторонний анализ содержащейся в ней информации.

В состав системы входят пять модулей: базовые модули и Администратор системы, аналитический модуль Генератор отчетов, Редактор бланков выходных документов.

Базовый модуль осуществляет управление складами и движением товаров, регистрацию платежей и ведение баланса с партнерами, с его помощью решаются задачи учета продаж. В его функции входит:

выполнение товарных операций: Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров со склада на склад, Корректировка наличия товаров на складе, Возврат товара;

выполнение расчетно-денежных операций: Расчеты с покупателями, Расчеты с поставщиками и Перевод денег со склада на склад;

резервирование товаров при выписке счетов;

регистрация пользователей при оформлении всех документов;

поддержка справочников системы;

печать документов на поставку и отпуск товаров со склада и платежных документов в формате;

автоматический расчет себестоимости по средневзвешенному методу;

осуществление интерфейса с другими системами через Импорт и Экспорт данных;

получение и печать отчетов по готовым формам, входящим в библиотеку отчетов.

Администратор

Модуль Администратор системы выполняет специфические функции, доступные только администратору базы данных компании. К их числу относятся следующие функции:

создание новой компании:

настройка ее параметров;

регистрация пользователей компании и определение их прав доступа к данным и документам;

выполнение операций, влекущих за собой существенные изменения в базе данных.

Редактор бланков

Используя этот модуль, пользователь может самостоятельно сконструировать бланки для различных документов: счета, накладной, коммерческого предложения, заказа, чека, платежного поручения и проч., содержащие текст, поля базы данных, сканирование изображения, любые шрифты, формулы и таблицы. В бланк документа можно вставлять вычисляемые поля (например, НДС или процент скидки). Если, в связи с изменением законодательства, правила, по которым вычисляются такие поля, будут изменены, то пользователь без труда отредактирует форму документа, приведя ее в соответствие с новыми правилами.

Для одного типа документов можно иметь несколько различных бланков и при печати выбирать нужный в зависимости от обстоятельств. Более того, можно создать многостраничные бланки. Так, например, удобно иметь бланк, первая страница которого является накладной, вторая - счет-фактурой, а третья - приходно-кассовым ордером. В другом случае бланк может содержать, например, несколько страниц договора, куда будут при печати автоматически вставляться нужные поля базы данных.

Можно, наоборот, на одной странице разместить несколько документов. В документ можно вставить логотип или рекламу фирмы, дополнить бланк счета отсканированным изображением печати фирмы и подписью руководителя для отправки счета по факсу и т.п.

Генератор отчетов

Генератор отчетов дает возможность создавать различные отчеты по содержимому складов, движению товаров и денежных средств, истории создания документов. Он будет использован для формирования документа. Отчет формируется в два этапа. Сначала при помощи Генератора отчетов пользователь разрабатывает форму отчета, определяя содержание и внешний вид отчетов, которые будут получены по этой форме. На втором этапе разработанные заранее формы используются уже непосредственно для получения отчета, т.е. для формирования списка записей базы данных и для вывода его в виде, заданном в форме отчета. Однажды разработанная форма может быть многократно использована для получения отчетов. Генератор отчетов предоставляет пользователю богатый арсенал средств для построения отчетов. Он позволяет включать в отчеты поля базы данных, различные формулы и расчетные функции, переменные, определенные пользователем, а также произвольным образом отфильтровать записи, входящие в отчет. В фильтр можно включить, например, определенный склад, товар или группу товара, временной период, пользователя, оформившего документ, и даже ключевые слова или особые пометки.

С помощью этих отчетов можно провести всесторонний анализ деятельности компании: проследить рентабельность операций, проведенных компанией, проанализировать товарные запасы на каждый момент времени, эффективность работы персонала, динамику отношений с партнерами, определить количество товара, находящегося в гарантийном ремонте, или товара, отданного на консигнацию, определить общее количество зарезервированного товара и возможность его оперативного использования с учетом товара, находящегося в пути от поставщика.

Можно иметь различные формы для внутреннего учета и для внешней отчетности. При желании в отчеты можно включать или не включать некоторые товары или документы, помеченные определенным образом, причем предлагается несколько способов делать такие пометки.

Осуществление проектирования предполагает использование определенной технологии проектирования, соответствующей масштабу и особенностям разрабатываемой системы.

Технология проектирования - это совокупность методологии и средств проектирования, а также методов и средств организации проектирования.

К основным требованиям, предъявляемым к выбираемой технологии проектирования, относятся следующие:

· созданный с помощью этой технологии проект должен отвечать требованиям заказчика;

· выбранная технология должна максимально отражать все этапы цикла жизни проекта;

· выбираемая технология должна обеспечивать минимальные трудовые и стоимостные затраты на проектирование и сопровождение проекта;

· технология должна быть основой связи между проектированием и сопровождением проекта;

· технология должна способствовать росту производительности труда проектировщика;

· технология должна обеспечивать надежность процесса проектирования и эксплуатации проекта;

· технология должна способствовать простому ведению проектной документации.

В настоящее время широко используются следующие методы проектирования: оригинальное (каноническое) проектирование, типовое проектирование, автоматизированное проектирование.

Технология оригинального проектирования основана на принципе создания уникального проектного решения для сложной системы. Данная технология поддерживает следующие методы: средства регламентации труда разработчиков (организационные структуры, схемы, ГОСТы и т.д.), средства организации труда программистов (различные библиотеки программистов) и средства частичной автоматизации проектирования (утилиты ОС ПЭВМ, СУБД, операционные оболочки).

Типовое проектирование основано на разбиение существующей системы на типовые модули или задачи, также данная технология проектирования предусматривает возможность настройки типовых проектных решений и разработку оригинальных недостающих модулей. В зависимости от объекта типизации выделяют три метода данной технологии: метод элементного проектирования, метод подсистемного проектирования, метод системного проектирования.

Основные недостатки оригинального и типового проектирования: низкая степень автоматизации проектировочных работ, длительные сроки разработки, высокая стоимость, нет преемственности проектных решений. Данные отрицательные моменты технологий проектирования привели к тому, что проектировщики стали разрабатывать технологии автоматизированного проектирования:

· Модельное проектирование, которое отражало модель всей системы. Модельное проектирование дало увеличение жизненного цикла проекта, с сокращением времени и стоимости проектирования. Основным недостатком технологии является отрыв требований конечного пользователя от готового продукта.

· Прототипное проектирование - получение проекта в основных чертах на стадии технического задания, и в дальнейшем, сокращение трудовых и стоимостных затрат и повышение качества проектной документации.

· CASE-технология -- это автоматизированное проектирование с графическими образами. Данная технология ускоряет время проектирования, повышает качество проекта, сохраняет положительные качества предыдущих технологий.

· RAD-технология -- это совмещение CASE-технологий и объектно-ориентированного проектирования. Применение последней технологии эффективно по ряду причин: быстрое проектирование, удобный и дружественный интерфейс, наличие прототипного проектирования. Данная технология включает в себя инструменты быстрой разработки приложений (например, Delphi, Builder и др.), а это означает наличие солидной библиотеки классов компонентов, которая минимизирует утомительное программирование.

Успех проекта во многом зависит от используемой технологии внедрения. Технология проектирования - совокупность методологий, инструментальных средств и организационных приемов, ориентированных на создание или модернизацию проекта системы, и которая имеет определенную цель, задачу, и предмет проектирования.

Требования к выбираемой технологии проектирования:

· технология проектирования должна отражать все этапы цикла жизни модели;

· должна обеспечить снижение стоимостных и трудовых затрат на проектирование и обработку данных;

· должна быть основой для связи между разработкой и сопровождением проекта;

· должна способствовать повышению производительности труда проектировщика;

· должна обеспечить проект, который должен соответствовать требованиям заказчика;

· выбранная технология должна обеспечивать надежность получения проекта и надежность функционирования проекта;

· должна обеспечивать высокую эффективность сопровождаемости проекта;

· возможность адаптировать проект к изменениям требований окружающей среды

1.6 Обоснование проектных решений

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

Поскольку внедряемая ТО, структура ТО, является типовым и весьма распространенным продуктом требования к техническому обеспечению (далее - ТО) являются также стандартизированными.

Проведенные анализы, а также опыт тысяч успешно осуществленных внедрений позволили обобщить данные об применимых технических средствах и вывести средние значения технических параметров различных компонентов технического обеспечения, при котором обеспечивается высокая надежность и приемлемая эффективность информационной среды. Ниже приведены официальные требования корпорации Microsoft к техническому обеспечению.

Стоит особо отметить, что данные требования во многом зависят от числа предполагаемых автоматизированных рабочих мест.

В таблице 1.5. представлены требования к ТО, при работе до 25 пользователей (поддерживает до 40 пользователей).

Требования клиентским машинам при любых количествах активных пользователей остаются всегда неизменными.

Таблица 1.5

Параметр	Модель 1	Модель 2	Модель 3
Тактовая частота, Мгц	Celeron 1700	Pentium III 1000	Pentium IV 2800
Объем ОЗУ, МБ	256	256	512
Видеокарта, МБ	MSI/32	Albatron/64	ATI/128
Разрядность шины	133	133	533
Объем HDD, Гб	20	40	80
Интерфейс HDD	IDE	IDE	SATA
Наличие flash drive	-	+	+
Вид ОЗУ	Dimm DDR	DDR 333	DDR 400
Максимальная скорость CDROM, Мб/сек	16	32	52
Наличие USB порта	-	+	+
Сетевая карта	100 Mb/s	100 Mb/s	100 Mb/s
Средняя стоимость USD	300	450	800

Персональный компьютер (ПК), который будет использоваться в нашем проекте должен обладать рядом качеств:

· простота использования, обеспеченная с помощью диалогового взаимодействия с компьютером;

· высокие возможности по переработке информации (скорость порядка несколько миллионов операций в секунду);

· высокая надежность и простота ремонта, основанные на интеграции компонентов компьютера;

· возможность расширения и адаптации к особенностям применения компьютеров, то есть один и тот же компьютер может быть оснащен различными периферийными устройствами и разным программным обеспечением;

· наличие программного обеспечения, охватывающего практически все сферы человеческой деятельности;

· персональный (IBM совместимый) компьютер не ниже PC PIII;

· объем оперативной памяти не менее 128 Мб;

· видеокарта с объемом памяти не менее 16 Мб;

· объем свободного пространства на диске не менее 10 Гб;

· наличие подключенного принтера;

· наличие CD-привода;

· наличие сетевой карты;

· наличие клавиатуры и мыши.

Наиболее подходящим по своим параметрам и соответствию цены и качества для является персональный компьютер Модели 2,

Таблица 1.6. Технические характеристики рабочих станций.

Модель	HP xw4400 PW391EA	HP xw6400 PW363EA
Операционная система	Windows XP Professional	Windows XP Professional
Процессор	Intel® Core® 2 Quad QX6700	Процессор Intel® Xeon® 5100
Быстродействие процессора	2,40 ГГц	3,0 ГГц
Внешняя кэш-память	8 Мб кэш-памяти 2-го уровня	4 Мб кэш-памяти 2-го уровня
Системная шина	Шина FSB 1066 МГц	Шина FSB 1333 МГц
Стандартное ОЗУ	2 x 1 Гб DDR2	2 x 1 Гб DDR2
Внутренний накопитель на жёстком диске	250 ГБ	250 ГБ
Оптические приводы	DVD+/-RW, двухслойный, LightScribe	16х DVD+/-RW, двухслойный, LightScribe
Дисковод для гибких дисков	Дисковод для гибких дисков на 1,44 Мб	Дисковод для гибких дисков на 1,44 Мб
Цена, руб	45300	47200

Проведем сравнительный анализ двух принтеров: HP LaserJet P1005 и Низкая стоимость печатной страницы, высокая надёжность и экономичность цветных устройств "всё в одном" обеспечивают высокую производительность печати, обмена факсами, копирования и сканирования, что повышает производительность рабочих групп.

Таблица 1.6. Технические характеристики принтеров.

Модель
Скорость печати (чёрно-белая, обычное качество, A4)	До 14 стр./мин.	До 23 стр./мин
Качество печати (черно-белая, высшее качество)	До 600 x 600 т/д	До 1200 x 1200 т/д
Нагрузка (А4, в месяц)	до 5000	До 10000
Максимальная емкость подачи (листов)	До 150	До 550
Готовность к работе в сети	Нет	Дополнительно
Цена, руб.	3100	4900

Принтер предназначен для вывода информации на бумагу. По принципу формирования изображения на бумаге различают принтеры следующих видов: матричные, струйные и лазерные.

В матричных принтерах элементы изображения на бумаге формируется с помощью точечной матрицы.

В струйных принтерах изображение формируется микрокаплями специальных чернил. Этот способ обеспечивает более высокое качество печати, удобен для цветной печати.

Самое высокое качество печати в настоящее время обеспечивается лазерными принтерами. В этих принтерах изображение наносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Барабан электризуется за счет облучения лазером.