Документирование управленческой деятельности

Пятый абзац: получатель письма побуждается предпринять определенные действия, и ему снова напоминают о получении выгод.

Мы уже говорили о том, что в отечественных стандартах советских и постсоветских времен на составление организационно-распорядительной документации, включая последний по времени ГОСТ Р 6.30-2003, не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит (т. е. неотъемлемый элемент документа) -- формула вежливого обращения, или вступительное обращение. Авторы отечественных стандартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на бланке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные организации, например, министерства, требуют от отечественных корреспондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитивной установки при восприятии его письма? И какая форма вежливого обращения уместна?

Известный русский прозаик и лингвист Л. В. Успенский пишет, что во времена Ивана IV было принято обращаться к уважаемым людям так: «Никита-ста», «Василий-су». «В те далекие времена приставки «су» и «ста» на самом деле придавали обращению вежливость и почтительность. Людей уважаемых, властных полагалось бы, собственно, «чествовать», добавляя к имени каждого либо словечко «старый», либо «сударь» (то есть «государь»). Такой обычай существовал в древности». Наше современное «пожалуйста» -- это сокращение от «пожалуй (награди своей милостью), старый».

Психологи считают, что для человеческого слуха нет звуков более приятных, чем звуки его собственного имени (за редким исключением). Обращение по имени-отчеству можно считать результатом нашего

Рис. 3.9. Рекламное письмо профессиональной школы

исторического развития, который особенно ценится людьми невысокого происхождения. Вспомните, в четвертой главе первого тома романа А. Толстого «Петр Первый» написано, с каким восторгом воспринимает русский купец (Иван Жигулин) желание царя Петра записать в указе о привилегиях на внешнюю торговлю, кроме имени и фамилии этого купца, еще и отчество: «Так с отчеством будешь писать нас?... Да за это -- что хошь!». Стоит ли спешить отказываться от самобытности? Стоит ли следовать западной манере обращения только по имени (тем более, что по имени вы сможете обращаться лишь в случае, если вас об этом попросит сам партнер)? А вам самим понравилось бы, если все ваши подчиненные, деловые партнеры, особенно незнакомые, более молодые, обращались бы к вам только по имени? Вообще, переход на обращение по имени -- это этап развития отношений в направлении уменьшения их формальности. Правильно ли будет сразу задавать уровень, соответствующий дружеским, неформальным отношениям? Не покоробит ли вашего делового партнера такая фамильярность?

Где поместить формулу вежливого обращения, если стандартом она не предусмотрена в качестве отдельного реквизита? А кто, собственно, запрещает вам начать реквизит текст с этого вежливого обращения как еще одного подзаголовка?

Теперь попробуем представить реакцию делового партнера на разные варианты обращения.

В адресной части делового письма, например, оферты, адресат указан, например, следующим образом: «г-ну П. П. Петрову», а в формуле вежливого обращения, с которой начинается текст письма, -- «Уважаемый г-н П. П. Петров!». Возможная реакция получателя: «Пишет "уважаемый", а сам не удосужился узнать мое имя и отчество! Лицемер!».

А как отреагировал бы партнер, если бы к нему обратились «Уважаемый Петр Петрович!»? Возможно, так: «Надо же, узнали мое имя и отчество, значит, что-то знают о моей фирме, ее имидже, не поленились навести справки о нас, серьезно подготовились к общению. Наверное, серьезная организация».

Гарантии, что реакция будет именно такой, никто не даст; более того, ваш деловой партнер может заподозрить и хитрость, уловку (всем известно, что самые вежливые и обаятельные люди -- это мошенники, им без этого нельзя), но все же в случае правильного вежливого обращения у вас больше оснований ожидать позитивную реакцию, чем в первом варианте.

В каком случае уместно и достаточно эффективно использовать в обращении название должности? Нам представляется, что это уместно, если вы предполагаете, что статус человека рассматривается им самим как высокое достижение, заслуженный успех. Есть некоторые названия должностей, как правило, состоящие из одного слова, имеющие высокий престиж в обществе. Сравните по восприятию обращения, в которых используется такое ученое звание, как профессор, академик, или название должности директор, министр, депутат, президент, вице-президент, с обращениями, в которых названия должностей звучат как «начальник», «зам. директора». Что благозвучнее? Проверьте на себе, и, скорее всего, вы придете к выводу, что во втором случае лучше будет, если к адресату обратиться по имени-отчеству.

Общеизвестно христианское «Золотое правило общения» как критерий выбора варианта решения многих задач, имеющих этическую подоплеку: «Во всем, как хотите, чтобы поступали с вами, поступайте и вы с ними». Более того, думая о развитии ваших деловых отношений, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита «подпись» в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зарубежной практике можно часто встретить, например, такую подпись: «мисс Анна Штерн, менеджер». Здесь с формулой вежливого обращения к Анне Штерн при ответе все ясно: «Уважаемая мисс Штерн!», «Уважаемая госпожа менеджер!» (если вы считаете, что должность менеджера -- это предмет гордости) или «Уважаемая мисс Анна!» (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени).

Проблемой является и вопрос о необходимости исполнения и виде заключительной формулы вежливости. Выше показаны формулы вежливого обращения и заключительные формулы вежливости, принятые за рубежом. В отечественных письменных деловых коммуникациях еще не выработались писанные и неписанные правила в этой области. Наиболее распространенная форма вежливого обращения «Уважаемый...» исключает применение в этом же тексте заключительной формулы вежливости «С уважением...», иначе появится тавтология. Иные формулы типа «Искренне Ваш», «Преданный Вам», «Всегда к Вашим услугам» могут в восприятии делового партнера нести иную или дополнительную смысловую нагрузку по сравнению с тем, что вы задумывали, хотя это и не обязательно.

Скромные рекомендации в этом случае могут быть такими:

· собирать и накапливать возможные варианты решения проблемы, советоваться с коллегами и деловыми партнерами, заимствовать их опыт;

· читать новую литературу по правилам деловой переписки и составлению деловых писем и текстов;

· использовать в качестве заключительной формулы вежливости обороты типа «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Желаем Вам всяческих успехов»;

· в ответном письме использовать формулы, аналогичные тем, что использовал ваш деловой партнер (если это возможно).

3.5 Правила корректировки документов

Корректурными знаками называют условные обозначения, применяемые при корректировке (исправлении) машинописных и рукописных работ. С помощью этих знаков указывают место и характер исправлений. Некоторые из этих корректурных знаков приведены в табл. 3.1.



3.6 Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов делятся на индивидуальные (устанавливаемые в тексте документа или в резолюции на нем) и типовые (общепринятые, централизованно установленные). В СССР были разработаны типовые сроки исполнения документов, связанные с уровнем организации, направившей запрос. Так, если запрос поступил от органов власти, то следовало отвечать на него в течение срока до 10 дней, а если материалы ответа были необходимы для заседания правительства, то срок представления их сокращался до 3 дней. Запросы депутатов требовали незамедлительного ответа, если по ним не осуществлялась проверка. Обычно средний типовой срок был в пределах до 10 дней. Существовала норма для срока ответа по предложениям, заявлениям и жалобам граждан -- незамедлительно, если не требовалось дополнительного изучения вопроса, и до 30 дней (но не более), если требовалось дополнительное изучение вопроса. На критические замечания в адрес организации, прозвучавшие в средствах массовой информации или в материалах органов власти, организация должна была обязательно ответить в срок до 1 месяца. Тем самым несколько снижался пресс бюрократизма и произвол чиновников.

Сейчас следует ориентироваться на сроки ответа, диктуемые нормами делового общения. Деловые отношения требуют быстрой реакции на предложения партнера, клиента; следует экономить время и затраты друг друга; не надеяться на почту, отвечать оперативно, с помощью тех же средств связи, по которым пришло предложение, запрос, заказ (на телеграмму -- телеграммой, на факс -- факсом, на радиограмму -- радиограммой, на телефонограмму -- телефонограммой). Если необходимо время на осмысление предложения, следует вежливо ответить (сразу), что предложение заинтересовало, изучается и ответ будет дан в такие-то сроки.

Сейчас во многих крупных организациях, в министерствах и ведомствах, органах власти устанавливаются собственные типовые сроки исполнения документов, обязательные для должностных лиц и подчиненных подразделений. Благодаря таким типовым срокам делопроизводитель или секретарь, разбирающий и регистрирующий документы, может те из них, исполнитель которых очевиден и без резолюции руководителя, направлять сразу этому исполнителю, установив типовой срок исполнения в качестве контрольного. Конечно, такая процедура должна осуществляться по приказу руководителя, дающему секретарю такие полномочия, либо в соответствии с утвержденной руководителем «Инструкцией по делопроизводству».

В этом случае скорость информационно-документационного обеспечения управления повышается, отсюда повышается и оперативность принятия решений, а руководитель освобождается от массы рутинной работы, связанной с наложением резолюций на документы, исполнители которых очевидны.

Приведем для сведения раздел о сроках исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти¹.

«Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних -- с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан -- с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы' подлежат исполнению в следующие сроки:

· с конкретной датой исполнения -- в указанный срок;

· без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» -- в 10-дневный срок, остальные -- в срок не более месяца;

· по парламентским запросам -- не позднее чем через 15 дней со дня получения;

· по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной думы (депутатскому запросу) -- не позднее чем через 30 дней со дня получения;

· по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, -- до 10 дней;

· по письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями -- в течение 15 дней, с согласованием -- 30 дней;

· по обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки, -- до одного месяца со дня их регистрации, по остальным поручениям -- не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.»

3.7 Стандарты при разработке научной документации, реферата, информационного обзора, бизнес-отчета

Изучение состояния проблемы, литературных источников, точек зрения авторов публикаций обычно оформляется в виде информационно-обзорных рефератов. Структура такого реферата обычно имеет следующий вид.

1. Название обзора, тема.

2. Вводная часть.

2.1.Общее название реферируемых материалов, исследуемой проблемы.

2.2.Список реферируемых статей с указанием авторов и сведений об источниках информации (библиографических справок).

3.Основная часть.

3.1.Цель обзора.

3.2.Конкретные цифры, факты, примеры, отражающие и обосновывающие взгляды авторов.

3.3.Выводы авторов статей.

4.Собственные выводы, изложение собственной точки зрения и ее обоснование.

Если вы используете принадлежащие лично вам источники информации (книги, журналы, газеты и т. п.), вы можете выделять некоторые важные для вас фрагменты информации с помощью знаков мар-кографии, например, таких, которые приводятся в табл. 3.2.

Из текстов обычно делаются дословные выписки (цитаты) и выписки по смыслу (конспективные выписки). Цитата обязательно должна сопровождаться ссылкой на источник информации с указанием номера страницы, на которой находится текст.

Курсовой, дипломный проект или реферат студента должен восприниматься как отчет о самостоятельной научной работе и быть оформлен соответствующим образом (как того требует ГОСТ 7.32-81). Структура и требования, которым должна отвечать студенческая работа, рассмотрены далее.

Рис.3.10. Пример оформления титульного листа студенческой работы

Титульный лист: наименование министерства, которому подчиняется учебное заведение (опускается для негосударственных учебных заведений); полное название учебного заведения; полное название кафедры, на которой выполнялась работа; гриф утверждения документа либо надпись «Работу принял» без кавычек с указанием должности лица, утверждающего документ и расшифровкой его подписи; наименование вида работы и темы; данные об исполнителе с указанием номера студенческой группы, подписью, датой выполнения и расшифровкой фамилии студента; место и год выполнения работы. Пример титульного листа студенческой работы приводится на рис. 3.10.

Реферат работы: указание кратких сведений о сущности работы, методе исследования, актуальности, элементах новизны, конкретных результатах, а также данные об объеме работы, количестве таблиц, иллюстраций, приложений.

Содержание (может быть помещено в конце работы): перечень разделов работы, рубрики и подрубрики, приложения с указанием номера страницы, где начинается раздел или приложение. Названия разделов, рубрик, приложений в тексте и содержании должны быть абсолютно одинаковыми. Для нумерации разделов используется простая иерархическая система на основе арабских цифр, например, аналогично тому, как пронумерованы рубрики данной книги. Первой страницей документа является титульный лист, на котором номер страницы не ставится, поэтому содержание -- это страница 3 (реферат -- страница 2).

Введение: оно решает задачу введения читателя в курс проблемы более подробно, чем в реферате; в нем обозначается суть и состояние проблемы, цели и задачи исследования (возможные гипотезы); указываются используемые источники информации и методы исследования, актуальность, новизна, практическая значимость работы (если она имеется)

Основной текст: при подготовке разделяется, согласно плану, на отдельные рубрики. Документ может состоять из частей, разделов, глав, параграфов, пунктов. В сравнительно небольших документах (до 10 печатных листов, т. е. до 160 машинописных страниц, напечатанных с интервалом 1,5) используют сквозную нумерацию глав и параграфов, при этом рисунки, таблицы и формулы также имеют сквозную нумерацию. В документах большего объема применяют индексационную форму нумерации. В этом случае элементы внутри главы -- рисунки, таблицы, параграфы, пункты, формулы -- обозначаются двумя цифрами: первая цифра -- номер главы, вторая -- номер данного элемента внутри главы. Допустима нумерация и более низкого уровня: номер главы, номер параграфа, номер пункта или раздела внутри параграфа. Например: пункт 2.1.4; рис. 4.2, табл. 1.6. Такая нумерация удобна тем, что при дополнении или изменении содержания глав и разделов нет необходимости менять индексацию по всему тексту. Такая нумерация позволяет лучше представить структуру работы и связь ее элементов. Индексационную форму нумерации можно применять и в сравнительно небольших документах. Таблицы и рисунки (иллюстрации, схемы, графики) помещаются после первого их упоминания в тексте. Упоминание таблицы и рисунка в тексте обязательно. Упоминание, ссылка на таблицу и рисунок дается в сокращенном виде, например: «График изменения работоспособности в течение дня приводится на рис. 1.4>, «Взаимосвязь элементов системы и факторов их развития показана в табл. 4.3.». Самой таблице должно предшествовать на отдельной строке сдвинутое вправо обозначение «Таблица 4.3», затем строчкой ниже -- наименование (заголовок) таблицы, соответствующий указанию на ее содержание в тексте: «Взаимосвязь элементов системы и факторов их развития». Кавычки не ставятся. Если таблица в тексте всего одна, то она не нумеруется, однако, ссылка на нее в тексте и заголовок необходимы. Номер и название иллюстрации, рисунка помещаются сразу под рисунком в такой форме: «Рис. 1.4. График изменения работоспособности в течение дня».

Заключение: основные выводы и полученные результаты, рекомендации по их использованию.

Литература: список использованных источников информации, обычно размещается по алфавиту.

Приложения (при их наличии): в содержании указывается порядковый номер приложения и его название, а в рубрике «Приложения» помещаются сами материалы приложений под соответствующими названиями.

Рубрики «Введение», «Литература», «Приложения» не нумеруются, но в состав содержания обязательно включаются.

Нумерация страниц осуществляется в середине верхнего поля арабскими цифрами без точек, тире и других значков.

Приведем примеры применения основных правил описания источников информации, которым необходимо следовать в ссылках и при составлении списка литературы.

1. Описание книги:

Кузнецова Т. В., Степанов Е. А., Филиппов Н. Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник. -- М.: Высшая школа, 1991.

2. Описание сборника:

Предпринимательство: истоки, проблемы, перспективы / Под ред. А. И. Муравьева. -- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1994.

3. Описание статьи из газеты, журнала, сборника:

Спивак В. А. Объективные основания и сущность подхода «Персонал -- главное достояние организации» // Известия Академии труда и занятости. -- Ижевск: Изд-во Института экономики и управления УдГУ. -- 1998. № 1. --С. 15.

4. Приемы сокращения повторных ссылок:

Спивак В. А. Указ. соч. -- С. 17.

Либо

Там же. -- С. 17.

Аналогичным требованиям должен соответствовать бизнес-отчет, посвященный анализу ситуации и обоснованию предложений по решению проблемы (проблем), подготавливаемый сотрудниками организаций по указанию своего руководства или разрабатываемый в инициативном порядке¹.

4. ПРИМЕРЫ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основные правила составления таких документов, как докладная записка, приказ, протокол, могут быть определены при рассмотрении приводимых на рис. 4.1-4.8 примеров.

Рис. 4.1. Пример докладной записки



Рис. 4.2. Пример приказа по основной деятельности



Рис. 4.3. Пример приказа о зачислении на работу

Наряду с приказами по личному составу (о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении действия трудового договора с работником, о поощрении), оформленными в соответствии с требованиями стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов ГОСТ Р. 30-2003, эти документы исполняются на унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Приведем ниже типовые формы приказов о приеме, переводе, увольнении и поощрении работника, входящие в состав форм первичной учетной документации (рис. 4.4-4.7).

Типовая форма содержит все необходимые реквизиты, определяющие ключевые моменты оформления найма. Если вы предпочитаете составлять приказы по личному составу согласно стандарту на У СОРД, количество информации в них не должно быть меньше, чем в аналогичной унифицированной форме первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Рис.4.4.Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1)

Рис.4.5.Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5)

Рис.4.6.Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8)

Рис.4.7. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11)

Рис. 4.8. Структура протокола

5. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРЕДПРИЯТИЯ

5.1 Документы личного дела работника

Жизнь любого человека и общества связана, а зачастую определяется документами. Документ позволяет закрепить передаваемые вам или получаемые от вас имущественные, финансовые права, закреплять или лишать вас гражданских прав, фиксировать обязательства, удостоверять, подтверждать полномочия, права на получение услуг. В современном бизнесе не следует верить на слово. Любая сделка должна быть зафиксирована в грамотно составленном, имеющем юридическую силу документе, чтобы вы могли защитить ваши права в арбитражных и судебных инстанциях.

Документы по личному составу организации позволяют определить ваш трудовой путь, трудовой стаж, необходимый при начислении пенсии, определить условия, при которых вы «продаете» свой труд. За неправильное ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители предприятия могут быть привлечены к административной ответственности.

На каждого работника предприятия заводится личное дело. Состав личного дела обычно таков:

· внутренняя опись документов дела;

· личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);

· трудовой договор;

· личный листок по учету кадров (анкета);

· заявления сотрудника о перемещениях;

· представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;

· аттестационные листы;

· дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· характеристики или рекомендательные письма;

· выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;

· копии наградных листов;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· фотографии;

· результаты медицинского обследования;

· карточка формы № Т-2;

· копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включаются списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников государственных предприятий должны находиться на временном хранении в этом предприятии в течение 75 лет, после чего по акту направляться на постоянное хранение в органы Росархива. Негосударственные предприятия хранят личные дела своих работников постоянно.

Личные дела работников хранятся как документы, доступ к которым ограничен, в металлическом шкафу или сейфе с кодовым замком. Шкаф (сейф) должен опечатываться.

В США в базы данных включают информацию обо всех работниках. Информация, сообщаемая обычно о рядовых работниках, включает следующие данные:

· базовое образование и биографические данные;

· опыт работы;

· индивидуальные навыки и знания;

· имеющиеся лицензии и сертификаты;

· программы обучения, пройденные в период работы в организации;

· прежние оценки результатов деятельности;

· профессиональные цели.

Для менеджеров фирмы могут храниться дополнительные базы данных, содержащие сведения, необходимые для решения задач о замене или повышении; эти базы включают:

· послужной список и данные об опыте работы;

· данные о базовом образовании;

· оценку сильных и слабых сторон менеджера;

· данные о потребности в карьерном росте;

· оценку потенциальных возможностей для повышения в должности в настоящее время, перспективы дальнейшего роста;

· результаты текущей работы;

· сферу специализации;

· предпочитаемую работу;

· географические предпочтения;

· карьерные цели и желания;

· ожидаемую дату выхода на пенсию;

· личную (частную) историю, включая психологическую оценку личности.

Личное заявление -- документ, подлежащий всем процедурам делопроизводства, вплоть до хранения в личном деле работника в течение установленного времени. При его составлении следует не забывать о требованиях стандарта по минимальному числу реквизитов, по соблюдению формата листа, по размеру полей. Обязательными элементами этого документа (реквизитами) являются:

· адресат -- кому адресован документ, от кого требуется какое-то действие, решение;

· адресант -- автор документа, от кого документ, кто высказывает пожелание, требование, просьбу, кто хочет, чтобы адресат произвел какие-то действия. В организациях, где люди занимают определенные рабочие места, исполняют должностные обязанности, обязательно указывается должность адресанта и адресата;

· название документа, заголовок, чтобы было ясно, к какой группе относится документ и какая группа правил определяет работу с документом;

· текст -- изложение сути, причины обращения к кому-то и ожидаемый результат;

· подпись -- этот реквизит удостоверяет подлинность документа, показывает, кто именно его направил, кто «руку приложил»;

· дата создания документа, подтверждающая его актуальность, устанавливающая исходную временную точку, начало взаимодействия.

Пример личного заявления о приеме на работу «человека со стороны» поместим на рис. 5.1.

Рис. 5.1. Личное заявление о приеме на работу

Это заявление должно «обрасти» визами руководителей некоторых функциональных отделов (труда и зарплаты, кадров, юридического) и непосредственного руководителя, т. е. руководителя подразделения, в котором будет работать принимаемый работник. В верхней части заявления ставится резолюция руководителя предприятия в адрес начальника ОК об издании приказа, содержащего все необходимые условия для фиксации трудовых отношений: должность нового работника, срок действия и ключевые моменты трудового договора, срок начала работы, испытательный срок, условия оплаты и другие.

«Начальнику ОК П. П. Петрову.

Подготовить приказ о приеме на работу и трудовой договор с С. С. Семеновым. Должность -- экономист финансового отдела, по трудовому договору сроком на 5 лет с 01.05.2002 с испытательным сроком 2 месяца и окладом согласно штатному расписанию. Срок исполнения -- 27.05.2002 г.

Дата, подпись руководителя».

Ключевые сведения для оформления трудовых отношений и определения условий труда должны содержаться в визах должностных лиц на заявлении, а руководитель в своей резолюции сводит нх воедино и дает распоряжение зафиксировать в приказе и трудовом договоре.

Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не содержит в адресной части указания на адрес места жительства, но должно включать указание на его должность и место работы на предприятии, как это показано на рис. 5,2 или так, как это показано на рис. 5.3.

Рис. 5.2. Личное заявление работника предприятия

Рис. 5.3. Личное заявление работника на бланке подразделения

Характеристика -- документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляют администрация и общественные организации предприятия (если они есть) по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника. Форма характеристики может быть применена и при разработке рекомендательного письма работнику.

Характеристика обычно включает следующие данные:

· наименование вида документа («Характеристика»);

· вводная часть характеристики, включающая основные анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, стаж его работы на предприятии);

· основной текст, где указываются деловые качества работника, морально-психологические качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к трудовым обязанностям, общее отношение к труду, этапы профессионального роста, наличие поощрений, наград, коммуникативные навыки, то есть умение взаимодействовать, сотрудничать, руководить;

· завершающая фраза «Характеристика дана для предъявления в ...»;

· ссылка на дату и номер протокола заседания общественной организации, если характеристика утверждается этой общественной организацией;

· подпись руководителя предприятия и, если в составлении характеристики участвует общественная организация, подпись руководителя общественной организации;

· печать, заверяющая подпись руководителя.

Характеристика составляется в двух экземплярах; при ее оформлении на втором экземпляре ставятся визы непосредственного руководителя работника, т. е. руководителя подразделения, в котором работает характеризуемый, и руководителя ячейки общественной организации в данном подразделении, если она есть.

Составить оригинальную характеристику (или рекомендательное письмо) в части описания деловых и личностных качеств работника поможет тест «Характеристика», приводимый в следующем разделе (в связи с рассмотрением проблемы составления профессионального резюме).

Автобиография -- документ, который автор составляет самостоятельно, и хотя не существует типовой формы автобиографии, и она составляется от руки, в ней должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

Основные реквизиты автобиографии: название документа («Автобиография»); имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения; сведения о родителях с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения и места их работы; образование (место и время обучения) и полученная специальность; перемещения по работе; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения супруга (супруги), детей и места их работы (учебы); домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии и личная подпись.

Пример автобиографии приведен на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Пример автобиографии

5.2 Правила ведения и хранения трудовых книжек

Утверждены

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 16 апреля 2003 г. № 225

Правила

ведения и хранения трудовых книжек, изготовления

бланков трудовой книжки и обеспечения ими работадателей

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей -- физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель -- физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) -- на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность -- на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении -- в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора-по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а)о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б)о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

в)о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

25.Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки.

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации -- работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32.При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а)сведения об общем и(или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б)сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия -- на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37.В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38.В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39.При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40.С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а)приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б)книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

41.В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.