Учет товарных запасов

Любая организация постоянно может ссылаться на нехватку средств. Потребности предприятия, так же как и потребности индивидуума, всегда опережают его возможности. Если сегодня аптека не имеет задолженности перед кредиторами, то она может испытывать нехватку средств для технического перевооружения предприятия (приобретения новой техники для производственного отдела, оргтехники для автоматизированного бухгалтерского учета, анализа финансово-хозяйственной деятельности, автоматизированного учета движения товара внутри аптеки и т. д.) или дальнейшего расширения ассортимента, сферы услуг и др.

В этом и заключается абсолютность понятия "дефицит собственных оборотных средств". Очевидно, что хозяйствующие субъекты рынка, так же как и люди, жили, живут и всегда будут жить в условиях объективно ограниченных возможностей, в т. ч. и финансовых. Постоянно отмечается абсолютная ограниченность (недостаточность) ресурсов для одновременного удовлетворения всех потребностей предприятия. В то же время любое предприятие располагает и некими возможностями, у одних большими, у других меньшими, позволяющими высвободить или изыскать средства (в т. ч. и на условиях кредитования) для определенных производственных, технологических программ. Важно их привлечение сделать рентабельным и при их использовании получить наибольший экономический эффект. При ограниченных финансовых ресурсах особенно остро стоит проблема их эффективного использования. Поэтому понятие и суть дефицита собственных оборотных средств относительны, т. к. для решения определенных задач ресурсов может быть достаточно. Основной деятельностью, дающей доход аптечному предприятию, является обеспечение населения и лечебно-профилактических учреждений товарами аптечного ассортимента собственного изготовления или готовой продукцией. Благодаря полному удовлетворению спроса населения и лечебно-профилактических учреждений товарами аптечного ассортимента реализуется социальная функция аптеки, а получение прибыли, покрывающей все издержки и обеспечивающей ее развитие (выживаемость), является коммерческой задачей. Можно выделить главные слагаемые финансового успеха хозяйственной деятельности аптеки:

* эффективное использование собственных и заемных оборотных средств и повышение их оборачиваемости;

* повышение торговых наложений при условии сохранения конкурентных цен;

* уменьшение издержек предприятия.

Доходная часть бюджета аптеки практически полностью связана с эффективным использованием средств для формирования аптечного ассортимента, товарных запасов и реализацией товара.

С другой стороны, минимизация затрат на поддержание товарных запасов, устранение дефектуры, повышение оборачиваемости и рентабельности затраченных средств являются основой успешной деятельности аптечного предприятия.

В главе мы попытаемся рассмотреть теоретические и практические аспекты повышения эффективности использования оборотных средств аптечным предприятием. Очевидно, что последнее зависит от оборачиваемости средств, вложенных в товар, и от того, с какой наценкой он будет реализовываться. Существенно повысить оборачиваемость средств, вложенных во всю товарную массу аптеки, невозможно. Однако можно повысить оборачиваемость средств, вложенных в быстрореализуемые товары, разумно сократив при этом товарные запасы. Вместе с тем невозможно ускорить оборот средств при реализации наименований аптечного ассортимента, продаваемых в количестве 1-3 упаковки в месяц. Но это не означает, что их не следует вводить в ассортимент, т. к. продажа даже одной упаковки дорогостоящих препаратов может заметно повлиять на товарооборот и прибыль аптеки.

Для эффективного использования собственных и заемных оборотных средств необходимы дифференцированный подход к управлению аптечным ассортиментом и нормированию товарных запасов, а также четкие представления о том, в какой товар или услуги они вложены и какую дают отдачу. Для чего необходимо структурировать аптечный ассортимент, а вложение средств осуществлять в те его наименования, которые обеспечивают наибольшую выгоду.

Структурирование аптечного ассортимента

АВС-анализ позволяет каждому аптечному предприятию выделить наименования товаров, от реализации которых в наибольшей степени зависят товарооборот и соответственно валовая прибыль. Так, на примере деятельности 12 аптек установлено, что 25% наименований от общего числа дают 75% товарооборота, но если эту массу разделить на 3 равные части по влиянию на товарооборот, то первые 25% товарооборота (группа А1) дают 1,5-2% наименований аптечного ассортимента, вторые 25% товарооборота обеспечивают уже 6-8% и третьи - 15-18% наименований аптечного ассортимента(НАА).

Группа В, состоящая также из 25% НАА, обеспечивает 15% товарооборота, а группа С, включающая до 50% НАА, - только 10% товарооборота.

Таким образом, необходимо выделять наименования аптечного ассортимента, в наибольшей степени влияющие на товарооборот. Внимание управленцев должно быть направлено на эффективное поддержание в первую очередь наименований групп А1, А2 и А3, т. к. их отсутствие может существенно отразиться на товарообороте, валовой прибыли и конечных показателях финансово-хозяйственной деятельности. АВС-анализ позволяет также дифференцированно подходить к ценообразованию, т. к. от торговых наложений на препараты группы А в определяющей степени зависит валовая прибыль и финансовый успех аптеки. Снижение торговых наложений на препараты группы А приведет к существенному снижению валовой прибыли.

Среди препаратов группы А имеют:

* скорость реализации высокую - 25-30%;

* умеренную - 40-50%;

* замедленную и непредсказуемую - 25-35%.

В группе В только 2% наименований имеют высокую и 30-40% умеренную скорости реализации. Для группы С высокая и умеренная скорости реализации характерны соответственно для 2-3% и 15-25% НАА, а подавляющая часть товара (75%) имеет замедленную и непредсказуемую скорость реализации.Эффективность использования оборотных средств (ЭИОС) зависит также от величины товарных запасов по отдельным наименованиям, т. к. увеличение запасов ведет к росту средств, выключенных из оборота, а уменьшение товарных запасов естественно повышает их оборачиваемость и способствует сбережению средств, в них вложенных.

Данные о влиянии структуры НАА на товарооборот и их скорость реализации могут способствовать целенаправленному и эффективному использованию собственных и заемных оборотных средств.

Попытаемся проанализировать ЭИОС одной из аптек , на примере пяти позиций из ассортимента, имеющих неодинаковую цену, долю в товарообороте, различную скорость реализации, эластичность спроса и, следовательно, маркетинговый потенциал:

* суперсистема-шесть;

* мезим форте;

* индометацин;

* активированный уголь;

* шприцы.

Какие из этих позиций могут дать большую отдачу на вложенные средства и какие возможные потери будет иметь аптека при временном или длительном отсутствии и их в ассортименте? Рассмотрим ЭИОС в зависимости от формулы формирования товарных запасов и наценки в условиях использования прибыли по мере ее поступления и при сохранении ее в товарообороте.

Под формулой формирования товарных запасов мы понимаем, на сколько дней формируется запас и с каким резервом. Например, при формуле 2 + 1 или 3 + 1 запасы формируются на 3 и 4 дня, с резервом на один день и с пополнением запасов каждые 2 или 3 дня.

Для оценки возможного (предполагаемого) финансового результата от вложения оборотных средств может использоваться коэффициент эффективности использования оборотных средств (Кэиос), который рассчитывается отнесением валовой прибыли, полученной от реализации по конкретным наименованиям, к сумме оборотных средств, привлеченных для его закупки (стоимости запасов).Рассмотрим на конкретном примере.

Суперсистема-шесть (тб № 360) - доля в товарообороте составляет 1,3%, т. е. по влиянию на товарооборот относится к группе А1; скорость реализации - 0,18 (реализуется с умеренной скоростью - более одной упаковки в неделю). В то же время это наименование может быть продано в количестве от одной до трех упаковок в день, а затем может быть невостребованным в течение одной - двух недель и более. Данное наименование следует характеризовать как наименование с плохо предсказуемым спросом (имеющее высокую эластичность спроса). Учитывая значительную долю в объеме продаж, отсутствие данного препарата может существенно отразиться на товарообороте аптеки, поэтому запас целесообразно формировать по формуле 6 + 6, т. е. 0,18 уп./день ґґ 6 дней = 1,08 уп.

Запас должен быть не менее двух упаковок для минимизации отказов и потерь продаж. Для приобретения двух упаковок необходимо первоначально привлечь 3870 руб. Исходя из скорости реализации (0,18 уп./день), можно рассчитывать, что аптека в среднем будет реализовывать 5,4 упаковки в месяц. При стоимости одной упаковки 1935* руб. и наценке 25% аптека получит от реализации одной упаковки валовую прибыль, равную 484 руб., от реализации 5,4 упаковок - 2612 руб. (484 ґ 5,4).

Если отнести полученную прибыль 2612 руб. к первоначально привлеченной сумме оборотных средств 3870 руб., получим Кэиос=0,67. Мезим форте (тб. № 20) - доля в товарообороте составляет 0,61%, скорость реализации - 7,54 уп./день. Таким образом, препарат мезим форте по влиянию на товарооборот входит в группу А1 и по скорости реализации относится к группе I, имеет стабильно высокий спрос (низкую эластичность спроса). При формировании товарных запасов можно использовать формулу 2 + 1 или 3 + 1, тогда для закупки мезима форте на 3 дня потребуется 662 руб. (3 ґґ 7,54 ґ 29,25*). При наценке 25% от реализации каждой упаковки аптека получит валовую прибыль 7,31 руб., а за месяц - 1654 руб.(7,54 уп.ґ 30дней ґ 7,31руб.).В этом случае Кэиос составит 2,49 (1653 : 662 руб.). На примере мезима форте представим эффективность использования оборотных средств в зависимости от формулы формирования запасов.

При формировании товарных запасов по формуле 3 + 1 этот коэффициент будет ниже, т. к. на закупку препарата на 4 дня уже потребуется 882 руб., а валовая прибыль останется той же. При делении валовой прибыли от реализации мезима форте за месяц - 1653 руб. на первоначально привлеченную сумму - получим коэффициент 1,87 (1653 : 882). Еще ниже он окажется при формировании товарных запасов по формулам 7 + 1 и 14 + 2 (1764 руб. - сумма, необходимая на закупку препарата на 8 дней (7 дней плюс резервный запас на один день), Кэиос = 1653 : 1764 = 0,94. При формировании товарных запасов на 2 недели и плюс резервный запас на 2 дня валовая прибыль остается той же, но на закупку потребуется уже 3528 руб., и Кэиос при такой формуле окажется равным 0,47, т. е. вдвое ниже, чем при формуле 7 + 1, и соответственно в 4 и 5,3 раза ниже, чем при формулах 3 + 1 и 2 + 1. Из этого следует, что уменьшение запасов позволяет существенно уменьшить средства, затраченные на формирование товарной массы, и значительно повысить эффективность использования оборотного капитала.

Индометацин (тб. 25 мг № 30) - доля в товарообороте составляет 0,04%, скорость реализации - 1,93, следовательно, по влиянию на товарооборот препарат относится к группе А3, а по скорости реализации - к группе I (высокая скорость реализации).При формировании товарных запасов по формуле 2 + 1 требуется приобрести 6 упаковок препарата на сумму 42 руб. 30 коп. (7,05 ґ 6) и пополнять запасы каждые 2 дня по 3-4 упаковки, чтобы 2 упаковки были постоянно в резервном запасе. При наценке в 25% реализация одной упаковки позволит аптеке получить прибыль в 1 руб. 76 коп., а при реализации 58 упаковок - 102 руб. В этом случае Кэиос = 2,43.

Уголь активированный (тб. 0,25 № 10) нами взят как один из самых дешевых препаратов, в отношении которых многие авторы высказывают сомнения в эффективности их реализации. Однако доля его в товарообороте значительна - 0,11% (А2), препарат продолжает пользоваться повышенным спросом: скорость продаж - 23 упаковки в день (I группа). При формировании товарных запасов по формуле 2 + 1 стоимость закупки на 3 дня составит (23 уп. ґґ 1,41 руб. ґ 3дня)=97,29руб.За месяц будет реализовано 690 уп. по цене 1 руб. 76 коп. (1,41 ґ 1,25), т. е. на сумму 1214 руб., получена прибыль 241,5 руб., Кэиос =2,48.Из этого следует, что Кэиос зависит от скорости реализации (он высок у препаратов с высокой скоростью реализации), формулы формирования товарных запасов и наценки, эффективность использования оборотных средств снижается пропорционально увеличению товарных запасов.

Поэтому при формировании товарной массы очевидно, что с большим эффектом мы можем использовать средства с высокой оборачиваемостью, имеющие высокую скорость реализации, по формуле 2 + 1 или 3+1.

Случаи образования дефектуры.

Попытаемся просчитать потерянные товарооборот и прибыль в случаях дефектуры по анализируемым позициям. Установлено, что от момента обнаружения дефектуры до момента получения товара и поступления его в отдел реализации в среднем проходит около суток. Поэтому потери, связанные с дефектурой, мы рассчитываем, умножая число продаваемых упаковок в день на их цену. Если какое-то наименование продается менее одной упаковки в день, считаем, что потери связаны с отказом только одной упаковки. Если мы по причине отсутствия отказали покупателю в приобретению одной упаковки суперсистемы-шесть, то соответственно потеряли 2419 руб. в товарообороте и 484 руб. в прибыли (при 25% наценке).

При возникновении дефектуры по препаратам мезим форте, индометацин, активированный уголь есть возможность ее закрыть в течение суток; в этом случае может быть потерян товарооборот соответственно в сумме 276; 17; 40 руб. и недополучена прибыль в сумме 55; 3,40 и 8,05 руб.

Таким образом, потери в товарообороте и прибыли, связанные с отказами, несопоставимы при реализации суперсистемы-шесть и препаратов мезим форте, индометацин и активированный уголь. Если еще просчитать операционные расходы, связанные с приемкой товара, проведением операций по ценообразованию, учету в бухгалтерских проводках, размещением товара и его отпуском, то очевидны преимущества реализации дорогостоящих препаратов. Однако при отнесении полученной прибыли к первоначально затраченным средствам очевидны преимущества быстрореализуемых товаров. В этой связи необходимо обеспечить бездефектурный отпуск наименований аптечного ассортимента, подобных суперсистеме-шесть, но при дефиците собственных оборотных средств их желательно получать в виде товарного кредита на срок, близкий к средней скорости реализации.

Например, суперсистема-шесть в среднем реализуется со скоростью 0,18 уп./день, или более одной упаковки в неделю. Учитывая плохую предсказуемость реализации этого наименования, в запасе рационально поддерживать не менее и, очевидно, не более двух упаковок. Если запас будет формироваться из одной упаковки, то в отдельные моменты, когда препарат может реализовываться от одной до трех упаковок в день, появятся отказы и соответствующие последствия. При запасе, состоящем из двух упаковок суперсистемы-шесть, реализация одной и даже двух упаковок одновременно позволяет оперативно дозаказать наименование, минимизируя вероятность отказа, но для этого должна быть отработана система отслеживания запасов и их пополнения по НАА, наиболее значимо влияющих на товарооборот.

Формирование запасов по наименованиям, имеющим высокую скорость реализации, более управляемо. Так, при формировании товарных запасов по формуле 2 + 1 есть возможность оперативно реагировать на изменение спроса, не допуская дефектуры (отказов). Например, если при анализе остатков определенных наименований через 2 дня несколько раз подряд запасы оказываются ниже суточных, то в расчетах ежедневную потребность следует увеличивать, и наоборот, если отмечается тенденция к увеличению запасов, можно просчитать снижение продаж и в связи с этим уменьшить запасы в расчете на дневную реализацию.При формуле 7 + 1 увеличение спроса на 20% уже через 6 дней может привести к дефектуре, поэтому при ее использовании необходим контроль запасов не только через 7 дней, но и через 4-5 дней после получения товара для исключения дефектуры, а при формировании запасов на 14 дней резервный запас следует создавать не меньше чем на 2 дня.

Прибыль, получаемая от реализации, может использоваться полностью или частично на текущие нужды предприятия либо сохраняться в товарообороте, в этом случае сумма оборотных средств будет возрастать.

Рекомендации по товарным запасам

Представленные данные свидетельствуют о том, что различные НАА могут значительно отличаться по маркетинговому потенциалу, критериями которого являлись рейтинги, выставленные определенному наименованию ЛС по их влиянию на товарооборот и по скорости реализации , т. е. по возможной отдаче на привлеченные средства.Использование для оценки возможного финансового результата от вложения средств в определенную группу или отдельное наименование товаров аптечного ассортимента Кэиос, который в значительной мере зависит от скорости реализации и в связи с этим от формулы формирования товарных запасов и с наценкой на товар, позволяет дать некоторые рекомендации по формированию товарных запасов аптеки.

Следует считать нецелесообразным заказывать товар оптовику:

* весь на условиях товарного кредита или весь на условиях предоплаты;

* на одинаковый срок (3, 7, 14 дней и т. д.)

Получение товара на условиях товарного кредита ставит аптеку в зависимость от кредиторов. Приобретение всего товара на условиях предоплаты не позволяет получить наибольшую отдачу на вложенные средства, обеспечить их на и более высокую оборачиваемость.Заказывать и получить товар от поставщика надо дифференцированно: быстрореализуемые наименования - на 2, 3, 4 дня, пополняя запасы ежедневно, через день или раз в 3 дня.

Товар, имеющий умеренную скорость реализации (группа II), целесообразно заказывать по формуле 7 + 1 (7 + 2), т. е. заказывать первоначально на 8-9 дней, пополняя их еженедельно. Медленно реализуемые товары, а также реализуемые непредсказуемо (группа III) следует заказывать на 2-4 недели. При переходе к таким технологиям необходимо менять стереотипы работы с поставщиками, что требует отдельного рассмотрения.

Таким образом, анализ эффективности использования оборотных средств, вложенных в различные НАА, свидетельствует о существенных отличиях конечных результатов. Наибольшую отдачу на вложенные средства аптека может получить от быстрореализуемых товаров, если товарные запасы сократить до 2-3 дней и сделать максимально возможные торговые наложения. При реализации наименований, оказывающих значительное влияние на товарооборот, но имеющих непредсказуемый спрос (высокую эластичность), отдача на вложенные средства значительно меньше полученной от быстрореализуемых наименований.

Заключение

В настоящее время в деятельности торговых организаций товарные запасы представляют собой основной актив компании. Большая часть денежных средств сосредоточена именно в этом виде актива. Специфика товарных запасов заключается в том, что из всех видов активов компании они, как это ни парадоксально, по сути являются наименее ликвидной их частью. Следовательно, если у торговой организации большая часть средств размещена в товарных запасах, то возникает риск неплатежеспособности этой компании.

Однако товарными запасами, как и любым другим видом актива, можно управлять. Более того, эффективная система управления товарными запасами позволяет не только поддерживать уровень платежеспособности и ликвидности компании на необходимом уровне (следует заметить, что товарные запасы необходимо рассматривать в тесной взаимосвязи с другими экономическими показателями деятельности торговой организации, такими, как рентабельность, платежеспособность, ликвидность, финансовая устойчивость и т.д.), но и позволяет также управлять снижением затрат на содержание запасов. При эффективно налаженной системе поставок данная система позволяет, к примеру, снизить затраты на хранение, что выражается в уменьшении складских помещений, а следовательно, в снижении уровня постоянных издержек организации. Данная работа была посвящена источникам финансирования товарных запасов в торговле, обращение нашего взгляда именно на данную экономическую категорию позволило расширить представление о значимости товарных запасов в системе ресурсного потенциала предприятия, рассмотрение процедуры управления товарными запасами, источников финансирования позволяют конкретизировать методику совершенствования торгового предприятия в целом.

Список литературы

1. Анализ финансовой отчетности: Учеб. пособие / Под ред. О.В. Ефимовой, М.В. Мельник. М.: Омега-Л, 2007. 508 с.

2. Донцова Л.В. Анализ финансовой отчетности: Учеб. пособие / Л.В. Донцова, Н.А. Никифорова. 2-е изд. М.: Изд-во "Дело и Сервис", 2004. 336 с.

3. Ендовицкий Д.А. Комплексный анализ и контроль инвестиционной деятельности: методология и практика / Д.А. Ендовицкий; под ред. проф. Л.Т. Гиляровской. М.: Финансы и статистика, 2001. 400 с.

4. Мочалов А.В. Взаимосвязь показателей экономической эффективности факторов производства (оценка влияния производительности труда на рентабельность капитала) / А.В. Мочалов // Экономический анализ: теория и практика. 2005. N 9. С. 19 - 26.

5. Панина И.В. Риски существенного искажения финансовой отчетности хозяйствующего субъекта / И.В. Панина // Экономический анализ: теория и практика. 2007. N 8. С. 31 - 38.

6. Пожидаева Т.А. Анализ финансовой отчетности: Учеб. пособие / Т.А. Пожидаева. М.: КНОРУС, 2007. 320 с.

7. Сысоева Е.Ф. Финансовые ресурсы и капитал организации: сущность, управление, эффективность использования: Монография / Е.Ф. Сысоева. Воронеж: Изд-во ВГУ, 2007. 248 с.