Организации работы структурных подразделений аптеки ООО "Аптека "Байкальская"

Дата

Содержание работы обучающегося

Оценка и подпись руководителя

1

2

3

19.03.15

20.03.15

Учет поступления товара в аптеку

Поставки товара в фармацевтические учреждения могут осуществляться непосредственно от предприятий изготовителей, от предприятий оптовой торговли лекарственными средствами.

Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки (купли-продажи). Договора должны быть составлены в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса.

Аптека сама устанавливает организацию приёмки, проверки (согласно приказа Минздрава РФ от 16.07.1997 №214 «О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)», раздел 2 «Приемочный контроль»), регистрации, оплату поступающих товаров с учетом условий поставки и транспортировки. Определяет ответственных за приёмку товара лиц.

Порядок и место приемки товара зависит от способа их получения.

Если товары доставляются транспортом поставщика, то приемка по количеству и качеству товаров производится непосредственно в аптеке. Если аптека сама приезжает за товаром к поставщику, то полная приемка с проверкой количества и качества производится на складе поставщика.

Прием товаров отгруженного иногородними поставщиками производится дважды: вначале - экспедитором от транспортной организации, связи по количеству мест и весу брутто (вес с тарой), а затем - в самом предприятии материально-ответственным лицом с полной проверкой их количества и качества.

Для получения товара от транспортной организации или поставщика уполномоченному лицу выдаётся доверенность установленного образца. Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия и под роспись выдает получателю. Подписывает доверенность руководитель и главный бухгалтер. Доверенность выдается с указанием срока действия. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых поставок может быть выдана на 1 календарный месяц.

Поставщик при отгрузке товара выписывает аптечному учреждению:

1. расчетные документы- счета, платежные требования;

2. товарные документы - товарные накладные (ф. № Торг-12), товарно-транспортные накладные;

3. налоговые документы - счета-фактуры;

4. сопроводительные документы - сертификаты соответствия и другие документы, подтверждающие качество.

Приём товаров от организации транспорта производится с учетом правил действующих на транспорте и условий договора поставщика по перевозке груза. Как правило, товар в этом случае принимается по количеству мест и массе брутто, сверка производится по сведениям, указанным в транспортных накладных.

По результатам сверки составляется «Акт приёмки товара», при обнаружении недостачи, боя, порчи, брака оформляется «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёме товарно-материальных ценностей» для предъявления претензии поставщику (отправителю). Для предъявления претензий транспортной организации или организации связи, оформляется специальный коммерческий акт в соответствии с правилами, действующими в этих организациях.

Прием товара непосредственно в аптеке или на складе поставщика - товары проверяются на основании сопроводительных документов, по наименованиям, количеству и качеству. Приём должен проводиться в соответствии с техническими условиями, инструкциями о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству и количеству (П-6, П-7), если этот порядок приемки предусмотрен договором. Проверяется маркировка, позволяющая установить завод изготовитель, номера серии, номер анализа, документы, подтверждающие качество товара, и другие сведения.

Прием товара подтверждается материально-ответственным лицом, распиской в товарной накладной либо ставится "Штамп приемки". Если обнаружено расхождение с документами поставщика, приёмка приостанавливается, создаются условия для сохранности принимаемого товара.

По телефону сообщается поставщику о расхождении и решается вопрос о выезде его представителя или создании комиссии по приёмке товара без представителя поставщика.

По результатам приёмки составляется "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей".

По местам нахождения и хранения, поступившие товары по каждому документу учитываются в хронологическом порядке в "Журнале учёта товаров на складе", либо ведется "Журнал регистрации поступления товаров", ведомственная и в приходной части "Товарного отчета

Расчет цен на лекарственные средства и товары аптечного ассортимента

Основными элементами цены являются себестоимость и прибыль. Кроме того, в структуру цены включаются отдельные виды налогов, например НДС, акцизы, взимаемые с отдельных видов продукции.

Оптовая цена предприятия (отпускная цена) - цена изготовителя продукции, по которой предприятие реализует произведенную продукцию оптовым посредникам или розничным предприятиям.

Она состоит из себестоимости, прибыли, акциза (по подакцизным товарам, например, спирту) и НДС.

Оптовая цена посредника - цена, по которой предприятия и организации- потребители оплачивают продукцию оптовым организациям.

Она складывается из цены изготовителя и оптовой торговой надбавки.

Оптовая надбавка включает издержки обращения оптового посредника, его прибыль, акцизы и НДС.

Розничная цена - это цена, по которой товар реализуется населению, предприятиям и организациям. Она является конечной, по этой цене товар выбывает из сферы обращения.

Розничная цена состоит оптовой цены и розничной торговой надбавки.

Розничная торговая надбавка включает издержки обращения розничного предприятия; его прибыль, акцизы и НДС.

Факторы, влияющие на формирование цен

1. Факторы среды: государство, экономика, тип рынка, традиции.

2. Факторы спроса.

2.1 Относящиеся к товару:

Потребительские параметры:

· показатели качества;

· экономические показатели.

Показатели внешнего формирования.

2.2 Относящиеся к потребителям: иерархия нужд, потребительские предпочтения, бюджетные ограничения, степень влияния промежуточных потребителей.

3. Факторы предложения: поставщики, товары-заменители, затраты, конкурирующие субъекты и объекты.

Особенности товара «лекарственные средства».

Ценообразование - процесс формирования цен на товары и услуги.

Особенности ценообразования на ЛП связаны с особенностями ЛП как товара:

1) экономической и социальной сущностью ЛП как товара;

2) социально- экономической эффективностью ЛП как товара;

3) генератором спроса на ЛП рецептурного отпуска является врач;

4) ценовой эластичностью спроса на ЛП в зависимости от характера заболевания и способа оплаты лекарственной помощи;

5) ценообразование на ЛП регулируется государством.

Государственное регулирование цен на ЛП на уровне РФ.

Различают прямое и косвенное воздействие государства на цены.

Основные формы прямого (административного) вмешательство государства в процесс ценообразования:

· общее замораживание цен или замораживание цен на отдельные товары на определенный срок;

· установление фиксированных цен и тарифов;

· установление предельного уровня цен;

· установление предельного норматива рентабельности;

установление предельных размеров снабженческо-сбытовых и торговых надбавок;

· декларирование цен;

· установление рекомендательных цен по важнейшим видам продукции.

Основные формы косвенного государственного регулирования цен:

· создание условий для развития здоровой конкуренции и предпринимательства:

· государственное стимулирование привлечения в страну иностранных инвестиций;

· эффективное использование таможенных тарифов, льготных таможенных пошлин.

В настоящее время на территории РФ действует Постановление Правительства РФ от 29.10.2010 №865 «О государственном регулировании цен на лекарственные препараты, включенные в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов».

Перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств утвержден распоряжением Правительства РФ от 7 декабря 2011 г. №2199-р «Об утверждении перечня жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов на 2012 год».

Органами исполнительной власти субъектов РФ устанавливаются в отношении организаций оптовой торговли ЛП и аптечных учреждений, осуществляющих реализацию ЛП на территории этих субъектов РФ, предельные оптовые и предельные розничные надбавки к ценам на ЛП, выраженные в % и дифференцированные в зависимости от стоимости ЛП и с учетом географической удаленности, транспортной доступности и других особенностей.

Размер розничной надбавки аптечного учреждения, осуществляющего реализацию лекарственного средства на территории субъекта Российской Федерации, не должен превышать размер соответствующей предельной розничной надбавки, установленный органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Реализация лекарственных средств организациями оптовой торговли осуществляется с обязательным оформлением протокола согласования цен поставки жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств по форме, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 августа 2009 г. №654.

Реализация лекарственных средств аптечным учреждением осуществляется при наличии указанного протокола.

Формирование отпускной цены на лекарственные средства организациями оптовой торговли и (или) аптечными учреждениями осуществляется исходя из фактической отпускной цены производителя, не превышающей зарегистрированную цену, и оптовой и (или) розничной надбавок, не превышающих соответственно предельную оптовую и (или) предельную розничную надбавки, установленные в субъекте РФ

21.03.15

Составление товарного отчета в аптеке

По окончании отчетного периода (декада, месяц) материально-ответственные лица в отделах, в мелкорозничной сети данные о движении товара отражают в «Товарном отчете» (межведомственная форма №Торг-29 или ведомственная форма №АП-25). Отчет составляется в двух экземплярах. Товарные отчеты мелкорозничной торговли составляются в розничных ценах.

В приходной части товарного отчета первой строкой показывается остаток товара в двух ценах (из товарного отчета за предыдущий месяц). В разделе «Приход» отражаются все товарные накладные (в хронологическом порядке) по которым поступали товары в отчетом месяце. Указывается стоимость товара по каждому документу по цене приобретения и по розничным ценам.

Кроме этого в приходе отражаются данные о дооценке по справке формы № АП-12 (т.е. дооценка по лабораторным и фасовочным работам). Изготовление воды очищенной и тарифы отражаются отдельной графой.

В конце раздела подсчитывается итого по приходу и строка остаток с приходом.

В расходной части товарного отчета отражается реализация товаров отдельно:

1. населению (по итоговой графе ведомости «Реализация розничных оборотов»), по бесплатному и льготному отпуску (по реестру форма № АП-9);

2. отпуску учреждениям здравоохранения на основании итоговой графы «Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей» форма АП-23 (графа «итого перечислено»).

Реализация услуг (тариф и вода) показывается по розничным ценам отдельной графой.

В расходной части товарного отчета, также отражается прочее выбытие товара, использованного на хозяйственные и другие нужны аптеки, согласно актами на списание (по цене приобретения).

Подсчитывается итог расходной части в розничных ценах, а реализация по себестоимости считается условно-расчетным методом по средней себестоимости и уровню валового дохода.

Остаток на конец месяца (Ок) рассчитывается по формуле товарного баланса:

Oк = Он + П - Р

Он - остаток на начала месяца П - приход товара Р - расход товара.

Подписывает товарный отчет аптечной организации материально-ответственное лицо и после проверки главный бухгалтер. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой материально-ответственному лицу.

Если аптека самостоятельный хозяйствующий субъект, данные «Товарных отчетов», материально-ответственных лиц и первичных документов служат основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета и составления баланса аптечного учреждения

23.03.15

24.03.15

25.03.15

26.03.15

27.03.15

Осуществление налично-денежных расчётов с населением с применением контрольно-кассовых машин

Для расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести Журнал кассира-операциониста (ф. №КМ-4). За организацию учета наличности в кассе аптеки и за своевременную сдачу ее на хранение в банк несут ответственность руководитель и счетный работник. Исходя из среднедневного расхода денег на нужды аптеки, в кассе хранятся деньги в пределах лимита установленного по согласованию с банком. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе и правильное ведение кассовых операций. Администрация обязана создавать для этого должные условия. Помещение кассы оборудуется в соответствии с установленными требованиями, обеспечивающими сохранность денежной наличности. Должность кассира вводится в аптеке в зависимости от объема товарооборота и условий работы - одна / двухсменная (не менее 20 тыс. руб. в год). Кассир несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. Заключается договор о материальной ответственности. Рабочее место надлежащим образом оборудуется: кассовый аппарат, механический сейф. В ряде структур функции кассира возлагают приказом на другого работника аптеки и заключают с ним договор о материальной ответственности.

Перед началом работы кассир обязан: ознакомиться с ассортиментом имеющихся в аптеке товаров и ценами на них:

иметь необходимую первичную кассовую и банковскую документацию, знать

порядок получения, хранения и выдачи денег, знать правила работы; вести без помарок Журнал кассира-операциониста; проверять исправность блокирующих устройств контрольно-кассовой машины, заправлять чековую и контрольную ленты, устанавливать дататор на соответствующую дату; перевести дататор на нули, проверить четкость печати, реквизитов на чековых и контрольных лентах, нулевые чеки приложить к кассовому отчету; совместно с администрацией проставить в контрольной ленте начало смены, тип и заводской номер ККМ, число, месяц, год, часы начало работы, показания секционных и контрольных счетчиков; обеспечить наличие в кассе разменной монеты для быстрого и точного расчета; в конце дня подсчитать выручку, сложить деньги по купюрам, упаковать их в пачки и подготовить к сдаче в банк; составить кассовый отчет и определить сумму выручки по показаниям секционных счетчиков на начало и конец дня.

Фактическая сумма выручки определяется сложением сумм зафиксированных на контрольной ленте. После проверки фактическая сумма выручки записывается в Журнал кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации. При расхождении данных контрольной ленты с выручкой, представитель администрации вместе с кассиром выясняют причину. Излишки приходуются, а при недостаче к виновным принимают соответствующие санкции. Кассиру нельзя работать без контрольной ленты, склеивать ленту в местах обрыва, иметь в кассе наличные деньги, не учтенные через ККМ.

Порядок расчета с покупателями следующий: Приняв деньги, он должен назвать сумму, положить полученную сумму на виду у покупателя, выдать ему полностью сдачу и чек. Только после этого убрать полученные от покупателя деньги в кассовый ящик. Чек действителен только в день выдачи покупателю. На кассовых чеках должен быть условный шифр, штамп с указанием № ККМ, даты приема наличных денег.

Контрольные ленты в бухгалтерии должны храниться в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверке товарного оборота. Кассовые и товарные отчеты, с приложенными к ним документами, хранят не менее 5 лет. Для хранения остатка наличных денег и ценных бумаг в аптеке должен быть сейф или железный шкаф (дубликаты ключа у директора).

В начале дня (смены) директор обязан: открыть замок привода и счетчиков машины, совместно с кассиром снять показания счетчиков и сверить их с данными Журнал кассира-операциониста за предыдущий день; убедиться в совпадении показаний и занести их в кассовую книгу за текущий день на начало работы, заверив своей подписью; оформить начало контрольной ленты, заверить ее подписью и закрыть на замок показания контрольных счетчиков. Ключ от перевода счетчиков на нули хранится у директора, при необходимости перевода приглашается представитель налоговой инспекции и производят операцию с составлением Акта о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (ф. №КМ-1). Акт составляют в 2-х экземплярах, один экземпляр поступает в налоговую инспекцию.

При ошибочном выбивании чека или отсутствии товара деньги возвращают и составляют Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в т.ч. по ошибочно пробитым кассовым чекам (ф. №КМ-3) В Акте перечисляют номер и сумму каждого чека (1 экземпляр). Члены комиссии подписывают его и вместе с чеками (погашенными) наклеенными на лист бумаги передают бухгалтеру. На зафиксированную сумму уменьшают выручку кассы и вносят запись в Журнал кассира-операциониста (ф. №КМ-4) Используют для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ, а также как контрольно-регистрационный документ по показаниям счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера, печатью. Ежедневно в хронологической последовательности, без помарок, чернилами или шариковой ручкой кассир ведет записи. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера. Данные на начало смены заверяют подписями кассир и представитель администрации. В конце смены (рабочего дня) кассир составляет отчет кассира. Выручку за день (смену) определяют по разности показаний счетчиков кассового аппарата на конец и начало смены и данные заносят в соответствующую графу Журнала кассира-операциониста. При расхождении суммы наличной выручки с данными счетчиков, администрация учитывает причину, при расхождении за основу берут данные только контрольной ленты.

Для составления отчета по выручке кассир оформляет в одном экземпляре Справку - отчет кассира-операциониста (ф №КМ-6) ежедневно, подписывает и в месте с выручкой сдает по приходному ордеру старшему кассиру или руководителю, либо непосредственно инкассатору банка. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (ф. №КМ-7). Составляется ежедневно в одном экземпляре и вместе со справками - отчетами кассиров, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию. Сведения подписывают старший кассир и руководитель организации.

Отчет кассира. Это документ, обобщающий все поступившие и выданные денежные средства по кассе (ф.АП-32). Книга прошнурована, пронумерована, печать, подписи. Заверяется количество листов. Первые и вторые экземпляры кассовых листов нумеруют одинаковыми номерами. Перед заполнением каждый лист книги сгибается по линии отреза пополам. Левая часть остается в книге, правая, заполняемая через копирку, является отрывной. Это и есть отчет кассира. Составляется документ после окончания каждой смены. Записи начинают с проставления суммы остатка денег в кассе на начало смены (дня) - соответствует сумме денег на конец предыдущего дня. Далее следует фиксация всех поступивших сумм и всех расходных по каждой операции построчно. В завершении по формуле торгового баланса выводят остаток денег на конец смены (дня) - на начало следующей смены (дня). Со всеми оправдательными документами отчет поступает главному бухгалтеру. В конце месяца денежные обороты подсчитывают и отражают в разделе месячного отчета аптек: «Реестр движения денежных средств и инкассации выручки» (ф. АП-70).

Учет кассовых операций. Приходные кассовые операции. Все приходные кассовые операции оформляются кассовыми ордерами (ф.КО-1). Кассовые ордера подписывают руководитель и главный бухгалтер. Одновременно заполняется квитанция к приходному кассовому ордеру для выдачи лицу, сдавшему деньги в кассу. Среди приходных кассовых операций различают следующие:

1. Выручка аптеки за проданные товары и мелкорозничной сети. Первичный документ - Справка-заявление о принятии выручки (на основании показаний счетчиков кассового аппарата)

2. Возврат авансов от подотчетных лиц.

3. Поступление денег из банка на выплату зарплаты. Банк устанавливает соответствие выписанных сумм утвержденному фонду зарплаты.

4. Погашение материально - ответственными лицами недостач, выявленных при инвентаризации, в соответствии с актом по результатам инвентаризации и выписки из протокола собрания.

5. Возврат сумм, выданных сотрудникам на неотложные нужды согласно договору.

6. Поступление денег за изготовление и ремонт очков. Оформляют Ведомость учета заказов на очковую оптику и выписывают 2 экземпляра квитанции (под копирку). Экземпляр ведомости с полученными от заказчика экземплярами квитанции передают в бухгалтерию. Стоимость ремонта приходуется по товарному отчету как увеличение товарных запасов. Расходные кассовые операции. Они оформляются расходными кассовыми ордерами - КО-2, подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Они включают:

1. Сдача выручки в отделение банка (основная расходная операция). В зависимости от местных условий различают два вида сдачи выручки:

а) через инкассаторов банка

б) в почтовое отделение через инкассаторов банка. Между аптекой и банком составляется договор на инкассационное обслуживание. Приезд инкассатора приурочивается к часам закрытия аптеки. При сдачи выручки кассир оформляет комплект документов в 3-х экземплярах:

- «Препроводительная ведомость», которая вкладывается в сумку и сумка опечатывается;

- «Накладная» (АП-27), которая вручается инкассатору в момент передачи сумки с деньгами;

- «Копия препроводительной ведомости», которая с подписью инкассатора остается в аптеке и является оправдательным документом по сданной в банк выручке.

Документы отпечатаны так, что свободные строки позволяют все три экземпляра заполнять через копирку одновременно. Инкассатор прибывает к моменту закрытия аптеки, предъявляет удостоверение личности с фотографией, доверенность банка на право сбора выручки, явочную карточку и порожнюю сумку. В свою очередь кассир предъявляет инкассатору образец оттиска пломбира, заверенного банком. В явочной карточке инкассатора кассир отмечает точное время прибытия, номер сумки с выручкой, сумму денег, номер пустой сумки, принятой от инкассатора. Сданная выручка зачисляется на счет аптеки на следующий день.

Время поступления денег на счет в банке составляет для городских аптек 1-2 дня, для сельских - 3-4 дня. Этот период называется «время пребывания денег в пути».

2. Выдача наличных денег для оплаты принятого от населения лекарственного сырья. Оформляется приемной квитанцией (ф.АП-4).

3. Выдача денег под отчет на служебные командировки, для приобретения хозяйственных товаров - производится по заявлению сотрудника на имя руководителя и его разрешающей резолюции.

4. Оплата мелкого ремонта (врезка замка, вставка стекла). Составляются трудовые соглашения, и выписывается счет. Этот счет и является кассовым расходным документом.

5. Оплата принятой от населения посуды, бывшей в употреблении по закупочным ценам. Принятая посуда фиксируется в «Ведомости стеклянной посуды, бывшей в употреблении» - ведется в 2-х экземплярах, один - материально-ответственному лицу, второй - в кассу.

Выплата зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности. Самая крупная расходная операция. После выдачи зарплаты и наличия подписей получателей, кассир на указанную сумму составляет по кассе расходный кассовый ордер. На 7 невыплаченные в течение 3-х дней суммы кассир составляет реестр по типовой форме (2 экз.) и возвращает на депонирование в банк. Банк выдает квитанцию.

6. Оплата транспортных услуг. Оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления заверенного директором и главным бухгалтером с приложением билетов на проезд.

7. Расход на мелкие приобретения. На основании товарных чеков, заверенных директором аптеки, выдают затраченную сумму и оформляют КО-2. На КО-1 кассир проставляет штамп «Получено», на КО-2 - «Оплачено» с указанием даты. Бухгалтер все ордера фиксируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Кассир может потребовать от получателя денег доверенность или паспорт. Исправления в КО-1или КО-2 недопустимы.

28.03.15

30.03.15

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптечных предприятиях

Инвентаризация - это форма контроля за сохранением товарно-материальных ценностей, денежных и других средств учреждения, предприятия. Инвентаризации должны осуществлять всеми предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями независимо от форм собственности. Ответственность за организацию инвентаризации полагается на руководителя предприятия.

Общий порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей отделов, главного бухгалтера и возглавляется руководителем предприятия или его заместителем.

Если инвентаризации подлежит большой объем работы, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе экономиста, бухгалтера и других работников, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Если инвентаризация происходит по причине краж, ограблений, стихийных бедствий, в состав комиссии включают представителей органов милиции и исполкома. Запрещается назначать председателем рабочей комиссии одно и то же лицо дважды подряд для проверки одних и тех же материально ответственных лиц.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

- осуществляют инвентаризацию всех ценностей, имущества, средства;

- вместе с бухгалтерией предприятия принимают участие в определении результатов инвентаризации;

- несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации, за полноту и точность внесения к инвентаризационному описанию данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей, денежных средств и других ценностей;

- оформляют протокол с указанием в нем результатов инвентаризации и выводов относительно нее.

По поводу инвентаризации выдается приказ по учреждению с указанием состава комиссии, цели инвентаризации, времени ее проведения. Приказ вручается членам рабочей комиссии, а председателю - еще и контрольный пломбир.

Инвентаризация товаров и других ценностей

На время проведения инвентаризации аптечное учреждение закрывается на срок не больший 3-х дней, на двери должны быть указанные адреса ближайших аптек.

К началу проверки фактического наличия ценностей рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

- опломбировать материальные комнаты, кладовые и прочие места сохранения ценностей, которые имеют входы и выходы;

- проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их клеймения;

- получить последние на время инвентаризации товарные отчеты о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица каждого отдела дают расписку о том, что на момент инвентаризации все прибыльные и расходные документы на ценности сданные к бухгалтерии все ценности, которые поступили, оприходованные, а те, что выбыли, - списанные.

Такие же самые расписки дают и кассиры.

Инвентаризация ценностей осуществляется на местах сохранения, у материально ответственных лиц. Перед инвентаризацией все ценности группируются, рассортировываются, укладываются в соответствии с наименованиями.

Снятия фактических остатков ценностей определяется путем взвешивания (для сыпучих, мазей в массе, ангро), подсчета и измерения (марля).

Перевес, измерение-подсчет осуществляются в отдельности, на месте их нахождения, в каждом отделе. Фактически снятые остатки ценностей записываются в „инвентаризационные описания”, где отмечается наименования единиц измерения, количество, цена розничная, цена оптовая, сумма розничная и оптовая, НДС.

В конце каждого листа описания прописью (буквами) отмечается число порядковых номеров, внесенных товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных измерителях независимо от того, в каких единицах измерения они отображены (штуках, метрах, километрах, литрах), подбиваются суммы розничные и оптовые, НДС.

Инвентаризационные описания складываются в 3-х экземплярах, а при замене материально ответственного лица - в 4-х.

Первый экземпляр заполняет член комиссии, второй и третий - материально ответственное лицо, четвертый - лицо, которое принимает ценности.

После заполнения каждой страницы описания члены комиссии сверяют правильность записей, сделанных во всех экземплярах. В этих документах не допускаются никакие исправления, подчистка. Исправления ошибок осуществляется во всех экземплярах описания путем зачеркивания выправленных записей и написания сверху правильных. Исправления подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В инвентаризационных описаниях запрещается оставлять незаполненные строки, на последних страницах описания они прочеркиваются. Описания подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. При этом последние дают расписку в том, что проверка ценностей состоялась в их присутствия, и они не имеют никаких претензий к членам комиссии и принимают на ответственное сохранение ценности, пересчитанные в описании.

Если инвентаризация ценностей в помещении, где они сохраняются, не законченная на протяжении одного дня, то это помещение опечатывается пломбиром председателем инвентаризационной комиссии и затворяется на ключ материально ответственным лицом.

Во время перерыва работы инвентаризационной комиссии инвентаризационные описания должны сохраняться в затворенном помещении, где проводится инвентаризация. По окончании снятия фактических остатков вход к помещению снова пломбируется и комиссия переходит в следующую материальную комнату. Количество ценностей и товаров, которые сохраняются в невредимой упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуральных измерителях части указанных ценностей. В инвентаризационное описание ценности в этом случае заносятся на основании сопроводительных документов с указанием наименования товара за дозированием, фасованием, процентным содержанием действующего вещества, вида упаковки. Не допускается занесения к описанию общей суммы стоимости товара за накладной без указания наименования ценностей. Товары, подготовленные к отпуску лечебно-профилактическому учреждению, включаются в общее описание.

К отдельному описанию включаются товарно-материальные ценности:

a. оплаченные покупателем, но не вывезенные;

b. такие, что поступили к аптеке во время инвентаризации;

c. такие, что стали непригодными, то есть с законченным сроком пригодности, биения и др.

Все лечебные средства, которые подлежат количественному учету, вносятся в отдельные инвентаризационные описания и подлежат учету, как в денежных, так и в натуральных измерителях. Фактическое наличие их сверяется с данными учета в Журнале учета отравляющих, наркотических, других медикаментов и этилового спирта.

Подведения итогов инвентаризации и правила списания естественного убытка.

Фактические остатки всех ценностей, которые являются в аптеке, инвентаризационная комиссия регистрирует в «Сведенных описаниях инвентаризационных листов », которые складываются в отдельности по каждому отделу. Потом данные всех инвентаризационных описаний каждого отдела переносятся к «Сведенному инвентаризационному сведению» по аптечному учреждению, где отмечают: номер инвентаризационного описания, число порядковых номеров в нем, количество натуральных единиц, сумму розничную и оптовую по каждому описанию и НДС.

Выводят итоговую фактическую сумму остатков ценностей за розничной и оптовой ценой и НДС в них. Итоговые данные об остатках заносят в отдельности по каждому отделу к «Акту результатов инвентаризации». Выявленные во время инвентаризации излишки ценностей комиссией выходит прибыль. При выявлении излишков, недостатков и убытков также заполняются сравнительные сведения, где отображаются фактические остатки ценностей и остатки ценностей по данным бухгалтерского учета.

При выявлении недостатка товаров рассчитывают естественные потери, которые обусловленные естественными процессами, которые вызовут изменения в количестве товара. Расчет естественных потерь делают за установленными нормами.

Данные для расчета естественных потерь берут из «Журнала регистрации розничных оборотов» и Реестра выписанных покупателям накладных требований (счетов) за между инвентаризационный период как составных отчета аптеки о хозяйственной деятельности.

Если недостаток оказывается свыше нормы естественных потерь, ее взимают из виновных лиц, а недостаток в границах норм потерь выписывают за счет затрат аптеки.

31.03.15

01.04.15

Учет труда и зарплаты в аптеке

Для организации учета труда и заработной платы, для составления отчетности и контроля за фондом оплаты труда работников фармацевтических торговых предприятий рекомендуется делить на категории:- руководящие работники (директор, генеральный директор, заведующий складом, начальник отдела или заведующий отделом, главный бухгалтер, главный инженер и др.);- специалисты без фармацевтического образования (бухгалтер, экономист, администратор, юрисконсульт, программист, менеджеры и др.);- специалисты с высшим и средним фармацевтическим образованием (провизоры и фармацевты, менеджеры со специальным образованием);- вспомогательный персонал (санитарки-мойщицы, фасовщики, грузчики и др.).При распределении работников организации по категориям персонала (при заполнении отчетных форм по труду) следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).Кроме того, работников организации можно разделить по стажу работы и квалификации.

Первичными документами по учету численности сотрудников и их движению являются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда, штатное расписание, приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником, график отпусков др.

Для оформления организационной структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма №Т-3 «Штатное расписание». Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

В настоящее время, согласно ТК РФ, трудовые отношения устанавливаются одним из трех видов найма работника на предприятие:

1) бессрочный трудовой договор;

2) срочный трудовой договор (на срок до 5 лет);

3) срочный трудовой договор или гражданско-правовой договор (подряда, поручения, аренды, купли-продажи, мены др.) на время выполнения определенных работ.

Основанием приема на работу является приказ (распоряжение) о приеме работников (согласно ст. 18 ТК приказы по личному составу объявляются работнику под расписку) и заключенный письменный трудовой договор.

На всех работников, принятых на постоянную, временную работу по трудовому договору, заполняется «Личная карточка работника» (форма Т-2). Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке.

Записи в личной карточке производятся на основании представленных работником документов (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы об образовании, получении квалификационных категорий; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования др.). Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

На руководящих работников и специалистов, материально-ответственных лиц дополнительно ведется личный листок по учету кадров или формируется личное дело.

Фармацевтическая организация имеет право самостоятельно решать вопрос о способе формирования личных дел и их ведении. В состав личного дела работника могут быть включены следующие документы: внутренняя опись документов имеющихся в личном деле; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография или резюме; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; трудовой договор (контракт); копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава и оплаты труда. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение 1-2 лет.

Для правильного начисления заработной платы необходимо постоянно вести учет использования рабочего времени в «Табеле учета использования рабочего времени» (форма № Т-В). Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или лицом, уполномоченным на это.

Табель заполняется на всех принятых на постоянную или временную работу сроком от одного дня и более со дня зачисления работников, кроме принятых по договорам подряда.

Все учитываемое время делится на три вида:

- отработанное оплачиваемое время (повременная работа, служебные командировки, руководство практикой студентов и др.). Предельные нормы продолжительности рабочего дня для различных категорий работников устанавливаются законодательно;- неотработанное оплачиваемое время (льготные часы подростков, повышение квалификации, учебные и очередные отпуска и др.);- неотработанное (рабочее и нерабочее) неоплачиваемое время (административный отпуск, выходные и праздничные дни, опоздания, прогулы и др.).

Заполнение табеля проводится ежедневно путем отметки количества отработанного времени, неявок, дней болезни, командировок и т.п. Отметки в табеле должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков нетрудоспособности, справок об исполнении государственных обязанностей, приказов о командировке и др.). Для удобства заполнения на титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени, дней командировок, болезни и т.д. Табель передается в бухгалтерию табельщиком 2 раза в месяц для корректировки суммы выплаты за половину месяца и для расчета заработной платы за месяц. На основе информации, содержащейся в «Табеле учета использования рабочего времени», бухгалтерия начисляет сотрудникам заработную плату

2.04.15

Изучение нормативно-правовой базы деятельности аптечной организации оптовой и розничной торговли

Аккредитация - это процесс, определяющий соответствие места и условий фармацевтической деятельности, установленным требованиям к организации лекарственной помощи и услугам.

После аккредитации аптека и работающие в ней специалисты проходят сертификацию.

Сертификация - это процесс получения сертификата, подтверждающего соответствие условий деятельности (для организаций) или уровня подготовки (для специалистов) установленным стандартам.

Целью аккредитации и сертификации является гарантия качества обслуживания населения.

Аккредитация, сертификация и лицензирование вновь открываемой аптечной организации осуществляются одновременно специально уполномоченными органами исполнительной власти территории РФ.

Перед тем как аптечная организация получит сертификат и лицензию проводится проверка квалификационного состава организации, наличия собственной или арендованной материально-технической базы, действующих НД в соответствующих видах фармацевтической деятельности, соблюдение санитарно-гигиенических норм, противопожарной безопасности и охранных мероприятий, правил охраны труда и техники безопасности, торговли и реализации фармацевтической продукции, наличие сертификатов качества на товары.

Для проверки соответствия организации существующим стандартам лицензирующие органы привлекают на контрактной основе независимых экспертов, в качестве которых выступают опытные специалисты с высшим фармацевтическим образованием. По итогам экспертной проверки составляется акт экспертизы.

В результате сертификации аптечной организации выдаётся аккредитационный сертификат соответствия условий деятельности установленным стандартам.

К фармацевтической деятельности в РФ допускаются лица, получившие фармацевтическое образование и специальное звание, имеющий диплом и сертификат специалиста. Сертификацию специалистов проводят государственные учебные заведения, осуществляющие дополнительное профессиональное образование и профессиональные фармацевтические ассоциации, получившие на это разрешение федеральных органов власти.

Сертификат специалиста действует на всей территории РФ и подтверждается через каждые 5 лет после соответствующей подготовки в системе дополнительного профессионального образования.

Сертификаты аптечной организации и специалистов являются необходимыми для получения лицензии на фармацевтическую деятельность.

Постановлением правительства РФ №326 от 2000 года определён перечень видов деятельности, лицензирование которой осуществляется МЗ РФ. К их числу отнесена деятельность связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Лицензирование - это мероприятие связанное с выдачей государственных разрешений, приостановлением их действия и аннулированием, а также надзором лицензирующих органов за соблюдением организациями лицензионных требований и условий.

Лицензия - это официальный документ разрешающий осуществление указанного в нём вида деятельности в течении установленного срока и определяющим обязательное для исполнения требования и условия его осуществления. Бланк лицензии имеет степень защищённости на уровне ценной бумаги на предъявителя, учётную серию и номер.

Срок действия лицензии устанавливается в зависимости от специфики вида деятельности, но не менее 3-х лет. Максимальный срок действия лицензии - 5 лет. Срок действия лицензии может быть продлён лицензирующим органом по заявлению аптечной организации.

Должностные обязанности фармацевта:

Положение о специалисте со средним фармацевтическим образованием (фармацевте) регламентировано приложением 3 к Приказу МЗ РФ от 19.08.1997 г. №249 «О номенклатуре специальностей среднего медицинского и фармацевтического персонала». Это положение дополнено квалификационной характеристикой специалиста со средним фармацевтическим образованием, регламентированной приложением 4 к этому же Приказу. Квалификационная характеристика содержит подробный перечень общих и специальных знаний, общих и специальных умений, а также манипуляций, которыми должен владеть фармацевт. Квалификационная характеристика фармацевта, утвержденная Приказом № 249, дополняет и конкретизирует квалификационную характеристику фармацевта, утвержденную Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 27.08.1997г. №43.

3.04.15

Изучение ассортиментной политики организаций розничной и оптовой торговли

Ассортимент аптечных товаров - совокупность товаров, продаваемых АО.

К аптечным товарам относятся:

Лекарственные средства

Изделия медицинского назначения

Парафармацевтическая продукция

Медицинская техника

Лекарственные средства (ЛС) - средства, обладающие биологической активностью, полученные на основе одного или нескольких лекарственных веществ и вспомогательных веществ и разрешенные к применению для лечения, анестезии, предотвращения беременности, профилактики и диагностики заболеваний, способные воздействовать на функции организма или на психическое состояние организма.

ЛС по форме выпуска подразделяются на:

Весовые (субстанции). Используются для изготовления лекарственных препаратов в аптеке

Готовые.

а) в заводской упаковке

б) внутриаптечная заготовка.

По широте терапевтического действия :

Широкого спектра действия

Специфического действия.

По способу отпуска населению:

Отпускаемые только по рецепту врача

Отпускаемые без рецепта

С правовых позиций все ЛС делятся на следующие группы:

Наркотические средства

Психотропные вещества

Прекурсоры наркотических средств и психотропных веществ

Ядовитые вещества

Сильнодействующие вещества

Список А

Список Б

Общий список

ЛС безрецептурного отпуска.

В зависимости от степени контроля за поступлением, хранением, отпуском и реализацией ЛС различают:

ЛС, находящиеся на предметно-количественном учете (ПКУ). Потребление этих ЛС нормировано, в связи с чем их наличие и расход подвергаются строгому учету по каждому наименованию. В соответствии с приказом МЗ РФ №328 от 1999г, ПКУ в фармацевтических организациях подлежат:

Наркотические средства

Психотропные вещества

ЛС, не стоящие на ПКУ.

Формирование ассортимента - это процесс подбора товаров в соответствии с потребительским спросом с целью его более полного удовлетворения.

В розничной аптечной сети ассортимент товаров можно разделить на обязательные и свободные.

Обязательный ассортимент.

Формируется на основе НД МЗ РФ.

В ассортимент аптечных товаров в обязательном порядке должны входить лекарства и изделия медицинского назначения, включенные в обязательный ассортиментный минимум, утверждённый приказом МЗ РФ.

Руководство обеспечения аптеки товаром.

Общее руководство обеспечения аптеки товарами осуществляет директор. Он заключает договоры с поставщиками, обеспечивает условия хранения и сохранности товаров, в соответствии с физическими, химическими свойствами и требованиями НД.

Как правило, непосредственно руководит обеспечением аптеки товарами один из заместителей директора, при выделении в аптечных структурах подразделений, он возглавляет отдел запасов и может иметь 1-2 заместителя.

4.04.15

Анализ и прогнозирование основных экономических показателей деятельности аптечных организаций

Темп роста - значение показателя последующего года : значение показателя предыдущего года.

Темп прироста - значение показателя последующего года - значение показателя предыдущего года: значение показателя предыдущего года * 100%

Товарооборот - объем продаж товаров в денежном выражении за определенный период времени.

Розничный товарооборот-реализация аптеками товара для личного домашнего или совместного употребления.

Факторы, повышающие объем продаж: рост числа врачей, старение населения, рост доли высокоэффективных препаратов, увеличение бюджетных ассигнований на здравоохранение.

Факторы, сдерживающие рост объема продаж: запрещение рекламы, необходимость промежуточного потребителя (врача).

Валовая прибыль (торговые наложения) - разница между стоимостью реализованных лекарств в розничных и оптовых ценах.

Уровень валовой прибыли (торговая маржа) - валовая прибыль:объем реализации в розничных ценах * 100%. Зависит от торговой наценки.

Товарные запасы - все товары, предназначенные для продажи, в т.ч. и товары в пути. Они измеряются в натуральных измерителях (яд., с/д, спирт), в стоимостных измерителях, в днях.

Норматив товарных запасов - оптимальный размер товарных запасов, обеспечивающий бесперебойную продажу товаров при минимуме затрат. Устанавливается в сумме или днях.

Издержки обращения - это денежное выражение затрат, включаемых в себестоимость производства, а также расходов, связанных с доведением товара до потребителя.

Уровень издержек определяет расходы на каждый рубль реализации.

Уровень издержек = издержки : объем реализации * 100%.

Чистая прибыль - это разница между валовой прибылью и издержками.

Уровень чистой прибыли = сумма чистой прибыли : валовый доход *100%

6.04.15

Изучение учёта поступления товара в организации розничной и оптовой торговли и его документального оформления.

Важнейшим обязательным документом для осуществления снабжения аптеки фармацевтическими товарами является договор (или контракт), представляющий собой соглашение между продавцом и покупателем. Договор определяет права и обязанности сторон.

Перечень медикаментов, которые поставляются, количество и цены, как правило, отмечаются в спецификации к договору.

Лекарственные средства поступают в аптеки от поставщиков (непосредственно заводов-производителей, фармацевтических оптовых фирм, аптечных складов и других), которые обязательно должны иметь лицензию на право оптовой реализации. Копии лицензий прилагаются к договорам и хранятся в аптеках. В процессе поставки фармацевтических товаров поставщик выписывает сопроводительные документы: счет, товарно-транспортную накладную (ТТН) и налоговую накладную, а также предоставляет сертификаты качества на все ЛС. На основании этих документов в аптеке материально ответственные работники принимают товар по количеству и качеству.

В случае сомнений относительно качества товара (например, повреждение упаковки или др.) материально-ответственные лица осуществляют контрольные проверки, по результатам которых не позже 10 дней составляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара, и товар берут на ответственное хранение. Далее согласно договору (контракта) приглашается представитель поставщика, при его участии создается комиссия для приема товара. Если в результате приема выявлен сбой, недостача или повреждение, комиссия составляет акт а трех экземплярах. Первый экземпляр является основанием для предъявления претензии письмом, второй - посылается в вышестоящую организацию для получения разрешения на списание выявленных расхождений, третий - остается в аптеке.

В случае если товар поступает в аптеку без сопроводительных документов, также составляется акт о приеме товара, товар берется на ответственное хранение, хранится этот товар отдельно.

Обязательным документом, подтверждающим получение товаров, является правильно оформленная покупателем доверенность.

Доверенность на получение ТМЦ оформляется на бланках типовой формы, которые являются документом строгого учета. Срок действия доверенности - 10 дней. Для ведения учета доверенностей используется Журнал регистрации доверенностей.

При оформлении доверенности на лицевой стороне указываются реквизиты документа, согласно которому отпущен товар (договор, спецификация, счет и др.). Если в документе не приведены наименования и количество отпускаемых медикаментов, на обратной стороне доверенности отмечаются наименование и количество отпущенных медикаментов, или отмечается сумма, на которую осуществляется отпуск товаров.