Размещено на http://www.allbest.ru/

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Тема: «Место СЭД в информационной системе предприятия»



Введение

В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. Неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Целью моей контрольной работы является закрепление знаний, теоретических положений по сетевой экономике, в частности по вопросу «Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием»

Задачами данной работы являются:

· самостоятельное изучение факторов повышения эффективности документооборота; основных задач организации системы электронного документооборота на предприятии и требований, предъявляемых к системам электронного документооборота на предприятии;

· отразить значение документооборота как средства для управления предприятием;

· формирование навыков самостоятельной работы по отбору соответствующей литературы.



Назначение СЭД на предприятии

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов. ? М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - С 79.. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД - это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации - от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации.

Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.

Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п. В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С.7..

Внедрение системы электронного документооборота на предприятие повышает эффективность деятельности организации. Возможности такой работы очевидны:

· сокращение затрат на бумажные документы;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· ускорение информационных потоков.

Соответственно получаем результат:

· повышение управляемости организации за счет упорядоченности и прозрачности документопотоков;

· повышение скорости и качества принятия решений;

· повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

система электронный документооборот малый

Функциональность СЭД на предприятии

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании -- как частной, так и государственной.

Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП). С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

· общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

· кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу, приказ о расторжении трудового договора, приказ о переводе работника на другую работу, личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков;

· архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

· коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня и протоколов;

· управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Основные системы электронного документооборота

Понять место СЭД в информационной системе предприятия легко на сравнительных примерах наиболее популярных СЭД, представленных в нашей стране.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота - бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб - браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами 1«С»: Программное обеспечение . - М. 1«С», 2014. - [Электронный ресурс] URL: http:// www.1c.ru /. - (дата обращения: 21.03.2015 г.)..

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», - это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

- регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

- поддержка электронной подписи;

- сортировка документов по реестрам;

- обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

- создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

- контроль исполнения поручений;

- создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

- настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

- обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

- перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

- подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

- Полная автоматизация процессов обработки документов;

- Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

- Работа с системой через Lotus и через web;

- Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

- Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке.

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

- Полная автоматизация процессов обработки документов;

- Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

- Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

- Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

- Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

- Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

- Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

- Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM.

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

Проблема выбора система электронного документооборота на предприятиях малого и среднего бизнеса

Основными российскими тенденциями начала третьего тысячелетия стал безбумажный технологический бум во всех сферах человеческой жизнедеятельности и административные реформы, происходящие в работе государственных органов и предприятий всех видов собственности. Сегодня системы электронного документооборота действуют во всех правительственных и государственные организациях. Иначе говоря, крупные корпорации и государственные учреждения определились с выбором платформ и системных интеграторов. Возросла готовность во всех группах населения России к восприятию компьютерных технологий. Одним из направлений реализации данного явления в малых и средних предприятиях становится развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.

Во многих небольших организациях возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Требование силовых структур РФ о соблюдении законности в сохранении информационных ресурсов привело к возрастанию роли делопроизводственного документооборота. Надо отметить, что кроме специализированного документооборота, связанного с документированием специфических функций деятельности предприятии (бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т. п.) стало актуальным внедрение систем электронного документооборота.

Следует отметить, что СЭД не решает все проблемы предприятия. Основная цель внедрения СЭД состоит в создание эффективной среды управления, а так же в отладке функционирования всех отделов предприятия или организации. Его задачей является повышение эффективности документооборота, что впоследствии поможет повысить эффективность работы всей организации.

Отражением любой деятельности предприятия являются документы, как электронные, так и традиционные. Успешность бизнеса во многом зависит от состава и направления документопотоков организации. Поэтому следует выделить время и финансы для организации эффективного документооборота с использованием современных компьютерных технологий.

СЭД предоставляет возможность одновременной работы с документами разными пользователями, находящимися в разных помещениях, как часто бывает на малом предприятии, где некоторые сотрудники не имеют своего рабочего места в офисе. Например, бухгалтер или экономист работают из дома, тогда как руководитель, секретарь и менеджер по продажам проводят свой рабочий день в арендуемом или собственном помещение. У таких организаций нет дополнительных площадей с мощным сервером и программистов, готовых настраивать и поддерживать большую систему документооборота.

Кроме того, информационные ресурсы малого предприятия, как правило, неоднородны: часть договоров, прайс-листы, деловая переписка, хранятся в бумажном виде, тогда как финансовая документация, приказы хранятся в электронном виде. Большая часть документов имеется в электронном и бумажном виде, программное обеспечение не всегда может поддерживать все версии документов, а также гарантировать безопасность их хранения. Это ведет к потере документов и неразберихе в их хранении. СЭД дает возможность поиска по метаданным, позволяющим обнаружить документ по любому из ключевых полей: дата создания, адресат, тип документа и т.п.

Многие руководители небольших компаний используют в своей работе привычные офисные приложения, например: проводник Windows для управления файлами и электронную почту. Но некоторые, на первый взгляд, простые задачи без правильной организации документооборота оказываются довольно сложным процессом, так как руководитель не имеет четкого представления о состояние документа. Он не может точно знать, кто, когда и какие правки внес в документ, где находится нужная его редакция, в какой именно папке лежат сгруппированные документы. Хаос в документации заставляет руководителя тратить существенное время на упорядочивание документов и контроль за деятельностью предприятия, усложняя основные задачи.

Введение системы электронного документооборота начитается с осознания цели его внедрения. Понимание задач, которые будут решены, делают успешным установление СЭД. Проанализируем некоторые системы электронного документооборота, используемые на в малых и средних предприятиях в соответствии с целями их использования.

Если задачей внедрения СЭД является снижение риска потери документа и обеспечение организации централизованного доступа к документам, следует обратить внимания на возможности организации электронных архивов документов. Именно этот модуль станет центральным в системе электронного документооборота. При желании добиться снижения затрат на повседневную работу с документами и само делопроизводство необходимо автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота. Это актуально для компаний с активным внутренним и внешним документооборотом. Если внедрение СЭД должно повысить качество оперативного управления предприятием, что характерно для компаний с большим количеством типовых процессов, внедряющие процедуры управления качеством ISO 9000, CMMI, также следует автоматизировать делопроизводство, введя модуль электронного документооборота.

Сформулировав свои требования к СЭД, владелец малого предприятия старается найти подходящую ему систему электронного документооборота среди представленных на российском рынке. Сегодня, в отличие от второй половины 2000-х годов, рынок СЭД ориентирован не только на крупных клиентов. Малые и средние предприятия имеют выбор: «коробочная» или «облачная» СЭД, разработанная для внедрения в маленькие фирмы, а не сокращенная версия «большой» системы. Системы электронного документооборота для использования в условиях малого и среднего бизнеса имеют довольно низкую стоимость покупки и сопровождения, а также не сложные в использование. Что адекватно требованиям небольших и средних компаний.

Большинство производителей СЭД сформировали свежий взгляд на автоматизацию документооборота среднего и малого бизнеса, внедрили новые решения. В линейке предложений производители обозначают данные программные продукты, как «тонкий клиент» либо «малый портфель». Поэтому сейчас выбор системы электронного документооборота стал сложной задачей. Попробуем сформировать алгоритм выбора СЭД исходя из целей и задач, которые стремиться решить предприятие, внедряя электронный документооборот.

Условно все системы электронного документооборота для малых и средних организаций делятся на 3 большие группы:

1. Системы организации архива (хранилища) документов. Задачей данной группы является организация централизованного доступа к документам, снижение риска потери документа.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. Задачей этой группы является автоматизация делопроизводства, снижение затрат на повседневную работу с документами.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота. Задачей данной группы является повышение качества оперативного управления предприятием Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Во все современные СЭД входят элементы каждой из трех групп, но универсальные системы электронного документооборота встречаются редко. Как правило, система направлена на автоматизацию какой-то одной группы процессов.

Системы организации архива документов делятся на два вида. Первый специализируется на хранение, обработки и использование сверхбольших объемов документов, что встречается в малых и средних предприятиях нечасто. Как правило, организации специализирующиеся на массовом обслуживании частных лиц и организаций, являются заказчиками таких программных продуктов. Например: предприятия ЖКХ, оказывающие коммунальные услуги, страховые компании, кредитные организации. Второй вид систем организации архива документов более востребован. Он может обеспечивать только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним. В состав этого продукта чаще всего входят файл-сервер с электронной почтой либо веб-система организации групповой работы с документами. Использование этих систем характерно при штате не более десяти человек или при объеме документооборота около 20-25 единиц в месяц. Основной плюс в использование второго вида СЭД - дешевизна и простота.

Каждая вторая система, представленная на российском рынке СЭД, относиться к системам автоматизации делопроизводства с элементами документооборота. К обязательным функциям данной группы относятся: архив документов, автоматизация делопроизводства, документооборот.

В состав модуля «архив документов» входят следующие блоки: хранение и архивирование документов, поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам, сканирование и распознавание документов.

Модуль автоматизации делопроизводства особенно развит в данных программных продуктах. Он предназначен для регистрации документов, организации номенклатуры дел, а так же для разграничения прав доступа.

Третий модуль называется «документооборот». В его задачи входит организация маршрутизации документов, выдача поручений, визуализация бизнес-процессов Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.24.

Последняя группа систем электронного документооборота для малых и средних организаций выделяемая нами - это комплексные системы автоматизации документооборота. Преимущества данных систем состоят в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия. Эти системы во многом аналогичны корпоративным СЭД. Таким образом, к проблеме выбора СЭД следует относиться следует относиться весьма внимательно.



Заключение

Внедрения системы электронного документооборота почти во все коммерческие или государственные структуры стало реальность наших дней.

Фактически СЭД уже осуществляют документационное обеспечение деятельности любого учреждения, не зависимо от его формы собственности или количества сотрудников. В каждом офисе, на каждом компьютере установлено то или иное программное обеспечение, задачей которого является оптимизация работы с документами. Где-то это пакет приложений Microsoft Office и документационное обеспечение бухгалтерии, где-то - полномасштабная система документооборота.

Рынок СЭД чрезвычайно разнообразен. Появляется множество новых систем, обновляют свои предложения уже зарекомендовавшие себя производители, что особенно делает актуальным вопрос выбора именно той системы, которая будет соответствовать потребностям именно вашей организации. Как отмечают все специалисты, системы электронного документооборота сравнялись по стоимости, предлагаемому функционалу, за исключением специальных разработок. Кроме того, в линейке каждого продукта есть альтернативные предложения для крупных компаний и мелких фирм.

Эти обстоятельства делают еще более сложным выбор систем электронного документооборота. Каждый потребитель СЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.



Список литературы

1. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода / М.П. Бобылева // Делопроизводство. - 2003. - № .4. - С.21-26.

2. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов /А.С. Гринберг [и др.]. ?М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.

3. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / С.Л.Кузнецов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

4. Ларин, М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации/ М.В. Ларин // Современные технологии делопроизводства и документооборота. -2011. - С.10-13.

Размещено на Allbest.ur