Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Южно-Уральский Государственный Университет

Кафедра: «Экономика и финансы»

Курсовая работа

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении»

Выполнил:

студент группы ЭиУ-142

Чуркина К.Е.

Проверил:

старший преподаватель

Комиссарова И.Е.

Челябинск

2007

АННОТАЦИЯ

Чуркина К.Е. Курсовая работа. - Челябинск:

ЮУрГУ, ЭиУ-142, 2007, 73 с.

Список литературы - 3 наименования.

В первой части моей курсовой работы рассмотрены организационные документы и примеры их составления, а также описана работа с конфиденциальными документами в нашей стране. Во второй части работы составлены некоторые виды документов, которые могут пригодиться при работе в любой организации. В третьей части работы представлены ошибки, которые могут допустить люди при составлении документов, и их исправления.

Содержание

Введение ………………………………………………………………… 5

I.1. Составление и оформление организационных документов ……... 6

1.1. Назначение и состав организационной документации ………….. 6

1.2. Составление и оформление организационных документов …….. 8

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа ………………………………………. 15

2.1. Конфиденциальные служебные документы ……………………... 15

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа …………………………………………. 18

II.1. Приказ ……………………………………………………………….. 22

2. Протокол ………………………………………………………………. 23

3. Акт ……………………………………………………………………... 25

4. Докладная записка ……………………………………………………. 26

5. Письмо-запрос ……………………………………………………….... 27

6. Форма журнала регистрации исходящих документов ……………… 28

7. Форма журнала регистрации входящих документов ……………….. 29

8. Письмо-ответ …………………………………………………………... 30

III. Описание ошибок …………………………………………………….. 31

Правильный вариант документа ………………………………………… 32

Заключение ………………………………………………………………... 33

Список используемой литературы ………………………………………. 34

Приложения ………………………………………………………………. 35

Введение.

Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный в соответствии с действующим законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.

В моей работе представлены организационные документы и документы конфиденциального характера. Организационные документы отражают в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, они помогают содержать порядок в управлении организацией и персоналом. Важнейшей же особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.

Умение правильно составлять документы необходимо в наше время, где все сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов какого бы вида они не были.

1. Составление и оформление организационных документов.

1.1. Назначение и состав организационной документации.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты.

К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.

Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).

Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным. Они действуют до отмены или утверждения новых. На стабильно работающем предприятии необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности предприятия эти документы либо разрабатывают заново, либо в них вносят необходимые изменения и дополнения через распорядительные документы. В случае реорганизации предприятия разрабатывают новые организационные документы и проводят их утверждение.

Порядок внесения изменений, дополнений и пересмотра зависит от вида документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносят по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносят по необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения положения о структурных подразделениях и иных органах предприятия также вносят распорядительными документами по мере необходимости.

Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.

Документы оформляют на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название предприятия и/или подразделения (если документ утверждает руководство подразделения), вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Дата организационного документа - это дата его утверждения. Текст большинства из них состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру соглашения (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

1.2. Составление и оформление организационных документов.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержится в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.

Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждает высший орган управления предприятия.

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Уставный капитал (акционерный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность, распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указывают полное и сокращенное официальное название организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых она создана; чем руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Уставный капитал (акционерный капитал)» определяют размер вкладов каждого учредителя (участника), оговаривают условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируют права участников на отдельные объекты.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в крупном акционерном обществе это могут быть: общее собрание акционеров; исполнительные органы (генеральный директор, исполнительный директор, правление); ревизионная комиссия.

В разделе «Учет и отчетность, распределение прибыли» устанавливают порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, предоставления сведений о деятельности организации в налоговые и иные органы, подведения итогов финансовой деятельности, а также распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» указывают дополнительные фонды организации, кроме уставного (страховой, резервный), если они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» определяет порядок ликвидации организации, ее реорганизации, а также рассмотрения споров с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации. Примерная форма устава открытого акционерного общества представлена в приложении А.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы предприятия, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения индивидуальные положения разрабатывают на его основе.

Типовые положения разрабатывают для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и подразделениях.

Положение об организации - правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти, организации образования, здравоохранения и др.

Положение об организации оформляют на общем бланке. Обязательными реквизитами документа являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Текст Положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Руководство.

6. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

7. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» приводят официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывают, чем она руководствуется в своей деятельности, кто ее возглавляет и кому она подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы, которые призвана решать организация.

В разделе «Функции» перечисляют действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных задач.

Раздел «Права» содержит перечисление прав, которыми разделяется организация в лице ее руководителя. Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций.

В разделе «Руководство» указывают, кто руководит организацией, на каких принципах, кто назначает и освобождает от должности руководителя, сферу его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кто осуществляет контроль за деятельностью организации, проверку и ревизию финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» определяется, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положения о подразделениях можно классифицировать:

- на положения о структурных подразделениях (приложение Б);

- положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет и др.);

- положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положение о подразделении оформляют на общем бланке организации. Обязательные реквизиты документа -наименование организации, вид документа, его дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положение подписывает руководитель подразделения, утверждает руководитель организации.

Структура текста Положения о подразделениях (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую форму, выработанную практикой, имеют лишь положения о структурных подразделениях, включающие следующие разделы:

Общие положения.

1. Основные задачи.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность

5. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывают полное официальное наименование подразделения, чем оно руководствуется в своей деятельности, кто возглавляет и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляют основные проблемы, решаемые подразделением.

В разделе «Функции» указывают действия или виды работ, которые обязано выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляют права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.

В разделе «Ответственность» устанавливают виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности, которую могут нести работники в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями оно взаимодействует, какую информацию получает и представляет, периодичность т сроки; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Должностная инструкция - документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (приложение В).

Должностные инструкции разрабатывают на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Их оформляют на общем бланке организации.

Обязательные реквизиты следующие: наименования организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Визируют ее руководители заинтересованных подразделений и юридическая служба (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалифицированные требования (уровень образования, стаж работы и т. Д.); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

В разделе «Должностные обязанности» определяется конкретное содержание деятельности работника, перечисляют виды работ, выполняемых им на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «утверждает», «рассматривает», «выполняет» и т. д.).

В разделе «Права» устанавливают полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или предприятия в других организациях; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению; запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также требовать определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» определяют критерии оценки работы и меру персональной ответственности работника. Критерии оценки - объективные показатели, характеризующие качество и своевременное выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Штатное расписание - документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляют на стандартных листах формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывают год, на который составлено штатное расписание. Штатное расписание составляется в табличной форме ( приложение Г).

В текстовой части документа указывают коды и наименования структурных подразделений и должностей, число единиц по штату, должностные оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, подписывает заместитель руководителя и утверждает руководитель организации с заверением печатью на грифе утверждения.

Структуру и штатную численность подразделения определяют в соответствии с его уставом или положением и закрепляют специальным документом, в котором указывают все структурные подразделения предприятия, наименования должностей и число штатных единиц по каждой должности. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается директором предприятия. Гриф утверждения заверяют печатью. Обязательные реквизиты документа - наименование предприятия, название документа, дата, номер, место составления. Текстовая часть оформляется в виде таблицы.

Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений, должностных лиц.

Инструкцию оформляют на общем бланке организации. В заголовке обозначают объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавший ее, визируют руководители всех заинтересованных подразделений, юрист, заместитель руководителя, курирующий то направление деятельности, которого касается содержание инструкции, и утверждает руководитель организации.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагают цели и причины издания документа, область его распространения, основания разработки и другие сведения общего характера. В тексте используют слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. д.

Документы инструктивного характера могут также называться «Правилами», «Положением» и т. д. Порядок их оформления аналогичен порядку оформления инструкций.

2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от

несанкционированного доступа.

2.1. Конфиденциальные служебные документы.

К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя:

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;

- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие служебную тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения, составляющие коммерческую тайну (определяются федеральным законодательством);

- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:

1. Производство:

- структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.

2. Управление:

- структура управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и пр.;

- специфические методы управления подразделениями организации;

- схема управления организацией в обычном и оперативном режиме;

- содержание закрытых совещаний по вопросам управления.

3. Планирование:

- планы выпуска продукции (деятельности организации);

- планы сотрудничества;

- планы развития;

- планы обеспечения.

4. Маркетинг:

- содержание и направленность маркетинговых исследований;

- содержание оригинальных методик изучения рынка;

- важнейшие результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;

- содержание рыночной стратегии организации.

5. Сотрудничество:

- содержание сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях), спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые отношения.

6. Переговорная деятельность:

- содержание коммерческих переговоров, их особенности и результаты;

- информация о подготовке к проведению переговоров.

7. Ценовая политика организации:

- данные о методах расчета цен, их структуре;

- данные об условиях предоставления скидок при заключении контрактов.

8. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность:

- приоритетные направления проведения исследований;

- сведения, раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения патента);

- важнейшие конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.

9. Вопросы сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение безопасности информации:

- сведения об организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны (безопасности информации);

- сведения о допуске персонала организации к секретным работам (документам).

10. Прочие сведения:

- сведения, которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных основаниях и исходя из специфики деятельности организации.

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от

несанкционированного доступа.

Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми - вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете - пусть невольно - разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.

Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).

Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:

- установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;

- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;

- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;

- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;

- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;

- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;

- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;

- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.

Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это - жизненная необходимость.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:

- организационную;

- контрольную;

- информационную;

- методическую.

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:

- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;

- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;

- документы, содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;

- по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;

- об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;

- руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются «Памятки о сохранении служебной тайны», содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны». На все документы, содержащие конфиденциальные сведения наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа «Конфиденциально». В приложении Д, Е приведены примеры вышеуказанных документов.

Открытое акционерное общество

«Капитал»

ПРИКАЗ

07.04.2007 № 15

г. Челябинск

О создании экспертной комиссии.

В целях ограждения организационной документации от фальшивых документов и в целях совершенствования документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю:

1. Заместителю Генерального директора Хомякову Д.А. провести работу по созданию экспертной комиссии во главе с начальником по работе с конфиденциальными документами Пушкиным П. Д. до 14.04.2007.

2. Заместителю руководителя службы документационного обеспечения управления Пушкину П.Д. провести экспертизу ценности документов организации до 30.04.2007.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор подпись И.А. Орлов

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Генерального директора подпись Д.А. Хомяков

08.04.2007

Заместитель руководителя службы

документационного обеспечения управления подпись П.Д. Пушкин 10.04.2007

Открытое акционерное общество

«Капитал»

ПРОТОКОЛ

27.03.2007 № 17

г. Челябинск

общего собрания работников предприятия

Председатель - Кузнецов В.М.

Секретарь - Пушнова К.М.

Присутствовали: PR-менеджер рекламного отдела Безрядин В.Д., менеджер

торгового отдела Бородин В.Л., гл. бухгалтер финансового

отдела Булкина М.П., начальник производственного отдела

Исенко О.Г., кассир финансового отдела Комлева Н.Т.,

заведующий отделом кадров Королев Н.Т., зам. заведующего

отделом кадров Короткова К.С., начальник технического отдела

Котов И.Т., зам. начальника производственного отдела

Крупица П.Р., гл. инженер технического отдела Милюков Г.Д.,

помощник менеджера торгового отдела Склюев С.М.,

инженер-электрик Шакиров А.А.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О предоставлении детям работников предприятия путевок в детские оздоровительные лагеря.

Доклад заведующего отделом кадров Королева Н.Т.

СЛУШАЛИ:

Королев Н.Т. - в связи с приближением летнего сезона, предоставить работникам предприятия путевки в детские оздоровительные лагеря, принадлежащие предприятию, со скидкой в 30%.

ВЫСТУПИЛИ:

Короткова К.С. - поддержала предложение о предоставлении путевок со скидкой.

ПОСТАНОВИЛИ:

Поручить оформление путевок на имена работников Королеву Н.Т.

В голосовании приняли участие 14 работников предприятия.

«За» - 14 голосов.

«Против» - 0 голосов.

«Воздержалось» - 0 голосов.

Решение принято 14 числом голосов.

Председатель личная подпись В. М. Кузнецов

Секретарь личная подпись К. М. Пушнова

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Капитал» Генеральный директор

И.А. Орлов

А К Т 10.04.2007

09.04.2007 № 7

г. Челябинск

испытания нового оборудования

Основание: приказ генерального директора ОАО «Капитал» от 29.03.2007 № 9 «О закупке и испытании нового оборудования»

Составлен комиссией:

председатель - зам. Генерального директора К.П. Соболев;

члены: начальник технического отдела И. Т. Котов, зам. начальника производственного отдела П.Р. Крупица, главный инженер Г.Д. Милюков.

Комиссия 09.04.2007 провела работу по установке и проверке качества работы нового оборудования. В результате испытания комиссия обнаружила, что оборудование «Витязь-55» является непригодным для эксплуатации.

Непригодное для эксплуатации оборудование следует вернуть или обменять на другое в месте его приобретения.

Председатель личная подпись К.П. Соболев

Члены комиссии: личная подпись И.Т. Котов

личная подпись П.Р. Крупица

личная подпись Г.Д. Милюков

Открытое акционерное общество Вице-президенту

«Капитал» ОАО «Капитал»

Отдел по сбыту товаров И.П. Казакову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

__ __

13.03.2007 № 02-03/12 | Перову Л.К. |

Прошу подготовить проект договора

c сетью магазинов «Закат +»

к 15.03.2007

подпись 14.03.2007

О проблеме сбыта

В связи с перепроизводством, предприятию необходимо увеличить объем продаж. Для этого необходимо рассмотреть предложение о заключении контракта с сетью магазинов «Закат +», а также снизить цены на некоторые виды товаров.

Заведующий отделом по сбыту товаров подпись Л.К. Перов

ООО «Луч» Генеральному директору

коммерческого предприятия

Ленинский пр., 15, «Альфа»

Челябинск, 454000 О.Р. Машкову

Телефон/факс: (351) 265-50-76 Свердловский тракт, 10,

ОКПО 05637418, ОГРН 1894024563701, Челябинск, 454000

ИНН/КПП 55620817/559351406 __ __

| Сорокиной О.Л. |

11.04.2007 № 01-05/25 Прошу подготовить документы

На № _______ от _________ для ООО «Луч»

к 19.04.2007

подпись 14.04.2007

О предоставлении документов

В связи с отсутствием сведений о проходящей совместной работе просим предоставить нам все необходимые документы для более подробного ознакомления с делом.

Генеральный директор подпись П.А. Макаров

Л.Д. Миронова

265-52-09

Отправлено письмо-запрос 11.04.2007 № 01-05/25

В дело № 01-05 за 2007 г.

подпись 11.04.2007

12.04.2007 № 29

Журнал регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Получатель	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отметка об исполнении
11.04.2007	01-05/25	Коммерческое предприятие «Альфа»	О предоставлении документов	Генеральный директор П.А. Макаров	Л.Д. Миронова	Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. - дело № 01-05 за 2007 г.; 2-й экз. - коммерческое предприятие «Альфа»	Дело № 01-05 за 2007 г.

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления

Регистрационный номер документа

Корреспондент

Дата документа

Номер документа

Краткое содержание документа

Исполнители

Задание

Срок исполнения

Автор резолюции

Дата проставления резолюции

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении

Отметка об исполнении

12.04.2007

№ 29

Генеральный директор ООО «Луч» П.А. Макаров

11.04.2007

01-05/25

О предоставлении документов

Сорокина О.Л.

Подготовить документы

19.04.2007

Генеральный директор коммерческого предприятия «Альфа» О.Р. Машков

14.04.2007

Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. - ООО «Луч»; 2-й экз. - дело № 01-15 за 2007 г.

О.Р. Машков, 12.04.2007 подпись

Дело № 01-15 за 2007 г.

Коммерческое предприятие Генеральному директору

« Альфа» ООО «Луч»

П.А. Макарову

Свердловский тракт, 10, Ленинский пр., 15,

Челябинск, 454000 Челябинск, 454000

Телефон/факс: (351) 793-99-55

ОКПО 03657991, ОГРН 1067483920911,

ИНН/КПП 77392001/775932011

14.04.2007 № 01-15/15

На № 01-05/25 от 11.04.2007

О предоставлении документов

Сообщаем, что необходимые Вам документы, будут подготовлены и высланы к 20.04.2007.

Генеральный директор подпись О.Р. Машков

Д.А. Воронина

793-97-55

Отправлено письмо-ответ 14.04.2007 № 01-15/15

В дело № 01-15 за 2007 г.

подпись 14.04.2007

Ошибка №1 - название организации нужно писать на следующей строке.

Ошибка №2 - имя, кому написано заявление, пишется без интервала.

Ошибка №3 - предлог «от» пишется с маленькой строчки.

Ошибка №4 - неправильно оформлен адрес: нужно писать сокращение слова «улица» - ул. Липецкая, «дом» - д. 11 и «квартира» - к. 40, также нужно указать название населенного пункта (в данном случае город) и при указании телефона пишется сокращение слова «телефон» (тел. (351) 2-33-14-56).

Ошибка №5 - наименование документа, если написано не от руки, пишется заглавными буквами.

Ошибка №6 - число пишется в левом углу.

Ошибка №7 - неправильно написано число, перед цифрой 9 должен стоять 0.

Ошибка №8 - после числа написания документа точка не ставится.

Ошибка №9 - вместо имени, в правом углу ставится подпись того, кто пишет заявление.

Генеральному директору

ОАО «Кирпич»

П.К. Яковлеву

от С.Н. Смирновой,

ул. Липецкая, д. 11, к. 40

Челябинск, 454000

Тел.: (351) 2-33-14-56

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на должность менеджера отдела маркетинга с 21.03.2006.

09.03.2006 подпись

Заключение

Выполняя курсовую работу, я более четко смогла представить картину работы предприятия, что для моей будущей профессии очень важно, ведь если мы будем знать как работает то или иное предприятие, мы сможем избежать массу проблем и неясностей.

В работе были представлены документы, которые часто могут встретиться на хорошо работающем предприятии, и знание каких-то нюансов при составлении документов помогает облегчить работу и сэкономить время.

Выполненная курсовая работа дает понять, что в ХХI веке без знания делопроизводства не обойтись не только специалистам, работающим на предприятии, но и простому человеку, который сталкивается с разными видами документов в обыденной жизни. При принятии на работу, на работе документы должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Очень важно знание делопроизводства для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.

Список используемой литературы

1. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. - М.: КолосС, 2005

2. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. - Спб.: Бизнес-пресса, 2004

3. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Проспект, 2006

Приложение

А. Примерная форма устава открытого акционерного общества

УТВЕРЖДЕН

общим собранием акционеров

открытого акционерного общества

«Лотошинский оптовый

продовольственный рынок»

Протокол № 1 от 13.01.2005

УСТАВ

Открытого акционерного общества

«Лотошинский оптовый продовольственный рынок»

п. Лотошино

открытое акционерное общество «Лотошинский оптовый продовольственный рынок», именуемое в дальнейшем «Общество», создано на основании решения общего собрания Учредителей от 28.09.2003, оформленного соответствующим протоколом и учредительным договором.

Юридический адрес: 143800, п. Лотошино, ул. Центральная, д. 1.

Реквизиты банковскогосчета: КБ «Возрождение», филиал Волоколамский, р/с 494600007942000, ИНН 7708081810.

Учредителями Общества являются юридические лица: Управление сельского хозяйства Лотошинского района, Магазин № 1, Магазин № 2, ЗАО «Лотошинский», именуемые в дальнейшем «Учредители».

Статья 1. Общие положения

Наименование Общества:

Полное наименование:

Открытое акционерное общество «Лотошинский оптовый продовольственный рынок».

Сокращенное наименование:

ОАО «Лотошинский ОПТПРОДРЫНОК».

Общество является юридическим лицом и строит свою работу в соответствии с действующим законодательством, руководствуется Гражданским кодексом РФ и Законом РФ «Об акционерных обществах», принятыми Государственной Думой соответственно 21.10.94 г. И 24.11.95 г., а также другими нормативными актами Российской Федерации и настоящим Уставом.

Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации и создается без ограничения срока деятельности.

Местонахождение Общества: п. Лотошино, ул. Центральная, д. 1.

Статья 2. Цель и предмет деятельности

2.1. Основной целью Общества является получение прибыли путем создания эффективного рыночного механизма взаимодействия производителя, оптового торговца и потребителя.

2.2. Для достижения цели Общество в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

организация оптовой торговли на оптовом продовольственном рынке;

осуществление контроля торгового процесса в части регламента работы рынка и правил торговли;

организация стрительно-монтажных работ и реконструкции имеющихся объектов;

оказание платных услуг по сопровождению процессов торговли, транспортировки, хранения, переработки, сертификации;

проведение маркетинговых исследований;

организация информационного обслуживания хозяйствующих субъектов в отношении цен на сельхоз продукцию и продовольствие;

содействие интегрированию действующих торгово-закупочных предприятий в оптовый рынок;

формирование инфраструктуры оптового рынка;

взаимодействие с товаропроизводителями и оптовыми покупателями;

предоставление сельским товаропроизводителям, перерабатывающим предприятиям и оптовикам торговых мест для осуществления сбыта продукции;

выделение на условиях аренды складских помещений, весового, офисного и иного необходимого оборудования;

рекламное обслуживание;

эксплуатация инженерных сетей.

2.3. Общество вправе заниматься любыми другими видами деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации, а также осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получение лицензии.

2.4. Действуя на началах полного хозрасчета, Общество обеспечивает самоокупаемость, самофинансирование затрат по совершенствованию производства и предоставлению услуг, социальному и материальному стимулированию работников за счет заработанных средств, всецело отвечает за результаты своей деятельности и выполнение обязательств пред бюджетом, банками, контрагентами и акционерами.

2.5. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его балансе, вправе от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, быть истцом и ответчиком в арбитражных и иных судебных органах.

2.6. Во внешнеэкономической деятельности Общество руководствуется законодательством России, регулирующим внешнюю торговлю и другие виды внешнеэкономической деятельности.

2.7. Общество в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.). обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, в центральные архивы в соответствии с перечнем документов, согласованным с объединением «Горархив»; хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.

2.8. Общество имеет гражданские права и обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

2.9. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков России и за рубежом, печать и штамп со своим наименованием на русском языке, товарный знак и товарную марку собственной продукции, эмблему и другие средства визуальной идентификации.