Обмін даними між програмами Office

Курсова робота

Обмін даними між програмами Office

При копіюванні даних між Microsoft Excel і іншими програмами Office чи програмами, що підтримують механізм OLE, їх можна копіювати або як зв'язаний об'єкт, або як упроваджений об'єкт.

Зв'язування об'єктів використовується, якщо необхідно, щоб при зміні даних у вихідному файлі дані в іншому файлі теж змінювалися. Для підтримки зв'язку з вихідними даними вихідний файл повинний залишатися відкритим на комп'ютері чи в мережі. Упроваджені об'єкти використовуються, якщо надалі буде використовуватися кінцевий файл, розташований на іншому комп'ютері, чи якщо при зміні вихідних даних зміна цих даних, скопійованих у кінцевий файл на іншому комп'ютері, небажано. Упроваджений об'єкт стає частиною кінцевого файлу і тим самим збільшує його обсяг. Можна також уставляти об'єкти, створені в інших програмах, що підтримують механізм OLE, чи можна запускати програми і створювати нові об'єкти, працюючи в Microsoft Excel.

Передбачувані дії

Створення нового впровадженого об'єкта

1 Виберіть лист або аркуш діаграми, на який необхідно помістити впроваджений об'єкт.

У меню Вставка, виберіть команду Об'єкт, а потім перейдіть до вкладки Новий.

3 В поле Тип об'єкта виберіть необхідний тип.

4 Якщо інші користувачі будуть переглядати книгу, то об'єкт можна вивести на екран у виді значка. Для цього установите прапорець У виді значка. Для перегляду об'єкта користувачам необхідно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

У поле Тип об'єкта виведені тільки програми, установлені на комп'ютері і підтримуючі механізм OLE.

Вставка зв'язаного чи впровадженого об'єкта їхній існуючого файлу

1 Виберіть лист, на який необхідно помістити зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт.

2 В меню Вставка, виберіть команду Об'єкт, а потім перейдіть до вкладки Створення з файлу.

3 В поле Ім'я файлу введіть ім'я файлу чи натисніть кнопку Огляд для вибору файлу зі списку.

4 Для створення зв'язаного об'єкта установите прапорець Зв'язок із файлом.

Для створення впровадженого об'єкта зніміть прапорець Зв'язок із файлом.

5 Якщо інші користувачі будуть переглядати книгу, то об'єкт можна вивести на екран у виді значка. Для цього установите прапорець у вигляді значка. Для перегляду об'єкта користувачам необхідно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

Для вставки графічних і визначених типів файлів використовувати команду Об'єкт у меню Вставка не можна. Для вставки графічних об'єктів у меню Вставка виберіть команду Малюнок, а потім виберіть Створення з файлу.

Копіювання даних з існуючого файлу в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виділите дані, які необхідно скопіювати в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта.

2 Натисніть кнопку Копіювати чи Вирізувати .

3 Переключитеся на файл, у який необхідно помістити дані, а потім виберіть позицію, у якій дані повинні знаходиться.

4 В меню Виправлення виберіть команду Спеціальна вставка.

5 Для вставки даних як зв'язаний об'єкт виберіть команду Зв'язати.

Для вставки даних як упроваджений об'єкт виберіть команду Вставити. У поле Як виберіть елемент, що містить у своєму імені слово «об'єкт». Наприклад, якщо дані були скопійовані з документа Word, виберіть параметр Документ Microsoft Word.

Уставити комірки чи діаграму в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта в книгу Microsoft Excel неможливо. Однак для створення зв'язку з комірками чи іншим листом чи книгою можна використовувати команду Копіювати малюнок (меню Виправлення).

Загальні зведення про зв'язані й впроваджені об'єкти

При використанні команди Спеціальна вставка в меню Виправлення й параметра Зв'язати дані вставляються як зв'язаний об'єкт. Якщо був обраний тип об'єкта (параметри Об'єкт і Вставка, то дані вставляються як упроваджений об'єкт. Команда - Об'єкт і більшість команд у підменю Малюнок (меню Вставка ) також уставляють дані в якості зв'язаного чи впровадженого об'єкта. Основними відмінностями між зв'язаними й впровадженими об'єктами являються розташування даних і їхня зміна після приміщення в кінцевий файл.

Зв'язані об'єкти використовуються, якщо дані повинні відображати всі зміни, вироблені у вихідних даних, чи якщо розмір файлу ще не встановлений. При використанні зв'язаних об'єктів вихідні дані залишаються у вихідному файлі. Кінцевий файл являє собою зв'язані дані, але містить він тільки місце розташування вихідних даних. Зв'язані дані змінюються автоматично при зміні вихідних даних у вихідному файлі. Наприклад, якщо в книзі Microsoft Excel був виділений діапазон осередків, а потім осередку були вставлені в документ Word як зв'язаний об'єкт, то при зміні даних у книзі дані в Word будуть теж змінені.

І навпаки, впроваджений об'єкт стає частиною кінцевого файлу. Користувачі, що не мають доступ до вихідних даних, можуть відкрити файл на іншому комп'ютері і переглянути впроваджений об'єкт. Упроваджений об'єкт не зв'язаний з вихідним файлом, тому при зміні вихідних даних об'єкт не змінюється. Для зміни впровадженого об'єкта у вихідній програмі двічі клацніть кнопку миші на об'єкті, щоб його відкрити. На комп'ютері повинна бути установлена вихідна програма (чи інша програма, що забезпечує редагування об'єкта). При копіюванні даних як упроваджений об'єкт кінцевий файл має більший розмір, чим при зв'язуванні даних.

Якщо при використанні команди Спеціальна вставка в меню Виправлення було обрано параметр Зв'язати і формат, відмінний від типу об'єкта, то дані зв'язуються за допомогою механізму динамічного обміну даними (DDE).

Зміна способу висновку на екран зв'язаних і впроваджених об'єктів

Зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт у книзі можна вивести на екран або в тім виді, у якому він з'являється у вихідній програмі, або у вигляді значка. Якщо користувачі будуть переглядати книгу і не будуть виводити її на друк, то її можна мінімізувати, перетворивши в значок. Користувачам, яким необхідно вивести на екран дані, що містяться в книзі, потрібно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

При виборі тексту без форматування, тексту у форматі RTF, малюнка чи крапкового малюнка в діалоговому вікні Спеціальна вставка (меню Виправлення) уставлені дані можна представити на екрані у вигляді значка.

Передбачувані дії

Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

Зніміть прапорець Показувати як значок.

Відображення зв'язаного чи впровадженого об'єкта у виді значка

1 Виберіть зв'язаний чи впроваджений об'єкт, який необхідно представити у виді значка.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Установіть прапорець показувати як значок.

Для зміни зображення й мітки значка, установлених за замовчуванням, виберіть команду Зміна значка.

Зміна зображення або мітки значка, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт

1 Виберіть значок, якому необхідно змінити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Виберіть команду Зміна значка.

Виберіть необхідний значок із чи списку введіть назву мітки в поле Підпис.

Редагування зв'язаних чи впроваджених об'єктів

Для редагування зв'язаного об'єкта в книзі використовується команда Зв'язку в меню Виправлення. Якщо команда Зв'язку відсутня, це означає, що дана книга не містить зв'язаних даних.

Якщо на комп'ютері установлена вихідна програма, для редагування двічі клацніть кнопку миші на впровадженому об'єкті. Після цього панелі інструментів будуть тимчасового замінені іншими програмами, надаючи можливість редагувати впроваджений об'єкт, залишаючись у програмі. Інші програми запускають вихідні програми в окремому вікні, а потім там відкривають об'єкт для редагування.

Якщо вихідної програми немає в наявності, перетворіть впроваджений об'єкт у формат файлу тієї програми, що у наявності є. Наприклад, якщо книга містить вставлений об'єкт Microsoft Works Spreadsheet, а Works у наявності ні, те об'єкт можна перетворити у формат Microsoft Excel Workbook і змінити його в Microsoft Excel.

Редагування зв'язаних об'єктів

1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.

2 В списку Вихідні файли виберіть джерело зв'язаного об'єкта, а потім виберіть команду Відкрити.

3 Внесіть необхідні зміни у зв'язаний об'єкт.

У вихідній програмі в меню Файл виберіть команду Вихід.

Редагування впровадженого об'єкта у вихідній програмі

1 Для відкриття двічі клацніть кнопку миші на впровадженому об'єкті.

2 Внесіть в об'єкт необхідні зміни.

3 Якщо редагування об'єкта відбувається у відкритій програмі, то для повернення в кінцевий файл натисніть кнопку миші де-небудь за межами об'єкта.

Якщо редагування впровадженого об'єкта відбувається у вихідній програмі в окремому вікні, то для повернення в кінцевий файл виберіть команду Вихід у меню Файл.

Подвійне натискання кнопки миші на деяких упроваджених об'єктах, таких як відео й аудіо кліпи, програє об'єкт, а не відкриває програму. Для редагування одного з таких упроваджених об'єктів виберіть об'єкт, у меню Виправлення установіть курсор на тип об'єкта Об'єкт, а потім виберіть команду Змінити.

Редагування впровадженого об'єкта в програмі, відмінної від вихідної.

1 Виділіть впроваджений об'єкт, якому необхідно змінити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Для перетворення впровадженого об'єкта в тип, визначений у поле Тип об'єкта, установіть прапорець перетворити в.

Для відкриття впровадженого об'єкта у форматі файлу, визначеного в поле Тип об'єкта, не змінюючи тип упровадженого об'єкта, установите прапорець активізувати як.

Вставка книги у вигляді впровадженого об'єкта в документ чи форму Lotus Notes

Для обміну даними між Lotus Notes і Microsoft Excel можлива вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта в документ чи форму Lotus Notes. Наприклад, якщо необхідно уставити впроваджений об'єкт в один документ Notes або різні впроваджені об'єкти в кілька документів Notes, можна вставити книгу Microsoft Excel у вигляді впровадженого об'єкта в змінюване форматоване поле в документ Lotus Notes. Якщо в документі Notes необхідний обмін між полями Notes/FX, документ повинний містити, полючи Notes/FX, що передбачається використовувати для обміну інформацією. Вставка полів у документ Notes неможлива, полючи, можуть бути вставлені тільки у форму Notes.

Вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта можлива також при розробці форми Notes. Наприклад, при необхідності створення декількох документів Notes, що містять ту саму впроваджену книгу Microsoft Excel, при розробці форми Notes варто вставити в неї впроваджений об'єкт. У такий спосіб упроваджений об'єкт буде існувати в кожнім новому документі або формі Lotus Notes, створених з існуючої форми. При додаванні у форму, що містить впроваджений об'єкт, полів Notes/FX, усі нові документи чи форми Notes, створені з такої форми готові до обміну за допомогою полів Notes/FX.

Передбачувані дії

Вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта в документ Lotus Notes

1 Виберіть необхідну базу даних у Lotus Notes, потім у меню Create виберіть форму, із якої необхідно створити документ.

Форма повинна містити змінюване форматоване поле.

2 Клацніть змінюване форматовне поле.

3 В меню Create виберіть Object.

4 Щоб уставити нову порожню книгу у виді впровадженого об'єкта виберіть Create a new object, а потім у поле Object type виберіть Microsoft Excel Worksheet.

Щоб вставити існуючу книгу у виді впровадженого об'єкта виберіть Create an object from a file, а потім у поле File введіть ім'я книги чи клацніть кнопку Browse і виберіть ім'я зі списку.

5 Щоб відобразити впроваджений об'єкт у виді значка, установите прапорець Display as icon.

Примітка. Якщо в поле Object type обрано значення Microsoft Excel Worksheet, у документ Lotus Notes буде вставлена ціла книга Microsoft Excel. У формі Lotus Notes одночасно відображається тільки один лист чи діаграма. Щоб переглянути інші аркуші, варто двічі клацнути об'єкт Microsoft Excel і потім вибрати потрібний лист.

Розробка форми Lotus Notes, що містить упроваджену книгу

1 Щоб створити нову форму в Lotus Notes, виберіть потрібну базу даних, у меню Create виберіть Design і потім Form.

Щоб змінити існуючу форму, виберіть базу даних, що містить форму. У меню View виберіть Design. У панелі переходу клацніть Forms. Двічі клацніть форму.

2 Клацніть місце, у якому повинний з'явитися впроваджений об'єкт.

3 В меню Create виберіть Object.

4 Щоб уставити нову порожню книгу у виді впровадженого об'єкта, клацніть Create a new object, а потім у поле Object type виберіть Microsoft Excel Worksheet.

Щоб вставити існуючу книгу у виді впровадженого об'єкта клацніть Create an object from a file, а потім уведіть ім'я книги чи клацніть кнопку Browse і виберіть ім'я зі списку.

5 Щоб відобразити впроваджений об'єкт у виді значка, установите прапорець Display as icon.

Примітка. Якщо в поле Object type обраний Microsoft Excel Worksheet у форму Lotus Notes буде вставлена ціла книга Microsoft Excel. У формі Lotus Notes одночасно відображається тільки один лист чи діаграма. Щоб переглянути інші аркуші, варто двічі клацнути об'єкт Microsoft Excel і потім вибрати потрібний лист.

Імпорт книги в документ чи форму Lotus Notes

Щоб ця процедуру була доступна, під час установки необхідно установити прапорець конвертерів для Lotus Notes (Конвертери й фільтри, Конвертери текстових файлів).

1 В Lotus Notes відкрийте потрібний документ чи форму.

2 В документі клацніть форматируемое поле, потім у меню File виберіть команду Import.

Клацніть форму й у меню File виберіть команду Import.

3 В Lotus Notes 4.0 у поле Files of type виберіть Microsoft Excel.

У Lotus Notes 3.x у поле List files of type виберіть Microsoft Excel.

Двічі клацніть у списку файлів імпортовану книгу.

Використання даних із книги у видах Lotus Notes

Щоб відобразити властивості книги Microsoft Excel у документі, формі або виді Lotus Notes, книгу варто вставити у виді впровадженого об'єкта в документ чи форму Lotus Notes. Більшість властивостей файлу книги будуть відображені у вигляді полів чи стовпців Lotus Notes. Наприклад, можна створити форму Lotus Notes, що відображає властивість файлу книги Comments («Замітки»), або у виді Lotus Notes створити стовпець, що відображає назва й ім'я автора книги. Щоб відобразити дані книги у видах Lotus Notes, випливає в Microsoft Excel для комірки чи діапазону комірок визначити ім'я, створити спеціальна властивість файлу, зв'язана з ім'ям Microsoft Excel, і потім у формі Lotus Notes створити поле з ім'ям спеціальної властивості файлу.

1 Вставка книги Microsoft Excel у виді впровадженого об'єкта в документ Lotus Notes. Якщо відсутній установлений документ Notes, що містить форматуюче поле, і, полючи, що відповідають властивостям файлу книги, варто розробити форму Lotus Notes, що містить упроваджену книгу.

2 В Lotus Notes 4.0 клацніть правою кнопкою миші в документі або формі впроваджену книгу й у контекстному меню виберіть Open.

У Lotus Notes 3.x двічі клацніть мишею в документі чи формі впроваджену книгу.

3 В Microsoft Excel клацніть лист чи діаграму, що містить потрібні в Lotus Notes дані, і потім виділите ці дані.

4 В поле імені рядка формул уведіть ім'я і натисніть ENTER.

У меню Файл виберіть Властивості.

6 Виберіть вкладку Інші.

7 В поле Назву введіть ім'я спеціальної властивості файлу.

8 Установите прапорець Із документа.

9 В поле Значення введіть ім'я, задане на кроці 4, і натисніть Додати.

Примітки

При створенні у формі Lotus Notes відповідного полючи в поле, Назва варто вводити ім'я спеціальної властивості файлу Microsoft Excel, а не визначене в Microsoft Excel ім'я.

Пойменовані комірки чи діапазони комірок, захищені чи утримуючі формули, обновляються тільки в одному напрямку, від Microsoft Excel до Lotus Notes. Якщо поле змінюється в Lotus Notes, це ніяк не відбивається в Microsoft Excel.

Відновлення полів Lotus Notes

У Lotus Notes існує два типи полів Notes/FX. Односпрямовані полючи забезпечують інформацію для обміну тільки в одному напрямку, від упровадженого об'єкта до документа Notes. Наприклад, для обміну даними між властивістю «Створений» файлу книги Microsoft Excel і полем форми Notes, випливає спочатку у формі Notes створити поле і назвати його «DateCreated» («Дата створення»). Після завершення установки обміну з полем Notes/FX, зміни, внесені у властивість «Створений» книги Microsoft Excel, відображаються в документі Notes; однак зміни, внесені в поле DateCreated у документі Notes, не впливають на властивість «Створений» книги Microsoft Excel.

Двонапрямлені поля забезпечують інформацію для обміну в двох напрямках, від упровадженого об'єкта до документа Notes і від документа Notes до впровадженого об'єкта. Двонапрямлені поля у впровадженому об'єкті обновляються при відкритті або активуванні впровадженого об'єкта, а також у документі Notes при закритті впровадженого об'єкта й поверненні до документа Notes. Наприклад, для обміну даними між властивістю «Назва» файлу книги Microsoft Excel і полем форми Notes, випливає спочатку у формі Notes створити поле і назвати його «Title» («Назва»). Зміни, внесені у властивість «Назва» файлу книги Microsoft Excel, відображаються в поле документа Notes; зміни, внесені в поле «Title» документа Notes, відображаються у властивості «Назва» файлу книги Microsoft Excel. Спеціальні властивості файлу книги є двонапрямленими полями, при установці обміну даними у формі Notes.

Відновлення одно і двонапрямлених полів з упровадженої книги

1 В Lotus Notes 4.0 клацніть правою кнопкою миші книгу Microsoft Excel, уставлену як упроваджений об'єкт у документ чи форму Notes, а потім у контекстному меню виберіть Open.

У Lotus Notes 3.x двічі клацніть мишею книгу Microsoft Excel, уставлену як впроваджений об'єкт у документ чи форму Notes.

2 В меню Файл Microsoft Excel виберіть команду Властивості.

3 Зміните інформацію у визначених раніше полях властивостей файлу.

Закрийте книгу і поверніться в Lotus Notes.

Відновлення двонапрямлених полів із Lotus Notes

1 В Lotus Notes відкрийте документ, що містить обновлюване поле.

2 Виділите текст в обновлюваному полі.

3 Між дужками поля введіть нові дані.

Щоб обновити властивості в книзі двічі клацніть мишею впроваджену в документ чи форму Lotus Notes книгу Microsoft Excel.

Формат даних, уставлених із буфера обміну

Дані, вирізані чи скопійовані в іншій програмі, по можливості вставляються у форматі, якому можна змінити в даній програмі. Наприклад, осередку з Microsoft Excel і запису з Microsoft Access виставляються в Word у виді таблиць Word, у яких ширину стовпчиків і формати шрифтів можна змінювати. Текст, розділений за допомогою табуляції, можна вставити з Word у Microsoft Excel у виді стовпців і рядків осередків, а запису Microsoft Access можна вставити в Microsoft Excel у виді рядків, у яких кожне поле знаходиться в окремому стовпці.

Якщо програма не може змінити дані, то вони вставляються як упроваджений об'єкт, якому можна редагувати у вихідній програмі. Для цього необхідно двічі клацнути кнопку миші на об'єкті. Якщо дані не можуть бути вставлені як впроваджений об'єкт (наприклад, при копіюванні даних із програми, що не підтримує механізм ОLЕ), то вони вставляються у виді постійного малюнка, змінити який неможливо.

Якщо необхідно відстежити формат даних, що вставляються з буфера обміну, то краще використовувати команду Спеціальна вставка (меню Виправлення) замість кнопки Вставити .

Відновлення зв'язків Microsoft Excel

Відновлення зв'язків може виконуватися як автоматично, так і по запиті користувача. Автоматичне відновлення зв'язаного об'єкта відбувається при кожнім відкритті кінцевого файлу або при кожній зміні вихідного файлу, якщо файл призначення відкритий. Мається можливість зміни параметрів зв'язків, щоб їхнє відновлення виконувалося вручну ѕ тобто при запиті відновлення користувачем. Можна заборонити відновлення, заблокувавши окремі зв'язки або всі зв'язки в книзі Excel. Якщо зв'язок заблокований, Microsoft Excel використовує останні наявні дані з вихідної програми.

При використанні для зв'язку з даними інших додатків формули вилученого посилання відновлення даних у Microsoft Excel відбувається автоматично при їхній зміні у відповідному додатку. Щоб заборонити зміни і «зафіксувати» поточні дані листа, можна видалити усю формулу або тільки вилучене посилання зі значенням, що обчислюється.

Інструкції

Зміна способу редагування зв'язаних об'єктів

1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.

Якщо команди Зв'язку немає в наявності, це означає, що даний файл не містить зв'язаних даних.

2 Із списку Вихідний файл виберіть зв'язаний об'єкт, якому необхідно змінити.

Для виділення декількох зв'язаних об'єктів, не відпускаючи клавішу CTRL, виберіть кожен зв'язаний об'єкт.

3 Для зміни зв'язаного об'єкта щораз при відкритті файлу, що містить даний об'єкт, чи щораз при зміні вихідних даних при відкритому файлі, виберіть команду Автоматично.

Якщо зміни зв'язаних об'єктів необхідно робити при виборі команди Обновити, виберіть команду по запиті.

Зміна зв'язаних об'єктів вручну

1 В меню Виправлення виберіть команду Зв'язку.

Якщо команди Зв'язку немає в наявності, то це означає, що даний файл не містить зв'язаних даних.

2 Із списку Вихідний файл виберіть джерело для зв'язаного об'єкта, а потім виберіть команду Обновити.

Для виділення декількох зв'язаних об'єктів, не опускаючи клавішу CTRL, виберіть кожен зв'язаний об'єкт.

Автоматичне відновлення зв'язків з іншими додатками під час проведення розрахунків

1 В меню Виправлення виберіть пункт Зв'язку.

2 В групі параметрів Обновити, виберіть параметр автоматично.

3 Натисніть кнопку OK.

4 В меню Сервіс виберіть пункт Параметри і перейдіть на вкладку Обчислення.

Виберіть параметр обновляти вилучені посилання.

Блокування всіх посилань у Microsoft Excel

1 Перейдіть на лист із посиланнями.

2 В меню Сервіс виберіть пункт Параметри.

3 На вкладці Обчислення зніміть прапорець обновляти вилучені посилання.

Примітка. Заборона відновлення зв'язків придушує параметр автоматично (для усіх вилучених посилань) у діалоговому вікні Зв'язку (меню Виправлення).

Проблеми, які часто виникають при роботі з OLE.

Не вдається обновити зображення осередків Microsoft Excel в іншому додатку

Перед копіюванням в інший додаток книга, що містить осередки, із якими потрібно встановити зв'язок, повинна бути збережена і для неї повинне бути задане ім'я.

1 Збережете книгу, із якої буде скопійоване зображення.

2 Перейдіть у додаток, куди буде скопійоване зображення.

3 В меню Виправлення іншого додатка виберіть команду Зв'язку.

Укажіть ім'я книги Excel, збереженої на кроці 1.

Не вдається обновити автоматичні зв'язки на листі Microsoft Excel

Для того щоб зв'язку з даними інших програм обновлялися автоматично, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Обчислення і виберіть параметр обновляти вилучені посилання. Якщо цей прапорець не встановлений, параметр автоматично діалогового вікна Зв'язку (меню Виправлення) для зв'язаних джерел даних інших додатків, наприклад, для документа Microsoft Word чи бази даних Microsoft Access придушується.

Не удається вивести на друк авто фігури й об'єкти, скопійовані або імпортовані з інших додатків

1 Виберіть за допомогою правої кнопки миші об'єкт, що потрібно вивести на печатку.

Для авто фігур із текстом або без заливання (наприклад, тільки контур фігури), варто поміщати покажчик миші на границю фігури.

2 В контекстному меню виберіть команду Формат тип об'єкта, а потім перейдіть на вкладку Властивості.

3 Виберіть параметр Виводити об'єкт на печатку.

Примітка. Якщо виведеним на печатку об'єктом є елемент Active, варто вивести на екран панель інструментів Елементи керування і змінити властивості об'єкта в режимі конструктора.

Не удається відкрити об'єкт Microsoft Excel з іншого додатка

1 В Microsoft Excel виберіть пункт Параметри меню Сервіс і перейдіть на вкладку Загальні.

2 Виберіть параметр Ігнорувати DDE-запити від інших додатків.

Якщо цей прапорець установлений, Microsoft Excel ігнорує запити програм, зв'язаних із Microsoft Excel через DDE, а не OLE.

При подвійному натисканні кнопки миші на зв'язаному чи впровадженому об'єкті з'являється повідомлення «Не можна змінити».

Дане повідомлення з'являється, якщо вихідний файл або вихідна програма не можуть бути відкриті.

Переконаєтеся, що вихідна програма, встановлена на комп'ютері. Якщо вихідна програма не встановлена, перетворіть об'єкт у формат файлу тієї програми, що є на комп'ютері.

Переконаєтеся, що на комп'ютері мається досить пам'яті для запуску вихідної програми. У разі потреби для звільнення пам'яті закрийте інші програми.

Якщо вихідна програма запущена, переконаєтеся, що там немає ніяких відкритих діалогових вікон. Переключитеся у вихідну програму і закрийте там усі відкриті вікна.

Якщо вихідний файл являється зв'язаним, переконаєтеся, що на будь-якому комп'ютері він не відкритий.

Якщо об'єкт є зв'язаним, переконаєтеся, що вихідний файл, у який необхідно внести зміни, має, то ж ім'я, що і при створенні посилання, і з тих пір не був нікуди переміщений. Для одержання імені вихідного файлу виділите зв'язаний об'єкт, а потім у меню Виправлення виберіть команду Зв'язку. Якщо файл був перейменований чи переміщений, для його пошуку і переустанови зв'язку в діалоговому вікні Зв'язку натисніть кнопку Змінити.

При подвійному натисканні кнопки миші на зв'язаному чи впровадженому об'єкті з'являється повідомлення «Не можна змінити».

Дане повідомлення з'являється, якщо вихідний файл чи вихідна програма не можуть бути відкриті.

Переконаєтеся, що вихідна програма, встановлена на комп'ютері. Якщо вихідна програма не встановлена, перетворіть об'єкт у формат файлу тієї програми, що є на комп'ютері.

Переконаєтеся, що на комп'ютері мається досить пам'яті для запуску вихідної програми. У разі потреби для звільнення пам'яті закрийте інші програми.

Якщо вихідна програма запущена, переконаєтеся, що там немає ніяких відкритих діалогових вікон. Переключитеся у вихідну програму і закрийте там усі відкриті вікна.

Якщо об'єкт є зв'язаним, переконаєтеся, що вихідний файл, у який необхідно внести зміни, має, то ж ім'я, що і при створенні посилання, і з тих пір не був нікуди переміщений. Для одержання імені вихідного файлу виділите зв'язаний об'єкт, а потім у меню Виправлення виберіть команду Зв'язку. Якщо файл був перейменований чи переміщений, для його пошуку і переустанови зв'язку в діалоговому вікні Зв'язку натисніть кнопку Змінити.

Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

Зніміть прапорець Показувати як значок.

Відсутня команда «Копіювати малюнок», «Уставити малюнок» або «Уставити зв'язок із малюнком»

Виберіть меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT.

Зміна впровадженої діаграми на лист діаграми і навпаки

1 Виберіть діаграму, яку необхідно змінити чи перемістити.

2 В меню Діаграма, виберіть пункт Розташування.

3 Для приміщення діаграми на новий лист діаграми виберіть відповідний параметр, а потім уведіть ім'я нового листа діаграми в поле окремому.

Для приміщення діаграми як упроваджений об'єкт на лист виберіть параметр наявному, потім виберіть назву листа в поле наявному, а потім натисніть кнопку OK. Перемістите впроваджену діаграму в бажану позицію на листі.

Зміна способу висновку на екран зв'язаних і впроваджених об'єктів

Зв'язаний об'єкт чи впроваджений об'єкт у книзі можна вивести на екран або в тім виді, у якому він з'являється у вихідній програмі, або у виді значка. Якщо користувачі будуть переглядати книгу і не будуть виводити її на печатку, то її можна мінімізувати, перетворивши в значок. Користувачам, яким необхідно вивести на екран дані, що містяться в книзі, потрібно двічі клацнути кнопкою миші на значку.

Примітка. При виборі тексту без форматування, тексту у форматі RTF, малюнка чи крапкового малюнка в діалоговому вікні Спеціальна вставка (меню Виправлення) уставлені дані можна представити на екрані у виді значка.

Передбачувані дії

Відображення вмісту зв'язаного чи впровадженого об'єкта

1 Виберіть значок, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно відобразити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

Зніміть прапорець Показувати як значок.

Відображення зв'язаного чи впровадженого об'єкта у виді значка

1 Виберіть зв'язаний чи впроваджений об'єкт, якому необхідно представити у виді значка.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт ім'я об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Установите прапорець показувати як значок.

Для зміни зображення й мітки значка, установлених за замовчуванням, виберіть команду Зміна значка.

Зміна чи зображення мітки значка, що представляє зв'язаний чи впроваджений об'єкт

1 Виберіть значок, якому необхідно змінити.

2 В меню Виправлення виберіть команду Об'єкт тип об'єкта (наприклад, Документ), а потім виберіть команду Перетворити.

3 Виберіть команду Зміна значка.

4 Виберіть необхідний значок із списку чи введіть назву мітки в поле Підпис.

Оздоблення зображень комірок, діаграм і інших об'єктів

Мається можливість створення зображень даних листа Excel, чи діаграми інших об'єктів для того, щоб згодом використовувати ці зображення як ілюстрації на листі чи в документі іншого додатка. Можна змінювати розміри цих зображень, а також переміщати і змінювати самі зображення, подібно будь-якому іншому мальованому об'єкту.

Щоб зображення осередків листа змінювалося разом із даними джерела, можна встановити зв'язок зображення з листом джерела даних. У цьому випадку, наприклад, при зміні нумерації вихідних осередків, що використовувалися при копіюванні, автоматично буде змінене і зв'язане з ними зображення.

Установити зв'язок із зображенням діаграми не можна. Для автоматичної зміни діаграми при зміні вихідних даних варто виконати копіювання діаграми й вставку об'єкта діаграми в кінцевий файл.

Зображення може копіюватися як у форматі малюнка, так і у форматі растрового малюнка. Для формату малюнка потрібно менше оперативної й дискової пам'яті, що збільшує швидкість висновку зображення в Microsoft Excel. Форматі малюнка має гарна якість зображення при будь-якому дозволі і може використовуватися для високоякісної друку чи відображенні на екрані, наприклад, у діаграмах для презентацій.

Інструкції

Створення зображення осередків із прив'язкою до вихідних даних

У зображення включаються тільки видимі дані осередків. При необхідності зміните розмір стовпців Microsoft Excel, щоб усі дані, що повинні бути присутнім на зображенні, стали видимими. Якщо лінії сітки видні, вони також попадають на зображення. Щоб забрати лінії сітки, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Вид і зніміть прапорець Лінії сітки.

1 Виділите осередку листа, що повинні бути на зображенні.

2 Натисніть кнопку Копіювати .

3 Клацніть лист чи документ, у який буде вставлятися зображення.

4 Для копіювання на інший лист виберіть команду Вставити зв'язок із малюнком меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT. При цьому буде встановлений зв'язок зображення за допомогою формули, що посилається на копіюючі комірки.

Щоб скопіювати зображення в документ, створений за допомогою іншого додатка Office, скористайтеся командою Спеціальна вставка меню Виправлення. Виберіть Малюнок у списку Як, параметр зв'язати й натисніть кнопку OK.

Для зміни зображення може використовуватися панель інструментів Настроювання зображення.

Зв'язок зображення з копіюючими комірками підтримується за допомогою DDE.

Створення зображення діаграми, чи осередків об'єкта

Якщо лінії сітки видні, вони також присутні на зображенні. Щоб забрати лінії сітки, виберіть пункт Параметри меню Сервіс, перейдіть на вкладку Вид і зніміть прапорець Лінії сітки.

1 Виділите копіююче у вигляді малюнка комірки на аркуші Excel або в таблиці дані діаграми або виберіть копіюючу діаграму, або об'єкт.

2 Виберіть команду Копіювати малюнок меню Виправлення, одночасно утримуючи клавішу SHIFT.

3 Для перевірки якості малюнка виберіть параметри як на екрані

і векторний, а потім натисніть кнопку OK.

4 Клацніть лист чи документ, у який буде вставлятися зображення.

5 Натисніть кнопку Вставити .

Для зміни зображення може використовуватися панель інструментів Настроювання зображення.

Рада. Щоб вставити в Microsoft Excel скопійовані з іншого додатка дані у виді малюнка, утримуючи клавішу SHIFT виконаєте команду Вставити малюнок чи Уставити зв'язок із малюнком меню Виправлення.

Відновлення зображення осередків листа Excel

1 Двічі клацніть зв'язане зображення.

Microsoft Excel відкриє лист джерела даних і виділить діапазон осередків, із якими встановлений зв'язок зображення.

Зробивши необхідні зміни на листі джерела даних, натисніть кнопку Зберегти .

Використання формули зв'язку з даними програм інших комп'ютерів

Якщо команди Копіювати і Спеціальна вставка не можна використовувати для створення вилученого посилання, зв'язок із даними в інших додатках можна установити за допомогою формули з вилученими посиланнями. При цьому дані будуть відображатися на листі як результат формули.

Формула складається з трьох частин: імені додатка; імені чи розділу документа; діапазону осередків, значення, поля чи даних, на які зроблена посилання. Приведений нижче приклад ілюструє різні частини формули з вилученими посиланнями і використовувані в ній роздільники.

Якщо ім'я додатка, документа, розділу або елемента даних містить пробіли чи спеціальні символи формул, наприклад, двокрапка (:) чи знак мінуса ( - ), або якщо ім'я має вид посилання, укладете його в одиночних лапках.

Додаток, із даними якого потрібно встановити зв'язок, повинне підтримувати динамічний обмін даними (DDE). Щоб довідатися, чи підтримує додаток DDE, а також для з'ясування імені DDE і даних роздягнула для додатка, зв'яжіться з постачальником програми.