Создание данных с заданной структурой в microsoft office access

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Технология обработки структурированных данных в электронных таблицах
• 2. Создание данных с заданной структурой в microsoft office exсel
• 2.1 Сортировка
• 2.2 Фильтр
• 2.3 Вычисляемый критерий
• 2.4 Сводная таблица
• 2.5 Промежуточные итоги
• 2.6 Макрос
• 3. Создание данных с заданной структурой в microsoft office access
• 3.1 Запрос
• 3.2 Отчет
• 3.3 Форма
• Заключение
• Библиография
• Приложения

Введение

Развитие человеческого общества практически на всех этапах проходило на основе технического прогресса. В процессе формирования трудовых коллективов возникла необходимость обмена знаниями. Первоначально они передавались устно из поколения в поколение; появление письменности позволило по-новому предоставлять информацию. Применительно к компьютерной обработке данных информация - это последовательность символических обозначений (букв, цифр, звуков и т.д.), несущую смысловую нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде.

По сути, данные (data, information) - это та же информация, но представленная в формализованном виде, что обеспечивает возможность ее хранения, обработки и передачи.

Компонентами данных являются цифры и символы естественного языка или их кодированное представление в виде двоичных битов. Перенос данных на бумагу, диск или любой другой накопитель информации является основой любой информационной системы.

Данные могут быть представлены в виде файлов или базы данных (упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ).

По форме представления данные бывают структурированные и неструктурированные. Различие их, прежде всего в том, что первые - это данные более сложных типов, полученные с помощью комбинации простейших данных, вторые же были собраны независимо от того, как они могут быть, в конечном счете, закодированы или нет.

Работа с большими наборами данных становится легче, когда данные упорядочены, то есть образуют заданную структуру. Существует три основных типа структур данных: линейная, иерархическая и табличная.

Линейные структуры данных

Линейные структуры данных (списки) - это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента однозначно определяется его номером.

Обычный перечень участников форума, например, имеет структуру списка, поскольку каждому члену собрания присваивается свой уникальный номер.

Пример линейной структуры данных

1. Макаров А.И.

2. Игорев П.Ю.

3. Аксенова М.Р.

4. Романова Д.Р.

5. Савельев И.Н.

Рис.1 Перечень участников форума

Табличные структуры данных

Табличные структуры данных (матрицы) - это упорядоченные структуры, в которых адрес элемента определяется номером строки и номером столбца, на пересечении которых находится ячейка, содержащая искомый элемент.

Для таблицы умножения, например, адрес ячейки определяется номерами строки и столбца. Нужная ячейка находится на их пересечении, а элемент выбирается из ячейки.

При хранении табличных данных количество разделителей должно быть больше, чем для данных, имеющих структуру списка. Например, когда таблицы печатают в книгах, строки и столбцы разделяют графическими элементами - линиями вертикальной и горизонтальной разметки.

Итак, обычный лист личных данных имеет структуру таблицы.

ФИО	Телефон	Адрес
Иванов А.Н.	8-950-568-98-74	г. Екатеринбург
Петров Р.Т.	8-941-654-21-54	г. Екатеринбург
Савичева А.С.	8-998-321-56-79	г. Полевской
Миронова М.А.	8-982-605-36-26	г. Первоуральск
Магадеев С.А.	8-963-856-02-78	г. Верхняя Пышма
Куренкова Ю.А.	8-902-856-70-93	г. Челябинск

Рис.2 Лист личных данных

Иерархические структуры данных

Нерегулярные данные, которые трудно представить в виде списка или таблицы, часто представляют в виде иерархических структур. С подобными структурами мы знакомы по обыденной жизни. В иерархической структуре адрес каждого элемента определяется путем доступа (маршрутом), ведущим от вершины структуры к данному элементу.

Иерархические структуры широко применяются в научных систематизациях и всевозможных классификациях. Подобная структура все тем, кто работает с компьютером. Чтобы попасть в нужный нам документ, необходимо пройти через другие папки

Рис. 3. Пример иерархической структуры данных

Неструктурированные данные

Неструктурированные данные - неупорядоченные данные, записанные на какой-либо накопитель информации.

Сложнее всего управлять и хранить именно эти данные, так как количество данной информации достигает огромных объемов.

Чтобы систематизировать эти данные, необходимо выработать определенные признаки, по которым неструктурированные данные будут упорядочиваться.

1. Технология обработки структурированных данных в электронных таблицах

Список - это подборка тематически связанных данных, расположенных на одном рабочем листе.

Список - это таблица прямоугольной конфигурации, где столбец таблицы - поле, а строка - запись базы данных реляционного типа.

Операции над списками:

1. сортировка;

2. фильтрация;

3. анализ данных:

· промежуточные итоги;

· сводные таблицы.

2. Создание данных с заданной структурой в microsoft office exсel

Задание 1: подготовить на рабочем листе данные со следующей структурой строки заголовка.

Технология выполнения:

1. На рабочем листе переименовываем Лист 1 в «Исходные данные».

2.1 щелчком правой кнопки мыши вызываем контекстное меню Листа 1;

2.2 выбираем команду «Переименовать»;

2.3 вводим новое название;

2. На новом листе в первой строке вводим необходимые данные.

Рис.4 Имена полей

Задание 2: для поля «Общий метраж» создать собственный формат (кв.м.).

Технология выполнения:

1. Сделать активной ячейку «Общий метраж».

2. Правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать команду «Формат ячейки».

3. В появившемся окне на вкладке «Число» выбрать (все форматы).

4. В поле «Тип» ввести 0,00"кв.м".

5. Нажать ОК.



Рис.5 Создание собственного формата

Задание 3: для текстовых полей ввести 4-5 различных значений; всего записей не менее 30.

Заполняем таблицу необходимыми данными (см. Приложение №1).

Задание 4: выполнение заданий.

Чтобы начать выполнять задания нужно скопировать исходные данные в другие листы. Для этого нужно:

1. Правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать команду «Переместить/скопировать…».

2. Выбрать параметры:

· указать в какую книгу необходимо переместить листы;

· указать перемещение в конец книги;

· активировать параметр «Создать копию».

3. Нажать ОК.

4. Создать необходимое количество копий.

2.1 Сортировка

Сортировка - это выстраивание данных в нужном порядке. С помощью нее можно переупорядочить строки в списке в соответствии с содержанием конкретных столбцов.

Порядок сортировки:

· числа (от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного);

· значения даты (в хронологическом порядке от самого раннего до самого позднего);

· текст (по алфавиту);

· логические значения: значение ЛОЖЬ, значение ИСТИНА;

· значение ошибок;

· пустые значения.

Задание 4.1: необходимо отсортировать поле «Риелтор» в алфавитном порядке.

Технология выполнения:

1. Выделяем исходные данные.

2. Вкладка Данныегруппа Сортировка и Фильтркоманда Сортировка.

Рис. 6 Сортировка

3. Необходимо задать параметры.

Рис.7 Параметры сортировки

4. ОК. Результат (см. Приложение №2).

2.2 Фильтр

Фильтрация - это извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями. В отфильтрованном списке на экран выходят только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрыты.

Автофильтр

Автофильтр производит быструю фильтрацию списка в соответствии с простым критерием поиска. Автофильтр использует операцию «И» в случае отбора по одному или нескольким полям.

Задание 4.2: определить квартиры, выставленные на продажу агентством «Абсолют».

Технологи выполнения:

1. Выделить исходные данные.

2. Вкладка Данныегруппа Сортировка и Фильтркоманда Фильтр.



Рис.8 Фильтр

3. В режиме автофильтра заглавная строка списка приобретает в каждом столбце кнопку со стрелкой (элемент управления Поле со списком). При нажатии этой стрелки раскрывается список, элементы которого участвуют в формировании критерия.

4. Открываем список для поля «Агентство недвижимости».

5. В появившемся диалоговом окне выбираем необходимый критерий (агентство «Абсолют»).

Рис.9 Критерии отбора для автофильтра

6. ОК. Результат (см. Приложение №3).

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные, используя интервал критериев для вывода только тех строк, которые удовлетворяют всем критериям. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа.

Задание 4.3: определить квартиры, выставленные на продажу агентством «Абсолют» и района «Кировский».

Технология выполнения:

1. Создаем таблицу критериев для расширенного фильтра:

1.1 копируем названия столбцов, по которым необходимо произвести фильтрацию;

1.2 вставляем названия в любые ячейки;

1.3 под названиями столбцов вводим необходимые критерии отбора;

1.4 помещаем критерии на одну строку, т.к. они должны быть соединены логической операцией «И».

Рис.10 Таблица критериев для расширенного фильтра

2. Выделяем исходные данные.

3. Вкладка Данныегруппа Сортировка и Фильтркоманда Дополнительно.

Рис.11 Фильтр (Дополнительно)

4. Левой кнопкой мыши активируем поле Диапазон условий и выделяем таблицу критериев.



Рис.12 Параметры расширенного фильтра

5. ОК. Результат (см. Приложение №4).

Задание 4.5: определить квартиры, выставленные на продажу агентством «КВиКО» или района «Кировский».

Технология выполнения:

Данное задание можно выполнить только с помощью расширенного фильтра, т.к. здесь используется логическая операция «ИЛИ».

1. Создаем таблицу критериев для расширенного фильтра:

1.1 копируем названия столбцов, по которым необходимо произвести фильтрацию;

1.2 вставляем названия в любые ячейки;

1.3 под названиями столбцов вводим необходимые критерии отбора;

1.4 помещаем критерии на разные строки, т.к. они должны быть соединены логической операцией «ИЛИ».

Рис.13 Таблица критериев для расширенного фильтра

2. Выделяем исходные данные.

3. Вкладка Данныегруппа Сортировка и Фильтркоманда Дополнительно.



Рис.14 Фильтр (Дополнительно)

4. Левой кнопкой мыши активируем поле Диапазон условий и выделяем таблицу критериев.

Рис.15 Параметры расширенного фильтра

5. ОК. Результат (см. Приложение №5).

2.3 Вычисляемый критерий

Вычисляемый критерий основывается на одном или нескольких вычислениях. Он может включать в себя несколько функций и зависеть от нескольких полей.

Задание 4.8: определить трехкомнатные квартиры района «Кировский», цена которых выше средней по всем районам.

Технология выполнения:

1. Ниже таблицы с исходными данными в ячейку G33 вводим «Сред.знач.»;в ячейку Н33 вводим формулу: =СРЗНАЧ(H2:H31). После вычисления данной функции в ячейке появится среднее значение цены квартиры по всем районам.

2. В ячейку А36 вводим критерии отбора. В ячейке С38 указываем критерий отбора: =H2>=$H$33. Должно появиться значение ЛОЖЬ.

Рис.16 Критерии отбора

3. Выделяем исходные данные.

4. Вкладка Данныегруппа Сортировка и Фильтркоманда Дополнительно.

5. Левой кнопкой мыши активируем поле Диапазон условий и выделяем таблицу критериев.

6. Активируем функцию «скопировать результат в другое место» и указываем произвольный диапазон.

Рис.17 Вычисляемый критерий

7. ОК. Результат (см. Приложение №6).

2.4 Сводная таблица

Сводная таблица - это специальный тип таблицы, суммирующий информацию из конкретных полей списка.

Сводная таблица используется для формирования отчетов по нескольким категориям исходных данных. При построении используется Мастер Сводных Таблиц.

Отчет сводной таблицы позволяет обобщать, анализировать, изучать и представлять данные из электронной таблицы.

Сводную таблицу можно обновить, если были произведены изменения в исходных данных, использованных для построения. Обновление сводной таблицы не влияет на состояние исходных данных, сводная таблица остается расположенной на том же листе, на котором и была создана.

Задание 4.9: определить самую дорогую однокомнатную квартиру в каждом районе.

Технология выполнения:

1. Выделяем исходные данные.

2. Вкладка ВставкаСводная таблица.

Рис.18 Сводная таблица

3. В появившемся диалоговом окне вводим необходимые параметры.

4. Правой кнопкой мыши нажать на таблицу и вызвать диалоговое окно.

5. Выбрать функцию «Параметры сводной таблицы».

6. На вкладке Вывод активировать «Классический макет сводной таблицы».



Рис.19 Создание сводной таблицы

Рис.20 Параметры сводной таблицы

7. Заполнить макет сводной таблицы:

7.1 поле столбцов - «Количество комнат»;

7.2 поле строк - «Район»;

7.3 значения - «Стоимость квартиры». Указать максимум по полю «Стоимость квартиры» в Параметрах поля значений, вызвав диалоговое окно.

8. Результат (см. Приложение №7).

2.5 Промежуточные итоги

Данная операция используется для проведения промежуточных итоговых расчетов над данными списка. Она позволяет выводить в отчет только необходимые итоговые расчеты.



Рис.21 Список полей свободной таблицы

При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в списке первая строка содержала название столбцов, а остальные - однотипные данные.

Для того, чтобы скрыть или показать отдельные части структурных уровней, используется кнопки «скрыть детали» или «показать детали».

Задание 4.12: для каждого риелтора определить общую стоимость выставленных квартир.

Технология выполнения:

1. Делаем активным столбец «Риелтор».

2. На вкладке «Данные» выбираем команду «Сортировка от А до Я».

3. Устанавливаем курсор мыши внутрь списка.

4. На вкладке «Данные» в группе «Структура» выбираем команду «Промежуточные итоги».

5. В появившемся диалоговом окне указываем следующие параметры:

5.1 при каждом изменении: риэлтор;

5.2 операция: сумма;

5.3 добавить итоги по: стоимость квартиры;

6. ОК.



Рис.22 Промежуточные итоги

2.6 Макрос

Макрос - это программа, состоящая из списка команд, которые должны быть выполнены приложением. Он служит для объединения различных действий в одну процедуру.

Задание 5: создать макрос, с помощью которого в поле «Район» определяются неповторяющиеся значения; эти значения выводятся в ячейке перечислением через запятую.

Технология выполнения:

1. Сначала необходимо спланировать действия макроса:

1.1 выделяем столбец «Район»;

1.2 копируем его в буфер обмена;

1.3 помещаем курсор в любую свободную ячейку (А36), затем с помощью Специальной вставки вставляем столбец «Район».

1.4 выполняем сортировку от А до Я;

1.5 вводим в ячейку В37 такое же значение, как и в ячейке А37;

1.6 в ячейку В38 вводим следующую формулу: =ЕСЛИ(A37=A38;B37;B37&","&A38);

1.7 копируем формулу на диапазон В38:В66; при этом в последней строке (ячейка В66) должна получиться нужная последовательность неповторяющихся значений;

1.8 копируем полученный результат и вставляем его с помощью Специальной вставки в ячейку F37;

2. Возвращаемся к записи макроса:

2.1. Вкладка РазработчикЗапись макроса;

Рис.23 Запись макроса

2.2. Имя макроса: Район;

2.3. выполняем все запланированные действия;

2.4. Вкладка РазработчикОстановить запись;

Рис.24 Остановка записи макроса

3. Результат (см. Приложение №8).

3. Создание данных с заданной структурой в microsoft office access

Задание 6: необходимо импортировать таблицу «Исходные данные» из MS Excel.

Технология выполнения:

1. В документе MS Access во вкладке Внешние данныегруппа ИмпортExcel.

Рис.25 Импорт таблицы

2. Необходимо указать источник данных.

Рис.26 Источник данных

3. Далее необходимо нажимать кнопку ОК до конца.

4. Результат (см. Приложение №9).

Задание 7:выполнение заданий.

3.1 Запрос

электронный таблица exсel access

Запрос - это средство работы с информацией, хранящейся в таблицах, результатом которого также является таблица. Предназначен для отбора записей на основе критериев.

Запросы можно разделить на группы по определенному признаку:

· запросы на выборку (используются для создания форм, отчетов);

· параметрические запросы (позволяют определить условия отбора);

· перекрестные запросы (используются для создания сводных таблиц);

· создание таблицы (результат сохраняется в новой постоянной таблице);

· запросы на обновление, добавление, удаление (используются для изменения данных в таблице).

Задание 7.1: необходимо отсортировать поле «Риелтор» в алфавитном порядке.

Технология выполнения:

1. Вкладка Созданиегруппа ДругиеКонструктор запросов.

Рис. 27 Конструктор запросов

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем необходимые поля: «Агентство недвижимости» и «Риелтор».

4. Для поля «Риелтор» добавляем критерий отбора: «по возрастанию».



Рис.28 Заполнение бланка запроса

5. Выберите команду Выполнить (на панели в группе Результаты).

6. Результат (см. Приложение №10).

Задание 7.2: определить квартиры, выставленные на продажу агентством «Абсолют».

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем все поля из таблицы.

4. В строку «Условия отбора» для поля «Агентство недвижимости» записываем «Абсолют».

Рис. 29 Заполнение бланка запроса

5. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №11).

Задание 7.3: определить квартиры, выставленные на продажу агентствами «Абсолют» и «КВиКО».

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем все поля из таблицы.

4. В строку «Условие отбора» для поля «Агентство недвижимости» записываем «Абсолют» Or «КВиКО».

Рис.30 Заполнение бланка запроса

5. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №12).

Задание 7.4: определить квартиры, выставленные на продажу агентством «Абсолют» и района «Кировский».

Технология выполнения (способ 1):

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем все поля из таблицы.

4. В строку «Условие отбора» записываем необходимые критерии:

· для поля «Агентство недвижимости» - «Абсолют»;

· для поля «Район» - «Кировский».



Рис. 31 Заполнение бланка запроса

5. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №13).

Технология выполнения (способ 2):

1. Выполняем вышеперечисленные первые три пункта.

2. В строку «Условие отбора» указываем текст подсказки в квадратных скобках:

2.1 для поля «Агентство недвижимости» - [Введите агентство];

2.2 для поля «Район» - [Введите район].

Рис. 32 Запрос с параметрами

3. Команда Выполнить.

4. В появившемся диалоговом окне записываем нужное агентство недвижимости: Абсолют.

Рис. 33 Введение параметра для поля «Агентство недвижимости»

5. ОК.

6. В появившемся диалоговом окне записываем нужный район: Кировский.

Рис. 34 Введение параметра для поля «Район»

7. ОК. Результат (см. Приложение №13).

Задание 7.5: определит квартиры, выставленные на продажу агентством «КВиКО» или района «Кировский».

Технология выполнения (способ 1):

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем все поля из таблицы.

4. В строку «Условие отбора» для поля «Агентство недвижимости» записываем «КВиКО»;

5. В строку «или» для поля «Район» - «Кировский».

Рис. 35 Заполнение бланка запроса

6. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №14).

Технология выполнения (способ 2):

1. Выполняем вышеперечисленные первые три пункта.

2. В строку «Условие отбора» указываем текст подсказки в квадратных скобках для поля «Агентство недвижимости» - [Введите агентство];

3. В строку «или» указываем текст подсказки в квадратных скобках для поля «Район» - [Введите район].

Рис. 36 Запрос с параметрами

4. Команда Выполнить.

5. В появившемся диалоговом окне записываем нужное агентство: КВиКО.

Рис. 37 Введение параметра для поля «Агентство недвижимости»

6. ОК.

7. В появившемся диалоговом окне записываем нужный район: Кировский.



Рис. 38 Введение параметра для поля «Район»

8. ОК. Результат (см. Приложение №14).

Задание 7.7: определить однокомнатные квартиры жилой площадью в диапазоне от 12 до 17 кв.м., выставленные на продажу агентством «Абсолют»; отсортировать по возрастанию стоимости квартиры.

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем все поля из таблицы.

4. В строку «Условие отбора» записываем необходимые критерии:

· для поля «Агентство недвижимости» - «Абсолют»;

· для поля «Количество комнат» - 1;

· для поля «Жилой метраж» - Between 12 and 17;

Рис. 39 Заполнение бланка запроса

5. Команда Выполнить.

6. Чтобы отсортировать квартиры по возрастанию, необходимо воспользоваться Сортировкой:

· нажмем на стрелку (элемент управления) на поле «Стоимость квартиры»;

· в появившемся диалоговом окне выберем функцию «Сортировка от минимального к максимальному»;

Рис. 40 Сортировка квартир по их стоимости

7. Результат (см. Приложение №15).

Задание 7.8: определить трехкомнатные квартиры района «Кировский», цена которых выше средней по все районам.

Данное задание необходимо выполнить с помощью двух запросов.

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» добавляем поле «Стоимость квартиры».

4. Вычислим групповые характеристики запроса:

· выполним команду Итоги в группе Показать или скрыть;

Рис. 41 Команда Итоги

· в структуре запроса появится строка «Групповая операция»; щелкните мышью и выберите из списка функцию вычисления среднего значения Avg;

Рис. 42 Групповая операция Avg

5. Команда Выполнить.

Рис. 43 Результат запроса

6. Теперь сохраним этот запрос и создадим новый:

· добавим таблицу Исходные данные;

· в строку «Поле» введем поля из таблицы;

7. В строку «Условие отбора» записываем необходимые критерии:

· для поля «Количество комнат» - 3;

· для поля «Район» - «Кировский»;

· для поля «Стоимость квартиры» - значение «>3289116,66666667» (значение средней стоимость квартир по всем районам);

8. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №16).

Задание 7.10: определить общее количество квартир, выставленных на продажу, по все районам.

Технология выполнения (способ 1):

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» введем поля «№ п/п» и «Район».

4. Выполним команду Итоги.

5. В строке «Групповая операция» в поле «№ п/п» поставим функцию «Count».

6. Команда Выполнить. Результат (см. Приложение №17).

Технология выполнения (способ 2):

1. Вкладка Созданиегруппа ДругиеМастер запросов.

2. В появившемся диалоговом окне выбираем Перекрестный запрос.

3. Выбираем таблицу Исходные данные.

4. Задаем поля:

Рис. 44 Значения полей в виде строк

Рис. 45 Значения полей в виде столбцов



Рис. 46 Значения полей на пересечении строк и столбцов

5. Готово. Результат (см. Приложение №18).

3.2 Отчет

Отчет - это документ, содержание которого формируется на основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.

Отчеты предназначены для формирования выходных документов любых форматов. Размещенные в отчетах данные могут быть в отсортированном виде, особым образом сгруппированы, а также содержать итоговые значения.

Программа Access предоставляет пользователю несколько способов для создания отчета; Автоотчет, Мастер отчетов и Конструктор. Отчеты являются самостоятельными объектами базы данных и формируются на основании таблиц и запросов.

Задание 7.10: определить общее количество квартир, выставленных на продажу, по всем районам.

Технология выполнения (способ 3):

1. Вкладка Созданиегруппа ДругиеМастер отчетов.

2. Выбираем таблицу, на основе которой будет построен отчет, и поля:



Рис. 47 Значения таблицы и полей для отчета

3. Добавляем необходимые уровни:

Рис. 48 Значения уровней для отчета

4. Готово. Результат (см. Приложение №19).

Задание 7.14: определить для каждого риелтора количество выставленных квартир.

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» введем поля «Риелтор» и «№ п/п».

4. Выполнить команду Итоги.

5. В строке «Групповая операция» для поля «№ п/п» вставим функцию Count.

6. Команда Выполнить.



Рис. 49 Результат запроса

7. На основе данного запроса создадим отчет:

· вкладка СозданиеОтчетыМастер отчетов;

Рис. 50 Мастер отчетов

· в появившемся диалоговом окне выбираем все поля;

· добавляем уровни;

Рис. 51 Добавление уровней

· Готово;

8. Результат (см. Приложение №22).

3.3 Форма

Формы являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения, позволяют отображать данные; с помощью них можно ограничить объем данных, доступных пользователю.

Формы создаются по готовой таблице или запросу. Есть несколько способов их задания:

· автоматически;

· с помощью Мастера форм;

· вручную с помощью Конструктора форм.

Задание 7.11: построить сводную таблицу распределения выставленных квартир по районам и количеству комнат; определить общую стоимость, количество квартир.

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» введем поля «Район», «Стоимость квартиры», «№ п/п» и «Количество комнат».

4. Выполнить команду Итоги.

5. В строке «Групповая операция» вставим необходимые функции:

· для поля «Стоимость квартиры» - Avg;

· для поля «№ п/п» - Count;

6. Команда Выполнить.



Рис. 52 Результат запроса

7. На основе данного отчета создадим сводную таблицу:

· вкладка Созданиегруппа ФормыДругие формыСводная таблица;

Рис. 53 Поиск Сводной таблицы

· перетаскиваем «Район» в поле строк;

· перетаскиваем «Количество комнат» в поле столбцов;

· перетаскиваем «Avg-Стоимость квартиры» и «Count-№ п/п» в поле значений.

8. Результат (см. Приложение №20).

Задание 7.12: для каждого риелтора определить общую стоимость выставленных квартир.

Технология выполнения:

1. Создаем запрос с помощью Конструктора запросов.

2. Добавляем таблицу Исходные данные.

3. В строку «Поле» введем поля «Риелтор» и «Стоимость квартиры».

4. Выполнить команду Итоги.

5. В строке «Групповая операция» для поля «Стоимость квартиры» вставим функцию Sum.

6. Команда Выполнить.

Рис. 54 Результат запроса

7. На основе данного запроса создадим форму:

· вкладка Созданиегруппа ФормыДругие формымастер форм;

Рис. 55 Мастер форм

· в появившемся диалоговом окне выбираем все поля;

· Готово;

8. Результат (см. Приложение №21).

Заключение

Выполняя данную курсовую работы, мы освоили различные способы обработки структурированных данных в программах MS Excel и MS Access, такие как:

· поиск данных для заполнения таблиц заданной структуры;

· ввод, редактирование и форматирование данных;

· выборку данных на основе критериев;

· импорт данных из одного приложения в другое;

· создание макроса;

· сортировка;

· фильтрация;

· создание сводной таблицы;

· создание выходных документов в виде отчета.

Библиография:

1. Информатика для бакалавров /Н.В.Макарова, В.Б.Волков; СПб: Питер, 2011. - 576с.

2. Информатика базовый курс /под ред. С.В.Симановича; СПб: Издательство «Питер», 2005. - 552с.

3. http://bd.gym5cheb.ru/.

Приложения



Размещено на Allbest.ru