Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

критерии ценности фондов личного происхождения;

критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

- история фонда и его состав;

- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать
и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

знание творческой и общественной деятельности автора документа;

время и место создания документа;

значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

- внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

- взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Совершенствование и развитие делопроизводства является основой качественного комплектования государственных архивов.

Большая часть документов, если не все документы, образуются в делопроизводстве любой организации независимо от формы собственности. Что касается «государственной» части документов, то они имеют уже судьбу прописанную законом. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

Прежде чем пройти экспертизу ценности документов и стать документом АФ РФ, необходимо побывать в делопроизводстве и ознакомится с номенклатурой дел, перечнями и таким образом знать сроки хранения, а возможно документ попадет и под влияние критериев, которые могут указать на бессмертность, то есть признать документ ценным либо особо ценным.

Из всего вышеуказанного, понятно, что на протяжении всей деятельности любой организации, государства образуются документы и для их классификации, сроков хранения, информационно-поисковой системы используется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются основные правила работы архивов организации. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, что помогает правильно организовывать документы в учреждениях, формировать дела, унифицировать сроки хранения в пределах одной ведомственной системы, что затем уменьшает затраты на упорядочение документов в указанный период хранения, а также обеспечивает сохранность документов и подготавливает к сдаче на государственное хранение. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Разработка вопросов экспертизы ценности документов и их взаимосвязи с организацией документов в делопроизводстве отражена в работах К.Г. Митяева. В начале 60-х годов XX века А.В. Елпатьевским было подчеркнуто значение перечня документов с указанием сроков хранения в правильной постановке делопроизводства и перенесении экспертизы документов непосредственно в делопроизводство, в сферу создания документов и формирования дел.

В соответствии с Основными правилами работы архивов от 2002 года организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Таким образом, составление номенклатуры дел в организации определяет сроки хранения документов, где становится очевидно, какие документы хранятся 10 а какие 75 лет. Это есть первый этап экспертизы ценности документов, который проводится в делопроизводстве.

Но с внедрением информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, которые ознаменовались не только очевидным ростом эффективности, но и высветили уже давно требующие решения проблемы, которые связаны с устаревшими технологиями организации хозяйственных и производственных процессов на предприятиях. К таким проблемам относится и парадоксальная на первый взгляд проблема неуклонного роста объемов бумажных документов. Эта ситуация напоминает 50-е годы прошлого века, когда все архивы были переполнены документами и часть из них уничтожалась, как макулатура. И как сказано уже выше, разрабатывались перечни и критерии, необходимые для нормальной работы, как архивов, так и организаций.

Что касается начала века XXI, то проблема роста объемов бумажных документов есть и сейчас.

Данная проблема типична практически для всех предприятий, независимо от их рода деятельности, формы собственности и отраслевой принадлежности. Если для промышленных предприятий и научно-исследовательских учреждений наиболее свойственны большие объемы конструкторской, технической и технологической документации, то наличие организационно-распорядительной документации, бухгалтерской отчетности и документов по кадровому учету характерно для любого предприятия. Часть этой документации хранится с «докомпьютерной эры», другая часть образовалась в результате существующей ныне системы учета и отчетности, которая предписывает хранить документацию в архивах в течение определенного срока.

Каждому предприятию приходится решать проблемы упорядочения документов: их брошюруют в тома и папки, внедряют системы картотек. Но даже при наличии организованной системы хранения документов ни их сохранность, ни тем более быстрый поиск и оперативное получение доступа к требуемому документу не гарантируется. Все чаще из-за сложности доступа к бумажным архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев отдельных исполнителей и целых подразделений.

Целесообразным для большинства предприятий решением проблемы организации работы с крупными объемами документов является перевод востребованной части (а лучше -- всей) документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. Именно электронные архивы становятся необходимыми условиями эффективной информационной поддержки работы предприятия в XXI веке.

Профессиональная система управления электронным архивом интегрируется в действующую информационную систему предприятия (например, ERP-систему). В дальнейшем электронный архив может стать единой основой всех информационных систем предприятия (ERP, CRM, CAD/CAM и др.).

И здесь главным фигурантом также является документ, если быть точнее электронный документ¹, который хранит информацию, где она представлена в электронно-цифровой форме. С появлением электронного документа появились и такие атрибуты как электронно-цифровая подпись. Останавливаться на данных понятиях я не буду, так как это не является объектом исследования данной работы, но появление новых технологий в сфере документоведения и архивоведения необходимо отметить. С появлением электронного документа появилось понятие электронный документооборот. Это новые понятия, которые прочно вошли почти во все сферы управления.

ГЛАВА 2. Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

2.1 Правовые вопросы регулирования экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании АФ РФ. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, образовались предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новы

х правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

* действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (2004 г.), Положение об Архивном фонде Российской Федерации (2003 г.)² и др.);

* типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

* нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела (Государственная система документационного обеспечения управления (1991 г.), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации (2002 г.), Основные правила работы архивов организаций (2002 г.) и др.).

2.1 3аконодательно-правовое регулирование экспертизы ценности документов в делопроизводстве в РФ

Говоря о правовом регулировании, необходимо прежде всего, обратится к Конституции Российской Федерации (1993 г.), являющемся главным документом государства и имеющей наивысшую юридическую силу на всей территории Российской Федерации. В Конституции РФ указываются виды законодательных актов, принимаемых в государстве:

Конституция;

п. 1 ст. 76 «федеральные конституционные законы и федеральные законы, имеющие прямое действие на всей территории Российской Федерации»;

п. 3 ст. 66 «федеральные законы об автономной области, автономном округе»;

* п. 2 ст. 66 «уставы края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, принимаемые законодательным (представительным) органом соответствующего субъекта Российской Федерации»;

* п. 1 разд. 2 и п. 4 ст. 66 договоры.

Кроме того, в Конституции в общих чертах прописан порядок принятия Конституции, внесения в нее поправок, пересмотра Конституции, а также порядок внесения, рассмотрения, принятия, подписания и обнародования законов. Конституция называет также виды актов, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ:

в соответствии со ст. 102 и 103 Совет Федерации и Государственная Дума принимают постановления, а вопросы внутреннего распорядка своей деятельности отражают в регламенте;

ст. 90 Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения;

ст. 115 Правительство Российской Федерации издает постановления и распоряжения.

Все документы, издаваемые согласно конституции, имеют государственное значение и поэтому требуют тщательной экспертизы ценности для дальнейшего пользования и последующего хранения.

Гражданский кодекс Российской Федерации (1994 г.) определяет правовой статус участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Как правило, эти положения в обязательном порядке оформляются документами, которые также подвергаются оценке и отбору на последующее хранение.

В Уголовном кодексе Российской Федерации (далее УК РФ) отражено государственное регулирование вопросов связанных с хранением документов. Кодекс предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждении документов. В ст. 164 УК РФ включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность. Ст. 243 включает нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (2001 г.) предусматривает ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в котором дано понятие экспертизы ценности документов, определен порядок включения архивных документов в состав АФ РФ.

Согласно ст. 6 данного закона архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав АФ РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Решение вопросов о включении в состав АФ РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями (далее ЭПК) федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов АФ РФ.

2.2 Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов в делопроизводстве в РФ

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический документ, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т. е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

* требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

правила формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

порядок выделения документов к уничтожению;

оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, были внесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

с указанием сроков хранения;

подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу - 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии командированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида - типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые, как было сказано выше, ориентировались на документы государственных учреждений. Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г.

В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (1996 г.)². Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000 г.) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989г.

Рассмотрим взаимосвязь этих двух перечней.

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.

Во-вторых, новый Перечень типовых документов распространяет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установления сроков хранения документов, созданных в 1980-1990-е гг. (до 1995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем 1989 г.

В-третьих, остается действующей вторая часть Типового перечня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организаций, например конструкторской, технологической, проектной, научно-исследовательской и другой подобного рода документации.

Само название нового Перечня типовых документов указывает на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового Перечня типовых документов распространяется и на документы негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь - при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

Если вы работаете в учреждении - источнике комплектования (или потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» необходимо использовать графу с указанием срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы: есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Постоянно».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласованию с ЭПК государственного или муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.

В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации.

Данный перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.

Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

В данной части исследования представляется необходимым остановиться на характеристике структуры перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная часть -- описательные статьи -- представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

порядковый номер;

наименование видов и разновидностей документов, иногда
указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для
планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.;

сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям
перечня;

примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.

Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством сейчас равна «75 лет ЭПК».

Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).

Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

общие положения;

структура и порядок применения перечня;

организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.

В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.

В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т. п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.

Одни и те же виды документов создаются в разных учреждениях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и размножаться». Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.

Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.

В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.

Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

Многозвенность перечней в 1980 -- 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования.

Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранить в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

Таким образом, в данной главе нами были исследованы и рассмотрены правовые основы регулирования экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций в 1990 - 2000-е годы, особое внимание было уделено экспертизе ценности документов по перечням.

2.3 Развитие ведомственных перечней

Государственный организм как сложная система органов, предприятий, учреждений состоит из отдельных организаций и ведомств. Ведомственная организация дополняется территориальной, причем в ряде случаев последний вид связей доминирует. Аппарат управления ведомства -иерархическая система специальных органов управления, занятых однородной деятельностью - является особым типом структурных единиц. Специфической разновидностью социальных управляющих систем, занимающих промежуточное место между макро-(госаппарат) и микро-(орган) уровнями управления, опосредствующим связи между аппаратом в целом и отдельными органами. В юридическом словаре говорится о том, что ведомство центральный орган государственного управления, образуемый в случае необходимости для руководства отдельными сферами хозяйственного и социально-культурного строительства. Примерами ведомств являются различные правительственные комитеты, министерства, службы. Цели, задачи, а также и сфера деятельности у них соответственно разная. И набор документов, кроме управленческих, тоже различен, поэтому целесообразно пользоваться ведомственными перечнями, которые разрабатываются специально для каждого учреждения учитывая деятельность каждого ведомства.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Ведомственный перечень включает как общий типовой состав документов, так и документацию, характерную именно для данного ведомства; для него характерны: многозвенновое построение, дифференциация сроков хранения документов по звеньям системы, что позволяет решить вопрос о сроках хранения конкретных категорий документов в соответствии с местом, занимаемым организацией в системе ведомства. Перечень как бы дает срез по вертикали отраслевой (ведомственной) документной системы, раскрывает ее структуру и определяет какие документы следует хранить и в каких архивах, а какие - выделить к уничтожению.

В практике составления перечней сложились примерные схемы построения для организаций производственной и непроизводственной сфер деятельности, служащие основой для составления схемы конкретного ведомства с учетом специфики его деятельности. При анализе ведомственных перечней выявляются одинаковые подходы в решении вопросов структуры, звенности, детализации статей и сроков хранения. Схемы построения перечней -- функционально-отраслевые. Перечни содержат систематическое перечисление видов документов по вопросам деятельности министерств и подведомственных им организаций. Особенностью ведомственных перечней является включение в их состав отраслевой, специфической документации, отражающей их основную производственную деятельность, представляющую исключительную значимость для выявления функций организаций, входящих в систему ведомства.

Основное назначение перечней документов, подлежащих приему на государственное хранение, состоит в определении состава документов, которые должны пополнить Архивный фонд страны. Составленный на основе единых требований к оценке документации различных сфер деятельности перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, является нормативным документом, устанавливающим виды, разновидности и группы документов, хранение которых в государственных архивах обязательно. Перечень является официальным сводом категорий и видов документов, которые государство считает необходимым хранить, т.е. как бы Данный перечень -- основа для составления других методических пособий по экспертизе и комплектованию, так как включает документные системы, общие для большинства отраслей и сфер деятельности. Перечни документов являются основным инструментом отбора документации на хранение. В современных условиях необходимо уточнение их положений.

Вопросы, связанные с созданием перечней, возникли в архивоведении в начале двадцатого века. Изначально применение перечней рассматривалось как метод установления групп документальных материалов, подлежащих и не подлежащих государственному хранению, и средство полного охвата всей документации ведомств до низовых организаций включительно.

В 1958 году А.В. Елпатьевский высказал мысль о целесообразности создания отраслевых перечней - по отраслевым группам ведомств.

В 60-е годы прошлого века А.В. Елпатьевским были проанализированы положительные и отрицательные стороны ведомственных перечней и сделан вывод о необходимости создания «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР». Затем было написано много работ, где давалось обоснование создания системы перечней видов и разновидностей документов подлежащих приему в государственные архивы: А.В. Елпатьевский, В.В. Цаплин, В.Н. Автократов, Э.В. Колосова и другие.

В 80-е годы XX века методическое и теоретическое обоснование роли и назначения системы перечней было дано в работах В.Р. Клейна, В.М. Мамонова, В.Н. Автократова, Н.А. Орловой, Л.Н. Крюковой, М.П. Илюшенко.

Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской федерации» 2004 года. В статье 17 сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о:

- перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статья 6), или

- отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статья 23).

При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М, 2007) рекомендуют руководствоваться:

- перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями):

- перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями).

Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные или, как их называют сегодня, отраслевые перечни¹. Было подготовлено более 100 таких документов.

В своей работе, в качестве примера я проанализирую два ведомственных (корпоративных) перечня: Перечень документов,

образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения от 8 августа 2005года (далее по тексту Перечень №1) и Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов от 15 мая 2005 года (далее по тексту Перечень №2). Рассматривая предложенные мной учреждения, детали истории каждого я опускаю за рамки данного исследования, но сначала проанализирую деятельность и функции каждого учреждения.

Центральный Банк Российской Федерации

Центральный Банк Российской Федерации (Банк России) был учрежден 13 июля 1990 года на базе Российского республиканского банка госбанка СССР. Подотчетный Верховному Совету РСФСР, он первоначально назывался Государственный банк РСФСР. 20 декабря 1991 г. Государственный банк СССР был упразднен и все его активы и пассивы, а также имущество на территории РСФСР были переданы Центральному банку РСФСР. Несколько месяцев спустя банк стал называться Центральным банком Российской Федерации.

В своей деятельности Банк России подотчетен Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, которая назначает на должность и освобождает от должности Председателя Банка России (по представлению Президента Российской Федерации) и членов Совета директоров Банка России (по представлению Председателя Банка Российской Федерации, согласованному с Президентом Российской Федерации).

Функции Центрального банка РФ определенные Конституцией РФ (ст.75), Законом «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (ст.22) и иными Федеральными законами, осуществляются независимо от федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов федерации и органов местного самоуправления. Банк России является юридическим лицом. Уставной капитал и иное имущество Банка России являются федеральной собственностью, при этом Банк России наделен имущественной и финансовой самостоятельностью. Банк России выполняет следующие функции:

- во взаимодействии с Правительством российской Федерации разрабатывает и проводит единую денежно-кредитную политику;

- монопольно осуществляет эмиссию наличных денег и организует наличное денежное обращение; является кредитором последней инстанции для кредитных организаций, организует систему их рефинансирования;

- устанавливает правила осуществления расчетов в Российской Федерации;

- устанавливает правила проведения банковских операций;

- осуществляет обслуживание счетов бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, если иное не установлено федеральными законами, посредством проведения расчетов по поручению уполномоченных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов, на которые возлагаются организация исполнения и исполнение бюджетов;

- осуществляет эффективное управление золотовалютными резервами Банка России;

принимает решение о государственной регистрации кредитных организаций, выдает кредитным организациям лицензии на осуществление банковских операций, приостанавливает их действие и отзывает их;

осуществляет надзор за деятельностью кредитных операций и банковских групп;

- регистрирует эмиссию ценных бумаг кредитными организациями в соответствии с федеральными законами;

- осуществляет самостоятельно или по поручению Правительства Российской Федерации все виды банковских операций и иных сделок, необходимых для выполнения функций Банка России;

организует и осуществляет валютное регулирование и валютный контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации;

определяет порядок осуществления расчетов с международными организациями, иностранными государствами, а также с юридическими и физическими лицами

-осуществляет иные функции в соответствии с федеральными законами.

Сбербанк России

Годом основания старейшего банка страны считается 1841 год. Изначально эти кассы создавались «для приема небольших сумм на сохранение с приращением процентов, для доставления чрез то недостаточным всякого звания людям средств к сбережению, верным и выгодным образом, малых остатков от расходов, в запас на будущие надобности». На внесенные деньги вкладчику выдавалась сберегательная книжка - «удостоверение из нескольких листов особо приготовленной бумаги, с внутренними знаками, печатным нумером и штемпелем Сберегательной кассы».

На сегодняшний момент основная функция Сбербанка не изменилась, но в значительной степени функции и полномочия Банка расширились.

Указав вышеперечисленные функции и полномочия учреждений, очевиден объем документов и необходимость создания перечня для каждого из них.

В чем-то задачи и функции указанных выше ведомств схожи, это прежде всего банковская деятельность с вытекающими от сюда последствиями, но природа происхождения различна, а следовательно и цели разные. В таких учреждениях с разветвленной системой, документооборот присутствует в полном объеме, в том числе используется унифицированная система банковской документации.

В части своей специфики для каждой из указанных организаций разработаны вышеуказанные перечни.

Анализируя оба перечни, изначально обращаю внимание на общее оформление. Эти перечни - указания, которые подписаны руководителями соответствующих ведомств и согласованны Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Текст Перечня №1 изложен с разделением на абзацы с нумерацией в валовом порядке с Приложением к данному Указанию. Текст Перечня Сбербанка России разбит на главы, каждая из которых имеет названия.

В обоих перечнях указано, что они разработаны в соответствии с действующим законодательством РФ, нормативными документами федеральных органов исполнительной власти. Но в Перечни №1 подробно перечисляются все законодательные и нормативные акты, а именно, Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положение об Архивном фонде Российской Федерации утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, №12, ст. 878; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, №15, ст. 1575; 1998, №49, ст. 6007; 2003, № 47, 4520), и устанавливает перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный решением Центральной экспертной комиссии Банка России (далее ЦЭК Банка России) (протокол ЦЭК Банка России от 15 ноября 2004 года № 8), согласованный Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее -ЦЭПК при Росархиве) (протокол ЦЭПК при Росархиве от 11 апреля 2004 года №1) и приводимый в приложении к настоящему Указанию (далее перечень). В обоих перечнях указано, что перечень является нормативным документом, определяющим сроки хранения документов. Также в обоих перечнях указано, что он используется при формировании дел, подготовке номенклатур дел, в практике работы экспертных комиссий.

В Перечнях достаточно подробно расписана структура самого перечня.

Стиль текста научный, но в тоже время понятен, легко воспринимаемый.

2.4 Организация проведения экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении в РФ

В процессе исследования мы уяснили что, результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, её достижения, имеют определённое экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т.е. постоянно.

Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.