Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Индустриально - педагогический колледж

Отделение «Автоматизация информационных и технологических процессов»

курсовая работа

по дисциплине «Архивоведение»

Принципы организации документов в пределах архивов по фондам, объединенным фондам, коллекциям

Содержание

Введение

1. Виды архивных фондов

1.1 Комплектование архивного фонда

1.2 Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы

2. Комплектование коллекций и фондов личного происхождения

2.1 Виды архивных коллекций

2.2 Фонды личного происхождения

3. Организация документов в Государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Оренбургской области»

3.1 История развития Областного архива

3.2 Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области

Заключение

Список использованных источников

Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Все аспекты создания и работы архивов изучает специальная дисциплина-архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет.

В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную организацию архивного дела как отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

Одни архивы возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации. Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов архивного фонда зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда. Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством. Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

1. Виды архивных фондов

1.1 Комплектование архивного фонда

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения.

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации. Основу деятельности архивариуса составляют:

- организация работы архива;

- ответственность, в том числе и уголовная.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях -- стажировку. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации.

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника -- представителя структурного подразделения. Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации. Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям. [1]

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев -- для временного пользования другими организациями. Организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки. В течении времени от одного года до трех лет дела, хранящееся в архиве организации перелаются на хранение в государственный архив.

Функционирование данного архива осуществляется с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд -- учетная и классификационная единица Архивного фонда РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой.

Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд. Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем. Часть документального фонда, имеющая историческое, политическое, народно-хозяйственное, научное, социальное, культурное значение составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению. Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим. Работа по фондированию документов осуществляется:

1) в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

2) в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в госархивы;

3) в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправление ошибок фондирования, описания документов, переработки описей.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединённых архивных фондов, архивных коллекций). В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. [1]

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы. Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций (учитывая дальнейшее пополнение фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой. При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

1.2 Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности.

Экспертиза ценности документов организации проводится по-стоянно действующей экспертной комиссией (далее ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами. ЭК организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек. [2]

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответ-ствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведом-ственных архивов.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Форма «Лист-заверителя дела» представлена в Приложение А. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Внутренняя опись дела представлена в Приложении Б. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию:

- наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- регистрационный номер дела;

- номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

- дату дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле.

На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи. Опись дел -- это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:

- на дела постоянного хранения;

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- на дела по личному составу;

- на дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

- на служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- регистрационный номер дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Передача дел на хранение в государственный архив осуществляется приемом документов от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема - передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в госархив.

Таблица 1 - Сроки хранения документов в государственном архиве

Источники комплектования	Срок передачи, лет
Федеральные органы гос. власти; Генеральная прокуратура РФ; гос. объединения; учреждения, организации и т.д	15
Органы гос. власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и т. д	10
Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения, предприятия сельского хозяйства	5
Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности в установленном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности	10

Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет. Основным документом на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема - передачи документов на хранение. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив представлен в Приложении В. В акте указывается учреждение, передающее документы, и в архив, в который они поступают, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в госархив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

архив фонд хранение документ

2. Комплектование коллекций и фондов личного происхождения

2.1 Виды архивных коллекций

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединенных составителем коллекции по одному или нескольким признакам. Документы коллекций в зависимости от их характера и состава формируются в единицы хранения в соответствии с авторским (коллекция автографов), хронологическим (коллекция манифестов), географическим (коллекция открыток с видами различных стран) или тематическим (коллекция революционных листовок 1905 г.) признаком.

Для архивных документов в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей. В основе комплектования архивной коллекции лежит признак логической связи, т.е. она собрана искусственно.

В названии архивной коллекции обязательно указывается признак (признаки) объединения документов, а при необходимости и ее составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в том числе архив организации). В наименовании коллекции, поступившей в архив от частного лица, указывается характер или общее содержание коллекции, фамилия, имя, отчество коллекционера и даты его жизни.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

- составитель;

- время;

- условия создания;

- комплектование.

Хронологическими границами архивной коллекции являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в её состав. Коллекции могут быть сформированы частным лицом и поступать на государственное хранение или в составе личного архива коллекционера (как результат его собирательской деятельности), или отдельным комплексом документов без личного архива коллекционера. Если документы самого фондообразователя малочисленны по сравнению с собранной им коллекцией, весь комплекс документов считается коллекцией и получает соответствующее название.

Коллекции, поступающие на государственное хранение в составе личного архива фондообразователя или отдельными комплексами документов, расформированию по другим фондам не подлежат, даже, если объектом коллекционной деятельности являются не отдельные документы, а личные архивы других лиц. При поступлении в государственный архив отдельные разрозненные документы личного происхождения, из которых нельзя сформировать самостоятельный архивный фонд, могут объединяться самим государственным хранилищем в архивные коллекции.

Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов профессиональной принадлежности их создателей или по тематическому признаку. Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных документов во вновь образуемые фонды.

Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. Архивная коллекция вносится в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Архивные документы, сформированные в архивную коллекцию перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

Перемещение документов из одного фонда личного происхождения в другой не допускается. Исключение составляет передача отдельных документов из архивных коллекций, созданных государственным архивом, которая практикуется в двух случаях: при создании новых фондов личного происхождения; при атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов, хранящихся в архивных коллекциях.

Передача документов производится по акту, который составляется в двух экземплярах, утверждается руководством архива и передается в соответствующие дела фондов. Изменения вносятся одновременно во все учетные документы.

При единичных поступлениях документов на государственное хранение подлинники писем включаются в фонды адресатов. Если эти фонды отсутствуют или если адресаты не установлены, эти документы помещаются в фонды корреспондентов.

Если нет ни фондов адресатов, ни фондов корреспондентов, документы передаются в архивную коллекцию писем.

По результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания архивных коллекций, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляется акт описания документов архивной коллекции.

2.2 Архивные фонды личного происхождения

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода:

- личный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности отдельного лица;

- семейный фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности членов одной семьи (не более трех поколений: родителей, их детей и внуков);

- родовой фонд состоит из документальных материалов, образовавшихся в результате жизни и деятельности сменяющихся по прямой линии поколений одного рода и представителей боковых линий, связанных с основным родом общими имущественными и другими отношениями.

Незначительное количество документов членов семьи или родовых документов не превращает личный фонд в семейный или родовой; они включаются в состав личного фонда.

Особым видом личного архивного фонда является персональное собрание материалов отдельного лица, включающее в себя, кроме его личного фонда, все автографы и другие документы, а также материалы об этом лице. Персональные собрания могут создаваться только для наиболее крупных деятелей. К фондам личного происхождения относятся также коллекции документальных материалов, если они являются результатом деятельности собирателя (лица, семьи, рода).

Фонд личного происхождения хранят в государственных и местных госархивах. В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения. Документы таких фондов делятся на несколько групп. Главная из них: личные документы, документы создания фондообразователя (научная, творческая и др.), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

Коллекцией документальных материалов называется совокупность документов, объединенных по тематическому, номинальному, хронологическому и другим признакам. В архиве коллекция может включаться в состав личного фона собирателя или же храниться в качестве самостоятельного фонда. Коллекции могут создаваться архивами также из отдельных документов личного происхождения, поступивших из различных источников.

Полное наименование личного архивного фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, титула, если он есть, крайних дат его жизни, определения рода его деятельности или служебного положения. Если лицо более известно под псевдонимом, то в наименование фонда входит псевдоним, а настоящая фамилия, имя и отчество указываются вслед за ним в скобках.

В наименованиях фондов женщин, менявших фамилию при вступлении в брак, указывается фамилия, под которой они наиболее известны, а в скобках указывается девичья фамилия или фамилия в замужестве. Наименование семейных и родовых фондов состоит из фамилии семьи (рода), общего титула, если он есть, и входящих в наименование личного фонда сведений о каждом основном члене семьи (роде), представленном в фонде.

Архивные документы личного происхождения создаются из материалов, то есть всех документов, образовавшихся в результате жизни и деятельности лиц, которые являются их фондообразователями (Герои Советского Союза, Социалистического труда, научные работники, профессора, доктора наук, писатели, музыканты, художники и т.д.).

В состав личного архива могут входить:

- авторские рукописи, диссертации, монографии;

- автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания;

- личные документы, материалы общественной и служебной деятельности, материалы имущественно-хозяйственного характера и другие биографические материалы;

- личная, служебная и семейная переписка;

- фотографии фондообразователя; вырезки из газет и журналов со статьями, рецензиями о творчестве и деятельности фондообразователя.

При экспертизе ценности документов личного происхождения определяется их значимость для изучения науки, литературы, искусства, внутренней и внешней политики государства, социальных процессов, общественной жизни и т.д.

Хронологические границы фонда личного происхождения, как правило, определяются крайними датами жизни фондообразователя. Но могут и выйти за пределы жизни фондообразователя (лица, членов семьи, рода) в случаях:

1) если в состав фонда входят документы родственников фондообразователя по восходящей или нисходящей линии (по самой раннейи самой поздней дате их жизни);

2) если в семейный фонд входят отдельные более ранние и более поздние родовые документы.

В состав личных фондов государственных, военных, общественных деятелей, деятелей науки, народного хозяйства, культуры и просвещения, литературы и искусства входят творческие материалы, материалы служебной и общественной деятельности, переписка, биографические документы, материалы, собранные фондообразователем в связи с его работой и другими интересами, имущественно-хозяйственные и бытовые материалы, изобразительные материалы, материалы родственников.

Семейные и родовые фонды могут состоять из общих для всей семьи (рода) материалов и личных фондов отдельных членов семьи (рода). Материалы отдельных представителей рода или семьи, являющихся выдающимися деятелями в той или иной области человеческой деятельности, образующие значительные по объему комплексы, отличающиеся по составу от других семейных (родовых) материалов и слабо связанные с ними, могут быть выделены в самостоятельные личные фонды.

Творческие рукописи произведений писателей, композиторов, ученых и других деятелей и все другие виды творческих материалов (рисунки в фондах деятелей изобразительного искусства, проекты и чертежи в фондах архитекторов, изобретателей и пр.) принадлежат к фонду автора во всех случаях, когда нет прямых доказательств принадлежности их к другому хранящемуся в архиве фонду. Если произведение создано несколькими авторами, фонды которых имеются в архиве, то независимо от автографичности, способа воспроизведения и наличия помет, оно включается в фонд того автора, с материалами которого произведение поступило в архив.

Печатные материалы с рукописными пометами могут рассматриваться наряду с другими документальными материалами как составная часть архивного фонда. Дарственные надписи на печатных материалах принадлежат к фондам лиц, которым они подарены. Материалы, не подлежащие архивному хранению (картины, выполненные маслом, скульптура, фарфор, хрусталь, ордена, медали, личные вещи фондообразователя), передаются в музей или возвращаются владельцу. [4]

Процесс научно-технической обработки архивных фондов личного происхождения состоит из нескольких этапов:

- предварительный просмотр материалов и знакомство с литературой и источниками о фонде и фондообразователе;

- систематизация материалов по основным группам (первичный разбор);

- формирование единиц хранения и систематизация материалов,

- входящих в каждую из них;

- группировка материалов внутри основных групп;

- описание единиц хранения;

- расположение единиц хранения в соответствии со схемой

- систематизации дел фонда;

- шифровка материалов фонда;

- составление описи материалов фонда.

Работа по приему на постоянное хранение документов личного происхождения имеет свои особенности и носит многоаспектный характер. Первым шагом в этом направлении является работа по выявлению владельцев документов, изучение биографии, трудовой деятельности гражданина. Следующим шагом является установление личных контактов с гражданином, проведение встреч и переговоров о преимуществах передачи документов на хранение, оговариваются условия передачи документов, порядок доступа к документам, возможность и формы их использования.

Для успешного решения этих проблем от специалиста архивного учреждения требуются профессиональные навыки, умение установить нормальные человеческие контакты, а также способность разъяснить важность проводимой работы.

Документы от частных владельцев поступают на хранение по заявлению владельца этих документов, либо его родственников. В заявлении владелец документов вправе оговорить условия доступа к передаваемым документам.

Прием документов оформляется актом приема-передачи. Передача документов может производиться на безвозмездной, а также на платной основе. Эта форма приемлема только при наличии у государственного архива или архивного отдела финансовых средств. Кроме того, на платной основе приобретаются только подлинные документы. На возмездной основе документы могут быть приобретены с привлечением средств от субвенций, которые направляются муниципальным бюджетам на реализацию переданных государственных полномочий в сфере архивного дела. В этом случае управление государственной архивной службы проводит оценку состава и содержания документов и дает заключение о целесообразности их покупки.

Приобретенные документы хранятся в архивном отделе, но переходят в собственность той области, где они хранятся. Оплата приобретаемых документов производится безналичным расчетом путем перечисления средств на лицевой счет гражданина в любом отделении банка.

Документы, которые приобретаются у владельца личного фонда на средства муниципального бюджета, переходят в муниципальную собственность. Передача права собственности отражается в акте приема - передачи документов, один экземпляр которого передается владельцу документов, второй - архивному отделу.

Личные фонды могут поступать на хранение в государственный, либо муниципальный архив также на основании договора дарения. Особого внимания и подхода требуют вопросы использования документов личных фондов, т.к. порядок доступа к документам личного происхождения регламентируется федеральными законами "Об авторском праве и смежным с ним правах", "Об архивном деле в Российской Федерации". При соблюдении норм законодательства документы личных фондов могут использоваться при подготовке выставок, проведении конференций, различных информационных и учебных мероприятий с учащимися общеобразовательных школ, проведении юбилейных мероприятий и т.д.

Следующие процессы обработки фондов - группировка документальных материалов по единицам хранения, формирование и описание единиц хранения - производятся одновременно. К фонду составляется справочный аппарат, который состоит из:

- заявления фондообразователя с просьбой о принятии документов архивом;

- акта о приеме документов на постоянное хранение;

- предисловия к описи фонда;

- описи дел постоянного хранения;

- титульного листа к законченной и проверенной описи, оглавления, заверительной надписи.

Обработанный фонд вместе со справочным аппаратом поступает к хранителю фондов. Документальные материалы личного происхождения принимаются как от самих фондообразователей, передающих свои личные архивы или отдельные части архивов (лично или по завещанию), так и от лиц, владеющих архивом по праву наследования; а также от собирателей и коллекционеров; творческих союзов; от комиссий по творческому наследию.

В течение жизни и трудовой деятельности гражданина могут, также, создаваться комплексы документов по инициативе самого частного лица. К таким документам относятся:

1) дневники,

2) личная переписка,

3) наградные документы,

4) удостоверения,

5) результаты научной, творческой деятельности, а также фотодокументы.

Кроме того, в составе фондов личного происхождения может присутствовать и генеалогическая информация, представляющая интерес для биографов и генеалогов.

3. Организация документов в Государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Оренбургской области»

3.1 История развития Областного архива

Государственный архив Оренбургской области является крупным хранилищем ценнейших архивных материалов, отражающих историю не только нынешней области, но и соседних областей и республик, территории которых до Великой Октябрьской социалистической революции входили в состав обширного Оренбургского края. В архиве сконцентрировано около 600 000 ед. хр. за период с 1734 г. до наших дней.

В 1736 г. по Указу правительствующего Сената был создан Оренбургский губернский архив. Позднее, 9 декабря 1887 г., была учреждена Оренбургская ученая архивная комиссия (ОУАК), сыгравшая важную роль в культурной жизни Оренбурга конца ХIX - начала ХХ в. «9 декабря 1887 г. в квартире начальника Оренбургской губернии,» - читаем в деле из архивного фонда Оренбургской ученой архивной комиссии, - «состоялось первое учредительное собрание двадцати семи местных ученых лиц, принявших приглашение, и под председательством господина губернатора Н.А. Маслаковца выслушало отчет господина П.Н. Распопова о положении дела разборки генерал-губернаторского архива, который представлял обширный и богатый материал для изучения местного края во всех отношениях его исторического развития».

1917 год стал поворотным в судьбе нашего государства - произошла смена государственного строя, к власти пришли Советы. первого июня 1918 года Совет Народных Комиссаров РСФСР принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».

Пятнадцатого сентября 1919 года в Оренбурге было создано губернское управление архивным фондом (губархив). Эта дата считается днем рождения Оренбургского государственного архива, а в 1920 г. за архивом были закреплены два помещения: первое- бывший архив Духовной консистории, располагавшийся по ул. Троицкой (ныне - ул. Кобозева), второе- бывшее здание Музея на берегу реки Урал, утвержден штат сотрудников в количестве 3-х человек. С этого момента началось целенаправленное упорядоченное собирание архивных фондов из разных учреждений и зданий, «разбросанных по городу».

Тяжелые испытания пришлось пройти Оренбургскому архиву в XX веке - сохранить документы в разрушительный период войны, адаптировать работу архивистов к перестроечному периоду, обеспечить безопасность документального материала в лихие 90-ые, суметь приспособиться к новшествам XXI века. [5]

Учитывая многочисленные пожелания коллективов архивных учреждений страны, коллегия Федеральной архивной службы России своим решением от 5 марта 2003 г. установила профессиональный праздник - День архивов, определив датой 10 марта.

В настоящее время структура ГБУ «ГАОО» состоит из семи отделов: отдел научно-методической работы, отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов, отдел комплектования, архивов организаций и делопроизводства, отдел информационно-поисковых систем, отдел информации и публикации документов, отдел исполнения запросов, отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов. Рисунок «Структурная схема ГБУ «ГАОО» представлен в Приложение Г.

3.2 Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области

Организация документов, комплектование архива, этапы и порядок проведения экспертизы ценности в Государственном бюджетном учреждении «Государственный архив Оренбургской области» происходят в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук. Одними из основных источников комплектования являются такие учреждения и организации как:

- Городская клиническая больница № 1;

- ПО «Стрела»;

- ООО «Орский завод холодильников»;

- ОАО «Ореншаль»;

- «Оренбургский локомотивно-ремонтный завод»;

- Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования "Педагогический колледж им. Н.К. Кулугина города Оренбурга.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки. Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке:

- единицы хранения относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения производства;

- единицы хранения, содержащие планы, отчеты, сметы и материалы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- единицы хранения, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения располагаются по значимости функций организации (или в порядке значимости и логической взаимосвязи видов и разновидностей документов);

- единицы хранения, представляющие собой личные дела, систематизируются по годам увольнения и алфавиту фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости или хронологии. Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности. На кинодокументы и видеодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы различной цветности и размера; слайды (диапозитивы) различной цветности; позитивы, фотоотпечатки; фотоальбомы; диафильмы. На фотодокументы определенного вида составляется отдельная опись.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная. На фонодокументы определенного вида записи составляется отдельная опись. Электронные документы систематизируются по видам носителей информации (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты); внутри видов - по форматам представления информации и далее - по характеру зафиксированной информации.

Заключение

Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в архивах наиболее ценной части документов.

Вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, создание справочников системы НСА, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. И хотя работа по информационному обслуживанию организаций и граждан зачастую бывает тяжелой и кропотливой по объективным причинам - большое количество запросов при небольшом штате сотрудников архива, неудовлетворительное качество архивных справочников, отсутствие автоматизированных поисковых систем и т.п., - архивист должен помнить, что он не только хранитель, а одно из важнейших звеньев в цепи информационного обмена. Он должен прекрасно разбираться в целях, формах использования документов, знать виды информационных документов, составляемые в архиве в ответ на запросы, и правила их оформления.

Использование архивных документов в нашей стране базируется на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан.

Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы.

Список использованных источников

1 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

2 Закон Оренбургской области «Об архивном деле в Оренбургской области» от 17 августа 2005 г. N 2551.

3 Приказ «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской академии наук» от 18 января 2007 г. N 19.