Анализ внутренней регламентации делопроизводства ООО "ВолнаАвто"

Так, в первую очередь, хочется обратить внимание на отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими специалистами» в должностной инструкции секретаря, что приводит к неупорядоченности документных связей между ним и другими сотрудниками и отделами. При появлении новых документов в деятельности ООО «ВолнаАвто» становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления. В результате происходит своеобразное «латание дыр»: содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров. Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.

Далее - анализ перечня функций секретаря показал, что в нем отсутствует функция «Контроль исполнения документов». Это не значит, что контроль за документацией в ООО «ВолнаАвто» как таковой не ведется. Но отсутствие конкретных должностных лиц, которые ответственны за контроль исполнения документов, может создать трудности при нарушении сроков исполнения некоторых документов, а назначение ответственных за исполнение лиц для каждого отдельного документа сильно усложняет работу по ведению делопроизводства. Необходимо расширить перечень функций секретаря, дополнив его функцией по контролю за исполнением документов.

Выводы

Изучив локальные правовые акты ООО «ВолнаАвто», можно сделать некоторые выводы:

В ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.

Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом.

Должен быть приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».

Ответственному за делопроизводство и архив нужны рекомендации по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Не ведется учет и анализ документооборота.

В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».

ГЛАВА III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРЕННЕЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ООО «ВОЛНААВТО»

3.1 Разработка пакета документов по улучшению делопроизводства

Важной составляющей организации делопроизводства является совершенствование налаживания документооборота предприятия, организация, учреждения, хранение документов и их использования в текущей деятельности предприятия.

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации. Установление данных правовых основ позволит:

- ввести внутреннее нормативное регулирование организации делопроизводства с учетом международной практики стандартизации процессов управления документацией;

- обеспечить доступ заинтересованных лиц к служебной информации;

- унифицировать правила по организации делопроизводства, архивного дела и применения электронного документооборота;

- обеспечить неуклонное выполнение субъектами делопроизводства всех форм собственности требований по документированию управленческой информации, сроков и организации хранения служебных документов;

- оптимизировать процессы документоведения и документооборота в субъектах делопроизводства;

- создать условия для сохранности документационных фондов субъектов делопроизводства, защиты их служебной информации.

Уменьшение размера текста документа - один из шагов к сокращению документооборота. Целесообразно стремиться к созданию сжатых текстов за счет уменьшения традиционных преамбулы, исключение из служебной переписки немотивированных слов-обращений и благодарности тому подобное.

Среди основных признаков рационального документооборота можно выделить, в частности, следующие:

- прямоточность (без обратного возвращения) и короткое движение документов при выполнении определенных технологических операций;

- минимизация этапов создания и обработки документа, количества задействованных структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в этих процессах (например, сокращение количества подписей в удостоверении - в управлении обходятся 1-2 подписями);

- одновременно работы с документом определенных должностных лиц при выполнении различных технологических операций (сокращается время движения документа, повышается оперативность его выполнения);

- одноразовость операций по обработке документов, избежать параллелизма и дублирования (например, централизованная одноразовая регистрация документа);

- отлаженная информационно-поисковая система сведений о движении и выполнения документа.

Безусловно, кроме документа, объектом рационализации в ООО «ВолнаАвто» также является документационный технологический процесс и основной участник документооборота - документопоток.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства, представленные на рисунке 13.

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 13 - Направления совершенствования делопроизводства в ООО «ВолнаАвто»

Технология работы с документами требует регламентации с целью установления единообразия при выполнении однотипных операций, оптимизации выполняемых процедур и сокращения времени на обработку документов.

Основные виды работ, выполняемых в делопроизводстве (создание документов и передача их по назначению, регистрация, обработка поступающих документов и их последующее исполнение, систематизация документов и организация их хранения и др.), могут быть регламентированы посредством разработки соответствующего комплекса локальных правовых актов (организационных документов). Важной особенностью таких документов является то, что в них не только должны быть учтены нормы и требования, действующих в Российской Федерации нормативных правовых актов и нормативно-методических документов в сфере делопроизводства, но и отражены особенности состава документов и порядка функционирования ДОУ конкретной организации.

Локальные правовые акты в области делопроизводства логически связаны между собой и образуют правовую и нормативно-методическую базу для организации и ведения делопроизводства. При этом основным локальным правовым актом в сфере работы с документами является Инструкция по ведению делопроизводства, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации. В Инструкции обобщается накопленный в организации опыт работы с документами, и отражаются особенности ее организационной структуры, направлений деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления. Другие виды локальных нормативных актов, как правило, являются приложением к Инструкции по ведению делопроизводства.

На рисунке 14 показан порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто» и их взаимосвязь.

Размещено на http://allbest.ru

Рисунок 14 - Порядок разработки локальных правовых актов для ООО «ВолнаАвто»

Ниже мною приводится характеристика данных локальных правовых актов и порядка их разработки и внедрения в ООО «ВолнаАвто».

При разработке названного комплекса организационных документов, как нам представляется, лучше начать работу с составления документов - приложений к Инструкции, а затем на их основе подготовить текст Инструкции, в котором, в частности, должны найти отражение значение, взаимосвязь и порядок применения этих документов.

При разработке в инструкции по делопроизводству, как правило, в качестве прототипа используют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, а также Приказом Министерства культуры «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Существуют различные варианты инструкций, но в большинстве своем они различаются структурой. Анализ показывает, что, как правило, инструкция строится по одной из двух схем (моделей).

1. Инструкция по делопроизводству начинается с регламентации организации документооборота: обработки поступающих и отправляемых документов, их регистрации, контроля исполнения, систематизации и организации хранения, а затем устанавливаются порядок и процедуры подготовки документов с выделением требований к отдельным видам и разновидностям документов.

2. Материал инструкции излагается в обратной последовательности: сначала требования к составлению и оформлению документов, затем требования к документообороту, технологии обработки документов, хранения и использования.

Очевидно, что эти различия не принципиальны и не меняют характера и назначения этого документа, но на мой взгляд лучше начать с регламентации организации документооборота. Если данный пункт будет на одном из последних мест, то ответственный за делопроизводство из-за ряда причин, связанных с быстрым темпом работы может не дочитать инструкцию до конца, не обратив свое внимание на важнейшие требования к документам.

В инструкции по делопроизводству целесообразно отразить следующие вопросы:

обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов;

организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте;

ведение базы данных (информационно-справочного массива) по документам организации;

организация рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей (организация документооборота);

контроль исполнения документов (технология контроля за сроками исполнения документов);

оформление копий документов и выписок из документов;

номенклатура дел организации: порядок разработки, утверждения, ведения;

формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив;

учет бланков документов, печатей и штампов.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству, следует уделить особое внимание формулировке каждого ее пункта. Инструкция не должна содержать неопределенных положений. Например, ГОСТом Р 6.30-2003 установлено, что утверждению подлежат наиболее важные документы. В инструкции по делопроизводству необходимо конкретно указать виды документов, которые подлежат утверждению генеральным директором предприятия. Текст инструкции должен быть максимально конкретным и не допускать различные толкования.

Инструкция утверждается генеральным директором предприятия и вводится в действие его приказом. Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это происходит, когда предприятие начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах.

Секретарь ООО «ВолнаАвто» выполняет еще и функции делопроизводителя, поэтому необходимо издать приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря, который представлен в Приложении 5.

В ООО «ВолнаАвто» не организована работа архива предприятия, нет ни положения об архиве, ни ответственного за архив, поэтому необходимо разработать следующие документы:

Положение об архиве организации;

дополнения к должностной инструкции секретаря, в котором будут прописаны задачи и функции по ведению архива и обеспечению сохранности документов;

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами (Приложение 6). Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Актуальность данных проблем также вызвана выходом документов, предъявивших новые требования к Инструкциям по делопроизводству государственных структур. Речь идет о:

- Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. №477);

- Методических указаниях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденных приказом Росархива от 29.12.2009 г. № 76).

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия. Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

- Положение о службе делопроизводства;

- Положение об архиве организации;

- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

- Табель унифицированных форм документов;

- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

- Вести учет и анализ документооборота;

- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Для ООО «ВолнаАвто» мы предлагаем внедрить в процесс работы с документами Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании. Назначение данной инструкции - застраховать фирму от потери важной документации, повысить эффективность работы с документами в условиях доступности электронных средств хранения информации, правильное осуществление копирования и хранения документации.

Инструкция по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании представлена в Приложении 7.

Целью разработки является определение единых правил подготовки документации для создания страхового фонда документации компании, что создает необходимость разработки методических пособий и инструкций, обеспечивающих единую методологию и организационно-техническую подготовку документации.

Инструкция устанавливает правила и порядок отбора и комплектования документации, хранящейся в архивах и библиотеках компании для ее микрофильмирования с целью восстановления оригиналов и использования правил при различных чрезвычайных ситуациях. Отбору подлежит документация по важнейшим потенциально значимым направлениям деятельности компании, системе ее жизнеобеспечения, а также представляющим архивную ценность.

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Учитывая это, полагаем, что было бы целесообразным разработать Табель форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированы по управленческим функциям и задачам.

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти, которая применима для всех организаций, гласит: порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностных инструкциях их работников; здесь же должен быть и табель унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов организации -- это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Табель документов обеспечивает:

- сокращение затрат времени на составление, оформление и обработку кадровых документов;

- оптимизацию состава документов за счет их упорядочения;

- унификацию форм документов и исключение дублирования информации в различных формах документов;

- более эффективное использование технических средств при подготовке, обработке и поиске документов.

Нормативной базой разработки табеля документов являются: законы Российской Федерации, касающиеся организации труда, заработной платы, кадрового и пенсионного обеспечения и т.д., в том числе новый Трудовой кодекс; указы и распоряжения Президента РФ; постановления и распоряжения Правительства РФ; межведомственные нормативно-методические документы, регламентирующие вопросы кадрового и документационного обеспечения управления.

Основные этапы работы: сбор данных; обобщение их и анализ; согласование его с функциональными подразделениями и придание ему юридической силы; организация внедрения табеля.

Задачами системы ведения табеля являются:

создание сети абонентов системы ведения;

создание и ведение контрольного массива документов, входящих в табель;

создание и ведение необходимого справочно-информационного аппарата (в виде карточек, указателей и др. справочных массивов);

периодическое оповещение об изменениях и дополнениях к формам документов и ответы на разовые запросы.

Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

На рисунке 15 показана примерная форма Табеля форм документов

Наимено-вание формы докумен-та	Код по ОКУД	Кем и когда утверждена форма докумен-та	Перио-дичность состав-ления	Состави-тель документа	Внут-реннее согласование	Внешнее согласова-ние	Под-писа-ние	Утвержде-ние	Пе-чать	Кому нап-равляется	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Рисунок 15 - Форма Табеля форм документов

Графа 1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. Например: Приказ о приеме на работу.

Графы 2 - 3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором форм кадровых документов -- ЛК. Классификатор форм, которым будет пользоваться организация, выбирает она сама.

Графа 5. Проставляется название структурного подразделения, которое подготавливает проект документа; в ряде случаев такие правила нормативно не закреплены. Например, проект приказа о приеме на работу может готовить как кадровая служба, так и подразделение, в которое предполагается зачислить работника. Решение о месте подготовки проекта принимается при разработке Табеля и отражается в положениях о структурных подразделениях.

В графу 6 помещается информация о согласовании проекта документа. При заполнении графы решаются два принципиальных вопроса: с кем согласовывается проект документа и в какой очередности.

В графе 8 записывается название должностного лица, который будет подписывать проект документа. Право подписи документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей (код 0251152 по ОКУД). Право подписи документов, не включенных в названные правовые акты, устанавливается в Табеле при его составлении.

Графа 9 заполняется для документов, подлежащих утверждению. Перечень документов организации, подлежащих этой форме придания юридической силы, включается в состав инструкции по делопроизводству (документационному обеспечению) организации. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, включен в состав подготовленных ВНИИДАД Методических рекомендаций по оформлению документов и рекомендуется к использованию кадровой службой организации при подготовке Табеля.

В графе 10 проставляется название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если документ в этом не нуждается. Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) устанавливается в организации и включается в инструкцию по делопроизводству.

В графе 11 указывается наименование организации/конкретное лицо, которому документ направляется, т. е. он включается в регистрационную информационную систему и получает номер. В соответствии с действующими правилами делопроизводства регистрационный номер является обязательным реквизитом документа.

После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 16), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

полное наименование формы документа;

заголовок к тексту (тема), если он имеется;

код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ;

сведения об основных этапах подготовки документа.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__наименование вида документа_

Заголовок к тексту (о чем)_____________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет)_Код внутренний_(есть или нет)________

Унифицированная форма ___________Утверждена ______________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц)_________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) __________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ____________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) ______________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит)________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 16 - Форма карты документа

Табель и Альбом в ООО «ВолнаАвто» должны быть составлены и вестись в письменной (бумажной) и электронной форме.

Табель унифицированных форм документов ООО «ВолнаАвто» будет состоять из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации. Так как ООО «ВолнаАвто» является малой организацией, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа (Приложение 8).

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет лицо, ответственное за ведение делопроизводства - в ООО «ВолнаАвто» это секретарь.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

Таковы мои рекомендации по совершенствованию внутренней регламентации системы делопроизводства в ООО «ВолнаАвто». Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

3.2 Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства в ООО «ВОЛНААВТО»

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) отличают следующие функциональные возможности:

Моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов

Управление документами с помощью единого электронного хранилища и расширяемых атрибутов документов

Быстрый поиск документов по реквизитам и полнотекстовый поиск по файлам-вложениям различных форматов (doc, rtf, xls, ppt, pdf, html и txt) с учетом морфологии русского языка

Импорт/экспорт документов в другие системы архивирования и документооборота

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренней документации

Подготовка и согласование проектов документов, утверждение документов

Рассмотрение документов, фиксация резолюций по документам и сроков их исполнения

Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

Уведомления о заданиях и контроль исполнения поручений

Ведение электронного архива документов (номенклатуры дел)

Генерация регистрационного номера документа по настраиваемому формату (с использованием префиксов, суффиксов, специальных символов)

Разделение прав доступа

Ведение системного журнала с протоколированием всех действий пользователей

Формирование печатных форм, отчетов

Наличие информационного веб-портала

В Comsoft Docs предусмотрена возможность делегирования полномочий, то есть передачи функций по выполнению шагов процесса обработки документа от одного участника другому.

Comsoft Docs обеспечивает полное документирование всех событий, производимых в системе, и отслеживает выполнение предусмотренных процедур.

Модуль безопасности Comsoft Docs обеспечивает выполнение следующих функций:

аутентификация пользователей

контроль прав на просмотр информации и выполнение операций в системе в зависимости от роли пользователя

шифрование данных между клиентской и серверной частями системы

ведение истории изменения данных, журналирование прикладных и системных событий.

Информационный портал Comsoft Docs предоставляет пользователям персонифицированный доступ к хранилищу системы для получения информационных сведений различной тематики (контент предприятия): простые текстовые сообщения, текстовые сообщения с файлами-вложениями (любых форматов), ссылки на внешние информационные ресурсы и автоматизированные системы).

Использование системы Comsoft Docs (Ope№Icar DMS) подразумевает создание в системе ООО «ВолнаАвто» следующих групп пользователей (ролей):

регистратор входящей документации

регистратор исходящей документации

регистратор формуляров

ответственный регистратор

регистратор контрагентов

куратор, контролирующий исполнение документов

рассматривающий

ознакомляемый

исполнитель

Роль администратора системы закрепляется за пользователями системы - сотрудниками ООО «ВолнаАвто».

Роли: регистратор входящей документации, регистратор исходящей документации, ответственный регистратор, куратор, контролирующий исполнение документов, регистратор контрагентов - закреплены за пользователем - секретарем ООО «ВолнаАвто».

В роли рассматривающего обычно выступают руководители верхнего звена.

В ролях регистратора формуляров, ознакомляемого и исполнителя может выступать любой пользователь системы.

Процесс обработки входящей корреспонденции (рисунок 17) начинает пользователь, которому присвоена роль регистратора входящей документации. В зависимости от реквизитов регистрируемого документа в процессе его обработки могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Рисунок 17 - Схема процесса обработки входящей корреспонденции

Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.

Процесс обработки исходящей корреспонденции (рисунок 18) может быть начат регистратором исходящей документации или участником документооборота, зарегистрировавшим формуляр в ходе процесса обработки внутреннего документа после выполнения этапа «Отправить формуляр».

Рисунок 18 - Схема процесса обработки исходящей корреспонденции

В процессе регистрации входящей и исходящей корреспонденции может возникнуть необходимость в пополнении реестра юридических лиц (справочника контрагентов).

Право на ввод нового контрагента в систему закреплено за пользователями, которым присвоена роль регистратора контрагентов.

Процесс обработки формуляров (рисунок 19) может быть начат регистратором формуляров или любым из пользователей, выступающих в роли исполнителя в ходе процессов обработки входящей и внутренней документации на этапе «Исполнить документ».

Рисунок 19 - Схема процесса обработки внутренней документации

На различных этапах прохождения формуляра в его обработке могут принимать участие пользователи, выступающие в роли рассматривающего, ознакомляемого, исполнителя и куратора, контролирующего исполнение документов.

Количество уровней подчинения исполнителей не ограничено.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота Comsoft Docs также позволит:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. По оценке при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты. Данный порядок рекомендуется регламентировать следующим образом:

1. Электронная почта - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри ООО «ВолнаАвто», так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

2. Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

3. Разрешение на передачу документа по электронной почте дает генеральный директор ООО «ВолнаАвто».

4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и его руководителя.

5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.

6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

Выводы

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:

- Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

- Принять соответствующие локальные правовые акты;

- Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ

Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

- Положение о службе делопроизводства;

- Положение об архиве организации;

- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

- Табель унифицированных форм документов;

- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

- Вести учет и анализ документооборота;

- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время в Российской Федерации создана солидная правовая база по делопроизводству, позволяющая организациям успешно разрабатывать локальные правовые акты по ДОУ. Законодательством Российской Федерации установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив.

Нормативно-правовая база делопроизводства сегодня - это ряд законов, актов, методических документов, которые помогают создать: технологию обработки документов, их хранения, использования в работе учреждения. Деятельность любой организации строится на основании правил законодательно-правовых актов, предполагающих работу с документированной информацией.

Первым, главным и основополагающим законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. Другими главными источниками выступают законы - это нормативные правовые акты, принятые в особом порядке органами законодательной власти или референдумом, выражающие волю народа, обладающие наибольшей после Конституции юридической силой и регулирующие социально значимые, типичные и устойчивые общественные отношения.

Важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Являясь локальными правовыми актами, они составляют юридическую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками. К видам локальных правовых актов, организационных документов, в первую очередь относятся уставы, положения, регламенты, инструкции, правила, расписания и т.д.

Объектом исследования дипломного проекта является ООО «ВолнаАвто». Основными видами деятельности ООО «ВолнаАвто» являются оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами, а также оптовая и розничная торговля деталями, автомобильными узлами и принадлежностями.

Численность персонала ООО «ВолнаАвто» составляет 7 человек. Ведением делопроизводства занимаются следующие специалисты:

- секретарь занимается ведением документации, связанной с непосредственной деятельностью организации, а также ведением кадровой документации;

- бухгалтер фирмы занимается оформлением и учетом коммерческой документации.

В ООО «ВолнаАвто» организационные документы разрабатываются и утверждаются генеральным директором.

Изучение локальных правовых актов ООО «ВолнаАвто» позволило выявить определенные проблемы в регламентации системы делопроизводства. Так, в ООО «ВолнаАвто» нет положения о службе делопроизводства. На мой взгляд, лучше иметь такой документ, т. к. в нем установлены права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность, что строго обязательно для исполнения.

Необходима обязательная разработка инструкции по делопроизводству. От этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Повышение эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Необходимы разработка положения об архиве организации, создание приказа о назначении заведующего архивом и разработка должностную инструкцию заведующего архивом и приказа о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто».

Также необходимо разработать Табель унифицированных форм документов. В текущей деятельности Табель выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

В соответствии с выявленными недостатками и проблемами должна совершенствоваться внутренняя регламентация системы делопроизводства ООО «ВолнаАвто».

Для совершенствования системы ведения делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» нужно установить правовые основы делопроизводства для определения единых норм создания управленческих документов и работы со служебными документами с любыми носителями информации в организации.

Недостатками в системе делопроизводства ООО «ВолнаАвто», на мой взгляд, являются:

1.Номенклатура дел составляется не ежегодно, что затрудняет дальнейшую работу с документами до сдачи их в архив.

2.Отсутствие инструкции по делопроизводству. Я считаю, это серьезное нарушение в работе организации, поэтому изучив механизм работы секретаря, в приложениях данной работы представлена инструкция по делопроизводству со всеми необходимыми к ней сопроводительными документами. Главная задача инструкции по делопроизводству - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что в ООО «ВолнаАвто» имеются существенные недостатки в организации службы ДОУ, которые, по моему мнению сдерживают процесс развития и самой системы управления предприятия.

Для ООО «ВолнаАвто» могут быть предложены следующие направления совершенствования делопроизводства:

- Разработать Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

- Принять соответствующие локальные правовые акты;

- Разработать порядок работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте, а также предложить автоматизированную систему ДОУ

Организация остро нуждается в Инструкции по делопроизводству, а также необходимо разработать такие документы как:

- Положение о службе делопроизводства;

- Положение об архиве организации;

- Приказ о возложении на секретаря организации функций по ведению архива;

- дополнение к должностной инструкции секретаря по возложению на него задач и функций по ведению архива;

- Табель унифицированных форм документов;

- Приказ о возложении функций делопроизводителя на секретаря ООО «ВолнаАвто»;

- Инструкцию по составу, порядку отбора и комплектования документации для страхового фонда документации компании;

- Вести учет и анализ документооборота;

- Дать рекомендации ответственному за делопроизводство и архив по ежегодному составлению номенклатуры дел в ООО «ВолнаАвто».

Главная задача совершенствования процессов документирования управленческой деятельности - упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.

Для совершенствования организации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» предлагается внедрить в работу секретаря систему Comsoft Docs (Ope№Icar DMS).

Также в части совершенствования автоматизации делопроизводства в ООО «ВолнаАвто» можно рекомендовать сделать более регламентированным порядок приема и передачи служебной информации по каналам электронной почты.

Внедрение в практику работы организации обозначенных выше документов позволит упорядочить документооборот, сократить время на их создание, прохождение, усовершенствовать систему контроля за исполнением документов, а также позволят регламентировать процесс хранения документов и их последующей сдачи в архив.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

I. Источники

Конституция Российской Федерации : принята всенародным голосованием 12 дек. 1993 г. (с учетом поправок от 30 дек. 2008 г. № 6-ФКЗ, от 30 дек. 2008 г. № 7-ФКЗ) // Рос. газ. 2009. - № 7. - 21 янв.

Гражданский кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 51-ФЗ: принят Гос. Думой 21 окт. 1994 г. по сост. на 1 янв. ноября 2001 г.]. - М. : Проспект, 2001.

Трудовой кодекс Российской Федерации: [федер. закон № 197-ФЗ: принят Гос. Думой 21 дек. 2001 г. : по сост. на 10 января 2002 г.]. - М. : ВИТРЭМ, 2002. - 192 с.

Уголовный кодекс Российской Федерации: [федер. закон. № 64-ФЗ: принят Гос. Думой 13 июня 1996 г. по сост. на 20 июня 2009 г.]. - М. : Омега-Л, 2009. - 160 с.

О бухгалтерском учете : [фед. закон № 402-ФЗ от 06.12.2011] // Рос. газета. - 2011. - № 5654.

О государственной гражданской службе Российской Федерации : [федер. закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №3539. - 31 июля 2004 г.

Об информации, информационных технологиях и о защите информации : [федер. закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4131. - 29 июля 2006 г.

О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации : [федер. закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4582. - 5 мая 2006 г.

Об обществах с ограниченной ответственностью : [федер. закон от 8 февраля 1998 г. г. N 14-ФЗ] // Рос. газета. - Федеральный выпуск № 30. - 17 февраля 1998 года.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти : [Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва] // Рос. газета. - Федеральный выпуск №4937. - 24 июня 2009 г.

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: [приказ Министерства культуры Рос. Федерации от 25.08.2010 № 558] // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 2010. - № 38.

Об утверждении Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия: [приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2] // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М.: - 2002. - 459 с.

ГОСТ Р 51141-98, "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (взамен ГОСТ 16487-83)".

ГОСТ Р 6.30-97, "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72

II. Литература

Андреева В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В. И. Андреева. - 9-е изд., испр. и доп. М.: Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 2010. - 290 с.

2. Анисимов В.М. Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие / В.М. Анисимов, В.С.

3. Арбузова, А.Ю. Иванова. - М.: Издательство РАГС, 2001. - 376 с.

Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М.: Эксмо, 2010. - 322 с.

5. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство: «Термика», 2010. - 117 с.

Борискин В.В. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова. - М.: Издательство «Омега-Л», 2009.- 336 с.

Борискин В.В. Правовая основа, методология и практика делопроизводства государственных органов России: Учебно-методическое пособие / В.В. Борискин. - М.: ИПК Госслужбы , 2011. - 506 с.

Быкова Т. А. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 8. - С. 31-33

Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 364 с.

Делопроизводство в системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС, 2012. - 285 с.

Делопроизводство: Учебник для вузов /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. Под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

Дёмин Ю.М.: Делопроизводство / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер, 2010. - 361 с.

Документация в информационном обществе. Международный опыт управления документами./ Доклады и сообщения на XYII Международной научно-практической конференции 25 -26 ноября 2010 г. - М.: ВНИИДАД, 2011.

Ермолаева А.В. Правовые и организационно-распорядительные документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации: Учебное пособие / А.В. Ермолаева. - Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2012. - 541 с.

Замыцкова О.И.: Делопроизводство [Документационное обеспечение управления] / О.И. Замыцкова. - Ростов на/Д: Феникс, 2009. - 411 с.

Кабашов С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Издательство «Флинта», 2009. - 362 с.

Кирсанова М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: Практическое пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - М.: Омега-Л - 2011. - 239 с.

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. (в 3-х книгах) / Е.Н. Колесник. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - 542 с.

Корнеев И. К. Управление документами / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. - М.: Издательство «ИНФРА-М», 2010. - 471 с.

Коротков А.В., Кристальный Б.В., Курносов И.Н. Государственная политика Российской Федерации в области развития информационного общества. / науч. ред. А.В. Коротков. М., 2007. - 218 с.