Документирование управленческой деятельности

Графа 4 заполняется на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения (подробнее об этом -- ниже).

	Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ Руководитель подпись расшифровка подписи НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ дата 01.01.2004 №01 Москва НА 2004 ГОД
	Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения согласно перечню	Примечание
	0 1 . Организация управления
	01-01	Учредительные документы		Пост. (ст. 14)
	01-02	Протоколы производственных совещаний		Пост. (ст. 5)
	01-03	Приказы по основной деятельности		Пост. (ст. 6)
	И т. д.
	02. Организация материально-технического обеспечения и сбыта
	02-01	Переписка с клиентами		5 л. (ст. 389)
	02-02	Переписка с поставщиками		5 л. (ст. 389)
	И т. д.
	03. Персонал
	03-01	Приказы по личному составу		75 л. ЭПК (ст. 66)
	03-02	Личные дела работников		75 л. ЭПК (ст. 3376)
	И т. д.
	04. Делопроизводство
	04-01	Номенклатура дел		Пост. (ст. 67)
	04-02	Инструкция по делопроизводству		Пост. (ст. 10)
	И т. д.
	05. Информационные связи
	05-01	Переписка по вопросам презентаций		5 л. ЭПК (ст. 254)
	И т. д.
	Зав. канцелярией Одобрено Протокол заседания Экспертной комиссии от №	-
	Вдело №04-01 Дата

Рис. 7.1. Пример фрагмента номенклатуры дел

В решении проблем делопроизводства вам может помочь компьютер, но информацию в него сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение. Кроме того, из компьютера информацию могут похитить, она может испортиться, а компьютерные носители информации не всегда принимаются как подлинники, поэтому все равно нужно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях;

4) в случае самостоятельности подразделений в части ведения переписки с внешними агентами и хранения «своей» документации, внутри каждого из подразделений документы обычно тоже делят по направлениям деятельности или группы по какому-либо иному признаку. По каждому направлению или группе документов внутри подразделения заводят отдельную папку, «Дело»;

5) и последний, самый младший уровень систематизации -- порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по оче реди»: очередной документ получает очередной порядковый номер, начиная с самого первого, у которого порядковый номер, естественно, 1.

Все личные дела работников, хранящиеся в отдельном шкафу, в номенклатуре дел имеют обычно общий индекс, считаются находящимися как бы в одной папке, которая физически является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого отдельного личного дела в номенклатуру дел: поступление на работу приводило бы к необходимости вносить новое дело в номенклатуру дел, а увольнение -- изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле.

Достаточно много в номенклатуре дел и папок, в каждой из которых -- всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т. п. Естественно, номер документа, единственного в таком деле, будет 1 (или 01).

7.2 Регистрация документов с помощью «Номенклатуры дел»

Предположим, что нам нужно зарегистрировать первый документ, поступивший в Дело 01 по виду деятельности 02. Это Дело, или Папка, будет иметь индекс 02-01 (Вид деятельности 02, Дело в рамках этого вида деятельности 01). В нашем примере фрагмента номенклатуры дел это -- Дело 02-01 «Переписка с клиентами». Индекс -- это, по сути, код Папки, Дела, где документ должен находиться. Поскольку документ поступает в дело первым, его порядковый номер 1, а полный регистрационный номер (идентификационный код, принадлежащий только этому документу), будет 02-01/1. Следующий документ в этом Деле будет иметь регистрационный номер (часто говорят просто «номер», иногда просто «индекс», подразумевая регистрационный номер, состоящий из индекса Дела и порядкового номера документа в этом Деле) 02-01/2. В двенадцатой папке, заведенной для хранения документов по виду деятельности 03, все документы будут иметь индекс *03-12 и порядковые номера по порядку их поступления в это Дело. Документы не сразу ложатся в папку, поскольку с ними проводят работу, они перемещаются из одного подразделения в другое, приводя к осуществлению предусмотренных управленческих и исполнительских действий.

Чтобы не присвоить одинаковые номера разным документам, для присвоения порядковых номеров документам в момент регистрации используют таблицу с номерами, так называемый «нумерационный лист-шахматку», или просто «шахматку», где заранее проставлены порядковые номера от единицы до сотни, двухсот или сколько понадобится. В каждом Деле лежит своя «шахматка» и ни при каких обстоятельствах из Дела не изымается. В момент регистрации документу присваивается очередной свободный номер из «шахматки», после чего этот уже занятый номер зачеркивается. Следующий документ получит следующий свободный номер и т. д. «Шахматка» может представлять собой и просто поначалу пустой лист бумаги, разделенный на клетки, тогда очередной присвоенный номер вписывается в следующую по порядку свободную клетку. После окончания года количество документов в Деле соответствует последнему занятому номеру в «шахматке». Документы могут находиться в работе, а в «шахматке» их номера отмечены как занятые, путаницы, дублирования номеров не происходит. Чтобы зарегистрировать документ, нужно заглянуть в «шах-матку». Пример «шахматки» приведен в табл. 7.1. Примеры оформле ния копии исходящего письма и входящего письма приводятся соответственно на рис. 7.3 и 7.4.

Таблица 7.1 Нумерационный лист-шахматка Дела №

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40
41	42	43	44	45	46	47	48	49	50
51	52	53	54	55	56	57	58	59	60
61	62	63	64	65	66	67	68	69	70
71	72	73	74	75	76	77	78	79	80
81	82	83	84	85	86	87	88	89	90
91	92	93	94	95	96	97	98	99	100



Рис.7.3. Пример оформления копии (отпуска) исходящего (в организации - отправителе) служебного письма, согласно ГОСТ 6.30 - 2003



Рис. 7.4. Пример оформления входящего (в организации-получателе)

Служебного письма, согласно ГОСТ Р 6.30-2003

Как видно из примера оформления копии этого письма, у отправителя заведено дело № 02-02, в котором должен храниться этот документ, а у получателя для подобных документов заведено дело АБ-05. У отправителя принято номер документа помещать после индекса дела, а у получателя -- перед индексом дела. Отправитель исполняет реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» в форме директории, указывающей путь для поиска файла, содержащего документ, а получатель -- в виде колонтитула.

7.3 Документооборот на предприятии

Документооборот -- это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) -- это отдельная сфера управленческой деятельности, являющаяся подсистемой общей системы управления организацией. Для деятельности любой организационной системы необходимо наличие ряда обеспечивающих факторов, отсутствие любого из которых снижает результативность, а иногда делает невозможным достижение целей системы, ее существование. Покажем состав и значение обеспечивающих факторов для подсистемы ДОУ.

Научно-методическое обеспечение -- это комплекс нормативно-методических материалов, определяющих правила, порядок выполнения работ, процедур, операций, включающий результаты исследований и международный, федеральный, отраслевой, местный и самого предприятия опыт в сфере ДОУ. Без этих материалов невозможно получить представление о том, в рамках каких норм и правил осуществляется общение, что приемлемо, что неприемлемо, как себя вести, как выполнять работы рационально, без излишних потерь. На получение необходимых знаний в этой области, в частности, направлено данное пособие.

Кадровое обеспечение -- это наличие персонала, специально обученного для производства необходимых работ, процедур, операций. Без такого персонала работы осуществляются непрофессионально, неэффективно. Требования к профессиональным качествам лиц, отвечающих за Документационное обеспечение управления в организациях, изложены в тарифно-квалификационных (для работников бюджетной сферы) и квалификационных характеристиках (для работников внебюджетной сферы). Например, в составе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служа щих¹, утвержденного Постановлением Минтруда РФ 21 августа 1998 г. № 37, приведены квалификационные характеристики заведующего архивом, заведующего канцелярией, документоведа, архивариуса, делопроизводителя, секретаря руководителя.

Правовое обеспечение -- это правовые и административные акты, издаваемые уполномоченными органами и лицами с целью определения границ дозволенного и недозволенного, разделения труда, осуществления рациональной кооперации и специализации. Такие акты издаются, начиная с федерального уровня и кончая рабочим местом на предприятии. Примеры: Положение об Архивном фонде РФ, Должностная инструкция работника.

Материально-техническое обеспечение включает необходимые для проведения работ основные и оборотные средства, начиная с помещения или специально выделенного места в помещении и кончая письменными принадлежностями.

Финансовое обеспечение предусматривает выделение денежных средств на поддержание работоспособности системы. Эти средства должны планироваться, включаться в состав издержек, направляться на приобретение ресурсов всех видов (материальных, трудовых, информационных), необходимых для поддержания и развития системы.

Организационно-экономическое обеспечение предусматривает разработку организационной структуры и системы управления ДОУ, включение соответствующих подразделений в оргструктуру, а должностей -- в штатное расписание предприятия, организацию труда работников ДОУ, разделение труда в сфере производства работ и управления, организацию стимулирования.

Информационное обеспечение пронизывает всю деятельность системы ДОУ, входит органичной частью во все другие обеспечивающие элементы, приобретает форму банков и баз данных, документов.

От полноты состава и внутреннего содержания обеспечивающих элементов зависит качество документациоиного обеспечения управления, без которого, по сути, невозможно эффективное функционирование и всей системы управления организацией. Экономя средства на службе ДОУ, руководители зачастую лишают себя одного из самых важных факторов конкурентоспособности -- информации и/или снижают уровень оперативности управления.

Документы, поступающие на предприятие, проходят следующие этапы документооборота:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение;

· регистрацию;

· рассмотрение руководством (в случае невозможности без участия руководства определить подразделение-исполнителя документа и состав необходимых управленческих и исполнительных действий);

· направление на исполнение соответствующему должностному лицу;

· при необходимости -- контроль за своевременностью и качеством исполнения указаний'в документе или в резолюции;

· возврат документа после исполнения в службу ДОУ и помещение в соответствующее дело. На документе делается отметка о направлении в дело с указанием номера дела и даты помещения в него.

Исходящий документ поступает от исполнителя руководителю, иногда подвергается процедуре исправления, окончательный вариант оформляется согласно правилам делопроизводства для придания ему соответствующего статуса, регистрируется, затем отправляется адресату по каналам связи. Копия (отпуск) направляется с соответствующей отметкой в дело.

Обработка и передача документов исполнителям или отправка должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ.

Регистрация документов -- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах (журналах, регистрациошю-контрольных карточках, на машинных носителях). Документы специальных (функциональных) систем (бухгалтерские, плановые, финансовые и т. п.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. В службе ДОУ регистрируются сопроводительные письма к ним, адресованные руководству организации.

Регистрация документов должна быть однократной.

Порядок формирования регистрационного номера документа с использованием номенклатуры дел рассмотрен выше.

На внутренних документах обычно ставится только их порядковый номер, например: Протокол № 12, Приказ № 89, Акт № 6; однако дела, в которых они хранятся, имеют индекс согласно номенклатуре дел.

Регистрационные журналы удобны при сравнительно небольших объемах информации, поскольку получение справки о поступлении документа и его нахождение по журналу достаточно трудоемко. По журналу сложно вести контроль исполнения документов, поскольку каждое перемещение документа требует новой записи в журнале, а поиск слабо упорядоченных записей, повторяем, трудоемок.

Формы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 7.5.

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа (входящие)	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание	Отметка об исполнении (отправке)
1	2	3	4

Форма журнала регистрации внутренних документов

Дата и номер документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Рис. 7.5. Формы регистрационных журналов

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам: по видам деятельности, по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контролыюй карточки приведена на рис. 7.6.

Лицевая сторона карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31	Код по ОКУД 0229 140
Корреспондент
Дата поступления и индекс документа (входящие)	Дата и индекс документа (исходящие)
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона карточки
Контрольные отметки
Фонд № Опись №	Дело №

Рис. 7.6. Форма регистрационно-контрольной карточки

Контролю исполнения подлежат либо все зарегистрированные документы, либо те из них, которые определены решением руководства. Контроль исполнения включает:

· постановку документа на контроль с проставлением соответствующей отметки на документе и в регистрационных формах;

· проверку своевременности доведения документа до исполнителя;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов исполнителями, подразделениями за отчетный период, и информирование руководителя.

Эффективность составления, регистрации, учета и контроля за исполнением документов значительно повышается при использовании современных компьютеров.

7.4 Автоматизация документационных процессов

Создание и развитие компьютерных систем происходит с целью повышения эффективности обработки и обмена информацией, объемы которой растут в геометрической прогрессии. Собственно, компьюте ризация является адекватным ответом науки и техники на требования цивилизации к информационному обеспечению ее существования и развития. В то же время, компьютеризация сама является мощным фактором развития цивилизации.

При создании документов компьютер используется как умная печатная машинка: с его помощью можно многократно корректировать документы, редактировать, выводить на печать, использовать фрагменты других документов, готовые шаблоны, заготовки и т. п. Можно сохранять документы и перемещать их в памяти машины в разные области, группы.

Система OS/2 Warp, версия 3 предоставляет пользователю широкие возможности в проведении делопроизводственных операций. На экране дисплея представлен рабочий стол, на котором располагаются папки (дела), а в папках -- документы. На рабочем столе располагаются еще и пиктограммы принтера, факса, дискет, справочника, машины для уничтожения бумаг. Для проведения каких-либо операций с документами необходимо лишь поместить их изображение на соответствующую пиктограмму. Система OS/2 Warp способна работать в многозадачном режиме: можно одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий.

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерар-] хическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской: дисциплины), и контроль за движением документов. Создание соб-1 ственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас! не является сложной задачей, она по плечу практически любому гра-1 мотному пользователю.

Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. В интернете размещена информация о технологии автоматизации ДОУ на примере архитектуры Евфрат 97.

Электронная почта (е-маЛ) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией.

1. E-Mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратно- " го обеспечения сообщение электронной почты может быть полу- j чено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты.

2. Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютера.

3. Электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.

4. В личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д. С ее помощью по лучают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена к компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet.

Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса, используются обычно такие пакеты программ, как ее: Mail, Microsoft Mail, Novell GroupWise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (BBS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.

Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий, при этом между компьютером и телефонной линией включается специальное устройство -- модем (модулятор/демодулятор). Примерный перечень процедур, которые нужно провести для получения возможности пользоваться электронной почтой:

· приобретение, подключение и настройка модема;

· создание собственного почтового отделения, введение уникального обозначения почтового ящика и пароля для защиты информации;

· настройка программы обмена информацией, например, Microsoft Exchange;

· регистрация вашего почтового отделения и необходимых данных в сети, получение адреса и личного кода.

В системе Windows предусмотрены возможности для проведения этих процедур. Кроме того, в Word среди шаблонов документов, облегчающих их подготовку, имеются и шаблоны факсов.

В настоящий момент в наличии имеется достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документацион-ного обеспечения управления¹:

системы управления документами (класса Documentum, Workflow, Groupware; в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);

* справочно-информационные системы (Консультант Плюс);

* комплексные системы (в частности, предназначенные для автоматизации работы службы управления персоналом, такие, как БОСС-кадровик).

7.5 Особенности хранения документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо сохраняются в пределах установленных сроков, после чего передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определения ценности документов на основании решения Экспертной комиссии, руководствующейся в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются: Положение об Архивном фонде РФ, Основные правила работы ведомственных архивов, типовые федеральные и отраслевые перечни документов с указанием сроков их хранения, Положение об экспертной комиссии (разрабатывается на каждом предприятии), номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и т. п.

Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии.

В связи с наличием в нашем государстве организаций различных форм собственности, Архивный фонд РФ состоит теперь из двух частей: государственной части и негосударственной части. Такой порядок установлен Положением об Архивном фонде РФ, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552. Согласно этому Положению, органы Росархива осуществляют контроль над всеми документами, создаваемыми и созданными в России, невзирая на их владельцев, и манипуляции с документами типа продажи или уничтожения должны осуществляться только с ведома органов Росархива.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют документы государственных организаций всех видов или в составе собственности которых преобладает государственная собственность. Для таких документов предусмотрено временное хранение на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подле жат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России (с 2004 г. -- Федеральным архивным агентством РФ, или Росархи-вом), органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и округов. Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в организациях, учреждениях, на предприятиях.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких документов (точнее, тех из них, которые органы Росархива признают ценными с позиций исторических, материальных, научных) возлагается на самих владельцев.

Структура Архивного фонда РФ приведена на рис. 7.7.

Рис.7.7.Структура Архивного фонда РФ

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в ведомственных или собственных архивах.

По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организация совместно с органами Росархива решает вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению.

Отнесение документов негосударственных организаций и физических лиц к негосударственной части Архивного фонда РФ осуществляется органами Росархива совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Собственники документов должны представлять сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам учреждений Росархива. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ обеспечивают их постоянное хранение. Эти * документы не могут быть проданы или уничтожены без согласования * с Росархивом. В случае ликвидации негосударственной организации документы поступают в собственность государства. Учреждения Росархива могут принимать документы от собственников на временное и депозитарное хранение (по договору).

По окончании установленного срока временного хранения документов в собственном архиве организация-источник комплектования управленческой документации совместно с органами Росархива решает вопрос о составе документов, передаваемых на постоянное государственное, муниципальное хранение в системе Росархива. Обычно к таким документам относятся те, которые представляют собой реальную или потенциальную научно-историческую ценность. Остальные документы, по согласованию с органами Росархива, подлежат уничтожению.

Хранение документов организаций (в том числе подведомственных, входящих в состав отрасли, ведомства, и негосударственных) осуществляется на основании:

1. «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г. (извлечения из Указаний по применению Перечня и самого Перечня см. ниже).

2. Ведомственных перечней документов со сроками хранения, разработанных соответствующими министерствами, ведомствами и согласованных с органами Росархива, а также примерных номенклатур дел.

3. «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), часть II, «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности».

4. Решений Центральной экспертно-проверочной комиссии Росар-хнва об установлении или об изменении сроков хранения отдельных документов.

В заключение этого раздела приведем фрагмент «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»¹. Фрагмент приводится в табл. 7.2. С полным текстом Перечня можно ознакомиться в учреждениях Росархива; возможно его появление в широкой печати.

7.5.1 Указания по применению «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (извлечения)²

1. Общие положения

1.1. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» составлен в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации» от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г, № 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями', независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из 12 разделов:

· раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию докумен-тационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзными организациями), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

· разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

· раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организации;

· раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

· раздел 7 включает документы по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

· раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

· раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

· раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

· раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

· раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-, 3- и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7- и 11-й разделы Перечня, Разделы 5, 6,8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа № 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2).

2.4.1. Организации -- источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема -- это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения).

Источниками комплектования выборочного приема являются от-, дельные организации из числа определенного вида, находящиеся в Я зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе (состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации), а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации -- 10 лет. Негосударственные организации -- не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, Юа, 13а, 14,15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29,30,35а, 36, 37, 38,47, 48,49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108,114а, 135а, 136, 166, 181,187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429,489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр Дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

2.8. Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее года.

2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения «постоянно» или отметку «ЭПК» («ЭК») по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций -- источников комплектования) по согласованию с ним.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем как «постоянно»/ подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций -- источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по списку срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

3.9. Организации, документы которых приему в государственные, | муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими | по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органа- \ ми, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоя-щим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, явля-1 ется незаконным и влечет за собой, согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации, ответственность в установленном законом порядке.

7.5.2 Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения

Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения приводятся в табл. 7.2.

Таблица 7.2

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (извлечения)

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	2	3	4
1 . ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
5	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний, документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования*, доверенности др.) к ним:		*До прекращения деятельности акционерного общества, после прекращения - ЭПК1 " Присланные для сведения - до минования надобности
	а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)	Пост.**
	б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.)	Пост.**
	в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.)	Пост.**
	г) совещаний у руководителя организации	Пост.**
	д) собраний трудовых коллективов организации	Пост.**
	е) собраний структурных подразделений организации	5 л. ЭПК
	ж) общих собраний акционеров, пайщиков	Пост.
6	Приказы, распоряжения; документы (справки,		Прислан- ные для сведения -- до минования надобности ** О предо- ставлении очередных и учебных от- пусков, дежурствах, взысканиях, краткосроч- ных внутри- российских командиров- ках - 5 л.
	сводки, информации, доклады и др.) к ним:
	а) по основной деятельности	Пост.*
	б) по личному составу	75л."
		эпк
	в) по административно-хозяйственным вопросам	5л.
7	Проекты приказов, распоряжений	1 г.
10	Правила, инструкции, регламенты,		* После замены новыми
	методические указания и рекомендации:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	Зг.'
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
	1 .2. Организационные вопросы управления
13	Уставы, положения организации (типовые и		После замены новыми
	индивидуальные)
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	Зг.*
14	Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)	Пост.
15	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
16	Положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.
18	Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
19	Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации	Пост.
20	Перечни видов лицензируемой деятельности: а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
21	Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) о приватизации	Пост.*	*При наличии в организации подлинников копии документов -до минования надобности
24	Реестры акционеров	Пост.
25	Реестры владельцев ценных бумаг	Пост.
26	Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды	Пост.
27	Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций)	Пост.
28	Договоры о продаже-покупке акций акционерами	5 л.* ЭПК	После истечения срока действия договора
29	Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров	Пост.
30	Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций	Пост.
32	Штатные расписания организации, изменения к ним:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	Зг.
35	Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц:		'После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	Зг.*
36	Приемо-сдаточные акты, приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене:		После смены должностного, материально ответственного лица
	а) руководителя организации	Пост.
	б) должностных ответственных и материально ответственных лиц	5л.'
37	Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации

Подобные документы

• Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.

  Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.
  
  курсовая работа [33,8 K], добавлен 06.12.2010
  

• Правила подготовки и оформления реквизитов документов

  Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
  
  презентация [470,3 K], добавлен 07.08.2013
  

• Оформление документов

  Правила оформления реквизитов текста. Правила написания порядковых числительных в документах. Правила подготовки организационно-распорядительных документов. Формулировка записи в трудовой книжке. Основные документы, включаемые в состав личного дела.
  
  контрольная работа [17,9 K], добавлен 04.03.2012
  

• Особенности работы с распорядительными документами

  Унификация, документирование и юридическое значение документов. Оформление распорядительных документов, их регистрация, передача ответственному исполнителю. Номенклатура дел конкретного предприятия, опись дела. Специфика приказа по личному составу.
  
  контрольная работа [39,7 K], добавлен 03.04.2010
  

• Документирование управленческой деятельности

  Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов.
  
  реферат [37,1 K], добавлен 26.10.2010
  

• Делопроизводство по личному составу, распорядительные и информационно-справочные документы

  Правила заполнения трудовых книжек. Примеры формулировок в трудовой книжке. Распорядительные документы в условиях единоличного принятия решения. Порядок их разработки, оформления и состав реквизитов. Оформление информационно-справочных документов.
  
  контрольная работа [27,7 K], добавлен 07.06.2010
  

• Оформление бухгалтерских документов

  Понятие о документах, их значение. Виды бухгалтерских документов на предприятии, их классификация. Учет формирования и использования амортизационного фонда. Состав и расположение реквизитов документов. Ошибки, допущенные при оформлении документов.
  
  контрольная работа [20,3 K], добавлен 30.08.2013
  

• Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

  Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.
  
  контрольная работа [558,8 K], добавлен 07.03.2010
  

• Оформление документов

  Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.
  
  контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011
  

• Документирование в организации ООО "Домострой"

  Направления унификации в делопроизводстве. Реквизиты и их краткая характеристика. Организационно-правовые и информационно-справочные документы. Система хранения документов. Бланк письма организации ООО "Домострой" с продольным расположением реквизитов.
  
  курсовая работа [46,2 K], добавлен 20.07.2011
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам