Главная
База знаний "Allbest"
Бухгалтерский учет и аудит
Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории"
Терминология и нормативно-методическая база делопроизводства, организация работы с документами. Компьютерные технологии в делопроизводстве. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории", мероприятия по его совершенствованию.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.01.2012 |
| Размер файла | 7,5 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
- архивы документов;
- системы ввода документов и системы обработки образов документов;
- системы управления стоимостью хранения документов;
- системы маршрутизации документов;
- системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Системы автоматизации делопроизводства
Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации.
Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации "Положение о делопроизводстве". Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения.
Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.
Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так, например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее. О конкретных решениях и программных продуктах для реализации данных функций мы поговорим в наших последующих публикациях.
Архивы документов
Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.
В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.
В отличие от систем предыдущего класса, в архивах хранятся сами документы, и по этому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.
Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.
Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.
К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Системы ввода документов и системы обработки образов документов
Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.
Образ документа может потребовать так называемого аннотирования, наложения на образ документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.
Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу программного обеспечения распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Системы управления стоимостью хранения документов
Совершенно очевидно, что при сохранении в архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.
Системы управления стоимостью хранения как раз и решают данную задачу. Обеспечивая возможность работы с различными периферийными устройствами - накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более "дешевые" устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.
Системы маршрутизации документов
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.
Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.
Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется "стихийно". Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.
Администратор системы и менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние маршрута и вносить различные корректирующие воздействия в случае необходимости.
При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.
В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.
Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
Обе схемы маршрутизации имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов
Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу - определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.
Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем, поэтому мы уделили им некоторое внимание [20].
Система организационно-правовой документации, понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов - регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).
Система плановой документации, общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.
Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
Система распорядительной документации, система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования - обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Система отчетной документации, документы, входящие в систему отчетной документации, - это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу - включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Система информационно-справочной документации
Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия "предрешения"), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих документов - доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.
Система договорной документации, в процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.
Системы документации обеспечивающего типа, рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию - это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, - это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
Вывод
В первом разделе дипломной работы были рассмотрены теоретические основы организации системы документационного обеспечения управления, основные понятия документооборота, роль документационного обеспечения управления в системе организации.
2. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории"
2.1 Общая характеристика Консерватории
Федеральное Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Астраханская государственная консерватория (Академия)" (Сокращенное наименование - ФГОУ ВПО АПК) (далее в тексте "Консерватория") создана в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 17.01.1969г. №38.
Консерватория является ведущим музыкальным вузом своеобразного полиэтнического региона Российской Федерации. География обучающихся в Консерватории обширна - от Белоруссии до Дальнего Востока. Многие ее выпускники работают не только на территории бывшего СССР, но и за рубежом: в Великобритании, Израиле, Канаде, США, Италии, Дании, странах бывшей Югославии; имеют почетные звания заслуженных артистов и деятелей искусства, получают самые престижные премии лауреатов международных конкурсов и фестивалей.
Творческий энтузиазм отличает Консерваторию с первых лет ее существования (первый выпуск консерватории состоялся в 1976 году). Преподаватели исполнительских кафедр постоянно выступают в Поволжье, на Кавказе, во многих городах России.
Творческие коллективы консерватории насыщают концертную жизнь города и заметно влияют на уровень концертной жизни Астрахани.
Симфонический оркестр, оркестр русских народных инструментов, оперная студия, ансамбли педагогов и студентов "Скиф", "Ната-бене трио", ансамбли скрипачей и альтистов приобрели международную известность.
Консерватория выступает также как научный и научно-методический центр региона: проводятся всероссийские и международные научные конференции, посвященные проблемам искусствоведения и гуманитарного образования, методические семинары, традиционные Олимпиады и конкурсы-студентов музыкальных училищ.
Преподаватели консерватории выступают с докладами на международных симпозиумах, конгрессах, конференциях в нашей стране и за рубежом.
Консерватория имеет право:
- на реализацию образовательных программ среднего, высшего, послевузовского, дополнительного профессионального образования, а также дополнительного образования в соответствии с законодательством Российской Федерации с момента получения лицензии на право ведения образовательной деятельности. Консерватория приобретает право на выдачу документов об образовании государственного образца своим выпускникам после получения в установленном порядке государственной аккредитации;
- осуществлять функции заказчика - застройщика строительных и ремонтно-строительных работ в соответствии с законодательством Российской Федерации по объектам Консерватории;
- создавать филиалы, а также открывать представительства и ликвидировать их в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- утверждать положения о филиалах, представительствах, назначать их руководителей;
- в соответствии с законодательством Российской Федерации участвовать в работе ассоциаций, союзов и иных организаций в Российской Федерации и за рубежом;
- определять структуру и штатное расписание, устанавливать заработную плату работникам Консерватории, в том числе надбавки и доплаты к должностным окладам, порядок и размер их премирования;
- устанавливать для своих работников дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и применять иные социальные льготы в соответствии с законодательством Российской Федерации:
- самостоятельно планировать свою деятельность и определять перспективы развития;
- использовать на договорных началах объекты интеллектуальной собственности в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- заключать договоры с юридическими и физическими лицами, не противоречащие целям и предмету деятельности Консерватории. Консерватория свободна в выборе предмета и содержания договоров, любых форм хозяйственных взаимоотношений, которые не противоречат законодательству Российской Федерации и настоящему уставу;
- осуществлять функции государственного заказчика по размещению заказов на закупку товаров, работ и услуг для государственных нужд, необходимых для хозяйственной деятельности Консерватории;
- в соответствии с законодательством Российской Федерации приобретать, арендовать или брать на прокат имущество, необходимое для обеспечения деятельности Консерватории в порядке и Случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- получать добровольные имущественные взносы, безвозмездные пожертвования, дары от отечественных и зарубежных юридических и физических лиц, международных организаций, средства, переданные по завещанию;
- осуществлять внешнеэкономическую деятельность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
- определять и обеспечивать необходимый режим содержания и использования занимаемых Консерваторией зданий и сооружений.
- осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации [31].
2.2 Задачи, функции и структура "Астраханской государственной консерватории"
Консерватория является образовательным учреждением высшего профессионального образования. Официальное наименование Консерватории на английском языке - Astrakhan State Conservatoire.
Предметом и целями деятельности Консерватории являются:
- удовлетворение потребности личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего, послевузовского профессионального, а также дополнительного профессионального образования в области музыкального искусства;
- удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим образованием и научно-педагогических кадрах высшей квалификации (аспирантура, соискательство, докторантура) [31].
В соответствии с целями и предметом деятельности Консерватория осуществляет следующие основные виды деятельности:
- на основе государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования разрабатывает и осуществляет основные и дополнительные образовательные программы в сфере высшего и дополнительного профессионального образования;
- разрабатывает и реализует программы послевузовского профессионального образования;
- формирует контингент студентов в пределах заданий (контрольных цифр), установленных Федеральным агентством по культуре и кинематографии, и численности, указанной в лицензии;
- организует учебную практику и стажировку студентов и слушателей в объеме и в срок, определяемый учебными планами и программами;
- издает научные труды, учебники, учебные пособия и другую учебно-методическую и нотную литературу;
- обеспечивает необходимый режим содержания и использования занимаемых Консерваторией зданий и сооружений, меры охраны и противопожарной безопасности;
- осуществляет сохранение библиотечных фондов, предметов искусства и реквизита Консерватории, закрепленных за ней на праве оперативного управления;
- создает творческие коллективы по актуальным направлениям творческой, учебно-методической, научной деятельности, соответствующим целям и предмету деятельности, из числа штатных сотрудников и обучающихся Консерватории;
- проводит творческие смотры и конкурсы для детей и юношества;
- осуществляет повышение квалификации работников, организует их стажировки, а также проводит мастер-классы ведущих мастеров и деятелей искусств для студентов и работников Консерватории;
- осуществляет международное сотрудничество по направлениям, соответствующим профилю деятельности Консерватории, устанавливает творческие и научные контакты;
- организует, проводит и принимает участие в творческих смотрах, конкурсах, фестивалях, как в Российской Федерации, так и за рубежом в рамках целей и предмета деятельности Консерватории;
- осуществляет постановку спектаклей и исполнение концертных программ, созданных в целях осуществления учебного процесса;
- проводит симпозиумы, конференции, семинары, исследования, лекции, в том числе с участием иностранных юридических и физических лиц в Российской Федерации, принимает участие в симпозиумах, конференциях, семинарах, проводимых за рубежом;
- обеспечивает деятельность диссертационного совета;
- создает видео-, аудио - и мультимедийную продукцию, изготавливает реквизит, предметы бутафории, декорации (мягкие и жесткие), одежду для сцены, театральные и концертные костюмы, постижерские изделия для обеспечения образовательной, художественно-творческой деятельности [31].
Консерватория согласно имеющейся лицензии реализует следующие образовательные программы по специальностям в области музыкального искусства;
- высшего профессионального образования;
- послевузовского профессионального образования;
- дополнительного профессионального образования;
- дополнительного образования.
Основными задачами Консерватории являются развитие наук и искусства посредством научных исследований и художественно-творческой деятельности научно-педагогических работников и обучающихся, подготовка научно-педагогических работников высшей квалификации. Художественно-творческая деятельность направлена на формирование творческих индивидуальностей студентов [31].
Консерватория участвует в выполнении международных программ и проектов, связанных с ее профилем. Научные работники и профессорско-преподавательский состав принимают участие в международных конференциях, конкурсах, концертах, фестивалях, симпозиумах, выступая на них с докладами, сообщениями, концертными программами. Консерватория осуществляет международный обмен делегациями профессорско-преподавательского состава и студентов с целью развития международных контактов, укрепления профессиональных связей, в установленном порядке осуществляет международный обмен научными и нотными изданиями.
Консерватория находится в ведении Федерального агентства по культуре и кинематографии в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 5 января 2005 г. № 5-р.
Федеральное агентство по культуре и кинематографии в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации осуществляет полномочия главного распорядителя средств федерального бюджета, в том числе доводит до Консерватории лимиты бюджетных обязательств, оформляет Консерватории разрешение на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, утверждает ее смету доходов и расходов, вносит в нее изменения, а также осуществляет контроль целевого использования средств федерального бюджета, предоставления отчетности, выполнения заданий по предоставлению государственных услуг.
Художественно-творческая и научная деятельность в Консерватории осуществляется преподавателями, научными работниками, обучающимися, аспирантами и докторантами в соответствии с законодательством Российской Федерации в области образования, науки, культуры и искусства.
Преподавательский состав: всего преподавателей - 67 человек, докторов наук - 2 человек (2.99%), кандидатов наук - 11 человек (16.42%), профессоров - 21 человек (31.34%), Доцентов - 24 человек (35.82%), женщин - 42 человек (62.69%), преподавателей до 30 лет - 5 человек (7.46%), преподавателей от 30 до 39 лет - 6 человек (8.96%), преподавателей от 40 до 49 лет - 9 человек (13.43%), преподавателей от 50 до 59 лет - 27 человек (40.3%), преподавателей от 60 до 65 лет - 9 человек (13.43%), преподавателей старше 65 лет - 9 человек (16.42%).
Консерватория является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, вправе приобретать имущественные и неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, имеет в оперативном управлении обособленное имущество, смету доходов и расходов, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, а также иные необходимые для ее деятельности печати и штампы, бланки, собственную символику.
Консерватория обладает исключительным правом использовать собственную символику (официальное наименование, товарный знак, эмблему и пр.) в рекламных и иных целях, в том числе коммерческих, на территории Российской Федерации и за рубежом, а также разрешать такое использование другим юридическим и физическим лицам на договорной основе в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Консерватория открывает в органах Федерального казначейства лицевые счета по учету средств федерального бюджета и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в валюте Российской Федерации, а также иные счета в соответствии с законодательством Российской Федерации [31].
Место нахождения Консерватории: г. Астрахань, ул. Советская, 23.
В состав Консерватории входят: факультеты; кафедры, секции, кабинеты; подразделения довузовской подготовки и другие структурные подразделения.
Организационная структура Консерватории представлена в соответствии с рисунком 2.
Общее руководство Консерваторией осуществляет выборный представительный орган - Ученый совет. В состав Ученого совета входят: ректор в качестве председателя Ученого совета, проректоры, а также по решению Ученого совета - деканы факультетов.
Рисунок 2 - Организационная структура Консерватории
В целях рассмотрения концептуальных вопросов развития и укрепления творческой, научной и материальной базы Консерватории на общественных началах создается Попечительский совет Консерватории, в состав которого входят выдающиеся деятели искусства, науки и культуры, представители государственных органов и деловых кругов. Положение о Попечительском совете и его персональный состав утверждается ректором и согласовывается с Федеральным агентством по культуре и кинематографии. В состав Попечительского совета в обязательном порядке включается представитель Федерального агентства по культуре и кинематографии.
Непосредственное управление деятельностью Консерватории осуществляет ректор, который: представляет Консерваторию во всех организациях и учреждениях; заключает договоры, выдает доверенности, открывает лицевые счета и счета в иностранной валюте, распоряжается финансовыми средствами, имуществом Консерватории; издает в пределах своих полномочий приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для всех сотрудников и обучающихся, осуществляет их поощрение и наложение взысканий; заключает (расторгает) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации срочные трудовые договоры с научно-педагогическими работниками, принимает на работу и увольняет других сотрудников Консерватории, определяет должностные обязанности всех работников и обучающихся Консерватории; назначает на должность проректоров; утверждает штатное расписание; утверждает положения о структурных подразделениях и назначает их руководителей; распределяет обязанности между проректорами и другими руководящими работниками; утверждает годовые планы научно-исследовательских работ; организует работу ректората [31].
В непосредственном подчинении ректора находятся: проректор по учебной работе, проректор по научной работе, проректор по творческой работе, проректор по административно-хозяйственной работе, секретарь, а также структурные подразделения, обеспечивающие административно управленческую работу в Консерватории (бухгалтерия, учебная часть, отдел кадров, отдел ДОУ).
Проректор по учебной работе и проректор по научной работе возглавляют работу профессорско-преподавательского состава по направлениям своей деятельности.
Факультет - структурное подразделение Консерватории, которое действует на основе соответствующего Положения, имеет в своей структуре кафедры, отделения, лаборатории, службы, осуществляет определенную образовательную политику, отвечает за целостность и координацию образовательной деятельности кафедр, отделений.
Органы управления факультета - деканат, возглавляемый деканом факультета.
Кафедра является основным структурным подразделением Консерватории, главным организатором учебной и воспитательной работы на факультете, несущим ответственность за качество профессиональной подготовки молодого специалиста, за соответствие содержания учебно-воспитательного процесса требованиям государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели, преподаватели, научные сотрудники. Возглавляет кафедру заведующий.
Проректор по административно-хозяйственной работе руководит работой административно-хозяйственной части (студенческим общежитием, хоз. частью); организует и проводит работу по рациональному использованию тепла, электроэнергии и воды; совместно с руководителями структурных подразделений Консерватории обеспечивает нормальные бытовые условия, порядок и санитарно-гигиеническое состояние во всех учебных, служебных и вспомогательных помещениях; руководит работами по благоустройству территорий, закрепленных за Консерваторией; организует мероприятия по обеспечению материалами, приборами, оборудованием, инвентарем для учебных, научных, хозяйственных и культурно-бытовых нужд; участвует в работе по рассмотрению проектов капитального ремонта зданий и сооружений и др.
Проректор по творческой работе организует досуговые студенческие мероприятия (концерты художественной самодеятельности, вечеринки и т.п.) в масштабах Консерватории; организует творческие конкурсы, фестивали; готовить к участию студентов в городских, краевых и региональных фестивалях и конкурсах культурно-массового направления; исполняет обязанности секретаря Совета по воспитательной работе и др.
Бухгалтерия осуществляет организацию бухгалтерского учета, контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, организует учет поступающих денежных, материальных и основных средств, обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности, начисление заработной платы сотрудникам.
К основным функциям отдела кадров относятся: оформление, прием, перевод и увольнение работников, в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, штатным расписанием, приказами ректора; формирование личных дел работников Консерватории; заполнение и хранение трудовых книжек; ведение учета предоставления и оформление документов по очередным отпускам; осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; работа по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами.
К основным функциональным обязанностям учебной части относятся:
- организация проведения учебного процесса в Консерватории и составляет расписание занятий и экзаменационных сессий: куда входит составление графика учебного процесса по всем специальностям и направлениям на учебный год, расчет объема нагрузки по каждой кафедре и Консерватории в целом, определение структуры и численности штатов профессорско-преподавательского состава;
- ведение статистического учета контингента, обучающегося на всех факультетах и представляет формы отчетности в Министерство образования Российской Федерации и Астраханский областной комитет статистики.
К основным функциональным обязанностям секретаря относятся:
- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности ректора;
- прием поступающей на рассмотрение ректора корреспонденции;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы ректора;
- по поручению ректора составление писем, запросов, других документов;
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
- организация проведения телефонных переговоров ректора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием телефонограмм;
- выполнение отдельных служебных поручений ректора; обеспечение его рабочего места необходимыми канцелярскими принадлежностями;
- создание условий, способствующих эффективной работе; печатание по указанию ректора служебных материалов;
- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников и т.д.
Отдел ДОУ осуществляет:
- регистрацию документов и учетно-справочную работу по ним;
- консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
- организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу поступающих документов;
- осуществления контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись;
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки (обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по данным вопросам);
- разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам студентов;
- осуществление контроля за правильностью оформления документов;
- консультирование по вопросам, относящимся к компетенции отдела ДОУ.
Как видно из анализа организационной структуры в Консерватории имеется специальное структурное подразделение, выполняющее работы по документационному обеспечению управлению - отдел ДОУ (Канцелярия). Кроме, данного отдела работа с документами выполняется секретарем руководителя и сотрудниками структурных подразделений по направлению их деятельности.
2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы
Консерватория осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, Законом Российской Федерации от 10.07.92г. № 3366-1 "Об образовании" [5], Федеральным законом от 22.08.96 № 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" [6], Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 18.10.2000 № 796, Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №300, приказов Минобразования России от 12.11.1999 № 864, от 10.11.2002 № 3906, другими федеральными законами, нормативными актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Уставом Консерватории от 18.12.2006г. (фрагмент Устава Консерватории приведен в Приложении А), а также правилами внутреннего учебного распорядка.
Деятельность Консерватории по реализации образовательных программ высшего, послевузовского, дополнительного профессионального и дополнительного образования регулируется приказами ректора, распоряжениями Ученого совета, а также разными видами локальных актов, которые рассматриваются и принимаются Общим собранием (конференцией) или Ученым советом Консерватории и утверждаются ректором, а именно:
- Положение о порядке избрания членов Ученого совета Консерватории;
- Положение о Попечительском совете;
- Положение об Общем собрании (конференции) научно - педагогических и представителей других категории работников и обучающихся:
- Правила внутреннего распорядка;
- Коллективный договор между администрацией и сотрудниками Консерватории;
- Порядок выдвижения кандидатур на должность ректора;
- Положение о процедуре проведения выборов ректора;
- Положение о процедуре проведения выборов декана факультета;
- Положение о процедуре проведения выборов заведующего кафедрой;
- Положение о статусе и функциях структурного подразделения;
- Положение о кафедре;
- Положение о деканате:
- Положение об аспирантуре:
- Правила приема студентов в Консерваторию;
- Положение о приемной, предметных экзаменационных и апелляционной комиссиях;
- Положение об аттестационной комиссии;
- Положение о проведении текущего контроля успеваемости и полусеместровая аттестации обучающихся в Консерватории;
- Положение о порядке отчисления, перевода и восстановления обучающихся Консерватории:
- Правила перевода студентов Консерватории в другие и из других государственных и негосударственных образовательных учреждений;
- Порядок перевода студентов Консерватории с платного на бесплатное (бюджетное) обучение;
- Положение о порядке реализации программ высшего образования в сокращенные сроки;
- Положение о профессиональной практике студентов;
- Положение об итоговой аттестации выпускников Консерватории;
- Положение о порядке назначения и выплаты стипендий и пособий студентам Консерватории;
- Положение о надбавках, премиях и других формах материального поощрения работникам Консерватории;
- Порядок наложения дисциплинарных взысканий на обучающихся и сотрудников Консерватории;
- Правила проживания в общежитии;
- Положение о порядке предоставления Консерваторией платных услуг, в том числе образовательных:
- Положение о предоставлении педагогическим работникам Консерватории длительного (сроком до 1 года) отпуска;
- Положение о порядке формирования и использования внебюджетных средств Консерватории;
- Положение об организации учебной работы Консерватории и другие.
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Документы по личному составу составляются в соответствии с "Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", введенным в действие постановлением Госкомстата России № 1 от 01.05.2004г. (образец документа по личному составу представлен в Приложении Б).
Трудовые книжки на работников ведутся в соответствии с требованиями: Трудового кодекса РФ, постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", постановления Минтруда России от 10.10.2003 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", приказа Минфина России от 22.12.2003г. № 117и "О трудовых книжках".
В деятельности Консерватории используются следующие классификаторы:
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), закрепляющий перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации (утвержден Постановлением Госстандарта РФ №229 от 30 декабря 1993 года);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), используемый для ведения списка юридических лиц во всех государственных классификаторах и базах данных РФ для облегчения связывания данных о юридических лицах и учета статистики. ОКПО является кодом вида деятельности организации;
- Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД), 80-2 "Услуги в области образования", 80-30-11 "Услуги в области высшего профессионального образования";
- Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) предназначен для: формирования информационных ресурсов регистров, реестров и кадастров, содержащих сведения о хозяйствующих субъектах; решения аналитических задач в области статистики, в системе налогообложения и других сферах экономики, связанных с управлением и распоряжением имуществом; обеспечения совместимости информационных систем, проведения автоматизированной обработки технико-экономической и социальной информации; анализа и прогнозирования социально - экономических процессов, разработки рекомендаций по регулированию экономики;
- Общероссийский классификатор специальностей высшей научной классификации (ОКСВНК), создан как функциональная часть единого языка-посредника для автоматизированной обработки и обмена информацией на всех уровнях управления народным хозяйством Российской Федерации с охватом как государственной, так и негосударственной систем высшего образования при решении следующих задач: регулирования и планирования приема и выпуска специалистов в аспирантуру и докторантуру; статистического учета приема, выпуска и трудоустройства специалистов высшей научной квалификации; интеграции системы подготовки специалистов высшей научной квалификации Российской Федерации в соответствующие международные образовательные структуры; проведения международных статистических сопоставлений; статистического учета по линии ЮНЕСКО;
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
- Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН).
Кадровая документация (личная карточка работника, приказы по личному составу) Консерватории заполняется на основании таких общероссийских классификаторов как ОКУД, ОКПО.
В Консерватории используется следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система банковской документации.
Основным документом, регламентирующим работу по документационному обеспечению управлению, является примерная Инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденная приказом Министерства образования РФ 24 июля 2000 г. № 2286.
Таким образом, собственной инструкции по делопроизводству в Консерватории нет.
Положения типовой Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в территориальных органах, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
Данная Инструкция по делопроизводству определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан. Положение Инструкции распространяется как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
Правила и порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливаются специальными инструкциями.
Анализ законодательной, нормативной и методической базы показал, что обновление данных документов происходит систематически, так как в Консерватории имеется справочно-правовая система "КонсультантПлюс" и справочно-правовая система "Гарант". Однако, не разработана Инструкция по делопроизводству Консерватории.
Подобные документы
Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства в МЧС. Регистрация и первичный учет документов. Работа с входящими и исходящими документами, с внутренними документами и организация оперативного хранения.
дипломная работа [375,0 K], добавлен 29.06.2010Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.
контрольная работа [65,1 K], добавлен 01.03.2009Изучение нормативно-правового регулирования делопроизводства в России. Правила работы с входящими документами. Их учет (получение, обработка, регистрация, текущее хранение, отправка). Внедрение стандартных требований к форме, структуре документов.
курсовая работа [270,8 K], добавлен 10.01.2014Нормативно-методическая основа делопроизводства. Основные принципы работы с документами. Служба документационного обеспечения управления. Подготовка дел к передаче в архив. Унифицированные системы документации. Организационно-распорядительные документы.
учебное пособие [818,5 K], добавлен 23.11.2009Особенности и основные этапы развития делопроизводства в России в XV-XVII вв.: коллежское, министерская система документационного обеспечения управления. Современная организация работы с документами: механизация, компьютеризация, пути совершенствования.
контрольная работа [56,3 K], добавлен 18.05.2011Особенности ведения общего и судебного делопроизводства городского суда. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. Октябрьска в законодательных и нормативных актах. Анализ и совершенствование организации работы с документами.
дипломная работа [81,5 K], добавлен 09.11.2010Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.
презентация [222,1 K], добавлен 11.10.2013Приказная, коллежская и министерская системы производства дел в дореволюционной России. Развитие делопроизводства в Советских учреждениях. Анализ современных требований к оформлению реквизитов документов. Содержание стандарта по управлению документами.
курсовая работа [109,5 K], добавлен 14.12.2016Документирование и организация работы с документами на основе новейших законодательных актов. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа. Вопросы унификации и стандартизации. Формуляры, копии и бланки.
учебное пособие [1,2 M], добавлен 30.05.2009Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.
реферат [26,0 K], добавлен 24.07.2010
