Облік основних засобів та їх амортизація

Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).

ІСО - це множина різних елементів та зв'язків між ними, що складають систему в цілому.

Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об'єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.

Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад:

за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);

за відношенням до об'єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);

за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);

за об'ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);

за способом використання (разові й нагромаджувальні);

за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).

Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.

Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:

за строками подання:

регламентні документи, для яких визначено термін виконання й подання;

нерегламентовані документи, які виконуються за запитом;

за функціональними напрямами діяльності:

правові та нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);

документи з обчислення та обліку;

документи з контрольної роботи.

Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.

Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію.

Вони діляться на:

призначені кінцевому користувачеві;

які використовуються інформаційною системою для розв'язання інших задач (транзити);

які використовуються для розв'язання задач на наступному стані.

Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.

До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит.

Розроблення форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення у проектній документації, пов'язаній із розробленням інформаційного забезпечення.

У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована інформація забезпечує приведення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв'язку між показниками. Наприклад, структура системи показників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділянках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.

Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої інформації та містять матеріальні, трудові, технологічні й інші норми та нормативи, ціни, а також усі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На основі цих документів здійснюється первинне формування файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ), що утворюють нормативно-довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.

Розглянемо технологію використання електронного документообігу.

Велике значення у вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту виконання першого запису до передачі його в архів. Документообіг з'являється на стадії обстеження економічного об'єкту.

Будь-яка економічна задача обробляється на основі певної кількості первинних документів, що проходять різні стадії оброблення: рух документів до оброблення, у процесі оброблення та після нього.

Критеріями вибору системи автоматизації документообігу можуть бути масштаби організації. Вибираючи системи, потрібно враховувати такі критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами й базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.

Удосконалення документообігу проходить на основі систем електронної пошти та електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських операцій.

Комплекс задач характеризується визначеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними та зведеними документами, взаємопов'язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами й нормативними документами конкретної ділянки обліку.

Розглянемо особливості автоматизованого обліку основних засобів.

Вихідні звіти, що формуються в результаті розв'язання задач:

інвентарний опис за МВО за звітний період;

інвентарний опис за МВО на вказану дату;

інвентарний опис за МВО по підрозділах;

відомість зносу за МВО;

відомість зношування за видами ОЗ (за всіма об'єктами; за об'єктами, що прибули в поточному році; за об'єктами, що вибули в поточному році; за проміжок);

відомість зношування за підрозділами;

відомість зношування за підрозділами у розрізі видів ОЗ;

відомість наявності дорогоцінних металів;

інвентаризаційний опис дорогоцінних металів;

звіт повного зношування;

зведений звіт зношування за підрозділами;

зведений звіт зношування за групами і видами ОЗ;

рух ОЗ за видами Оз;

рух ОЗ за МВО;

рух ОЗ по підрозділах;

відомість переоцінювання за видами ОЗ;

відомість переоцінювання за групами ОЗ;

відомість переоцінювання за підрозділами;

картка обліку руху ОЗ за групою ОЗ;

картка обліку руху за видом ОЗ;

картка обліку руху за МВО;

картка обліку руху за підрозділом.

Висновки та пропозиції