Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Российская академия народного хозяйства и государственной службы при президенте Российской Федерации"

Экономический факультет

Кафедра "Системного анализа и информатики"

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

на тему: Автоматизация комплекса задач, решаемых менеджером отдела продукции ООО "Вектра-М"

Москва 2015 г.

Содержание

• Введение
• 1. Аналитическая часть
• 1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
• 1.1.1 Характеристика предприятия
• 1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности
• 1.2 Экономическая сущность задачи
• 1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи
• 1.4 Постановка задачи
• 1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
• 1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ
• 1.4.3 Формализация расчетов
• 1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
• 1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
• 1.6.1 По техническому обеспечению (ТО)
• 1.6.2 По информационному обеспечению (ИО)
• 1.6.3 По программному обеспечению (ПО)
• 1.6.4 По технологическому обеспечению
• 1.7 Содержание Технического Задания
• Выводы первой главы
• 2. Проектная часть
• 2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач)
• 2.1.1 Информационная модель и ее описание
• 2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
• 2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации
• 2.1.4 Характеристика базы данных
• 2.1.4.1 Инфологическая модель
• 2.1.4.2 Даталогическая модель
• 2.2 Программное обеспечение задачи (комплекса задач)
• 2.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
• 2.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ)
• 2.2.3 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
• 2.3 Технологическое обеспечение задачи (комплекса задач).
• 2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• 2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
• Выводы второй главы
• 3. Обоснование экономической эффективности проекта
• 3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
• 3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта
• Выводы третьей главы
• Заключение
• Список использованной литературы
• Приложение 1. Классификаторы
• Приложение 2. Формы входных документов
• Приложение 3. Формы результирующих документов
• Приложение 4. Экранные формы
• Приложение 5. Коды запросов

Введение

В настоящее время любая деятельность бизнеса не проходит без участия автоматизации, которая нужна для того чтобы ускорить процесс обработки сложных операций и вычислений. Основной плюс автоматизации заключается в том, что она исключает человеческий фактор и дает возможность проводить контроль над выполнением трудовых функций всей компании. Смысл автоматизации заключается в том, чтобы уберечь компанию от лишних расходов. Данные процесс является трудоемким и требует от руководителя определенных затрат и рисков, поэтому они стараются всеми силами избежать или под любым предлогом отсрочить это мероприятие. Но, так или иначе, все затраты они непременно окупаются, а риски стоят средств, в долгосрочном плане предприятие будет от этого получать только экономию денежных средств [3,4].

Следует отметить, что эффект от автоматизации намного больше в тех компаниях, где численность персонала превышает десять человек из-за того, что руководители не могут проводить контроль над большим количеством сотрудников без применения современных информационных систем. Любое, частичное или полное автоматизирование деятельности, непременно повышает конкурентоспособность компании. Автоматизированные операции реализуются за доли секунд, так что ни один сотрудник не сможет выполнять работу в такой скорости. Автоматизация также позволяет устранить человеческий фактор и улучшить структуру хранения информации, именно поэтому вопрос о проведении автоматизации в коммерческой компании является как никогда ранее, актуальными в наше время[5].

В процессе развития и роста любой компании, возникает необходимость проведении оптимизации и реинжиниринга бизнес-процессов компании. Разработка программных средств для автоматизации коммерческой деятельности - являются одним из инструментов, позволяющих достичь указанных целей[3].

Цель дипломного проекта заключается в проведении комплекса задач по разработке автоматизированной информационной системы менеджера по продукции компании ООО "Вектра-М" с использованием системы управления базами данных Microsoft Access. Для того чтобы достичь цели необходимо выполнить такие задачи, как:

· Проведение анализа предметной области, компании, отдела

· Разработка документопотоков, структуры входящих и исходящих документов

· Проектирование автоматизированной системы

· Разработка программного продукта

· Анализ эффективности внедрения программного продукта

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области

1.1.1 Характеристика предприятия

Автоматизация проводится в компании ООО "Вектра-М". Она была создана в 2001 году и на данный момент является проверенным оптовым поставщиком бытовой химии и прочих товаров для дома. Также данная компания является одним из крупнейший в России оптовых интернет магазинов товаров народного потребления. Когда компания была основана в то время она специализировалась на поставке различных товаров из Китая, в процессе работы, спектр товаров и поставщиков существенно расширился. Компания ООО "Вектра-М" работает с производствами из более чем 50 стран мира, основные это России, Италии, Польши, Бразилии, Китая, Индии, Вьетнама, США[17].

В настоящее время компания ООО "Вектра-М" состоит из более чем 3 000 сотрудников и имеет в воем распоряжении около 70 000 мІ складских площадей, а также офисы в крупных городах России, таких как Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Владивосток. Также имеются офисы за рубежом в Китае, Италии и Казахстане[6].

Компания ООО "Вектра-М" работает с крупнейшими брендами, такими как "Procter & Gamble", "Unilever", а также с российскими брендами, такими как: "Забияка" - игрушки и спортивные товары для детей, "Пижон" - товары для животных, "Страна Карнавалия" - костюмы и аксессуары для праздников, "Лас Играс" - настольные игры, * "Крошка Я" - товары для малышей, "Котэ" - сувениры и приколы, * "Этель" - постельное белье, * "Лесная мастерская" - игрушки для детей и многие другие. Клиенты компании ООО "Вектра-М" - это торговые сети, магазины, учебные заведения, общественные организации. Компания может похвастаться такими преимуществами как широкий ассортимент, выгодные цены, работа напрямую с производителем, собственная логистическая служба и контроль качества[8].

Более подробно список продаваемых товаром представлен в таблице №1.1.

Таблица № 1.1. Товары реализуемые в компании ООО "Вектра-М"

Тип	Категория	Тип	Категория
Хозтовары	Товары для ванной комнаты	Сувениры	Эксклюзивные товары
	Товары для уборки		Бизнес-сувениры
	Косметика и парфюм		Шкатулки
	Товары для стирки глажения		Магниты, наклейки, значки
	Сад и огород		Интерьерные сувениры
	Изделия из хрома		Подарочные наборы
	Баня и сауна		Брелоки и подвески
	Бытовая химия		Сувенирное оружие
	Инструменты		Курительные принадлежности
	Весы		Подсвечники
	Термометры		Свечи
Посуда	Посуда из керамики и фарфора		Фоторамки и фотоальбомы
	Посуда из нержавеющей стали	Игрушки	Игрушки для мальчиков
	Изделия из силикона		Игрушки для девочек
	Посуда из алюминия		Мягкая игрушка
	Стеклокерамика		Товары и игрушки для малышей
	Посуда из углеродистой стали		Товары для детских садов
Канцтовары	Школьные товары		Музыкальные игрушки
	Бумажно-беловые изделия	Бижутерия	Аксессуары для волос
	Товары для творчества		Детская бижутерия
	Офисные принадлежности		Серьги
	Дополнительная выгода		Браслеты
	Блокноты и ежедневники		Колье
	Письменные принадлежности		Комплекты бижутерии

Товарная линейка представлена шестью основными типами товаров, такими как "Бижутерия", "Канцтовары", "Посуда", "Игрушки", "Сувениры", "Хозтовары". У каждого типа имеется соя категория, и в каждой категории находиться от сотни товаров. Номенклатура товаров довольно велика, поэтому и был создан отдел, который будет заниматься управлением товарами - это "Отдел продукции". Структуру отделов компании можно найти на рисунке№ 1.1.

Рисунок №1.1. Организационная структура компании ООО "Вектра-М".

Компания ООО "Вектра-М" состоит из девяти отделов, которые непрерывно связаны между собой. Приведем описание каждого отдела:

Маркетинговый отдел.

Данный отдел занимается рекламой компанией, разработкой рекламы, просчетом стоимости определённых элементов маркетинговой по частя и расчет итогового бюджета на маркетинг.

Отдел продукции.

Автоматизация менеджера по продукции производиться в данном отделе. Он занимается разработкой товаров компании, формированием описания продукции, формирование заказов, как на производство, таки на доставку, формирование товарных брошюр.

Финансовый отдел

Финансовый отдел занимается управленческим учетом во всех его проявлениях. Расчет рентабельности новых проектов, формирование оценочных денежных потоков от проектов, расчет продаж от продуктов, формирование финансовых и операционных планов.

Юридический отдел

Юридический отдел занимается всесторонней юридической поддержкой сотрудников компании ООО "Вектра-М", также данный отдел совместно с бухгалтерией разрабатывает оптимизации налоговой политики - то есть разрабатывает варианты организации контрактов таким образом, чтобы налоги были как можно меньше[9].

Отдел закупок

Отдел доставки занимается формированием документов для доставки и переговорами с поставщиками, а также поиск новых потенциальных поставщиков, которые могли бы поставлять новые товары для компании по более выгодным условиям.

Отдел доставки

Данный отдел представляет собой курьерскую службу, которая создана в компании для осуществления доставки товаров клиентам или доставки товаров от поставщика на склад. В распоряжении данного отдела имеется свой автопарк грузовых машин, с помощью которых осуществляется транспортировка грузов.

Бухгалтерия

Бухгалтерия занимается всесторонним ведением бухгалтерского учета в компании, создание требуемых законодательством документов и предоставлением их регулирующие органы. Расчеты с поставщиками, сверки взаиморасчетов.

Отдел продаж

Отдел продаж занимается поиском новых клиентов для компании, консультированием нынешних, и различной работой по документообороту, заключение сделок и встречи. Также в обязанности данного отдела входит учет сделок и клиентов в CRM.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности

Отдел продукции состоит из двух сотрудников "Менеджера по продукции" и "Начальника отдела продукции". Изначально данный отдел состоял из одного человека, но в связи с расширением компании объем работы увеличился и был нанят еще один сотрудник, на которого перешли почти все рутинные операции. В данный момент, объем задач продолжает увеличиваться и поэтому было принято решение провести автоматизацию деятельности данного специалиста для ускорения его работы[7]. Более подробно структура отдела представлена на рисунке № 1.2.

Рисунок № 1.2. Структура отдела продукции

Для того чтобы оценить обязанности сотрудников в рамках отдела, необходимо сформировать функциональную матрицу отдела продукции компании ООО "Вектра-М". Функциональная матрица отдела представлена в таблице № 1.2.

Таблица №1.2. Функциональная матрица отдела.

№ П/п	Функция специалиста	Отдел продукции
		Менеджер по продукции	Начальник отдела продукции
1	Формирование товарных документов	+
2	Формирование Прайс-Листа	+
3	Оценка продаж	+
4	Формирование заказа на покупку товаров	+
5	Формирование отчета "Выполненные заказы"	+
6	Формирование плана на промо акцию	+
7	Формирование плана продаж с учетом промо акций	+
8	Руководство отделом, отчет перед руководством за проделанную работу		+
9	Формирование задач сотрудников отдела продукции		+
10	Консультирование специалистов отдела продукции по вопросам		+
11	Анализ заказа на покупку товаров		+

Функциональная модель отдела продукции содержит в себе информацию о входящих и исходящих документах, а также о процессах, которые выполняются специалистом. Функциональная модель изображена на рисунке № 1.3 - № 1.7.



Рисунок 1.3. Функциональная модель менеджера по продукции.

Рисунок 1.4. Функциональная модель менеджера по продукции.



Рисунок 1.5. Функциональная модель менеджера по продукции.

Рисунок 1.6. Функциональная модель менеджера по продукции.



Рисунок 1.7. Функциональная модель менеджера по продукции.

1.2 Экономическая сущность задачи

Приведем анализ экономической сущности задач специалиста менеджера по продукции. Всего задачи менеджера по продукции можно разделить на три группы:

• Формирование номенклатуры товаров

• Формирование и контроль заказов товаров

• Расчет планов с промо акциями

Экономическая сущность задачи № 1.1. Формирование товарных документов. Смысл данной операции заключается в формировании документов по товары таких как: Отчет "Описание товаров" и отчет "Номенклатура товаров". В первом отчете содержится текстовая информация о товаре, которая формируется на основании характеристики товара, данная информация используется на сайте компании и в прочих сопроводительных документов. После формирования этот документ поступает в маркетинговый отдел. Второй отчет "Номенклатура товаров" представляет собой таблицу в которой содержится список ассортимента всех товаров, их типы и категории. Данный отчет формируется из "Карточки товара" и остается у менеджера по продукции для дальнейшего использования [10,11].

Экономическая сущность задачи № 1.2. Формирование Прайс-Листа. Прайс-Лист формируется из двух отчетов: "Номенклатура товаров" и "Прайс-лист производителя". Документ "Прайс-лист производителя" является обычным прайс-листом по которому компания ООО "Вектра-М" закупает товары. В данном документе указаны товары и их закупочные цены. "Номенклатура товаров" - это документ содержащий только товары компании ООО "Вектра-М" в котором они классифицированы по принципам данной компании. Прайс-лист формируется путем прибавления к закупочным ценам стандартного норматива маржи, который является переменным показателем и рассчитываемся в финансовом отделе и распространяется на группы категорий товаров определенной ценовой группы.

Экономическая сущность задачи № 2.1. Оценка продаж. Данный документ формируется из "Отчета о продажах". "Отчет о продажах" представляет собой документ, в котором указана номенклатура товаров и объем продаж в количественном и денежном выражении с и без НДС. Данный документ формируется каждый день и поступает из отдела продаж. На его основании производиться формирование таких документов, как Отчет "План продаж" и отчет "Оценка продаж". Первый отчет "План продаж формируется" на основании статистических данных продаж за прошлые периоды, с использованием математических методов моделирования и прогнозирования строиться прогноз продаж на будущие периоды - недели, месяцы, года. Отчет "Оценка продаж"- представляет собой отчет, в котором рассматривается структура продаж, выявляются позиции по которым продажи упали или выросли путем сравнения и вычисления показателя процентной доли продаж в итоговых продажах и в продажах по категории. "План продаж" поступает в отдел по продукции для дальнейшего использования, а отчет "Оценка продаж" направляется в финансовый отдел.

Экономическая сущность задачи № 2.2. Формирование заказа на покупку товаров. Заказ на покупку товаров формируется из документов: отчет "Запасы товаров на складе" и "План продаж". Первый отчет представляет собой список номенклатуры товаров и их реальные запасы, которые находиться на складе. На основании этих данных автоматически выбираются позиции с низким уровнем запасов, которые могут кончиться. На основании данных плана продаж формируются приблизительные продажи, которые сопоставляются с запасами. На тот момент времени, когда прогнозируется нехватка товаров формируется заказ, который должен восполнить минимальные запасы.

Экономическая сущность задачи № 2.3. Формирование отчета "Выполненные заказы". Данный отчет формируется из "Приказа на покупку товаров" и отчета "Запасы товаров на складе". В приказе на закупку товаров содержится информация о заказе, заказы могут быть подтверждены не полностью. Именно поэтому и формируется отчет "Выполненные заказы". В нем указываются расхождения, между тем заказом который планировался и тем который по факту был получен. Данный отчет необходим для последующего формирования заказа в будущих периодах.

Экономическая сущность задачи № 3.1. Формирование плана на промо акцию. Компания ООО "Вектра-М" проводит маркетинговые акции для того чтобы стимулировать продажи. Данные акции представляют собой скидки или дополнительные подарки для клиентов. Несмотря на то, что данный подход используется в основном в розничных продажах, компания ООО "Вектра-М" успешно применила данную систему для оптовых продаж. Документ "Оценка промо акций" представляет собой план по увеличению продаж на определенную промо акцию, которую планируется проводить в определенный период. Данный отчет формируется из документа "Промо план", в котором указываются названия, тип, спецификация и даты проведения промо акции, "Прайс лист", в котором указаны цены на товары. Цены на ассортимент необходимы для более правильного прогнозирования эффекта от промо акции. Сформированный документ остается в отделе продукции для дальнейшего использования.

Экономическая сущность задачи № 3.2. Отчет план продаж с учетом промо акций. Данный отчет формируется из документов: отчет "Оценка промо акций" и отчет "План продаж". "План продаж с учетом промо акций" представляет собой отчет в котором указаны сумма плана продаж без промо акций и эффект от промо акций, которые планируется провести. Данный отчет представляет собой итоговый план продаж который планируется в компании ООО "Вектра-М". После его формирования он отправляется в финансовый отдел, где на его основе производиться планирование, прочих финансовых показателей.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Для того чтобы рассмотреть функционал менеджера по продукции компании ООО "Вектра-М" более детально необходимо провести декомпозицию задач, которая будет способствовать более детальному рассмотрению структуры документопотоков. Схема декомпозиции представлена на рисунке №1.8 и №1.9. Функции менеджера по продукции представлены ниже:

• Формирование товарных документов

• Формирование Прайс-Листа

• Оценка продаж

• Формирование заказа на покупку товаров

• Формирование отчета "Выполненные заказы"

• Формирование плана на промо акцию

• Отчет Плана продаж с учетом промо акций

В настоящее время в компании ООО "Вектра-М" менеджер по продукции выполняет все вышеперечисленные задачи самостоятельно в ручном порядке. В результате увеличения продаж и развития компании объем работы увеличивается, что приводит к загруженности специалиста. Система работы менеджера по продукции в компании ООО "Вектра-М" представляет собой работу с файлами пакета Microsoft Office. Такие документы как "Карточка товара", Отчет "Описание товара", формируются в формате Microsoft Word, а все остальные в формате Microsoft Excel [12].

Для более детального представления информации приведем таблицу объемных потоков информации, она изображена в таблице №1.3. и № 1.4.

Рисунок № 1.8 Схема декомпозиции комплекса задач менеджера по продукции



Рисунок № 1.9 Схема декомпозиции комплекса задач менеджера по продукции

Таблица № 1.3. Объемные характеристики потоков информации входящих документов.

№	Документ	Периодичность возникновения (в месяц)	Количество документо-строк в одном документе	Количество символов в одном документе	Количество показателей в одном документе	Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22)	Годовой объем потоков информации в величинах
							Документах Гр.6 х 12	Показателях Гр.5хГр.6х 12	Документо-строках Гр. 3хГр.6 х 12	Символах Гр.4хГр.6х 12*
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Карточка товара	30	76	3800	3	30	360	1080	27360	1368000
2	Характеристика товара	30	50	2500	5	30	360	1800	18000	900000
3	Прайс-лист производителя	5	50	2500	10	5	60	600	3000	150000
4	Отчет о продажах	30	50	2500	10	30	360	3600	18000	900000
5	Отчет "Запасы товаров на складе"	30	40	2000	10	30	360	3600	14400	720000
6	Отчет "Промо-план"	30	70	3500	5	30	360	1800	25200	1260000
	Итого						1860	12480	105960	5298000

Таблица № 1.4. Объемные характеристики потоков информации промежуточных и результатных документов.

№	Документ	Пери-одичность возникно-вения (в месяц)	Количество документо-строк в одном документе	Коли-чество символов в одном документе	Количество показателей в одном документе	Количество документов в месяц Гр.2х 21 (22)	Годовой объем потоков информации в величинах
							Документах Гр.6 х 12	Показателях Гр.5хГр.6х 12	Документо-строках Гр. 3хГр.6 х 12	Символах Гр.4хГр.6х 12*
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Отчет "Описание товара"	30	70	3500	3	30	360	1080	25200	1260000
2	Отчет "Номенклатура товаров"	30	70	3500	5	30	360	1800	25200	1260000
3	Прайс-лист	30	70	3500	10	30	360	3600	25200	1260000
4	Отчет "План продаж"	30	50	2500	15	30	360	5400	18000	900000
5	Оценка отчета о продажах	30	50	2500	15	30	360	5400	18000	900000
6	Приказ на закупку товаров	30	40	2000	15	30	360	5400	14400	720000
7	Отчет "Выполненные заказы"	30	40	2000	15	30	360	5400	14400	720000
8	Отчет "Оценка промо акций"	15	50	2500	10	15	180	1800	9000	450000
9	"План продаж с учетом промо акций"	15	50	2500	4	15	180	720	9000	450000
	Итого						2880	30600	158400	7920000
	Итого						4740			13218000

В существующей системе организации работы менеджера по продукции были выявлены существенные недостатки, которые необходимо устранить посредством проведения автоматизации. Более подробно недостатки перечислены ниже:

Скорость формирования документов и таблиц очень маленькая, из-за того что они формируются в ручном режиме. Также по причине ошибок очень часто необходимо переделывать документы. Эти и другие инциденты приводят к увеличениям сроков и прочим нарушениям в формировании документов.

Трудоёмкость обработки информации. При существующей системе работы трудозатраты на создание документов, отчетов и таблиц являются слишком высокими. Также планируется, что они будут повышаться в связи с увеличением объёмов работ. При обработке большого массива данных также повышаются вероятность ошибок.

Поиск данных. При нынешней системе работы, довольно трудно производить поиск по причине расположения файлов в папках. Большое количество информации о местоположении файлов знает только сотрудник и при его отсутствии возможны большие проблемы. Также при увольнении нынешнего и обучении нового сотрудника необходимо передать много информации о том, как устроена система хранения файлов. Всего этого моно избежать, используя базу данных - это с одной стороны облегчит работу, а с другой упростит обучение новых сотрудников[13].

Хранение данных. Вся информация размещена в файлах Microsoft Excel и Word на электронных носителях, на ноутбуках сотрудников. При использовании автоматизированной системы вся информация будет храниться в общей базе данных. Это увеличит ее сохранность, а автоматизированная система облегчит доступ к ней.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Все экономические эффекты от проведения автоматизации можно разделить на две большие категории это прямые и косвенные эффекты. Проведем классификацию целей проекта по данному принципу. Под косвенными эффектами можно понимаются эффекты, которые косвенно влияют на деятельность компании. Прямые эффекты это те эффекты, которые прямо влияют на прибыльность компании ООО "Вектра - М". С точки зрения косвенного эффекта под целями автоматизации моно выделить:

· Уменьшение вероятности возникновения ошибок при работе менеджера по продукции

· Увеличение скорости формирования отчетов и прочих результатных документов

· Повышения качества и скорости формируемых документов

· Формализация всех документов

· Увеличение скорости обработки первичных документов

С точки зрения прямого эффекта можно выдели следующие цели:

· Уменьшение стоимостных затрат, в следствии экономии времени.

· Уменьшение затрат на фонд оплаты труда, в следствии того, что не потребуется нанимать нового специалиста отдел, потому что благодаря использованию автоматизированной системы и один специалист справиться с имеющимся объемом работ

· Уменьшение трудовых затрат на обработку данных при выполнении деятельности специалиста;

Под назначением решения задач подразумевается:

Проведение комплекса работ по обеспечению автоматизации таких процессов, как загрузка информации из базы данных, проведение контроля исходной информации, которая непосредственно вводиться в систему. В системе должны быть автоматизированы следующие документы: "Карточка товара", "Характеристика товара", "Прайс-лист производителя", "Отчет о продажах", Отчет "Запасы товаров на складе", Отчет "Промо-план" [14].

Проведение процедур автоматизации расчета, вывода на печать, следующих форм документов: Отчет "Описание товара", Отчет "Номенклатура товаров", "Прайс-лист", Отчет "План продаж", "Оценка отчета о продажах", "Приказ на закупку товаров", Отчет "Выполненные заказы", Отчет "Оценка промо акций", "План продаж с учетом промо акций".

Автоматизация загрузки и ведения следующих справочников: Справочник "Товары", Справочник "Производители", Справочник "Клиенты", Справочник "", Справочник "Склады", Справочник "Промо акции",

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Отдел продукции, как и другие отделы в компании ООО "Вектра - М", неразрывно связан с другими отделами. Из отдела продаж поступают такие документы как: "Карточка товара", "Характеристика товара", "Прайс-лист производителя" и "Отчет о продажах", из склада поступает отчет "Запасы товаров на складе". Из маркетингового отдела поступает Отчет "Промо-план" и после формирования импортируется Прайс-лист. В финансовый отдел поступает "Оценка отчета о продажах" и "План продаж с учетом промо акций". В отдел закупок поступает "Приказ на закупку товаров". Более подробно схема взаимосвязи отделов представлена на рисунке №1.10.



Рисунок № 1.10. Схема взаимосвязи отделов.

1.4.3 Формализация расчетов

Формализованное описание входящих показателей представлено в таблице №1.5 и исходящих в таблице № 1.6

Таблица № 1.5. Формализация ходящих показателей.

№ п/п	Название показателя	Обозначение
1	Количество товаров i-й категории	ni
2	Цена покупки j-го товара	PPj
3	Норматив маржи	NM
4	Объем продаж j-го товара на t-й период времени	SVjti
5	Запасы j-го товара	STj
6	Фактическое значение доставленного j-го товара	FDj
7	Итого прогноз j-го товара	FPj

№ п/п	Название показателя	Обозначение	Формула
1	Итого количество товаров	N
2	Итого стоимость закупочных товаров	TPP	м
3	Цена продажи j-го товара	SPj	SPj = PPj+NM
4	Итого стоимость реализуемых товаров	TPS
5	Итого объем продаж на t-й период времени	TSKt
6	Прирост продаж в абсолютном выражении j-го товара	ISAj	ISAj=Svjti-SVj(t-1)i
7	Прирост продаж относительном выражении j-го товара	ISOj	ISOj= Svjti / SVj(t-1)I *100%
8	План продаж j-го товара на будущий период	SFj
9	Объем закупок j-го товара	BVj	BVj = SFj - STj
10	Разница между закупленным j-м товаром и доставленным	DDTj	DDTj = BVj-FDj
11	План продаж j-го товара с учетом промо	TSFj	TSFj = FPj+SFj
12	Итого План продаж с учетом промо	TTSFj

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

Перед принятием решения о проведения автоматизации необходимо провести сравнительный анализ существующих разработок программного обеспечения, которые позволили бы выполнить описываемый выше комплекс задач.

Автоматизация менеджера по продукции с использованием программного средства TerraSoft. Продукты данной компании являются веб приложениями - что позволяет их использовать в любом место где есть интернет. Имеется возможность управления проектами, создание общей корпоративной социальной сети, управлением рабочим временем и возможность выгрузки БД на определенный носитель. Также средства данной компании обладают мобильностью доступной ценой и широким спектром отчетов. Среди минусов стоит отметить - отсутствие возможности проводить настройку. Она проводиться совместно с компанией и за долгий промежуток времени[15].

Использование продуктов 1с. Данным метод подразумевает обращение к определенной компании 1С франчайзи и заказ разработки приложения на платформе 1с. Среди плюсов данного метода стоит отметить возможности доработки используемых решений, внедрение новых или дополнительных систем учета, интеграция решений и перенос данных, разработка новых уникальных решений под ключ с учетом всех

индивидуальных особенностей именно вашей компании. В итоге компания будет иметь автоматизированный регламентированный и бухгалтерский учет, автоматизированный оперативный и управленческий учет, внедренную систему управления взаимоотношений с клиентами (CRM), готовый смоделированный проект внутренней BI-системы для оценки эффективности, выстроенную методологию управления логистикой, как складской, так и транспортной, рабочие мобильные решения для доступа к важным данным из любой точки мира. Минусы данного способа в том, что придётся платить за большое количество модулей, которые не нужны, а стоимость большая.

Ни один из продуктов не подходит требованиям руководства ООО "Вектра - М", поэтому было принято решение самому заниматься разработкой программного продукта

При разработке автоматизированного рабочего места менеджера по продукции компании ООО "Вектра - М", использовалась методика типового проектирования, которая заключается в том что проектирование выполняется на базе опыта, который был приобретен при проектировании отдельных, индивидуальных проектов. Типовое проектирование, предполагает конфигурацию из готовых типовых проектных решений (программных модулей), также типовое проектирование выполняется на основе готовых решений и является обобщением опыта, полученного ранее при создании родственных проектов[16].

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 По техническому обеспечению (ТО)

Для выполнения работы менеджера по продукции необходимо аппаратное обеспечение, а именно ноутбуки. Руководством компании ООО "Вектра - М" было принято решение купить ноутбук специально для работы специалиста. Характеристика рассматриваемых аппаратных средств представлена в таблице № 1.7.

Таблица № 1.7. Сравнительная характеристика ноутбуков

	Acer Aspire E5-571G-31VE	ASUS K750JN	HP ProBook 450 G2	Lenovo IdeaPad G50-70
Установленная операционная система	Windows 8 64-bit	Windows 8 64-bit	Windows 7 Professional 64-bit	DOS
Тип процессора	Core i3	Core i7	Core i3	Core i3
Частота процессора	1700	2500	1900	1900
Количество ядер процессора	2	4	2	2
Объём оперативной памяти, Гб	6	8	4	4
Размер экрана, дюйм	15.6	17.3	15.6	15.6
Разрешение экрана, pix	1366x768	1600x900	1366x768	1366x768
Видеокарта	GeForce GT 840M	GeForce 840M	HD Graphics 4400	Radeon R5 M230
Объём накопителя, Гб	500	1000	500	500
Время работы, ч	4.5	20	9.25	4
Ёмкость аккумулятора, мАч	4700	4500	2300	2800
Вес, кг	2.5	3.1	2.26	2.5

Можно сделать вывод, что больше всего подходит ноутбук ASUS K750JN, благодаря тому, что у него Объём накопителя составляет 1000 Гб, разрешение экрана 1600x900 имеет четыре ядра процессора и работает от 20 часов

1.6.2 По информационному обеспечению (ИО)

Информационное обеспечение представляет собой такие элементы, как системы классификации и кодирования информации. Информационное обеспечение - это также разработанные компанией ООО "Вектра-М" схемы документации, структуры информационных потоков, а также системы построения баз данных. Информационное обеспечение делиться на два вида - это внемашинное и внутримашинное. Первое содержит в себе данные, которые воспринимается человеком без каких-либо технических средств, второе представляет собой группы данных, которые хранятся непосредственно на машинных носителях, и которые расформированы по группам, для удобства пользователя.

Классификатор необходим для того чтобы выполнять формализацию кода ключевых показателей. С помощью классификаторов можно осуществить классификацию всей информации. В проектируемой системе планируется создание таких классификаторов как:

"Товары", "Производители", "Клиенты", "Склады", "Промо акции". С их помощью будет классифицироваться информация в таблицам и справочниках.

Входные и выходные документы спроектированы так что их основе выступает определенный классификатор. По требованиям руководства компании ООО "Вектра - М" для каждого входящего документа была разработана своя экранная форма, для исходящего документа тоже, но только для более удобного просмотра. Для большей эффективности все поля ввода в экранных формах расположены в определенной последовательности. Для большего визуального контроля, был разработан особых дизайн, позволяющий концентрироваться в нужных местах экранной формы. Всего разработано 6 входящих и 9 исходящих документов, также разработаны 15 экранных форм. Исходящие документы также можно выгружать в отчеты, которые можно просматривать через специальные окна просмотра отчетов[17].

1.6.3 По программному обеспечению (ПО)

Для создания системы автоматизации менеджера по продукту необходимо определиться со способом ее создания. Руководством было определено что лучше использовать систему управления базами данных СУБД, что представляет собой совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных. Как варианты системы были рассмотрены следующие варианты:

Microsoft Access - реляционная система управления базами данных, занимает одно из ведущих мест среди систем для проектирования, создания и обработки баз данных. Работает на платформе Windows; настольная; применяемая, в основном, для разработки локальных приложений БД; низкая стоимость.

Достоинства:

· Интуитивно понятный графический интерфейс,

· предлагает большое количество Мастеров, которые выполняют основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

· распространенность,

· постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков,

· полностью совместим с операционной системой Windows,

· ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой

· широкие возможности по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC,

· Наличие развитых встроенных средств разработки приложений.

· наличие встроенного языка макрокоманд.

Недостатки:

· ограничены возможности по обеспечению многопользовательской среды,

· обладает несложными способами защиты с использованием пароля БД (возможно применения дополнительных мер по защите от несанкционированного доступа с использованием процедур VBA),

· В вопросах поддержки целостности данных отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности.

Не распространяется бесплатно.

MySQL является наиболее приспособленной для применения в среде web СУБД (системой управления базами данных). Для исполнения приложений клиента на большинстве хостинг-площадок провайдеры предоставляют небольшое количество ресурсов (как вычислительных, так и дисковых). Поэтому для данного применения необходима высокоэффективная СУБД, обладающая при этом высокой надежностью. [23]

По всем этим причинам MySQL стала незыблемым стандартом в области СУБД для web, а теперь в ней развиваются возможности для использования ее в любых критичных бизнес-приложениях, то есть конкурирует на равных с такими СУБД таких производителей, как Oracle, IBM, Microsoft и Sybase[18].

Основные преимущества MySQL:

· многопоточность, поддержка нескольких одновременных запросов;

· оптимизация связей с присоединением многих данных за один проход;

· записи фиксированной и переменной длины;

· ODBC драйвер;

· гибкая система привилегий и паролей;

· гибкая поддержка форматов чисел, строк переменной длины и меток времени;

· интерфейс с языками C и Perl, PHP;

· быстрая работа, масштабируемость;

· совместимость с ANSI SQL;

· бесплатна в большинстве случаев;

хорошая поддержка со стороны провайдеров услуг хостинга;

быстрая поддержка транзакций через механизм InnoDB[22].

Firebird (FirebirdSQL) - компактная, кроссплатформенная, свободная система управления базами данных (СУБД), работающая на Linux, Microsoft Windows и разнообразных Unix платформах.

В качестве преимуществ Firebird можно отметить многоверсионную архитектуру (параллельная обработка оперативных и аналитических запросов: читающие пользователи не блокируют пишущих), компактность (дистрибутив 10Mb), высокую эффективность и мощную языковую поддержку для хранимых процедур и триггеров[19].

Среди параметров можно также отметить:

· Соответствие требованиям ACID: Firebird сделан специально, чтобы удовлетворять требованиям "атомарности, целостности, изоляции и надёжности" транзакций

· Версионная архитектура: Основная особенность Firebird - версионная архитектура, позволяющая серверу обрабатывать различные версии одной и той же записи в любое время

· Используя язык PSQL (процедурный SQL) Firebird, возможно создавать сложные хранимые процедуры для обработки данных полностью на стороне сервера.

· Хранимые процедуры и триггеры могут генерировать события, на которые может подписаться клиент. После успешного завершения транзакции (COMMIT) он будет извещён о произошедших событиях и их количестве.

· Базы данных только для чтения: позволяют распространять базы данных, к примеру, на CD-ROM.

· Полный контроль за транзакциями:

· Резервное копирование

· Триггеры: Для каждой таблицы возможно назначение нескольких триггеров, срабатывающих до или после вставки, обновления или удаления записей.

· Внешние функции: библиотеки с UDF (User Defined Function) могут быть написаны на любом языке и легко подключены к серверу в виде DLL/SO, позволяя расширять возможности сервера "изнутри".

· Декларативное описание ссылочной целостности: Обеспечивает непротиворечивость и целостность многоуровневых отношений "master-detail" между таблицами.

· Наборы символов: Firebird поддерживает множество международных наборов символов (включая Unicode) с множеством вариантов сортировки.

1.6.4 По технологическому обеспечению

Технологическое обеспечение представляет собой подсистемы, главная функция которых автоматизировать информационное обслуживание пользователей. Технологическое обеспечение решает задачи преимущественно с применением компьютерных средств. [21].

Существует три типа технологической обработки. Домашинная, послемашинная и машинная обработка. Первый - домашинный процесс технологической обработки данных, включает в себя такие процедуры, как проведение сбора информации, регистрация данных на носителях, а также проведение первичного и последующих этапов процедур контроля, вводимых пользователем данных. Машинная обработка - это проведение непосредственно ввод данных. В системе автоматизации, данные вводятся специалистом по продукции с помощью ручного ввода, или с использованием разработанного, модуля автоматизированной загрузки данных, который встроен в панели задач Microsoft Acces. Также машинная обработка включает в себя такие процессы, как проведение расчетов исходящих документов, различного рода вычислений и прочих процедур обработки. Результатом машинной обработки являются сформированные и хранящиеся на внутренних регистрах данные. Любая информация, которая вводится в автоматизированную систему менеджера по продукции проходит контроль. Это контроль воспроизведен с использованием масок ввода. Третий и последний тип - это послемашинная обработка. Она включает в себя саму выдачу результатных данных. Данные выводятся в специализированные экранные формы, которые можно вывести на печать[20].

1.7 Содержание Технического Задания

Автоматизированная система менеджера по продукции разрабатывается на основании приказа генерального директора компании ООО "Вектра - М" для того чтобы устранить выявленные недостатки в существующей модели, такие как низкая скорость, большая трудоемкость, проблемы в поиске и хранении данных

Система автоматизации менеджера по продукции включает в себя выполнение следующих функций:

· Обеспечение возможности ручного ввода данных первичных документов

· Обеспечение возможности импорта данных первичных документов

· Формирование исходящих и промежуточных документов

· Возможность редактирования загруженных данных

· Графическая иллюстрация отчетов

В разработанной системе должен проводиться учет следующих функций:

· Учет Товаров,

· Учет Производители,

· Учет Клиенты,

· Учет Склады,

· Учет Промо акции,

Одним из самых важных условий является наличие удобного визуального интерфейса для простой работы. Процедуры просмотра, добавления и редактирования данных должны быть легкими и удобными, время обучения специалиста должно быть минимизировано.

Для оптимального функционирования необходим ноутбук ASUS K750JN с установленной Windows 8 64-bit Core i7 с частотой процессора 2500, Оперативной памятью 8Гб и объемом накопителя 1000 Гб. Аккумулятора должно хватать на работу, продолжительностью от 15 часов.

Программный продукт должен быть разработан, с использованием СУБД Microsoft Access. Файл базы данных должен храниться в формате.accdb. Программный продукт должен иметь возможность экспортировать отчеты и прочую информацию в формате Excel.

Во время разработки проекта должны формироваться такие формы документации, как техническое задание, описание программного продукта автоматизации, описание применения и правила пользования системой, листинги программ, для оценки результатов работ.

Разработка автоматизированной системы должна производиться в следующем порядке. В начале проводиться анализ предметной области, в данном случае - это компания ООО "Вектра-М" и автоматизируемый отдел по продукции. Затем должно проводиться проектирование технического задания, после чего происходит проектирование основной системы. Далее полученная информация передается программистам, где они производят разработку приложения. В заключении пишется пояснительная записка.

Выводы первой главы

формализация проектирование классификатор кодирование

В первой главе был проведен детальный и полный анализ предметной области, рассмотрена структура компании ООО "Вектра - М", описана ее сфера деятельности. Далее была приведена характеристика отдела продукции, основные задачи, которые выполняет автоматизируемый специалист, схема декомпозиции, функциональная модель.

Решение о проведении автоматизации было принято из-за того что в существующей модели выполнения работы менеджера по продукции присутствует большое количество недостатков, все эти недостатки были проанализированы и рассмотрены, также были предприняты пути их решений при помощи программного продукта.

Следующая часть первой главы включала в себя анализ показателей, их описание, идентификатор и формулы. Итого в разработанной системе насчитывается 19 показателей. Перед тем как принять решение о собственной разработке программного продукта, руководство компании ООО "Вектра - М" провело анализ существующих разработок решений позволяющих автоматизировать требуемый набор функций. Результаты работ также приведены в первой главе.

В заключение главы было приведено обоснование проектных решений и сделаны соответствующие выводы.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач)

2.1.1 Информационная модель и ее описание

Информационная модель - это схематическое изображение информационных потоков, в котором отображается не только взаимосвязь входных и результатных документов, но и структура файлов, экранных форм, а также показано, к какому специалисту поступают сформированные документы. Также в информационной модели отображены справочники и источники с постоянно-переменной информацией, а также где и в каких именно операциях они используются. Более детально информационная модель автоматизируемого рабочего место специалиста по продукции находится на рисунке № 2.1

Рисунок №2.1 Информационная модель.



Рисунок №2.2 Информационная модель.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

В разработанной системе автоматизации менеджера по продукции компании ООО "Вектра-М" используются пять классификаторов: "Товары", "Клиенты", "Склады", "Производители", "Промо акции". Более детально свойства классификаторов представлены в таблице № 2.1. Рассмотрим каждый классификатор по отдельности и сформируем количество признаков классификации, мощность множества и длину кода.

Таблица № 2.1 Классификаторы

№ п/п	Наименование классификатора	Система классификации	Система кодирования	Длина кода	Вид классификатора
1	Товары	Иерархическая	Разрядная	6	локальный
2	Склады	Иерархическая	Разрядная	4	локальный
3	Поставщики	Иерархическая	Разрядная	5	локальный
4	Промо акции	Иерархическая	Разрядная	3	локальный

Классификатор "Товары"

1.Определяем количество признаков классификации

R₁=(Тип товара, Группа товара, Наименование товара)=3

2.Определяем мощность множества

M₁: M₁₁=4; M₁₂=12; M₁₃=433;

3.Определяем длину кода

Классификатор "Склады"

1.Определяем количество признаков классификации

R₃=(Тип склада, Название склада)=2

2.Определяем мощность

M₃: M₃₁=12; M₃₂=43;

3.Определяем длину кода

Классификатор "Поставщики"

1.Определяем количество признаков классификации

R₄=(Тип Поставщика, ОПФ Поставщика, Тип договора с Поставщика, Наименование Поставщика)=4

2.Определяем мощность множества

M₄: M₄₁=4; M₄₂=6; M₄₃=6; M₄₄=50;

3.Определяем длину кода

Классификатор "Промо акции"

1.Определяем количество признаков классификации

R₅=(Тип Промо акции, Наименование Промо акции)=2

2.Определяем мощность множества

M₅: M₅₁=4; M₅₂=23;

3.Определяем длину кода

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации

Для более детального анализа, необходимо описать все исходящие документы, которые формируются в рамках программы автоматизации в компании ООО "Вектра-М". В рамках данной дипломной работы проводится автоматизация ввода и загрузки в базу данных, следующие входящие документы:

"Карточка товара".

Данный документ поступает из отдела продаж. Необходим для формирования товарных документов, таких как отчет "Описание товаров" и отчет "Номенклатура товаров". В данном документе содержится информация о товаре, такая как его описание, тип, подтип и свойства. Данный документ состоит из 30 строк, 600 символов и 3-х показателей. Поступает около 30 раз в месяц

"Характеристика товара".

Документ "Характеристика товара" поступает, также из отдела продаж. Необходим для формирования товарных документов, таких как отчет "Описание товаров" и отчет "Номенклатура товаров". В данном документе содержится информация о характеристике товара, его габариты, размеры, вес, показатели для транспортировки, которые нужны курьерскому отделу, показатели стоимости и прочее. Документ "Характеристика товара" состоит из 50 строк, 600 символов и 5-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц

"Прайс-лист производителя".

Прайс лист производителя поступает из отдела продаж. Данный документ является консолидированной формой отчетности, в которой цены производителей приведены в единый формат. Данный документ необходим для формирования прайс листа компании ООО "Вектра-М", потому, что данные о ценах производителей участвуют в расчетах. В данном документе содержится информация о ценах и приблизительных объемах продаж поставщиков, а также указан их ассортимент, который тоже приведен к единому формату, для того, чтобы все эти массивы данных можно было сравнить и провести детальной анализ. Документ "Прайс-лист производителя", состоит из 50 строк, 100 символов и 10-ти показателей. Поступает 5 раз в месяц.

"Отчет о продажах".

Документ "Отчет о продажах", поступает из отдела продаж. Данный документ участвует в анализе продаж, в рамках которого производится формирование Плана продаж и проводится анализ продаж. В документе "Отчет о продажах" содержится информация о продажах за определенный расчётный период, указана сумма проданного товара, в количественном и денежном эквиваленте. Также в данном отчете указана сумма продаж по группам товаров. "Отчет о продажах", состоит из 50 строк, 600 символов и 10-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.

Отчет "Запасы товаров на складе".

Данный отчет поступает из склада и участвует в формировании заказа на покупку товара. В данном документе содержится информация о количестве товаров на складе, по группам. Данные представлены в штуках и коробках, а также в денежном выражении. Отчет "Запасы товаров на складе", состоит из 40 строк, 600 символов и 10-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.

Отчет "Промо-план".

Данный отчет поступает из отдела маркетинга, потому что именно этот отдел планирует промо акции. Данный отчет участвует в формировании План ана промо акции. В документе "Промо-план" содержится информация о предстоящих акциях, тип акции, процент скидки, описание акции, на основании тих данных и происходит вычисление дополнительных продаж, которые появляются от этого промо. Отчет "Промо-план", состоит из 70 строк, 600 символов и 5-ти показателей. Поступает 30 раз в месяц.

В данной работе производится автоматизация загрузки и ведения пяти справочников. Справочник "Товары".

Данный справочник представляет собой список товаров, перепродажа которых и происходит в компании ООО "Вектра-М", также в этом справочнике указывается код, тип, подтип и группа товара. В этот справочник добавляется или удаляется информация при обновлении ассортимента товаров, также каждый месяц информация верифицируется.

Справочник "Производители".

В данном справочнике указаны все производители, у которых производится закупка товаров. В данном справочнике указаны реквизиты поставщиков, их адреса, ИНН, КПП, номера. Данный справочник обновляется довольно редко, только в случае изменении базы поставщиков. В него добавляются элементы, когда руководство компании ООО "Вектра-М" решает расширить базу поставщиков или же из-за неопределенных несогласий перестать работать с одним из них.

Справочник "Клиенты",

Данный справочник представляет собой список всех клиентов. В качестве клиентов выступают компании, которые покупают товар для розничной реализации. В справочнике "Клиенты", указаны реквизиты клиентов, их контакты и прочая информация. Данный справочник обновляется довольно часто, только в том случае, когда найден новый покупатель, данные из справочника "Клиенты" не удаляются, потому что даже если клиент не создает заказы в течении продолжительного времени, то все равно есть шанс, что он вернется и для того чтобы повторно не вбивать информацию, удаления не проводится. Обновление не проводится, потому, что база покупателей очень большая и для обновления данных необходимо связываться с ними, это очень долгий процесс, который не приносит соизмеримой пользы.