Документування господарських операцій

Размещено на http://www.allbest.ru/

32

Зміст

Вступ

1. Поняття документу, діловодства, документування та документообігу

2. Поняття і види первинних документів

3. Поняття і види облікових регістрів

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Кожному бухгалтеру відомо, наскільки важливим є правильне і своєчасне оформлення первинних бухгалтерських документів, без яких ведення бухгалтерського обліку просто неможливе. Для усіх видів підприємств, а особливо для підприємства, що має велику кількість товарно-матеріальних цінностей, ефективна організація документообігу є особливо актуальною.

Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням. Документування пронизує весь процес ведення бухгалтерського обліку та є базою для складання облікових регістрів і бухгалтерської звітності.

Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Як елемент методу бухгалтерського обліку документування є складовою бухгалтерського спостереження - збору інформаційних даних про факти господарського життя та їх реєстрації у первинних документах.

У процесі спостереження відбуваються: опис фактів господарського життя; фіксація даних про них на матеріальних носіях - документах; зберігання і передача інформаційних даних для бухгалтерської обробки.

Метою дослідження є з'ясування сучасного призначення документування, як основної бази складання різних форм бухгалтерської звітності підприємства.

В курсовій роботі поставлені і вирішені такі завдання:

- вивчення і аналіз наукової літератури з даної теми;

- дослідження нормативної бази, що регламентує документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку;

- проведення аналізу організації документування господарських операцій.

1. Поняття документу, діловодства, документування та документообігу

Документом називають будь-яке офіційне свідчення та доказ достовірності дії предмета чи поняття. Документи мають правове та господарче значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворити факти діяльності установи, підприємства чи організації, знаходити в закінчених й переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для оперативної поточної роботи так і для історії.

Документ - основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш значними ознаками схожості та відповідності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі друкування їх справи.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони є писемним доказом, джерелом відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Документи класифікують за такими ознаками:

1. спосіб фіксації інформації;

2. зміст;

3. назва;

4. вид;

5. складність;

6. місце складання;

7. термін виконання;

8. проходження;

9. гласність;

10. юридична сила;

11. стадія виготовлення;

12. термін зберігання;

13. рід діяльності та ін.

Засоби фіксації інформації розрізняють такі:

- письмові. До яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об'єкту передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні;

- фотодокументи, такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові.

За видами документи поділяються на:

- типові, що розробляються винними органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським методом незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За місцем складання розрізняють такі документи:

- внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

- зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

За строками виконання:

- термінові - це документи зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

- дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

- нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства, організації, установи.

Ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

За стадіями створення:

- оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

- копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

- виписка (витяг) - оформлюється за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину;

- дублікат відтворюється, якщо документ загублено, Юридичний оригінал і дублікат рівноцінні.

За складністю документи бувають:

- прості (односкладові), що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За строками зберігання:

- постійного;

- тривалого (понад 10 років);

- тимчасового (до 10 років) зберігання

За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом

За носієм інформації: оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв'язок.

Структура - відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об'єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об'єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система в цілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі.

По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ - це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії. Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов'язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях.

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа - скоординована більшість документів, взаємозв'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі).

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляр-зразка.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документу, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Перелік реквізитів документів наведений в табл.1.

Розрізняють постійні і змінні реквізити.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Таблиця1. ? Перелік реквізитів документів

№з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
1.	Державний герб України	Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації
2.	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3.	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
4.	Код підприємства, установи, організації	У верхньому правому кутку
5.	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
6.	Повна назва установи, організації або підприємства - автора документу	У верхньому лівому кутку.
7.	Назва структурного підрозділу	У лівому верхньому кутку
8.	Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку	У верхньому лівому кутку
9.	Назва виду документу	Зліва або посередині сторінки (крім листів)
10.	Дата	Датується днем його підписання або затвердження. На бланках - у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва. Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати
11.	Індекс	У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: №36-10/2007
12.	Посилання на індекс та дату вхідного документу.	У верхній частині документу: дата та індекс: на №36-10/27 від 10.03.2009 р.
13.	Місце укладання документа	У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.
14.	Гриф обмеження доступу до документа	З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРЕТНО»
15.	Адресат	З правого боку у верхній частині документу
16.	Гриф затвердження	У верхній правій частині документу
17.	Резолюція	Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку.
18.	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).
19.	Відмітка про контроль	З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»
20.	Текст	Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: - вступ; - доказ; - закінчення.
21.	Відмітка про наявність додатків	Частіш за все наприкінці тексту документу
22.	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять: - найменування посади (з лівого боку); - підпис (між назвою посади і прізвищем); - ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)
23.	Гриф погодження	Гриф погодження розміщують нижче реквізиту
		«Підпис»
24.	Віза	Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)
25.	Печатка	Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.
26.	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.
27.	Прізвище виконавця та номер телефону	Обов'язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
28.	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа
29.	Відмітка про наявність документа в електронній формі	Містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.
30.	Відмітка про надходження	Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів. Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

У їх повсякденній оперативній роботі з`являється потреба в ділових паперах - службових документах, за допомогою яких оформляються трудові правовідносини з працівниками, здійснюються управлінські зв'язки, необхідні для вирішення поставлених завдань, юридично закріплюються функції, права і обов'язки трудових колективів та окремих посадових осіб.

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство - це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Процес створення документа називається документуванням. Система документування - це сукупність процесів по створенню всіх видів документації, які відображають діяльність установи чи підприємства.

Документування включає в себе всі операції по підготовці, складанню, погодженню, оформленню і виготовленню документа.

Система документування передбачає наявність відповідних вимог і норм створення документів. Ці норми повинні бути закріплені законодавчими актами, відповідними нормативними документами про діловодство, інструкціями.

Комплекс робіт з готовими документами, створеними на конкретному підприємстві, в установі чи організації, а також з одержаними зі сторони називається документообігом. В зміст документообігу включаються такі процеси:приймання документів, реєстрація, контроль виконання, довідково-інформаційна робота, зберігання і використання документації, рух документів по структурних підрозділах і виконавцях.

2. Поняття і види первинних документів

документ господарський обліковий регістр

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Значення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велике. Документ - це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно 30% усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарських операцій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.

Слід відмітити, що різні нормативно-законодавчі акти по різному дають визначення первинних документів (табл. 2). Найповнішим визначенням первинного документа є таке: первинний документ - документ, що складається у момент здійснення господарської операції або безпосередньо після її завершення, фіксує господарську операцію та підтверджує її здійснення, є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та відображення на рахунках бухгалтерського обліку.

Таблиця 2. ? Поняття «первинні документи» у різних нормативно-законодавчих актах

№з/п	Нормативно-законодавчий акт	Визначення
1	ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» (ст. 1)	Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення
2	ЗУ «Про інформацію» (ст. 27)	Первинний документ - це документ, що містить у собі вихідну інформацію
3	Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку	Первинні документи це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення
		Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення
4	Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банках України	Підставою для бухгалтерського обліку операцій банку є первинні документи, які фіксують факти здійснення цих операцій
5	Положення про організацію операційної діяльності в банках України	Первинний документ - документ, який містить відомості про операцію та підтверджує її здійснення
		Підставою для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками бухгалтерського обліку є первинні документи

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація - першим етапом облікового процесу.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Усі первинні документи різняться як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги: мінімум документів - максимум корисної інформації. Щоб забезпечити виконання цієї вимоги, треба добре знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто їх класифікацію.

Класифікація первинних документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї-двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками. У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів. У 70-80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.

За призначенням первинні документи поділяють на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення, комбіновані.

До розпорядчих документів відносять накази, розпорядження, завдання щодо здійснення господарської операції. Накази, розпорядження, завдання - це особлива група документів, яка не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення. Отже, розпорядчі документи відіграють другорядну роль (до того ж багато які з них залишаються невиконаними з різних причин).

Відтак службові особи, виконуючи накази і розпорядження керівництва підприємства, зобов'язані подбати про оформлення тих конкретних первинних документів, на підставі яких будуть одержані або видані відповідні кошти, необоротні та оборотні активи. Це можуть бути чеки на одержання грошей у банку з наступним оформленням прибуткового касового ордера, платіжні доручення на переказування коштів на погашення зобов'язань підприємства, видаткові касові ордери (підписані керівництвом і головним бухгалтером підприємства) на видачу коштів підзвітним особам, довіреності на отримання матеріальних цінностей з відповідними первинними документами (рахунок-фактура, накладна, квитанції), що підтверджують дійсність проведення операції, та ін.

Названі первинні документи (прибуткові та видаткові касові ордери, рахунки-фактури, накладні, квитанції, платіжні доручення) є водночас і виправдними (виконавчими) документами, що фіксують економічні та правові відношення між структурними підрозділами підприємства, між підприємством і його працівниками, внутрішніми та зовнішніми суб'єктами господарювання. Треба пам'ятати також, що первинні документи як такі до бухгалтерії не подаються, а зберігаються при відповідних звітах, реєстрах матеріально відповідальних та різних посадових осіб (авансові звіти, звіти касирів, комірників, завідувачів складів, баз, виписки банку з розрахункового та інших рахунків підприємства).

Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії для підготовки облікових записів, їх скорочення та спрощення. До них належать різні бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, розрахунки розподілу непрямих витрат, журнали-ордери, меморіальні ордери, звітні калькуляції і т.п.

До комбінованих належать такі документи, які поєднують ознаки кількох груп документів, наприклад, розпорядчих і виправдних, або розпорядчих, виправдних і бухгалтерського оформлення. Прикладом комбінованого документа може бути авансовий звіт, який складає підзвітна особа.

За місцем складання документи бувають внутрішніми (складаються на підприємстві й обертаються в його межах) та зовнішніми (складаються на підприємстві або за його межами, але обертаються між підприємствами й організаціями).

Суттєве значення має побудова первинних документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні). За умов ручної обробки інформації однорядкові первинні документи зручніші. Найбільш поширеною формою однорядкового документа є прибутковий ордер на оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. Але цей метод обробки і накопичення інформації внаслідок постійного збільшення кількості сучасних господарських операцій та ускладнення їхнього характеру себе вичерпав. А тому все частіше застосовують багаторядкові первинні документи і цей процес є безальтернативним.

У класифікації первинних документів не береться до уваги спосіб їхньої обробки - вручну, автоматизовано чи змішано. Це означає недоцільність запровадження такої класифікаційної ознаки, як «техніка складання і опрацювання документів».

Елементарними неподільними одиницями економічної інформації, які входять до первинного документа, є його реквізити. Реквізити поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави.

Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об'єкта, що описується (час і місце операції, прізвище, ім'я виконавця, назва операції тощо).

Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного сенсу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні один з одним.

Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» основною вимогою до первинних документів є наявність обов'язкових реквізитів:

- назва документа (форми);

- дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

- особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Загальна класифікація реквізитів первинних документів зображена на рис. 1.

Обов'язкові реквізити - такі реквізити, які обов'язково повинні міститися на первинних документах (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили та доказовості. При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду. Обов'язкові реквізити законодавчо визначені та зазначені у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» і Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку затверджене наказом Міністерства фінансів України №88. Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для бухгалтерського обліку. Обов'язкові реквізити поділяються на стандартні та підпис.

Размещено на http://www.allbest.ru/

32

Рис. 1. ? Класифікація реквізитів первинних документів

Стандартні реквізити первинних документів - такі реквізити,що містять загальну інформацію про зміст господарської операції, здійснення якої підтверджує даний первинний документ. До стандартних реквізитів слід віднести: назву документа (форми), дату і місце складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

Підпис - це обов'язковий реквізит, який дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Згідно ст. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Саме тому необхідно виділити 3 види підпису: власноручний підпис,факсиміле та електронний підпис (для електронних документів). Власноручний підпис - прізвище або ініціали, написані власноручно під текстом чи малюнком, як свідчення авторства.

Наступним видом підпису є факсиміле. В нормативних документи не дається визначення поняття «факсиміле», тому скористаємось визначенням, зазначеним у Великому тлумачному словнику сучасної української мови: Факсиміле - кліше, печатка, за допомогою яких можна багаторазово відтворювати власноручний підпис. Іншими словами, це аналог власноручного підпису. Частина 3 ст. 207 Цивільного кодексу передбачає, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Необов'язкові реквізити - це такі реквізити, що надають додаткову інформацію та можуть міститися в первинних документах. До необов'язкових реквізитів відносяться: позначки про зміни та доповнення, позначка часу та додаткові реквізити.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. Додаткові реквізити - реквізити, що містять уточнюючу інформацію про господарську операцію, здійснення якої підтверджує даний первинний документ. До них відносяться: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

3. Поняття і види облікових регістрів

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Оскільки в обліку відображається наявність та рух усіх засобів підприємства, джерел їх утворення та здійснюваних господарських процесів, для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка б найбільш повно його характеризувала, відображаючи його специфічні особливості.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в облікових регістрах.

Облікові регістри - це носії інформації встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, відображення, накопичення, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами, на рахунках бухгалтерського обліку.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і повне відображення господарських операцій в облікових регістрах - одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

Запис у регістрах бухгалтерського обліку виконується на підставі первинних облікових документів, які фіксують факти виконання господарських операцій і розпоряджень (дозволів) на їх проведення, накопичують і систематизують інформацію первинних документів. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Перенесення інформації має здійснюватися у порядку надходження первинних документів до місця обробки (бухгалтерії) або не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну звітність, наприклад, нарахування і виплату заробітної плати, складання бухгалтерської, статистичної звітності тощо.

Регістри бухгалтерського обліку мають містити назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів.

Підприємства, які складають облікові регістри на машинних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для прочитання вигляді.

Облікові регістри складаються щомісяця і підписуються виконавцями та головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюють із застосуванням, щонайменше, коду класів рахунків і коду синтетичного рахунка. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Інформація про господарські операції, здійснені підприємством за певний період, в облікових регістрах переноситься у згрупованому вигляді до бухгалтерської звітності підприємства (Додаток В).

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосовують різноманітні за формою, змістом, способом відображення і нагромадження інформації облікові регістри. Склад облікових регістрів залежить від прийнятої на підприємстві форми бухгалтерського обліку. Класифікація облікових регістрів представлена на рис. 2.



Размещено на http://www.allbest.ru/

32

Рис. 2. ? Класифікація облікових регістрів

У бухгалтерському обліку за зовнішнім виглядом використовують такі облікові регістри: книги, картки, окремі листки.

Бухгалтерські книги застосовують для ведення записів із синтетичного й аналітичного обліку. В них всі листки зброшуровано, пронумеровано, на останній сторінці вказано кількість сторінок, з підписом керівника, головного бухгалтера, а також скріплено печаткою. Бухгалтерські книги - раціональний та надійний спосіб збереження облікових регістрів. Вони досить широко застосовуються для ведення обліку коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів.

Так, облік коштів у касі підприємства при всіх формах обліку ведуть у Касовій книзі. Проте книги мають суттєві недоліки, які обмежують їх застосування в обліку. Зокрема, облік у книгах більш громіздкий, ніж в інших регістрах, що утруднює поділ праці облікових працівників і автоматизоване опрацювання облікової інформації; при великому обсязі книги неможливо швидко знайти рахунки, розміщені у книзі, що знижує продуктивність праці облікових працівників; у книгах залишається значна кількість невикористаних аркушів, що зумовлює їх неекономічність.

Облікові регістри-картки. Прикладом можуть бути картки кількісно-сумового обліку матеріалів. Картки не скріплюються між собою і зберігаються у спеціальних ящиках. Для забезпечення збереження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.

Картки ведуть на підприємствах, де не застосовується обчислювальна техніка для відображення аналітичних даних (докладний опис про об'єкт обліку) за кожною номенклатурою обліку (товарно-матеріальних цінностей, основних засобів тощо). Залежно від обліковуваного об'єкта картки аналітичного обліку поділяють на картки кількісно-сумового обліку, призначені для обліку товарно-матеріальних цінностей, картки контокорентної форми, призначені для обліку розрахунків, та багатографні, призначені для обліку витрат на виробництво. Крім типових форм карток, в обліковій практиці застосовують інші спеціальні форми, як наприклад, картки складського обліку, інвентарні картки тощо. Зібрані разом картки складають картотеку, яка розділяється за певними ознаками.

Облікові регістри-листки мають стандартний формат, кожний з них призначений для обліку певних операцій і залежно від цього має специфічний зміст. До таких листків належать журнали-ордери, відомості, розроблювальні групові таблиці тощо. У них, як правило, систематизують інформацію, необхідну для контролю й економічного аналізу.

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного, аналітичного обліку та комбіновані.

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відомостях) документів. Регістри синтетичного обліку бувають хронологічні (реєстраційний журнал), систематичні (головна книга) і комбіновані (книга Журнал-головна, журнали-ордери).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображуваній операції.

Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники.

Крім того, відпадає необхідність в порівнянні записів на аналітичних і синтетичних рахунках: у такому регістрі підсумки записів на аналітичних рахунках служать підставою для бухгалтерських записів на синтетичних рахунках або замінюють їх.

Прикладом такого комбінованого регістру є журнал-ордер до кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", в якому протягом місяця реєструють розрахунково-платіжні документи кожного постачальника за одержані матеріальні цінності і надані послуги і роблять відмітки про оплату їх. Записи роблять в розрізі кореспондуючих рахунків. Місячні підсумки цього журналу-ордера дають узагальнені (синтетичні) показники по кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками". Аналогічно побудовано також журнал-ордер з обліку розрахунків з підзвітними особами

За видами бухгалтерських записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та змішані (комбіновані).

Хронологічними називають такі облікові регістри, в яких записи здійснюють у календарній послідовності відповідно до часу здійснення і оформлення господарської операції (реєстраційний журнал операцій, касова книга тощо). Особливе значення цих регістрів полягає в їх оперативній та контрольній функціях, характеристиці руху об'єктів обліку.

Систематичні облікові регістри призначені для відображення у визначеній послідовності з певним групуванням однорідних за економічним змістом операцій на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках (Головна книга, картки складського обліку та ін.).

Комбіновані - це такі регістри, в яких поєднано хронологічні та систематичні записи (книга Журнал-Головна, журнали-ордери, відомості тощо).

За своєю будовою (формою) облікові регістри розрізняються односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

В односторонніх облікових регістрах подають дані про господарську операцію, суму якої записують за дебетом або за кредитом відповідного рахунка. В односторонніх регістрах уся облікова інформація розміщена з однієї сторони (як правило, праворуч). Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.

Контокорентні - регістри, призначені для обліку розрахунків з різними контрагентами.

Кількісно-сумові - регістри, в яких проводиться облік матеріальних цінностей в натуральному і грошовому вимірниках.

Кількісно-сортові - регістри, призначені для обліку кількості товарно-матеріальних цінностей за ознаками сорту.

Прикладом таких регістрів є Касова книга, картки аналітичного обліку розрахунків, Книга складського обліку, картки кількісно-сумового обліку матеріалів тощо.

Двосторонні регістри складаються з двох частин: ліва призначена для обліку дебетових записів, права - для кредитових. До таких регістрів належить Головна книга.

У багатографних регістрах одна із граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф для деталізації записів. Прикладом такого регістру є картка аналітичного обліку витрат виробництва, в якій за дебетом рахунка «Виробництво» розшифровуються витрати, що списуються з багатьох інших рахунків.

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи суми господарських операцій в таких регістрах роблять тільки один раз у клітинці на перетині стовпчика і рядка таблиці, що означає кредит одного рахунка та дебет іншого. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис здійснюється в один робочий прийом. Шахова форма є характерною ознакою журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

Записи господарських операцій у регістрах називаються обліковою реєстрацією. Порядок облікової реєстрації регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та інструкцією про його застосування.

У регістрах синтетичного та аналітичного обліку систематизується інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Облікові регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвище і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Виходячи з потреб діяльності і управління підприємство може пристосувати регістри бухгалтерського обліку відповідно до специфіки своєї роботи з дотриманням вимог:

- єдина методологічна основа (принцип подвійного запису); - взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліків;

- суцільне відображення усіх господарських операцій в регістрах обліку на підставі первинних облікових документів;

- накопичення і систематизація даних первинних документів у розрізі показників, необхідних для управління і контролю за господарською діяльністю малого підприємства, а також для складання і подання бухгалтерської звітності і декларації з оподаткування.

У разі складання та зберігання облікових регістрів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимоги інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство повинне вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їхнє належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, облікових регістрів і звітності протягом терміну, але не менше 3 років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Підприємства для перевірки правильності складання облікових регістрів можуть застосовувати оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках бухгалтерського обліку Головної книги після занесення до неї оборотів із всіх журналів.

Обороти за дебетом рахунків і кредитом рахунків також мають бути рівними. Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів використовується для складання фінансової звітності.

Первинні документи та облікові регістри можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень.

Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучають. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

Висновки

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління.

Організація бухгалтерського обліку забезпечує своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій суб'єкта господарювання.

Це надає можливість здійснювати контроль за збереженням майна власника, зокрема, за зберіганням матеріальних і грошових цінностей. Крім того, документування є основою для нагляду за діяльністю осіб, наділених правами розпорядження майном підприємства.

Складання первинних документів відбувається безпосередньо на підприємстві. Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в облікових регістрах.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного управління, економічного аналізу діяльності підрозділів і підприємства в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і повне відображення господарських операцій в облікових регістрах - одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

Регістри бухгалтерського обліку містять назву, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Форми облікових регістрів рекомендуються Міністерством фінансів України або розробляються міністерствами і відомствами за умови дотримання загальних методологічних принципів.

Провівши аналіз організації та техніки документування господарських операцій підприємством можна сформувати наступні висновки і пропозиції:

- для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала пришвидшення руху документів під час їхнього оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передавання на зберігання в архів після запису в облікові регістри;

- для ефективної господарської діяльності підприємство повинне вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їхнє належне зберігання протягом встановленого строку;

- завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності;

- щоб забезпечити рівномірний рух документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів необхідно розробити графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.

Список використаних джерел

1. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. - К.: КНЕУ, 2000. - 260 с.

2. Бардаш С.В. та ін. Контроль і ревізія. Практикум. Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит» / С.В. Бардаш, В.А. Дерій, Н.І. Петренко. За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир: ЖІТІ, 2000. - 384 с.

3. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підруч. для студ. вищ. навч. закл. екон. спец. - 5-те вид., доповн. й переробл. - К.: А.С.К., 2000. - 784 с.

4. Бутинець Ф.Ф., Олійник О.В., Шигун М.М., Шулепова С.М. Організація бухгалтерського обліку: Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит»; 2-е видання, доповнене і перероблене - Житомир: ЖІТІ, 2001. - 576 с.

5. Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку. - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 592 с.

6. Бухгалтерський облік: Навч.-метод. посібник для самост. вивч. дисц. / Л.Г. Ловінська, Л.В. Жилкіна, О.М. Голенко та ін. - К.: КНЕУ, 2002. - 370 с.

7. Бутинець Ф.Ф., Виговська Н.Г., Малюга Н.М., Петренко П.І. Контроль і ревізія: Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів. / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - 3-є вид., доп., і перероб. - Житомир: ПП «Рута», 2002. - 544 с.

8. Пилипенко А.А., Отенко В.І. Організація обліку і контролю: Навч. посібник. - Харків: Вид. ХДЕУ, 2002. - 288 с.

9. Сопко В.В., Завгородній В.П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: Підручник. - К.: КНЕУ, 2004. - 412 с.

10. Пилипенко А.А., Отенко В.І. Організація обліку і контролю: Підручник. - Харків: ВД «ІНЖЕК», 2005. - 424 с. Укр. мова.

11. Білоусько В.С., Бєлєнкова М.І. та ін. Теорія бухгалтерського обліку: навчальний посібник. / за ред. В.С. Білоусько/ Харк. нац. аграр. університет ім. В.В.Долугаєва. - Х., 2006. - 307 с.

12. Лень В.С. Організація бухгалтерського обліку: Навчальний посібник рекомендовано МОН України. - К.: ЦУЛ, 2006. - 696 с.

13. Усач Б.Ф. Контроль і ревізія: Підручник. - К.: Знання, 2007. - 263 с.

14. Чебанова Н., Чупир Т., Чупир В. Організація бухгалтерського обліку. Х.:

Фактор, 2008. - 480 с.

15. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник для студентів спеціальності «Облік і аудит» вищих навчальних закладів / За ред. проф. Ф. Ф. Бутинця. - 4-те вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП. «Рута», 2002. - 688 с.

16. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. / за ред. М.В. Кужельного. - 3-тє вид. - К.:Видавництво А.С.К., 2004. - 266 с.

17. Загородній А.Г., Партин Г.О., Пилипенко Л.М. Бухгалтерський облік: Основи теорії та практики. Підручник. - 4-те вид. перероб. і доп. - К.: Знання, 2007. - 550 с.

18. Кундря-Висоцька О.П.: Організація обліку: Навчальний посібник. - Львів: ЛБ/НБУ, 2006. - 223 с.

19. Лилишенко О.В. Бухгалтерський облік: Підручник / О.В.Лилишенко. - К.: ЦУЛ, 2011. - 712 с.

20. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник / [Ф. Ф. Бутинець, Н.М. Малюга, І.В.Жиглей та ін.]; під заг. ред. Ф.Ф.Бутинця. - 8-те вид., доп. і перероб. - Житомир: ПП “Рута”, 2009. - 912 с.

Размещено на Allbest.ru