Перший значок на панелі інструментів призначений для того, щоб створити нову таблицю , ще там є такі ж самі стандартні значки для збереження, та відкриття готових книг , . Є і декілька кнопок, які не зустрічаються в інших програмах пакету окрім Excel. Всі вони служать для управління таблицями. Наприклад такі: , , , та кнопки призначені для виведення функцій, або проведення якихось розрахунків: .

2. Екранні форми та елементи управління

Таблиці-списки обробляються як звичайні таблиці, редагування даних в них виконується за допомогою відомих команд. Функції списку являють собою додаткові можливості для обробки даних. Так, з розглядом у якості прикладів списку можна виконати слідуючи операції:

- добавити до нього нові адреси;

- видалити старі;

- знайти в ньому визначену інформацію за даними критеріями.

Діалогове вікно форми даних, яке дозволяє вводити та обробляти інформацію, значно спростить роботу зі списками. У цьому вікні знаходиться декілька полів вводу, назви яких відповідають заголовками стовпчиків списку.

У вікні форми даних можна вести пошук інформації, доповнювати список новими записами, видаляти непотрібні, а також редагувати дані, які вже є.

Розташуйте курсор чарунки у будь-яке положення списку та відкрийте діалогове вікно форми даних за допомогою команди «Форма» з меню «Данные». У заголовку цього вікна вказано ім'я поточного робочого листа.

Якщо перший рядок виділеного діапазону чарунок не має заголовків стовпчиків, то в якості імен полів у цьому діалоговому вікні використовуються дані першого запису виділеного діапазону.

Крім того, у діалоговому вікні форми даних приведена загальна кількість записів в списку та вказане положення поточного запису. За допомогою смуги прокрутки, кнопок «Далее» і «Назад», клавіш [Page Up] і [Page Down], а також клавіш управління курсором [^] і [v] можна перейти до потрібного запису списку.

Microsoft Excel працює з декількома типами форм. Форми, які йдуть з Microsoft Excel, можна використовувати для вводу даних у діапазони Microsoft Excel та інші бази даних. Можна розробляти форми, які призначені для друку або використання в інтерактивному режимі, також й форми, які відкриваються в Microsoft Excel, та форми, що розміщені в Інтернеті. Для збору та систематизації даних в інтерактивних формах можна використовувати книгу Microsoft Excel або іншу програму або базу даних.

Вбудовані форми для даних Microsoft Excel. У діапазонах або списках на листах Microsoft Excel можна відображати форму, яка дозволяє вводити нові дані, шукати строки на основі вмісту чарунок, поновлювати дані та видаляти строки зі списку.

Стандартні форми для типових задач. Microsoft Excel надає «Решения»: готові шаблони, які допомагають створювати звіти о розходах, рахунки та бланки замовлень. Крім того, ці шаблони дозволяють зберігати в базі даних інформацію, яка введена у форму.

Розробка форм в Microsoft Excel. Можна створювати форми, які призначені для друку або використання в інтерактивному режимі. Інтерактивні форми можуть містити елементи управління, наприклад перемикачі та списки, що розкриваються. Можна настроїти захист інтерактивної форми, встановивши параметри, які дозволяють вводити данні тільки у визначені чарунки, при цьому введені дані можна буде перевірити, що дозволить запобігти вводу невірних даних. Можна зробити інтерактивні форми на веб-сторінках доступними з Microsoft Excel або з програм Microsoft Visual Basic для додатків (VBA).

Microsoft Excel надає наступні типи форм, що допомагають уводити дані в списки.

Microsoft Excel може генерувати убудовану форму даних для списку. Форма даних відображає всі заголовки стовпців списку в одному діалоговому вікні, з порожнім полем поруч з кожним заголовком, призначеним для введення даних у стовпець. При цьому можна ввести нові дані, знайти рядка на основі вмісту осередку, обновити наявні дані і видалити рядка зі списку.

Використовуйте форму даних, якщо простого перерахування стовпців цілком достатньо, і вам не вимагаються більш складні чи можливості, що набудовуються. Форма даних може полегшити введення даних, наприклад, коли мається широкий список, кількість стовпців якого перевищує число стовпців, що може одночасно відображатися на екрані.

Форми на листі. Якщо потрібно створити складну чи спеціалізовану форму для введення даних, варто створити чи лист шаблон для використання його як форму і потім настроїти лист форми відповідно до необхідних вимог. Наприклад, можна створити форму звіту про витрати, що буде заповнюватися в електронному чи виді у виді друкованих копій.

Цей спосіб використовується у випадку, якщо для настроювання форм потрібно максимальна гнучкість. Форми на листі особливо зручні, якщо потрібно одержати окремі друковані копії форми. Для збереження даних з форм у списку Microsoft Excel можна розробити додаток для введення даних за допомогою редактора Microsoft Visual Basic.

У Microsoft Excel існує два види елементів управління. Елементи управлення ActiveX підходять у більшості випадків, і працюють з макросами Visual Basic для додаткыв (VBA) та веб-сценаріями. Елементи управління з панелі інструментів Форми сумісні з ранніми версіями Microsoft Excel, починаючи з версії 5.0, і можуть використовуватися на аркушах макросів XLM.

Коли варто використовувати елементи управління панелі інструментів «Форми». Елементи управління панелі інструментів Форми варто використовувати, якщо потрібно записати всі макроси для форми без чи написання зміни коду макросів у VBA. Елементи управління панелі інструментів Форми можна також використовувати на аркушах діаграм.

Можливості елементів управління панелі інструментів «Форми». Дані елементи управління призначені для використання у формах на аркушах, заповнюваних користувачами за допомогою Microsoft Excel. Елементу управління можна призначити наявний макрос або чи написати записати новий макрос. Коли користувач форми клацає елемент управління, відбувається запуск макросу.

Обмеження елементів управління панелі інструментів «Форми». Елементи управління панелі інструментів Форми неможливо використовувати для управління подіями в такий же спосіб, яким можна використовувати елементи управління Active. Крім того, елементи управління панелі інструментів Форми неможливо використовувати для запуску веб-сценарїв на веб-сторінках.

Де знаходяться елементи управління панелі інструментів «Форми». Елементи управління панелі інструментів Форми знаходяться на панелі інструментів Форми.

Заповнення екранної форми

1. Виберіть команду Створити в меню Файл, а потім виберіть посилання Загальні шаблони.

2. У діалоговому вікні Шаблони відкрийте вкладку, що містить шаблон цієї форми, і двічі клацніть цей шаблон.

Якщо потрібний шаблон не відображається на жодній із вкладок, переконаєтеся, що цей шаблон зберігається в папці Шаблони чи її підпапці, або зверніться до системного адміністратора за довідкою по пошуку і використанню форми.

3. Уведіть необхідні зведення і випливайте іншим інструкціям у формі.

4. Натисніть кнопку Зберегти

5. У поле Папка відкрийте папку, у якій варто зберегти дану копію форми.

Якщо форма використовується іншими користувачами, і потрібно зберегти її копію в мережі, довідайтеся в адміністратора системи, де варто зберегти дану копію форми і під яким ім'ям.

6. У поле Ім'я файлу введіть ім'я форми і натисніть кнопку Зберегти.

Якщо форма була спроектована таким чином, щоб копіювати введені дані в базу даних, при збереженні форми буде задаватися питання про тім, чи варто додати дані в базу як новий запис. Натисніть кнопку Так, щоб додати дані.