Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

• Введение
• 1. Понятие документооборота организации и его этапы
• 2. Формы организации делопроизводства
• 3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): цель, порядок применения и ведения
• Заключение
• Список использованных источников и литературы

Введение

Актуальность исследования обусловлена тем, что важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение.

Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ - это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность.

Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия.

Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.

Предмет исследования - общественные отношения, складывающие в процессе документооборота.

Цель работы - проанализировать документооборот современной организации, а также формы организации делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть понятие документооборота и его этапы в современной организации;

рассмотреть формы организации делопроизводства.

1. Понятие документооборота организации и его этапы

Согласно статье 2 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"// Российская газета. 2006. 29 июля. № 165. документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Согласно статье 1 Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"//Российская газета. 1995. 17 января. № 11 - 12. документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.

Для грамотной организации работы сначала нужно решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства. Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО. (Федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Жарова Е. Ю. О документообороте организации//Отдел кадров коммерческой организации. 2009. № 4.

В соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"//Российская газета. 1996. 28 ноября. № 228. Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. В соответствии со статьей 158 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ), сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной). Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 238 - 239//Российская газета. 1994. 08 декабря. № 238-239.

В соответствии со статьей 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:

1) сделки юридических лиц между собой и с гражданами;

2) сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.

Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить "бумажный" объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:

- документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;

- документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные.

Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. На мой взгляд, это две крайности, которые необходимо избегать. Важно найти "золотую середину", чему способствует правильная постановка целей составления внутренних документов.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

При создании документ составляется, оформляется, согласовывается и подписывается. Обращение документа означает его регистрацию, передачу на исполнение или отправку адресату, копирование, ознакомление, исполнение, контроль прохождения и исполнения. Под хранением документа понимают его списание в дело и помещение туда на хранение, а также хранение в архиве. Таким образом, документооборот имеет сложную процедуру и большое количество стадий, наш перечень которых не является исчерпывающим.

Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов. Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота.

График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

Например, в трудовом праве существуют определенные законодательством сроки выдачи копий документов, связанных с работой, сроки заведения трудовых книжек, выплаты заработной платы, оформления отпусков, привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения дисциплинарного взыскания. Все это сопровождается оформлением различного рода документов. Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений.

Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц.

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.

Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.

Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними.

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.

В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.

В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:

1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;

3) утверждение документа уполномоченными лицами;

4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;

5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);

6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;

7) контроль за исполнением документа;

8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;

9) сдача и оформление документов в архив на хранение.

Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения. Главное - чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование. В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации. Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно - справочная работа;

- направление на исполнение;

- исполнение документов;

- контроль исполнения;

- отправка документов по адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения), предложения, заявления и жалобы граждан.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные, объяснительные записки), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности. Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы.

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: традиционная (журнальная, карточная) и электронная. Более удобной является карточная форма регистрации.

Наиболее рациональной является электронная регистрация документов. Она позволяет осуществлять наиболее быстрый поиск нужной информации, получить статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое. Березина М.Н., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007. С.144 - 145.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно и состоит из следующих этапов:

- составление чернового документа;

- подготовка чернового документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (его подписание, утверждение, проставление печати).

Получив документ к отправке, проверяют правильность оформления. Если документ оформлен неправильно или представлен не полностью он отправляется исполнителю для доработки.

Документы, переданные для отправки должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих документов, а во время исполнения (использования) - входящих.

Работа с внутренними документами начинается с составления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, исправления черновика, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем. Руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юристконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее согласование.

При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый номер и в пределах регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те же этапы, что и работа с входящими документами. Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль. Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

2. Формы организации делопроизводства

Совокупность работ по созданию документов, их регистрация, классификация, движение, учет и хранение называются делопроизводством.

Делопроизводство следует рассматривать как часть управления, поскольку реализация всех его функций в той или иной степени связана с элементами делопроизводства.

Научный подход к делопроизводству и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность организации, сокращаются затраты на функционирование аппарата управления.

В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание.

В современных системах управления делопроизводство можно рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения управленческого аппарата.

Функции делопроизводства можно определить количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации. Такими параметрами будут: объем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или подразделение.

Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах. Формы делопроизводства// http://www.delodokument.ru/node/2

При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.

Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.

При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением -- в структурных подразделениях.

Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

Обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, научная организация делопроизводства способствует укреплению государственной и исполнительской дисциплины, повышению порядка в работе аппарата управления, упрощению многих сторон его деятельности.

Научная организация делопроизводства -- основа сохранности и эффективности использования документов в будущем. Успешное комплектование Государственного архивного фонда РФ, состояние архивного дела в стране во многом определяются методикой и практикой делопроизводства. Велико общественное значение делопроизводства в обслуживании граждан, удовлетворении их запросов.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): цель, порядок применения и ведения

делопроизводство организационный распорядительный гражданский

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:

- создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

- единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

- комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

- стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск. Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник. М.: ИНФРА-М. 2008. С. 75.

Заключение

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов. Формально можно выделить следующие этапы: создание, обращение, хранение и уничтожение.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка поступающих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- информационно - справочная работа;

- направление на исполнение;

- исполнение документов;

- контроль исполнения;

- отправка документов по адресатам;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой;

- хранение и использование документов в текущей деятельности;

- подготовка и передача дел в архив.

Делопроизводство в организациях проводится в централизованной, децентрализованной и смешанной формах. Формы делопроизводства// http://www.delodokument.ru/node/2

При централизованной форме все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, учет и контроль исполнения производятся в единых, общих для всей организации службах.

Децентрализованные системы предусматривают регистрацию, обработку и контроль над исполнением документов непосредственно в структурных подразделениях.

При смешанной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется централизованно, а их обработка и контроль над исполнением -- в структурных подразделениях.

Более прогрессивна и экономична централизованная форма, позволяющая эффективно использовать технические средства.

Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

Список использованных источников и литературы

1. Нормативно - правовые акты:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая: Федеральный закон от 30.11.1994 № 238 - 239//Российская газета. 1994. 08 декабря. № 238-239.

2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ//Российская газета. 2006. 29 июля. № 165.

3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ //Российская газета. 1996. 28 ноября. № 228.

4. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ //Российская газета. 1995. 17 января. № 11 - 12.

2. Литература:

5. Березина М.Н., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. СПб.: Питер, 2007. 224 с.

6. Жарова Е. Ю. О документообороте организации//Отдел кадров коммерческой организации. 2009. № 4.

7. Кудряев В.А Организация работы с документами: учебник. М.: ИНФРА-М, 2008. 575с.

3. Интернет - источники:

8. Формы делопроизводства// http://www.delodokument.ru/node/2.

Размещено на Allbest.ru