Организация экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по

оптимизации состава документов Архивного фонда России, образующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подведомственных им организаций.

2.2. Представляет на рассмотрение учреждений ГАС списки видов отраслевых подведомственных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России, а также проекты ведомственных перечней документов, классификаторов, примерных номенклатур дел, примерных положений об ЭК подведомственных организаций, других нормативно-методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению.

2.3. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отраслевой системы.

2.5. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.7. Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов отрасли:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по Истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.8. Рассматривает и выносит решение об одобрении:

сводных описей дел на документы постоянного срока хранения, в том числе на спецдокументацию;

перечней проектов, проблем (тем) научно технической документации постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей на документы по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на госхранение (для источников комплектования государственной формы собственности);

нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции о делопроизводстве, номенклатуры дел, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.9. Обязательному утверждению учреждениями системы Росархива подлежат:

описи дел на документы постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;

предложения и решения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов;

перечни документов постоянного хранения и перечни документов с указанием сроков хранения;

отраслевые списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России.

2.10. Согласованию (перед утверждением руководством министерства, ведомства) с учреждениями Росархива подлежат:

положения о ЦЭК

примерные и индивидуальные номенклатуры дел,

описи на документы по личному составу.

2.11. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учреждений консультаций по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

3. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства, и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений, министерства, ведомства, подведомственных организаций:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

документы, необходимые для определения сроков хранения документов.

Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомственных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.

Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство министерства, ведомства и подведомственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Государственной архивной службы России.

4. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.

4.2. ЦЭК работает по плану, утверждённому руководством министерства, ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 3

Наименование предприятия ПРОТОКОЛ

« » 20 г. г. №

заседания экспертной комиссии

Председательствующий -- Фамилия И. О. (председателя ЭК) Секретарь -- Фамилия И. О. (одного из членов ЭК, которому на время заседания или на постоянной основе поручено исполнение обязанностей секретаря)

Присутствовали:

Фамилия И. О. -- председатель ЭК.

Фамилия И. О. -- член ЭК.

Фамилия И. О. -- член ЭК.

...(И т. д.).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О рассмотрении описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

О рассмотрении описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив предприятия.

О рассмотрении акта о выделении дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению.

Разное.

1. Слушали:

Выступление члена ЭК Фамилия И. О. о состоянии описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архив предприятия (текст выступления прилагается).

Выступили:

Фамилия И. О., член ЭК -- предложил одобрить представленные на рассмотрение заседания комиссии описи дел постоянного хранения как отвечающие установленным требованиям.

...(И т. д.).

Постановили:

1.1. Одобрить описи дел постоянного хранения за № ..., ..., подлежащих передаче в архив предприятия.

1.2. ... (указать конкретно, что именно решили по данному вопросу).

2. Слушали: ...

Выступили: ... Постановили: ...

Председательствующий: подпись, расшифровка подписи Секретарь: подпись, расшифровка подписи.

Размещено на Allbest.ru