Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• ВВЕДЕНИЕ
• ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
• 1.1 История развития компьютерных технологий в России
• 1.2 Технические средства обеспечения деятельности секретаря
• ГЛАВА 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
• 2.1 Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др
• 2.2 Сетевые технологии в работе секретаря
• ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

компьютерный секретарь документ

На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий документационного обеспечения управления (ДОУ). Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.

Актуальность данной работы неоспорима, так как на современном этапе развития ДОУ в России, как для рядовых сотрудников, так и для секретарей нет единой базы управления документооборотом.

Целью данной работы является рассмотрение появления систем автоматизации документооборота в России, изучение и определение эффективности таких систем.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

- изучить историю появления и развития компьютерных технологий в России;

- рассмотреть разновидности технических средств, обеспечивающих работу секретаря;

- проанализировать компьютерные средства подготовки документов;

- продемонстрировать работу российских систем автоматизации документооборота;

- определить пути совершенствования компьютерных технологий в деятельности секретаря.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Во введении обоснована актуальность темы выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря», определены цели и задачи данной работы.

В первой главе я буду изучать историю появления в России систем документационного обеспечения управления, их развитие, а также технические средства, обеспечивающие деятельность секретаря.

Во второй главе мною будут рассмотрены и проанализированы компьютерные средства подготовки документов, в том числе принцип работы с текстовыми документами и показана работа секретаря с сетевыми технологиями.

В третьей главе я собрала документы и рассмотрела отечественные системы автоматизации документооборота, и определила пути их совершенствования.

В заключении изложены основные результаты и выводы данной выпускной квалификационной работы «Компьютерные технологии в деятельности секретаря».

ГЛАВА 1. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ

1.1 История развития компьютерных технологий в России

Компьютеры проникли во все сферы деятельности человека, начиная с начального образования и заканчивая изучением новейших технологий, изучения новых видов материи, неизвестных пока человечеству. Применение компьютерных технологий облегчает процесс образования в средних и высших учебных заведениях, как самих учеников, студентов, так и рабочего персонала.

Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.

Широкое распространение ПК сыграло огромную роль в развитии рынка труда. Автоматизация обработки информации позволяет в считанные секунды проделать работу, на которую раньше терялись недели, информирование руководителей о состоянии предприятий и рабочих мест происходит мгновенно. Увеличивается экономический потенциал в области страховых и финансовых услуг благодаря возросшему обмену услуг. Внедрение компьютерных технологий для введения новых форм занятости и организации труда .

В конце XIX -- начале XX вв. появляются новые технические средства -- пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920--1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940-- 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960--1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь -- ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации -- статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940--1950-е гг.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому .

Организация государственного управления в России всегда была проблемой -- огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей -- делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:

- инструкция по делопроизводству;

- номенклатура дел;

- регистрационная карточка (РК) документа;

- картотеки, объединяющие наборы РК;

- журналы передачи документов;

- контрольные карточки.

Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения -- распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется.

Внедрение такой технологии позволяет

- ускорить движение документов по организации;

- гарантировать своевременное рассмотрение документов;

- обеспечить эффективный контроль исполнения документов;

- повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;

- снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;

- предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.

Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать: они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

- ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

- комплексность в проработке коммерческой документации;

- обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

- установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

- резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

- помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Internet);

- регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

- контроль над исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

- перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

- защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм.

Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.

Внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.

Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

- обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов и др.;

- финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций;

- рассылка тестовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

- управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего времени каждого сотрудника, учет кадров);

- подготовка презентаций на разнообразные темы;

- ведение разнообразных баз и многое другое.

В состав офисных приложений входят также системы электронного делового документооборота, а также электронные архивы.

Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе современных информационных технологий:

- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;

- комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы, однако требует наличия больших ресурсов.

Исходя из выше изложенного, можно сделать следующий вывод: компьютерные технологии в России массово стали появляться только в 90-х годах. На предприятиях появление компьютерных технологий упростило множество задач: от составления графика работы сотрудников до выполнения сложных финансовых операций.

1.2 Технические средства обеспечения деятельности секретаря

Секретарь - под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Но в целом исполнение обязанностей секретаря достаточно индивидуально. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессионального помощника - секретаря (офис-менеджера, персонального ассистента).

К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь, относятся: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря, заменив собой печатную машинку и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе [. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

1. Составление и редактирование документов.

2. Регистрация и контроль исполнения документов.

3. Хранение и поиск документов, другой полезной информации.

4. Прием и передача документов по каналам связи.

5. Архивное хранение документов.

6. Организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Сканер - устройство, предназначенное для ввода графических изображений в компьютер. Принцип действия этих устройств состоит в том, что луч света, отраженный от поверхности материала (или прошедший сквозь прозрачный материал), фиксируется специальными элементами, называемыми приборами с зарядовой, связью (ПЗС). Обычно элементы ПЗС конструктивно оформляют в виде линейки, располагаемой по ширине сканируемого изображения. Перемещение линейки относительно листа бумаги выполняется механическим протягиванием линейки при неподвижной установке листа или протягиванием листа при неподвижной установке линейки.

Основными потребительскими параметрами планшетных сканеров являются:

1. Разрешающая способность.

2. Производительность.

3. Динамический диапазон.

4. Максимальный размер сканируемого материала.

Производительность сканера определяется продолжительностью сканирования листа бумаги стандартного формата и зависит как от совершенства механической части устройства, так и от типа интерфейса, использованного для сопряжения с компьютером.

Кроме планшетных сканеров имеются и другие типы .

Ручные сканеры. Принцип действия ручных сканеров в основном соответствует планшетным. Разница заключается в том, что протягивание линейки ПЗС в данном случае выполняется вручную. Равномерность и точность сканирования при этом обеспечиваются неудовлетворительно, и разрешающая способность ручного сканера составляет 150-300 dpi.

Барабанные сканеры. В сканерах этого типа исходный материал закрепляется на цилиндрической поверхности барабана, вращающегося с высокой скоростью. Устройства этого типа обеспечивают наивысшее разрешение (2400-5000 dpi) благодаря применению не ПЗС, а фотоэлектронных умножителей. Их используют для сканирования исходных изображений, имеющих высокое качество, но недостаточные линейные размеры (фотонегативов, слайдов и т. п.).

Сканеры форм. Предназначены для ввода данных со стандартных форм, заполненных механически от руки. Необходимость в этом возникает проведении переписей населения, обработке результатов выборов и анализе анкетных данных.

От сканеров форм не требуется высокой точности сканирования, но быстродействие играет повышенную роль и является основным потребительским параметром.

Штрих-сканеры. Эта разновидность ручных сканеров предназначена для ввода данных, закодированных в виде штрих-кода. Такие устройства применяются в розничной торговой сети.

Графические планшеты (дигитайзеры). Эти устройства предназначены для ввода художественной графической информации. Существует несколько различных принципов действия графических планшетов, но в основе всех их лежит фиксация перемещения специального пера относительно планшета. Эта фиксация выполняется, например, посредством нанесенной на планшет сетки проводников, с последующим отслеживанием изменения емкости или индуктивности. Такие устройства удобны для художников и иллюстраторов, поскольку позволяют им создавать на экране изображения привычными приемами, отработанными для традиционных инструментов (карандаш, перо, кисть).

Цифровые фотокамеры. Как и сканеры, эти устройства воспринимают графические данные с помощью приборов с зарядовой связью, объединенных в прямоугольную матрицу. Основным параметром цифровых фотоаппаратов является разрешающая способность, которая напрямую связана с количеством ячеек ПЗС в матрице. Лучшие потребительские модели и настоящее время имеют до 3-5 млн. ячеек ПЗС и обеспечивают разрешение изображения до 1600x1200 точек. У профессиональных моделей эти параметры выше (более 6 млн. ячеек ПЗС).

Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати, не уступающее, а во многих случаях и превосходящее полиграфическое. Они отличаются также высокой скоростью печати, которая измеряется в страницах в минуту. Как и в матричных принтерах, итоговое изображение формируется из отдельных точек.

Принцип действия лазерных принтеров следующий:

1. В соответствии с поступающими данными лазерная головка испускает световые импульсы, которые отражаются от зеркала и попадают на поверхность светочувствительного барабана.

2. Горизонтальная развертка изображения выполняется вращением зеркала.

3. Участки поверхности светочувствительного барабана, получившие световой импульс, теряют статический заряд.

4. Барабан при вращении проходит через контейнер, наполненный красящим составом (тонером), и тонер закрепляется на участках, имеющих статический заряд.

5. При дальнейшем вращении барабана происходит контакт его поверхности с бумажным листом, в результате чего происходит перенос тонера на бумагу.

6. Лист бумаги с нанесенным на него тонером протягивается через нагревательный элемент в результате чего частицы тонера спекаются и закрепляются на бумаге.

При выборе лазерного принтера необходимо также учитывать параметр стоимости оттиска, то есть стоимость расходных материалов для получения одного печатного листа стандартного формата А4. К расходным материалам относятся тонер и барабан, который после печати определенного количества оттисков утрачивает свои свойства. Основное преимущество лазерных принтеров заключается в возможности получения высококачественных отпечатков. Модели среднего класса обеспечивают разрешение печати до 600 dpi, а профессиональные модели до 1200 dpi.

Принцип действия светодиодных принтеров похож на принцип действия лазерных принтеров. Разница заключается в том, что источником света является не лазерная головка, а линейка светодиодов. Поскольку эта линейка расположена по всей ширине печатаемой страницы, отпадает необходимость в механизме формирования горизонтальной развертки и вся конструкция получается проще, надежнее и дешевле. Типичная величина разрешения печати для светодиодных принтеров составляет порядка 600 dpi.

В струйных печатающих устройствах изображение на бумаге формируется из пятен, образующихся при попадании капель красителя на бумагу. Выброс микрокапель красителя происходит под давлением, которое развивается в печатающей головке за счет парообразования. В некоторых моделях капля выбрасывается щелчком в результате пьезоэлектрического эффекта - этот метод позволяет обеспечить более стабильную форму капли, близкую к сферической.

Качество печати изображения во многом зависит от формы капли и ее размера, а также от характера впитывания жидкого красителя поверхностью бумаги. В этих условиях особую роль играют вязкостные свойства красителя и свойства бумаги.

К положительным свойствам струйных печатающих устройств следует отнести относительно небольшое количество движущихся механических частей и, соответственно, простоту и надежность механической части устройства и его относительно низкую стоимость. Основным недостатком, по сравнению с лазерными принтерами, является нестабильность получаемого изображения, что ограничивает возможность их применения в черно-белой полутоновой печати.

В то же время струйные принтеры нашли очень широкое применение в цветной печати. Благодаря простоте конструкции они намного превосходят цветные лазерные принтеры по показателю качество/цена. При разрешении выше 600 dpi они позволяют получать цветные оттиски, превосходящие по качеству цветные отпечатки, получаемые фотохимическими методами.

Факс-модем. Используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.

Современный телефон не зря называют компьютеризированным. Многофункциональный телефон может обладать многими полезными для работы секретаря функциями, которые нужно учитывать при выборе телефона для вашей фирмы, например:

1. Автоматически дозвонится по нужному номеру.

2. Автоматически наберет номер, имеющийся в памяти.

3. Упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе.

4. Автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время.

5. Попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру.

6. Запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик.

7. Определит номер звонящего вам абонента.

8. Запомнит время и дату звонка.

9. Покажет продолжительность разговора.

10. Поможет вам различать абонентов с помощью музыкального сигнала вызова.

11. Содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке).

12. исключит соединение с нежелательным абонентом, зафиксировав факт звонка.

13. Покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время.

14. Обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секретарю понадобилось отойти на время.

15. Сохранит в памяти номера телефонов позвонивших абонентов.

16. Встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при положенной трубке.

В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некоторое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на котором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распространение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающего устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетонного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн). Связь ухудшается, если радиотелефон оказывается рядом с высоковольтной линией, во время грозы и даже во время сильного дождя или снегопада.

Факс. В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь. Если вы не в состоянии выслать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя. Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу после его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат - это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, используя обычные телефонные каналы.

После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автоматический отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по назначению. Кроме того, всегда можно распечатать полный отчет о полученных и переданных сообщениях.

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг - шредеры. Они могут перерабатывать сразу от 8 до 350 листов. При этом степень измельчения носителей информации (ширина резки) от 3,8 мм до 0,6 мм, что обеспечивает достаточный уровень секретности.

ГЛАВА 2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др.

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений Microsoft Office и LibreOffice [6, C. 5]. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционирования Microsoft Office понадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.

Сравним данные пакеты программ (табл. 2.1):

Таблица 2.1

Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice

	Microsoft Office	LibreOffice
Текстовый редактор	Word	Writer
Табличный редактор	Excel	Calc
Средство для создания презентаций	PowerPoint	Impress
Система управления базами данных	Access	Base
Так же в пакеты входят:	- Visio - для создания различных сложных схем - электронный цифровой блокнот OneNote - Project - для обеспечения организации и своевременного выполнения проектов - Publisher - создание публикаций и различных маркетинговых материалов - Outlook - работа с электронной почтой.	- Векторный редактор Draw; - Редактор формул Math.

Таким образом, пакет программ Microsoft Office гораздо функциональнее. Да и большинство предприятий предпочитают использовать именно данный пакет программ.

Так же в работе секретаря используются следующие программные продукты:

- система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы» [14];

- система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима» [16];

- lotus Notes, который представляет собой гибрид систем управления документооборота и ряда возможностей структурированной коммуникации - форумы, календари и др. [10];

- «Консультант Плюс», разработанный компанией «КонсультантПлюс»;

- ряд программ, разработанных Adobe Systems (Acrobat, Export PDF, Acrobat Reader и др.);

- а так же многие другие программы, предназначенные для планирования задач, работы с различными документами и т.д.

Порядок подготовки документа в любой из вышеперечисленных программ предполагает в определенном порядке последовательность следующих действий:

1. Создание документа и набор в нем теста.

2. Редактирование введенного текста.

3. Форматирование (оформление).

4. Сохранение документа в виде файла.

5. Печать или отправка файла.

Теперь рассмотрим работу с документами в некоторых вышеперечисленных программах более подробно.

Если театр начинается с вешалки, то работа с любым текстовым документом начинается с Word. Данная программа предполагает ознакомления, создание, редактирование какой-либо информации. Создание документов в данной программе возможно несколькими способами:

- документ полностью создается «с нуля»;

- документ создается на основе ранее созданного шаблона (различные приказы, заявления, объяснительные и т.д.);

- документ создается на основе стандартных шаблонов Word (письма, факсы и т.д.).

После создания документа мы заносим в него определенную информацию. Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. Примечательно, что вводить информацию вы можете на любом языке (предварительно выбрав его в настройках). Вводимый текст немедленно отображается на экране монитора.

При наборе текста следует придерживаться определенных правил, выработанных применяемых в практике отечественной полиграфии.

Правило 1. Абзацный отступ и концевая сноска.

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией [3, C. 290].

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т.е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако, некоторые концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна содержать не менее 5-7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполным.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа «и т.д.» или из цифр с сокращениями вида «15 кг».

Правило 2. Окончание текстовых строк и перенос слова.

В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной - трех букв, если они начинают предложение. Так, неверно

«…В

некоторых случаях…»

или

«…При

определенных обстоятельствах…»

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения. Так, неверно:

«…и

для этого»

или

«...с

учетом этих…»

Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и фамилии, но разрешается перенос фамилии. Так, неверно:

«…П.

В. Петров…»

Или

«…В. А.

Винокуров...»

Но верно

«…Н. П. Ста-

риков…»

Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т. д.)

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правила 3. Знаки препинания, черточки и кавычки.

При вводе текста особые правила установлены и для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста. Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой (;), двоеточие (:), восклицательный (!) и вопросительный (?) знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующею и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении «от--до» от них не отделяют (например, интервал 45--60).

Скобки при вводе текста - круглые прямые, круглые курсивные и квадратные -- никогда не отделяются от заключенных в них слов, a от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.

В случае, когда текст в скобках оканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку.

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правило 4. Знаки обозначения единиц измерения.

Знаки процента (%), градуса (?) и другие применяются только с относящимися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами.

Указанные знаки никогда не отделяются от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяются пробелом (например, «15% от суммы платежа»).

Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (например, «...и составляет соответственно 10,20 и 30%»).

Правило 5. Сокращения.

В русском языке различают следующие виды сокращений:

- буквенная абверивиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ);

- сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных полных слов: генсек, госдума);

- сокращение по начальным буквам (слову «год» соответствует «г.», слову «век» соответствует «в.»);

- сокращение по частям слов (слову «прочее» соответствует «пр.»);

- сокращение по характерным буквам (слову «миллиард» соответствует «млрд»);

- сокращение по начальным и конечным буквам (слову «фабрика» соответствует «ф-ка»);

- буквенное обозначение единиц измерении (кг, см).

Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.

Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев , когда сокращение образованно от фамилии ученого - тогда сокращение начинается с прописной буквы без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например «мм рт. ст.».

Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не отделяются от относящихся к ним символов: «кг/мм²».

При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: «XVI-XIX вв.»

После того как тест мы ввели документ необходимо отредактировать.

Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с правлением ошибок ввода и корректировкой стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы путем их удаления. Так же в процессе редактирования можно вырезать, копировать и вставлять нужные либо лишние фрагменты текста. Так же при необходимости заменить либо удалить какое-либо определенное слово или выражение чаще всего пользуются локальной заменой.

После редактирования текста приступаем к его оформлению.

Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операций форматирования, предусматривающих:

- шрифтовое оформление;

- оформление абзаца;

- оформление страницы;

- оформление многостраничных фрагментов текса.

Рассмотрим шрифтовое оформление текста. Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документов является использование символов, характеризующееся используемыми шрифтами. По графической основе шрифты подразделяются на три группы:

1. Шрифты на русской графической основе.

2. Шрифты на латинской графической основе.

3. Шрифты особых графических основ (арабский, греческий и т.д.).

Одной из основных характеристик шрифта является кегель - размер литер по высоте. Кегель всегда измеряют в типографической системе мер.

При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяются шрифты следующих размеров:

- цицеро (12 п.);

- корпус (10 п.);

- боргес (9 п.);

- петит (8 п.);

- нонпарель (6 п.).

Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимается комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру рисунка. Шрифты одной гарнитуры могут иметь разные начертания.

При всем разнообразии характеристик шрифтов и компьютерных программах широкого применения для набора текста используются в основном гарнитуры, обозначенные как Times New Roman и т.д.

С точки зрения наклона предлагаются в основном прямое и курсивное начертания, а сточки зрения насыщенности - светлое и полужирное.

Кроме того, для выделения тех или иных фрагментов текста предлагаются следующие варианты шрифтового оформления:

- подчеркнутое;

- зачеркнутое;

- и т.д.

При подготовке различных компонентов текста документов рекомендуется использовать однообразное шрифтовое оформление для основного текста и различные варианты шрифтового оформления для отличных от основного текста элементов (заголовки, фрагменты, требующие особого внимания и т.д.). Но не следует в рамках одного документа использовать более 3-4 вариантов шрифтового оформления.

Как уже указывалось, внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или концевой строкой.

Оформление абзаца подразумевает задание:

- величины абзацного отступа;

- величины отступов от границ листа;

- типы выравнивания строк;

- величины межстрочных интервалов;

- величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

- выступ;

- отступ;

- отсутствие абзацного отступа.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца, и устанавливается для правых и левых границ строк.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

- по правому краю;

- по левому краю;

- центрированы;

- по всей ширине строки.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документы в целом. Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это объясняется историческими причинами, а так же тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются компоненты документа.

Структура страницы включает в себя:

- поля (верхнее, нижнее, правое и левое);

- основное поле для размещения содержательных компонентов документа;

- колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов, авторов документа и т.д.

При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа:

- номера страниц;

- колонтитулы;

- сноски;

- справочные индексы и проч.

Некоторая часть данных компании (отчетность и т.п.) представлены в виде таблиц. Таблицы в зависимости от характера заполнения разделяют на:

- цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

- текстовые (содержат только тест);

- смешанные (одна часть колонок содержат текст, другая - числа);

- математические (хотя бы одна колонка содержит формулу);

- таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из заголовка и шапки, называют проформами.

Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения вручную, называются пустографиками или бланочными таблицами.

В случае если необходимо указать рост или динамику, для большей наглядности таблицу заменяют диаграммой или графиком.

2.2. Сетевые технологии в работе секретаря

Практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к сети Интернет делает возможным использование сетевых технологий для реализации различных коммуникаций при работе секретаря.

Существует ряд функций, выполнение которых делает интернет необходимым менеджеру или любому человеку, занимающемуся бизнесом [3, C 326]:

- информационная, так как по сети можно получить любую интересующую специалиста не конфиденциальную биржевую и коммерческую информацию, научную и политическую информацию и т.д.

- коммуникационная, поскольку сетевые технологии позволяют пользователю разговаривать по телефону со своим партнером в любом городе и стране, причем обойдется это дешевле обычной телефонной связи, а также послать ему факс или письмо с затратами меньшими, нежели при использовании обычной почты, и к тому же существенно более оперативно;

- совещательная, специалисты при помощи Интернета могут обсудить интересующие их проблемы и обменяться информацией в интерактивном режиме;

- коммерческая, связанная с интенсивным развитием торговли по сети. Когда покупатель находят не в магазине может выбрать, заказать и оплатить товар с существенной экономией времени.

- рекламная, связана с тем, что реклама в Интернете порой гораздо эффективнее и оперативна;

- развлекательная, поскольку через Интернет пользователь может получить неограниченный доступ к различной литературе и т.д.;

- специфично компьютерная функция, в соответствии с которой пользователь или компания в целом может самостоятельно и в индивидуальном порядке выбирать соответствующее требованием программное обеспечение, получить инструкции и рекомендации по работе в сети.

Основные ячейки сети интернет - локальные вычислительные сети предприятия. Но существуют и локальные компьютеры, самостоятельно подключенные к интернету.

Итак, пользуясь сетью Интернет секретарь может выполнять задания руководителей по поиску какой-либо информации, организовывать Интернет-конференции. Но самым необходимым и распространенным средством оптимизации работы сотрудников компании является электронная почта.

Электронная почта стала наиболее распространенной информационной службой Интернет, так как исторически является первой информационной услугой и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронная почта - система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Если компьютер подключен к Интернету, то имеется возможность посылать сообщения любому компьютеру, имеющему доступ к сети. Единственное, что необходимо знать - адрес электронной почты получателя.

Сообщения, посылаемые через Интернет, имеют вид тестового файла. При наличии соответствующей программной обработки электронной почты можно вложить в сообщение другие файлы. Вложенные файлы могут быть какими угодно - графическими изображениями, звуковыми файлами, другими документами и даже программами.

Чтобы получать и отправлять электронный сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самому Интернету и программное обеспечение для работы с электронной почтой (почтовый клиент).

Почтовый клиент - программа, установленная на компьютер и предназначенная для отправки и получения электронной почты.

После получения электронного адреса, который для каждого пользователя является уникальным, необходимо выбрать подходящий почтовый клиент. Большинство компаний выбирает Microsoft Office Outlook. Так же на мелких предприятиях могут использоваться почтовыми клиентами, предоставляющими в самой сети Интернет. Например: mail.ru, google.com, yandex.ru и др. все они предоставляют необходимые средства для полноценной работы с электронной почтой. При выборе почтового клиента необходимо учитывать ответы на следующие вопросы:

- является ли интерфейс программы удобным;

- имеет ли данная программа электронную адресную книгу, куда можно заносить важные электронные адреса;

- обладает ли данная программа способностью кодировать и декодировать вложенные файлы;

- обладает ли данная почтовая программа возможностью проверки орфографии.

Несмотря на то, что наличие всех этих возможностей не является необходимым условием для работы с почтовой программой, многие программы представляют их как само собой разумеющееся.

При создании нового электронного письма требуется ввести некоторые данные:

- от кого;

- кому;

- копия;

- тема.

Строку «от кого» большинство современных почтовых клиентов проставляют автоматически, так что нет необходимости заполнять эту строку. Строка «кому» предполагает ввод электронного адреса (или выбор данного адреса из ранее отправленных либо адресной книги) получателя. Строку «копия» заполняют при необходимости донести данные сведения и для других адресатов, либо ознакомить их с процессом выбора решения на определенный вопрос. Строка «тема» также может быть заполнена при необходимости, данная строка должна быть короткой и состоять из одного слова или короткого предложения, которые должны отражать суть сообщения. Например «отчет за февраль», «расчет заработной платы сотрудников» и т.д.

Остальную часть окна занимает текст сообщения. При написании сообщения следует пользоваться теми же правилами, что и при подготовке обычных писем или должностных записок.

Однако у электронной почты есть и свои правила. При написании электронного письма следует придерживаться следующих рекомендаций:

- быть внимательным к другим, писать кратко и придерживаться темы. Следует помнить, что электронные письма предназначены для рассылки необходимой информации и быстрого ее донесения, а не для сочинений;

- файлы подписи должны быть небольшими (не более пяти-шести строк). Следует помнить, что для большей информативности файл подписи должен содержать ваше имя, название организации, вашу должность и необходимые средства связи с вами;