Корпоративный интранет-портал как инструмент повышения эффективности внутрикорпоративных коммуникаций на примере ОАО "Авиакомпания "ЮТэйр"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В конце XX века благодаря появлению сети Интернет стали возникать новые, более современные каналы коммуникации. Тематические форумы, e-mail-рассылка, чаты, Интернет-конференции значительно расширили возможности передачи информации. Среди новых современных каналов коммуникации имеет место Интернет-сайт - официальное представительство какой-либо организации, персоны или другого субъекта реальной действительности[1]. Интернет-сайт - уникальный канал, с помощью которого можно транслировать практически любую информацию. На уникальность данного канала коммуникации обращают внимание и представители различных фирм, организаций и корпораций. Сегодня практически любая организация имеет свой корпоративный сайт, транслируя с помощью него историю своего создания, прайс-листы, текущие новости, портфолио и другую важную информацию. Корпоративный сайт позволяет увеличить клиентскую базу, улучшить имидж, сформировать позитивное мнение у общественности относительно данной организации.

Помимо внешней общественности, Интернет-сайт способен стать каналом коммуникации и для внутренней среды организации. Хорошо проработанный, выдержанный в фирменном стиле корпоративный сайт позволяет поднять корпоративный дух сотрудников, своевременно передавать информацию между сотрудниками разных уровней, транслировать свое мнение и участвовать в жизни организации. Данные преимущества, появляющиеся у организации при наличии корпоративного сайта, имеют огромное значение, так как они приводят к повышению эффективности ее деятельности и улучшению внутрикорпоративных коммуникаций.

Для того чтобы создать эффективный корпоративный сайт, необходимы хорошие знания в области WEB-дизайна, психологии восприятия цветов, текста и форм. Также необходимо иметь полную достоверную информацию об организации, для которой создается корпоративный сайт. Создание корпоративного сайта будет оправданным только при правильном сочетании фирменного стиля организации, приятного, удобного дизайна и интересных, актуальных текстов, без которых не обходится ни один сайт. Разрабатывая сайт, необходимо учитывать, что он должен быть «не просто безмолвным представительством вашей организации, а просто обязан стать продолжением вашей организации, которое не только выгодно выделит организацию среди других, но и позволит открыть новые горизонты в коммуникации с сотрудниками и общественностью»[2]. Прежде чем приступить к разработке сайта, необходимо собрать полную информацию о компании и услугах, проработать концепцию, чтобы в итоге посетители работали с удобным, красивым и функциональным сайтом.

Сегодня нередко представляется возможным заметить, что корпоративный сайт не выполняет своих функций, неудобен в использовании или имеет неподходящий дизайн. Профессиональные WEB-дизайнеры обычно создают «навороченные», украшенные Flash-анимацией и выпадающим меню сайты, при этом редко обращая внимание на корпоративный стиль и необходимость вышеперечисленных «украшательств», отвлекающих от смысла основной информации. Специалисты по PR наоборот уделяют большое внимание корпоративному стилю и предоставляемой на сайте информации, но делают ошибки в структуре сайта, работе гиперссылок и т.п. При этом Интернет-сайт в обоих случаях расценивается как канал коммуникации исключительно с внешней общественностью: потенциальными потребителями, инвесторами, СМИ и т.д. Здесь возникает проблема недооценки роли корпоративного сайта как внутрикорпоративного канала коммуникации. На сайте предоставляется информация только для внешней общественности: различные прайсы, описания услуг, портфолио, но при этом отсутствует необходимая информация для своих сотрудников: объявления, системы обратной связи типа форумов и чатов и т.п. Решить данную проблему возможно только обладая достаточным количеством знаний о функциях корпоративного сайта, проектировании его структуры, роли корпоративного сайта для поддержания гармоничных взаимоотношений внутри организации.

Актуальность данной проблемы обусловлена тем, что в современном обществе имеет большое значение наличие корпоративного сайта - «лица» организации в сети Интернет. Поэтому большинство организаций стремится к созданию своего сайта. Но нехватка знаний и умений в этой области приводит к большому количеству ошибок, начиная с характера предоставляемой на сайте информации, цветовым решением и наличием фирменного стиля сайта и заканчивая неверным выбором целевой аудитории сайта, игнорированием внутренней общественности. Это приводит к потере одного из уникальных каналов внутрикорпоративных коммуникаций, при использовании которого повышается удовлетворенность сотрудников относительно их принадлежности к данной организации, формированию и поддержанию корпоративного духа.

Проблема недооценки роли корпоративного сайта как внутрикорпоративного канала коммуникации не имеет решения в литературе. Но присутствуют труды, посвященные выстраиванию корпоративной культуры и внутрикорпоративных коммуникаций. Среди них книга В.А. Спивака «Корпоративная культура», работа А.Грицая «Значение организационной культуры для управления и развития современной компании», материалы к конференции «Образование и наука на пороге третьего тысячелетия» «Корпоративная культура и внутрифирменная образовательная программа» М.С. Каза. Относительно работ, посвященных разработке сайтов, стоит сказать, что это, в основном, современные работы Web-разработчиков, распространяющих свои труды в электронном виде через Интернет.

Объектом дипломной работы является специфика внутрикорпоративных коммуникаций.

В качестве предмета исследования выступает создание корпоративного сайта как канала внутрикорпоративной коммуникации.

Цель данной работы: исследовать возможности Интернет-сайта в качестве канала внутрикорпоративных коммуникаций. В связи с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

1) Изучить специфику внутрикорпоративных коммуникаций;

2) Рассмотреть каналы внутрикорпоративных коммуникаций;

3) Изучить роль внутрикорпоративного сайта в организации;

4) Рассмотреть основы создания эффективного корпоративного сайта;

5) Изучить общую характеристику ОАО «Авиакомпания «ЮТэйр», а именно:

- виды выполняемых работ;

- организационную структуру компании;

- проанализировать финансово-экономическую деятельность;

- провести SWOT анализ компании.

6) Изучить цели внедрения корпоративного портала; рассмотреть требования к интранет-порталу компании;

7) Ознакомиться с архитектурой портала;

8) Проанализировать анализ приложений;

9) Исследовать средства разработки;

10) Описать пользовательские интерфейсы;

Дипломная работа имеет огромную практическую ценность для представителей по связям с общественностью, желающих расширить профессиональный инструментарий в области выстраивания эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Также материалы данной курсовой работы полезны для Web-разработчиков, позиционирующих себя в качестве исполнителя услуг по созданию корпоративных сайтов.

Данная работа состоит из трех глав: одной теоретической и двух практических. Первая глава посвящена теоретическим основам внутрикорпоративных коммуникаций. Во второй главе предоставлены общие характеристики ОАО «Авиакомпания Ютэйр», анализ экономических показателей и SWOT-анализ. Третья глава представляет собой подробное изучение Интранет-портала Авиакомпании.

Глава 1. Теоретические основы внутрикорпоративных коммуникаций

1.1 Специфика внутрикорпоративных коммуникаций

Корпорация - это крупное предприятие, объединение. Корпорация воспринимается как крупная организация, с высоким уровнем менеджмента и организационной структуры.

Организация (предприятие или фирма), которая может быть корпорацией, представляет собой систему сознательно координируемой деятельности двух и более людей для достижения общей цели. А. Файоль выделяет в организации следующие сферы:

1) техническая сфера, выполняющая функцию производства некоторого продукта;

2) коммерческая сфера (приобретение, сбыт продукции);

3) финансовая сфера (мобилизация и использование капитала);

4) сфера учета (бухгалтерский учет, инвентаризация);

5) администрирование -- управленческая сфера обеспечивает целостность функционирования всех сфер организации[3].

Для того чтобы организация работала как единая система, существующая для достижения общих целей, описанных в уставе организации, необходимо, чтобы между данными сферами организации было установлено взаимодействие. Иными словами, организация нуждается в налаженных внутренних коммуникациях между ее отделами и сотрудниками. Для начала необходимо понимать, что представляет собой коммуникация.

Коммуникация - общение, обмен информацией. Коммуникацией называют каналы, сети, направления движения информации, объединяющие людей. По сути, коммуникация - это передача значимой для источника и получателя информации с целью получения обратной связи. В процессе обмена информацией можно выделить следующие базовые элементы:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи, собирающее информацию и передающее её. Он проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи её другому лицу (получателю).

2. Сообщение - это собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации. Коммуникационные каналы создаются в процессе личных контактов, обмена документами, использования электронных средств связи (компьютеров и др.) и связывают отдельные элементы управленческой структуры (отделы, цеха и т.п.). В качестве каналов используется и сама среда (воздух, вода и свет), и различные технические устройства и приспособления (линии, волны и т. д.).

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. Он фиксирует получение информации по каналам коммуникации и декодирует это послание в понятной и приемлемой для него форме.

Коммуникация - это сложный процесс, состоящий из следующих взаимосвязанных этапов[4]:

1. Отбор информации, который бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, запрограммированным или инициативным.

2. Кодирование отобранной информации, т. е. трансформирование передаваемого значения в послание или сигнал, который может быть передан. Информация в результате кодирования облекается в ту форму, в которой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Соответственно подбирается подходящий способ передачи информации. Она может быть передана устно, письменно, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

3. Передача информации. Если передаваемая информация имеет большое значение, то рекомендуется не ограничиваться одним каналом, а, по возможности, дублировать этот процесс по нескольким каналам.

4. Раскодирование информации. Оно включает восприятие послания получателем, его интерпретацию (расшифровку) и оценку (осмысление).

5. Обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем, а отправитель - получателем. Отправитель информации всегда ждёт, чтобы получатель каким-то образом на неё отреагировал, т. е. установил бы обратную связь, отправил бы сигнал, которым подтверждал бы факт получения сообщения и степень понимания или непонимания его смысла. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Она даёт отправителю возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Коммуникация с помощью обратной связи превращается в "улицу с двусторонним движением". Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь, различных помех, искажающих смысл.

Коммуникации бывают разных видов: социальные коммуникации, технические коммуникации. Особое место в современном мире занимают коммуникации в менеджменте.

Коммуникация в менеджменте (от лат. communico - делаю общим, связываю, общаюсь) - это передача информации от одного субъекта к другому с помощью общих символов, субъектами которой могут быть отдельные личности, группы и целые организации. Управленческие структуры выступают в роли источников, получателей, посредников, контролёров управленческой информации.

В менеджменте исследуются коммуникации, которые происходят внутри организации, которые играют неоценимую роль в ее жизнедеятельности. Основными задачами внутриорганизационных коммуникаций менеджмента являются[5]:

1. Формирование корпоративной общности. Сотрудники должны чувствовать себя членами одной корпоративной команды. Люди ощущают себя частью целого, когда у них есть общее информационное поле, которое их объединяет, и на котором каждый из них игрок.

2. Поддержка и развитие корпоративной культуры -- корпоративных ценностей и норм поведения. Культурные ценности необходимо постоянно транслировать в историях о текущей деятельности подразделений, о маленьких шагах отдельных сотрудников и компании в целом на пути к большому успеху. Внутриорганизационные коммуникации должны продвигать частные достижения, показывать их факторы, роль и значение для компании.

3. Информационная поддержка управленческих решений. Для того чтобы управленческие решения были адекватными и были реализованы на практике, они нуждаются в информационной поддержке. Адекватность решений требует сбора и анализа информации. Сотрудники выступают в этом случае экспертами -- они знают ситуацию изнутри и эта информация важна для правильности решения.

4. Объяснение финансовых результатов. Сотрудники ожидают от своих компаний информации о финансовых результатах работы. Они ожидают результативной работы менеджмента и прибыльной работы компании. Коммуникации должны содержать толкование данных квартальных и ежегодных отчетов. Для такого объяснения используются Интернет-сайт компании и электронная рассылка, внутренняя пресса, видеофильмы.

5. Выявление коммуникационных и управленческих проблем компании. Многие проблемы в компании могут носить скрытый, латентный характер. Сотрудники могут выступить ценным источником информации, позволяющим найти неожиданные варианты решения проблем. Организация Интернет-конференций или чатов по теме позволяет выявить спектр позиций сотрудников в режиме дискуссии.

6. Мобилизация ресурсов сотрудников и общественного мнения для решения корпоративных задач. Вовлечение сотрудников в процесс обсуждения корпоративных задач активизирует их участие в решении этих задач. Представив свою позицию по проблеме, сотрудник берет на себя некоторую ответственность в поиске решений, а значит и в самом решении проблемы. Иногда сотрудникам для более активного участия в решении проблемы нужна поддержка общественного мнения. Это мнение может быть представлено в средствах корпоративных коммуникаций.

Коммуникационные каналы объединяются в так называемые коммуникационные сети, которые связывают элементы управленческой структуры в единое целое. Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между несколькими субъектами. Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных каналов связи[8].

Вертикальные каналы строятся от начальника к подчинённым. По ним сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении - отчёты о проделанной работе и рекомендации руководству (если это позволяет делать сложившийся в организации стиль управления). Поскольку менеджеры разных уровней управления (например, президент компании, начальник отдела, руководитель группы) не всегда хорошо понимают и представляют себе работу друг друга, обмен информацией между ними сопровождается её значительными потерями.

Горизонтальные каналы непосредственно связывают равные по положению или статусу элементы организации (заместителей, начальников отделов, подчинённых). Менеджеры одного уровня, даже работающие в разных подразделениях, лучше знают и понимают проблемы друг друга, в т. ч. благодаря и неформальным контактам. Поэтому потери информации здесь не столь велики.

Диагональные каналы связи - это связи начальников с другими подчинёнными.

Итак, внутрикорпоративные коммуникации должны помогать компании в достижении своих внешних и внутренних целей. После установки цели и определения стратегий коммуникации с сотрудниками необходимо разработать программу коммуникаций. Для этого проводится внутренний аудит коммуникаций -- исследуется отношение занятых к их работе, к самой организации и её менеджменту. Анализируются также существующие методы и формы коммуникации. Результаты такого исследования часто поразительны, всегда информативны и не могут быть проигнорированы. Они выявляют идеи и концепции необходимых для организации средств коммуникации.

1.2 Каналы внутрикорпоративных коммуникаций

Коммуникации в организациях осуществляются через определенные каналы. В литературе существует множество классификаций таких каналов. Исходя из анализа, прочитанной литературы, все они содержат следующие элементы:

- Печатные средства коммуникаций. Развитие Интернет и интранет обуславливает вытеснение печатных средств коммуникаций электронными. Тем не менее, печатные средства еще остаются актуальными для внутриорганизационных коммуникаций, особенно там, где они более доступны. К печатным средствам организационных коммуникаций относятся периодические новостные издания (листки новостей, газеты и журналы), управленческие публикации, брошюры, методические инструкции, книги, письма, вкладыши и приложения, репринты речей и выступлений, доски объявлений. Выпуск печатных средств организационных коммуникаций имеет следующие цели [11]:

1. Поддержка информированности сотрудников об основных направлениях бизнеса, ориентирах и целях организации.

2. Предоставление сотрудникам информации, необходимой им для профессионального выполнения своих функций.

3. Поощрение сотрудников поддерживать и улучшать организационные стандарты качества, эффективности и социальной ответственности.

4. Признание достижений и успехов сотрудников.

Печатные средства организационной коммуникации могут иметь разные формы:

1. Листки новостей, газеты и журналы

2. Управленческие публикации

3. Ежегодные отчеты для сотрудников

4. Книги, брошюры, инструкции

5. Письма, вкладыши, репринты, публикации

6. Доски объявлений

- Вещательные каналы коммуникаций, к которым относятся телевидение и радио. Внутреннее телевидение становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения. Например, компания Ford останавливает сборочную линию, чтобы показать видеоленты рабочим. В одном из случаев на 35 заводах для 110 тысяч рабочих была показана видеолента об улучшении качества работы. Сеть магазинов «Wal-Mart» стала обращать визиты своего основателя в одновременные видео-встречи с тысячами магазинов. Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и, тем более, печатного текста того же сообщения. Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Корпоративное радио может использоваться для трансляции новостей компании, объявлений и срочных сообщений. Радиосообщения могут дублировать другие формы коммуникаций. По радио можно предлагать занятым высказать свои идеи по конкретным вопросам, например, позвонив по данному телефону, где идеи будут записаны на автоответчик. Или обратившись к интернет-сайту компании. Полезные для компании идеи могут вознаграждаться.

- Электронные коммуникации. В последнее время электронные коммуникации, базирующиеся на внутренней корпоративной сети или внешней сети Интернет, играют важнейшую роль в установлении эффективных внутрикорпоративных коммуникаций. Особое место здесь занимает сеть Интернет. К преимуществам коммуникаций с сотрудниками через Интернет относятся:

1. Мгновенный контакт с большой аудиторией, приходящий на смену длительному и многоступенчатому процессу полиграфической печати: пишущая машинка -- типография -- комната рассылки -- рабочий стол.

2. Гибкость сообщения, позволяющая динамично адаптировать сообщение для различных уровней и типов занятых.

3. Возможность запроса и быстрого поиска сообщений прошлых периодов в базе данных.

Интернет является удобным средством внутриорганизационных коммуникаций, часть которых обращается во вне, в том числе к потребителю. Развитие электронного бизнеса привело к созданию систем В2Е-коммуникаций (business-to-employee) -- электронной передачи информации, обычно распространяемой посредством бумажных писем, форм или факсов. Система В2С исключает дублирование, позволяет организовать интеллектуальную рассылку и работу с интерактивными документами. Замкнутый информационный круг гарантирует адресность и срочность доставки. Информация этих систем полезна и для коммуникаций с занятыми и между занятыми.

Электронная почта -- самая простая Интернет-коммуникация для сотрудников организации -- превосходит обычную по скорости, достоверности, надежности и сопоставима в цене. Так, например, газета «USA Today» полностью отказалась от бумажных носителей для рассылки своих новостных листков занятым. Теперь компания рассылает сотрудникам четыре электронных письма -- по одному для каждой из секций газеты -- «News» (Новости), «Money» (Деньги), «Sport» (Спорт) и «Life» (Жизнь). PR-менеджер компании считает, что это самый простой путь довести корпоративные новости до сотрудников.

Корпоративный портал -- своеобразный вход в корпоративные и внешние информационные ресурсы через Интернет. Через корпоративный портал многих компаний сотрудники сегодня могут получать информацию о целях компании и принятых в ней процедурах.

Для сотрудников компаний, особенно работающих в режиме виртуального офиса, корпоративный портал -- это вход в свою организацию, а также и в другие информационные системы -- поставщиков, потребителей, партнеров. Корпоративный портал предоставляет всем сотрудникам корпорации -- где бы они ни находились -- возможность обращаться к корпоративным данным через единый Web-интерфейс.

Некоторые исследователи также считают особым каналом коммуникации внутри организации невербальные каналы передачи информации. Невербальные символы и знаки не менее экспрессивны и действенны. Элементы интерьера, сами помещения, места, где собираются занятые также выполняют коммуникативную функцию. Эти невербальные сообщения определяют корпоративный дух.

В целом, занятые должны чувствовать, что они в организации приветствуются, понимаются и признаны. Они хотят, чтобы к ним относились как к необходимой и значимой части организации.

Таким образом, внутриорганизационные коммуникации имеют большое количество каналов, что открывает для них новые возможности для расширения и развития. Хорошо распланированная система внутриорганизационных коммуникаций - главный залог к эффективной деятельности сотрудников и всей организации, а также формирования корпоративной культуры.

1.3 Роль внутрикорпоративного сайта в организации

Интернет служит сегодня рабочей средой для многих сотрудников. Через Интернет ведется информирование сотрудников, опросы и сбор их мнений методом мозгового штурма, а также обучение. Электронные каналы информирования, опроса и обсуждения текущих и стратегических вопросов организации заменяют многие затянутые собрания сотрудников, обеспечивают предварительную подготовку и проработку обсуждаемых вопросов. Примером использования интранет (внутриорганизационной части Интернет) может служить четырехдневная сессия мозгового штурма, проведенная компанией IBM в 2001 г. в онлайновом режиме. Сессия предназначалась для сбора и распространения бизнес-идей. В ней приняли участие 50 тысяч сотрудников подразделений IBM, расположенных по всему миру, или более 20% всех сотрудников компании [14]. В сессии использовалась чат-комната интранет (intranet's chat room) и возможности доски объявлений. Функция опроса, реализованная в сессии, позволяла занятым голосовать за лучшие варианты управления бизнесом, наиболее эффективные методы работы и сохранения ключевых сотрудников. Занятые представили тысячи идей и около 150 сотрудников обещали апробировать продуцированные в виртуальной сессии идеи.

Интернет и интранет становятся средством управления корпоративными знаниями; разделение опыта одних сотрудников с другими обеспечивает рост корпоративного интеллектуального капитала. В условиях растущего дефицита времени и необходимости «пожизненного обучения» большие перспективы имеет обучение сотрудников через Интернет. Интернет-обучение обеспечивает гибкость кадровых решений для компании и карьерных вариантов для сотрудников. Как глобальное средство коммуникаций

Интернет особенно актуален для территориально распределенных организаций. Системы дистанционного обучения через Интернет создают новые возможности коммуникаций удаленных аудиторий с помощью видео- и телеконференций.

Очевидно, что Интернет-сайт является основой для формирования таких высокотехнологичных и современных коммуникаций внутри корпорации. Для понимания его специфики и исследования корпоративного сайта как канала внутрикорпоративных коммуникаций, необходимо четко представлять, что такое сеть Интернет и Интернет-сайт.

В XX веке появилось такое понятие как «Интернет». Свою историю данное понятие начинает еще с 1956 года. Тогда Интернет представлял собой небольшую компьютерную сеть, служащую для военных целей. Сегодня Интернет - глобальная сеть, к которой подключено более 17 миллионов абонентов из 150 стран. При этом ежемесячно размер сети увеличивается на 7-10%. Интернет используется как коммуникативное пространство представителями различных сфер общественной жизни: от политики и бизнеса до журналистики и связей с общественностью.

Интернет - это коммуникативное пространство, используемое для передачи различных видов информации: политической, развлекательной, экономической, новостной, научной и т.д.

Интернет сегодня не только предоставляет различную информацию, но и способствует оказанию разного рода услуг, имеющих виртуальный характер. К ним относятся веб-чаты, Интернет-магазины, Интернет-аукционы, электронная почта, IP-телефония, Интернет-радио и телевидение и др. Иными словами, Интернет объединяет множество сетей, предназначенных для совершенно разных целей:

1. оказания виртуальных услуг;

2. представительства субъекта, доступного по всему миру;

3. коммуникации субъектов различных стран;

4. передача/поиск файлов;

5. развлечения посетителей Всемирной Сети и т.д.

Таким образом, Интернет - это виртуальная сеть, предназначенная для передачи разного рода информации по всему миру и являющаяся уникальным коммуникативным пространством, выполняющим следующие функции [15]:

1. Информирование. В сети Интернет представлена информация о различных организациях и субъектах, новостные материалы, а также множество неклассифицированной информации, представленной пользователями Интернет.

2. Развлекательная функция. В сети Интернет существует множество порталов, имеющих развлекательный характер. Это различные чаты, форумы, музыкальные порталы и т.п.

3. Социализирующая функция. Пользователь Интернет, посещая определенные порталы и сайты, относит себя к определенной социальной группе.

4. Образовательная функция. Пользователь Интернет получает новую информацию о различных явлениях окружающего мира. Эта функция ярко выражена на порталах различных библиотек, образовательных учреждений.

5. Представительская функция. В сети Интернет предоставляется информация о различных субъектах: организациях, персонах, товарах и услугах.

6. Коммуникативная функция. На базе Интернет-сети осуществляется коммуникация пользователей всего мира.

Характер информации, представленной на веб-сайте, способы ее подачи являются основой для различия моделей Интернет-присутствия. Например, корпоративный сайт - это сервер, содержащий информацию о каком-либо конкретном продвигаемом субъекте. Целевая аудитория корпоративного веб-сайта немногочисленна и определяется как группа потребителей, принципиально готовых к контактам с продвигаемым субъектом.

Цели корпоративного сайта:

- Воздействие на установки целевой аудитории для формирования убежденности в необходимости сотрудничества;

- Повышение общей информированности о компании.

Корпоративный сайт с элементами портала представляет собой универсальный источник отраслевых сведений. Эта модель Интернет-присутствия подразумевает существование на сервере не только информации о продвигаемом субъекте, но и поддержание специальных разделов для приоритетных на данный момент целевых групп. Принципиальное отличие от простого корпоративного сайта здесь заключается в том, что элементы портала позволяют достичь расширения аудитории воздействия.

Среди задач корпоративного сайта выделяют следующее. Корпоративные сайты ориентированы на существующих и потенциальных бизнес-партнеров, а также прессу. Задачи сайта - предоставить общую информацию о компании, ее товарах и услугах не делая акцент на том или ином конкретном продукте. Т.е. корпоративный сайт, образно говоря, это виртуальная проекция реальной организации, зеркало реальности, контактируя с которым, потребитель должен формировать неискаженный образ организации и при этом обрести желание сотрудничать с ней.

Говоря о роли корпоративного сайта, можно подчеркнуть следующее:

- Корпоративный сайт выполняет представительскую функцию, т.е. транслирует в виртуальном пространстве реальный объект - конкретную организации.

- Информирующая сторона корпоративного сайта реализуется в рамках его восприятия целевыми аудиториями. Корпоративный сайт - это источник информации об организации.

- Мотивационно-побуждающая функция корпоративного сайта играет важную роль в увеличении продаж и расширению круга реальных потребителей товаров и услуг организации. Исследуя данную функцию корпоративного сайта иногда встает вопрос о приобретении корпоративным сайтом статуса маркетингового инструмента и средства стимулирования сбыта.

- В России корпоративный сайт также играет особую роль в формировании статуса и престижа организации. Если в Америке корпоративный сайт - это необходимость, то в России из-за более низкого процента компьютеризации страны, корпоративный сайт является инструментом, доказывающим высокий статус организации и серьезность ее намерений.

Особую роль корпоративный сайт имеет для сотрудников организации. Как канал коммуникации, он является информационным центром для сотрудников. Именно здесь сотрудники могут получить любую текущую и базовую информацию об организации и ее деятельности. Также корпоративный сайт - уникальное место встречи сотрудников для неформального общения. Он содействует формированию более сплоченного коллектива и увеличению их осведомленности по интересующим вопросам как всех сотрудников, так и отдельных лиц, если это не противоречит системе управления конкретной организацией.

Особую коммуникативную роль корпоративный сайт имеет и для новых сотрудников. Здесь он выполняет адаптивную функцию. Корпоративный сайт, являясь источником бесценной информации о взаимоотношениях сотрудников, микроклимате организации, ценностных установках и другой информации, которая не может быть отражена в документации и иных материалах, предоставляемых новому члену организации, в том числе, из устной беседы с сотрудниками и управленческим аппаратом, помогает влиться в коллектив и почувствовать предысторию организации.

Исходя из выше перечисленного, можно сделать вывод, что корпоративный сайт имеет ряд преимуществ перед другими видами внутрикорпоративных коммуникаций:

1. Обеспечивает мгновенный контакт практически со всеми сотрудниками организации.

2. Отличается возможностью динамичного изменения сообщений для сотрудников, его быстрой адаптации для разных уровней занятых.

3. Способствует быстрому поиску и запросу любой корпоративной информации прошлых периодов в базе данных.

Корпоративный сайт - это незаменимый современный канал внутрикорпоративных коммуникаций, способствующий динамичному развитию организации и ее здоровому микроклимату.

1.4 Основы создания эффективного корпоративного сайта

Разработка корпоративного портала - это создание автоматизированной информационной системы, автономной или объединяющей все необходимые информационные ресурсы компании. Также к этому относится разработка программного комплекса, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа по корпоративной сети компании (Интранет) или по сети Интернет (защищенного Интернет) для обеспечения задач корпоративного управления и автоматизации бизнес-процессов.

При этом корпоративный портал будет обеспечивать круглосуточную работу в реальном времени во всех городах и странах, в любой точке земного шара, где есть Интернет-доступ, а спутниковый Интернет и мобильный Интернет практически снимает все допустимые границы.

Масштабы корпоративного портала распространяются от достаточно простой автоматизированной информационные системы расположенной на сервере компании или сайте Интернет, до крупных комплексов интегрирующих в единой информационной среде внутренние ресурсы всех территориально удаленных точек компании (их автоматизированные системы управления) или имеющих единую автоматизированную систему управления, расположенную на защищенном веб-сервере [17].

Кроме того, корпоративный портал может разрабатываться и внедряться постепенно, охватывая задачи компании одну за другой.

Процесс создания корпоративного портала включает следующие этапы:

1. Аналитические исследования;

2. Технико-экономическое обоснование проекта;

3. Создание корпоративного портала, предварительные испытания;

4. Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация.

· Аналитические исследования

Цель этапа - уточненная оценка коммерческой эффективности создаваемого корпоративного портала, разработка концепции корпоративного портала, описание бизнес-процессов, выпуск проектной документации.

Совместные работы с подрядчиком

Первое, с чего начинается работа по созданию корпоративного портала, это с оказание помощи подрядчику в изучении самой компании, особенностей ее бизнеса и организации бизнес-процессов.

Затем, совместно с подрядчиком, предварительно формулируются:

- цели проекта создания корпоративного портала

- основные цели корпоративного портала

- задачи корпоративного портала

- укрупненные бизнес-процессы

В заключение выпускается техническое задание (ТЗ) на аван-проект - на аналитические исследования по созданию корпоративного портала и заключается договор на проведение работ.

Для простейших корпоративных порталов на данном этапе может быть выполнена также и часть работ аван-проекта и сразу выпущено ТЗ на разработку корпоративного портала (при этом часть невыполненных работ включается в ТЗ).

Описание бизнес-процессов компании

Это совместная работа Подрядчика и Заказчика. Описание бизнес-процессов может предоставить Заказчик и проводится их согласование с Подрядчиком и их оптимизация с учетом возможностей корпоративного портала. Или их разрабатывает Подрядчик и проводится их оптимизация согласование с Заказчиком с учетом традиций, возможностей и потребностей компании.

Контроль Подрядчика, согласование и утверждение материалов Аван-проекта

Работы по ТЗ проводятся, конечно, Подрядчиком, но Заказчик должен контролировать ход работ, согласовывать и утверждать промежуточные материалы по следующим основным направлениям:

1) Создание концепции корпоративного портала;

2) Определение требуемых разделов корпоративного портала (утверждение);

3) Формулирование организационно-технических требований к административной системе управления корпоративным порталом (утверждение);

4) Определение структуры корпоративного портала с учетом поставленных задач, требуемых бизнес-процессов;

5) Формулирование требований к дизайну;

6) Уточнение стоимости создания, внедрения и поддержки корпоративного портала;

7) Создание концепции развития корпоративного портала;

8) Создание концепции поддержки корпоративного портала.

Работа по данному этапу завершается:

- выпуском аналитического отчета

- выпуском проектной документации

- выпуском технического задания на создание корпоративного портала и заключением договора на проведение дальнейших работ [18, c. 198].

И только после проведения описанных выше работ можно приступать собственно к созданию корпоративного портала. И это будет не просто создание корпоративного портала, а создание требуемой автоматизированной системы ведения бизнеса.

· Технико-экономическое обоснование проекта.

Цель этапа - самая предварительная оценка (без участия Подрядчика) коммерческой эффективности проекта по созданию корпоративного портала и, при положительной оценке, принятие решения об его разработке.

Корпоративный портал является более доступной альтернативой покупным ERP, MPR, CRM автоматизированным системам управления компанией - системам автоматизации бизнес-процессов компании.

Приобретая покупную систему, приходится перестраивать свои бизнес-процессы под процессы, заложенные в эту систему, что далеко не всегда оптимально. Кроме того, покупные системы в силу своей универсальности всегда избыточны, трудоемки и сложны в работе, требуют специально обученного персонала.

В отличие от этого корпоративный портал создается непосредственно под бизнес-процессы компании и обеспечивает максимальную простоту в работе. Он не требует специального клиентского программного обеспечения, достаточно любого браузера.

Стоимость создания корпоративного портала можно оценить только по конкретным расписанным бизнес-процессам, что в начале работы без проведения аналитических работ и участия Заказчика практически невозможно.

Можно дать оценку стоимости создания корпоративного портала следующим простым способом: его стоимость не должна превышать стоимость покупной ERP системы требуемого класса [19].

В то же время, заказные корпоративные порталы для автоматизации простых бизнес-процессов могут стоить всего от двух-трех тысяч долларов.

Таким образом, затраты, выделяемые на создание и внедрение заказного корпоративного портала можно предварительно оценить как стоимость внедрения покупной системы автоматизации. При этом, заказная система будем всегда более удобной и дешевой в эксплуатации. Т.е. стоимость обладания заказного корпоративного портала при данном подходе будет всегда заведомо ниже стоимости обладания покупной системы автоматизации.

Системы автоматизации редко строятся с нуля (только для новых компаний), всегда имеется как минимум бухгалтерская система, которая имеет жесткие регламентирующие рамки (которые к тому же постоянно меняются) и которую нецелесообразно создавать в виде модуля заказного корпоративного портала.

§ Доходная часть проекта

Данная оценка может проводиться только Заказчиком на основании экономического эффекта от автоматизации бизнес-процессов компании за счет:

- сокращения времени и снижения требований к квалификации персонала (уменьшение расходов на зарплату и накладные расходы, сокращение персонала);

- уменьшение ошибок в работе и связанных с этим потерь;

- сокращение времени прохождения бизнес-процессов;

- сокращение складских запасов, создания систем «just in time - точно в срок».

Этот перечень далеко не полный, каждая компания должна разработать свой, проанализировать их и дать оценку суммарной доходной части сайта.

§ Оценка экономической эффективности

В итоге остается оценить срок окупаемости проекта и ожидаемую прибыль, а также оценить, какое дополнительное повышение затрат можно допустить при создании корпоративного портала.

Вооружившись всеми этими оценками можно принимать решение о начале проекта по созданию корпоративного портала, разработать технико-экономические требования и выходить на Подрядчика.

§ Формулирование требований к корпоративному порталу

Технико-экономические требования это не техническое задание, а именно требования, которые выдвигает Заказчик и на основании которых Подрядчик начинает аналитические работы по созданию корпоративного портала и выпускает ТЗ.

· Создание корпоративного портала, предварительные испытания

Цель этапа - создание и отработка действующего корпоративного портала, полностью завершенной системой автоматизации компании, только наполненного тестовой информацией.

На данном этапе Подрядчик работает практически автономно на основании ТЗ и проектной документации, разработанной на предыдущем этапе.

Подрядчик осуществляет:

- верстку дизайна корпоративного портала;

- программирование корпоративного портала;

- создание базы данных;

- создает корпоративный портал, наполняет его тестовой информацией;

- настраивает портал и проводит его предварительные испытания.

После этого корпоративный портал устанавливается в сети компании (Интранет, Экстранет, Интернет) и предъявляется Заказчику. Заказчику также передается необходимая документация (руководства администраторов и пользователей) [21].

Далее работы ведутся Подрядчиком совместно с рабочей группой компании, члены которой, при необходимости, проходят предварительное обучение. На данной стадии проводятся испытания макета корпоративного портала в реальных условиях, на реальных рабочих местах (но только на части рабочих мест), на реальных бизнес-процессах. Проводится настройка корпоративного портала под бизнес-процессы компании и, в некоторых случаях, проводится коррекция и оптимизация бизнес-процессов, корректируется техническая документация.

После этого корпоративный портал предъявляется Заказчику. Проводятся окончательные испытания, составляется Акт сдачи-приемки работ (этапа).

§ Опытная эксплуатация, штатная эксплуатация

Цель этапа - создание полностью функционирующего (на всех рабочих местах, на всех бизнес-процессах) корпоративного портала с отладкой всех бизнес-процессов, выход на штатную эксплуатацию.

· Подготовительный этап и опытная эксплуатация

На этом этапе, во-первых, проводится, при необходимости, обучение всех работников компании, связанных с работой корпоративного портала. Далее, сотрудниками компании с участием выделенных сотрудников Подрядчика проводятся следующие работы:

- начальное наполнение базы данных корпоративного портала (каталоги, справочники и т.д.)

- начинаются практические работы по всем бизнес-процессам компании.

При этом основное внимание уделяется сбору и анализу замечаний, проводится оперативная доработка корпоративного портала в простых случаях, подготавливается перечень дальнейших серьезных доработок (и корпоративного портала, и бизнес-процессов компании).

Опытная эксплуатация корпоративного портала осуществляется течение 1-3 месяцев, в зависимости от сложности проекта.

§ Доработка по итогам опытной эксплуатации

Опытная эксплуатация заканчивается составлением Акта и, при необходимости, план-графика устранения замечаний. Замечания, вытекающие из невыполнения каких-либо пунктов ТЗ устраняются Подрядчиком бесплатно.

§ Поддержка корпоративного портала

Поддержка корпоративного портала осуществляется, как правило, IT специалистами компании. Подрядчик привлекается в случаях необходимости перестройки бизнес-процессов компании и соответствующей коррекции программного обеспечения корпоративного портала.

Иногда к корпоративному порталу предъявляется требование программной настройки при изменении бизнес-процессов компании (как и в покупных ERP системах). Однако это сразу лишает корпоративный портал преимуществ заказного продукта: детального воспроизведения требуемых бизнес-процессов, простоты обслуживания. Значительно удорожает и его стоимость создания, и стоимость его обслуживания.

§ Оценка готовности организации к внедрению корпоративного портала

Создание любой корпоративной системы это не установка каких-то компьютеров и программ, это в первую очередь перестройка организационной структуры компании, и ее бизнес-процессов. Полная перестройка при введении глобальной корпоративной системы, или частичная, при введении отдельных подсистем и корпоративных порталов. Это, в первую очередь, перестройка и образа работы, и образа мышления, переоценка ценностей.

Даже создание самого простого корпоративного информационного портала - это реинжениринг определенного участка работы компании. Если раньше за определенной информацией можно было обратиться только к определенному сотруднику, то с внедрением корпоративного информационного портала ее можно очень просто и быстро найти по каталогу портала или сделать запрос к базе данных. Работа по хранению и поиску бумажной информации и выдаче ее потребителю заменяется на работу по вводу информации в базу данных корпоративного информационного портала. Работа совершенно другого плана, другой квалификации и абсолютно незаметная для потребителей информации. Отсюда и возникает противодействие внедрению даже подобных относительно простых систем.

Более серьезные проблемы возникают при внедрении более сложных корпоративных порталов, например, совместных работ. В этом случае процесс работы сотрудников регламентируется бизнес-процессами, заложенными в систему. Кроме того, все действия сотрудников документируются, кто, что и когда сделал. Четкая и прозрачная система, в которой нельзя спрятаться за кого-либо, отсидеться в сторонке. Кроме того, не нужны диспетчеры, контролеры и т.д. Образ работы так далекий от привычного социалистического образа.

Самые серьезные проблемы возникают при введении корпоративных систем, связанных с автоматизацией основных бизнес-процессов компании, с автоматизацией управленческого учета. Ни для кого не секрет, что сейчас в России сложилась ситуация, при которой многие чиновники, менеджеры и т.д. стремится создать свой бизнес внутри компании, основанный на присвоении активов, передаче выгодных подрядов своим фирмам, и т.п. Причем этим могут заниматься и руководители компании, и даже первое лицо компании (если оно наемное). Корпоративные информационные системы, если они правильно спроектированы, практически ставят крест на подобной инициативе и, поэтому, их внедрение не может не иметь серьезного противодействия.

Причем противодействие имеет два выражения, прямое и скрытое.

Прямое противодействие - это хождение к руководству, компрометация системы, выдвижение массы «причин» по которым создание системы не выгодно, а работа на ней неэффективна.

Скрытое противодействие - выдача неверных исходных предпосылок при создании системы, настраивание коллектива против системы, блокирование действий по созданию системы, задержки ввода данных и введение неверных данных в действующую систему [22].

интранет портал внутрикорпоративный коммуникация

Глава 2. Общая характеристика ОАО «Авиакомпания «ЮТэйр»

2.1 История ОАО «Авиакомпания ЮТэйр»

История авиакомпании берет свое начало летом 1934 года, когда летчик В.Бажан и авиатехник А.Фокин открыли движение по Обской воздушной линии Тюмень-Тобольск-Самарово (теперь Ханты-Мансийск) - Березово-Обдорск (теперь Салехард). На аэродроме у села Плеханово, в то время в нескольких километрах от города Тюмени, обосновалась первая авиагруппа для целей обеспечения Северного морского пути.

Тюменская авиагруппа осуществляла руководство и контроль за деятельностью подчиненных подразделений, которые занимались перевозками пассажиров, почты, грузов, выполняли полеты по обслуживанию разведочных экспедиций, санитарные задания, задания по патрулированию лесов и авиахимические работы. В связи с развернувшимися работами по освоению нефтяных и газовых месторождений 7 февраля 1967 года приказом Министра гражданской авиации СССР на базе Тюменской авиагруппы Уральского управления было организовано Тюменское управление.

Высокие темпы добычи нефти и газа в условиях слабо развитой сети железных и автомобильных дорог предопределили ускоренное развитие производственно-технической и социальной базы Тюменского управления. В сравнительно короткое время авиация стала составной частью технологического процесса освоения природных богатств Западной Сибири.

За большой вклад Тюменских авиаторов в освоении нефтегазовых месторождений, Тюменское управление и объединенный сургутский авиаотряд, которые в последствии вошли в состав авиакомпании, были награждены орденом Трудового Красного знамени.

Тюменское управление явилось полигоном по внедрению новой авиационной техники и новых методов эффективного ее использования. В управлении были проведены государственные испытания вертолета Ми-8 и эксплуатационные испытания вертолетов Ми-6, Ми-10К, Ми-26 и самолета Ил-76. Впервые в массовых количествах были освоены контейнерные перевозки грузов на самолетах Ил-76 и пакетные перевозки труб на самолетах Ан-12. Вертолеты были использованы для перевозки на внешней подвеске труб большого диаметра, опор ЛЭП с установкой на место для их монтажа опор ЛЭП-500 методом поворота вокруг оси и раскатки проводов при строительстве ЛЭП-200.

В 80-е годы продолжалось дальнейшее развитие Тюменского управления ГА, была проведена его реорганизация и преобразование. Пика в своем развитии управление достигло в 1990г., когда через аэропорты управления было отправлено 8583,3 тысячи пассажиров, 632,6 тысячи грузов, 20,3 тысячи тонн почты. По объемам выполненных работ по применению авиации в народном хозяйстве и по грузовым отправкам управление занимало первое место в отрасли. В управлении эксплуатировалось более 600 единиц воздушных судов четырнадцати типов. На 01 января 1991г. было 84 классифицированных аэродрома, в том числе 20 - с искусственным покрытием.

В связи с концепцией перехода гражданской авиации к регулируемым рыночным отношениям, приказом Министра гражданской авиации в 1991г. Тюменское управление гражданской авиации реорганизовано в авиакомпанию «Тюменьавиатранс» со статусом объединения. Этим приказом установлено, что авиакомпания «Тюменьавиатранс» является полным правопреемником Тюменского управления ГА, с сохранением действующих связей и взаимоотношений с Министерством гражданской авиации.

По решению трудового коллектива авиакомпании и в соответствии с Указом Президента РФ авиакомпания «Тюменьавиатранс» с 28 октября 1992г. была преобразована в акционерное общество открытого типа «Тюменская авиационная транспортная компания «Тюменьавиатранс» с обеспечением полной правопреемственности.

30 мая 2002 года на прошедшем в г. Ханты-Мансийске общем годовом собрании акционеров ОАО «Авиакомпания «Тюменьавиатранс» принято новое наименование авиакомпании - UTаir. Согласно принятого решения, новое название вступило в силу 1 октября 2002 года.