Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство связи

Сибирский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики

Межрегиональный центр переподготовки специалистов

Контрольная работа по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

Выполнил: Жусупова К.У.

Группа: ЭДВ-12

Проверил: Оборовская Л.П.

Новосибирск, 2011 г

Содержание

Введение

1. Перечень реквизитов и их краткая характеристика

2. Основные управленческие документы и их краткая характеристика

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.

Если организационно-распорядительная и информационно-справочная документация отражает и фиксирует в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, то внешние контакты отражаются в деловой переписке. Рассматриваются виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.). В частности, рассматривается порядок оформления документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.

Любой документ по окончании связанных с ним управленческих или иных действий в течение определенного времени хранится в организации. Существует определенная схема организации и технологиям деятельности, связанной с хранением исполненных документов в подразделениях организации и ее архиве.

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис менеджеры. Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа. Персонал является основным ресурсом организации. Работа с ним связана не только с содержанием основной деятельности организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Это, прежде всего, касается действия соответствующего законодательства, реализация положений которого связана с оформлением и использованием ряда документов обязательною характера.

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения стандарта определяют: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003г. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2006.-С.3.

Положения государственного стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и др. Однако, учитывая, что с 1993 г. работы по развитию УСОРД не ведутся (класс 0200000 ОКУД включает всего лишь 62 формы), Там же.-С.4. на практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам.

Наша работа будет выполнена на примере ОАО «БанкЦентрКредит».

1. Перечень реквизитов и их краткая характеристика

С 2003 г. в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» положения стандарта носят рекомендательный характер, но исходя из того, что единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с документами, сокращают время на обработку документов, организации заинтересованы во внедрении и применении положений стандарта.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2006.-С.4-5.:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15-адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17-резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того, применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги - А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2006.-С.6. и имеют размеры (в мм):

А4-210x297;

А5 - 148x210.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает, что бланки документов должны иметь поля не менее (мм):

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - вдоль верхнего поля документа, например:

ОАО «БанкЦентрКредит»

Ул. Урожайная, 17, Костанай,110000

Телефон:8(7142)56-60-07

Факс: 8(7142)56-60-08

ОКПО02842708, ОГРН1022300000029,

ИНН2309074812

______________№______________

На №__________от _____________ (1)

Бланки документов могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. В последнем случае достаточно иметь электронный шаблон бланка и использовать его при изготовлении документа.

Реквизиты могут размещаться на бланке документа одним из двух способов:

- центрованным (начало, и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков:

- общий;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки разрабатываются для организации в целом, ее структурных подразделений, должностных лиц. В первом случае реквизит «Наименование организации» включает только официальное название организации, во втором - наименование организации и название структурного подразделения, в третьем - название организации и наименование должности лица или наименование территории и название должности лица.

Бланки структурных подразделений и должностных лиц применяются в том случае, если руководитель подразделения и должностное лицо имеют право издавать документы.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации),

-эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

-наименование организации;

-место составления или издания документа, а также отметки для реквизитов:

-дата документа;

-регистрационный номер документа.

Например:

ОАО «БанкЦентрКредит»

Ул. Урожайная, 17, Костанай,110000

От_________________№______ (2)

Бланк письма в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- наименование организации,

- справочные данные об организации, а также при необходимости может содержать ограничительные отметки для реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа.

Например, образец информационного письма:

ОКПО02842708

ОГРН1022300000029

ИНН230907812

ОАО «БанкЦентрКредит» Заемщику:Иванову В.И.

Тел. 8(7142)56-60-07, факс: 8(7142)56-60-08 ул. Речная, 78,

г.Костанай, 110000

________________№_______________

На №____________от_______________

Об изменениях кредитного договора

Сообщаем, что наши кредитные условия по пункту 2.3. кредитного договора изменились, приглашаем Вас по адресу: г. Костанай, ул. Урожайная, 17 для ознакомления и подписания дополнительного соглашения.

Зам. руководителя А.С. Протапова (3)

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов включает следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации), эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле.

На бланках субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного языка язык субъекта Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском (слева) и национальном (справа).

Документы могут изготавливаться любым способом: на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств персональных компьютеров. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и др.) допускается писать от руки пастой или чернилами черного или синего цвета.

При изготовлении документов более чем на двух страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля листа без проставления дополнительных знаков (точек, дефисов и пр.).

При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа.

Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации. Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите.

Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования) изображают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

По действующему у нас законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на оформление и не предусмотрено, органы власти и управления муниципальных образований имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба - герба муниципального образования.

Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования.

На бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле документа или слева от наименования организации.

Наименование организации. Этот реквизит является одним из наиболее важных реквизитов бланка. Наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением). Наименование организации должно включать:

- сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;

- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);

- собственное индивидуальное название организации;

-сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);

-наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык - национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке - справа.

Код организации. Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО присваиваются в соответствии с Положением о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и взаимосвязанных с ним классификаторов (Госкомстат России. Госстандарт России. Минэкономики России. М., 1993). Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2006.-С.14.

Органы власти и управления код организации проставляют по Общероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления, содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.

ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.

ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 - код организации по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».

Справочные данные об организации. Этот реквизит является принадлежностью бланка письма. Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому предприятий и организаций (ОКНО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в такой же последовательности, как и в реквизите «Адресат».

Наименование вида документа. Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и др.

В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Дата документа. В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов:

__________________№______________

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

- цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2003;

- словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности - год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат. Датой документа может быть дата:

- подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);

- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);

- события (в протоколах).

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Регистрационный номер документа. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.

И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Адресат. Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:

Генеральному директору ЗАО «Мечта»

Г.И. Дудник

Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже.

При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные наименования организаций.

Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ОАО «Принт-копир» или

АО «Казахтелеком»

Служба эксплуатацией сетей

телекоммуникаций

Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:

Структурным подразделениям Костанайской ОДТ

При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает названия организаций, которым следует разослать письмо, с их адресами.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес:

Костанайский Государственный университет

Светлый просп., 179, Костанай, 110000

Адресование документа физическому лицу оформляют следующим образом:

С.А. Туманову

ул. Набережная, д. 119

с. Лесное, Новый р-н,

Костанайская обл., 110000

Заголовок к тексту. Заголовок - краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом. Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:

Деловое письмо - Об оказании научно-технической помощи;

Приказ - О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности;

План - работы отдела на III квартал 2009г.;

Акт - недостачи товара по количеству.

Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

Текст. Текст документа - основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.

Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части - распорядительной - формулируются поручения.

Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все выходные реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа или дата утверждения, заголовок к тексту.

В распорядительных документах, издаваемых единолично руководителем (приказ, распоряжение, указание), а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах, издаваемых коллегиально (постановление, решение), текст излагают от третьего лица единственного числа («... коллегия постановляет: ...», «.. .Совет директоров решил:...»).

В распорядительных документах, издаваемых совместно руководителями двух или более организаций, текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «постановили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

Оттиск печати. Так же как и подпись, и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами. Для установления определенного порядка заверения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.Основные управленческие документы

Информационное письмо

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Образец информационного письма:

ОКПО02842708

ОГРН1022300000029

ИНН230907812

ОАО «БанкЦентрКредит» Заемщику:Иванову В.И.

Тел. 8(7142)56-60-07, факс: 8(7142)56-60-08 ул. Речная, 78,

г.Костанай, 110000

________________№_______________

На №____________от_______________

Об изменениях кредитного договора

Сообщаем, что наши кредитные условия по пункту 2.3. кредитного договора изменились, приглашаем Вас по адресу: г. Костанай, ул. Урожайная, 17 для ознакомления и подписания дополнительного соглашения.

Зам. руководителя А.С. Протапова

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации
и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Образец гарантийного письма:

ОАО «БанкЦентрКредит»

Ул. Урожайная, 17, Костанай,110000

Телефон:8(7142)56-60-07

Факс: 8(7142)56-60-08

ОКПО02842708, ОГРН1022300000029,

ИНН2309074812 Директору АО «Бумажная Продукция»

Смирнову И.С.

Промзона

г. Павлодар 117010

На №_________от____________

О поставке рулонной бумаги для принтера

Просим Вас предоставить нам рулонную бумагу для принтера до 10 июня 2009 г.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты: сч.№010467233 в ОАО «БанкЦентрКредит», БИК 192701601.

Исполнительный директор Е.Н. Игнатов

Главный бухгалтер Н.М. Проскурина

Образец ответного письма

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от______ № __ ...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…»

Образец письма-ответа:

ОАО «БанкЦентрКредит»

Ул. Урожайная, 17, Костанай,110000

Телефон:8(7142)56-60-07

Факс: 8(7142)56-60-08

ОКПО02842708, ОГРН1022300000029,

ИНН2309074812 Смирнову И.С.

ул. Волынова, д. 47

г. Костанай, 110000

10.06.2009 № 07-58

На № ЦС-112 от 04.06.2009

Об отказе в предоставлении должности

Уважаемый Смирнов И.С.

Благодарим Вас за то, что Вы приняли участие в собеседовании для замещения вакантной должности в ОАО « БанкЦентрКредит». К сожалению, в настоящий момент мы не можем предложить Вам работу, соответствующую Вашему образованию и опыту, по следующим причинам:

1) у Вас недостаточный опыт работы;

2) Ваша специальность не соответствует вакантной должности.

Ваше резюме внесено в базу данных, и при появлении соответствующей вакансии Управление по работе с персоналом ОАО « БанкЦентрКредит» обязательно свяжется с Вами.

С уважением,

генеральный директор ОАО «БанкЦентрКредит»

Протокол производственного собрания

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Образец протокола заседания:

ОАО «БанкЦентрКредит»

ПРОТОКОЛ

11.06.2009 №11

Заседание рабочей группы

по кредитной политике

Председатель - Браун О.Н.

Секретарь - Слесаренко О.Я.

Присутствовали: 7 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении документов на выдачу кредита Иванову И.И.

Доклад заведующего отделом кредитования граждан Панченко А.С.

СЛУШАЛИ: Панченко А.С. (текст доклада прилагается).

ВЫСТУПИЛИ:

Рокотова А.Б.- поддержала предложения Панченко А.С.

Семенова А.С. - привела конкретные доводы по рассматриваемому делу.

ПОСТАНОВИЛИ:

Выдать кредит Иванову И.И. в размере 100 тыс. рублей сроком на 5 лет.

Председатель Личная подпись О.Н. Браун

Секретарь Личная подпись О.Я. Слесаренко

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий; обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Образец докладной записки

ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ Директору

ОАО «БанкЦентрКредит»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Е.Н. Игнатов

управленческий реквизит документ распорядительный

17.09.2007 № 35

Об отсутствии на работе П.Р.Николаева

17 сентября 2007 г. был заключен трудовой договор с П.Р. Николаевым о его работе в аналитическом отделе ОАО «БанкЦентрКредит» в должности экономиста, на основании которого подготовлен приказ от 20 сентября 2007г. № 63-к о его приеме на работу. Дата начала его работы - 21 сентября 2007г.

Довожу до вашего сведения, что П.Р. Николаев к работе в установленные сроки не приступил. В телефонном разговоре он сообщил, что его планы относительно работы в нашей компании изменились.

Прошу Вас аннулировать трудовой договор с П.Р. Николаевым, что позволит продолжить поиски работника на эту должность. Акт об отсутствии на рабочем месте П.Р. Николаева прилагаю.

Руководитель отдела Личная подпись Н.О. Павлов

Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

Образец объяснительной записки:

Отдел кадров Начальнику отдела

кадров Мирному А.Е.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

23.03.2007 №2

О причинах опоздания на работу

23 марта 2007 года я опоздала на работу по причине непредвиденных семейных обстоятельств. Впредь обещаю не опаздывать.

Экономист Личная подпись Теряева О.П.

Акт

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте.

Образец акта:

ОАО « БанкЦентрКредит»

АКТ

05.05.2007 №5

приема-передачи оргтехники

Составлен: 1.Белозеров Н,А. - зам. начальника информационно- технического отдела;

2.Колбасов М.В. - начальник АХО;

3.Золотова Н.Н. - зав. канцелярией.

Комиссия 04.05.2007 провела проверку технического оснащения канцелярии предприятия. Комиссия признала непригодными для эксплуатации:

копировальный аппарат Canon-567-1шт.

факс-модем 49569-1шт.

Непригодную для эксплуатации оргтехнику следует списать и передать на склад предприятия.

Члены комиссии: Личная подпись Н.А. Белозеров

Личная подпись Н.Н. Золотова

Личная подпись М.В. Колбасов

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности по поручению руководителя организации разрабатываются руководителями структурных подразделений с привлечением ведущих специалистов или в инициативном порядке по согласованию с руководством организации.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Образец приказа:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«БанкЦентрКредит»

ПРИКАЗ

10 октября 2007г. № 33-1

Краснодар

О возмещении материального ущерба

На основании заключения комиссии по расследованию случаев нанесения материального ущерба № 23 от 10 октября 2007г. и руководствуясь статьями 247, 248 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Взыскать с менеджера по работе с клиентами Иванова Ивана Ивановича сумму материального ущерба в размере 5000 рублей с рассрочкой платежей до четырех месяцев.

2. В соответствии с Положением о материальной ответственности руководителю юридического отдела (Петрову С.К.) оформить соглашение о возмещении материального ущерба с менеджером по работе с клиентами Ивановым И.И., учитывая его согласие.

Основания:

Заключение комиссии по расследованию случаев нанесения материального ущерба № 23 от 10 октября 2007г.

Объяснительная записка менеджера по работе с клиентами Иванова Ивана Ивановича от 25 сентября 2007г.

Протокол опроса менеджера по рекламе Сидоровой Е.Л. от 26 сентября 2007г.

Докладная записка начальника коммерческого отдела Мерцаловой Т.К. от 27 сентября 200 г.

Калькуляция затрат на ремонт повреждений от 28 сентября 2007г.

Перечень работ, произведенных по ремонту повреждений от 06 октября 2007г.

Генеральный директор Личная подпись А.Б.Игнатов

Распоряжение

Распоряжение - это:

1) правовой акт, издаваемый единолично главой государства - Президентом, а также главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и др. (см. раздел «Акты, издаваемые Президентом Российской Федерации»);

2) правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например распоряжение Председателя Правительства РФ, распоряжение председателя Законодательного Собрания (см. раздел «Акты, издаваемые Правительством Российской Федерации»);

3) правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим единолично.

Правом издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

Право издания распоряжений руководителем организации закрепляется в учредительных документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими должностными лицами закрепляется в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Образец распоряжения:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

« БанкЦентрКредит»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

06.03.2007 № 4-Р

Краснодар

О порядке работы в праздничные дни

В связи с совпадением праздничных дней с выходными объявить:

1. 07.03.2007г.- коротким рабочим днем, с 9.00 до 15.00.

2.09.03.2007г.- нерабочим днем.

3.Контроль за исполнением распоряжения возлагается на зам. Генерального директора компании Голубова В.Д.

Генеральный директор Личная подпись Е.Н. Игнатов

Должностная инструкция

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. № 37). При разработке должностных инструкции для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда от 13 марта 1996 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Образец должностной инструкции:

Открытое Акционерное Общество

«БанкЦентрКредит»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ

30.07.2007 №2 Генеральный директор

Краснодар (подпись) А.Б.Игнатов

менеджер по персоналу 30.07.2007

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Менеджер по персоналу относится к категории руководителей.

1.2. Менеджер по персоналу принимается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора.

1.3. Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. Во время отсутствия менеджера по персоналу его должностные обязанности выполняет лицо, назначаемое в установленном порядке.

1.5. В своей деятельности менеджер по персоналу руководствуется положениями Трудового кодекса РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами организации, методическими материалами по вопросам труда и социального развития, правилами и нормами охраны труда, уставом организации, приказами генерального директора, настоящей должностной инструкцией.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование в области менеджмента или управления персоналом либо высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области управления персоналом, а также стаж работы по специальности не менее двух лет.

2.2. Менеджер по персоналу должен знать:

- трудовое законодательство Российской Федерации, иные нормативные правовые акты применительно к специализации должности;

- современные концепции управления персоналом, передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;

- миссию и стратегию развития компании, ее кадровую политику, цели и задачи;

- структуру компании, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

- прогрессивные формы, методы и средства отбора, оценки, мотивации, обучения и развития персонала;

- технологии поиска персонала с использованием информационных систем;

- конъюнктуру рынка труда, рабочей силы и образовательных услуг;

- организацию кадрового делопроизводства;

- основы общей и социальной психологии, производственной педагогики и социологии труда;

- методы отработки информации с использованием информационных технологий;

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале компании, резервного банка данных, базы вакансий;

- методы поддержания корпоративной культуры компании;

- основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;

- основы менеджмента и маркетинга, этику делового общения;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности, производственной гигиены и санитарии.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Создание целостной системы управления персоналом, разработка принципов управления персоналом, участие в формировании кадровой политики организации.

3.2. Планирование и организация работы с персоналом, разработка соответствующих локальных нормативных актов.

3.3. Планирование расходов на персонал, контроль расходов в рамках бюджета.

3.4. Организация процессов подбора, адаптации, мотивации, оценки, обучения и развития персонала.

3.5. Анализ состояния работы по управлению персоналом компании, внесение предложений руководству компании по ее совершенствованию.

3.6. Координация деятельности руководителей подразделений по управлению персоналом.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Должностными обязанностями менеджера по персоналу являются:

4.1. Организация работы с персоналом в соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями кадровой политики.

4.2. Изучение рынка труда с целью определения возможных источников обеспечения компании необходимыми кадрами.

4.3. Участие в осуществлении анализа деятельности персонала компании, конструировании (рационализации) рабочих мест.

4.4. Определение потребности в персонале, обеспечение укомплектованности организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации:

- анализ потребности в персонале с учетом развития организации;

- изучение состояния рынка труда, уровня заработной платы, социальных программ в организациях-конкурентах для выработки концепции подбора персонала;

- просмотр поступивших резюме, проведение встреч с соискателями, изучение их деловых и профессиональных качеств, изучение и проверка рекомендаций, анализ результатов оценочных процедур, определение соискателей, соответствующих требованиям компании.

4.5. Проведение адаптации вновь поступивших сотрудников.