Організація системи електронного діловодства

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Окрім вищесказаного як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації, основні з них наведені в Додатку 1.

Таким чином, паперові і електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливе для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, оскільки у сфері управління головна вимога - оперативність, своєчасність, швидкість отримання і доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації забезпечення документації управлінської діяльності, переважно поєднання документів на паперовому і електронному носіях інформації стосовно конкретних завдань.

Комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг і інших баз даних, організації руху документів усередині фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так і в рамках локальної мережі.

Для систематизації безлічі універсальних ІТ відповідно до основних етапів процесу ДЗУ і типових функцій управління слід розбити процес ДЗУ на ряд етапів:

- підготовка, створення і оформлення документів;

- прийом-передача документів;

- організація руху документів усередині організації;

- реєстрація і контроль виконання;

- інформаційно-довідкова робота;

- зберігання документів [35, с. 75].

У таблиці 1.1. запропонований варіант рішення діловодних потреб з допомогою універсальних технологій.

Таблиця 1.1 Універсальні ІТ

Діловодні функції	Основні універсальні ІТ, орієнтовані на виконання діловодних функцій
Документаційно-іформаційне забезпечення управління
Створення документа: підготовка змісту, складання, оформлення; підготовка бланка; колективна робота із створення документа.	Технології роботи з інформацією різного типу текстовий редактор (процесор), табличний процесор, графічний редактор. Технологія баз даних. Інтелектуальні ІТ (електронні словники і перекладачі). Мережеві ІТ.
Прийом і передача інформації.	Мережеві ІТ. ІТ, що підтримують зв'язок, факсиміле. Електронна пошта.
Реєстрація документів і контроль їх виконання.	Технологія баз даних.
Зберігання інформації і організація доступу до неї; довідково-інформаційна діяльність.	Технологія перетворення паперового документа в електронний. Технологія баз даних. Технології створення каталогів системи Windows. Технології стиснення інформації. Технології пошуку інформації. Технології, що забезпечують безпеку документів.
Інформаційне забезпечення процедур ухвалення рішень.	Інтелектуальні ІТ (експертні системи, аналітичні інформаційні системи). Технологія баз даних.

Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. Як текстовий редактор в більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакету MS Office. Використання різних компонентів цього пакету має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; одноманітність методів роботи і інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі з складними по структурі багатосторінковими документами.

Як табличний редактор вибирають MS Excel пакету MS Office. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.

Ілюстрований матеріал - важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки, від простого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.

Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найпростіша технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему тек для зберігання документів відповідно до номенклатури справ адміністрації, організувати доступ до документів.

Для зберігання об'ємних документів або для архівного зберігання використовуються технології стиснення інформації, що реалізовуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на комп'ютері, але і швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.

Зберігання документів в пам'яті комп'ютера припускає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування - це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і поширена програма FineReader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї і виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль за їх виконанням, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Разом з цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення даного питання. Найбільшого поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків [11, с. 33].

Особливе місце серед універсальних ІТ посідають мережеві інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому і передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів в локальну і глобальну мережу (Internet). Локальна застосовується усередині адміністрації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальна - для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок з Інтернетом і роботу в ньому, найчастіше є Internet Explorer.

На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як: електронна пошта і зв'язок, факсиміле.



РОЗДІЛ 2. Особливості організації електронного діловодства Дубенської адміністрації

2.1 Загальна характеристика роботи Дубенської адміністрації

Дубенська адміністрація є місцевим органом виконавчої влади і входить до системи органів виконавчої влади, в межах своїх повноважень здійснює виконавчу владу на території м. Дубна, а також реалізує повноваження, делеговані їй Дубенською районною радою.

Правовий статус Дубенської адміністрації встановлюється Конституцією України, Законом України “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України.

 Дубенська адміністрація у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації.

Дубенська адміністрація в межах міста забезпечує:

1) дотримання положень Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня;

2) законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

3) виконання державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, програм охорони довкілля;

4) підготовку та виконання відповідних бюджетів;

5) звіт про виконання відповідних бюджетів та програм;

6) взаємодію з органами місцевого самоврядування;

7) реалізацію інших наданих державою, а також делегованих районною радою повноважень.

Дубенська адміністрація є органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, об'єднань громадян, засобів масової інформації.

Дубенська адміністрація комплектується з фахівців, які мають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичну підготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обов'язків та посадових інструкцій, затверджених головою.

Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв'язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови (Додаток 2). Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату.

Апарат Дубенської адміністрації відповідно до покладених на нього завдань:

· опрацьовує документи, що надходять до адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови адміністрації;

· здійснює опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови адміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

· перевіряє за дорученням голови адміністрації виконання актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови адміністрації територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень адміністрації), структурними підрозділами адміністрації; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв'язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови адміністрації;

· за дорученням голови адміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії адміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

· здійснює правове забезпечення діяльності адміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами адміністрації;

· готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою адміністрації;

· проводить разом із структурними підрозділами адміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на відповідній території, розробляє та вносить голові адміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

· здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності адміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку адміністрації; забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв'язку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях адміністрації та дотримання правил охорони праці;

· проводить діяльність, пов'язану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в адміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

· забезпечує висвітлення діяльності адміністрації.

2.2 Організація роботи з документами

В основі діяльності Дубенської адміністрації лежить робота з документами, діловодство, документообіг, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, що істотно впливають на оперативність і якість ухвалюваних рішень.

Організація роботи з документами в адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих, органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови (відповідно до розподілу обов'язків), та керівники її структурних підрозділів.

Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, Указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України, дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови адміністрації, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються голові адміністрації або його заступникові (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку, визначеного актом законодавства, дорученням Прем'єр-міністра України, розпорядженням голови адміністрації або планом контролю.

Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою голови адміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обов'язків).

Спостерігаючи за роботою служби діловодства Дубенської адміністрації можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації, мають переважно офіційно-розпорядчий характер, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. В роботі адміністрації використовуються такі документи: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. Через них реалізуються норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції.

Організація роботи з документами залежить від об'єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

У Дубенській адміністрації здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких належать: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів на паперових носіях.

Електронна робота з вхідною документацією складається з таких етапів:

1. Отримання документа.

2. Експедиційна обробка.

3. Ознайомлення з документом.

4. Реєстрація.

5. Передача адресату (конкретний підрозділ).

6. Розгляд керівником підрозділу.

7. Призначення і передача виконавцю.

8. Виконання документа.

9. Контроль за виконанням.

10. Направлення документа в справу [15, с. 19].

Для роботи з одержаною або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. Під час надходження документів в друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення) одним з таких способів є набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа.

Після введення електронного образу документа в систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження і виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи.

Під час надходження кореспонденції у вигляді повідомлень, факсиміле і електронних поштових повідомлень введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - сервера факсу або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).

Після отримання документа проводиться експедиційна обробка, розглядається документ на предмет адресата, реєструється в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично привласнюється номер, перевіряється його дублювання. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковою. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ адміністрації з вказівкою справи з довідника номенклатури.

Після реєстрації документ прямує до керівника конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (мається на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі і іншу інформацію. Завдання зв'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. В тому випадку, якщо при реєстрації завдання була вказана ознака необхідності маршрутизації і вказаний формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення електронною поштою або розміщує ярлик на завдання в персональній теці користувача.

Якщо у завданні не вказана дата початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається у момент настання терміну виконання завдання. В тому випадку, якщо завдання має декілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· паралельний спосіб маршрутизації має на увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;

· послідовний - послідовну;

· альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відгуком про вирішення завдання першим виконавцем.

При обробці завдання користувач може змінювати його статус (узяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання автоматично фіксуватиметься на сервері системи, що дозволяє у реальному часі відстежувати процес виконання.

Після виконання завдання документ поміщається в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.

В Дубенській адміністрації розроблене спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації і збереженню в системі електронного документообігу:

- повідомлення, на підставі яких ухвалюються відповідальні ділові рішення;

- повідомлення, що містять важливу інформацію або що мають історичну цінність;

- повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і такого, що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилки) - для передачі слідчим органам;

- всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них термінів зберігання. За діючим положенням, термін зберігання одержаного повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся одержана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки певному кругу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (умисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Електронна робота з вихідною документацією складається з таких етапів:

1. Створення проекту документа.

2. Перевірка.

3. Узгодження (візування при необхідності).

4. Підписання керівником документа.

5. Реєстрація документа.

6. Направлення документа в справу[15, с. 20].

Першим етапом роботи з вихідною документацією можна вважати ініціацію проекту вихідного документа, яка здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю відповісти на одержаний документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або визначеного тексту. На панелі інструментів користувач вибирає підкоманду Види документів, де приводяться різні види документів і методи їх обробки. Можна додати новий вигляд документа, видалити один з вибраних видів або роздрукувати його. Інша команда, якій можна скористатися при створенні документа, - Шаблони. При її відкритті з'являється форма із списком шаблонів документів, використовуваних в адміністрації, причому є можливість створювати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони.

Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині адміністрації (візування), так і в головою (узгодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилки через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених в ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріпляються фахівцем до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Завдяки «скрізному» діловодству, зовнішнє узгодження відбувається за допомогою пересилки проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруку паперової копії. У випадку, якщо інстанцій багато, до електронного файлу документа прикріпляється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження» [27, с. 44].

Після узгодження (візування) документ прямує керівнику на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно реєстрації вхідного документа.

Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації або відправляється електронною поштою зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправки поміщається на оперативне архівне зберігання з вказівкою в реєстраційній картці номера справи згідно з номенклатурою справ підрозділу, до якого належить даний документ.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія (Додатки 3, 4).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Схема обігу вихідних документів представлена в Додатку 5.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обов'язки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

на 12 арк., 2 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк., у двох прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться за такою формою:

Додаток: пропозиції голови Бориспільської райдержадміністрації

від 25.07.2008 та додаток до них, всього на 6 арк.

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 і т.д.). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк. [29, с. 61]

Електронна робота з внутрішньою документацією складається з таких етапів, виділених Н.А. Лисенко [29, с. 62]:

1. Отримання вказівки на розробку

2. Підготовка проекту документа

3. Узгодження (візування)

4. Реєстрація в підрозділі

5. Передача адресату

6. Відмітка про доставку

7. Видача (оформлення) резолюцій

8. Постановка на контроль

9. Звіт про виконання

10. Направлення документа в справу, поточне і архівне зберігання.

Робота з внутрішньою документацією проводиться тільки в електронному вигляді і з електронними файлами документів і починається з моменту отримання вказівки на розробку документа або у разі виникнення необхідності відповісти на одержану кореспонденцію. Отримання завдання проводиться аналогічним чином, описаним вище. Слід додати, що в автоматизованій системі, встановленій в адміністрації, існує управління робочим часом користувача. Система забезпечує інтеграцію Off-line робочого місця виконавця завдання з планувальником Microsoft Outlook. У разі ухвалення завдання в роботу в персональному планувальнику виконавця фіксується завдання Microsoft Outlook (тема - тема завдання, тіло, коментарі до завдання і посилання на повідомлення - завдання), повідомлення переміщається в спеціальну теку «В роботі». Даному завданню призначається нагадування на дату за день до закінчення завдання.

Користувач також має можливість відкласти завдання до певної дати (часу), в цьому випадку в планувальнику формується нагадування на час, який користувач може вказати при відкладанні завдання, повідомлення переміщається в теку «Відкладені». При завершенні завдання відповідні Task (завдання) і reminder (нагадування) видаляються. При зміні статусу з «відкладено» «в роботі» видаляється відповідно reminder.

В ході роботи над проектом документа можуть знадобитися раніше створені документи або раніше одержана кореспонденція. Для вирішення даного питання автоматизована система, встановлена в Дубенській адміністрації, забезпечує засоби пошуку і побудови звітів. При необхідності можна здійснювати пошук за значеннями атрибутів картки, включаючи атрибути табличних розділів, за реквізитами документа, пошук з урахуванням морфології, а також можливо здійснення повнотекстових запитів по вмісту карток документів і файлів. Є можливість визначити тип карток, що включаються в пошуковий фільтр. Підсистема звітності (віртуальних тек) дозволяє пов'язати з пошуковим фільтром форму представлення звіту (визначити колонки уявлень, їх заголовки, способи угрупування і сортування даних). Після пошуку відбувається організація ієрархії звітів. Будь-який звіт може бути експортований в Microsoft Excel або роздрукований.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в адміністрації, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Реєстрація документів в електронному вигляді здійснюється на загальних засадах з визначенням найменування носія: "магнітний диск", "магнітна стрічка", "оптичний диск" тощо.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно реєструється. Новий виконавець документа зобов'язаний розписатися в його отриманні у відомості обліку в загальному відділі. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. Індекси структурних підрозділів на наступний рік надаються Управлінням справами відповідно до затверджених штатних розписів центрального апарату Дубенської міської адміністрації та підпорядкованих їй структурних підрозділів.

При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстрації й реєстраційним номером документу. Зареєстровані документи передаються у день їх надходження під розпис у відомості обліку документів не пізніше 16-ї години відповідному помічнику для підготовки проектів резолюцій і передачі їх на розгляд Голові відповідного відділу. Виконавець одержує документ під розпис у відомості обліку документів. Відомості залучаються до відповідної справи, яка зберігається 5 років.

До внутрішніх документів, які підлягають реєстрації в загальному відділі Управління справами, відносяться такі, що створені для користування в установі, накази та розпорядження, протоколи нарад за участю Голови Адміністрації, а також засідань ради, доручення Голови Адміністрації або інші документи внутрішнього використання, які мають резолюцію Голови. Внутрішні документи реєструються у тому ж порядку, що й вхідні документи.

Відповідальність за правильну реєстрацію вхідних та внутрішніх документів та своєчасну відправку їх адресатам, передачу на розгляд керівництву, конкретним виконавцям покладається на загальний відділ Управління справами.

Схема обігу вхідних та внутрішніх документів представлена в Додатку 6.

Слід детальніше зупинитися на організації електронного архіву в нашій організації. Оскільки в моделі документообігу виділяються 2 види зберігання даних: оперативне і довгострокове, то для роботи з інформацією створені різні види сховищ. Для оперативного зберігання головною є швидкість доступу, оскільки в оперативному «секторі» звичайно зберігаються документи, що знаходяться в роботі. Оперативне зберігання проводиться за допомогою RAID-масивів. Вони є способом організації декількох жорстких дисків, коли інформація автоматично записується одночасно на декілька дисків. При виході з ладу одного або декількох накопичувачів інформація відновлюється з резервного. А для довготривалого зберігання великих об'ємів інформації застосовуються архівні бібліотеки на основі CD або DVD-пристроїв.

Електронний архів Дубенської адміністрації характеризується масштабністю, що забезпечує зберігання необмеженої кількості документів і доступ необмеженої кількості користувачів, можливість побудови територіально розподілених архівів на різних типах носіїв, що достатньо зручно, оскільки він має складну структуру організації; універсальний, призначений для користувача інтерфейс; можливістю підключення до архіву через Інтернет-з'єднання; можливістю зберігання будь-яких форматів електронних документів, включаючи текстові, графічні, аудіо і відео; реєстрацією всіх операцій, що виконуються користувачами архіву, можливість отримання статистичних звітів. А також володіє спеціальним клієнтським розширенням, яке дозволяє безпосередньо зберігати документи в архіві з програм Microsoft Office, а також зберігати атрибути файлів у вигляді атрибутів картки.

Така організація електронного документообігу в цілому дозволяє Дубенській адміністрації вирішити комплекс завдань, які необхідно вирішувати в процесі повсякденної роботи. При такій організації електронний документообіг не просто частково, а повністю захищений, за допомогою такої організації збільшилося раціональне використання людського ресурсу, що допомогло в свою чергу вірно збудувати модель управління, досягаючи поставлених завдань.

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в ДА та її підрозділах, засобом підвищення ефективності та здешевлення управлінської діяльності. Можна помітити, що автоматизація використовується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.

Програмно-технічні засоби автоматизації діловодних процесів сумісні і передбачають їх об'єднання в єдину корпоративно-обчислювальну мережу Дубенської адміністрації. З метою інтегрування документального середовища в єдиний інформаційний простір АІС «Адміністрація», а також оптимізації завантаження технічних засобів, запобігання їх простою, використовуються обчислювальні інформаційні мережі та технологія «клієнт-сервер». Комплекс програмно-технічних засобів Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» забезпечує збирання, обробку та передачу інформації в електронному вигляді, сумісному з інформаційними системами органів державного урядування. Керівництво Адміністрації та її підрозділів несе відповідальність за ефективність та дотримання посадовими особами правил використання засобів автоматизованої обробки інформації, а також знання посадовими особами правил користування в межах їх службових обов'язків програмно-технічними засобами АІС «Адміністрація».

Реєстрація документу є фіксуванням факту створення або надходження документу шляхом позначення на ньому реєстраційного номеру з подальшим веденням в електронній базі даних діловодства «Документ» (далі - БДД «Документ») Дубенської адміністрації, відповідних відомостей про цей документ.

Приймання вхідних документів, що надійшли до центрального апарату ДА та призначені для опрацювання, здійснюється в загальному відділі Управління справами спеціально призначеними для цього працівниками (діловодами) або іншим співробітником за вказівкою працівника підрозділу.

Рух документів за резолюціями керівника в межах підрозділу фіксується діловодом в БДД «Документ» центрального функціонального вузла Автоматизованої інформаційної системи Дубенської адміністрації (далі - АІС «Адміністрація»).

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка (Додаток 7). Склад обов'язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ДА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контролю мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необхідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

Основною одиницею обліку в системі є РК (реєстраційна картка) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку (Додаток 6). При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп'ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з'ясовує стан роботи з ним і тримає це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з'ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»).

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД «Документ» лише за умови наявності письмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов'язково додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповнення в БДД «Документ» обов'язкового реквізиту, який встановлює логічний зв'язок між вихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором БДД «Документ» по робочих станціях Локальної обчислювальної мережі центрального функціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про виконання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.