1.1 Терминология делопроизводства

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает определение, какой документ признается электронным: "электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" [1]. Главным атрибутом электронного документа, подтверждающим его подлинность, является электронная цифровая подпись.

В принятом в 2002 г Законе "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" [2].

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [9].

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (далее по тексту ДОУ) в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами [9].

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

- документирование деятельности;

- организация работы с официальными документами.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах [9].

Процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным стандартами, что обеспечивает юридическую силу документа.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке [9].

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [19].

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении [19].

Целью документооборота является документационное обеспечение деятельности аппарата управления, то есть своевременная доставка руководителям и специалистам учреждения полной и достоверной информации, необходимой для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь [19].

Главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по наиболее короткому и наиболее простому маршруту, который обеспечивает наименьшие затраты времени [13].

Четкая организация и быстрое доведение документов до исполнителей (конечных пользователей) приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник [16].

Выделяют документопотоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения [16].

Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия "номенклатура дел" и "дело".

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку [9].

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности. Также под системой документации можно понимать совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению [17].

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [10].

Закон Российской Федерации "О стандартизации", принятый 10 июня 1993 года, определяет следующее:

- стандарт - типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам;

- стандартизация - деятельность по установлению норм, правил и характеристик [3].

Таким образом, стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия [9].

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники [16].

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

- унифицированная система организационно-распорядительной документации;

- унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- унифицированная система отчетно-статистической документации;

- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой документации [16].

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблицы и соединения форм.

Связный текст - это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях [9].

Трафарет - содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации [9].

Анкета - форма предоставления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков [9].

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы - нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов [16].

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их работке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Современное информационно-документационное обеспечение предприятия не возможно представить без использования различных информационных технологий.

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники [21].

В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации.

Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов [13].

Сердцевиной современных информационных технологий являются автоматизированные информационные системы (далее по тексту АИС).

Под информационной системой понимается организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск, и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей - абонентов системы [21].

Информационные системы, в которых представление, храпение и обработка информации осуществляются с помощью вычислительной техники, называются автоматизированными информационными системами [21].

Развитие современных информационных технологий приводит к постоянному повышению сложности информационных систем, создаваемых для различных областей жизнедеятельности человека. Одной из разновидностей информационных систем являются системы автоматизации делопроизводства (далее по тексту САД) [16].

САД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе.

Архив документов - это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

Внедрение САД позволяет:

- обеспечить слаженную работу всех структурных подразделений;

- упростить работу с документами, повысить ее эффективность;

- повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

- повысить оперативность доступа к информации;

- максимально сократить оборот бумажных документов;

- уменьшить затраты на копирование и доставку документов в бумажном виде;

- снизить расходы на персонал и оборудование и др. [17]

Основные понятия документооборота

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение [20].

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения документооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства.

В конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ) исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

- предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;

- рациональное движение документов внутри организации;

- обработка исполненных и отправляемых документов.

Если в организации вводится определенный формализм в управлении и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма и т.д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинают теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются.

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать.

Любой документ в системе документооборота снабжается "карточкой", подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.

Обычно путают два термина: "делопроизводство" и "документооборот". Часто можно услышать фразу: "Это не система документооборота, а система делопроизводства" или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности включает:

- протоколирование деятельности организации в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

- оптимизацию бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов в организации. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива [20].

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

- документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов);

- организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);

- систематизация архива документов [19].

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. [16]

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

- потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом [16].

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.

В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации [16].

1.2 Организация работы с документами