Документирование управленческой деятельности

6) передача информации, составляющей коммерческую тайну, -передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности;

7) контрагент -- сторона гражданско-правового договора, которой обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, передал эту информацию;

8) предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, -- передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем органам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их функций;

9) разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, -- действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Согласно ст. 139 ч. 1 Гражданского кодекса Российской Федерации, лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе по контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обязан предоставлять на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию в соответствии с ч. 1 ст. 139 ГК РФ, обязаны предоставить эту информацию по запросу судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:

1) устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с настоящим Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

2) использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации;

3) разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

4) вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;

5) требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

6) требовать от лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществленных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

7) защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.

Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученной в рамках трудовых отношений, является работодатель.

В случае получения работником в связи с выполнением своих трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя результата, способного к правовой охране в качестве изобретения, полезной модели, промышленного образца, топологии интегральной микросхемы, программы для электронных вычислительных машин или базы данных, отношения между работником и работодателем регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

9.2 Режим коммерческой тайны

Права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления им в отношении такой информации режима коммерческой тайны.

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и/или лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц -- полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей -- фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в предыдущем перечне.

Наряду с этими мерами обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;

2) обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями.

В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

2) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

3) не разглашать информацию, составляющую коммерческую тай-ну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, после прекращения трудового договора в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, заключенным в период срока действия трудового договора, или в течение трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось;

4) возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

5) передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Работодатель вправе потребовать возмещения причиненных убытков лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в связи с исполнением им трудовых обязанностей, если разглашение такой информации последовало в течение срока, установленного в трудовом соглашении, или трех лет после прекращения трудового договора, если указанное соглашение не заключалось.

Причиненные ущерб либо убытки не возмещаются работником или прекратившим трудовые отношения лицом, если разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием непреодолимой силы, крайней необходимости или неисполнения работодателем обязанности по обеспечению режима коммерческой тайны.

Трудовым договором с руководителем организации должны предусматриваться его обязательства по обеспечению охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация и ее контрагенты, и ответственность за обеспечение охраны ее конфиденциальности.

Руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями в связи с нарушением законодательства Российской Федерации о коммерческой тайне. При этом убытки определяются в соответствии с гражданским законодательством.

Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении информации, к которой он получил доступ в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

9.3 Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.

Конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. могут быть оговорены в тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.

На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц -- полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей -- фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах - правый верхний угол титульного листа или первой страницы документа.

На документе с грифом «Коммерческая тайна» обычно кроме полного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «фамилия исполнителя»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 -- в адрес ...;

экз. № 2 -- в дело № 01-07.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. Е. М. Лаврову

2. А. Л. Казакову

Подпись руководителя

Дата

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» (рис. 9.1). При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих документы с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в за-верительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

Номер (индекс) документа	Дата регистрации документа	Дата и индекс документа (для входящих)	Откуда поступил или куда направлен	Краткое содержание (заголовок)	Количество листов	Количество экземпляров	Исполнитель	Примечание

Рис. 9.1. Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна»

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. рис. 9.2).

Выданные для работы документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» подпись и дату возвращения документа.

Индекс документа	Дата выдачи	Краткое содержание (заголовок)	Количество экземпляров	Количество листов	Кому выдано (ф.и.о.)	Подпись за полученный документ	Отметка о возврате (подпись и дата)	Примечание

Рис. 9.2. Журнал учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна»

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов е грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

· проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»;

· отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения;

· отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия.

На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

9.4 Сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну

Согласно ст. 5 Федерального закона о коммерческой тайне, режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других фактах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;

5) о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Пункт 3 данного списка относится только к государственным предприятиям и учреждениям, пункт 9 -- к некоммерческим организациям, остальные -- ко всем организациям, учреждениям, предприяти ям, независимо от формы собственности и организационно-правово формы.

9.5 Защита персональных данных работника (гл. 14 Трудового кодекса РФ, статьи 85-90; извлечения)

Персональные данные работника -- информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования.

Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

(Как минимум, личные дела работников должны храниться в сейфах или металлических шкафах, запирающихся на замок и опечатываемых -- примеч. автора).

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Ст. 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)» предусматривает: «Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц -- от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц -- от пятидесяти до ста минимальных размеров оплаты труда».

10. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА ОРГАНИЗАЦИИ И РЕГИСТРАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Приведем некоторые положения законодательства, связанные с созданием и регистрацией такой организационно-правовой формы, как общество с ограниченной ответственностью. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» принят Государственной думой 14 января 1998 г., одобрен Советом Федерации 28 января 1998 г., подписан Президентом РФ 8 февраля 1998 г., введен в действие с 1 марта 1998 г.

Статья 11. Порядок учреждения общества

1. Учредители общества заключают учредительный договор и утверждают устав общества. Учредительный договор и устав общества являются учредительными документами общества.

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор...

Статья 12. Учредительные документы общества

1. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяется также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого их учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

[Практика подсказывает, что в договор могут быть включены: порядок разрешения споров, конфиденциальность информации, форс-мажорные обстоятельства и их последствия для общества, вступление в силу, срок действия и прекращение настоящего договора. Порядок внесения изменений в учредительные документы определяется в этой же статье Федерального закона в п. 4.]

2. Устав общества должен содержать:

· полное и сокращенное фирменное название общества;

· сведения о месте нахождения общества;

· сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;

· сведения о размере уставного капитала общества;

· сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;

· права и обязанности участников общества;

· сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;

· сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

· сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

· иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Устав общества может также содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам...

[В уставе общества необходимо наличие, как минимум, нескольких глав: Общие положения, Участники общества, Цели и задачи общества, Виды деятельности общества, Права и обязанности общества, Права и обязанности участников общества, Выход участника общества из общества, Уставный капитал общества, Органы управления обществом, Реорганизация и ликвидация общества. Кроме того, в уставе могут быть отражены положения, касающиеся филиалов, представительств общества, дочерних и зависимых обществ, перехода доли участника в уставном капитале общества к другим участникам и третьим лицам, распределение прибыли между участниками общества и т. д.]

Статья 13. Государственная регистрация общества

Общество подлежит государственной регистрации в органе, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, в порядке, установленном федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц.

По правилам регистрационный орган только проверяет правильность составления учредительных документов, соответствие их закону и согласованность между собой, а также соблюдение всех процедур, необходимых для регистрации предприятия. Предприятие считается открытым с момента его включения в единый государственный реестр; сведения об этом факте должны быть опубликованы и выданы предприятию официально с указанием номера в реестре.

Процесс регистрации нового предприятия должен проходить в строгом соответствии с положениями действующего на момент регистрации гражданского законодательства, в частности, Гражданского кодекса РФ, Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ 40 государственной регистрации юридических лиц», Налогового кодекса РФ, Постановления Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 «Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц и требований к их оформлению», Постановления Правительства РФ от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц».

Сам процесс регистрации включает в себя следующие этапы:

· подготовительный;

· регистрация в налоговой инспекции;

· изготовление печати и присвоение кодов статистики;

· постановка на учет в фискальных органах (фондах);

· разблокировка (открытие) расчетного (валютного) счета;

· начало работы.

Документы представляются на бумажных носителях строго в соответствии с установленными формами и на дискете, в электронном виде.

1. В регистрирующий орган представляется подписанное заявителем стандартное заявление о государственной регистрации.

2. В налоговую инспекцию представляется решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с российским законодательством.

3. Предъявляются учредительные документы (подлинники или нотариально удостоверенные копии): устав общества, нотариально заверенный учредительный договор о создании общества (если учредителей более двух) или нотариально заверенное решение о создании (если учредитель один), протокол собрания учредителей (участников) общества, документ, подтверждающий право учредителей на адрес (место нахождения) постоянно действующего исполнительного органа общества.

4. Предоставляется выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица, если оно является одним из учредителей.

5. Предоставляется документ (квитанция) об уплате государственной пошлины.

11. ИССЛЕДОВАНИЯ И РАСЧЕТЫ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Исследование процессов документационного обеспечения управления с целью его совершенствования обычно направлено на повышение эффективности управления. Исследование должно стремиться к достижению таких результатов:

· прямоточность, т. е. движение документов по минимальному, обусловленному только деловой необходимостью, количеству инстанций, по максимально возможным прямым и коротким маршрутам;

· оперативность, целесообразность, оптимальность;

· единообразие в маршрутах движения и обработки информации (унификация документооборота);

· соблюдение, по возможности, принципа однократного пребывания документа у одного должностного лица (в противном случае возникают так называемые «петли», движение документов по кругу, влекущие путаницу и зачастую отражающие степень «забю-рокраченности» организации).

Схемы документооборота в виде оперограмм или таблиц взаимосвязей между подразделениями помещаются в «Положениях о подразделениях».

Анализ документопотоков и маршрутов движения отдельных документов и информационных единиц предоставляет возможность рационализировать документационное обеспечение управления и приводит к получению экономического и социального эффекта. Факторами эффекта могут быть:

· снижение трудоемкости работ и повышение производительности труда;

· экономия материальных ресурсов;

· условное или фактическое высвобождение работников (экономия затрат живого труда и начислений на него);

· повышение уровня удовлетворенности работников своим трудом и т. п.

Годовой экономический эффект (Э_г) можно рассчитать по формуле:

Э=(С-С)хВ-ЕхЗ

где С, и С₂ -- себестоимость единицы продукции в целом или ее отдельные элементы, соответственно, до и после внедрения мероприятия, либо затраты на выполнение операции, работы до и после проведения мероприятия;

В₂ -- годовой объем работы, операций после внедрения мероприятия (например, количество обрабатываемых документов, единиц информации);

е_и -- коэффициент эффективности капитальных вложений (единовременных затрат), величина, обратная сроку окупаемости, который мы считаем целесообразным принять в данном случае;

З_сд -- единовременные затраты по разработке и внедрению мероприятия.

В конкретном случае определяется структура капитальных (единовременных) и текущих затрат, например, до и после внедрения автоматизированной системы контроля исполнительской дисциплины, и по формулам эффективности определяется годовой экономический эффект и частные показатели экономической эффективности мероприятий.

Используя имеющиеся нормативы на проведение тех или иных работ, связанных с документами, информацией, а при их отсутствии применяя известные методики исследования трудовых процессов (хронометраж, фотография рабочего дня, фотохронометраж, статистические методы), осуществляя анализ всех видов фактических затрат и разрабатывая научно обоснованные плановые нормативы, можно получить необходимые данные для расчета эффективности мероприятий по совершенствованию ДОУ.

Об объемах информации и документов, перерабатываемых в недавнем прошлом в подразделениях крупного отечественного предприятия приборостроения, можно судить на основе данных, помещенных в табл. 11.1.

Таблица 11.1

Объем документооборота в подразделениях

Количественные	Подразделения
параметры документооборота	пэо	ОК	ОГБ	ООТиЗ	ОМТС
Максимальное количество форм документов	396	-	421	241	169
Среднее количество форм	202	191	221	241	64
Вт. ч.: входящих	6	35	61	8	11
проходящих	1	7	15	41	-
исходящих	189	71	77	172	53
внутренних	-	78	68	15	-
Количество
обрабатываемых	2455	1466	10257	4619	16468
реквизитов в год, тыс.
Максимальное количество		7400 на
реквизитов из расчета на 1	1117	отдел в	1070	1000	45390
сотрудника в день		целом
Минимальное количество		4200 на
реквизитов на 1	12	отдел в	427	400	85
сотрудника в день		целом

Примечания:

ПЭО -- планово-экономический отдел;

ОК -- отдел кадров;

ОГБ -- отдел главного бухгалтера;

ООТиЗ -- отдел организации труда и заработной платы;

ОМТС -- отдел материально-технического снабжения.

По данным таблицы можно судить об объемах и неравномерности нагрузки по работе с документами в функциональных подразделениях организации и о наличии резервов повышения эффективности, главным образом, за счет стандартизации и унификации документов и автоматизации операций, производимых с документами и информацией.

Приведем на рис. 11.1 пример простейшей оперограммы.

№ опе- рации	Испролнители Операции	Секретарь	Директор	Началь- ник отдела- испол- нителя	Затраты времени, чел.хч
1	прием конверта с письмом, проверка целостности конверта,Ю проверка вложения,регистрация документа				0,1
2	Направление документа на рассмотрение руководителю организации				0,02
3	Рассмотрение документа, принятие решения о характере действий и исполнителе, проставление резолюции				0,1
4	Направление документа для организации исполнения				0,01
5	Постановка документа на контроль по срокам исполнения				0,02-0,1
6	Направление документа на исполнение в отдел-исполнитель				0,02
7	Исполнение распоряжения руководителя (в соответствии с резолюцией)				0,1-?
8	Направление документа с отметкой об исполнении на снятие с контроля как исполненного				0,1
9	Снятие с контроля, помещение в Дело на хранение				0,1

Рис.11.1. Пример оперограммы (схема маршрута движения и операций) входящего документа (данные условные)

Примечания:

*В зависимости от способа контроля (по журналам, с использованием регистрационно-контрольных карточек, с использованием электронных средств).

**В зависимости от содержания поручения.

Необходимо отметить наличие такого явления, как «пролежива-ние» документов перед передачей их на рассмотрение руководителю и после этой операции, поскольку руководитель обычно отводит в графике своего рабочего дня на работу с документами определенные часы, и поступившие ранее документы должны «дожидаться» своего времени. Приведенный пример оперограммы включает также «петлю», когда входящее письмо от секретаря направляется к руководителю для принятия решения о характере действий, связанных с письмом, а затем возвращается опять к секретарю для постановки на контроль и направления исполнителям (операции 2-4). Эти операции не всегда являются необходимыми: по большинству документов такого рода грамотный секретарь сам в состоянии определить отдел-исполнитель, поскольку в хорошо организованной фирме разработаны регламентирующие деятельность документы типа положений о подразделениях и должностных инструкций, и каждое должностное лицо хорошо знает свои полномочия. Если устранить эту петлю по большинству документов (разработав типовые сроки исполнения для документов внутри организации, что позволит контролировать исполнительскую дисциплину), у руководителя высвободится определенное время для решения вопросов, более соответствующих его компетенции, чем дис-петчирование документов. К тому же ускорится время прохождения документа до исполнителя, а, следовательно, повысится скорость принятия решений.

К сожалению, многие руководители требуют представления им на резолюцию всех документов, тем самым выражая недоверие своим сотрудникам и способствуя замедлению процессов управления.

Исследование объемов обрабатываемой информации и необходимых операций проводится и для установления численности работников, занятых в сфере ДОУ.

Для расчета оптимальной численности работников по многим общеотраслевым функциям были разработаны укрупненные нормативы численности служащих по функциям управления. Эти нормативы могли переводиться в дифференцированные по отдельным подразделениям и должностям с учетом специфики разделения труда в конкретной организации.

Существуют «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию» (М.: Экономика, 1989), Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации, технологической документации, Единые нормы времени на чертежные и копировальные работы и др.

Приведем в табл. 11.2 пример расчета плановой численности работников архива организации, произведенный по Укрупненным нормативам времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Таблица 11.2

Исходные данные для расчета численности работников

архива организации

№	Вид выполняемой	Единица	Объем	Норматив	Сумма
п/п	работы	объема	работ за	времени	затрат
		работ	год V|	на едини-	времени,
				цу объема	чел.*ч
				работ Н,
				часов
1	Разработка норматив-
	но-методических пособий (инструкций,	1 печатный лист	0,5	138	69
	рекомендаций,
	положений)
2	Составление годовых	10
	разделов сводных	описатель-	150	1	15
	описей для постоян-	ных статей
	ного хранения	описи
3	Составление сводных	10
	описей дел по личному	описатель-	300	0,9	27
	составу	ных статей
25	Составление отчета о
	состоянии и объеме
	документов, находя-	1 отчет	1	9,7	9,7
	щихся на ведомствен-
	ном хранении
	ИТОГО				2136

Годовая трудоемкость работ Т_н рассчитывается по нормативам времени с корректировкой на коэффициент К -1,1, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности: Т- 2136 х 1,1 = 2349,6 чел.хч.

Трудоемкость работ, не предусмотренных сборником укрупненных нормативов, (ненормируемых работ) Т_НН определяется экспертным путем и составляет 50,3 чел.хч.

Полезный фонд рабочего времени одного работника за год Ф принимается в среднем равным 1910ч. Подставляя исходные данные в формулу, получаем необходимую плановую численность:

Ч==

Работник, занявший данное рабочее место, вправе рассчитывать на дополнительное вознаграждение за повышенную интенсивность труда.

12. СПРАВОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

12.1 Примерный перечень документов, подлежащих легитимизации

Приведем примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

· акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.);

· договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.);

· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и др.);

· инструкции ((правила): должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннему трудовому распорядку и т. д.);

· нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.);

· перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.);

планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.);

· положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т. д.);

· программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);

· расценки на производство работ, сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);

· стандарты (государственные, отраслевые, республиканские; технические условия);

· структура и штатная численность;

· тарифные ставки;

· формы унифицированных документов;

· штатные расписания и изменения к ним.

Приведем примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать (в организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать):

· акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.);

· доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т. д.);

· заявки (на оборудование, изобретения и т. д.);

· заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.);

· заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

· исполнительные листы;

· командировочные удостоверения;

· нормы расхода на драгоценные металлы;

· образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

· письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.);

· поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; сводные; на получение и перевод валюты, на импорт и др.);

· положения о министерствах (ведомствах);

· протоколы (согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т. д.);

· реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

· сметы расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т. д.);

· справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.);

· спецификации (изделий, продукции и т. д.):

· титульные списки; штатные расписания и изменения и ним.

12.2. Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении

Автобиография -- биография лица, написанная им самим. Не следует употреблять тавтологическое сочетание «Моя автобиография».

Адресант -- лицо, отправляющее документ.

Адресат -- лицо, которому адресован документ.

Адресовать -- кому? (к кому? -- недопустимо), например: адресовать запрос директору.

Аппарат -- орган, выполняющий административно-хозяйственные функции; чего, для чего? (например: «аппарат для регулирования процесса производства», «аппарат управления»).

Ассигнования -- на что? (например, «ассигнования на строительство»).

Благодаря -- предлог, употребляется с дательным падежом, а не с родительным: «благодаря кому», а не «кого».

Более -- недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например, «более лучший»).

Бухгалтер -- множественное число: бухгалтеры.

Вакансия -- свободное рабочее место, не рекомендуется употреблять тавтологическое сочетание «свободная вакансия».

Вложение -- во что? (недопустимо: на что?), например, «рост капитальных вложений в строительство».

Выговор -- множественное число: выговоры (не «выговора»).

Директор -- множественное число «директора».

Договор -- родительный падеж: «договора»; множественное число: «договоры».

Заведующий -- чем? (например, отделом).

Информация --о чем? (а не «по чему?»).

Квартал -- ударение всегда на втором слоге.

Конференция -- по чему? (а не «о чем?»).

Обусловливать -- не «обуславливать».

Опись -- чего? на что?

Отпуск -- родительный падеж: отпуска; предложный падеж: об отпуске, в отпуске (не «в отпуску»); множественное число: отпуска.

Расписка -- в чем? (а не «о чем?»): например, «расписка в получении денег».

Рационализировать -- не «рационализовать». Секретарь -- употребляют по отношению к лицам мужского и женского пола.

Совещание -- о чем? по вопросу о чем? по чему? (например, «совещание по проекту», «совещание о внедрении»). Сосредоточивать -- не «сосредотачивать».

Табель -- родительный падеж: «табеля», множественное число: «табели».

Уполномочивать -- не «уполнамачивать».

12.3 Модели и варианты синтаксических конструкций для делового письма

Извещения

Извещаем, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами деталей.

Доводим до Вашего сведения, что завод «Прогресс» прекратил производство автосамосвалов прежней конструкции. Сообщаем, что, к сожалению, не можем Вам выслать... Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Модели выражений, объясняющих мотивы

В порядке оказания технической помощи.....

В связи с тяжелым положением...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с письмом заказчика...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

В подтверждение нашей договоренности... Если автор -- лицо юридическое, то действия передаются:

1)от третьего лица единственного числа, например: «Завод "Прогресс" не возражает...», «Кооператив "Поиск" гарантирует...», «Совместное российско-английское предприятие "Рэнк ксерокс" предлагает...»;

2) от третьего лица множественного числа, например: «Дирекция и профсоюзный комитет завода "Прогресс" убедительно просят...»;

3)от первого лица множественного числа, например: «Просим...»,

«Сообщаем...», «Подтверждаем...». Если автор -- лицо физическое, то действия передаются:

1)от первого лица единственного числа, например: «Прошу...», «Ставлю Вас в известность...», «Довожу до Вашего сведения...»;

2) от первого лица множественного числа, например: «Поздравляем...», «Поддерживаем...», «Одобряем...», «Мы получили Вашу телеграмму...».

Просьба

Просим Вас проверить ход выполнения работ...

Прошу принять меры...

Прошу сообщить данные о производительности...

Отправка документов или материальных ценностей