Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига"

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Приложение 1

к приказу Генерального директора

№ _____

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.

Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

Согласование документа

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы: после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Место грифа согласования чаще всего - ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

- Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

- Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

- В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

- На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания «Технолига», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

- После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

- Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

- Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ЗАО «Строительная Компания «Дружба» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

- Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО «Строительная Компания «Технолига», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

- Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

- При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

01 - Генеральное управление;

02 - Управление по работе с персоналом;

03 - бухгалтерия;

04 - финансовый отдел;

05 - отдел развития бизнеса;

06 - отдел заказчика;

07 - архитектурно-планировочная мастерская;

08 - отдел информационных технологий;

09 - юридическая служба;

10 - филиал «Окна «Технолига»

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

- Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

- Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ.

Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

4.3. Организация контроля исполнения документов

В ЗАО «Строительная Компания «Технолига» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ЗАО «Строительная Компания «Технолига». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены.

Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Строительная Компания «Технолига». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

4.4. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ЗАО «Строительная Компания «Технолига».

Сводная номенклатура дела ЗАО «Строительная Компания «Технолига» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ЗАО «Строительная Компания «Технолига» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

- наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

- определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п.

Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Наименование подразделения	Кол-во дел (томов)	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Технолига» не допускается.

4.5. Формирование и оформление дел

Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

Обложка дела оформляется следующим образом:

- название организации - ЗАО «Строительная Компания «Технолига»;

- наименование подразделения;

- номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

- заголовок дела;

- год заведения или квартал года;

- том дела;

- срок хранения.

4.6. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Технолига». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Технолига». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

Форма описи:

ЗАО «Строительная Компания «Технолига» ОПИСЬ №____ Долговременного хранения За 200__г.		УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭК От______№_______
№ п/п	Индексы дел	Заголовок дела	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5

В опись № __________включены _______________________дел

(цифрами и прописью)

с №____________по №_____________.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия

После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

Форма акта:

ЗАО «Технолига» АКТ _______________№ ___ о выделении документов к уничтожению		УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________И.О.Ф. «______»___________200 г.

ЭК ЗАО «Строительная Компания «Технолига» отобрала к уничтожению следующие дела и документы, утратившие практическое значение:

№ п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дел)	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Примечание

Итого: _________________дел за годы ________.

Описи дел за ____________годы утверждены ЭК.

Председатель ЭК Подпись И.О.Фамилия

Члены ЭК

И.О.Фамилия Подпись

И.О.Фамилия Подпись

Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается Генеральным директором.

Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 20 января. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

4.7. Передача дел в архив

- Законченные делопроизводством дела хранятся в отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несет ответственный за делопроизводство сотрудник от данного подразделения.

- Дела могут храниться как в рабочих кабинетах, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и оборудованных сигнализацией от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения руководителя, курирующего подразделение.

- В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение.

Форма карточки-заместителя дела:

Отдел______________

Дело № ____________

Кол-во листов	Дата выдачи	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возвращения	Расписка в приеме

В случае утраты какого-либо дела или документа ответственный исполнитель обязан незамедлительно известить об этом начальника подразделения и принять меры к его поиску, восстановлению.

Полная проверка наличия дел и документов проводится в подразделениях ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Начальник Общего отдела И.О.Ф.

Приложение 2

Список нерегистрируемой корреспонденции:

1. Графики;

2. Документы по материально-техническому снабжению;

3. Материалы справочного и информационного характера;

4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые

5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты;

6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний и т.д.);

7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

8. Приказы подведомственных организаций;

9. Проекты планов;

10. Проекты смет расходов;

11. Расчеты;

12. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

13. Технологические карты;

14. Технические условия;

15. Учебные планы и программы;

16. Чертежи.

Приложение 3

ЗАО «Технолига» АКТ «___»_________200 г. №___ о выделении документов к уничтожению	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» _______________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.

На основании перечня__________________________________________

(название и выходные данные перечня

___________________________________________________________ документов с указанием сроков хранения)

отобраны к уничтожению относятся документы не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

№п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Кол-во дел (томов)	Срок хранения и №№ статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________дел за ___________________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел за ___________годы утверждены Генеральным директором Компании.

Председатель ЭК __________________И.О.Ф.

Члены ЭК __________________И.О.Ф.

__________________И.О.Ф.

Приложение 4

ЗАО «Технолига» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ № _____ г.Калуга На _______ год	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Технолига» ________________ И.О.Ф. «___»___________ 200_г.
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел, томов	Срок хранения и № ст. по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Общий отдел
01-01	Приказы руководителя по основной деятельности		Постоянно ст.6а
01-02	Протоколы общих собраний сотрудников фирмы		Постоянно ст.5д
01-03	Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности		5 л ЭПК ст.12
01-04	Журнал регистрации исходящих документов		3 года ст.72б
04-05	Журнал регистрации входящих документов		3 года ст.75б
01-06	Журнал регистрации приказов руководителя по основным видам деятельности		Пост. ст.72а
01-07
01-08
01-09
02. Юридическая служба
02-01	Арбитражно-процессуальные дела		10 лет
02-02	Договоры находящиеся на согласовании		5 лет ЭПК ст.186	После истечения срока действия договора
02-03	Инвестиционные договоры		5 лет ЭПК ст.186
02-04	Субподрядные договоры		5 лет ЭПК ст.186
02-05	Подрядные договоры		5 лет ЭПК ст.186
02-06	Договоры займа		5 лет ЭПК ст.186
02-07	Договоры аренды помещений		5 лет ЭПК ст.487	После истечения срока действия договора
02-08	Журнал регистрации исходящей документации		3 года ст.72 б
02-09	Журнал регистрации входящей документации		3 года ст.72 б
02-10	Журнал регистрации исходящих претензий		5 лет ст.36
02-11	Журнал регистрации входящих претензий		5 лет ст.63
02-12	Журнал регистрации исходящих исковых заявлений		5 лет ст.63
02-13	Журнал регистрации входящих исковых заявлений		5 лет ст.63
02-14	Журнал регистрации арбитражно-судебных дел		5 лет ст.63
02-15	Журнал регистрации договоров		5 лет ЭПК ст.193 б	После окончания срока действия последнего договора
02-16	Журнал регистрации согласований договоров		5 лет ЭПК ст.193 б
02-17
02-18
02-19
03. Административно-хозяйственный отдел
03-01	Переписка с ЗАО «Саланг» по административно хозяйственным вопросам		5 лет ЭПК ст.193 б
03-02	Заявки на канцелярские товары		5 лет ст.395
03-03	Документы, подтверждающие получение материальных ценностей		ДМК
03-04	Договоры на поставку канцелярских товаров и мебели		5 лет ЭПК ст.391	После истечения срока действия договора
03-05
03-06
03-07
04. Служба научно-технической документации
04-01	Комплектовочные ведомости по объектам		5 лет ст.1523	После окончания строительства Т.П. 1989
04-02	Графики монтажа оборудования		1 год ст.1901	Т.П. 1989
04-03	Графики движения механизмов		До завершения строительства
04-04	Графики движения рабочей силы		ДМН
04-05	Проекты производства работ (по объектам)		ДМН ст. 1534	Т.П. 1989
04-06	Проектно-сметная документация		5лет ст.1534, 1536,1544	Т.П. 1989
04-07
04-08
04-09
05. Отдел материально-технического обеспечения
05-01	Переписка по вопросам материально технического обеспечения деятельности		5 лет ст.389
05-02	Приказы, распоряжения руководителя		ДМН
05-03	Заявки строительных участков на материалы		5 лет ст. 395
05-04	Заявки строительных участков на бетон		5 лет ст.395
05-05	Ведомости комплектации объектов		5 лет ст.1523	После окончания строительства Т.П. 1989
05-06	Лимитно-заборные карты		5 лет
05-07	Внутренние накладные со склада		5 лет ст.150
05-08
05-09
05-10
06. Главная бухгалтерия
06-01	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности		5 лет ст. 152
06-02	Договоры по машинам и механизмам		5 лет ЭПК ст. 186	После истечения срока действия договора
06-03	Годовые статистические отчеты по основным видам деятельности		Пост. ст. 199 б
06-04	Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы		5 лет ст. 135 в
06-05	Годовые бухгалтерские отчеты и балансы		Пост. ст.135 б
06-06	Кассовые документы, фиксирующие хозяйственные операции.		5 лет ст. 150т	При условии завершении ревизии
06-07	Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов		5 лет ст.150	При условии завершении ревизии
06-08	Счета-фактуры и накладные по учету товарно-материальных ценностей		5 лет ст.150	При условии завершении ревизии
06-09	Авансовые отчеты		5 лет ст. 150	При условии завершении ревизии
06-10	Кассовая книга		5 лет ст.193 д	При условии завершении ревизии
06-11	Договоры о материальной ответственности		5 лет ст. 189	После увольнения материально ответственного лица
06-12	Образцы подписей материально ответственных лиц		ДМН ст.190
06-13	Расчетные ведомости по заработной плате		75 лет ст.155
06-14	Книга покупок		5 лет
06-15	Накладные и акты от поставщиков		5 лет ст. 150
06-16	Материальные отчеты		5 лет ст. 150
06-17	Договоры поставки		5 лет ЭПК ст. 391	После истечения срока действия договора
06-18	Акты о приеме выполненных работ по услугам		5 лет ст.188
06-19	Акты о приеме выполненных работ по объектам		5 лет ст.188т
06-20	Договоры аренды помещений		Постоя ст.424
06-21	Договоры на оказание услуг		5 лет ст. 186	После истечения срока действия договора
06-22
06-23
06-24
07. Отдел развития бизнеса
07-01	Акты о приеме выполненных работ		5 лет ст.188	При отсутствии лицевых счетов 75 л.
07-02	Договоры подряда. Копии		ДМН
07-03	Договоры поставки продукции. Копии		ДМН
07-04	Договоры по машинам и механизмам. Копии		3 года
07-05	Годовой финансовый план. Копии		Постоянно ст.105 б
07-06	Отчеты по исполнению бюджета. Копии		ДМН
07-07	Сметы (сводные, объектные, локальные по видам работ). Копии		ДМН
07-08	Квартальный финансовый план.		5 лет ст.105 в
07-09
07-10
07-11
08. Отдел кадров
08-01	Личные дела сотрудников		75 лет ЭПК ст.337 б
08-02	Личные дела сотрудников-совместителей (или работающих по трудовым соглашениям)		75 лет ЭПК ст.337 б
08-03	Личные карточки работников (Т - 2)		75 лет ЭПК ст. 339
08-04	Подлинные личные документы рабочих и служащих (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востре-бования ст.342	Не востребованные - не менее 50 лет
08-05	Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, увольнении)		ЭПК ст.6 б
08-06	Документы, являющиеся основанием к приказам по кадрам (заявления, справки, докладные записки др.)		5 лет ст.343
08-07	Трудовые договоры		75 лет ЭПК ст.338
08-08	Трудовые соглашения		75 лет ЭПК ст.338
08-09	Табели учета рабочего времени		1 год ст.281
08-10	Должностные инструкции работников предприятия		Пост. ст.35
08-11	Положения о службах и отделах организации		Пост. ст. 16
08-12	Переписка с организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров		5 лет ЭПК ст. 369
08-13	Штатное расписание и структура организации		Постоянно ст. 18 а, 32 а
08-14	Книга учета приема, перемещения, увольнения работников		75 лет ЭПК ст.358 а
08-15	Книга учета выдачи и движения трудовых книжек и вкладышей к ним		50 лет ст.358 а
08-16	Журнал регистрации приказов по командировкам		5 лет ст.358 б
08-17	Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)		75 лет ст. 357
08-18	Журнал регистрации листков нетрудоспособности		5 лет ст.476
08-19	Журнал регистрации распоряжений о предоставлении отпуска		3 года ст.358
08-20
08-21
08-22

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____году.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности, передавшего

сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 5

ЗАО «СК«Технолига» Положение об Общем отделе «___»____________200_ г. Калуга	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ЗАО «Технолига» осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления, секретари структурных подразделений.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

- Совершенствование форм и методов работы с документами.

- Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами.

- Сокращение документооборота, унификация форм документов.

- Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции: 

- Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

- Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

- Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

- Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

- Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.

- Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

- Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

- Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

- Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

- Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

Права и ответственность Общего отдела

Общий отдел имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

4.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.4. Проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы документационного обеспечения управления и должностные инструкции работникам.

4.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

Общий отдел несет ответственность за: 

- Обеспечение установленного порядка работы с документами в Компании.

- Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Руководство

Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается Генеральным директором Компании.

Начальник Общего отдела:

несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела, контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов, распоряжений и поручений руководства Компании;

вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной численности отдела, о назначении и освобождении работников, их аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.

Приложение 6

ЗАО «Технолига» Положение о постоянно действующей экспертной комиссии «___»__________200_ г.	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________________И.О.Ф. «_____»_________200_г.

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ЗАО «Технолига». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

- на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии - начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела ____________ И.О.Ф.

(подпись)

Начальник Управления делами ____________И.О.Ф.

Приложение 7

ЗАО "СК"Технолига" УТВЕРЖДАЮ

Должностная инструкция Генеральный директор

"____"___________200_г. ________И.О.Фамилия

секретаря Генерального "____"_________200_г.

директора

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря - референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности Генерального директора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ;

уставом организации;

распорядительными документами руководства предприятия;

правилами трудового распорядка;

указаниями руководителя;

положением о секретариате;

государственными нормативными документами в области делопроизводства;

инструкцией по делопроизводству предприятия.

1.5 На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей - референтов.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

- организации работы с документами;

- организации работы с документами;

- организации управленческого труда;

- применения средств вычислительной и организационной техники;

- передача служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.7. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в программах Windows, Word, Excel;

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Функции

На секретаря - референта возлагаются следующие функции:

2.1. информационно - справочная обслуживание по документам предприятия.

2.2. методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. оперативно - организационное обслуживание руководства.

2.5. выполнение машинописных, графических, множительных работ.

2.6. ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

2.7. ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.8. ведение учета командировочных удостоверений.

3. Должностные обязанности

Секретарь должен:

3.1. осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово - хозяйственную деятельность.

3.2. обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

3.7. вести прием посетителей.

3.8.выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.8. обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.9 использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

3.10. проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. визировать проекты документов предоставляемых на подпись директору.

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.6. работать с документами, имеющими закрытый характер.

4.7. принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8. взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам проверки исполнения документов, поручений и предоставления необходимой информации руководству.

Взаимодействия

Секретарь взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.

5.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения.

5.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

5.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.

6. Ответственность

Секретарь несет административную ответственность за:

6.1. нарушение действующего законодательства РФ. при подготовке документов.

6.2. сохранение конфиденциальности служебной информации.

6.3. небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

6.4. нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

6.5. неправильное использование представленных прав, а также использование их в личных целях.

Начальник Общего отдела ____________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами ___________________И.О.Ф.