Главная
База знаний "Allbest"
Бухгалтерский учет и аудит
Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области
Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 09.11.2010 |
| Размер файла | 81,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
2
Содержание
- Введение
- Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах
- 1.1 Правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска
- 1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства
- Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска
- 2.1 Оформление управленческой документации
- 2.2 Состав и оформление документации судебного делопроизводства
- 2.3 Порядок ведения кадровой документации
- Глава 3. Анализ и совершенствование организации работы с документами
- 3.1 Технология работы с документами в городском суде г. Октябрьска
- 3.2 Особенности ведения делопроизводства по обращению граждан
- 3.3 Проектирование документации, регламентирующей деятельность городского суда
- Заключение
- Список источников и литературы
Введение
Грамотное составление и обработка документов на современном этапе развития общества - актуальны. Четкая организация документирования - залог высокой эффективности в любой деятельности. Важным является то, что "неграмотные" документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода "бомбу замедленного действия": рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред. Так, к примеру, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет проверку дела в кассационном порядке и в порядке судебного надзора.
При создании документов следует помнить о качестве написания текста, о рациональном использовании специальной лексики, сокращений, языковых формул и стандартных фраз. Выполнение этих требований предаст документам должную убедительность, обеспечит их полноту, ясность, лаконичность и точность.
В Российской Федерации правосудие функционирует независимо от законодательной и исполнительной власти и имеет строго очерченную в Конституции РФ и особых законах компетенцию. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом.
Данное дипломное сочинение посвящено изучению порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Данная тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному пониманию сущности документа.
Объектом исследования является городской суд города Октябрьска Самарской области.
Предметом исследования является особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда.
Исследования, посвященные непосредственно теме документирования деятельности городских судов, встречаются крайне редко.
Первая группа исследований посвящена работам таких авторов как:
А.Г. Чернявский "Правоохранительные органы Российской Федерации", где представлен научно-практический комментарий на основе Конституции РФ и иных нормативных правовых актов трудового законодательства и описаны функции суда. А в труде В.И. Батюка "Правоохранительные органы", на основе Федеральных законов и Постановлений Правительства РФ изложена характеристика Судов Российской Федерации, а в частности характеристика деятельности и полномочия городских и районных судов. М.А. Викут "Гражданский процесс России", учебник написан на основе гражданского процессуального кодекса РФ с учетом внесенных в него изменений. Рассмотрены вопросы структуры, содержание современного гражданского судопроизводства: принципы гражданского права, состав суда, доказательства, производство в суде 1 инстанции. В.А. Самин "Делопроизводство в судах", в настоящем издании рассматривается инструкция по делопроизводству в районном суде. В инструкции приведены формы документов, а также правила их составления, заполнения, рассылки и хранения.
Следующая группа исследований направлена на изучение работы с документами в издании Кузнецовой Т. В "Секретарское дело". Издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Рассматриваются способы документирования. Нормативно-методическая база делопроизводства, способы документирования, организация работы с документами и образцы документов рассматриваются в издании Т.В. Кузнецовой "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" и сборнике "Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы".
В справочном издании М.В. Стенюкова "Справочник по делопроизводству" собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.
Статья Кузнецовой Т.В. "Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря" описывает цель организации контроля, операции включающие контроль исполнения документов и сроки исполнения документов.
Существует еще одна группа исследования Сокова А.Н., в статье " Перспективы развития правил оформления управленческих документов" описывает состав типовой документации в управленческой деятельности, действующую нормативно методическую базу ДОУ и ее недостатки.
Правила заполнения личной карточки (форма Т-2) подробно описывается в статье журнала Кадры предприятия юристов Трухановича Л.В. и Щур Д. Л "Заводим личную карточку".
Установление трудовых правоотношений между работником работодателем закрепляется оформлением трудового договора. Правила заключения трудового договора описывается в статье журнала Кадры предприятия Покровской М.А. и. Строговича Ю.Н. "Заключение трудового договора".
Правила составление протокола судебного заседания описано в нескольких статьях журнала "Российская юстиция", а именно: в статье Львовой Е. и Паршруткина В. "Недостоверный протокол судебного заседания - не доказательство". В статье Наниева А. "Точный протокол укрепит доверие к суду" и в статье Фомина М. "Протокол судебного заседания: прошу данный вопрос и ответ на него отразить дословно".
При исследовании этой литературы можно отметить, что данная тема плохо изучена.
Целью данной работы является изучение порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьск Самарской области.
Для достижения этой цели необходимо выполнение следующих задач:
определить функции, структуру порядка ведения делопроизводства в городском суде;
проанализировать законодательно - нормативную базу документирования деятельности суда;
определить правовое регулирование деятельности документирования деятельности суда;
проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации;
рассмотреть технологию работы с документами;
проследить организацию работы с обращениями граждан;
разработать положение о кадровой службе;
спроектировать должностной регламент на секретаря суда.
При написании данной дипломной работы использовалась нормативно - правовая база: Конституция Российской Федерации, которая устанавливает судебную систему в Российской Федерации Конституция Российской Федерации. М., 1998. Уголовный Кодекс Российской Федерации Уголовный кодекс РФ принят Федеральным законом от 31 октября 2002 года №133 - ФЗ. - М., 2002., Трудовой кодекс Российской Федерации Трудовой кодекс Российской Федерации. М., 2002, Гражданский процессуальный кодекс Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002н №139 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002г) (ред от 29 декабря 2004г.)//собрание законодательства РФ. 2002. №46., Гражданский кодекс Гражданский кодекс РФ принят Федеральным законом от 10 января 2003 года №15 - ФЗ. - М., 2003..
Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации "О судебной системе Российской Федерации" Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года №1 - ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»//собрание законодательства РФ. 1996. №15.
Федеральный Закон "О государственной гражданской службе в Российской Федерации" Федеральный закон от 27 июля 2004 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»// собрание законодательства РФ. 2004. №46., Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// собрание законодательства РФ. 2006. №89, Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации" Закон РФ от 25 октября 1991г №1807-1 (изменения от 24.03.1998) «О языках народов РФ»//собрание законодательства РФ. 1998. №31., Закон РФ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 10 января 2002г №1 - ФЗ «Об электронной цифровой подписи»//собрание законодательства РФ. 2002. №2..
Постановления Правительства Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление "О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству" Постановление правительства от 14 апреля 1988г «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»//собрание законодательства РФ. 1993. №11., постановление "О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора" Постановление правительства от 13 декабря 1974г. «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ. 1980..№5. , постановление "О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции" Постановление правительства РФ от 17 сентября 1975г «О соблюдении судами РФ процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»// собрание законодательства РФ. 1985. №23., постановление "О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания" Постановление правительства РФ от 23 октября 1984г «О применении Судами РФ законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»//собрание законодательства РФ. 1993. №11., постановление "О судебном решении"21 Постановление правительства РФ от 09 июля 1982г «О судебном решении»//собрание законодательства РФ. 1982. №7., постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000г №25 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»//собрание законодательства РФ. 2000.№17. и многие другие.
Также использовалась нормативно - методическая база: инструкция по судебному делопроизводству Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв приказом Генерального директора Судебного Департамента Самарской обл от 09 сентября 2002г// текущий арзив городского суда г.Октябрьск., правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка от 25 августа 2006г.//текущий архив городского суда г.Октябрьска, штатное расписание суда Штатное расписание от 10 сентября 2006г.//текущий архив городского суда г.Октябрьска. Законодательная и нормативно - методическая база городского суда города Октябрьска рассматривается в 1 главе данного дипломного сочинения.
С целью совершенствования документирования деятельности городского суда автором применялись различные методы и способы.
Для более полного представления о состоянии объекта, а также значимость для моего диплома, проводилось предпроектное обследование суда. Обследованию подлежали функции задачи, структура суда, структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты; состав и структура документов суда, их оформление и содержание; организация работы с документами; организация текущего хранения документов.
При проведении предпроектного обследовании использовались методы изучения документов, моделирования структуры, графический метод, метод сравнения, непосредственное наблюдение, метод опроса служащих и др.
Изучению подлежали законодательные и нормативные материалы о создании, задачах и функциях суда, штатное расписание.
Первоначальным шагом на этапе обследования был сбор исходных данных, показывающих картину документирования деятельности городского суда. В процессе сбора материала возникла необходимость их систематизации.
Для наглядного представления и анализа структуры суда применялся графический метод исследования, в ходе которого составилась организационно-структурная схема.
Метод сравнения использовался для сопоставления данных с целью выявления черт сходства или различия между ними, т. е оформление документации в соответствии с требованиями ГОСТов, типовой инструкцией. Соответствует ли документирование требованием законодательных и нормативно-методических документов.
Исследуя формы документов суда, применялся метод формулярного анализа.
Наряду с документационными материалами источником для исследования послужили личные наблюдения. Непосредственное присутствие в городском суде при прохождении преддипломной практики позволило визуально фиксировать происходящие процессы и условия труда. Появилась возможность не только собрать необходимый исходный материал, разобраться лично, но проверить и уточнить данные, полученные другими методами.
Метод опроса (интервьюирования) позволил проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами. На основе метода опроса выявился перечень операций, выполняемых делопроизводителями, выяснились мнения сотрудников об условиях труда, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе.
Сведения, полученные в ходе исследования делопроизводства, анализировались аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Результаты обследования являются исходным материалом для последующего совершенствования документирования деятельности суда.
С учетом основных направлений совершенствования документирования деятельности городского суда, на основе выявленных в ходе обследования недостатков, предлагается оргпроект должностной регламент на секретаря суда и положение об отделе кадров.
В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка источников и литературы и приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, степень изученности, методология исследования, характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе рассматриваются: структура, функции и задачи деятельности городского суда; законодательные акты и нормативно-методическое обеспечение деятельности суда; правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска, документы, возникающие в деятельности суда.
Во второй главе рассматривается: состав и оформление управленческой, кадровой и судебной документации, образующейся в деятельности суда.
В третьей главе была рассмотрена технология работы с документами и особенности ведения делопроизводства по обращениям к гражданам, разработки документы, которые помогут усовершенствовать делопроизводство в суде.
В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
В приложении приведены некоторые документы суда и документы, разработанные с целью совершенствования делопроизводства и документооборота.
В моем дипломе не рассмотрена бухгалтерия, так как эта структура не относится к делопроизводству суда.
Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах
Законодательное и нормативно - методическое обеспечение документирования деятельности суда и порядок работы с документами.
Судебная система Российской Федерации устанавливается Конституцией Российской Федерации. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом. Конституция РФ. М., 1998
Уголовный Кодекс Российской Федерации устанавливает основание и принципы уголовной ответственности, определяет, какие опасные для личности, общества и государства деяния признаются преступлениями, и устанавливает виды наказаний и иные меры уголовно - правового характера за совершение преступлений. Уголовный кодекс РФ принят Федеральным законом от 31 октября 2002 года №133 - ФЗ. М., 2002. ст.290 Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001, содержит нормы, права и положения по документам сферы трудовых правоотношений Трудовой кодекс РФ.М., 2002.. Гражданский процессуальный кодекс, который регулирует гражданский процесс, устанавливает состав суда, состав лиц участвующих в деле, состав и структуру иска и др. Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002г №138 ФЗ (принят ГД ФС РФ 23 декабря 2002г)(ред от 29 декабря 2004г)//собрание законодательства РФ. 2002. №46.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский Кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других важных прав. Гражданский кодекс РФ принят Федеральным законом от 10 января 2004 года №15 - ФЗ. М., 2003.
Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации "О судебной системе Российской Федерации" Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года.№1 - ФКЗ «О судебной системе РФ»//собрание законодательства РФ. 1996.№15, является базовым правовым документом при написании данного дипломного сочинения и в нем определен статус суда в Российской Федерации.
Федеральным Законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации" Федеральный закон от 27 июля 2004 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе РФ»//собрание законодательства РФ. 2004. №46., ФЗ "О порядке рассмотрения общений граждан", устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.
Следует также отметить ряд постановлений Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление "О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству" Постановление правительства от 13 декабря 1974г «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ. 1980. №5., постановление "О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора" Постановление правительства РФ от 09 июля 1982 г. «О судебном решении»//Собрание законодательства РФ. 1982. № 7., постановление "О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции"Постановление правительства РФ от 17 сентября 1975г «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»//собрание законодательства РФ .1980.№5., постановление "О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания" Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»//Собрание законодательства РФ. 1995. №870., постановление "О судебном решении" Постановление правительства РФ от 09 июля 1982 г. «О судебном решении»//Собрание законодательства РФ. 1982. № 7. и многие другие.
Нормативно - методическую базу делопроизводства в городском суде города Октябрьска составляет совокупность законодательных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов.
В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по документационному обеспечению управления оказались рассеянными по многим правовым и нормативным актам.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовный кодекс Российской Федерации установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Трудовой Кодекс Российской Федерации установил государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2006..
Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149 - ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собрание законодательства РФ. 2006. № 89. регулирует отношения, возникающие для осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Закон РФ "О языках и народов Российской Федерации" Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (изменения от 24.07.1998), Закон РФ "Об электронной цифровой подписи" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст.127. - целью настоящих Федеральных законов является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон "О государственной тайне" Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. Ст.127. - регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" Постановление Правительства Российской Федерации от 08 июня 2001г. № 450 «О внесении изменений в постановление Правительства РФ от 27.12.1995 №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской федерации»// Собрание законодательства РФ. 2001. №24. Ст.2461., постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Постановление правительства РФ "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности" Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»//Собрание законодательства РФ. 1995. №870.. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" Указ президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»//Собрание законодательства РФ. 1997. №188..
Основным нормативно - методическим документом в деятельности городского суда города Октябрьска является инструкция по судебному делопроизводству Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде. Утв. приказом Генерального директора Судебного департамента Самарской обл. от 29 апреля 2003 //Текущий архив городского суда г. Октябрьск., которая определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районном суде, обязательная для всех работников суда.
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда.
Задачи и функции отдела делопроизводства, обязанности, права и ответственность начальника отдела делопроизводства регламентируется положением об отделе делопроизводства.
Обязанности, права и ответственность работников отдела делопроизводства определяются их должностными регламентами, утвержденными председателем суда.
Прием граждан в суде производиться в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными председателем суда.
В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется следующими, законодательным и нормативно - методическим обеспечением:
Трудовой кодекс Российской Федерации Трудовой Кодекс Российской Федерации. М., 2006. устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.
Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности государственного управленческого аппарата передаются на хранение в государственные архивы.
Кроме законодательных и нормативно - правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы городского суда города Октябрьска базируется на целом ряде нормативно-методических документов.
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ Собрание актов Президента и Правительства РФ.1999. №1. ст.203 - устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Он создавался как составная унифицированной системы организационно - распорядительной документации и представлял собой основу для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России; ВНИИКИ..
Унифицированные формы документов включены в Альбом форм Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. М., 05.01.2004., который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов.
В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются следующие классификаторы:
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95. М.: Минтруд России, 1996., который предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния в браке и др.
Канцелярия городского суда г. Октябрьска, в лице главного специалиста несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек. В настоящее время действует Инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. № 252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1986. № 1.
Основные правила работы архивов организаций Основные правила работы архивов организации. М., 2003. - главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.
Подготовка документов и сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного срока хранения. Типы, разновидности, технические требования. М., 1984..
Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является "Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения Перечень типовых управленческих документов образующих в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.".
Для единого порядка ведения организационно-штатной работы, основанном на строгом исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента была разработана инструкция по организационно - штатной работе в Федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента.
Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы регламентирующие правильный подбор и использование кадров - "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. М., 2002." с изменениями на 20 июня 2002 года.
Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы городского суда г. Октябрьска и для ведения делопроизводства в нем. Но конечно же как и в любой организации, в городском суде г. Октябрьска требуют еще доработки, так как существуют маленькие недочеты.
1.1 Правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска
Полномочия, состав городского суда определены в ст.4 (ч.2), 13 (ч.6), 21 Федерального конституционного закона РФ "О судебной системе Российской Федерации Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года № 1 - ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 1996. № 15.
58Там же. Ст. 25.".
Городской суд города Октябрьска рассматривает все гражданские и уголовные дела, за исключением дел, отнесенных законом к ведению других судов. В случаях, предусмотренными законодательными актами России, городской суд или судья рассматривает дела об административных правонарушениях. Городской суд изучает и обобщает судебную практику, оказывает правовую помощь товарищеским судам, а также осуществляет другие полномочия, предоставленные ему законодательством.
Городской суд г. Октябрьска является непосредственно вышестоящей судебной инстанцией по отношению к мировым судьям, действующим в г. Октябрьске.
Основной задачей городского Суда является осуществление правосудия на основании действующего законодательства. Выполняет функции судебного контроля.
Городской суд создается и упраздняется только Федеральным Законом РФ "О судебной системе Российской Федерации". Никакой суд не может быть упразднен, если отнесенные к его ведению вопросы осуществления правосудия не были одновременно переданы в юрисдикцию другого суда. Федеральный конституционный закон от 23 октября 1996 года № 1 - ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 1996. № 15. Ст. 26.
Аппарат суда осуществляет обеспечение работы суда и подчиняется председателю городского суда. Работники аппарата суда являются государственными служащими, им присваиваются классные чины и другие специальные звания.
Согласно должностным регламентам работники аппарата городского суда г. Октябрьска выполняют следующие функции:
Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии с нормой ст.6 - 2 Закона Российской федерации "О статусе судей в российской Федерации":
организует работу суда;
устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей РФ типовых правил внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;
осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;
утверждает должностные инструкции работников аппарата суда;
осуществляет иные полномочия по организации работы суда.
Должность помощника председателя суда Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории "помощники (советники)".
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника председателя суда входит:
осуществить контроль за сбором и анализом данных для составления статистического отчета, своевременностью его предоставления в Управление судебного департамента в Самарской области;
осуществить подбора нормативных правовых актов, необходимых для рассмотрения дела;
подготовка материалов для докладов и выступлений;
выполнение поручений председателя суда при проведении служебных проверок;
осуществление контроля за состоянием движения гражданских дел с нарушенным процессуальным сроком рассмотрения;
подготовка обобщений по итогам работы суда за полугодие и год по рассмотрению гражданских дел;
ведение приема граждан;
выполнение другой работы по поручению председателя суда Должностной регламент на помощника председателя суда. Утв. приказом председателя суда от 12 марта.
Должность помощника судьи Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории "помощники (советники)".
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника судьи входит:
изучение жалоб, заявлений, дел, поступивших к судье, внесение предложений по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.);
участие в подготовке дел, находящихся в производстве судьи, к судебному разбирательству;
подбор законов, нормативных актов, материалов судебной практики необходимых судье для рассмотрения дела. Подготовка заключения по спорным вопросам применения законодательства;
подготовка проектов судебных постановлений по делам по поручению судьи;
подготовка проектов ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве судьи;
ведение приема граждан;
подготовка обобщений судебной практики в соответствии с планом работы суда;
проверка дел, направляемых в кассационную инстанцию;
проверка работы канцелярии суда, секретарей с составлением акта;
выполнение другой работы по поручению судей и председателя суда.
Должность консультанта Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории "специалисты" Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574..
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности консультанта входит:
учет и регистрация поступивших в суд жалоб, заявлений, контроль за их рассмотрением;
ведение и учет частных определений по уголовным и гражданским делам суда, контроль за ведением переписки по их исполнению;
подготовка обобщения судебной практики в соответствии с планом работы суда;
оформление ходатайств и требований об исполнении решений суда на территориях иностранных государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации;
выдача и хранение денежных средств, приобретение канцтоваров, составление денежных отчетов;
ведение протоколов оперативных совещаний, проводимых в суде;
составление тематического плана по профессиональной подготовке на год с судьями и аппаратом суда, проведение занятий;
выполнение другой работы по поручению председателя суда и его заместителя.
Должность секретаря судебного заседания Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории "специалисты" Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574..
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря судебного заседания входит:
назначение к рассмотрению уголовных, гражданских дел и материалов;
проверка явки лиц, которые вызывались в судебном заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде;
ведение протоколов судебных заседаний, ознакомление с ними участников процесса по их ходатайству, заявленному до вынесения судебного решения по делу;
оформление уголовных, гражданских дел после их рассмотрения и сдача их в канцелярию суда;
изготовление печатных копий судебных актов;
оформление исполнительных документов по делам, решения, по которым подлежат немедленному исполнению;
выполнение другой работы по поручению председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря суда входит:
регистрация, учет, хранение ходатайств на арест и продление срока содержания под стражей, на проведение обыска в жилище;
исполнение приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам;
ежемесячное отправление статистических карточек на осужденных в Управление Судебного департамента при Верховном суде РФ в Самарской области;
ознакомление осужденных с протоколом судебного заседания;
учет и хранение вещественных доказательств по уголовным делам;
ведение журнала по учету вещественных доказательств ф. №55;
вызов владельцев за получением документов и вещественных доказательств из дела;
подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов, карточек;
назначение гражданских дел в кассационную инстанцию;
контроль за соблюдением секретарями судебного заседания правил оформления дел и сроков сдачи их в канцелярию суда после их рассмотрения;
подготовка и сдача в архив законченных гражданских дел, журналов и карточек;
выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
Главный специалист канцелярией в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда. Указ президента РФ «О Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы»//Собрание законодательства РФ. 2005. № 1574.
Согласно должностному регламенту в обязанности старшего специалиста входит:
получение, регистрация, оформление, прием входящей корреспонденции;
регистрация, оформление, отправление исходящей корреспонденции;
учет приема граждан дежурным помощником судьи;
учет и контроль заявлений, принятых помощником судьи на личном приеме;
регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям;
контроль за назначением судьями уголовных, гражданских дел и материалов в срок;
выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
При изучении Штатного расписания, можно построить структуру городского суда (см. Приложение 1).
Таким образом, мы можем сделать вывод: что при изучении структуры городского суда и штатного расписания города Октябрьска были выявлены некоторые ошибки в организации структуры, а именно:
согласно инструкции "По организационно - штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента" Инструкция по организационно - штатной работе в федеральных судах общей юристдикции и системе судебного департамента. М. 2004. , в городских судах с численностью более 15 человек должны формироваться отделы;
так же в состав аппарата суда должен входить заместитель председателя городского суда, которого в городском суде города Октябрьска нет, а его функции осуществляют судьи городского суда города Октябрьска Самарской области.
1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства
В соответствии с действующим законодательством и соответствующей компетенцией городской суд города Октябрьска составляет и издает различные виды документов.
Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:
организационные документы;
распорядительные документы;
документы по личному составу;
справочно-информационные документы;
плановая документация;
учетно-отчетная документация.
Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам.
Одна из основных управленческих функций деятельности городского суда г. Октябрьска - это функция организации системы и процессов управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и председатель суда.
Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационным документам городского суда относится: штатные расписания, должностные регламенты работникам, правила и другие документы.
Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение труда между работниками. Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения являются правовой основой деятельности городского суда.
Анализ документов показал, что организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения. Текст документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.
В форме распоряжений председателя суда принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда.
Ответственность за качество подготовки приказов и распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Распорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.
Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений). При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений.
Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.
Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.
Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы) М.Ю. Рогожин Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30 - 2003): Учебно - практическое пособие/ М. Ю. Рогожин. М., 2003. С. 106..
Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.
Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.
Особое место в деятельности городского суда г. Октябрьска занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.
Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы.
Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.
Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени - год, полугодие, квартал, месяц.
В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
Таким образом, в первой главе данного дипломного сочинения была рассмотрена регламентация организации делопроизводства городского суда города Октябрьска Самарской области в законодательных и нормативно - методических документах. В ходе исследования было выявлено, что законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня - федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.
Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ "О судебной системе в Российской Федерации", ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.
Изучив инструкцию "По организационно - штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента ", были выявлены некоторые ошибки в организации структуры городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно - методических документов: инструкции по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.
Подобные документы
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа [1,5 M], добавлен 12.11.2015Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
контрольная работа [26,9 K], добавлен 27.08.2012Основные понятия и принципы ведения кадрового делопроизводства. Структура, задачи и функции кадровой службы компании ООО ИФК "Астрстройинвест", анализ организации работы с кадровой документацией, разработка автоматизированной системы документооборота.
дипломная работа [5,6 M], добавлен 12.01.2012Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.
дипломная работа [2,3 M], добавлен 21.09.2015Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС. Регистрация и первичный учет документов. Работа с входящими и исходящими документами, с внутренними документами и организация оперативного хранения.
дипломная работа [375,0 K], добавлен 29.06.2010Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.
курсовая работа [449,9 K], добавлен 26.09.2010Терминология и нормативно-методическая база делопроизводства, организация работы с документами. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории", мероприятия по его совершенствованию.
дипломная работа [7,5 M], добавлен 12.01.2012Особенности и основные этапы развития делопроизводства в России в XV-XVII вв.: коллежское, министерская система документационного обеспечения управления. Современная организация работы с документами: механизация, компьютеризация, пути совершенствования.
контрольная работа [56,3 K], добавлен 18.05.2011Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.
дипломная работа [100,4 K], добавлен 05.03.2011Приказная, коллежская и министерская системы производства дел в дореволюционной России. Развитие делопроизводства в Советских учреждениях. Анализ современных требований к оформлению реквизитов документов. Содержание стандарта по управлению документами.
курсовая работа [109,5 K], добавлен 14.12.2016
