Документирование управленческой деятельности

Пост.

38

Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации

Пост.

При наличии в организации подлинников копии документов -до минования надобности

41

Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании

5 л. ЭПК

42

Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации

Пост.*

По оперативно-хозяйственным вопросам -5л. ЭПК

45

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 л. ЭПК

47

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений

Пост.

1.3. Контроль

56

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

*>

*В случае неоднократного обращения -5 л. после последнего рассмотрения

а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях

Пост.

б) личного характера

5 л.* ЭПК

в) второстепенного, оперативного характера

5л.*

1 .4. Правовое обеспечение деятельности

57

Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др., документы к ним

Пост.

62

Переписка по оперативным правовым вопросам

Зг.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

66

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

67

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

68

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

Зг.*

После утверждения

69

Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

70

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании доку-ментационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации

5 л. ЭПК

72

Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

'Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архивы, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

а) распорядительных и нормативных документов организации

Пост.

б) поступающих и отправляемых документов

Зг.

в) обращений граждан

5л.

г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

Зг.

д) аудиовизуальных документов

Зг.'ЭПК

74

Описи дел:

* Неутверж-

а) постоянного хранения (утвержденные)

Пост.

минования надобности После уничтожения дел

б) временного хранения

Зг."

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

6. 1 . Сбор (получение) информации, маркетинг

232

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга

5 л. ЭПК

6.2. Распространение информации (реклама)

254

Переписка об организации и проведении

5 л. ЭПК

выставок, ярмарок, презентаций

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7. 1 . Трудоустройство

262

Документы (информации, справки, сведения.

5 л. ЭПК

ведомости, отчеты) о наличии, движении,

комплектовании, использовании работников

263

Документы (справки, сведения, списки) о

5 л. ЭПК

высвобождении и потребности в работниках,

создании рабочих мест, половозрастной

структуре и профессионально-квалифи-

кационном составе высвобожденных и

необходимых работников

264

Переписка по вопросам трудоустройства

5л.

265

Направления на трудоустройство работников

До мино-

вания

надоб-

ности

266

Договоры об оказании финансовой помощи

5л.'

'После

на создание и сохранение рабочих мест, на

истечения

компенсационные выплаты работникам

срока

действия

договора

267

Договоры о выдаче ссуд на создание рабочих

5л.'

'После

мест

погашения

ссуды

7.2. Организация труда

268

Документы (справки, планы, расчеты, схемы,

5 л. ЭПК

карты) о совершенствовании процессов труда

269

Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

Пост.

.

270

Перечни профессий:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

271

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

272

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий

Пост.

273

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности

274

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда

5 л. ЭПК

275

Коллективный договор

Пост.

276

Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора

Пост.

277

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

5 л. ЭПК

278

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы, рекомендации) о разрешении трудовых споров

5 л. ЭПК

279

Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника

5 л. ЭПК

280

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

Зг.

281

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

1 г.

282

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине

Зг.

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

283

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

284

Нормы выработки, расценок*:

'Временные нормы выработки и рае-

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новыми

после замены новыми

288

Тарификационные ведомости

25л.

289

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

5 л. ЭПК

290

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

5 л. ЭПК

291

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 л. ЭПК

293

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5л.

294

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

7.4. Охрана труда

296

Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий

Пост.

298

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Пост.

304

Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До замены новым

311

Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий

Юл.*

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами -пост.

312

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 л. ЭПК

314

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по технике безопасности

5л.

315

Протоколы аттестации по технике безопасности

5л.

319

Сведения об авариях и несчастных случаях

5л.*

Сведения о несчастных случаях с летальным исходом -пост.

320

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост.

321

Переписка об авариях и несчастных случаях

5л.

322

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами -пост.

а) по месту происшествия

45 л.'ЭПК

б) в других организациях

5 л.

331

Анкеты обследования условий труда >аботников

5 л.

1

2

3

4

332

Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда

5 л. ЭПК

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

335

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5л.

337

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Пост.

б) работников

75 л. ЭПК

338

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных

дел

75 л. ЭПК

339

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 л. ЭПК

341

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу

1 г.

342

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования

Невостребованные -не менее 50л.

343

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел

5л.

348

Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15л.*

*При отсутствии приказов - 50 л.

349

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост.

356

Графики предоставления отпусков

1г.

358

Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75л.

б) работников, направленных в командировки

5л.

в) военнообязанных

Зг.*

После увольнения

г) отпусков

Зг.

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

75л.

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

50л.

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

Зг.

з) выдачи командировочных удостоверений

5л.

8.2. Установление квалификации работников

359

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15л. ЭПК

360

Документы (протоколы счетных комиссий,

5л.

бюллетени тайного голосования) к протоко-

лам заседаний аттестационных, квалифика-

ционных комиссий

9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9.1. Снабжение деятельности

389

Переписка по вопросам материально-

5л.

технического обеспечения деятельности

390

Списки поставщиков и потребителей

5л. ЭПК

391

Договоры, соглашения, контракты

5 л.*ЭПК

'После

о снабжении-сбыте, купле-продаже

истечения

срока

действия

договора

395

Документы (заявки, заказы, наряды, графики

5л.

отгрузки, диспетчерские журналы, записи

поручений, сводки, сведения и др.) о поставке

материалов (сырья), оборудования и другой

продукции

396

Комплектовочные ведомости

1 г.

397

Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья),

5л.*

'Импортного оборудова-

оборудования

ния - до

окончания

эксплуата-

ции

398

Таможенные декларации

5л.*

'При

условии

завершения

проверки

(ревизии)

399

Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям

5л.

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

1 0. 1 . Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

407

Правила внутреннего распорядка

1г.*

"После замены новыми

408

Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г.

8. ТЕХНОЛОГИЯ ПОДГОТОВКИ И ЗАКЛЮЧЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО СОГЛАШЕНИЯ

Как было отмечено, коммерческие сделки составляют основу взаимоотношений в бизнесе и могут стать причиной как успеха, так и краха предпринимательской деятельности. Необходимость быть уверенным в чистоте намерений делового партнера и минимизировать убытки в случае развития отношений не так, как вам бы хотелось, заставляет собирать, накапливать и анализировать информацию о деловых партнерах и скрупулезно вникать во все нюансы коммерческого договора.

8.1 Сбор информации о деловом партнере

В качестве параметров, на основании субъективной оценки которых деловой партнер и потенциальный инвестор строит свое представление о солидности фирмы, целесообразности довериться ей, вступить в деловое партнерство, Б. Карлоф в книге «Деловая стратегия» называет следующие: 1) прогрессивность фирмы; 2) наличие большого количества ресурсов; 3) творческий подход к решению проблем; 4) активный маркетинг; 5) лидерство в отрасли; 6) компетенция консультантов фирмы; 7) способность решать сложные проблемы; 8) высокое качество услуг; 9) внушает доверие; 10) ценовая политика; 11) степень специализации производства; 12) широта компетентности¹.

Было бы ошибкой прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только эпизодически или в период подготовки к переговорам с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

· предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

· текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;

· выявление и изучение новых фирм и организаций -- возможных контрагентов по экспорту и импорту;

· систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта-импорта;

· наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье.

Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы.

Общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара.

Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм (открытые акционерные общества публикуют их ежегодно в обязательном порядке), справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

· карта фирмы -- базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму;

· сведения о переговорах с фирмой;

· сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:

· страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номер ее телефакса;

· год основания фирмы;

· предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

· производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);

· данные о финансовом положении фирмы;

· сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.);

· важнейшие конкуренты фирмы;

· владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;

· оборот, в том числе с российскими организациями;

· отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих фирму: оперативная информация и материалы кабинета фирм ВНИКИ, данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания фирм, их годовые отчеты. Полезно воспользоваться услугами организации «Внешэкономсервис» при Торгово-промышленной палате и многих существующих сейчас специализированных фирм по предоставлению информационных услуг.'

В номере газеты «Иностранец» за01.12.1999 г. опубликована заметка «Кто есть там?». В ней говорится:

«При консульском отделе МИД РФ создана консультационная служба, где можно проверить данные о той или иной иностранной фирме, с которой вы собираетесь вступить в деловое партнерство. Эта услуга, качество которой гарантируется авторитетом МИД, полезна для огромного числа российских фирм. Известно, например, что фирмы, занимающиеся трудоустройством российских граждан за рубеж, нередко подписывают договоры о сотрудничестве с мнимыми иностранными партнерами, от чего страдают клиенты и сами российские фирмы-посредники. Услуга МИД по уточнению статуса и сферы деятельности фирм - платная...»

Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник.

Кроме перечисленных в карте данных, в досье фирмы должны быть включены:

· характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;

· данные балансов фирмы за хозяйственный год;

· данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).

Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

· предмет переговоров;

· результат переговоров;

· характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;

· поведение фирмы во время переговоров;

· деловые отношения с другими партнерами.

Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.

Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс «добычи» информации заставляет понять, что в наше время информация -- это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях но всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом остается риск быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.

В известной у нас книге американского бизнесмена X. Маккея «Как уцелеть среди акул»¹ приводятся два документа, один из которых фирма «Маккей Энвилоуп» ведет на клиентов компании, так называемый «66-разрядный профиль клиента», а другой -- на конкурентов, так называемый «12-разрядный профиль конкурента». По мнению автора книги, такого рода документы, постоянно обновляемые и пополняемые новой информацией, позволяют найти индивидуальный подход к деловому партнеру и предвидеть шаги конкурентов. Есть тонкая грань между процессом прогнозирования поведения партнера на основе обширной информации и манипуляцией. Залогом этичности взаимодействия является направленность использования полученной информации на то, чтобы партнер был убежден в правильности своего выбора, удовлетворен совместными решениями, увидел в сделке свой интерес, не был в последствии разочарован и охотно шел на сотрудничество. Солидный бизнесмен объективно заинтересован в длительном и стабильном партнерстве больше, чем в сиюминутной выгоде (здесь еще и соображения репутации фирмы), поэтому его поведение и использование информации о партнере ориентировано на выявление и учет стратегических интересов партнера, и удовлетворение их. В вопросах конкуренции этичность поведения сохранить трудно, однако, та же забота о репутации фирмы и жесткое законодательство, запрещающее недобросовестную конкуренцию, позволяет не переходить за установленные рамки.

Информация о клиенте, по Маккею, включает не только деловую часть, но и сведения о жизненном пути, пристрастиях, привычках и недостатках самого клиента и членов его семьи, что позволяет не только завязывать и развивать отношения на межличностном уровне, но и избегать в процессе общения неприятных для партнера тем, сохраняя его доброе расположение духа.

Доказательством, если можно так сказать, «высокого качества в обеспечении интересов клиентов» служит наличие в корпорации сертификата по международной системе стандартов качества ISO 9000. Эта система разработана в середине 1980-х г. Британским институтом стандартов и утверждена в 1987 г. Международной организацией стандартов. Система ISO оценивает не только качество конечного продукта бизнеса, но, в основном, сам бизнес-процесс предприятия: проектирование, разработку, закупку сырья и комплектующих, создание, обработку, документирование, заключение контрактов на поставку, обучение персонала, обслуживание и поддержку клиентов и многое другое. Разработчики стандартов справедливо исходят из представления, что только соответствие каждого этапа жизненного цикла продукта неким строгим условиям в конечном итоге приводит к выпуску действительно качественной продукции. Согласитесь, что этот подход близок к комплексному понятию культуры производства. Сегодня 76 стран мира проводят сертификацию на соответствие стандартам ISO 9000; около 100 тысяч компаний уже получили сертификат. Длительная процедура сертификации (для компании «Kraft-way» -- полтора года проверки свыше 20 элементов производственного цикла на соответствие 240 конкретным требованиям) сопровождается и постоянным контролем за деятельностью сертифицированного предприятия, а отступление от требований стандарта приводит к изъятию сертификата. Наличие же сертификата позволяет заключать сделки с ведущими компаниями, получать заказы от выгодных клиентов типа NASA и Минобороны США, принимать участие в международных тендерах¹. Такой же подход к обеспечению качества и конкурентоспособности продукции на основе высокого уровня материальной и духовной культуры фирмы демонстрируют и передовые японские предприятия, реализующие организацию производства на основе горизонтальной коммуникации. Возможно, именно реализации системного подхода к культуре предприятия японцы обязаны своими выдающимися результатами в некоторых отраслях промышленности.

Признаки честности бизнесмена -- членство в клубах, где ценится Честность и порядочность (например, масоны, кнвани²и т. п.), искренняя религиозность, знание им психологии и педагогики, нравственность.

Однако существует проблема имитационного поведения, масок, которые надевают на себя руководители корпораций, желая замаскировать низменные цели. Постоянные квалифицированные исследования поведения корпорации и ее руководителей позволяют заглянуть под маску, познать истинную сущность ее носителя.

8.2 Структура и содержание договора купли-продажи товаров

В России правила составления коммерческих договоров определяются Гражданским кодексом РФ.

Наиболее подробно и тщательно проработаны также правила составления международных договоров (контрактов) купли-продажи. Приведем некоторые из них, считая, что применение этих правил для документального оформления внутригосударственных сделок купли-продажи поможет избежать излишних убытков и предусмотреть многие варианты развития взаимоотношений между партнерами по деловому общению.

В международной практике существует обычай, согласно которому стороны сделки должны договориться об определенном минимуме условий контракта (договора), чтобы он считался действительным. В указанный минимум входят следующие условия: предмет контракта, цена и сроки исполнения сделки.

Структура и содержание контракта носят во многом индивидуальный характер и определяются как спецификой предмета сделки, так и степенью близости контрагентов. В целом внешнеторговые контракты обычно содержат следующие основные статьи, располагаемые в определенной последовательности:

· преамбула и определение сторон;

· предмет договора;

· цена и общая сумма контракта;

· качество;

· сроки поставки;

· условия платежа;

· упаковка и маркировка товаров;

· гарантии;

· штрафные санкции и возмещение убытков;

· страхование;

· обстоятельства непреодолимой силы;

· арбитражная оговорка.

Если предметом сделки являются машины и оборудование, то контракты могут включать и другие статьи: технические условия, обязательства по техническому обслуживанию, условия командирования специалистов и др. В случае продажи результатов творческой деятельности, в частности, лицензий, ноу-хау, в контракт включаются статьи о конфиденциальности, о договорной территории и ряд других статей.

Специальные вопросы контракта, прежде всего технические условия, характер упаковки и маркировки и ряд других могут быть включены в основной текст контракта, а могут также оформляться приложениями к контракту, являющимися его неотъемлемой частью.

Возражения делового партнера против включения в состав коммерческого договора некоторых статей должны вызывать настороженность и обоснованные подозрения по поводу честности его намерений.

Современный жесткий бизнес исходит из того, что личные дружеские контакты не должны заставлять партнера рисковать. Ваш лучший друг может оказаться в непредвиденных обстоятельствах и подвести вас. В бизнесе «невезучий» бизнесмен должен «страдать», по возможности, в одиночку и не тянуть за собой других. Если он ваш друг, вы добровольно можете помочь ему, но именно добровольно.

Все это должен понимать и ваш партнер. Если же он не хочет включать в договор такие статьи, как гарантии, штрафные санкции и возмещение убытков, страхование, обстоятельства непреодолимой силы, арбитражная оговорка, «давит на психику», взывает к вашей доброте, клянется в честности намерений -- задумайтесь. Перечитайте раздел 1.4 и поразмышляйте над целесообразностью общения с таким деловым партнером.

Определение сторон и предмет контракта

Текст контракта начинается с преамбулы, в которой указывается полное юридическое наименование сторон, заключивших договор (в точности, как в их уставах). Традиционно первым указывается наименование продавца и вторым -- наименование фирмы-покупателя.

Предметом контракта может быть продажа и поставка того или иного товара, оказание каких-либо услуг, а также передача того или иного вида технологии. Поэтому в соответствующей статье контракта в краткой форме определяется вид внешнеторговой сделки (купля-продажа, аренда, подряд), а далее указывается сам объект операции. Во избежание возможных осложнений в процессе исполнения сделки предмет контракта следует указывать детальным образом, делая в необходимых случаях ссылки на образцы или технические описания.

Количественные и качественные характеристики предмета контракта

Количественные характеристики предмета контракта могут устанавливаться как в статье «Предмет контракта», так и в специальной статье «Количество товара».

При определении количества товара в контракте стороны должны согласовать: единицу измерения количества, систему мер и весов, порядок установления количества.

Количество товара в контракте определяется единицами веса, объема, длины; в штуках и т. д. Выбор единицы измерения зависит от характера самого товара и сложившейся практики международной торговли. При этом могут использоваться не только метрические, но и условные единицы и нестандартные единицы измерения (мешок, пачка, бутыль) с учетом различия восприятия этих единиц в разных странах.

При поставках массовых товаров обозначение количества обычно дополнятся оговоркой, допускающей отклонение фактически поставляемого продавцом товара от количества, обусловленного в контакте. Эта оговорка называется оговоркой «около», или опционом, и может осуществляться по выбору продавца или по выбору покупателя.

Статья «Качество товара» обязательно присутствует в каждом контракте. Согласно торговым обычаям некоторых стран, контракты, в которых отсутствует оговорка о качестве товара, могут быть признаны недействительными.

В этой статье стороны устанавливают качественные характеристики товара, т. е. совокупность свойств, определяющих его пригодность для использования по назначению. Стороны контракта должны стремиться к тому, чтобы дать наиболее полную качественную характеристику предмета сделки.

В международной практике чаще всего используются следующие способы определения качества в контрактах:

· по стандартам;

· техническим условиям (описанию);

· образцам.

При поставке товара по стандартам стороны могут выбрать и зафиксировать как национальный стандарт продавца, так и международный стандарт, а в некоторых случаях и стандарт фирмы-покупателя (применяется относительно редко).

Срок и дата поставки

Срок поставки -- согласованные сторонами и предусмотренные в контракте временные периоды, в течение которых продавец должен передать предмет сделки покупателю. При этом предмет сделки может быть поставлен как единовременно, так и по частям. При единовременной поставке стороны указывают один срок поставки. При поставке по частям в контракте указываются сроки поставки для каждой партии.

Сроки поставки в контракте могут быть установлены следующими способами:

· определением фиксированной даты поставки;

· определением периода, в течение которого должна быть произведена поставка (месяц, квартал, год);

· применением специальных терминов («немедленная поставка», «со склада» и т. д.).

Во внешнеторговой практике отечественных организаций наиболее широко используют календарные периоды для определения сроков поставки (месяц, квартал). Довольно редко в качестве срока поставки фиксируется определенная календарная дата.

Под «немедленной поставкой» в международной практике понимается поставка в течение определенного числа дней после заключения сделки. Это число определяется торговыми обычаями и составляет от 1 до 14 дней. В такие сроки осуществляются сделки на поставку товаров на биржах, на аукционах, при продаже со складов продавца.

Базисные условия контракта

При заключении внешнеторговой сделки партнеры должны четко распределить между собой многочисленные обязанности, связанные с доставкой товара от продавца к покупателю (транспортировка, страхование в пути, оформление таможенных документов и т. д.). Каждая из этих обязанностей предполагает различные расходы; при транспортировке товара существует также риск, связанный с его порчей или утратой.

Для унификации понимания прав и обязанностей сторон контракта и были разработаны базисные условия поставки, которые определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товаров, устанавливают момент перехода риска случайной гибели или порчи товара с продавца на покупателя.

Базисными эти условия называются потому, что они устанавливают базис (основу) стоимости сделки в зависимости от того, какие элементы расходов по перемещению товара включаются в эту стоимость.

Базисные условия вырабатываются на основе международной торговой практики. Они упрощают операции, связанные с поставкой товаров, являются общепринятыми в международной торговле и определяются, как правило, торговыми обычаями, сложившимися в коммерческой практике отдельных стран, портов, отраслей торговли. Согласование базисных условий и единообразное их понимание является для контрагентов важным фактором эффективности внешнеторговой сделки.

Большую работу по выработке общего подхода к толкованию коммерческих терминов провела Международная торговая палата, которая впервые, в 1936г. издала «Международные правила толкования терминов» («ИНКОТЕРМС»). Число этих правил с того времени возросло, а последняя по времени седьмая редакция этого документа вступила в силу с 1 января 2000 года.

Приведем пример распределения расходов между продавцом и покупателем и расчета экспортной цены согласно «ИНКОТЕРМС». Международное перемещение товара связано с выполнением следующего состава дорогостоящих операций:

1) упаковка;

2) погрузка на транспортное средство;

3) доставка до основного перевозчика;

4) экспортные формальности;

5) страхование основной перевозки;

6) погрузка на основной транспорт; 7)оплата основного транспорта;

8) выгрузка в месте прибытия;

9) импортные формальности;

10) доставка от основного транспорта;

11) выгрузка на складе предприятия-покупателя.

Применяемый при обозначении базисных условий термин «франке» происходит от слова «свободно» и означает, что покупатель свободен от риска и всех расходов по доставке товара до пункта, обозначенного словом «франке». Например, применяемый в «ИНКОТЕРМС» термин ФАС означает, что базисное условие -- «свободно вдоль борта судна»: продавец оплачивает первые три операции по перемещению товара, а покупатель -- остальные. Когда вам предлагают товар по какой-то цене на условиях ФАС, это означает, что вам предстоит предусмотреть затраты, приходящиеся на долю покупателя в рамках этих базисных условий. Предложение вам товара на условиях СИФ («стоимость, страхование, фрахт») означает, что продавец берет на себя первые семь операций по перемещению груза, а вам остаются последние четыре. Естественно, это все отражается на стоимости, по которой вам предлагается товар. Расшифровку этих и многих других терминов и предлагает ИНКОТЕРМС.

Цена товара

Цена в контракте указывается в денежных единицах определенной валюты за количественную единицу на согласованном базисе поставки. При этом стороны оговаривают, как понимается установленная цена, т. е. входят ли в нее расходы, связанные с отправкой груза, за тару, упа- * ковку, маркировку и др.

В контракте могут применяться различные виды цен:

· твердая цена;

· цена с последующей фиксацией;

· скользящая цена.

Твердая цена вносится в контракт после согласования между сторонами на переговорах и не подлежит изменению в ходе исполнения контракта.

Цены с последующей фиксацией в контракте не указываются, а описывается способ установления цены в будущем, т. е. на момент исполнения договора. К примеру, может быть предусмотрено установление контрактных цен на уровне биржевых котировок товара на день поставки или платежа по другим достоверным справочным ценам.

Скользящая цена предусматривает фиксацию исходной базисной цены, которая в течение исполнения соглашения может измениться по согласованному сторонами методу при изменении ценообразующих элементов, таких как стоимость материалов, сырья, рабочей силы и т. п. В контракте может быть приведена формула расчета окончательной цены, в которой за основу принята базисная цена, а остальные элементы включаются в тех объемах, которых они достигнут к моменту произведения расчетов. Такая форма установления цены применяется при длительных (свыше года) сроках выполнения заказа, проведения работ.

Условия платежа

Условия платежа включают установление валюты платежа, способ и порядок расчетов за поставленный товар, перечень документов, представляемых к оплате, и защитные меры против необоснованной задержки платежа либо других нарушений платежных условий контракта.

Правильно выбранные условия и формы расчетов в контрактах во многом определяют быстроту оборачиваемости средств в каждой внешнеторговой операции, а также ее эффективность.

При выборе условий платежа учитываются:

· характер товара (сырье, продовольствие, оборудование, услуги, ноу-хау);

· конъюнктура рынка соответствующего товара;

· торговые обычаи и обыкновения;

· наличие межправительственных торговых соглашений;

· нормы национального валютного контроля стран-контрагентов;

· сложившиеся в банковской практике единообразные правила по применению различных форм расчетов.

Условия платежа устанавливают, на какой стадии движения товара производится его оплата, и будет ли она совершаться единовременно или несколькими взносами.

Существует несколько способов платежей, используемых в практике международной торговли: платеж наличными, платеж в кредит, а также их сочетание.

Платеж наличными имеет формы: чек, перевод, аккредитив, инкассо, расчет по открытому счету.

Чек -- письменное распоряжение покупателя или заказчика своему банку выплатить указанные в чеке суммы предъявителю.

Банковский перевод -- на основании представленных продавцом покупателю документов за поставленные товары покупатель отсылает в банк платежное поручение на перевод денег со своего счета на счет продавца.

Инкассо -- это обязательство банка по поручению продавца получить со счета покупателя сумму платежа при передаче покупателю товарных документов.

Аккредитив предусматривает обязательство покупателя открыть к установленному в контракте сроку счет на оговоренную сумму в пользу продавца.

Аккредитив предоставляет большие гарантии оплаты продавцу, а форма инкассо позволяет покупателю производить оплату только после получения товарных документов.

Расчеты в кредит могут предусматривать предоставление вексельного кредита, рассрочку платежа или кредитование по открытому счету.

Переводные векселя (тратты) выписывает продавец на покупателя и вместе с товаросопроводительными документами передает их в банк, который выдает документы на товар только после подтверждения покупателем (акцепта) согласия на оплату.

Порядок отгрузки и условия сдачи-приемки

Для удобства покупателя в контракте дается описание отгрузочных инструкций и обязанностей продавца в отношении покупателя -- уведомить покупателя о готовности товара к отгрузке и о произведенной отгрузке. В контракте также определяется срок, исчисляемый числом дней до начала поставки, в течение которого продавец должен уведомить покупателя о предполагаемой дате отгрузки.

Среди обязанностей продавца по контракту большую роль играет сдача-приемка товара. В результате сдачи-приемки покупатель получает возможность распоряжаться товаром, а продавец считается выполнившим свои обязательства.

В контрактах может быть предусмотрена предварительная и окончательная сдача-приемка. Предварительная имеет целью установить соответствие изготовленного товара условиям договора. Окончательная сдача-приемка означает фактическое выполнение контракта по количеству и качеству. Данные окончательной приемки являются основой для расчетов сторон.

Сдача-приемка товаров производится по количеству и качеству. По количеству она осуществляется путем пересчета либо взвешивания товара. По качеству сдача-приемка проводится либо на основе документа, подтверждающего соответствие качества товара условиям контракта, либо проверкой качества фактически поставленного товара в месте приемки.

Гарантии и рекламации

При поставках машин и оборудования в контракте формулируются обязательства продавца относительно гарантии качества и технических характеристик товара. При этом стороны согласуют: сроки гарантий, обязанности продавца в течение гарантийного периода, порядок предъявления претензий и удовлетворения рекламаций.

Гарантийные сроки устанавливаются сторонами сделки с учетом сложившейся международной практики и вида товара. В пределах согласованного срока продавец несет ответственность за качество поставленного товара и его эффективную эксплуатацию. В контракте перечисляются также случаи, на которые гарантии не распространяются (неправильное хранение, ненадлежащая эксплуатация и т. д.). Гарантия может не распространяться на быстроизнашивающиеся детали и запасные части.

В случае обнаружения дефектов покупатель в течение гарантийного периода имеет право предъявить продавцу претензии по качеству. В контракте стороны указывают возможные способы удовлетворения обоснованных рекламаций: устранение дефекта, частичную или полную замену товара, уценку и др.

Порядок предъявления рекламаций предусматривает установление сроков для предъявления рекламаций, определяет виды представляемых при этом документов, сроки ответа на рекламации.

Условия страхования

Все договоры купли-продажи сопровождаются страхованием. В зависимости от условий контракта эта обязанность лежит либо на продавце, либо на покупателе. Если же формой сделки эта обязанность не оговорена, то сторона, на которой лежит риск случайной гибели товара в период транспортировки, сама заинтересована в его страховании.

В статье, посвященной вопросам страхования, стороны контракта должны предусмотреть: какой груз подлежит страхованию, от какого риска, какая из сторон контракта осуществляет страхование и в чью пользу оно производится.

Во внешнеторговых сделках страхование предусматривается, главным образом, при транспортировке товара. Обязанности сторон в отношении страхования определяются базисными условиями контракта.

Условия упаковки и маркировки

В практике международной торговли род упаковки зависит от ее назначения: для рекламных целей, для расфасовки, обеспечения сохранности товаров в различных внешних средах и т. п.

Разделы об упаковке и маркировке включают в контракт, когда по роду товара упаковка является необходимой. При этом в статье указываются вид и характер упаковки, ее качество, размеры, способы оплаты за нее, а также нанесение на упаковку каждого элемента.

Требования к упаковке условно разделяются на общие и специальные. Общие требования к упаковке вытекают из обязанности продавца обеспечить сохранность груза при определенном способе перевозки. В контракте может быть предусмотрена ответственность продавца за поставку товара в упаковке, не соответствующей базисным условиям контракта.

Специальные требования к упаковке указываются импортером; обычно они связаны с особенностями перевозки и хранения товара на территории страны-импортера. Способы оплаты упаковки устанавливаются в контракте и могут предусматривать как включение цены упаковки в цену товара, так и определение цены упаковки отдельно от цены товара.

Штрафные санкции

Контракт обычно предусматривает целый ряд штрафных санкций, с помощью которых покупатель стремится стимулировать продавца к своевременному исполнению обязательств и компенсировать свои возможные потери. Штрафные санкции обычно возрастают в зависимости от длительности нарушения обязательства (просрочки). Максимальная величина штрафов составляет 8-10% от стоимости не поставленных в срок товаров.

Наряду со штрафными санкциями контракт может предусматривать право сторон на взыскание убытков, причем такие взыскания не освобождают от выполнения обязательств по контракту.

В некоторых случаях в контракты включается условие, по которому импортер получает право отказаться от исполнения контракта, если из-за длительной просрочки он потерял к нему коммерческий интерес. При этом импортер сохраняет право требовать возмещения убытков.

В контракт могут также включаться санкции к импортерам за нарушения ими своих обязательств по сделкам (задержка в открытии аккредитива, в платежах, в предоставлении технической документации).

Форс-мажорная и арбитражная оговорки в контрактах

Практически все контракты купли-продажи содержат статью, которая разрешает переносить срок исполнения договора или вообще освобождает стороны от полного или частичного выполнения обязательств по договору в случае наступления определенных обстоятельств, которые обычно именуются форс-мажорными, или обстоятельствами непреодолимой силы. Соответствующая статья в контракте носит то же название.

К форс-мажорным обстоятельствам относятся как различного рода стихийные бедствия (пожары, наводнения, землетрясения), так и различные политические или торгово-политические ситуации (война, запрет экспорта или импорта).

В контрактах следует предусмотреть согласованный контрагентами перечень таких обстоятельств и порядок действий сторон контракта при их наступлении. Обычно к форс-мажорным обстоятельствам относят обстоятельства чрезвычайного характера, возникшие после подписания контракта, которые стороны не могли предвидеть и не могут преодолеть. При наступлении указанных обстоятельств принято немедленно извещать другую сторону. Подтверждением наступления указанных обстоятельств служат соответствующие документы, чаще всего свидетельства торговых национальных палат.

Действие форс-мажорных обстоятельств отодвигает срок исполнения договора на период, соразмерный длительности указанных обстоятельств. Если же эти обстоятельства длятся более срока, согласованного сторонами и указанного в контракте, то каждая из сторон имеет право отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по контракту, при этом ни одна из сторон не имеет права потребовать от другой стороны возмещения убытков.

В разделе контракта, называемом «арбитражной оговоркой», стороны устанавливают, что любой спор или разногласие подлежат, за исключением подсудности общим судам, передаче на рассмотрение либо постоянно действующим арбитражам, либо арбитражем «ad hoc», т. е. создаваемым каждый раз для решения одного или нескольких спорных вопросов по конкретному контракту.

Арбитражная оговорка контракта признается имеющей юридическую силу независимо от срока действия контракта, составной частью которого она является.

В контрактах отечественных внешнеторговых организаций с иностранными фирмами зачастую предусматривается рассмотрение разногласий в арбитраже «ad hoc» с местом проведения в Швеции (г. Стокгольм) или в другой нейтральной стране. В некоторых случаях оговорка предусматривает разбор дела в Арбитражном суде при Торгово-промышленной палате, что является наиболее благоприятным вариантом для российской стороны.

9. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

9.1 Основные понятия. Обязанности и права обладателя информации

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия.

29 июля 2004 г. Президентом РФ был подписан Закон РФ «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ. Закон регулирует отношения, «связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Положения Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована». Законодательство Российской Федерации о коммерческой тайне состоит из Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона о коммерческой тайне, других федеральных законов.

Основные понятия, связанные с коммерческой тайной, определены в законе следующим образом:

1) коммерческая тайна -- конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

2) информация, составляющая коммерческую тайну, -- научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны;

3) режим коммерческой тайны -- правовые, организационные', технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности;

4) обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, -лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, которое ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны;

5) доступ к информации, составляющей коммерческую тайну,-- ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации;