Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

информационный excel автоматизация

Общей стратегической целью создания информационной системы является повышение управляемости, что позволяет увеличить экономическую эффективность и качественно улучшить производственные показатели предприятия.

Достижение этой цели в рамках создания информационной системы должно быть реализовано за счёт применения на предприятии всего комплекса информационных технологий, а именно:

- сбора достоверной информации;

- оперативной обработки данных о фактах производственно-хозяйственной деятельности;

- аналитической поддержки принятия управленческих решений.

В структуре предприятия имеет смысл запланировать отдел поддержки внедренных систем, чтобы после опытной эксплуатации эта рутинная работа не висела на сильных и талантливых программистах, которых целесообразно направить на реализацию новых проектов. Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том, чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей фирмы.

Следовательно, ИС должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают доступ к множеству внутренних и внешних баз данных, своевременного информирования персонала о результатах производственного планирования и ресурсном обеспечении.

Внедрение информационной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение по сути никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью предприятия.

Целью курсовой работы является разработка ИС средствами MS Excel для обеспечения работы Министерства Чрезвычайных Ситуаций Чувашской Республики.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) изучить положение, структуру Министерства Чрезвычайных Ситуаций Чувашской Республики;

2) разработать комплекс требований

3) показать технологию создания ИС для автоматизации работы Министерства Чрезвычайных Ситуаций Чувашской Республики.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МИНИСТЕРСТВА ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

1.1 Общие положения Министерства Чрезвычайных ситуаций Чувашской Республики

Положение о территориальном органе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий - органе, специально уполномоченном решать задачи гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъекту Российской Федерации

I. Общие положения

1. Территориальный орган Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - МЧС России) - орган, специально уполномоченный решать задачи в области гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, предназначается для осуществления функций в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (далее - чрезвычайные ситуации), обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории соответствующего субъекта Российской Федерации.

2. Полное наименование территориального органа МЧС России - органа, специально уполномоченного решать задачи в области гражданской обороны и задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций по субъекту Российской Федерации: "Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по субъекту Российской Федерации". Сокращенное наименование: "Главное управление МЧС России по субъекту Российской Федерации".

3. Главное управление МЧС России по субъекту Российской Федерации (далее - Главное управление МЧС России) создается, реорганизуется и ликвидируется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Главное управление МЧС России входит в систему МЧС России и подчиняется Министру Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - Министр). Общее руководство деятельностью Главного управления МЧС России в пределах полномочий, установленных МЧС России, осуществляет в установленном порядке региональный центр по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее - региональный центр).

5. В своей деятельности Главное управление МЧС России руководствуется Конституцией Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами МЧС России, настоящим Положением, а также приказами регионального центра, изданными в пределах полномочий, предоставленных МЧС России.

6. Главное управление МЧС России является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим полным наименованием, соответствующие печати, штампы и бланки, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации в органах федерального казначейства. За Главным управлением МЧС России в установленном порядке закрепляется имущество на праве оперативного управления.

7. Материально-техническое и финансовое обеспечение деятельности Главного управления МЧС России осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России в установленном порядке.

8. Главное управление МЧС России осуществляет в установленном порядке руководство подразделениями Государственной противопожарной службы МЧС России (далее - ГПС), Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России (далее - ГИМС), пожарно-спасательными, поисково-спасательными, аварийно-спасательными формированиями и иными подразделениями и организациями МЧС России (далее - подчиненные подразделения), дислоцированными на территории соответствующего субъекта Российской Федерации.

9. Главное управление МЧС России осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и организациями.

10. Структура и штатное расписание Главного управления МЧС России утверждаются Министром.

1.2 Общие задачи и функции Министерства Чрезвычайных ситуаций Чувашской Республики

Основные задачи Главного управления МЧС России

1. Основными задачами Главного управления МЧС России являются:

1) реализация государственной политики в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации в пределах установленных полномочий;

2) осуществление управления в пределах своей компетенции в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

3) осуществление в установленном порядке надзорных и контрольных функций в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации;

4) осуществление деятельности в пределах своей компетенции по организации и ведению гражданской обороны, экстренному реагированию при чрезвычайных ситуациях, в том числе по чрезвычайному гуманитарному реагированию, защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и пожаров, обеспечению безопасности людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации.

III. Основные функции Главного управления МЧС России

2. Главное управление МЧС России в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

1) разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения по реализации государственной политики и проекты нормативных правовых актов в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах, а также другие документы;

2) разрабатывает и утверждает положения о структурных подразделениях Главного управления МЧС России, другие организационно-планирующие документы;

3) организует в пределах своей компетенции работу по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, спасанию и жизнеобеспечению людей при этих чрезвычайных ситуациях;

4) организует в установленном порядке тушение пожаров на объектах, критически важных для безопасности Российской Федерации, объектах федеральной собственности, других особо важных пожароопасных объектах, особо ценных объектах культурного наследия России, при проведении мероприятий федерального уровня с массовым сосредоточением людей, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации;

5) организует в установленном порядке предупреждение и тушение пожаров и выполнение других задач в пределах компетенции МЧС России в закрытых административно-территориальных образованиях;

6) организует деятельность подчиненных пожарных, пожарно-спасательных, поисково-спасательных и аварийно-спасательных формирований и других сил МЧС России на территории субъекта Российской Федерации;

7) организует в установленном порядке поиск и спасание людей на водных объектах на территории субъекта Российской Федерации;

8) организует методическое руководство и контроль при решении вопросов по обучению населения в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах, а также при подготовке молодежи по основам безопасности жизнедеятельности в пределах своей компетенции;

9) организует в установленном порядке материально-техническое обеспечение подчиненных подразделений, определение потребности в материально-технических ресурсах подчиненных подразделений, осуществляет учет лома и отходов драгоценных металлов, участвует в планировании и обеспечении воинских перевозок;

10) организует учет аттестованных аварийно-спасательных служб, пожарных, пожарно-спасательных, поисково-спасательных и аварийно-спасательных формирований, общественных объединений, имеющих уставные задачи по проведению аварийно-спасательных работ и тушению пожаров и действующих на территории субъекта Российской Федерации;

11) организует учет военнослужащих, сотрудников, государственных служащих, работников Главного управления МЧС России и подчиненных подразделений, нуждающихся в улучшении жилищных условий, и обеспечивает их жилыми помещениями в установленном порядке;

12) организует в установленном порядке финансовое обеспечение подчиненных подразделений, подготовку смет доходов и расходов по бюджетным средствам и внебюджетным источникам;

13) организует в установленном порядке оперативный, бухгалтерский и статистический учет финансово-хозяйственной и иной деятельности;

14) организует в установленном порядке разработку и представление предложений по закупке и ремонту вооружения, военной и специальной техники, другого имущества, материальных и других средств;

15) осуществляет в установленном порядке надзор за выполнением органами местного самоуправления, организациями и гражданами установленных требований по гражданской обороне, обеспечению пожарной безопасности (за исключением пожарного надзора на подземных объектах и при ведении взрывных работ), а также по защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций в пределах своих полномочий;

16) осуществляет в установленном порядке надзор за пользованием маломерными судами и базами (сооружениями) для их стоянок на территории субъекта Российской Федерации;

17) осуществляет контроль за созданием локальных систем оповещения в районах размещения потенциально опасных объектов;

18) осуществляет в пределах своей компетенции в установленном порядке меры по предупреждению, выявлению и пресечению террористической деятельности на объектах, подведомственных МЧС России, а также ликвидацию последствий террористических актов;

19) осуществляет в установленном порядке организацию подготовки должностных лиц органов государственной власти субъекта Российской Федерации по вопросам гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

20) осуществляет контроль за созданием и поддержанием в состоянии постоянной готовности технических систем управления гражданской обороны и систем оповещения населения об опасностях, возникающих при ведении военных действий или вследствие этих действий;

21) осуществляет методическое обеспечение создания, хранения, использования, восполнения резервов материальных ресурсов и создания и использования финансовых резервов, предназначенных для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций;

22) осуществляет сбор и обработку информации в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

23) осуществляет методическое руководство по вопросам создания и развития содержащихся за счет средств бюджета субъекта Российской Федерации, местных бюджетов и средств организаций подразделений ГПС, пожарно-спасательных, поисково-спасательных, аварийно-спасательных формирований, образовательных учреждений переподготовки и повышения квалификации соответствующих должностных лиц;

24) осуществляет в установленном порядке функции заказчика - застройщика по строительству (ремонту) объектов в интересах МЧС России на территории субъекта Российской Федерации;

25) осуществляет мероприятия по созданию, сохранению и использованию страхового фонда документации на объекты повышенного риска и объекты систем жизнеобеспечения населения;

26) осуществляет подготовку статистической, бухгалтерской и других видов отчетности в порядке и сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также распорядительными документами МЧС России;

1.3 Цели и задачи МЧС России по Чувашской Республике

Главной задачей по подготовке органов управления, сил гражданской обороны (далее - ГО) и территориальной подсистемы Чувашской Республики единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (далее - ТП РСЧС Чувашской Республики) является совершенствование знаний, навыков и умений, направленных на реализацию единой государственной политики в области гражданской обороны, снижения рисков и смягчения последствий чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (далее - ЧС) для обеспечения безопасности населения, укрепления оборонного потенциала, стабильного социально-экономического развития, а также совершенствования системы защиты населения в мирное и военное время.

В области ГО:

совершенствование нормативной правовой базы в области ГО с учетом современных требований и механизма их реализации, направленных на формирование нового облика ГО, в первую очередь, в субъектах Российской Федерации;

· совершенствование системы управления ГО, разработка и внедрение новых технологий и способов защиты населения и территорий от ЧС;

· развитие общероссийской комплексной системы информирования населения в местах массового пребывания людей (далее - ОКСИОН);

· повышение готовности к использованию по предназначению имеющегося фонда средств коллективной защиты населения, обеспечение учёта защитных сооружений ГО в реестрах государственной собственности и недопущение их неправомерного снятия с учета;

· обеспечение ведения базы данных и функционирования автоматизированных рабочих мест по учету и контролю за состоянием защитных сооружений ГО;

· завершение работы по передаче имущества ГО в собственность субъектов Российской Федерации;

· осуществление мер по нормативному правовому регулированию вопросов в области ведения ГО, связанных с созданием спасательных воинских формирований (далее - СВФ) постоянной готовности МЧС России и договорных подразделений федеральной противопожарной службы (далее - ФПС);

· усиление надзора за организацией выполнения основных задач по ГО в субъектах Российской Федерации и органах местного самоуправления;

· продолжение работы по формированию в целях ГО установленного объема запасов средств индивидуальной защиты, материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств;

· принятие мер по соблюдению требуемого уровня обеспеченности средствами коллективной защиты установленных категорий населения;

· совершенствование сил ГО, повышение их готовности и мобильности;

· продолжение работы по совершенствованию и использованию современных технических средств в целях подготовки и информирования населения по вопросам ГО, в первую очередь, в крупных городах;

· продолжить работы по созданию современной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры и её развитию для обеспечения деятельности в области ГО;

· повышение эффективности использования ресурсов ГО для ликвидации ЧС.

В области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций

· реализацию федеральных целевых программ;

· совершенствование нормативной правовой базы в области защиты населения и территорий от ЧС, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

· развитие ОКСИОН на территориях субъектов Российской Федерации;

· организацию разработки и реализации планов повышения защищенности критически важных объектов регионального, муниципального и объектового уровней;

· создание региональных центров управления в кризисных ситуациях (далее - ЦУКС) в соответствии с концепцией развития Национального центра управления в кризисных ситуациях (далее - НЦУКС);

· совершенствование и развитие правовой базы муниципальных образований по вопросам предупреждения и ликвидации ЧС природного и техногенного характера, создания и развития аварийно-спасательных формирований (далее - АСФ);

· обеспечение готовности органов управления, сил и средств РСЧС к реагированию на ЧС, совершенствование системы мониторинга и прогнозирования ЧС, развитие систем информационного обеспечения;

· осуществление методического обеспечения вопросов создания, накопления, использования и восполнения резервов финансовых и материальных ресурсов, достаточных для ликвидации ЧС;

· осуществление мер по чрезвычайному гуманитарному реагированию;

· реализацию проектов создания в субъектах Российской Федерации системы обеспечения вызова экстренных оперативных служб через единый номер «112», на базе единых дежурно-диспетчерских служб муниципальных образований путём консолидации ресурсов из федерального бюджета и бюджетов субъектов Российской Федерации;

· повышение эффективности надзорной деятельности в сфере деятельности МЧС России;

· осуществление мероприятий по предупреждению и ликвидации ЧС на подводных потенциально опасных объектах во внутренних водах и территориальном море Российской Федерации;

· совместно с войсками, силами и средствами федеральных органов исполнительной власти осуществление противодействия терроризму в рамках своих полномочий;

· своевременное и достоверное информирование населения через средства массовой информации о прогнозируемых и произошедших ЧС и пожарах, ходе их ликвидации и об оказании пострадавшему населению необходимой помощи;

· ведение через средства массовой информации разъяснительной работы по вопросам культуры безопасности жизнедеятельности населения с учетом особенностей различных социальных и возрастных групп;

· организацию мероприятий и специальных проектов, направленных на популяризацию среди населения, с учетом особенностей различных социальных и возрастных групп, культуры безопасности жизнедеятельности;

· освещение в средствах массовой информации перспективных направлений деятельности МЧС России в части законопроектной деятельности, внедрения новых форм и методов работы в сфере обеспечения пожарной безопасности, безопасности людей на водных объектах, надзорной деятельности, деятельности по предупреждению ЧС и других направлениях.

В области обеспечения пожарной безопасности

· осуществление комплекса мероприятий, направленных на защиту жизни и здоровья граждан, их имущества, государственного и муниципального имущества, имущества организаций от пожаров, ограничение их последствий, повышение эффективности работы органов государственного пожарного надзора, органов управления и подразделений ФПС по организации и тушению пожаров, совершенствование технологий тушения пожаров и проведения аварийно-спасательных работ, внедрение современных технических средств профилактики пожаров и пожаротушения, совершенствование технической подготовки пожарной техники и пожарно-технического оборудования;

· реализацию Плана строительства и развития сил и средств МЧС России на 2011-2015 годы и продолжение работ по оптимизации структуры группировки сил территориальных органов МЧС России.

В области обеспечения безопасности людей на водных объектах

· реализацию комплекса мероприятий, направленных на совершенствование государственного и технического надзора за маломерными судами и базами (сооружениями) для их стоянок;

· повышение эффективности контроля за обеспечением безопасности людей на поднадзорных водных объектах;

· повышение эффективности профилактических мероприятий по предупреждению аварийности маломерных судов и несчастных случаев с людьми на водных объектах.

В области обеспечения безопасности людей на объектах ведения горных работ, а также работ в подземных условиях

· осуществление постоянного аварийно-спасательного обслуживания организаций ведущих горные работы, в том числе подземным способом;

· повышение эффективности контроля за соблюдением безопасности людей на объектах ведения горных работ, а также работ в подземных условиях;

· повышение эффективности работы по предупреждению и ликвидации ЧС на объектах ведения горных работ, а также работ в подземных условиях;

· создание и развитие системы мониторинга и прогнозирования ЧС на объектах ведения горных работ, а также работ в подземных условиях.

1.4 Структура ИС Министерства Чрезвычайных Ситуаций России по Чувашской Республике

Данная система разработана для автоматизации операций в работе Министерства Чрезвычайных Ситуаций России по ЧР.

В связи с этим предусмотрены следующие операции:

- ввод новых данных;

- удаление ненужных данных;

- редактирование имеющихся данных;

- сортировка данных по заданным критериям;

- поиск необходимой информации.

- произведение необходимых вычислений.

- формирование необходимых отчетов.

Архитектура ИС состоит из двух частей:

- Информационная часть

- Расчётная часть

Информационная часть включает листы:

- заставка

- меню

- справочник_данных.

Расчётная часть включает листы:

- поиск по ЧРС;

- поиск данных по МТО;

- отчет по материально-технического обеспечения;

- отчет по структуре материального ущерба;

- выход.

ГЛАВА 2. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ СРЕДСТВАМИ MS EXCEL ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

2.1 Общая архитектура и объекты ИС

Под архитектурой понимается общая структура ИС. Она тесно связана с интерфейсом и дизайном системы.

В данном случае была предложена следующая архитектура.

1. При запуске ИС появляется заставка;

2. После щелчка по ней мышью система перейдет к главному меню;

3. Главное меню обеспечивает доступ к следующим функциям системы:

- резерв;

- справочник;

- ЧРС;

- МТО:

- отчеты;

4. При выборе соответствующего пункта меню система переходит на нужную форму (применительно к Excel произойдет переход на соответствующий лист), где реализованы необходимые операции.

5. На каждом листе находится кнопка возврата к главному меню.

Работа по созданию ИС начинается с создания ее компонентов.

Поэтому создадим новый документ Excel и, в соответствии с проектом, создадим эти компоненты. Очевидно, что исходя из возможностей Excel, запланированные компоненты будут находится на отдельных листах.

Переименуем листы в соответствии с проектом:

Лист1 -->Заставка

Лист2 -->Меню

Лист3 -->Резерв

Лист4-- >Справочник

Лист5-- >ЧРС

Лист6-- >МТО

Лист7-- >Отчеты

Лист8 -->Выход

2. Организация переходов между объектами

Начнем с оформления заставки:

- переходим на лист «Заставка»;

- вызываем объект WordArt и оформляем его нужным образом.

Рис. 2. Пример оформления титульного листа ИС

Естественно, что оформление заставки дело также очень творческое и здесь используем все средства компьютерной графики.

Например:

- убрать сетку листа, заголовки строк и столбцов (командой Сервис > Параметры > Снять галочки с параметра «Сетка» и «Заголовки строк и столбцов»);

- командой Формат > Лист > Подложка выбрать фоновый рисунок.

В функциональном плане от заставки требуется только вывести на экран название системы и по щелчку мыши перейти на лист меню.

При работе в Excel переход между листами обычно производится путем выбора ярлычков нужного листа.

Но наличие ярлычков характерно только для Excel. В прикладных же программах переходы осуществляются с использованием Windows- или Web-интерфейса. Все эти возможности несложно реализовать и в Excel.

В данном случае переход к меню естественнее всего организовать с помощью гиперссылки.

Поэтому:

- выделяем надпись на титульном листе и выполним команды:

Вставка > Гиперссылка > Место в документе > Меню > Ok;

- проверяем действие гиперссылки. При щелчке по надписи система должна перейти на пока еще пустой лист «Меню».

По аналогичной технологии можно было бы сделать и главное меню системы на листе «Меню».

Однако для этой цели имеются и более профессиональные средства - это, прежде всего, макросы.

В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. По назначению их можно весьма условно разделить на следующие группы:

1. Макросы, обеспечивающие автоматизацию операций по обеспечению работы в Excel;

2. Макросы вычислительного характера;

3. Макросы, обеспечивающие необходимый интерфейс для вычислений.

В настоящем разделе покажем использование макросов для создания интерфейса.

На рис.3 приведен вариант интерфейса, который мы хотим создать в нашей системе.

Рис. 3. Пример оформления листа Меню ИС

3. Этапы создания интерфейса

Создание макросов для кнопок

Согласно плану проекта созданные кнопки обеспечить выполнение следующих команд - табл.1.

Таблица 1.Назначение кнопок

N	Кнопка	Назначение
1	«Резерв»	Переход на лист «Резерв»
2	«справочник»	Переход на лист «справочник»
3	«ЧРС»	Переход на лист «ЧРС»
4	«МТО»	Переход на лист «МТО»
5	«Отчеты»	Переход на лист «Отчеты»

Все макросы, выполняющие указанные команды, создаются практически одинаково.

1. Перейдем на Лист1.

2. Выполним команды - Сервис > Макрос > Начать запись.

3. На запрос о параметрах макроса укажем осмысленное имя макроса. Например, Резерв и затем «Ok». При вводе имени макроса нельзя использовать пробелы.

4. Система перейдет в режим записи макроса. Но в Excel, в отличие от Word, нет внешних признаков того, что система находится в режиме записи. Поэтому здесь необходимо очень аккуратно выполним только необходимые команды и тут же остановить запись.

5. Применительно к рассматриваемой задаче - щелкнем по ярлычку «Резерв» и затем Сервис > Макрос > Остановить запись.

Точно также можно создать макросы перехода - «БД», «ЧРС», «Отчеты» и т.д.

Но удобнее (и быстрее) остальные макросы создадим следующим образом:

1. После создания первого макроса («База данных») перейдем в редактор Visual Basic - Сервис > Макрос > Макросы > Выбрать только что созданный > Изменить.

2. Система перейдет в редактор Visual Basic, в котором мы увидим, как выглядит наш макрос в виде команд Бейсика. Если все сделали правильно, то там должно быть примерно следующее:

Sub Резерв()

Sheets("Резерв").Select

End Sub

3. Для создания остальных макросов имеющийся текст макроса как в Word выделяется, копируем в буфер и путем вставки создается восемь его копий.

4. Каждую копию следует исправим, создавая новые макросы. Например, первую копию исправим, так, чтобы она приняла следующий вид:

Sub справочник()

Sheets("справочник").Select

End Sub

Вторую копию:

Sub ЧРС()

Sheets("ЧРС").Select

End Sub

Третью копию:

Sub МТО()

Sheets("МТО").Select

End Sub

Четвертую копию:

Sub Отчеты()

Sheets("Отчеты").Select

End Sub

Пятую копию:

Sub Резерв ()

Sheets("Резерв").Select

End Sub

Шестую копию:

Sub Меню()

Sheets("Меню").Select

End Sub

Седьмой макрос, обеспечивающий выход из системы должен содержать следующую команду:

Sub Выход()

Workbooks.Close

End Sub

5. Все необходимые макросы созданы

Создание кнопок

1. Вызываем панель инструментов с заготовками интерфейса -

Вид > Панели инструментов > Формы.

2. На появившейся панели выбираем элемент «Кнопка» и рисуем ее в нужном месте экрана. На запрос о назначении макроса из списка выбираем «Резерв». Надпись на кнопке «Кнопка 1» исправляем на «Резерв»

3. Аналогично создаем все остальные кнопки главного меню.

4. На остальных листах (пока еще пустых) создаем кнопки возврата к главному меню (используется макрос «Меню»).

Оформление главного меню

Для оформления главного меню:

1. Вызываем панель рисования (Вид > Панели инструментов > Рисование), выбираем на ней объект «Прямоугольник» и накрываем им кнопки главного меню.

2. Выделяем нарисованный прямоугольник и на панели рисования выбираем Рисование > Порядок > На задний план. При этом скрытые прямоугольником кнопки выйдут на передний план.

3. Не снимая выделения с прямоугольника заливаем его выбранным цветом и стилем.

4. Убираем сетку таблицы - Сервис > Параметры > Снять отметку с параметра «Сетка».

5. Выбираем подложку для фона - Формат > Лист > Подложка > Выбрать рисунок > Вставить.

Проверяем правильность переходов по созданной системе кнопок.

2.2 Организация работы с базой данных

1. Заполнение таблиц модельными данными

В соответствии с проектом у нас должны быть следующие таблицы:

1. Резерв

2. Справочник

3. ЧРС

4. МТО

Например, данные о справочнике:

Присваиваем этой таблице имя «справочник». Данное имя будет доступно с любого листа.

Аналогично заполняем таблицы «ЧРС» и «МТО».

таблицы имеют вид:



Для заполнения столбца С в С12 вводим формулу:

=ВПР(B12;БД;2)

и копируем ее на 90 строк.

Формула содержит функцию ВПР, которая ищет значение поля С11 в первой колонке справочной таблицы объектов и в качестве результата берет значения из второй колонки таблицы объектов.

1. Работа с данными

Для операций по вводу, удалению и корректировке данных в Excel имеется встроенное средство - форма ввода данных.

Она вызывается из главного меню командой:

Данные > Форма.

С помощью появившейся формы выполним все указанные операции.

Для «цивильного» вызова этой формы создадим на листе кнопку с именем «Данные» и для нее создадим макрос следующего содержания:

Sub Данные()

Range("С10").Select 'Переход на ячейку БД

CommandBars.FindControl(ID:=860).Execute 'Вызов формы ввода данных

ActiveWorkbook.Names("ЧРС").Delete

ActiveCell.CurrentRegion.Name = "ЧРС"

End Sub

При вводе или удалении данных размеры БД могут изменяться. По этой причине в макрос добавлены еще две команды:

- первая - удаляет имеющееся имя БД;

- вторая - определяет новый размер БД и присваивает ему только что удаленное имя.

Аналогично создается такой макрос по работе с таблицей «МТО».

2. Сортировка

Сортировка является типовой операцией с базами данных и возможность ее реализации практически обязательно должна быть предусмотрена. Для ее реализации предложим следующий интерфейс - см. рис. 4.

Рис. 4. Пример интерфейса листа «Поиск»

С помощью предлагаемого интерфейса сортировка выполняется следующим образом:

- из списка выбирается поле сортировки и «Ok».

Создание со списка полей

- на текущем листе (где-то в стороне, так, чтобы этого потом не было видно на экране) печатается список полей:

	G	H
1	код
2	район
3	дата происш
4	нас.пункт
5	вид происшествия
6	число пострадавших
7	Сумма
8	7

- вызываем панель форм (Вид > Панели > Инструментов >Формы), на ней выбираем элемент «Поле со списком» и рисуем его в районе ячейки E4 (как на предыдущем рисунке);

- ставим мышь на нарисованный элемент, щелчком ПКМ вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Формат объекта»:

Рис. 5. Формат элемента управления «Раскрывающийся список»

- в поле «Формировать список по диапазону» укажем местоположение списка полей;

- в поле «Связь с ячейкой» укажем ячейку, в которую будет записываться номер выбранного поля.

- щелкнуть «Ok».

Произведем несколько выборок в получившемся списке и посмотрим, что происходит в ячейке G8.

Поэтому макрос можно переписать следующим образом:

Sub Сортировка()

Dim k As Integer 'Объявляем переменную целого типа

Range("С10").Select '

k = Range("G8") 'Определяем номер выбранного пункта

Range("ЧРС").Sort Key1:=Cells(12, k + 0), Header:=xlGuess

End Sub

3. Поиск данных

По правилам хорошего тона операции поиска данных должны производиться в том же окне, в котором находится основная база данных.

На рис. 6. приведен вариант интерфейса для организации поиска.

Поиск производится следующим образом:

- в группе полей «Критерии поиска» вводятся нужные значения;

- щелкается кнопка «Найти».

Кнопка «Отобразить» предназначена для очистки результатов поиска.

Технология создания элементов интерфейса аналогична предыдущему разделу - т.е. сначала пишем макросы, выполняющие нужные операции, а затем создаем кнопки, связанные с этими макросами.



Рис. 6. Пример интерфейса для организации поиска

Итак, поэтапно.

Макрос для кнопки «Найти»

Выполним команды Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Найти» > Установить курсор в E18 > Данные > Фильтр > Расширенный фильтр > В окне «Расширенный фильтр» в поле «Исходный диапазон» указать адрес основной базы> В поле «Диапазон условий» указать $D$5:$K$6 > Установить переключатель в опции «Фильтровать на месте» > Ok > Сервис > Макрос > Остановить запись.

В результате должен получиться следующий макрос:

Sub Найти()'

Range("E9").Select

Sheets("ЧРС").Range("C10:J100").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, _

CriteriaRange:=Range("E17:J18"), CopyToRange:=Range("E22:J22"),

Unique:= False

End Sub

Макрос для кнопки «Очистить»

Выполним команды Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Очистить» > Выделить мышью ячейки E23:J135 > Нажать клавишу «Delete» > Установить курсор в E22> Сервис > Макрос > Остановить запись.

В результате должен получиться следующий макрос:

Sub Очистить()

Range("E23:J135").Select

Selection.ClearContents

Range("E22").Select

End Sub

Нарисуем кнопки «Найти» и «Очистить» назначив им соответствующие макросы.

Проверяем действие кнопок, задавая различные критерии поиска.

3.3 Отчеты

Отчеты представляют собой некоторую выходную информацию, полученную в результате обработке имеющихся в системе данных.

В этом смысле отчетами являются ведомости итоги материального ущерба, квитанции об оплате, приходные и расходные накладные, налоговые декларации и т.д.

В данном разделе покажем, как можно формировать итоговую отчетную информацию.

1. Использование сводных таблиц

Зная количество материально-технического обеспечения, так скажем, мы можем определить общую количеству.

Интерфейс вычислений выглядит следующим образом:



При щелчке по кнопке «Сформировать» появляется соответствующая сводная таблица.

Для реализации расчетов сформируем сводную таблицу в режиме записи макроса:

Сервис > Макрос > Начать запись > Ввести имя макроса (например, «Структура_ущерба») > Данные > Сводная таблица > Далее > В качестве диапазона указать Справочник_ЧРС > Далее > Переключатель установить в положение «Существующий лист» и ввести адрес формируемой сводной таблицы (в данном случае C22) > Макет > В область макета «Строка» перетаскиваем поле «Наименование», а в область «Данные» перетаскиваем поле «Всего» > Ok > Готово > Сервис > Макрос > Остановить запись

Затем создаем кнопку «Сформировать» и связываем ее с созданным макросом.

При первичном щелчке по кнопке сводная таблица формируется без проблем. Но, если щелкнуть по ней еще раз, то выйдет сообщение об ошибке.

Это происходит из-за попытки создать сводную таблицу на месте уже созданной. Чтобы избежать этого необходимо, очевидно, предварительно удалить имеющуюся таблицу.

Для автоматизации очистки запишем макрос:

Сервис > Макрос > Начать запись > Ввести имя макроса (например, «Очистка») > Выделяем областьC13:E43 > Нажимаем клавишу «Delete» > Сервис > Макрос > Остановить запись

Создадим кнопку «Очистить» и свяжем ее с макросом «Очистка»

Окончательный интерфейс расчетов будет выглядеть следующим образом:



По аналогичной технологии была создана следующая сводная таблица по расчету материально ущерба.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

информационный excel автоматизация

Таким образом, в данной курсовой работе поэтапно показана технология создания ИС средствами MS Excel для обеспечения работы Министерства Чрезвычайных Ситуаций по Чувашской Республики. Для создания ИС была изучены положение, структура, а также деятельность государственного учреждения.

Архитектура ИС для обеспечения работы Министерства Чрезвычайных Ситуаций состоит в следующем:

1) при запуске ИС появляется заставка;

2) после щелчка по ней мышью система переходит в главное меню;

3) главное меню обеспечивает доступ к следующим функциям системы:

- резерв;

- сведения о БД;

- сведения о ЧРС;

- сведения о МТО:

- отчеты;

- выход.

4) при выборе соответствующего пункта меню система переходит на нужную форму (применительно к Excel произойдет переход на соответствующий лист), где реализованы необходимые операции;

5) на каждом листе находится кнопка возврата к главному меню.

ИС очень удобна в использовании. Благодаря созданным макросам, можно произвести с базой данных такие операции, как поиск данных, сортировку, ввод, удаление, корректировка. В конце с помощью сводной таблицы сделаны отчеты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Указ Президента Чувашской Республики от 5 мая 2004 г. N 34 "О мерах по совершенствованию деятельности органов исполнительной власти Чувашской Республики";

2. Положение о Министерстве чрезвычайных ситуаций Чувашской Республики;

3. Благодатских, В.А. Стандартизация разработки программных средств : учеб. пособие / В.А. Благодатских, В.А. Волнин, К.Ф. Поскакалов; Под ред. О.С. Разумова. - Финансы и статистика, 2003. - 288 с.

5. Ванюлин, А.Н. Курсовое проектирование по дисциплине «Информационные технологии управления»: методические указания для студентов специальности «Государственное и муниципальное управление» очной и заочной форм обучения / сост. А.Н. Ванюлин, Т.А. Лавина. - Чебоксары : Чуваш. гос. пед. ун-т, 2010. - 49 с.

6. Вендров, А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендеров. - М. : Финансы и статистика, 2002. - 327 с.

7. Вендров, Ф.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / Ф.М. Вендеров. - М. : Финансы и статистика, 2000. - 352 с.

8. Рудакова, О.С. Банковские электронные услуги : учеб. пособие для вузов / О.С. Рудакова. - М. : Банки и биржи, ЮНИТИ, 2003. - 205 с.

9. Смирнова, Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем / г.Н. Смирнова и др. - М. : Финансы и статистика, 2001. - 512 с.

Размещено на Allbest.ru