Анализ внутренней регламентации делопроизводства ООО "ВолнаАвто"

К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций.

1.3 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб, подразделений и работников учреждения.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. 

Стандарт распространяется на постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477), которые устанавливает единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.

3. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждены приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76). Положения Методических рекомендаций устанавливают общие требования к организации и функционированию подразделений документационного обеспечения управления (служб делопроизводства), документированию управленческой деятельности, созданию документов и организации работы с ними в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах и распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий.

4. Инструкциями по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, их территориальных и структурных подразделений, разработанными на основе Методических рекомендаций Федерального архивного агентства в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности организаций и подразделений, совершенствования делопроизводства.

5. Законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

6. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД). Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. С. 188

В современных условиях законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего развития и совершенствования, особенно в части электронного документирования, электронного документооборота и создания электронных архивов.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства: Кузнецова Т. В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. -- 2009. -- № 3. -- С. 14

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);

b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);

b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. Борискин В.В. Правовая основа, методология и практика делопроизводства государственных органов России: Учебно-методическое пособие / В.В. Борискин. - М.: ИПК Госслужбы , 2011. С. 119

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Российская Федерация не имеет единого органа, который бы осуществлял единые порядки и единую юридическую ответственность за всю документацию, которая создаётся на её территории. Вместо этого ответственность за документы лежит на отдельных органах государственной власти, которые управляют ими в силу своих функциональных обязанностей. Государственная архивная служба, её ведомства, собирают и хранят документы.

Центральный орган федерации отвечает за рационализацию делопроизводства. Этими ведомствами разрабатываются нормативы, рекомендации относительно делопроизводства как единого целого, в отдельных направлениях взаимодействия с документацией.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС, 2012. С. 55

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Если говорить о состоянии нормативно-правовой базы сферы делопроизводства в современных условиях, то нельзя не отметить, что законодательная база в области делопроизводства и архивного дела требует дальнейшего и скорейшего развития и совершенствования.

В большей степени это в первую очередь касается электронного документирования и документооборота, а также создания электронных архивов.

Основные тенденции развития законодательно-нормативной базы в области управления документами в России: Савельев А. М. Практические вопросы автоматизации документооборота в органах власти и других государственных структурах Российской Федерации / А.М. Савельев // Делопроизводство. -- 2013. -- № 2. -- С. 57

1. Попытка гармонизировать российское законодательство в области управления документами с законодательством Европейских государств, а также стран ближнего зарубежья и СНГ.

2. Ужесточение требований к определенным видам деятельности, в том числе к документированию этой деятельности.

3. Активное расширение сферы использования электронных документов, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности.

Сложности переходного периода обусловлены многоуровневостью законодательно-нормативного регулирования не только на федеральном, но и на региональном и муниципальном уровнях.

Принятые законодательные изменения и те изменения, которые планируется внести в законодательство в ближайшее время, показывает, насколько они масштабны и значительны. Принятое законодательство пока не может в полной мере эффективно применяться, поскольку для этого необходимо разработать значительное число подзаконных нормативных актов.

Самый, пожалуй, актуальный вопрос в нормативной базе сегодня - это обеспечение правового статуса электронного документа в течение его жизненного цикла. В ближайшее время нормативно должна быть решена задача по обеспечению юридической силы, аутентичности и подлинности электронных документов. Разрозненный характер законодательства не дает возможность сформировать государственную конструкцию информационной системы, обеспечивающей эффективное функционирование СЭД, в т.ч. в различных архивах.

Несмотря на трудности, работа по развитию и совершенствованию нормативной базы делопроизводства движется.

Выводы

Можно сделать вывод, что в настоящее время в Российской Федерации создана солидная правовая база по делопроизводству, позволяющая организациям успешно разрабатывать локальные правовые акты по ДОУ. Законодательством Российской Федерации установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Первым, главным и основополагающим законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. Другими главными источниками выступают законы - это нормативные правовые акты, принятые в особом порядке органами законодательной власти или референдумом, выражающие волю народа, обладающие наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующие социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками. К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

ГЛАВА II. АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

2.1 Основные направления деятельности, задачи и функции ООО «ВолнаАвто». Структура и личный состав ООО «ВолнаАвто»

Объектом исследования дипломного проекта является ООО «ВолнаАвто».

Компания ООО «ВолнаАвто» находится по адресу 173003, Великий Новгород, ул. Большая Санкт-Петербургская д. 39, строение 11.

ООО «ВолнаАвто» создано для осуществления хозяйственной деятельности в целях удовлетворения общественных потребностей в его услугах и реализации на основе получения прибыли экономических интересов учредителей.

Основной целью ООО «ВолнаАвто» является извлечение прибыли посредством хозяйственной деятельности. Общество вправе преследовать цели, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Основными видами деятельности ООО «ВолнаАвто» являются:

- оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами,

- оптовая и розничная торговля деталями, автомобильными узлами и принадлежностями,

- оптовая торговля строительными материалами,

- техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств,

- транспортно-экспедиционные услуги,

- деятельность страховых агентов,

- консультирование по вопросам финансового посредничества,

- деятельность в области права, бухгалтерского учета и аудита,

- консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления предприятием,

- внешнеэкономическая деятельность, осуществление экспортно-импортных операций.

Общество вправе заниматься любыми видами деятельности, не запрещенными действующим законодательством РФ.

Все вышеуказанные и другие виды деятельности могут осуществляться ООО «ВолнаАвто» как в Российской Федерации, так и за рубежом в рамках внешнеэкономической и внешнеторговой деятельности в соответствии с действующим законодательством РФ.

Общество с ограниченной ответственностью «ВолнаАвто» создано в соответствии с действующим на территории РФ законодательством, в частности, Гражданским Кодексом РФ, Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также Уставом, утвержденным решением учредителей, от 7 февраля 2011 года.

Общество с ограниченной ответственностью подразумевает организацию, уставный капитал которой включает доли, распределяемые между учредителями. Ей присущи следующие характерные черты:

- уставный фонд организуется путем долевого участия учредителей;

- члены общества несут ответственность только в сумме, не превышающей размер вклада;

- создать такую организацию может как юридическое, так и физическое лицо;

- в качестве учредителей может выступать один человек либо группа лиц.

Для обеспечения деятельности Общества образуется Уставный капитал в размере 10 600 (Десять тысяч шестьсот) рублей.

В ООО «ВолнаАвто» проводится интенсивная работа одновременно со всеми посредниками. Предприятие арендует складские площади и офисные помещения.

Численность персонала ООО «ВолнаАвто» составляет 7 человек.

На рисунке 2 представлена организационная структура ООО «ВолнаАвто».

Данная организационная структура относится к типу линейных.

Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО «ВолнаАвто»

Оценка финансово-хозяйственной деятельности проводится на основании данных об основных показателях, характеризующих финансовое состояние предприятия, взятых из финансовой документации. Можно проследить деятельность организации по основным экономическим показателям, представленным в таблице 1.

Таблица 1.

Расчет динамики финансовых результатов

№ п/п	Показатель	2013 год	2014 год	Прирост
				Тыс. руб.	%
1.	2.	4.	5.	6.	7.
1.	Объем реализации (без НДС)	313112	408914	95802	30,6
2.	Себестоимость производственная	265007	351495	86488	32,6
3.	Валовая прибыль	48105	57419	9314	19,3
4.	Управленческие расходы	5264	5998	734	13,9
5.	Коммерческие расходы	12500	15800	3300	26,4
6.	Прибыль от реализации	30341	35621	5280	17,4
7.	Прочие доходы	2658	3658	1000	37,6
8.	Прочие расходы	3115	4223	1108	35,5
9.	Налогооблагаемая прибыль	29884	35056	5172	17,3
10.	Налог на прибыль	5977	7011	1034	17,3
11.	Чистая прибыль	23907	28045	4138	17,3

Рост объема реализации составил 95805,0 тыс. руб., что связано с ростом спроса на основные виды услуг ООО «ВолнаАвто». При этом темп роста себестоимости в 2013 году превышал темпы роста выручки на 2,0%, что сказалось на замедлении темпов роста валовой прибыли - она увеличилась на 189,3%, что в денежном выражении составило 9314,0 тыс. руб.

В 2014 году выросли и управленческие, и коммерческие расходы, при этом коммерческие расходы выросли на 26,4%, поэтому темп роста прибыли от реализации был еще ниже, чем у валовой прибыли - 17,4%.

Прочие доходы в 2013-2014 годах были ниже прочих расходов - на 457,0 тыс. руб. и 565,0 тыс. руб. соответственно. Это замедлило темпы роста балансовой прибыли - он составил 17,3%, то есть уменьшился на 0,1% по сравнению с темпами роста прибыли от реализации.

Чистая прибыль в 2014 году выросла на 4138,0 тыс. руб.

Таким образом, ООО «ВолнаАвто» может быть охарактеризовано как успешное предприятие, которое работает прибыльно.

2.2 Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО «ВолнаАвто»

Анализ организации документационного обеспечения управления в ООО «ВолнаАвто» должен включать в себя несколько элементов, такие как:

1. Анализ организации службы делопроизводства

2. Анализ общего документопотока в организации за год

3. Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих работу с документацией в ООО «ВолнаАвто»

4. Общую характеристику работы с документами в организации на основе локальных правовых актов.

В ООО «ВолнаАвто», как в любой другой малой организации, есть специалисты, которые занимаются ведением делопроизводства. Однако эти специалисты не объединены в одну службу ДОУ, а занимаются обособленно различными направлениями документационной деятельности и ведением документации по определенному направлению.

В ООО «ВолнаАвто» ведением делопроизводства занимаются следующие специалисты:

- секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;

- бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации;

Секретарь фирмы осуществляет следующие функции по ведению кадрового делопроизводства:

1. По оформлению и учету:

оформление приема на работу рабочих, инженерно-технических работников и служащих, назначения на руководящие должности, оформление трудовых договоров, ознакомление с политикой качества предприятия;

оформление перевода на другую работу, отпусков, прекращения трудового договора;

оформление, ведение и хранение личных дел работников;

заполнение и ведение личных карточек, алфавитных книжек;

оформление и ведение, учет и хранение трудовых книжек;

учет молодых специалистов;

учет работников предпенсионного возраста;

учет представляемых к награждению и награжденных работников;

внесение изменений в учетные данные работников;

подготовка и сдача документации по кадрам в архив;

ведение архивного делопроизводства;

оформление списков на получение и возврат страховых медицинских полисов и организация выдачи и возврата их работникам предприятия.

2. Подготовка исходных данных для обработки на ЭВМ.

3. Составление сведений о ходе приема на работу по всем категориям работников.

4. Оформление больничных листков в части подтверждения непрерывного стажа работы.

5. Выдача работникам предприятия справок, копий (выписок) документов о настоящей и прежней работе.

6. Учет состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия.

7. Участие в планировании дополнительной потребности предприятия в необходимом количестве рабочих, инженерно-технических работников и служащих требуемых специальностей и квалификации, обеспечение ими подразделений предприятия.

8. Составление совместно с подразделениями расчета дополнительной потребности предприятия в молодых специалистах.

10. Проведение анализа качественного состава рабочих, инженерно-технических работников, служащих, осуществление мероприятий, направленных на качественное улучшение кадров.

11. Ведение работы по замещению руководящих и инженерно-технических должностей, занятых работниками без соответствующего образования, дипломированными специалистами.

12. Организация работы по подготовке резерва руководящих кадров.

13. Анализ высвобождаемых работников и характеристик квалификационных требований к кадрам для комплектования имеющихся и вновь создаваемых рабочих мест.

14. Участие в работе по определению потребности в переподготовке (переквалификации), освоении новых профессий:

в подготовке предложений по организации обучения специалистов, зачисленных в резерв руководящих кадров;

в проведении аттестации персонала.

15. Оформление документов для назначения пенсий, пособий.

16. Контроль за использованием рабочего времени, соблюдение трудовой дисциплины.

17. Контроль за своевременным уходом работников в очередные отпуска согласно графикам.

18. Своевременное оформление документов к оплате (отпуска, больничные листы, справки).

19. Подготовка материалов, проектов, приказов по работе с кадрами.

Кадровое делопроизводство занимает наибольший объем - около половины всех временных затрат секретаря. Это свидетельствует, во-первых, о важности кадрового делопроизводства как элемента кадровой работы, а, во-вторых, о необходимости грамотной и методической организации работы с кадровыми документами.

В состав кадровой документации, используемой в ООО «ВолнаАвто» входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма № Т-8);

- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков;

Эффективное управление документацией невозможно без установления и поддержания строго определенного порядка обработки документов. Решение этой важной задачи делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График документооборота - это документ, устанавливающий рациональный порядок (сроки и очередность) обработки документов с учетом их количества и исходя из потребности служб организации в документированной информации. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2005. с. 86 Функциональное назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных лиц предприятия и, в конечном счете, в повышении эффективности деятельности предприятия в целом.

Работу по подготовке проекта графика документооборота организует секретарь ООО «ВолнаАвто».

Для составления проекта графика документооборота ООО «ВолнаАвто» используются следующие исходные данные:

перечень документов, подлежащих исполнению;

перечень исполнителей, допущенных к подготовке соответствующих видов документов;

сроки исполнения документов;

типовые технологии обработки документов.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по обработке документов, с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия, а также сроков выполнения соответствующих работ.

Пример оформления графика документооборота представлен на рисунке 3.



Наименование документа	Создание документа	Проверка документа	Обработка документа	Передача в архив
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения	Ответственный за проверку	Кто представляет	Порядок представления	Срок представления	Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

Рисунок 3 - График документооборота ООО «ВолнаАвто» на 2015 год

Проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим подразделениям) для применения в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное, полное и качественное исполнение документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует секретарь ООО «ВолнаАвто».

Таким образом, в системе делопроизводства компании ООО «ВолнаАвто» выделяются три основных направления - кадровое, бухгалтерское и общеорганизационное.

Далее представим характеристику документопотока в организации по данным годового документооборота и анализу объемов входящей, исходящей и внутренней документации.

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутриведомственные документы.

Для более наглядной характеристики объема входящих, исходящих и внутренних документов в ООО «ВолнаАвто», на рисунке 4 представлены графики объемов указанных видов корреспонденции за 2012-2014 гг.

Рисунок 4 - Объем документооборота по видам корреспонденции в ООО «ВолнаАвто» за 2012-2014 гг.

Наибольший объем документопотоков приходится на входящие документы, что объясняется, в первую очередь, тем, что сюда относятся различные нормативно-правовые акты, справочная документация, распоряжения и т.п., отправляемые в ООО «ВолнаАвто» вышестоящими инстанциями, и не всегда требующими ответа. Объем документопотока входящих документов вырос за три года на 7,7%, в том числе, за счет роста числа контрагентов, с которыми фирма ведет переписку.

На втором по объему месте находится исходящая документация, объем которой вырос на 16,5% за 2012-2014 гг., что также связано с развитием коммерческой деятельности компании.

А вот динамика объемов внутренней документации отрицательная - ее объем сократился на 16,8% за три года, что является положительной тенденцией, так как чрезмерный внутренний поток документов не всегда свидетельствует об эффективных коммуникациях, наоборот, свидетельствует о растущей бюрократии, так как внутренние документы также надлежит фиксировать.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Янковая В.Ф. Документооборот организации // Секретарь-референт. 2005. №7. С.20-25.

Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто» показана на рисунке 5.

исполнители	виды работ
	прием и первичная обработка	регистрация	рассмотрение документов	доставка исполнителям	контроль за исполнением
председатель
специалист по кадрам

Рисунок 5 - Оперограмма движения входящих документов в ООО «ВолнаАвто»

Независимо от адресата корреспонденция в ООО «ВолнаАвто» передается секретарю. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками в командировках, на совещаниях, конференциях.

Задача первичной обработки - проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

На всех документах, поступающих в ООО «ВолнаАвто» на бумажных носителях для фиксации факта и времени их поступления в фирму вручную проставляется отметка с указанием даты и порядкового номера.

В ООО «ВолнаАвто» ведется книга регистрации входящей корреспонденции. Книга имеет следующую форму (рисунок 6).

входящий номер по порядку	номер и дата документа	от кого получен документ	краткое содержание	кому передано на рассмотрение	роспись	резолюция документа	№ дела, куда подшит документ
1	2	3	4	5	6	7	8

Рисунок 6 - Форма книги регистрации входящей документации

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

После регистрации корреспонденции специалист по кадрам передает их на рассмотрение, для проставления резолюции, генеральному директору ООО «ВолнаАвто». Рассмотрение документов производится в день их получения. Генеральный директор ООО «ВолнаАвто» в резолюции проставляет четкую и конкретную резолюцию.

Документ с резолюцией передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, то, для одновременной работы над документом, с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Исполнители получают документ под роспись в книге регистрации входящей корреспонденции.

После исполнения резолюции, исполнитель передает ответный документ с прилагаемыми материалами, на основании которых он готовился. После рассмотрения исполненного документа руководителем, готовится окончательный вариант письма-ответа на фирменном бланке ООО «ВолнаАвто». Заверяется подписью генерального директора ООО «ВолнаАвто» и, при необходимости, печатью соответствующего подразделения.

Далее можно дать более развернутую характеристику поступающей в ООО «ВолнаАвто» корреспонденции. Данные по источникам поступления документов за 2012-2014 гг. представлены на рисунке 7.

Рисунок 7 - Источники поступления документов в ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Из рисунка видно, что растет доля документов, передаваемых посредством электронной почты, и сокращается оборот документов на бумажных носителях, передаваемых по почте или с курьером лично. Такая тенденция, безусловно, является положительной, так как ускоряет документопотоки и сокращает время на обработку информации вручную. И за последние три года объем входящей корреспонденции, полученной по электронной почте, является самым большим по объему - 71% в 2014 году.

В состав исходящей корреспонденции ООО «ВолнаАвто» включаются:

ответы на документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, налоговых органов и т.п.;

коммерческие предложения для текущих и потенциальных контрагентов;

ответы на запросы текущих и потенциальных контрагентов;

ответы на документы из государственных и негосударственных организаций;

ответы на обращения граждан;

инициативная корреспонденция.

Покажем те средства, которые использовались для отправки документов из ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Рисунок 8 - Способы отправки документов из ООО «ВолнаАвто» в 2012-2014 гг.

Из рисунка 8 видно, что доля документов, которые отправляются по почте - 33% в 2014 году - выше доли документов, поступающих в ООО «ВолнаАвто» по почте - 25% в 2014 году. Это связано с тем, что по регламенту ответы на обращения граждан и ряд других запросов осуществляется только по почте, а в том случае, если запрос или обращение поступает по электронной почте, но почтовый адрес не указан, ответа на обращение не следует. Основным источником отправки документов коммерческим контрагентам, а также, например, стадии бухгалтерской отчетности, выступает электронная почта. Документ перед отправкой регистрируется в книге регистрации исходящей корреспонденции, которая имеет следующую форму (рисунок 9).

исходящий № документа	дата отправки документа	кому адресован документ	краткое содержание документа	№ дела, в котором хранится копия документа
1	2	3	4	5

Рисунок 9 - Книга регистрации исходящей корреспонденции

Когда работа над ответным документом полностью завершена, документ и все относящиеся к нему материалы направляются в дело.

Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто» представлена на рисунке 10.

исполнители	виды работ
	подготовка проекта документа	согласование документа	оформление документа	подписание документа	отправка документа
специалист
руководитель
Секретарь

Рисунок 10 - Оперограмма движения исходящих документов в ООО «ВолнаАвто»

При оформлении отправляемых документов с помощью почтового отправления ведется отдельный реестр на отправку писем, который имеет следующую форму:

№ п/п	дата отправления	адресат	краткое содержание	кол-во листов (вложений)
1	2	3	4	5

Рисунок 11 - Реестр на отправку писем ООО «ВолнаАвто»

В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы организации. Эти документы проходят следующие этапы:

- подготовка проекта документа;

- перепечатка;

- согласование;

- визирование;

- подписание;

- исполнение.

Маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у отправляемых документов. Но есть и такие документы, которые не требуют составления проекта: протоколы, докладные записки, справки и т.п.

Оперограмма движения внутренних документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа) показана на рисунке 12.

исполнители	виды работы
	подготовка проекта документа	согласование документа	подписание документа	доведение документа до работника под расписку
	специалист

Размещено на http://allbest.ru

	Генеральный директор

Размещено на http://allbest.ru

Размещено на http://allbest.ru

	Секретарь

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 12 - Оперограмма движения внутриведомственных документов в ООО «ВолнаАвто» (на примере приказа)

Документирование управленческой деятельности в ООО «ВолнаАвто» охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Работа с документами требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документов до их хранения. Следовательно, возрастает роль локальных правовых актов организаций в виде организационно-распорядительных документов, создаваемых на базе общегосударственных норм и рекомендаций. Именно они регламентируют управленческие действия, устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 8. С. 31-33.

К видам локальных правовых актов в первую очередь относятся приказы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Организационные документы имеют правовой характер и только на них можно опираться в случае конфликтных ситуаций. По своему содержанию они являются документами сложными и разрабатываются чаще всего отделом или специально назначаемой или выбранной группой лиц (комиссией), имеют обычно несколько редакций, проходят стадии обсуждения и согласования, утверждаются и имеют длительный срок действия - до замены новыми. В случае реорганизации, изменения структуры, появления нового направления деятельности, увеличения или уменьшения выполняемых функций организационные документы перерабатываются заново или в них вносятся дополнения и изменения Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. 2003. №11. С. 6..

В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.

Далее представим характеристику локальных нормативных актов, которые регламентируют делопроизводство в ООО «ВолнаАвто». Данному элементу документационного обеспечения управления следует уделить особое внимание в соответствии с темой выпускной квалификационной работы.

Можно отметить, что локальных нормативных актов, которые регулируют делопроизводство в целом в ООО «ВолнаАвто», немного.

В первую очередь в Уставе (Приложение 1) ООО «ВолнаАвто» прописан порядок и сроки хранения документов, то есть устав организации может характеризоваться не только как документ, регламентирующий деятельность организации в целом, но и как документ, который регламентирует порядок делопроизводства по вопросам хранения документации.

При этом подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению документы должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить путем создания на предприятии специального структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных документов,-- архива и оборудования специального помещения для хранения документов -- архивохранилища, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.

Однако в ООО «ВолнаАвто» отсутствуют условия обеспечения сохранности архивных документов, что прямо противоречит Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»..

Согласно названному Закону, право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (п. 1 ст. 12). В то же время эти организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения (п. 1 ст. 17). На основании экспертизы ценности документов, находящихся в частной собственности, эти документы могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации (п. 7 ст. 6).

В зависимости от масштабов деятельности и объема документов в организации может создаваться архив как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы ДОУ. В ООО «ВолнаАвто» приказом генерального директора должен быть назначен ответственный за обеспечение сохранности архивных документов, то есть заведующий архивом организации.

Работа архива должна быть регламентирована соответствующим положением, а деятельность специалистов этого структурного подразделения (или участка работы) -- должностными инструкциями.

При разработке Положения об архиве целесообразно воспользоваться Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176.

Для составления должностных инструкций работников архива следует использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, где приведены должностные обязанности заведующего архивом и архивариуса.

Следующий локальный правовой акт, который необходимо иметь на предприятии - это Инструкция по делопроизводству предприятия. Она закрепляет порядок составления, оформления документов и работу с ними, обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы на предприятии.

В ООО «ВолнаАвто» нет своей инструкции по делопроизводству, но ее надо будет составить самому секретарю. В инструкции по делопроизводству прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов. Специальный раздел инструкции должен предусматривать порядок формирования и хранения дел и, таким образом, обеспечивает сохранность документов.

Должностная инструкция делопроизводителя - еще один локальный акт, издаваемый на предприятии для регламентации организационно-правового положения делопроизводителя, его обязанностей, прав, ответственности. Правила разработки, согласования и утверждения должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы, и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция формально не является обязательным кадровым документом, в связи с тем, что Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций.

Должностные инструкции являются кадровыми документами и носят обязательный характер, они необходимы для регулирования трудовых отношений с четко прописанными правилами. Они являются неотъемлемым приложением к трудовому договору с работником. Наличие этих документов выгодно в первую очередь самому работодателю.

В должностной инструкции секретаря (Приложение 2), утвержденной от 10.10.2011, изложены следующие его обязанности:

- принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения;

- в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных;

- вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

- отправлять исполненную документацию по адресатам;

- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

- систематизировать и хранить документы текущего архива;

- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск;

- готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;

- обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Еще одна составляющая системы делопроизводства - система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 2006. С.4. Номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В ООО «ВолнаАвто» каждый год составляется сводная номенклатура дел (Приложение 3), которая состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Также для удобства работы с делами при сдаче на хранение, по структурным подразделениям раздаются номенклатуры дел структурных подразделений.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления.

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления.

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов. Данный вид документа в ООО «ВолнаАвто» отсутствует. Есть только несколько унифицированных форм документов (Приложение 4), хранящихся в компьютерах у секретаря и в бухгалтерии. Однако в организации часто встречаются документы одного вида, оформленные в разном стиле, и это является свидетельством несовершенства системы делопроизводства.

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности, в том числе и те, посредством которых осуществляется информационный обмен с другими организациями. Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

В ООО «ВолнаАвто» предусмотрена единая централизованная система делопроизводства, ведением которой занимается инспектор отдела кадров, являющийся одновременно делопроизводителем. Но документально это не подтверждено, приказ о возложении функций делопроизводителя на инспектора отдела кадров отсутствует. На него возложено: прием и первичная обработка всех поступающих, внутренних и исходящих документов, регистрация, формирование, текущее хранение документов, оформление и сдача дел, подлежащих архивному хранению.

Таким образом, наличие в ООО «ВолнаАвто» необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, локальных организационных и нормативно-методических документов должно позволять быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работы с документами. Однако отсутствие некоторых важных локальных нормативных актов по регламентации делопроизводства затрудняет эффективность работы с документами и снижает результативность труда работников, ответственных за ведение делопроизводства.

Далее необходимо проанализировать непосредственно деятельность секретаря, который в ООО «ВолнаАвто» отвечает за ведение делопроизводства.

Оценка эффективности работы секретаря в части реализации функций по ведению делопроизводства может быть оценена, на мой взгляд, по следующим критериям:

1. Наличие необходимого перечня локальных внутренних актов, регламентирующих работу отдела.

2. Исполнение максимально полного перечня функций, обеспечивающих эффективное ведение делопроизводства в учреждении.

Некоторый анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих работу секретаря в сфере делопроизводства, был проведен ранее. Более подробно следует остановиться непосредственно на должностной инструкции секретаря, так как положение о подразделении по делопроизводству в ООО «ВолнаАвто» отсутствует.

Его детальное изучение показало, что она составлена формально и не может быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. При изложении функций и обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.