Совершенствование документационного обеспечения управления салонов красоты

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра информатики

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

ТЕМА: СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ САЛОНОВ КРАСОТЫ

Иркутск 2010



ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного развития индустрии красоты, расширения рынка услуг в этой области и возросшей в разы конкуренции в данной отрасли экономики, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность салона красоты.

Документированная информация составляет основу управления. Его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В этих условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, а следовательно на документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы всего аппарата управления, организацию и культуру труда всего салона. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени управленца тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу [1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [1]. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в салонах красоты. Не смотря на популярность такого рода организаций, уровень подготовки документов здесь остается весьма невысоким. Зачастую в салоне красоты нет никакой системы ведения документов, не говоря уже об электронном документообороте. Как правило, руководитель салона красоты ограничивается минимальным пакетом документации, разрешающей ведение бизнеса и несколькими основными организационно-распорядительными документами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и ГСДОУ [2].

Объектом дипломной работы является технология совершенствования документационного обеспечения управления в салонах красоты, следовательно, предметом - организация и технология документационного обеспечения деятельности салонов красоты на примере салона красоты «Леди Босс».

В ходе дипломной работы были выявлены недостатки в организации делопроизводства и сформулированы основные предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления в салоне красоты.

Целью написания дипломной работы является анализ существующего документационного обеспечения управления в салоне красоты, а также разработка и внесение рациональных предложений по его совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

ознакомление с организационной структурой салона красоты;

изучение функций, задач, основных документопотоков салона красоты;

разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников. В первой главе рассматриваются структура и функции салона красоты, на примере салона красоты «Леди Босс», и сложившийся на данный момент уровень документационного обеспечения управления.

Во второй главе подробно рассматриваются предложения по оптимизации, рационализации и совершенствованию работы с документами и по внедрению автоматизированных систем управления. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

ГЛАВА 1. САЛОН КРАСОТЫ «ЛЕДИ БОСС»: ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1 История создания салона красоты «Леди Босс»

Индустрия красоты остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений экономической деятельности и является по существу отдельным сегментом экономики.

Сегодня все большее внимание человек уделяет заботе о себе, своем здоровье и внешности, поскольку внешний вид играет немаловажную роль в жизни каждого. Зачастую, положение человека в обществе, его материальное состояние и социальный статус требуют соответствующего внешнего вида.

Салон красоты «Леди Босс» был открыт 30 апреля 2009 года, с целью оказания комплексных услуг по уходу за внешностью. Ценовая категория салона - немного выше среднего уровня. Изначально салон позиционировался как салон люкс класса, но сразу после открытия стало понятно, что данная ценовая категория абсолютно не востребована на рынке, по крайней мере в условиях наступившего кризиса.

В настоящее время в салоне воплощаются новейшие технологии, такие как холодное наращивание волос, сахарная депиляция, однако в организации труда есть очень много пробелов, что обуславливается недостаточной подготовкой руководителей в данной отрасли.

Салон красоты «Леди Босс» является развивающейся и молодой компанией, способной внедрять на своей базе современные технологии управления.

1.2 Задачи, функции и структура салона красоты «Леди Босс»

Салон красоты «Леди Босс» по форме собственности является предприятием, учрежденным индивидуальным предпринимателем без образования юридического лица Бебия Рамином Шалвовичем.

Салон красоты «Леди Босс» имеет учредительное удостоверение салона красоты и имеет право на оказание бытовых услуг населению по уходу за внешностью.

Салон красоты «Леди Босс» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Целью деятельности салона красоты является извлечение прибыли, предметом деятельности - оказание бытовых услуг населению.

Основными направлениями деятельности салона красоты являются:

парикмахерские услуги;

услуги мастеров маникюра и педикюра;

услуги косметолога, включающие уход за телом и лицом;

продажа косметических средств;

предоставление солярия;

В настоящее время организационная структура салона только формируется и документально не утверждена. Примерная структура салона красоты «Леди Босс» представлена на рис. 1.1.



Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Рис. 1.1 - Структура салона красоты «Леди Босс»

Структуру салона можно отнести к линейной, так как в салоне работает всего 15 человек и на отделы деления не производится. Должностной состав салона красоты «Леди Босс»:

4 парикмахера;

2 маникюрных мастера;

2 косметолога;

2 педикюрных мастера;

2 администратора;

1 уборщица;

1 заместитель директора;

1 директор;

В непосредственном подчинении у директора находится заместитель директора, который фактически выполняет все функции директора, являясь руководителем салона красоты «Леди Босс», и заместителю директора непосредственно подчиняются администраторы, а весь остальной персонал подчиняется напрямую администраторам [3].



1.3 Организация документационного обеспечения управления салона красоты «Леди Босс»

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления [2] в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба ДОУ в салоне красоты «Леди Босс» отсутствует, как таковой сложившейся системы документации в салоне нет, кроме того, в салоне нет специалиста, целенаправленно занимающегося документацией, и заместитель директора и администраторы оформляют документы на свое усмотрение. Однако, следует заметить, что за основу используются унифицированные формы, либо бланки документов, согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 [4].

Всю работу с документами осуществляют заместитель директора и администраторы. Администраторы занимаются оперативным управлением, а заместитель директора стратегическим. Таким образом, в компетенцию администраторов входит контроль работы персонала, организация работы с клиентами, оформление заявок поставщикам, продажа продукции, заместитель директора контролирует работу администраторов, планирует деятельность салона, занимается вопросами рекламы салона красоты, решает все финансовые вопросы.

Документационное обеспечение управления салона не автоматизировано, и документы ведутся в бумажном виде, поскольку предприятие основано всего год назад, директор пока еще не рассматривал варианты внедрения систем электронного документооборота, и тем более систем автоматизированного управления. В документном фонде салона красоты «Леди Босс» формируются 3 потока:

Учредительная документация;

Финансовая документация;

Кадровая документация;

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

1.4 Документы, определяющие организацию делопроизводства в салоне красоты «Леди Босс»

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в салоне красоты «Леди Босс» служба делопроизводства отсутствует и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились, то и саму инструкцию здесь никто не разрабатывал.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила приема и процесса создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [2] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [5]. Утверждается инструкция директором. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота.

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив [6].

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации [7]. Проект инструкции по делопроизводству, подготовленный мной, дан в приложении № 1.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников салона красоты и квалификационные требования к ним должны быть закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В салоне красоты должностные инструкции находятся в стадии разработки, и все работники на данный момент руководствуются распоряжениями администраторов и заместителя директора.

1.5 Организация документооборота

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [8].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [2] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [9].

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот салона красоты за последний год, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении салона красоты выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [8], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

- бланк салона красоты «Леди Босс» для письма;

- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8]. Внутренние документы салона красоты по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Учредительное удостоверение, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и администраторами;

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в салоне красоты при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

1.6 Порядок работы с входящими документами

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в салоне красоты осуществляется централизованно администратором.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно администратор возвращает или пересылает по назначению.

Согласно государственным стандартам, первичная обработка должна заканчиваться распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. В рамках салона красоты входящая корреспонденция не регистрируется, а передается на рассмотрение директору непосредственно.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.1.

Кто выполняет Операции	Администратор	Заместитель директора	Директор	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Передача на рассмотрение руководству
5.Рассмотрение руководством
6.Получение от руководства рассмотренных документов
7. Передача на исполнение

Схема 1.1 - Оперограмма движения входящих документов



1.7 Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. [2]

После подписания руководителем, исходящий документ передается ответственному лицу для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

В данном случае в салоне красоты исходящие документы проходят упрощенный режим, в условиях отсутствия службы ДОУ документы готовятся и отправляются администратором. Регистрации документов не проводится, и только сохраняются копии.

Порядок работы с исходящими документами в салоне красоты приведен в схеме 1.2.

Кто выполняет Операции	Администратор	Заместитель директора	Директор	Исполнители
1.Составление проекта
2. Согласование
3.Внесение изменений
4.Печать
5.Передача на подпись
6 Подписание
7. Отправка

Схема 1.2 - Оперограмма движения исходящих документов

1.8 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [8]

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [10]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска. [11]

Несмотря на то, что салон красоты «Леди Босс» существует всего один год, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время администратором ведется работа по сбору информации для составления номенклатуры дел.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления [2], Основными правилами работы ведомственных архивов [10], Перечнем документов с указанием сроков хранения [12], методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

наименование организации;

название вида документа;

место составления;

на какой год;

название разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для салона красоты «Леди Босс», представлена в приложении №8.



1.9 Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [8].

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [8]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В салоне красоты «Леди Босс» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел проводит заместитель директора. Контроль за правильным формированием дел в этом салоне осуществляется непосредственно директором.

Анализируя работу заместителя директора по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;[10]

-документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

- в дело подшиваются документы с разными сроками хранения.

Таким образом, при формировании дел, заместителю директора необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [2].

Дела салона красоты подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится заместителем директора или ответственным лицом, уполномоченным на это директором.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. [10]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). [10]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. [2] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

ГЛАВА 2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ САЛОНА КРАСОТЫ «ЛЕДИ БОСС»

2.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения салона красоты

В результате анализа системы документационного обеспечения управления салона красоты «Леди Босс» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства:

Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, должностная инструкция администратора и заместителя директора.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [2] и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ. [5]

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив[6].

Инструкция по делопроизводству должна быть составлена максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с документами. Инструкция по делопроизводству позволит регламентировать основные делопроизводственные этапы, что позволит сделать работу с документами в салоне более унифицированной, исключит возможность их утери, обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями современного законодательства. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Среди нормативных документов салона красоты «Леди Босс» отсутствует должностная инструкция администратора. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы, поэтому администратор выполняет каждую операцию и работу по мере необходимости.

Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий и регулирующий организационные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий [13].

Должностная инструкция необходима администратору для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой [14].

Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;

- определяет его задачи, функции, права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;

- является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;

- устанавливает организационные основы работы секретаря.[14]

На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей администратора предлагается его должностная инструкция.

Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:

Общие положения.

Основные задачи и функции.

Обязанности.

Права.

Ответственность.

Взаимосвязи по должности.

Оценка деятельности [14].

Так как администратор салон красоты является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям [15]. В целях совершенствования работы с документами в салоне красоты «Леди Босс» предлагается внедрить одну из уже применяемых в индустрии красоты компьютерных программ по управлению салоном красоты, позволяющим вести в салон е красоты электронный документооборот и адаптированных под нужды отдельно взятого салона.



2.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [16], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [17];

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов [18].

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- определиться с финансовыми затратами [19].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [20].

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки.



2.3 Обзор компьютерных программ для управления салоном красоты

2.3.1 Общее описание программы «Universe-Красота»

Программное обеспечение «Universe-Красота» предназначено для эффективного управления предприятиями индустрии красоты:

Салонами красоты

Spa-центрами

Студиями экспресс маникюра

Солярий клубами

Косметологическими центрами

Парикмахерскими

Компьютерная программа «Universe-Красота» представляет собой комплексную систему управления предприятиями индустрии красоты. Внедрение программы позволяет полностью автоматизировать работу Вашего салона красоты на всех уровнях работы: от обслуживания клиентов и начисления заработной платы сотрудникам, до долгосрочного планирования и учета финансовых потоков [21].

Основными пользователями программы являются:

управляющий (директор),

администратор салона красоты,

менеджер по работе с клиентами,

кладовщик.

2.3.2 Решаемые задачи

В первую очередь, учет в салоне красоты:

Учет денежных средств, поступающих от клиентов, как наличных, так и безналичных, ведение текущих расходов салона красоты, учет расхода материалов, используемых при оказании услуг, продаж товаров и услуг, начисления заработной платы, эффективности рекламы, посещаемости клиентов.

Во-вторых, автоматическое ведение документации в салоне красоты:

Автоматическое формирование отчетов администратора (лист ежедневного отчета администратора, журнал предварительной записи клиентов, отчет о входящих звонках, отчет по текущим затратам, картотека клиентов салона красоты), автоматическое формирование отчетов бухгалтера (журнал поступления и движения товаров, журнал движения расходных материалов, журнал движения товаров на продажу, состояние склада, отчет о начислении заработной платы), автоматическое формирование отчетов для руководителя (финансовый отчет по деятельности предприятия, отчет по проданным товарам, отчет по оказанным услугам, отчет по расходам предприятия, отчеты по клиентской базе, отчеты об эффективности рекламных акции).

В-третьих, поднятие имиджа салона красоты и увеличение конкурентных преимуществ:

Владение полной информацией о клиенте, позволяет разработать такую систему общения с клиентом, которая будет давать максимальный эффект по уровню обслуживания, а также по продажам как услуг так и товаров, автоматическая рассылка рекламных предложений и поздравлений клиентам, введение в салоне красоты системы клиентских пластиковых карт. Учет дисконтных программ, накопительных систем, депозитов [21].

2.3.3 Преимущества программы «Universe-Красота»

Программа «Universe-Красота» не является модернизацией торговых, ресторанных, гостиничных программ, а изначально разрабатывалась как система управления предприятиями индустрии красоты, что позволяет при внедрении полностью учесть специфику работы каждого предприятия.

В программе реализовано свойство «универсальности», что позволяет ее с легкостью внедрять на любых предприятиях индустрии красоты: салонах красоты, парикмахерских, spa-центрах, ногтевых и солярий студиях.

Понятный и удобный интерфейс значительно упрощает процесс освоение программы и обучения пользователей.

Процесс установки программы занимает не более 5 минут и не требует глубоких компьютерных знаний от пользователя.

Все данные программы хранятся в одном файле, что существенно облегчает установку, пере установку и обслуживание системы.

Программу можно приобрести как в локальной версии (использование на одном компьютере) так и в сетевой версии (на нескольких компьютерах, соединенных локальной сетью), в зависимости от потребностей пользователя.

Сетевая версия программы не требует выделения специализированного сервера и может устанавливаться на стандартных компьютерах пользователя.

Программа поддерживает операционные системы Windows 2000/2003/XP/Vista.

Программа написана на языке С++ и использует базу обработки данных Firebird, что позволяет получать хорошую производительность системы даже после нескольких лет ее работы.

Программа «Universe-Красота» не является конфигураций к платформе 1С, и соответственно не требует ее приобретения.

В программе реализовано полное разграничение прав доступа, что позволяет для каждого сотрудника открыть только ту часть программы, которая необходима ему для работы.

Доступ в программу возможен только с USB-ключом, что полностью защищает Ваши данные от несанкционированного доступа.

В программе реализовано автоматическое резервное копирования данных.

В стоимость программы уже входит сопровождение и техническая поддержка в течение года.

2.3.4 Система пластиковых карт

Одним из основных разделов программы «Universe-Красота» является система пластиковых карт. Система клиентских карт - это дополнительный стимул для привлечения клиентов. В зависимости от поставленных задач, Возможно внедрение на предприятие любой модели использования карт.

Клиентские карты в программе «Universe-Красота» могут выполнять следующие функции:

Платежная

Используется для ежедневного расчета. При выдаче карты клиенту присваивается индивидуальный номер лицевого счета, по которому происходит движение финансовых средств. Расчет может вестись в двух валютных системах. Предусмотрены: учет безналичных платежей, оплаты с кредитных карт и взаиморасчетов по бартеру.

Дисконтная

Для каждой отдельной карты могут быть заданы два типа скидок - персональная или накопительная, в зависимости от заданных параметров. Шкала величины скидок и периода времени задается в настройках программы.

Кредитная

В каждом индивидуальном случае есть возможность устанавливать предельную сумму, на которую клиенту услуги оказываются в кредит. Такой вид карт востребован для постоянных клиентов.

Как правило, все вышеуказанные свойства карт комбинируются для получения наиболее удобного для пользователя варианта.



2.3.5 Настройки системы и прав доступа

Для обеспечения конфиденциальности информации в программу заложено три уровня доступа к каждому окну программы для любого из пользователей:

полный доступ;

только чтение;

доступ запрещен.

В программе предусмотрена ограниченная возможность удаления информации. Сделано это во избежание несанкционированного удаления, которое может привести к недостоверности базы данных, и, как следствие, к недостоверности получаемой информации.

Для облегчения отображаемых списков (товары, услуги, клиенты, сотрудники) и сохранения целостности базы данных в программе существует понятие «активность». Например, Вы давно не работаете с каким либо товаром или услугой, чтобы информация о них не загружала рабочих окон, Вы делаете «неактивным» данный товар или услугу. При этом вся информация о них в базе сохраняется, а в повседневной работе Вы их не видите.

Возможность работы программы от нескольких юридических лиц. Данная возможность позволяет более гибко подходить к организации деятельности салона. Предположим, что у одного юридического лица есть лицензия на оказание косметологических услуг, а у другого на реализацию алкогольной продукции. Не нужно создавать еще одно для совмещения двух функций. В программе Вы можете выписывать документы как от одного лица, так и от другого.



2.4 Общее описание программы «1С:Предприятие 7.7 + Салон красоты»

Конфигурация «Салон красоты» разработана для учета деятельности салонов красоты, парикмахерских и других организаций подобной направленности. Типовое решение не является самостоятельной программой и предназначено для использования совместно с компонентой «Оперативный учет» системы программ «1С:Предприятие 7.7» [21].

Программа имеет следующие функциональные возможности:

ведение справочной информации о клиентах и сотрудниках салона;

работа с клубными картами (учет клубных карт различных видов, идентификация клиента по клубной карте или по ключу от шкафчика, учет и контроль оплаты клиентами членских взносов, заморозка карт, блокировка потерянных карт);

учет обслуживания клиентов;

учет оплаты товаров и услуг, ведение депозитных счетов клиентов (предварительная оплата услуг, продажа абонемента, пополнение счета, оплата при выходе из салона, предоставление скидок, оформление оплаты);

ведение складского учета (из отчетов можно получать оперативную информацию об остатках материалов на складах и у мастеров);

формирование оперативных отчетов;

взаимодействие с другими программами ( реализован механизм выгрузки данных в программу «1С:Торговля и склад». Программа «1С:Торговля и склад» предоставляет возможность выгружать данные в программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Упрощенная система налогообложения» в виде бухгалтерских проводок. Кроме того в программе «1С:Торговля и склад» пользователь может настроить правила формирования бухгалтерских проводок по разным операциям);

взаимодействие с внешним оборудованием (кассовый терминал под управлением программы «Супермаг УКМ», фискальный регистратор «Штрих-ФР-Ф», терминал сбора данных Opticon PHL -1300).

Возможность инвентаризации, списании недостачи и оприходования излишков.

Контроль минимальных остатков материалов в реальном времени и напоминание о необходимости закупки.

Автоматическое списание материалов по нормативам на каждую услугу.

Настраиваемые отчеты по движению товаров и материалов, по статистике расхода материалов на каждую услугу или вид услуг.

Учет сотрудников и оборудования.

Хранение ФИО и контактных данных сотрудников.

Возможность напоминания о днях рождениях и других датах (например, дата окончания действия мед. книжки).

Учет графиков работы сотрудников. Автоматическое заполнение графиков работы.

Расчет заработной платы сотрудникам.

Ведение индивидуальных и общих схем начисления заработной платы.

Автоматический расчет заработной платы по схемам, введенным пользователем. Реализованы наиболее часто используемые схемы оплаты.

Печать расчетных листков за любой период (день, неделя, месяц) по каждому сотруднику.

Учет выплаты заработной платы сотрудникам, а так же прочей выдачи денежных средств сотрудникам.

Отчет по популярности сотрудников у клиентов.

Отчет по выработке сотрудников по категориям выработки.

Отчет по взаиморасчетам с сотрудниками.

Учет оборудования, необходимого для выполнения работ.

Резервирование времени работы оборудования, напоминания по оборудованию (например, дата технического обслуживания).

Запись клиентов.

Ведение интерактивного журнала записи:

отображение уже назначенных заявок клиентов.

отображение доступности рабочего времени сотрудников и оборудования.

удобный переход между датами.

ввод основных документов одним кликом.

вывод напоминаний в календаре записи.

Возможность быстрой предварительной записи клиентов, контроль записи на нерабочее или занятое время сотрудника.

Запись одной заявкой к нескольким мастерам.

Удобный подбор работ в заявку.

Автоматическое бронирование времени оборудования, рабочего помещения, кабинета, если оно необходимо для оказания услуги.

Учет движения денежных средств и оплат.

Учет денежных средств в разрезе касс.

Анализ движения денежных средств по статьям движения.

Возможность ввода 4 видов оплаты услуг и товаров клиентами:

Наличные.

Безналичные.

Сертификатом.

За счет фирмы.

Отчет по видам оплат и суммам за любой период.

Учет подарочных сертификатов и абонементов на услуги:

Учет не выданных сертификатов и абонементов.

Учет выданных сертификатов и абонементов и остатков номинала по ним.



Преимущества и сервисные возможности

Назначение заданий пользователям с возможностью напоминания.

Разделение доступа к данным для администратора салона, кладовщика и руководителя.

Возможность печати штрих-кодов для услуг и материалов и подбора в документы без мыши и клавиатуры с помощью сканера штрих-кодов.

Индивидуальные настройки пользователей.

Возможность облегчения интерфейса за счет отключения неиспользуемого функционала.

Возможность построения распределенной базы данных для сетей салонов красоты (только в версии ПРОФ).

Получить подробную информацию и заказать демонстрацию можно в любом из офисов компании.

Конфигурация «БИТ: Красота 8» не является самостоятельным программным продуктом, для ее работы в зависимости от варианта поставки необходимо наличие установленной платформы «1С:Предприятие 8.1» [21].

2.5 «Салон Менеджер»

«Салон Менеджер» - недорогая и удобная в использовании компьютерная программа учета для администраторов и менеджмента парикмахерских, салонов красоты, косметологических, спа-центров, соляриев. Программа не имеет отношения к другим хорошим программам бухгалтерского учета. Для работы программы учета и управления салоном красоты не нужны дополнительные модули.

Электронная очередь и предварительная запись - основной раздел программы, в котором сведена вся информация на текущий день о работающих сотрудниках, назначенных посещениях клиентов, выполняемых или выполненных заказах. В этом окне производится предварительная запись на любую дату, переход на ввод данных о клиенте и переход на оплату заказа или продажи.

База клиентов салона - поможет вам называть их по имени, давать скидки за повторные посещения или большие заказы, поздравлять их с днем рождения и приглашать в салон.

Отчеты помогут выстроить рейтинги клиентов. По каждому из клиентов вы сможете сделать необходимые для работы заметки и сохранить фотографию, полученную, например, с помощью компьютерного подбора причесок. Отслеживайте по какой рекламе приходят клиенты. Специальный отчет поможет вам сформировать рейтинг ваших рекламных кампаний.

База сотрудников салона - позволяет вести учет работников салона, отслеживать информацию об их квалификации, качестве оказываемых услуг, отзывы клиентов о мастере, личная информация.

Касса - в этом разделе хранятся и производятся все транзакции по продаже товаров и услуг. Для каждой транзакции создается отдельная строка записи. Для одного клиента можно объединить покупку нескольких позиций. В низу кассового окна будет выдаваться общая стоимость заказа. В случае, если у клиента есть скидка, то она будет считаться автоматически. Количество демонстрируемых записей можно ограничить диапазоном дат.

Склад и товары - учет движения препаратов и оборудования внутри салона, отслеживание продаж препаратов, планирование закупок.

Учет товаров - в этом разделе хранятся данные и производятся транзакции по приему товаров на склады, их продаже или списанию.

По каждому товару можно просмотреть количество остатка на каждом из складов, цену закупки, цену для продажи сотрудникам или клиентам. В строке поиска можно быстро отыскать новую запись. Здесь же можно удалить или отредактировать записи. Также можно продать товар клиенту или сотруднику. В этом случае автоматически откроется окно кассы.

Графики работы - («четные-нечетные», «четные - утро, нечетные - вечер», «день через день», «двое через двое» и другие. В нашей программе можно присвоить каждому из сотрудников свой график работы и он будет автоматически отображаться в предварительной записи. Для создания графика можно воспользоваться Мастером создания графика, в котором уже введены основные существующие схемы работы или создать график вручную).

Дисконтные карты - программа может автоматически присваивать скидки клиентам по достижении определенной суммы услуг или количеству посещений. Также, вы можете сами присваивать скидку клиенту. Размер скидок настраивается. Скидка будет автоматически вычитаться из стоимости услуги.

2.6 Успешный цирюльник 2

«Успешный цирюльник 2» - информационная система для управления салоном красоты, парикмахерской, косметологическим или спа-центром. Использование самых современных технологий в области автоматизации позволило реализовать инструмент, способный повысить для Вас эффективность управления и контроль над «красивым бизнесом».

Основные функциональные особенности системы:

Планирование и контроль обслуживания клиентов

Регистрация заявок клиентов на оказание услуг:

Предварительная запись клиента.

Резервирование необходимых расходных материалов на предоставление выбранной услуги.

Перечень услуг салона от парикмахерских до косметологии, прайс-лист на них.

Использование различных видов дисконтных карт клиентов при формировании стоимости оказанных услуг.

Система накопительных, постоянных скидок для клиента (в процентах от суммы услуги).

Планирование загрузки мастеров.

Сохранение истории взаимоотношений с клиентами: «клиент обслужен», «клиент отказался», «клиент не пришел».

Просмотр оказанных услуг за произвольный период времени по каждому мастеру, клиенту, виду услуг и другим аналитическим признакам.

Клиенты:

Программа позволяет сохранять индивидуальную информацию о клиентах.

Личные данные:

Инициалы;

Адрес;

Контактные телефоны;

Дата рождения;

Семейное положение;

Адреса электронной почты;

Фотоматериалы;

Данные дисконтной карты клиента;

Размер постоянной скидки клиента.

Рассылка поздравлений и рекламных предложений по электронной почте.

Сотрудники:

В программе возможно сохранение следующей информации по сотрудникам:

Личные данные:

Инициалы;

Паспортные данные;

Номер страхового свидетельства;

Адрес;

Адреса электронной почты;

Занимаемая должность;

Фотоматериалы.

Оклад, базовый процент (в соответствии с типом оплаты труда), бонус.

Схема оплаты труда:

% от каждой услуги;

Фиксированный % от суммы услуг;

Оклад;

Оклад + % от каждой услуги;

Оклад + фиксированный % от суммы услуг;

Фиксированный % (от оборота - материалы).

График работы сотрудника может формироваться по стандартному шаблону работы («Через день», «День через два»), либо указываться индивидуально.

Просмотр графика работы сотрудника за любой период времени.

Учет заработной платы сотрудников:

Учет начисленной и фактически выплаченной заработной платы каждого мастера;

Учет выдачи авансов, премий, штрафов;

Учет условий выплаты заработной платы мастерам по индивидуально выбранному расчетному периоду (месяц, неделя, каждый день).

Учет наличия расходных материалов у мастеров:

Учет выдачи мастерам расходных материалов;

Просмотр остатков расходных материалов по каждому мастеру на определенную дату;

Автоматическое списание материалов с мастера по факту оказания услуги.

Складской учет:

Система позволяет вести складской учет движения товарно-материальных ценностей.

Возможность использования двух типов складов: «Основного» - для обслуживания клиентов и «Склада-магазина» для прямой продажи товаров.

Списание товарно-материальных ценностей по факту обслуживания клиентов происходит по соответствующим нормам расхода.

Остатки товаров формируются на каждый день и ведутся в разрезе складов и мастеров.

За произвольно выбранный период времени просмотр прихода и расхода товаров по каждому складу.

Ведение классификаторов типов товаров, поставщиков и др. позволяет быстро получать аналитические срезы информации.

Ведение первичных складских учетных документов (приходная и расходная накладная).

Анализ работы салона:

Специально разработанный инструментарий позволяет руководителю за любой интересующий период получить информацию, характеризующую работу предприятия в целом: