Документирование управленческой деятельности

01. Реквизит «Государственный герб РФ» помещают на бланках документов только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Часть I. С. 5021). Это учреждения государственного управления и контроля, правоохранительные органы, Центробанк и ряд других.

02. Герб субъекта РФ помещают также только на бланках документов предприятий, учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации пли товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему организации, ее товарный знак или знак обслуживания («бренд») необходимо зарегистрировать в установленном порядке, в противном случае может оказаться, что ваша организация использует чужой товарный знак (допустим даже, что по незнанию), а это -- нарушение прав франчайзера, законного владельца эмблемы, который имеет право на компенсацию за использование его эмблемы.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код ваша организация получает в процессе ее регистрации.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) на документах, входящих в состав той или иной Унифицированной системы документации (УСД). При наличии унифицированной формы документа, применяемой в некоторой сфере деятельности, никакую иную форму документа в этой сфере деятельности применять нельзя. Например, одной из распространенных унифицированных форм документов является Приходный кассовый ордер (код по ОКУД 0308001), применяемый во всех организациях для оформления факта поступления в кассу организации денег от физического лица, работника.

08. Наименование организации-автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над ним помещается сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих, наряду с русским, в качестве государственного языка еще и национальный язык, печатают на двух языках -- русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят, если оно закреплено в учредительных документах; в этом случае его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Наименование на иностранном языке приводят, если оно закреплено в уставе, и тогда оно должно располагаться ниже наименования на русском языке. Еще раз обращаем внимание: наименование организации должно быть полным и полностью соответствующим уставным документам, поскольку изменение хотя бы одной буквы в названии организации по сравнению с ее уставным наименованием превращает документ в фиктивный. Эта полнота названия особенно важна при оформлении коммерческой сделки посредством обмена документами, называемыми офертой и акцептом. По форме оферта и акцепт -- просто служебные письма, но правомерность сделки требует указания наименований ее сторон только полностью.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию (главный инженер, коммерческий директор и т. п.).

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Не следует без особой надобности размещать на бланках документов банковские реквизиты организации, чтобы не провоцировать мошенников, которым иногда достаточно только этих данных, чтобы сфальсифицировать платежное поручение, авизо и разорить вашу организацию.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725, реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· наименование адресата (для граждан -- фамилия, имя, отчество);

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

Пример написания адреса адресата:

Образцову О. П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский р-н. Тульская обл.

301264

или

ВНИИДАД

Директору И. И. Иванову

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя -- в левом верхнем углу.

К стандартной письменной корреспонденции относятся письма в почтовых конвертах размером 114 х 162 х 5 мм и 110 х 220 х 5 мм и весом до 20 г. Допустимыми размерами почтовых писем являются 162 х 229 мм, 229 х 324 мм и 250 х 353 мм.

Чтобы документ меньше измялся, целесообразно использовать конверты для размещения в них деловых бумаг формата А4, сложенных вдвое (конверт 162 х 229 мм) или втрое (конверт 110 х 220 мм), с таким расположением реквизитов на них (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Расположение информации на почтовом конверте

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000) («Протокол», «Акт», «Приказ», «Должностная инструкция» и т. п.). В деловом письме наименование вида документа («Письмо») обычно не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -- четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять как 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой «порядок в делах», какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечивается четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который данный документ является ответом. Например, если вы составляете письмо-акцепт на пришедшее вам письмо-оферту, вы помещаете в составе реквизита 11 исходящий номер и дату, под которыми оферта была зарегистрирована ее автором, т. е. переписываете из оферты реквизиты 12 и 11.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение из реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения (например, «г. Волхов», «г. Санкт-Петербург»). Обычно этот реквизит помещается на внутренних документах организации; при этом на внутренних документах не исполняется реквизит 09 («Справочные данные об организации»).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие реквизиты являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В. А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру

В. М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа и прилагают его к оставляемой у автора документа копии (отпуску).

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись_____В. А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись_____Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН

(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. По результатам рассмотрения документа руководитель отражает свое решение в резолюции на документе. Резолюция должна быть четкой, конкретной, краткой и содержать принятое руководителем решение. Это, по сути, маленький приказ. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Задача руководителя при наложении резолюции -- чтобы у исполнителей была полная ясность, что, когда и как следует делать по существу документа, чтобы у них не было необходимости отрывать руководителя от работы, требуя пояснений. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Примеры резолюции приводятся на рис. 3.2.

Нач. отдела сбыта Иванову И. И.

Подготовить проект ответа

и представить мне 12.03.2001

подпись дата

или

Морозовой Н. В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Рис. 3.2. Примеры резолюции руководителя на документе

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным за всю работу по документу; его должность и фамилия либо указываются первыми в списке без пометки «ответственный», либо подчеркиваются руководителем. Способ выделения фамилии ответственного исполнителя определяется самой организацией и фиксируется в «Инструкции по делопроизводству».

Резолюция на входящем письме проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?

Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

Дать документу краткий и в то же время емкий заголовок -- это своего рода искусство, демонстрация владения которым свидетельствует о высоких интеллектуальных качествах корреспондента, а по аналогии, и, возможно, о высоких нравственных качествах (психологи считают, что среди многочисленных стереотипов восприятия есть и такой «умный -- значит добрый и честный»). Кроме того, заголовок используется при регистрации документа получателем, и при его отсутствии вы ставите получателя в затруднительное положение: как двумя словами охарактеризовать содержание вашего послания, особенно, если оно занимает не одну страницу и посвящено профессиональным вопросам? Следует иметь в виду, что регистрировать ваше письмо будет делопроизводитель или случайный человек, получивший такое поручение и плохо разбирающийся в ваших проблемах.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы, имеющие резолюцию руководителя организации, и внутренние распорядительные документы. Суть контроля в делопроизводстве -- обеспечить своевременность реакции исполнителя на указание руководителя. Службой контроля исполнения документов обычно контролируется срок исполнения документа, а качество исполнения контролирует сам руководитель. Поэтому для обеспечения контроля исполнительской дисциплины необходим четко указанный руководителем срок исполнения документа. Контроль может включать этап напоминания о приближающимся сроке исполнения документа, предполагать возможность корректировки срока руководителем, если исполнитель представляет убедительные аргументы для переноса сроков. При этом о корректировке исполнитель должен позаботиться заблаговременно, а не после окончания срока исполнения. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналов регистрации, регистрационно-контрольных карточек, упорядоченных в соответствующих картотеках по срокам и исполнителям, и с использованием вычислительной техники, например, электронных таблиц и систем автоматизации процессов делопроизводства.

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабским-и цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используются следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст должен быть лапидарным (кратким), не допускающим двойное толкование смысла, деловым, не вызывающим посторонних эмоций, т. е. безэмоциональным. Автор должен продумать все варианты восприятия деловым партнером написанного им документа и предпринять максимум усилий для получения ожидаемой нормальной реакции.

Особое внимание следует обратить на письма, начинающиеся словами: «В подтверждение нашей устной договоренности (телефонного разговора) просим направить официальный заказ для выполнения необходимых Вам работ». Такое письмо позволит получить вам официальный документ, фиксирующий ваши деловые отношения и способный обеспечить ваши права в случае их нарушения. Принимая во внимание разгул криминала в стране, следует страховать себя, в данном случае, письменными документами. Отказ вашего партнера от заключения сделки в письменной форме либо затягивание им направления вам полноценного (в юридическом и экономическом смысле) заказа следует расценивать как наличие умысла против вас или незнание элементарных правил ведения бизнеса, изложенных в Гражданском кодексе. Даже если он всей душой настроен на честное партнерство, не зависящие от него обстоятельства могут помешать ему исполнить намерение. Вы при этом не должны пострадать.

Особое внимание также следует уделить в составе текста формуле вежливого обращения и заключительной формуле вежливости (см. ниже).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Приложение 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 №251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент

Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Директор института Личная подпись М. В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе НИИ «Развитие» по научной работе НИИ «Прогресс»

Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

Личная подпись А. С. Красавин

Личная подпись О. И. Рысков

Следующий абзац рекомендуем принять в качестве «информации к размышлению».

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом нецелесообразно ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. При отсутствии руководителя организации деловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответствующими полномочиями, но при этом он указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п. Если руководитель перед отъездом составил и подписал приказ о назначении на должность временно исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных, с передачей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Временно исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи соответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Директор», расшифровку подписи «И. И. Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, при этом перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного послания. Кроме того, не ясно, кто же несет ответственность за содержание документа: Иванов или тот, чья подпись фактически стоит на документе? Каковы полномочия человека, скрывающегося за предлогом «за»?

23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А. Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 №430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

24. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее -- виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также элементов подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверптельную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

В. А. Жуков

924 45 67

В данном случае исполнитель -- лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией по его существу. Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естественно, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т. е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию материалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых материалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться непосредственно к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например, товароведу, начальнику ОМТС, склада и т. п. -- это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному телефону. Имея в виду, что многие фамилии не позволяют определить пол их носителей, и иногда делового партнера мучает вопрос, использовать при первом обращении к вам форму «Попросите к телефону господина Петренко» или «Попросите к телефону госпожу Петренко», целесообразно имя и отчество исполнителя указывать полностью, тогда проблемы обращения к вам у делового партнера не возникнет.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа -- краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например, согласно резолюции руководителя, начальник функционального отдела должен определить целесообразность вступления в сделку, доложить в установленный срок руководителю о своих соображениях и подготовить ответное письмо. Завершив эту работу, начальник отдела пишет: «Направлено письмо от 12.03.2003 № В-01/ 65. В дело № В-01», ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости -- часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации документов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхождению документ в ваше информационное поле.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к бланкам документов

1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов -- А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Для справки'. Основной ряд форматов (размера) бумаги формируется путем последовательного деления предыдущего формата по длинной стороне пополам: АО -- 841 х 1189 мм; А1 -- 594 х 841 мм; А2 -420 х 594 мм; A3 - 297 х 420 мм; А4 - 210 х 297 мм; А5 -148 х 210 мм и т. д., вплоть до формата А13 -- 9x13 мм. Для сравнения: основной формат в США - 8 1/2 х 11 дюймов, т. е. 216 х 279 мм.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм -- левое;

10 мм -- правое;

20 мм -- верхнее;

20 мм -- нижнее.

2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к стандарту (рис. 3.3 и 3.4). Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков -- угловой (см. рис. 3.3) и продольный (см. рис. 3.4).

5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

· центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

· флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Хотя стандарт признает оба варианта расположения постоянных реквизитов на бланке организации равноправными, т. е. организация может выбрать любой из них, в пользу угловой формы можно привести следующие аргументы. Во-первых, угловое расположение позволяет вашим бланкам выглядеть в большей степени соответствующими международному стандарту ИСО; во-вторых, такое расположение ближе нам исторически: в годы советской власти бедные организации типа сельсоветов не могли себе позволить заказать бланки в типографии, поэтому изготавливали так называемый «угловой штамп», на котором размещались постоянные реквизиты. Разместив оттиск углового штампа в углу любого листа бумаги, например, из обычной школьной тетради, этот листок превращали в бланк документа. И, наконец, угловое расположение постоянных реквизитов создает возможность использовать конверты с прозрачным окошком, прорезанным напротив реквизитов 08 и 09 (наименование организации-автора документа и ее почтовый адрес), при этом расположение этих реквизитов на конверте будет соответствовать требованиям почтовых Правил.

6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Рис.3.3. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка



Рис.3.4.Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и т. п.).

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Бланки с гербами РФ и субъектов РФ подлежат строгому учету и регистрации.

Примеры оформления копии (отпуска) исходящего письма, остающейся у автора, и входящего письма, поступившего к адресату, приводятся далее в разделе 7.2.

3.2 Меры против мошенничества

Ваша задача -- затруднить возможность фальсификации документов вашей организации, не провоцировать мошенника легкостью совершения фальсификации, обеспечить уверенность данных документогра-фической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (синими, фиолетовыми).

2. Исполнение печати цветными чернилами.

3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи, печати; это позволяет установить их взаимное соответствие, а, следовательно, и добавит гарантии подлинности.

4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов.

5. Желательно выработать «читаемую» подпись, хотя бы 3-5 первых букв.

3.3 Стандарты при осуществлении письменных коммуникаций с зарубежными деловыми партнерами

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма; однако, при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые «вольности», например, в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.

«Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО -- Международной организации по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств».

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuer field), ссылок (Reference field), адреса (Address field) (рис. 3.5).

Рис.3.5. Примерное расположение основных полей документа согласно требованиям ИСО

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка (не помещаются в отведенном поле, а, возможно, неэстетично выглядят в верхнем поле), указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. Согласно российскому стандарту, в нижней части бланка размещаются реквизиты 28, 29, 30.

Поле адреса, по стандарту ИСО, может содержать указания на одного или двух адресатов. В отечественном стандарте допускается размещение в поле адреса (реквизит 15) до четырех адресатов.

Служебные поля документа, согласно стандарту ИСО 1977 г., установлены следующим образом: верхнее поле 10 мм, левое поле 20 мм, текстовая область для формата А4 -- 183 х 280, для формата А5 -- 183x131 мм.

Поля, согласно стандарту ИСО, должны располагаться примерно так, как показано на рис. 3.5 (мы не приводим указания места расположения полей и зон «с точностью до миллиметра»). Однако в практике международной переписки стандарты ИСО трактуют довольно свободно. В частности, в письмах, поступающих из-за рубежа, поле ссылок может располагаться слева, а адрес получателя -- выше зоны ссылок. В российской литературе часто встречаются такие рекомендации по расположению реквизитов на письме зарубежному партнеру, как показано на рис. 3.6.

В обозначенных полях размещается следующая информация:

1 - сведения об отправителе (авторе документа). В верхней части делового письма располагается заголовочная часть, состоящая из эмблемы, логотипа фирмы, полного наименования фирмы, иногда с указанием основного вида ее деятельности, ее адреса (почтового и телеграфного), номеров телефонов, факсов, электронной почты, иногда название обслуживающего банка. Эти реквизиты могут располагаться в левом верхнем углу, по центру под верхним полем, в верхнем правом углу, а иногда, что допускает стандарт ИСО, для указания адресов и телефонов используется место над нижним служебным полем бланка.

Все остальные реквизиты обычно располагаются от границы левого поля, без абзацев, хотя реквизит «дата» может перемещаться к правому полю.

Рис.3.6.Схема расположения основных реквизитов на письме зарубежному партнеру (распространенный вариант)

2 - ссылка (Reference) на индекс документа делового партнера, на который данный документ является ответом (Your ref.), что аналогично «На Ваш №....», и ссылка на свой индекс (Our ref.), что, по сути, является нашим исходящим регистрационным номером (индексом).

Ссылки -- это данные для поиска документа в информационном поле организации. Ссылка может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, поскольку правила нумерации документов не унифицированы. В числе элементов ссылки могут быть инициалы автора письма, секретаря или исполнителя, порядковый номер документа, условное обозначение структурного подразделения, дела, файла и др., согласно принятой на предприятии системе классификации документации.

3 - реквизит «Дата» указывается согласно принятой в стране адресата системе. Стандарт ИСО от 1988 г. рекомендует оформление даты следующим образом: год, месяц, день, т. е.: 2001-05-23. В Великобритании принята последовательность: день, месяц, год, в США -- месяц, день, год, но надежнее всего указать число цифрами, наименование месяца полностью в буквенной форме и год цифрами полностью.

4 - адрес получателя располагается в таком порядке: сначала указывается семейное положение или титул получателя, затем его имя и фамилия, наименование его должности и/или компании; наименование улицы; затем номер дома, подъезда, квартиры (может быть вариант, когда номер дома предшествует наименованию улицы); город, затем штат (графство); номер почтового округа (почтовый индекс), затем страна. В таком же порядке пишется адрес на конверте.

5 - реквизит «Ксведению», или указание на конкретное лицо. Если в адресе не указана фамилия получателя, эту информацию можно поместить в реквизите «К сведению», чтобы она попала конкретному лицу. Например: Attention: Mr. P. Cooper или Attention of Sales Manager. Этот реквизит не является обязательным.

6 - обязательным реквизитом является вступительное обращение, причем следует точно узнать пол и семейное положение адресата, поскольку это влияет на форму обращения («Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr..., Dear Miss..., Dear Mrs...»). Обращение по имени допустимо только по отношению к лицу, являющемуся вашим близким знакомым или другом, а также в случае, если человек сам попросил обращаться к нему по имени.

7 - заголовок письма помещается после вступительного обращения и обозначается либо «RE:» (сокращение слова «regarding» -- относительно), либо «In re:» (сокращение от «In regard to» --касательно), либо «Subject» (предмет, тема, вопрос). Заголовок не является обязательным реквизитом, но его наличие отражает знание отправителем правил хорошего тона.

8 - текст письма обычно должен умещаться на одной странице, он может быть разделен на абзацы.

9 - в переписке с зарубежным партнером принято заканчивать письмо заключительной формулой вежливости (комплиментом) типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам» («Sincerely yours», «Yours faithfully»). В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются:

Dear Sirs/Sir/Madam -- Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith -- Yours sincerely

Dear John -- Best wishes.

10- ниже формулы вежливости располагается подпись, ниже -- ее расшифровка, и еще ниже -- должность лица, подписавшего документ. Правильным шагом при расшифровке подписи будет указание на форму обращения к автору письма: кто он (она) -- мистер, миссис или мисс. Этим вы снимаете проблемы с формой обращения к вам в ответном послании. Перед подписью может стоять отметка «р. р.», что означает «от имени». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают документ от имени руководителя.

11 - указание на приложение (если оно есть) дается в полной или сокращенной форме: «Enclosure» или «End:». При этом могут быть названы документы, прилагаемые к данному письму.

12 - указание на рассылку копий. При направлении копий письма («Carbon copy» или «ее») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии¹.

Если после подписания письма появилась новая информация, она может быть внесена в письмо постскриптум, после подписи. В этом случае информацию предваряют буквы P. S., а сама информация, приписка подписывается еще раз.

Форма письма зарубежному партнеру приведена на рис. 3.7.

Рис. З.7. Пример письма зарубежному деловому партнеру

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (10 мм от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №...»; например: Continuation Sheet No...

Под названием фирмы-автора указываются организация, которой адресовано письмо, и дата.

Многие британские организации пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но за исключением последней, пишется: Continued или сокращенное Contd, что значит «продолжение»¹.

Факсимильная копия, или просто «факс» -- документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи и являющийся копией оригинала. По факсу могут быть переданы графические и фотодокументы, а также деловые письма. Оформление делового письма, передаваемого по факсу, должно быть аналогичным оформлению письма, пересылаемого почтой. Система телефаксной связи предусматривает передачу в автоматическом режиме ряда сведений: код отправителя, дата и время передачи, номер аппарата, с которого передано сообщение, количество переданных страниц. Получатель должен направить отправителю подтверждение, в котором указываются: код получателя, номер факса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат: без ошибок ли произошла передача или имели место сбои. Такая система обмена информацией с подтверждением позволяет использовать полученные по факсу документы в оговоренных сторонами случаях наряду с подлинниками.

Формы телефаксных сообщений приведены на рис. 3.8.

Рис. 3.8. Формы телефаксных сообщений

3.4 Этические нормы при составлении текста делового письма. Проблема определения формы вежливого обращения

Вот как определяют требования к тексту письма, чтобы оно было эффективным, американские специалисты в области бизнес-коммуникаций:

· тактичность;

· персональность;

· позитивность;

· энергичность, активность;

· цельность;

· связность;

· ясность;

· краткость;

· удобочитаемость;

· наличие элементов унификации.

В частности, удобочитаемость обеспечивают такие факторы, как разумная краткость предложений и используемых слов.

«Отдельной областью становится определение трудности восприятия текста (так называемые формулы читабельности). Формула читабельности Р. Флеша имеет следующий вид Х = 206,48- 1,015Y-0,86Z,

где X -- оценка трудности текста для среднего взрослого читателя; Y -- средняя длина предложений в слове; Z -- число слогов на 100 слов текста.

Оценка 100 говорит о том, что человек с минимальным уровнем образования сможет ответить на три четверти вопросов по тексту; оценка 0 -- текст доступен лишь узким специалистам; оценка 60 -- текст стандартный по трудности для среднего читателя»¹.

В книге Дж. М. Лэйхиффа и Дж. М. Пенроуза приводятся многочисленные рекомендации и примеры написания деловых писем, призванных обеспечить достижение различных целей. Приведем памятку по написанию рекламного письма, пример такого письма и комментарий к нему².

«ПАМЯТКА по написанию рекламного письма.

Начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание.

Удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару.

Удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен.

В разделе письма, посвященном пробуждению желания, попытайтесь убедить получателя сообщения, что ему действительно необходим этот товар, путем приведения дополнительных доказательств ценности товара. Напомните также получателю об основном аргументе продажи.

Уменьшите тенденцию к неприятию цены путем того, что вы не заостряете на ней внимание. При упоминании цены упомяните также наиболее важные достоинства товара.

Кратко, но четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения, и еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться определенной последовательности действий.»

Ниже (рис. 3.9.) представлен пример рекламного письма, которое содержит все четыре упомянутые части. Части письма не всегда можно так четко определить и разграничить. В некоторых рекламных письмах часть, посвященная пробуждению интереса, и часть, посвященная стимулированию желания, могут быть неразличимы. Вы можете не суметь определить, где заканчивается одна часть и начинается другая, но последовательность мыслей очевидна. Следование ей более важно, чем разграничение частей.

Комментарии

Первый абзац: привлекается внимание путем предложения получателю письма возможной выгоды.

Второй абзац: пробуждается интерес путем подчеркивания выгоды, которая может быть извлечена из получения образования.

Третий и четвертый абзацы: производится указание полезных характеристик: представляется цена, но ее значение преуменьшается посредством одновременного упоминания положительных сторон получения образования.