Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития

5.4. Обзор фотодокументов «Космодром Байконур», 1999 г. (откр.)

5.5. Списки организаций-источников комплектования РГАНТД, 2005 г.; (огр.)

5.6. Перечни номеров особо ценных фото и фонодокументов. (огр.)

Архивные справочники, функционирующие в РГАНТД в электронном виде, широко используются сотрудниками архива в своей непосредственной производственной работе и могут быть предоставлены исследователям в Читальном зале, если не имеют ограничения на доступ. В системе предусмотрена возможность пополнения этого блока новыми архивными справочниками, которые будут подготовлены в архиве. Автоматизированные информационные ресурсы РГАНТД / [Электронный ресурс] // РГАНТД. - http://rgantd.ru/content/avtomatizirovannye-informatsionnye-resursy-rgantd (дата обращения 04.12.2014)

2.2 Перспективы развития

Важнейшей частью историко-культурного наследия народов России и информационных ресурсов страны является Архивный фонд Российской Федерации. Наибольшая его часть, объемом 129,6 млн.ед.хр., в государственных архивах субъектов Российской Федерации, 40,9 млн.ед.хр. - хранится в федеральных архивах, 43,5 млн.ед.хр. - в муниципальных архивах. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся также в музеях и библиотеках (по некоторым данным - 7 млн.ед.хр.), организациях РАН (2,3 млн.ед.хр.). Документы Архивного фонда Российской Федерации отражают материальную и духовную жизнь общества и государства за период с XI в. до наших дней, содержат сведения, необходимые для обеспечения государственного суверенитета страны, ее внешнеполитической деятельности, эффективного функционирования всех государственных структур, развития экономики, науки и культуры, патриотического воспитания граждан России.

В общей системе мер по обеспечению сохранности и организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации является ст.19 Федерального закона Российской Федерации № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» ФЗ от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» / [Электронный ресурс] // Гарант.ру. - http://base.garant.ru/12137300/1/#block_1 (дата обращения 07.12.2014), в соответствии с которой документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации входит в число полномочий Федерального архивного агентства (Росархива), определенных Положением о нем, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290. Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290 / [Электронный ресурс] // Российская Газета. - http://www.rg.ru/2004/06/22/arhivagentstvo.html (дата обращения 07.12.2014) При реорганизациях органов управления архивным делом в субъектах РФ в условиях административной реформы функции государственного учета архивного фонда субъекта РФ передаются органу, ответственному за управление архивным делом субъекта РФ.

Сложившаяся в государственных и муниципальных архивах традиционная система учетных справочников обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием. Нормативной основой учета являются соответствующие правила и инструкции. Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в музеях и библиотеках, также нашли свое отражение в соответствующих правилах, утвержденных руководителями заинтересованных ведомств, а также в проекте новой «Инструкции по учету и хранению предметов Музейного фонда Российской Федерации», работу над которой завершает Федеральное агентство по культуре и кинематографии.

Реализация Росархивом и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации функции государственного учета документов осуществляется в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации Регламент государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения 07.12.2014). В основе организации этой работы - сосредоточение в органах управления архивным делом статистических (паспортных суммарных) и пофондовых (с указанием данных о составе и содержании каждого фонда) сведений об архивных документах по хранилищу, региону, Российской Федерации в целом. Разработка Регламента обеспечила расширение охвата статистическим централизованным государственным учетом на основе паспортизации хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Внедрение Регламента в практику работы государственных музеев и библиотек способствовало утверждению совместным приказом Минкультуры России и Росархива от 14.03.2000 № 167/3 «Инструкции по составлению паспортов государственных музеев и библиотек (в части документов Архивного фонда Российской Федерации)».

Однако проблема пофондового централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе страны в полном объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий, базирующихся на представлении хранилищами документов Архивного фонда Российской Федерации в органы управления архивным делом карточек фондов определенной формы, организуемых соответственно в фондовые каталоги региональных органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива, необходимость их автоматизации.

По указанным причинам возможности фондовых каталогов, а главное - ЦФК, практически не реализовывались. А между тем, ЦФК является не только главным элементом системы централизованного государственного учета, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда Российской Федерации. Автоматизация ЦФК позволяет реализовать его информационный потенциал как базы данных, имеющей широкую сферу применения, в том числе в области обеспечения в рамках действующего законодательства архивной информацией граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Росархив, начиная со второй половины 90-х годов, в рамках Программы информатизации архивного дела Российской Федерации, ведет плановую последовательную работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета, созданию системы автоматизированного государственного учета. Важный элемент ее - разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения.

Такими программными продуктами, утвержденными и рекомендованными к внедрению Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, являются программные комплексы (ПК) «Архивный фонд» (для хранилищ архивных документов) и «Фондовый каталог» (для органов управления архивным делом Российской Федерации). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в электронном и традиционном форматах. При этом сохранен определенный Регламентом порядок представления учетных информационных массивов, при котором государственные и муниципальные архивы заполняют БД «Архивный фонд» описаниями фондов и формируют паспорта архивов практически в автоматизированном режиме. Копия БД ежегодно направляется в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог», и в нем же формируются сводные паспорта архивов субъекта Российской Федерации. Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «ЦФК» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. Росархивом создан Центр информационных технологий, на который возложены функции ведения, автоматизированного ЦФК.

Эта организация работ закреплена во «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» Временный порядок автоматизированного государственного учета документов АФ РФ / [Электронный ресурс] // Портал «Архивы России». - http://www.rusarchives.ru/lows/vp.shtml (дата обращения 07.12.2014). Те архивы, которые ведут БД «Архивный фонд» в полном соответствии с «Временным порядком…», освобождаются от представления сведений в традиционной карточной форме.

Вопросы, связанные с автоматизацией государственного учета, неоднократно рассматривались коллегией Росархива. В рамках научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов состоялись совещания-семинары по изучению подготовленных Росархивом инструктивно-методических материалов по работе с ПК «Архивный фонд». Этой проблематике уделено особое внимание на состоявшейся в апреле 2003 г. научно-практической конференции «Тенденции и перспективы развития научно-справочного аппарата к документам государственных и муниципальных архивов».

Состояние автоматизации учета находится в прямой зависимости от обеспеченности соответствующих архивных учреждений компьютерной техникой. Решению этой проблемы способствовала подпрограмма «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)», в ходе ее реализации последние 4 года выделялись средства на приобретение техники. И тем не менее проблема остается острой, особенно в отношении муниципальных архивов, из которых лишь половина располагает техникой. Даже в относительно благополучных федеральных архивах на 10 специалистов приходится в среднем 3,3 компьютера. Всего по отрасли на 2 627 архивов имеется 4 032 компьютера, из которых 454 - устаревших моделей (PC386 и 486).

В результате мер, предпринимаемых Росархивом и другими учреждениями отрасли, активизируется процесс создания системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Отраслевой программный комплекс «Архивный фонд» ведут практически все федеральные архивы, 142 (67%) государственных архива субъектов Российской Федерации и 573 (24%) муниципальных архива, программный комплекс «Фондовый каталог» - 33 органа управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Автоматизированная система ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов и ежегодно увеличивая информационный ресурс автоматизированных фондовых каталогов органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации и ЦФК Росархива, в состав которого включена информация о более чем 380,0 тыс. фондах, что составляет 45,3% от числа хранящихся в федеральных, государственных субъектов Российской Федерации и муниципальных архивах.

Однако, работа по созданию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации еще далека от своего завершения. Действующая в отрасли нормативная база по учету нуждается в переработке с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и результатов проделанной работы.

Недостаточными темпами расширяется охват автоматизированным государственным учетом хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации. Остаются вне системы автоматизированного государственного учета архивные документы, хранящиеся в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, а также в федеральных органах исполнительной власти и организациях (в том числе академиях наук Российской Федерации, имеющих государственный статус), осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в законодательно установленном порядке.

Не решены вопросы организации широкого использования информационного потенциала ЦФК Росархива.

Таким образом мы выяснили работу автоматизированной системы учёта и поиска документов в Российском Государственном Архиве Научно-Технической Документации. Система учёта документов развивается, но недостаточно быстро и не успевает за временем, что замедляет исполнение запросов граждан Российской Федерации, а также сильно нагружает работников, а количество документов с каждым годом становится всё больше и вряд ли оно станет меньше, даже с учётом современных технологий.

Заключение

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения.

Обеспечивая вечное хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации -- общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Таким образом, в заключение данной работы можно сказать следующее: учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Литература

1) А.Г. Голиков «Архивоведение отечественной истории». - М.: «Академия», 2008. - 172 с.

2) О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова «Архивоведение». - Пенза: ПГУ, 2005. - 132 с.

Размещено на Allbest.ur