Анализ внутренней регламентации делопроизводства ООО "ВолнаАвто"

Размещено на http://allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Характеристика организационно-правовой формы ООО

1.2 Законодательное регулирование делопроизводства

1.3 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

ГЛАВА II. АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

2.1 Основные направления деятельности, задачи и функции ООО «ВолнаАвто». Структура и личный состав ООО «ВолнаАвто»

2.2 Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО «ВолнаАвто»

ГЛАВА III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

3.1 Разработка пакета документов по улучшению делопроизводства

3.2 Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства в ООО «ВОЛНААВТО»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

делопроизводство автоматизированный электронный

ВВЕДЕНИЕ

В основе обоснованных и эффективных управленческих решений и продуктивной организационной деятельности лежит своевременно полученная и достаточная информация. Как полагают эксперты, объемы информации в современном мире увеличиваются вдвое каждые три года, что является отражением высоких темпов развития человеческого сообщества. Только в России ежегодно создаются новые организации и предприятия различных форм собственности, которые создаются с разнообразными целями, и которые являются объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания основ и специфики документирования информации велика и постоянно растет.

Информация в современных условиях является важнейшим товаром. Средством закрепления информации, ее материализации в пространстве и во времени выступает документ, а деятельность по формированию и оформлению документов получила название документационного обеспечения управления.

В настоящее время для многих российских организаций и фирм является характерным отсутствие системы упорядоченного ведения делопроизводства, даже несмотря на то, что рациональная и четкая организация делопроизводства, которая оказывает прямое влияние на документационное обеспечение управления, может существенно повысить эффективность организационной деятельности предприятий и фирм.

Управление организацией нуждается в правилах и инструкциях. Без них не обходится и управление документами. Закрепить и внедрить данные правила помогают локальные правовые акты по организации делопроизводства и документооборота. Особую актуальность в этой связи приобретает вопрос внутренней регламентации процесса документационного обеспечения управления. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.

Количество и многообразие внутренних документов в компании зависит от сложности структуры самой компании. Когда в фирме существуют структурные подразделения, возникает потребность в регламентации взаимодействия работников как внутри структурного подразделения, так и между структурными подразделениями.

Актуальность выбранной темы, на наш взгляд, заключается в том, что от решения задачи нормативной регламентации работы службы делопроизводства на предприятии в немалой степени зависит эффективность и результативность деятельности этого предприятия.

В процессе написания дипломной работы были изучены документы, которые регламентируют организационную деятельность ООО «ВолнаАвто». Особое внимание уделялось анализу внутренних документов и их влияния на эффективную работу предприятия.

Объектом исследования работы явились внутренние нормативно-правовые акты, которые регламентируют деятельность ООО «ВолнаАвто».

Предметом исследования выступила специфика создания локальных нормативных актов в ООО «ВолнаАвто» и их влияния на систему документационного обеспечения управления организации.

Целью написания дипломной работы является исследование внутренней регламентации делопроизводства, функционирование делопроизводственной службы в ООО «ВолнаАвто» и путей ее совершенствования.

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

1. Изучение общей нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок ведения делопроизводства на российских предприятиях.

2. Анализ внутренних локальных правовых актов, которые регламентируют деятельность ООО «ВолнаАвто» с учетом специфики организационно-правовой формы.

3. Характеристика процесса движения документов и организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто».

4. Оценка достоинств и недостатков в системе документационного обеспечения управления ООО «ВолнаАвто».

5. Разработка предложения по совершенствованию регламентации деятельности ООО «ВолнаАвто» с использованием локальных правовых актов.

Научная новизна работы заключаются в том, что в дипломном проекте в комплексе рассматриваются локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность обществ с ограниченной ответственностью, и в попытке систематизировать структуру локальных нормативных актов, которые непосредственно описывают процесс организации делопроизводства и движения документов в коммерческих организациях и, в частности, в обществах с ограниченной ответственностью. В настоящее время применительно к предприятиям данной организационно-правовой формы данный вопрос представляется недостаточно изученным.

Методологическую базу дипломной работы представляет соединение различных методов: общенаучных, методов других наук и собственно документоведческих. Для решения поставленных задач использовались традиционные исследовательские методы: исторический, системный, сравнения (компаративистики), структурно-функциональный, классификации и моделирования, статистический, а также иные частные методы.

В формировании теоретической базы для написания данной работы привлекались опубликованные и неопубликованные источники.

К опубликованным источникам относятся труды российских и иностранных авторов, посвященные вопросам делопроизводства и организации документационного обеспечения управления на современных предприятиях. В числе таких авторов следует особо выделить Кудряева В.А., Санкину Л.В., Кузнецову Т.В., Еремченко В.А. Андрееву В.И., Лившица Я.З., Спивака В.А., Опарина М.Д., Комышева А.Л. и других.

При написании дипломной работы изучались различные работы и публикации, посвященные данной теме. К сожалению, следует отметить их явный недостаток.

Исследование опубликованных источников позволило обозначить разницу между терминами «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».

Документ - очень ёмкое понятие. Он используется в многочисленных и разнообразных сферах деятельности людей, является предметом изучения во многих научных дисциплинах. Поэтому нельзя выстроить однозначного определения этому понятию. Смысл и значение документа зависит от того, в какой сфере деятельности человека он используется. Ведь в юриспруденции с помощью документа можно засвидетельствовать или доказать что-либо, в исторической науке - это ценный источник информации о событиях прошлого, а в производстве и бизнесе правильно организованное документационное обеспечение управления - это залог успеха, ведь документ здесь - основной носитель деловой информации, с помощью которого фиксируются и передаются управленческие решения. Очень важно учесть, что в отличие от газет, журналов, книг, которые содержат переработанную информацию, документ является ее первичным источником, ведь именно здесь она фиксируется впервые.

Сферу деятельности, которая обеспечивает документооборот и работу с официальными документами на предприятии, традиционно называют делопроизводством. Этот термин появился в России еще в XVIII веке. Причем изначально словом дело обозначали судебную тяжбу или административный вопрос, решаемые властными органами. Соответственно, делопроизводством обозначалась деятельность, связанная с принятием окончательных решений по данным вопросам. Позднее делом стали называть собранные в определенной последовательности и по определенным правилам документы. Около 10 лет назад на смену делопроизводству пришел термин «документационное обеспечение управления», который обозначает создание документов, документирование, т.е. запись информации на бумаге или иных носителях по определенным правилам и стандартам, установленным различными нормативными актами и положениями, а также организацию системы документооборота на предприятии.

В первую очередь при обзоре источников, посвященных вопросам делопроизводства и документационного обеспечения управления большое внимание уделялось работам Кузнецовой Т.В. В работах данного автора большое внимание уделяется как расшифровке основных понятий документационного обеспечения управления, так и вопросам регламентации деятельности коммерческих организаций с помощью нормативных актов различных уровней.

По мнению Т.В. Кузнецовой ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение управления - это также создание сложной многоуровневой системы документооборота. Ее можно сравнить со словообразованием. Буквы составляют слова, а слова являются частями словосочетания и предложения, так документы составляют первичную систему, которая является основой систем документации более высокого уровня. Без такой комплексной системы работы с документами, начиная от их создания, оборота и заканчивая сдачей в архив и хранением, невозможна успешная работа предприятия, управление производством и бизнесом. Можно сказать, что грамотно и четко организованное документационное обеспечение управления является базовой необходимостью для работы любого предприятия, которое может существовать только тогда, когда в нем правильно действует система документооборота.

Также для теоретической части данной работы использовались работа Спивака В.А. «Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство», в которой он дает характеристику элементов системы документационного обеспечения управления, книга Опарина М.Д. «Управление документацией и новые информационные технологии», где дается характеристика современной организации документооборота в организациях с использованием современных информационных технологий.

Книги таких авторов как Гальперин Г.Б., Сахаров А.М., Шмидт С.О., Павленко Н.А. также послужили источниками для определений и понятий различных терминов, используемых при анализе ДОУ, так как в этих книгах раскрывается эволюция системы делопроизводства и документационного обеспечения управления.

В серии статей Иритиковой В.С., опубликованных в журналах «Делопроизводство и документооборот на предприятии», дается алгоритм разработки и утверждения Инструкции по делопроизводству. Из них для данного диплома взята информация о том, что можно позаимствовать из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Статьи автора отличают системность подхода. При этом в работах данного автора даны и конкретные рекомендации (например, объясняется, почему технологию работы с печатями и штампами не стоит включать в текст Инструкции по делопроизводству, а лучше выделить в отдельный регламент; почему в Правилах делопроизводства отсутствует раздел о контроле исполнения документов и в какой части этот аспект стоит регламентировать в разрабатываемой вами Инструкции).

Ряд работ В.И.Андреевой посвящен регламентации работы с документами. Так, в статье «Регламентация работы с документами: проблемы и решения» Андреева В.И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. №7. С. 22-24. рассматривается построение нормативно-методической базы ведения делопроизводства в организации; обработка документов любого типа, скорость движения документов, учет количества обрабатываемых документов, регистрация документов. В другой статье автор подробно останавливается на оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Андреева В.И. Регламентация работы с документами: проблемы и решения // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. №4. С. 30-33. . Автор уделяет внимание обязательному составлению альбому форм документов, что поможет для составления приложений к инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, В.И.Андреева достаточно широко осветила вопросы по оформлению локальных нормативных актов организации.

Много внимания регламентации документационного обеспечения управления уделяет В.Ф. Янковая. В статье «Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» Янковая В.Ф. Регламентация ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2009. №2. С. 24-27. она акцентирует внимание на ответственности и полномочиях в сфере управления документами и в каких документах это должно быть закреплено. В других научных публикациях об этом говорится поверхностно. Работы В.Ф. Янковой «Принципы организации документооборота» Янковая В.Ф. Принципы организации документооборота // Секретарь-референт. 2005. №7. С. 16-19., «Азбука делопроизводства» Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства // Секретарь-референт. 2006. №10. С. 22-26., «Организация службы документационного обеспечения» Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения // Секретарь-референт. 2005. №1. С. 17-22. и «Делопроизводство с нуля»Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля // Секретарь-референт. 2010. №7. С. 6-12. подробно отражают организацию документооборота в организации.

К числу опубликованных источников относятся нормативно-правовые акты федерального уровня, регламентирующие порядок работу с документами в Российской Федерации.

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Нормативно-правовая база делопроизводства служит для урегулирования правил оформления документов, обеспечение их сохранности, использование новых технологий для работы с письменной документативной информацией, работу с документами, которые ограничены в доступе, другое.

Нормативную базу делопроизводства составляют: Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011. С. 215

законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории);

нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Важную роль в регламентации деятельности предприятий с такой организационно-правовой формой, как общества с ограниченной ответственностью, являются Гражданский Кодекс РФ и ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

К неопубликованным источникам, используемым при написании дипломной работы, относятся Устав ООО «ВолнаАвто», бухгалтерские балансы и отчеты о прибылях и убытках предприятия за 2012-2014 гг., внутренние нормативные акты, регламентирующие организацию документооборота.

Практическая значимость работы состоит в разработке рекомендаций по совершенствованию регламентации организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто».

Период исследования деятельности ООО «ВолнаАвто»: 2012-2014 год.

Структурно дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

В первой главе рассмотрены теоретические аспекты регламентации процесса делопроизводства в современных организациях с использованием локальных нормативных актов.

Во второй главе дана организационно-экономическая характеристика ООО «ВолнаАвто», изучена организационная структура предприятия и определены место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре фирмы. Кроме того, в данной главе анализируется система документационного обеспечения управления в ООО «ВолнаАвто»: порядок работы с входящими и исходящими документами, особенности их регистрации, прохождения и передачи в архив предприятия. Также во второй главе в отдельном разделе рассматриваются вопросы регулирования процесса делопроизводства локальными правовыми актами предприятия.

В третьей главе с учетом выявленных во второй главе недостатков в системе ДОУ ООО «ВолнаАвто» даны предложения по совершенствованию регламентирования системы делопроизводства с использованием локальных правовых актов.

ГЛАВА I. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1.1 Характеристика организационно-правовой формы общества с ограниченной ответственностью

Происходящие в России социально-экономические изменения потребовали преобразования всей системы юридических лиц, возрождения после многих десятилетий забвения хозяйственных товариществ и обществ, появления новых организационно-правовых форм юридических лиц. Современный период развития гражданского права связан также с предстоящими изменениями в гражданском законодательстве, в том числе в части регулирования деятельности юридических лиц как основных участников гражданского оборота. В соответствии с действующим законодательством предпринимательская деятельность может осуществляться в различных организационно-правовых формах. Петренко И.В. Правовая природа устава общества с ограниченной ответственностью / И.В. Петренко // Юристъ правовед. - 2010. - № 5 - С. 58

Организационно-правовая форма предприятия - это форма юридической регистрации организации, которая придаёт этому предприятию определенный юридический статус.

В общем виде можно отметить разделение на коммерческие и некоммерческие формы. Первые функционируют с целью получения прибыли в дальнейшем, а вторые в ходе своей деятельности реализуют социальные программы. Организационно-правовые формы коммерческих предприятий представляют наибольший интерес, так как именно они обеспечивают расширенное воспроизводство.

Юридическим лицом является такая организация, у которой имеется имущество в собственности или владении, обособленное от имущества его участников. По своим обязательствам оно отвечает этим имуществом, приобретает и осуществляет различные права и несет обязанности от своего лица. Общество с ограниченной ответственностью как юридическое лицо должно соответствовать всем вышеназванным признакам.

Общество с ограниченной ответственностью - общество, учрежденное одним лицом или несколькими, уставной капитал в котором разделен доли, участники которого не отвечают по обязательствам предприятия и рискуют лишь убытком, в пределах стоимости внесенного вклада.

Данное образование имеет в собственности имущество, ответственно за свои обязательства в пределах данного имущества, от имени предприятия приобретает и осуществляет различные права, защищает свои интересы в суде. Состав участников общества с ограниченной ответственностью, в соответствии с законодательством, не может быть более 50 человек. При превышении данного лимита предприятие должно быть преобразовано в другую форму хозяйствования.

Учредители обществ с ограниченной ответственностью не несут никакой личной ответственности за деятельность общества. Иными словами, они могут быть его учредителями, но не руководителями. Кроме того, если даже речь идет об ответственности, то она вытекает из факта владения акциями, то есть форс-мажорные обстоятельства могут привести только к перераспределению активов и долевого участия в бизнесе. Уставной фонд обществ с ограниченной ответственностью формируется как посредством финансовых вливаний, так и технических капиталовложений. Таким образом, они могут быть созданы только на основе привлечения промышленных и иных средств, напрямую не связанных с решением финансовых вопросов.

Общество с ограниченной ответственностью не может существовать без учредительных документов, главным из которых всегда являлся учредительный договор. Ещё несколько лет назад существовала иная, чем сейчас, форма учредительного договора. Она содержала подробное описание деятельности фирмы (цель, задачи, виды услуг или товаров), аспекты, касающиеся организации труда (права и обязанности учредителей, органа управления), имущества фирмы, хозяйственных вопросов, порядок распределения финансов, порядок ликвидации, реорганизации, создания представительств, филиалов. Теперь же все эти моменты прописываются только в уставе общества - по закону с 1 июля 2009 года это единственный учредительный документ обществ с ограниченной ответственностью.

Устав общества с ограниченной ответственностью закрепляет процедурные вопросы и правила формирования структуры фирмы, управления акциями, распределения прибыли и ответственности по выплатам в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, банкротства. Отдельным документом закрепляются принципы ведения финансово-хозяйственной деятельности и поведения на рынке. Петренко И.В. Решение и договор об учреждении ООО: новеллы законодательства / И.В. Петренко // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. - 2012. - №2. - С. 28

Устав должен быть зарегистрирован в территориальном отделе налоговой инспекции. На последней странице сотрудники ИФНС ставят печать и отдают один экземпляр представителю Общества. Заверенный экземпляр нужно обязательно хранить. Без него не возможно будет совершить большую часть планируемых сделок, нельзя будет заключить договора.

Договор о создании общества с ограниченной ответственностью - это не учредительный, но необходимый документ. Он заключается между создателями компании и должен отразить предмет договоренности (создание общества с ограниченной ответственностью), местоположение фирмы, полное и сокращенное наименование, а также размер капитала, доли каждого учредителя в нём, и, конечно, подписи. Закон определяет содержание данного договора и нюансы формулировок.

Учреждение общества с ограниченной ответственностью не может быть задокументировано в форме договора, если участником является один человек (согласно нормам гражданского права в отношении договоров). Ведь для договора нужно несколько человек. В этом случае учредители всегда писали решение «общего» собрания за номером 1 о создании общества с ограниченной ответственностью. Можно оформить это волеизъявление в виде протокола или иного документа. Главное не подписывать его от лица директора ещё не существующей (не зарегистрированной) фирмы. Только учредитель может подписать такое решение.

Имея учредительный договор общества с ограниченной ответстсвенностью, создатели могут обратиться с заявлением в регистрационную палату для государственного оформления фирмы. Налоговый орган регистрирует общество после предоставления квитанции об уплате пошлины с указанием лица, оплатившего её (это должен быть один из учредителей). Основанием для отказа в регистрации будет служить отсутствие сведений о местонахождении общества, его сокращенного названия, при неуплате госпошлины, а также при несоблюдении требований к оформлению документов. Каждая страница должна быть пронумерована, а ведь документ подшит и подписан.

Главным органом в структуре управления является Общее собрание, которое имеет право решать любые вопросы, затрагивающие деятельность предприятия. Руководство повседневной деятельностью общества с ограниченной ответственностью осуществляет часто единоличный исполнительный орган, или же единоличный совместно с коллегиальным (например, директор и правление). Данные органы общества обязаны отчитываться о своей деятельности общему собранию.

Юридический статус общества с ограниченной ответственностью возникает с того момента, как его зарегистрируют в ЕГРЮЛ. Как правило, данное юридическое лицо учреждается без ограничения срока, хотя по желанию собственником иное может быть прописано в Уставе.

Любые вопросы, касающиеся документации общества должны трактоваться не только исходя из соответствующего федерального закона, но и исходя из гражданского кодекса (той его части, которая описывает договорные отношения).

С начала 2013 года юридические лица обязаны публиковать сведения о фактах своей деятельности в федеральном информационном ресурсе. Информационные ресурсы обществ с ограниченной ответственностью, подлежащие обязательному внесению в ЕГРЮЛ, составляют следующие сведения, обязательные для опубликования в соответствии с ст.60 и 63 ГК РФ:

- о размерах чистых активов;

- о приостановлении, получении, прекращении, а также других изменениях состояния лицензии на осуществление лицензированной деятельности;

- о вынесении определения арбитражным судом о введении наблюдения;

- предусмотренные другими законами.

Таким образом, анализ сущности такой организационно-правовой формы, как общество с ограниченной ответственностью, позволил выявить важность правильного документирования его деятельности, как на этапе создания, так и в процессе дальнейшего функционирования.

1.2 Законодательное регулирование делопроизводства

Перед тем, как привести обзор литературы по законодательному регулированию делопроизводства, целесообразно привести характеристику основных понятий делопроизводства и его сущности и значения в современных условиях.

Документы возникли вместе с письменностью -- вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, как средство общения, передачи информации. Появление частной собственности и развитие основанного на ней индивидуального труда создавали имущественное и социальное неравенство и образование в конце IX в. классового общества. Все события того времени находили отражение в документах. Свидетельством тому является памятник древнерусского права -- Русская Правда. Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. С. 20

Технический прогресс обусловливает новые требования к составлению и оформлению официальной документации. Это находит отражение в документах нормативно-методической базы документационного обеспечения управления. В 1979 г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ) 16487-78 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», включивший определения 18 терминов.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), положения которой используются во многом и в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

В самом общем виде делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами (комплекс приемов обработки документированной информации) при осуществлении управленческой деятельности: составление, прием, передача, регистрация, индексация, утверждение, визирование, подписание, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и уничтожение документов. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2010 С. 39

Около 10 лет назад на смену делопроизводству пришел термин «документационное обеспечение управления», который обозначает создание документов, документирование, т.е. запись информации на бумаге или иных носителях по определенным правилам и стандартам, установленным различными нормативными актами и положениями, а также организацию системы документооборота на предприятии.

Документационное обеспечение управления - это также создание сложной многоуровневой системы документооборота. Ее можно сравнить со словообразованием. Буквы составляют слова, а слова являются частями словосочетания и предложения, так документы составляют первичную систему, которая является основой систем документации более высокого уровня. Без такой комплексной системы работы с документами, начиная от их создания, оборота и заканчивая сдачей в архив и хранением, невозможна успешная работа предприятия, управление производством и бизнесом. Можно сказать, что грамотно и четко организованное документационное обеспечение управления является базовой необходимостью для работы любого предприятия, которое может существовать только тогда, когда в нем правильно действует система документооборота.

Документооборотом признается движение в офисе компании всех видов документов с момента их создания (внутри компании) или получения (от государственных органов, деловых партнеров и т.д.) до исполнения сотрудниками компании или отправки адресатам. Практика показала, что рациональная организация документооборота способствует оперативности прохождения, обработки и сохранности документов, равномерной загрузке сотрудников компании и качественному использованию документированной информации в целях эффективной предпринимательской деятельности. Объем документооборота складывается из числа входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени, обычно за год.

Документом признается любой материальный носитель информации (лист бумаги, дискета, кассета и пр.), предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Спивак В.А.: Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство / В.А. Спивак.. - СПб.: Питер, 2011. С. 49

Документ - очень ёмкое понятие. Он используется в многочисленных и разнообразных сферах деятельности людей, является предметом изучения во многих научных дисциплинах. Поэтому нельзя выстроить однозначного определения этому понятию. Смысл и значение документа зависит от того, в какой сфере деятельности человека он используется. Ведь в юриспруденции с помощью документа можно засвидетельствовать или доказать что-либо, в исторической науке - это ценный источник информации о событиях прошлого, а в производстве и бизнесе правильно организованное документационное обеспечение управления - это залог успеха, ведь документ здесь - основной носитель деловой информации, с помощью которого фиксируются и передаются управленческие решения. Очень важно учесть, что в отличие от газет, журналов, книг, которые содержат переработанную информацию, документ является ее первичным источником, ведь именно здесь она фиксируется впервые.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Именно управленческие документы обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются: Дёмин Ю.М.: Делопроизводство / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2010. С. 152

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.

С учетом многолетней практики было выработано три основных вида работы с документацией: смешанный, децентрализованный и централизованный. Последняя форма предусматривает сосредоточение разнообразных имеющихся операций по структурированию в ведение единственного подразделения на предприятии. Таким подразделением может являться общий или кадровый отдел, канцелярия и прочее. Ведение документации может осуществлять и один человек, являющийся секретарем. В любом случае в обязанности подразделения или одного служащего будет входить осуществление полного цикла мероприятий по обработке документации с момента получения до передачи в архивный отдел. Эти мероприятия предполагают прием, обработку деловой информации, регистрацию, хранение, контроль над исполнением, отправку, справочно-информационные операции, систематизацию перед передачей в архив. Андреева В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. - 9-е изд., испр. и доп. М.: Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2010. С. 66

Централизованная организация работы с документами считается наиболее рациональной, а в связи с этим, и более предпочтительной. В особенности это актуально на небольших предприятиях. При использовании данного метода систематизации документации значительно снижаются затраты на мероприятия по обработке информации. Кроме того, существенно улучшается организация труда служащих. При такой форме организации документооборота наиболее эффективно работает оргтехника, достигается единство в методической и управленческой деятельности, связанной с обработкой документации. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2010. С. 104

Противоположной централизованной системе является децентрализованная схема. В этом случае для каждого подразделения формируется своя служба по работе с документацией. В этих подразделениях все операции осуществляются автономно. Децентрализованная система более характерна для тех учреждений и организаций, которые отличаются разобщенным в территориальном смысле аппаратом. Кроме того, данная система работы подходит и для тех предприятий, документирование в которых отличается некоторой спецификой (например, имеет место необходимость в обеспечении защиты информации).

Наиболее распространенной, между тем, формой является смешанная система. В этом случае определенная часть из всех операций (как правило, по приему и обработке отправляемых и принимаемых документов, хранение, тиражирование) осуществляется в центральном подразделении. В структурных отделах предприятия при этом осуществляется деятельность по печати (созданию), систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив.

Выбор той или другой схемы работы с документацией осуществляется в соответствии со структурой самого предприятия.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. 

Без изучения и использования нормативной базы невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации. Как внешние, так и внутренние коммуникативные взаимодействия организации будут нерезультативны в полной мере без изучения нормативно-правовой базы делопроизводства или документационного обеспечения управления. Замыцкова О.И.: Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] / О.И. Замыцкова. - Ростов на/Д: Феникс, 2009. С. 157

Краткий экскурс в историю российского делопроизводства ясно дает понять, что эта область деятельности неразрывно связана с развитием государства. Действующая в Советское время государственная система повлекла за собой логичное для того времени единообразие в системе делопроизводства. Формализованные принципы создания и архивного хранения документов, утвержденные и обязательные к использованию формы документов, организованное оптимальное движение документов не могло не способствовать дальнейшему развитию системы делопроизводства. Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М.: Омега-Л - 2011. С. 113

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

На рисунке 1 показано регулирование нормативной базы делопроизводства в Российской Федерации. Кузнецов С. Л. Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2011. - № 2. - С. 25



Рисунок 1 - Органы власти, регулирующие сферы делопроизводства в Российской Федерации

Организации, учреждения, взаимодействующие между собой, осуществляются по ряду правил. Любая организация строится по правилам законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документативной информацией.

Нормативно-правовая база - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают осуществить технологию создания, обработки документов, их хранения, использования для работы органа местного самоуправления; контроль деятельности службы делопроизводства: структуры, её функций, штатов, обеспечения техническими средствами и другими особенностями. Ермолаева А.В. Правовые и организационно-распорядительные документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Учебное пособие / А.В. Ермолаева. - Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2012. С. 17

Нормативно-правовая база делопроизводства служит для урегулирования правил оформления документов, обеспечение их сохранности, использование новых технологий для работы с письменной документативной информацией, работу с документами, которые ограничены в доступе, другое.

Первым, главным и основополагающим законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения и делопроизводства ее значение заключается в том, что Конституцией Российской Федерации установлена субординация нормативных правовых актов. В статье 15 Конституции Российской Федерации указано, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не могут противоречить Конституции Российской Федерации.

Статья 90 Конституции Российской Федерации полностью посвящена документированию деятельности Президента Российской Федерации: Президент Российской Федерации издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента обязательны для исполнения на всей территории Российской Федерации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации не должны противоречить Конституции Российской Федерации и Федеральным законам. 

Другими главными источниками выступают законы - это нормативные правовые акты, принятые в особом порядке органами законодательной власти или референдумом, выражающие волю народа, обладающие наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующие социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Законодательные и правовые акты в сфере информации и документации имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - нормативный документ Российской Федерации, юридически описывающий понятия и определения в области информационной технологии.

Данным законом закреплена обязательность документирования информации, установлен ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулированы отношения, которые возникают при создании и использовании продуктов информационных технологий, установлена обязательность представления информации в государственные органы. Так, в главе 2 (статья 5) сказано о документировании информации: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 установлено, что бухгалтерский учет должен осуществляться путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. В законе обозначено, что все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны быть оформлены оправдательными документами. При этом законом допускается создание первичных и сводных учетных документов как на бумажных, так и на машинных носителях информации.

Об обязательном документировании говорится и в прочих нормативных правовых актах. Например, в Гражданском кодексе Российской Федерации определены правовые основы не только деятельности юридических лиц на территории страны, но и ее документирования. Так, в статьях 184 и 185 определено, что коммерческое представительство осуществляет свою деятельность на основании договора, который должен быть заключен в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного полномочия, которое выдается одним лицом другому.

 В ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации установлены требования к содержанию (составу) информации в документах и к их оформлению. Например, в статье 52 содержится требование к информации, содержащейся в уставе и учредительном договоре, на основании которых осуществляют деятельность юридические лица; статьями 185 и 186 определяются реквизиты доверенности; в статье 878 определен формуляр чека и т. д.

Федеральными законами «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью», помимо правовых норм создания, реорганизации и ликвидации обществ, регламентируется порядок документирования деятельности обществ, правила составления и оформления различных документов.

Обязанности по хранению документов определены статьями 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Законом установлены обязательности хранения документов обществ соответственно месту нахождения исполнительных органов этих обществ. Общества несут ответственность за упорядоченность документов, ими должна проводиться работа по сохранности документации в соответствии с рекомендациями и указаниями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которыми установлено, что к Архивному фонду Российской Федерации относятся документы, которые находятся на ее территории, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы организаций, в которых они созданы. В связи с этим множество разновидностей документов учреждений, предприятий и организаций по истечении определенного срока передаются на хранение в государственные архивы в порядке, который определен нормативными документами.

Федеральным законом от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определена обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «О государственной гражданской службе Российской Федерации», который посвящен правовым основам организации и прохождения государственной гражданской службы и статусу государственных гражданских служащих, регламентирован порядок документирования прохождения государственной гражданской службы, оформления трудовых договоров и обязательность ведения личных дел государственных гражданских служащих.

Во исполнение Стратегии развития информационного общества в России, утвержденная Указом Президента РФ от 7 февраля 2008 г., Постановлением Правительства России от 15 июня 2009 г. N 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4937. - 24 июня 2009 г. А затем Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. И эти Рекомендации разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Они рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (Служба делопроизводства - канцелярии, секретариат), при разработке ими инструкции по делопроизводству. Притом Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например:

- закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке;

- постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации».

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».

- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».

- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Таким образом, нормативные правовые акты действующего законодательства содержат значительный объем обязательных для исполнения норм, требований и правил документирования различных направлений деятельности государственных и негосударственных учреждений, предприятий и организаций, оформления различных видов документов, их содержания и структуры их текста.

Работа с документами подразумевает регламентацию всей совокупности выполняемых процедур - от создания документов до их сдачи в архив и последующего хранения. В области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. Например, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, устанавливают порядок ведения делопроизводства в министерствах, службах, агентствах. Однако они не устанавливают единые нормы организации делопроизводства в муниципальных образованиях.

В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных норм и рекомендаций.

Важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 8. - С. 31.