Організація роботи та документне забезпечення районної Ради

- комунікаційна модель;

- соціотехнічна модель.

В “електронному офісі” працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних.

Інформаційний потік - це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління. Інформаційний потік характеризується: джерелом виникнення, напрямом, періодичністю, ступенем сталості, структурою, обсягом і щільністю, видом носія інформації, інформаційною ємністю окремих повідомлень, ступенем використання.

Горизонтальний інформаційний потік пов'язує органи управління, які знаходяться на одному рівні.

Вертикальний інформаційний потік пов'язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищестоящих органів управління до нижчестоящих і навпаки.

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв'язки з громадськістю).

2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

- низхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

- висхідні потоки інформації - звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

- наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

- наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

- робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

- обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін.);

- чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації. Дослідження свідчать, що чутки бувають 80-90% точними (за винятком випадків надто емоційного забарвленої інформації) [22, 20].

Найважливіша властивість ІC - єдність управлінської інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління.

Структурно ІC складається з таких компонентів (див. схему: Додаток № 1):

- власне інформації;

- системи оброблення інформації;

- входу;

- виходу;

- внутрішніх і зовнішніх каналів [31, 11].

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в ІC, відповідно визначається як документ. Звідси випливає і визначення документообігу.

Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом взагалі прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері, а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Головне призначення системи електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів, відслідковуються зроблені в них зміни і контролюються всі їхні версії та під версії [3, 28].

Система документообігу - це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління.

Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ [Див. додатки № 2, № 3].

Документи представлені, як правило, двома групами:

- вхідні (що отримують зовні, від інших установ);

- створені в самій установі (внутрішні).

При створені бази даних постійних кореспондентів, з потрібними ведеться листування (адреса, телефон, прізвища, імена, по-батькові, посади керівного складу розміщують вхідні документи відповідно їхнього автора або інстанціями, від котрих ці документи отримані [31, 9].

Документи можуть бути також внутрішніми. Всі документи поділяють на:

- документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;

- специфічні для діяльності об'єкта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ є головним засобом подання юридичне оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.

У зв'язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановлення їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент в ІС АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів [17, 43].

Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в АІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів

Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Управлінський персонал в АІС здійснює постановку на коригування цілей і критеріїв управління, вносить творчий елемент у пошук найкращих способів досягнення цілей, робить остаточний вибір вироблюваних системою рішень та надання їм юридичної чинності [17, 53]. Суттєва відмінність діловодства райдержадміністрацій від інших установ районної та сільської ланки, що є джерелами комплектування архівних відділів, - це більш активне, ніж у інших, впровадження електронного діловодства, що вимагає методичного забезпечення як з боку діловодних служб, так і з боку відділів інформаційно-комп'ютерного забезпечення облдержадміністрацій та державних архівних установ, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р.[13, 16].

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Розділ 2. Організація роботи Корецької міської Ради та можливі шляхи вдосконалення документного забезпечення

2.1 Основні напрями організації функціонування Корецької міської Ради

Місто Корець є одним з небагатьох міст Волині, де вдало поєднується чудовий дивосвіт природи, пам'яток культури та архітектури. Завдяки вигідному географічному розташуванню, м. Корець можна вважати, як промисловим так і сільськогосподарським населеним пунктом. Про розвиток міста дбає міська влада, яка була обрана жителями міста в ході останніх виборів, з строком повноваження на чотири роки.

Діяльність міської ради м. Корця та її виконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів, забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умов життєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.

Міська рада діє в такій структурі (Додаток 6):

1. Керівництво ради:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- заступник міського голови по виконавчій роботі;

- секретар виконкому;

- секретар керівника.

2. Загальний відділ:

- начальник загальним відділом;

- спеціаліст І категорії - землевпорядник;

- спеціаліст І категорії юриста;

- спеціаліст ІІ категорії землевпорядник;

- спеціаліст;

- військові обліковці (2).

3. Відділ фінансово-господарського забезпечення:

- начальник відділу-головний бухгалтер;

- спеціаліст І категорії з питань ведення бухгалтерського обліку;

- спеціаліст ІІ категорії-економіст;

- водій;

- прибиральниця.

Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає - 17 чоловік.

Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста, а саме:

- промисловість, що представлена заводом пластикових виробів, цукровим заводом, молокозаводом, хлібокомбінатом, комбінатом побутового обслуговування, будівельно-транспортними організаціями;

- інвестиційна діяльність;

- енергозбереження;

- житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;

- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;

- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;

- газифікація;

- водопостачання, водовідведення, водопониження.

Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р. (Додаток 7).

Корецька міська рада діє та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції та законів України, і в першу чергу закону “Про місцеве самоврядування в Україні”.

У своїй роботі міська рада керується Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади.

2.2 Документне забезпечення роботи районної ради

Діловодство районних міських рад є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькій міській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.

ОРД свідчить про закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).

Різноманітна за видами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, плани роботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це - заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи - службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями , розписками, скаргами.

До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом - договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.

2.3 Особливості процесу документотворення та документообігу

2.3.1 Організація діловодства в Корецькій міській раді

У Корецькій міські раді працюють такі підрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення. Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.

Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

2.3.2 Формування та збереження документації Корецької міської ради

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].

Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».

Так як, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Корецькій міській раді.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

- документи міської ради;

- документи виконавчого комітету;

- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;

- документи кадрові;

- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;

- документи військово - облікового столу;

- документи архіву.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

У Корецькій міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Така індивідуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у міській раді.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів. У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років.

2.4 Перспективи вдосконалення організації роботи та документного забезпечення Корецької міської ради

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими, або замість них.

Основними завданнями документного забезпечення управління є:

- скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму;

- забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, опрацювання і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Таким чином, для будь-якої організації постійне удосконалення документного забезпечення управління є життєво важливим і це прямо впливає на якість прийняття управлінських рішень. Тому Корецькі міькій Раді потрібно вводити систему електронного документообігу (СЕД), що скоротить час обробки вхідної та вихідної документації.

Система документообігу - це своєрідна “кровеносная система” в організмі будь-якої установи, завдяки якій функціонує апарат управління. Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всіх документних потоків найбільш дотепну технологію обробки, послідовність операцій, що виконуються. Допомогою в цьому є схеми документообігу, маршрутні та технологічні карти управлінської документації. Такі схеми різні для великих та невеличких установ, які наведені у додатках.

Основні заходи, які мають покращити організацію діловодства у Корецькій міській Раді це:

- впровадження засобів автоматизації для створення документів, реєстраційних процесів, комп'ютерного оброблення документів у канцелярії, загальному відділі, відділі контролю за їх виконанням, а також впровадження локальної мережі для зв'язку між структурними підрозділами райдержадміністрації та з облдержадміністрацією.

- впровадження електронного діловодства, у світлі вимог постанови Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади".

Виконання зазначеного правового документа є складовою частиною "Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів", затвердженої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. у № 259-р.

Процес впровадження електронного діловодства має відобразитися як в інструкціях щодо діловодства міськради, так і в номенклатурах справ. У них слід використовувати графу "Примітка", де необхідно зазначати, що саме той чи інший комплекс документів існує в електронному вигляді.

Робота з базами даних внутрішньої інформації дає змогу виявляти можливості і проблеми організації, розробляти програми й оцінювати якість діяльності.

В установі існує відповідна служба (канцелярія), яка відповідає за рух документів і здійснює контроль за їх виконанням. Усі структурні підрозділи повинні надавати інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line). Однак інформаційна система ведення в організації електронного документообігу не повинна замикатися на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу повинна охоплювати не тільки канцелярію, але й структурні підрозділи організації. Усі документи, що надходять до організації через канцелярію, як правило, зв'язані з іншими, на які посилаються. Найбільш типовим є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний вихідний. Без зв'язків можуть бути внутрішні документи і деяка частина вхідних. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідним, так, і з іншим вхідним документом.

Сьогодні зросла потреба в освоєнні технологій, які розширюють користувачам доступ до інформації.

Нині для більшості у країні державних організацій і комерційних фірм характерною є відсутність упорядкованості системи ведення діловодства. Незважаючи на те, що саме діловодство, раціонально і чітко організоване, визначає документне забезпечення управління організацією й може істотно збільшити ефективність її діяльності.

Щороку обсяг виробленої людством інформації збільшувався в середньому на 30%, а середній житель США присвячував 46% свого часу її сприйняттю. Таких висновків дійшли учені Університету Берклі в результаті дослідження обсягів інформації, виробленої на планеті за останні три роки.

Проблема швидкого, а головне, своєчасного пошуку потрібного документу стає дедалі складнішою. За оцінками аналітиків, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук і узгодження документів, кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів, близько 15% документів губиться. Тому для будь-якого підприємства підвищення ефективності роботи з документами - ключове питання.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Органу місцевої влади - Корецькій міській Раді , слід як найшвидше застосувати в організації документного забезпечення комп'ютерні технології. Саме комп'ютеризація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп'ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це - новини про все, що відбувається в роботі уряду - вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

Висновки

Відповідно до законодавства місцеве самоврядування в Україні - це гарантоване державою право та реальна здатність територіальної громади - жителів села чи добровільного об'єднання у сільську громаду жителів кількох сіл, селища, міста - самостійно або під відповідальність органів та посадових осіб місцевого самоврядування вирішувати питання місцевого значення у межах Конституції і законів України.

Виконавчими органами сільських, селищних, міських, районних у містах (у разі їх створення) рад є їх виконавчі комітети, відділи, правління та інші створювані радами виконавчі органи.

Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону.

Повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад диференціюються на власні (самоврядні) і делеговані та мають місце:

1) у сфері соціально-економічного і культурного розвитку, планування та обліку;

2) у галузі бюджету, фінансів і цін;

3) щодо управління комунальною власністю;

4) у галузі житлово-комунального господарства, побутового, торговельного обслуговування, громадського харчування, транспорту і зв'язку;

5) у галузі будівництва;

6) у сфері освіти, охорони здоров'я, культури, фізкультури і спорту.

Крім того повноваження виконавчих органів сільських, селищних, міських рад поширюються:

у сфері регулювання земельних відносин та охорони навколишнього природного середовища;

у сфері соціального захисту населення;

в галузі зовнішньоекономічної діяльності;

в галузі оборонної роботи;

щодо вирішення питань адміністративно-територіального устрою;

щодо забезпечення законності, правопорядку, охорони прав, свобод і законних інтересів громадян;

щодо відзначення державними нагородами, відзнаками Президента України та присвоєння почесних звань України та ін.

Діловодство районних державних адміністрацій є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".

По-перше, це установи із значним інформаційним потенціалом, найбільшим у межах району документообігом від 2,0 до 2,5 тис. документів на рік. По-друге, документи, що відкладаються в їх діяльності, є важливою багатоаспектною складовою частиною джерельної бази державних архівів.

Для розв'язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.

Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Інформацію тут слід розглядати як певну сукупність різних повідомлень, відомостей, даних про відповідні предмети, явища, процеси, відношення та ін.

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів різних видів призначення, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів розміщення і форм існування, інформації, яка використовується в інформаційній системі, під час її функціонування на об'єкті управління (ГОСТ 34.003-90 “АС Термины и определения”).

Управління підприємством, установи, організації починається з ефективного опрацювання інформації.

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація

ОРД створюються й установами, організаціями, підприємствами різних типів - відомствами, об'єднаннями, кооперативами, фірмами, комбінатами для закріплення функцій, обов'язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки - це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути.

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси.

Документація з кадрових питань / документація по особовому складу - документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи організації, й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Це - заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.

Особисті, офіційні документи - службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника установи, підприємства, організації. До них належать: автобіографії, доручення, заповіти, заяви, посвідчення, пропозиції , рапорти, розписки, скарги. Вони виконуються в одному примірнику адресатом від руки.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, має високий рівень стандартизації. До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом - договори на постановку, купівлю-продаж, позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка

У новітньому штатному розкладі райдержадміністрації є такі підрозділи, як загальний відділ, відділ контролю, державний реєстратор. Особливістю діловодства в аспекті реєстрації документів є той фактор, що вона здійснюється (чи не єдиною установою в районі) за змішаною системою: централізовано - всі документи, крім заяв, скарг та пропозицій, які реєструються у відділі контролю. В основному, характерна карткова форма реєстрації документів. Що ж до заяв, пропозицій, скарг громадян, то вона знову ж таки - журнальна.

Тут чітко простежуються такі групи документів: перша група - це документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень; друга група - це документи про діяльність самої виконавчої влади, які характеризуються на сьогодні значним збільшенням обсягу інформаційно-аналітичних документів, третя група - це передусім документи особового характеру - заяви, скарги, пропозиції громадян. Вдосконалення нормативно-правової бази райдержадміністрацій, зміни у функціях їх діяльності, викликаних, насамперед, Законом України "Про місцеве самоврядування" безперечно, відбилися на документуванні.

Однією з форм роботи з документами є діловодство.

Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:

організаційно-правова;

планова;

розпорядча;

інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;

звітна;

договірна;

документація із забезпечення кадрами (з особового складу);

документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

документація із матеріально-технічного забезпечення;

- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи.

У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

централізована;

децентралізована;

змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства.

За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами.

Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації.

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів але й організацію роботи з ними - організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства

Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

Таким чином, інструкція по діловодству повинна враховувати усі особливості як складу документів, так і технології їхньої обробки у конкретній установі.

Державний стандарт "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003) набрав чинності з 1 вересня 2003 р.

Новий Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.

Цей Стандарт встановлює 32 реквізити, серед яких: зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим; зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код організації; код форми документа; назва організації вищого рівня; назва організації; назва структурного підрозділу організації; довідкові дані про організацію; назва виду документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюція; заголовок до тексту документа; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; гриф погодження документа; візи документа; відбиток печатки; відмітка про засвідчення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації; запис про державну реєстрацію.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами.

Діловодний процес має свою специфічну технологію - документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі відмітки:

- про надходження документа (реєстрація);

- про взяття документа на контроль;

- про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Справа - це комплекс належно оформлених і згрупованих закінчених виробництвом документів службового характеру, що вміщує вичерпну інформацію стосовно вирішення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документів відповідно до встановленої номенклатури. Справи формуються за місцем реєстрації самих документів або в структурних підрозділах установи, де відповідальні особи групують виконані документи згідно з профілем свого підрозділу.

Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ органу виконавчої влади складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів.

Зведена номенклатура після погодження з архівом затверджується керівником органу державної влади.

На практиці використовуються три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.

Індивідуальна номенклатура справ складається з метою впорядкування документів, забезпечення їх обліку та швидкого пошуку і включає заголовки лише тих справ, які ведуться у конкретній організації (або структурному підрозділі).

Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ.

Розробляють індивідуальну номенклатуру справ відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи.

Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів органу державної влади для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з керівництвом органу державної влади.

Органи державної влади створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їхньої діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав законних інтересів громадян.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів.

Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Важливим завданням, яке стоїть сьогодні на порядку денному, є комп'ютеризація та запровадження відповідного програмного забезпечення всієї системи органів виконавчої влади України, що дозволило б піднести на якісно новий рівень роботу апарату державного управління.

Для цього слід активно впроваджувати систему електронного документообігу на вищих рівнях виконавчої влади та централізованого моніторингу підготовки державно-управлінських рішень, включаючи систему підтримки процедур їх підготовки та прийняття. Згодом розв'язання проблеми інформаційно-аналітичного забезпечення органів влади необхідно перенести на рівень “область-центр”. Завершальним етапом даної роботи має стати ланка “район - область”.

Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи СЕД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації.

Документообіг - процес проходження документів усередині системи управління - від джерела їх формування до використання в управлінні.

У рамках СЕД електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них.

Головне правило документообігу - документи повинні проходити по самому короткому шляху без повернутих переміщень.

Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів.

Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Проаналізувавши документне забезпечення Корецької міської ради слід зробити наступні висновки:

Діяльність міської ради м. Корця та її виконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів, забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умов життєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.

Міська рада діє в такій структурі: 1. Керівництво ради; 2. Загальний відділ; 3. Відділ фінансово-господарського забезпечення. Всього 17 чоловік.

Напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р.” (кожний наступний рік).

Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.

Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:

- документи міської ради;

- документи виконавчого комітету;

- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;

- документи кадрові;

- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;

- документи військово - облікового столу;

- документи архіву.

Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.

У Корецькій міській раді використана індивідуальна номенклатура справ, яка складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів (Додаток 16). У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 16).

У номенклатурі справ є графа про строки зберігання документів (Додаток 16). У ньому відмічено, які документи постійно зберігаються, які від 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти років (Додаток 16).

Саме комп'ютерізація дає можливість швидкого отримання, оброблення документів та потрібної інформації у поліпшенні роботи. Застосувавши комп'ютерну техніку потрібно підключитися до інформаційної мережі Інтернет, створити свою WEB-сторінку з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради. В подальшому організувати свій сайт і виставити його в мережі Інтернет, що поліпшить отримання інформації про роботу влади для населення міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дасть можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це - новини про все, що відбувається в роботі уряду - вищого органу державної влади6 закони, постанови, рішення, розпорядження і таке інше.

Список використаної літератури

1. “Об информации”: Закон Украины № 2567. от 02.10.92 // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48.

2. “Про Концепцію Національної програми інформатизації”: Закон України від 4 лютого 1998 р. №75 // Відомості Верховної Ради України. - 1998. - № 27-28. - С. 182

3. ”Про національну програму інформатизації”: Закон України // Уряд. кур'єр. - 1998. - С. 5-12.

4. “Про електронні документи та електронний документообіг”: Закон України від 22 травня 2003 р. №851 // Офіційний вісник України. - 2003. - № 25.

5. “Про електронний цифровий підпис”: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851 // Офіційний вісник України. - 2003. -№ 25.

6. “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади”: Постанова КМУ від 28 жовт. 2004 р. № 1453 //

7. “Про місцеве самоврядування в Україні”: Закон України від 21 трав. 1997 р. № 280/97 - ВР.

8. Асєєв Г. Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 11. - С. 23-26.

9. Асєєв Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 6. - С. 17-19.

10. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 4. - С. 26-29.

11. Асєєв Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 5. - С. 32-36.

12. Бандурка О., Тищенко М. Адміністративний процес. - К., 2001. - 336 с.

13. Винокурова Ф. До питання особливостей ведення діловодства в районних державних администраціях // Бібліотекознавство. Бібліотекознавство. Інформологія. - 2005. - №2. - С. 16-19.

14. Гурне Б. Державне управління. - К., 1993. - 165с.

15. Загорецька О. Новий стандарт складання і оформлення організаційно-розпорядчої документації // Секретар-референт. - 2003. - № 8. - С. 18-20.

16. Іванова Т., Піддубна Л. Муніципальне діловодство. - К., 2004. - 312с.

17. Інформаційні системи та технології в економіці / За ред. В.С. Пономаренка. - К., 2002. - 544 с.