Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). -- СПб.: Питер, 2005. --240 с.: ил. -- (Серия «Краткий курс»),

ISBN 5-469-00647-6

Перед вами не сухое описание документации и рекомендации по ее ведению, а настоящий помощник для секретаря любого уровня, будь вы секретарем в маленькой фирме или на огромном производстве с многочисленным штатом сотрудников и нескончаемым документооборотом. Книга известного российского автора, выдержавшая несколько тиражей, уникальна тем, что в ней скомпонованы все основные правила делопроизводства под одной «крышей». Они помогут вам оптимизировать важнейшие процессы информационного обмена, от которых зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей.

В ясном изложении с множеством примеров рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», угвержденного Приказом министра образования РФ от 02.03.2000 № 686.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Значение документационного обеспечения управления

1.2 Из истории письменных коммуникации в России

1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

2.3 Классификация документов

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

3.2 Меры против мошенничества

3.3 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами

3.4 Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения

3.5 Правила корректировки документов

3.6 Сроки исполнения документов

3.7 Стандарты при разработке научной документации, реферата, информационного обзора, бизнес-отчета

4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5. Документы По Личному Составу Предприятия

5.1 Документы личного дела работника

5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек

5.3 Документы для трудоустройства

5.4 Деловое общение посредством визитной карточки

6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

7.1 Систематизация документов на предприятии

7.2 Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»

7.3 Документооборот на предприятии

7.4 Автоматизация документационных процессов

7.5 Особенности хранения документов

8. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО СОГЛАШЕНИЯ

8.1 Сбор информации о деловом партнере

8.2 Структура ц содержание договора купли-продажи товаров

9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

9.1 Основные понятия. Обязанности и права обладателя информации

9.2 Режим коммерческой тайны

9.3 Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

9.4 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну

9.5 Защита персональных данных работника (глава 14 Трудового кодекса РФ, статьи 85-90; извлечения)

10. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ И РЕГИСТРАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Статья 11. Порядок учреждения общества

Статья 12. Учредительные документы общества

Статья 13. Государственная регистрация общества

11. ИССЛЕДОВАНИЯ И РАСЧЕТЫ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

12. СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

12.1 Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации

12.2 Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении

12.3 Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма

12.4 Примеры оформления приказов и соответствующих записей в разделе «Сведения о работе» трудовых книжек работников

12.5 Примерное Положение о канцелярии

12.6 Квалификационная характеристика «Заведующий канцелярией»

13. ДЕЛОВАЯ ИГРА, ВОПРОСЫ. ЗАДАНИЯ

13.1 Деловая игра: Организация деловой переписки и оформление документов по сделке в двух вариантах -- путем составления и обмена деловыми письмами (оферта и акцепт) и путем разработки специального коммерческого соглашения

13.2 Деловая ситуация: Оформление на работу

13.3 Отдельные практические задания

13.4 Состав папки студента по итогам изучения делопроизводства

13.5 Вопросы по теории делопроизводства

ЛИТЕРАТУРА

Введение

Информация в наше время играет исключительно важную роль в жизни и деятельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информацию, от своевременности, количества и качества которой зависит оперативность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того что оно «потребительское» и «постиндустриальное», еще характеризуется как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации на современном этапе развития человечества. Уместно отметить, что темпы научно-технического прогресса, развитие компьютерных, телекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек; многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов.

Документы -- одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Деловое письмо -- это еще и самопредставление, элемент и показатель имиджа организации; оно многое говорит о культуре и намерениях партнеров, демонстрирует их ориентацию на дело или на односторонний успех, показывает истинную суть бизнесмена. Содержание и оформление делового письма могут дать ответ на вопрос, стоит ли иметь дело с партнером. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство -- один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

По определению, делопроизводство (документационное обеспечение управления) -- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами¹.

В этой книге рассмотрены вопросы дисциплины «Документирование управленческой деятельности» Государственного образовательного стандарта по специальности 060800 «Экономика и управление предприятием», утвержденного Приказом министра образования РФ от 2 марта 2000 г. № 686:

· документ и системы документации;

· управленческая документация: требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов;

· составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения;

· организация документооборота;

· систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения;

· современные способы и техника создания документов;

· деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения;

· правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами;

· корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий, и прочая корреспонденция;

· организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения.

Автор выражает благодарность сотрудникам Центрального государственного архива Санкт-Петербурга Валентине Анатольевне Вагановой и Ирине Николаевне Григорьевой за их бесценные советы, полученные автором в процессе написания этой книги.

1.ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ

1.1 Значение документационного обеспечения управления

Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно обеспечить необходимые ресурсы, производственные мощности, распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Каждый человек является специалистом в своей области (один -- конструктор, второй -- технолог, третий -- экономист, четвертый -- станочник и т. д.), но только вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. Зачастую отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах.

Своевременность получения и достаточность информации -- фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности.

По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три -- пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых юридических лиц -- организаций, предприятий, учреждений различной организационно-правовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации.

Информация -- важнейший товар: «Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому современное общество называют «информационным».

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено, и информационное обеспечение управления.

О значении, придаваемом делопроизводству в современной России, говорит такой факт.

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу». Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до 35 минимальных окладов -- за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов -- за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии и в любой организации РФ («Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г, а также «Положение об Архивном фонде РФ» и «Положение о Государственной архивной службе», утвержденные указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552).

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст. 13.20). Штраф, налагаемый за невыполнение в срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства на должностное лицо, предусмотрен в пределах от пяти до десяти МРОТ, а на юридическое лицо -- от пятидесяти до ста МРОТ (ст. 19.5).

Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы -- целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, -- организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, -- руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

В силу несовершенства человеческой нравственности, преобладания тяги к обеспечению в первую очередь своих интересов сохраняется необходимость закреплять принимаемые решения в документах, имеющих юридическую силу и позволяющих обеспечить защиту, гарантию соблюдения интересов взаимодействующих сторон. Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. В рассказах об устных сделках, совершавшихся некогда русскими купцами, обычно не упоминается о наличии купеческих гильдий, вступление в которые было сопряжено с проверкой на честность и поручительством других членов гильдии. Исключение из гильдии за нарушение данного слова вело к потере клиентуры и разорению «разгильдяя». Устные же договоренности современных зарубежных бизнесменов подкрепляются, как правило, составлением юристами и экономистами фирм-участников сделки полноценного коммерческого соглашения.

1.2 Из истории письменных коммуникаций в России

Отечественное делопроизводство имеет богатую историю, традиции; суть его не изменилась за сотни лет существования нашего государства. Для примера приведем сравнение процедур, связанных с «приказным» делопроизводством времен царя Алексея Михайловича¹, и современного делопроизводства (табл. 1.1).

В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток; да и государственные документы бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. -- 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках; для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил; отсюда разговорное слово «волокита» -- необоснованное затягивание дела.

Да и как было не затягивать дело, особенно состоятельного клиента, если «молодшие подьячие» служили «неверстанно», т. е. без жалованья, только на подношения «челобитчиков»! Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно -- они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству.

«Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады. Знакомое слово -- отписка? Приказы писали друг другу «памяти».

Интересна и система коллежского делопроизводства, в частности, Петр I ввел вместо столбцовой формы документов тетрадную и значительно улучшил «порядок в делах».

С начала XIX века в России осуществляется министерское делопроизводство. Так, «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документа до его хранения в архиве.

Современное делопроизводство -- это результат многовекового исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники или солидные артефакты, свидетельствующие об ее историческом прошлом (которое, в действительности, уходит не на одну тысячу лет в глубь веков), мы бы и больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с великими древними цивилизациями, а не (по Маяковскому) «страной-подростком».

О древности истории России можно судить, например, по мифологии различных народов (в которой, как известно, зачастую отражаются реальные исторические события). Так, сохранилось описание царства, куда направились за золотым руном древнегреческие герои: царство, в котором жила мифологическая Медея, было на юге России, имело выход к Черному морю. Кто был Аттила, захвативший в V веке почти всю Европу, в том числе Рим? Предводитель гуннов, волжских племен. Итиль -- древнее название Волги; «Аттила» -- говорят, это искаженное «Эт Итиль» (т. е. «человек с Волги», «волжанин»). Недавно на территории Южного Урала был обнаружен древний город, которому не менее трех тысяч лет: оказывается, и мы являемся потомками древнейших цивилизаций, и у нас есть основания этим гордиться. Будь больше документов, а не только берестяные грамоты древнего Новгорода и Пскова, может быть, и наш менталитет был бы иным, а тяга к потрясениям меньше. Кстати, период в истории Европы, определяемый как Средневековье, у нас, согласно учебникам истории, совпадает с периодом Древней Руси.

Справедливо сделать следующий вывод: исторические источники, документальные свидетельства -- это еще и «менталитетообразующий» фактор.

Таблица 1.1 Сравнение процедур делопроизводства

Вид документации	Приказное делопроизводство	Современное делопроизводство
	Этап	Исполнитель	Этап	Исполнитель
	Регистрация (дата, автор)	Приказной работник	Получение, первичная обработка, регистрация	Экспедиция, канцелярия, секретарь
Входящая	Наложение резолюции («выписать» справку)	Дьяк	Наложение резолюции	Руководитель организации
	Исполнение	Приказные работники	Исполнение	Исполнители
	Контроль	Дьяк, старый подьячий	Контроль	Секретарь, делопроизводитель, зав. канцелярией
	Направление на хранение («вклеить в столп»)	Дьяк	Направление на хранение («в дело»)	Те же
	Указание на подготовку документа	Дьяк	Указание на подготовку документа	Руководитель
Исходящая	Подготовка документа	Подьячий средней руки	Подготовка документа	Специалист, исполнитель
	Исправление («чернение»)	Дьяк	Исправление	Руководитель
	Беление (переписка «набело»)	Молодший подьячий	Подготовка «чистовика»	Секретарь-машинист, исполнитель
	Справление (сверка) и удостоверение соответствия беловика черновику	Старый подьячий	Сверка	Ответственный исполнитель
	Подписание (через всю страницу)	Дьяк	Визирование, подписание	Руководители разного ранга
	Отправление	Приказной работник	Отправление	Канцелярия, экспедиция, секретарь

1.3 Коммуникативная и управленческая деятельность посредством документов

Возьмем для рассмотрения роли документов в деятельности предприятия условный упрощенный пример. Предположим, на наш завод постоянный клиент прислал заказ на изготовление партии продукции. Этот заказ должен быть выполнен на официальном бланке, заверен необходимыми подписями ответственных лиц и печатью, содержать сведения о наличии у заказчика счета в банке, с которого он переведет нам деньги за продукцию. Для нас этот документ является гарантией того, что, понеся расходы по производству продукции, мы не останемся без компенсации наших затрат. В случае спора такой документ должен иметь статус доказательства в арбитражном суде.

Этот документ поступает к нам в канцелярию по почте или факсу (не всякий заказ можно выполнять на основании заказа по факсу, поскольку факсимильное сообщение -- это не подлинник, а факсимильная копия документа, а суды рассматривают только подлинники документов). В канцелярии его должны принять, проверить достоверность, правильность составления, наличие всех необходимых элементов, положенных для такого рода документов. Документ должны зарегистрировать, т. е. присвоить уникальный индекс и номер, благодаря которым этот документ будет отличаться от массы подобных ему, его можно будет найти, проконтролировать его движение, установить место хранения.

Такого рода важные документы направляются обычно на рассмотрение руководителю организации, который накладывает резолюцию, пишет свое решение, что следует делать, кому и когда по сути данного документа.

Если решение положительное, документ или его копии, сделанные для каждого исполнителя в канцелярии, направляются исполнителям решения руководителя «на исполнение». Исполнителями могут быть:

· конструкторский отдел, разрабатывающий чертежи на изготовление продукта, изделия;

· технологический отдел, разрабатывающий технологию изготовления изделия;

· экономические службы, планирующие все виды затрат, связанных с производством и реализацией изделия;

· маркетинговая служба, регулирующая отношения предприятия с рынком;

· отдел сбыта, осуществляющий реализацию изделия и контроль за соблюдением оговоренных сроков изготовления;

· другие подразделения, включая производственные цеха.

Функции, права, обязанности этих подразделений зафиксированы в документах, отражающих разделение труда, таких как положения о подразделениях, штатные расписания. Общие правила поведения и взаимодействия участников и организаторов создания продукции обеспечиваются многочисленными документами: коллективным договором администрации и трудового коллектива, положением о персонале или трудовым распорядком, а обязанности, права и ответственность каждого специалиста и руководителя -- должностной инструкцией и трудовым договором. Трудовой процесс по производству изделия сопровождается также разработкой многочисленных документов: чертежами и другой конструкторской документацией, техническими условиями, сметами затрат, калькуляциями, технологической документацией, финансовыми документами, учетными документами и др. Подразделения пишут друг другу служебные записки, докладные, их деятельность регулируется приказами, распоряжениями руководителей разного уровня.

В процессе производства изделия стороны обмениваются служебными письмами разного предназначения: напоминание, информирование, уточнение, изменение условий и т. п.

Завершается эта деятельность отгрузкой изготовленного изделия, его отправкой с сопроводительными документами, выставлением банковского счета на оплату издержек производства. Все участники производства, его организаторы и руководители получают компенсацию за труд (заработную плату, премии) из средств, поступивших за реализацию изделия.

У каждого из документов свое предназначение, особенности содержания и разработки, свои маршруты движения по подразделениям.

На рис. 1.1 показана система документов, образующихся в деятельности предприятия при выполнении заказа.

Рис.1.1. Укрупненная схема движения документов на предприятии

1.4 Этические аспекты письменных коммуникаций

Этика делового общения посредством письменной речи, т. е. посредством документов заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

· знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, вы должны изъясняться на языке партнера по общению;

· стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

· проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

· помнить, что направленный вами адресату документ -- это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от впечатления, которое производит ваш документ (грамотный -- неграмотный, правильный -- неправильный, на понятном деловом языке -- составленный по непонятным правилам, скромный -- амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

Помните, что в серьезном бизнесе самое ценное -- клиент, а из клиентов самый ценный -- постоянный клиент, партнер. Ваш документ -элемент вашего имиджа; самое ценное в имидже -- репутация честного, надежного делового партнера.

2. НАПРАВЛЕНИЯ КЛАССИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству

Приведем ряд определений, позволяющих установить единство терминологии и показать направления развития отечественной общегосударственной системы документационного обеспечения управления.

Документ -- материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ-- это обычно носитель информации или управленческого решения, затем -- хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Делопроизводство -- деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами (ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Документированная информация (документ) -- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609. С. 1213).

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации.

2. Ускорение процессов обработки и передачи информации.

3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Первое направление реализуется путем стандартизации и унификации носителей информации и их элементов, а второе и третье -- путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации (рис. 2.1). Конечно, унификация и стандартизация носителей информации и процедур их обработки также способствует ускорению их обработки, поиска, обеспечению сохранности.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) -

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. На основе ЕГСД разработан нормативный документ -- Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Стандартизация -- процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при обеспечении надежного и безопасного функционирования. Стандартизация, например, терминов и определений в сфере делопроизводства позволила предоставить специалистам возможность использовать единый язык, лексику, стиль, обеспечить точное понимание друг друга.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ -- документ, созданный в рамках унифицированной системы документов по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности.

На настоящий момент разработан ряд унифицированных систем документации. К ним относятся унифицированные системы:

· плановой документации;

· отчетно-статистической документации;

· первичной учетной документации;

· финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций;

· расчетно-денежной документации;

· организационно-распорядительной документации;

· документации по ценообразованию;

· документации по материально-техническому снабжению и сбыту;

· документации по торговле;

· документации по внешней торговле;

· проектной документации для строительства;

· документации по изобретениям и открытиям;

· документации по социальному обеспечению;

· документации по труду и социальным вопросам;

· документации по бытовому обслуживанию;

· документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Особой группой документов, в которых зафиксирована техническая мысль, являются технические документы (графические и текстовые). Наиболее широко известны конструкторская, технологическая, научно-исследовательская документации и соответствующие им системы документов:

· ЕСКД -- Единая система конструкторской документации;

· ЕСТД -- Единая система технологической документации;

· ЕСТПП -- Единая система документации по технической подготовке производства;

· структура и правила оформления отчетов о научно-исследовательских работах;

· строительные нормы и правила и др.

Благодаря этим нормативным материалам технические специалисты понимают чертежи, технологию изготовления и требования, где бы они ни были выработаны. Этим, в частности, обеспечивается производственная кооперация.

Как правило, одним из факторов профессионализма в той или иной сфере деятельности являются знания и умения в области соответствующей системы документации. Но наиболее широко используемой группой документов являются организационно-распорядительные документы, с составлением, оформлением и обработкой которых сталкивается буквально каждый работник (например, документы по личному составу, приказы, справки, протоколы и т. п.); поэтому мы особенно выделяем унифицированную систему организационно-распорядительной документации, которая устанавливает требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач.

Форма документа -- установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа -- обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Постоянный реквизит документа -- реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа -- реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Реквизит-признак -- реквизит показателя в документе, являющийся качественной характеристикой описываемого объекта.

Реквизит-основание -- реквизит показателя в документе, являющийся количественной характеристикой описываемого объекта.

Показатель в документе -- совокупность реквизита-признака и реквизита-основания.

Бланк документа (бланк) -- носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов -- модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов. Схемы размещения реквизитов организационно-распорядительных документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Рабочее поле документа -- часть документа, предназначенная для заполнения реквизитами.

Служебное поле документа -- часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль; на верхнее поле «заходит» реквизит «Гриф утверждения».

2.2 Документы, регламентирующие процесс делопроизводства на предприятии

В любой организации, на любом предприятии должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ), причем среди них должны быть как общегосударственные материалы, так и материалы самого предприятия.

Общегосударственные материалы по ДОУ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68. (Помогает в разработке собственной Инструкции по делопроизводству).

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

4. Положение об Архивном фонде РФ. М., 1994.

5. Положение о Государственной архивной службе РФ. М., 1994.

6.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.)¹.

Необходимо выяснить в территориальном учреждении Росархива, является ли ваша организация источником формирования Архивных фондов РФ. Возможно, вышестоящая организация разработала специальный отраслевой или корпоративный Перечень документов с указанием сроков их хранения; в этом случае следует руководствоваться и его требованиями.

8. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. М., 1981.

Благодаря ориентации на нормы, устанавливаемые этим документом, обычно удается обеспечить уважительное отношение к клиентам и создать благоприятный имидж у потребителей и общества в целом.

9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Более полный перечень нормативных документов, регламентирующих оформление документов, можно найти, например, в книге А. Ю. Чуковенкова и В. Ф. Янковой «Правила оформления документов» (М.: Велби, 2004).

Собственные документы организации

1. Копия Устава организации -- для точного исполнения реквизитов, связанных с наименованием и справочными данными о собственной организации.

2. Положения о структурных подразделениях -- для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, что способствует экономии времени руководителя (который освобождается от необходимости накладывать резолюцию на каждый входящий документ, определяя задание и срок исполнения, что не является необходимым в очевидных случаях места исполнения документа; однако при этом необходимо ввести систему типовых сроков исполнения документов внутри организации, чтобы с их помощью контролировать исполнительскую дисциплину), ускорению документооборота и повышению оперативности принятия решений.

3. Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, особенно заместителей руководителя -- для достижения тех же целей, что и в предыдущем случае.

4. Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) -- для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами; типовые сроки исполнения документов на предприятии; маршруты движения наиболее важных документов; система контроля за исполнением документов; особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну; правила регистрации документов; типовые формы документов и т. п. Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составивших, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее приемлемый вариант. Например, реквизит «Справочные данные об организации», входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, БИК) -- по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и это решение довести до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в «Инструкции по делопроизводству».

В Инструкции по делопроизводству конкретной организации, кроме того, должны быть отражены особенности системы управления, а значит, и документационного обеспечения управления. Поскольку организации в определенной степени уникальны, причем различия могут касаться и разделения труда в сфере управления, и структуры, и многого другого, а, кроме того, отражают неповторимость личности ее руководителей, постольку и делопроизводство приобретает уникальные черты. Повторим, что в ГОСТ Р 6.30-2003 есть целый ряд положений, когда порядок проставления реквизитов устанавливается по усмотрению организации, и это «усмотрение» должно быть доведено до всех работников, имеющих отношение к созданию документов и работе с ними. Кроме того, документационное обеспечение управления требует от всех его участников знания правил ДОУ; ознакомление с этими правилами требует либо проведения специальных занятий, либо наличия на рабочих местах необходимых инструктивных и нормативных материалов. Выходом из этой ситуации может стать разработка и доведение до работников инструкции по делопроизводству в организации, включающей также и нормативные, и инструктивные материалы общего назначения.

На что же следует обратить внимание, что определить при разработке инструкции по ДОУ (делопроизводству) в организации? Перечислим основные моменты:

1. Какие виды бланков для документов вводятся в организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма.

2. Состав справочных данных об организации на бланках.

3. Порядок простановки даты на документах.

4. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел.

5. Примеры бланков документов, их формы.

6. Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера.

7. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации.

8. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения.

9. При наличии у организации законных прав на размещение Гер-бэ РФ или Герба субъекта Федерации -- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами.

10. Порядок проставления реквизита «Отметка об исполнителе».

11. Порядок контроля исполнения документов.

12. Типовые сроки исполнения документов.

13. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала).

14. Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле.

15. Порядок составления номенклатуры дел и, возможно, сама номенклатура дел в качестве приложения к Инструкции.

16. Положение об экспертной комиссии по делопроизводству.

17. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности).

18. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов.

19. Порядок визирования документов должностными лицами организации и состав визирующей надписи.

20. Должностная инструкция ответственного за документацион-ное обеспечение управления и других лиц, для которых работа с организационно-распорядительными документами является основным видом деятельности.

21. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа.

22. Документооборот по важнейшим сквозным документам.

23. Словарь слов, содержащих трудности при написании.

24. Правила корректировки документов, черновиков и применяемые корректурные знаки.

25. Система кодировки подразделений и должностных лиц организации (если она имеется).

26. Перечень нерегистрируемых документов.

27. Указание, что при наличии нескольких исполнителей у документа, согласно резолюции, ответственным за исполнение документа в целом является лицо, чья фамилия идет первой в списке исполнителей или подчеркнута.

28. Особенности и примеры составления конкретных видов документов (при необходимости).

29. Договор с организацией Росархива (таковой должен быть, если организация является участником комплектования архивных фондов государственных, муниципальных архивов) и др.

Для примера, при разработке фирменной «Инструкции по делопроизводству» целесообразно использовать упоминавшуюся «Инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденную приказом Федеральной архивной службы РФ от 27 ноября 2000 г. № 68'.

5. Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, -- это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) -- совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Иногда возникает необходимость в создании отдельной папки (дела) всего на один документ (например, для размещения устава организации).

2.3 Классификация документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях).

2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.).

3. По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.).

4. По видам (типовые, т. е. обязательные к применению в определенной области; примерные; трафаретные; индивидуальные).

5. По степени сложности (простые, т. е. посвященные одному вог просу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные в простом документе).

6. По месту составления (внешние по отношению к организации -входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние).

7. По срокам исполнения (срочные и несрочные).

8. По сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т. е. именные, поступающие с указанием конкретного лица).

9. По степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня -- секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные).

10. По юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются.юридические и технические проблемы так называемых «Удостоверяющих центров».

Отпуск в данном случае -- это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск -- это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат -- это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия -- точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т. е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом; однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа.

Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.

11. По степени полноты представленной информации (полные и выписки, т. е. копии части документа).

12. По срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ обычно подпадает под несколько оснований для классификации (например, трафаретная выписка из протокола собрания).

В 1970-80-х гг. в СССР был разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся унифицированная документация. Каждая срорма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда -- код унифицированной системы документов (например, 02 -- унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие два разряда -- подкласс форм унифицированных документов (например, 71 -- документация по личному составу); следующие три цифры -- номер формы внутри подкласса (например, 020 -- анкета). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД -- 02710208. В сегодняшней практике на многих организационно-распорядительных документах зачастую не проставляют кодов по ОКУД, хотя он может использоваться как идентификационный код документа при вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.

3. СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ НА ДОКУМЕНТАХ, ПРАВИЛА ИХ КОРРЕКТИРОВКИ, СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ

3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов в России: ГОСТ Р 6.30-2003

С 1 июля 2003 г. введен в действие новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако, их полное и даже частичное игнорирование способно привести к непониманию партнерами друг друга и подрыву деловой репутации, примерно так же, как отступление от правил используемого языка общения. Приведем состав реквизитов этого ГОСТа, снабдив требования стандарта некоторыми комментариями. Номер пункта, приводимого далее, соответствует номеру реквизита.