Документирование управленческой деятельности

42.Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43.Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

44.Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII.Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45.Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII.Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46.Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48.В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.



Образец заполнения титульного листа трудовой книжки приводится на рис.5.5.

Рис.5.5. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки приводится на рис.5.6.

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2	3	4
				Закрытое акционерное общество «Луна»
15 16 17	18 03 11	05 11 02	2002 2003 2004	Принят экономистом в финансовый отдел Переведен на должность заместителя заведующего финансовым отделом Уволен по собственному желанию, статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации Инспектор по кадрам Печать	Приказ № 18-к от 15.05.2002 Приказ № 37-к от 29.10.2003 Приказ № 9-к от 09.02.2004 Личная подпись Расшифровка подписи

Рис.5.6.Образец заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

Образцы оформления приказов и соответствующих записей в графах 3 и 4 раздела «Сведения о работе» трудовых книжек работников приводится в справочных материалах в конце данной книги. Форма личной карточки Т-2 приведена на рис.5.7.



Рис.5.7. Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2)

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: административно-территориальных образований (ОКАТО), информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

5.3 Документы для трудоустройства

Выходя на рынок труда с предложением своей рабочей силы, с уникальным сочетанием способностей, навыков, умений, знаний, с неповторимым потенциалом, работник решает проблему продажи этого товара на наилучших условиях. Но каким бы ни был товар, его реализация на конкурентном рынке требует дополнительных усилий и издержек по продвижению на рынок, по привлечению к нему внимания. Эту задачу решает маркетинг. Продавая на рынке труда свою рабочую силу, работник должен принять соответствующие меры, чтобы этот товар был замечен, соответственно оценен и приобретен. Есть известная в мировой рекламной деятельности формула, которая определяет последовательность психологического воздействия, которое должна оказывать реклама на потенциального потребителя товара. Эта последовательность воздействия такова: реклама должна сначала привлечь внимание покупателя, затем вызвать его интерес, запомниться, вызвать доверие, затем вызвать желание познакомиться с товаром поближе и приобрести его, а затем побудить к активности -- приобретению товара. Эта формула имеет вид последовательности английских букв, первых в соответствующих словах, -- AIDA, где:

А -- attention (внимание);

I -- interest (интерес);

D -- desire (желание);

А -- activity (активность).

Последовательность воздействия достаточно логична, убедительна, и ее можно рекомендовать как критерий оценки качества таких действий работника, как разработка профессионального резюме и сопроводительного письма к нему, степень подготовки к личной встрече с работодателем. Отправка профессионального резюме, а иногда и сопроводительного письма к нему является распространенным способом получения необходимого и достаточного количества информации работодателем, у которого есть вакансия, о претенденте на вакансию. Этот способ настолько часто используется в странах с развитым рынком, что шаблон резюме включен в текстовый редактор Word. В странах англоязычных принято обратное (по времени) расположение данных об образовании и трудовом пути (послужной список), т. е. первым идет указание на последнее по времени место работы или учебы, а во Франции и в России (по кадровым документам) принят прямой порядок, т. е. последнее по времени место работы или учебы ставится в последнюю очередь.

В современной России довольно часто встречаются объявления организаций о своих вакансиях с просьбой к претендентам направлять профессиональные резюме (иногда даже на русском и английском языках) по факсу, при этом вовсе необязательно, чтобы фирма была создана с участием иностранного капитала.

Резюме и сопроводительное письмо к нему должны быть составлены так, чтобы вызвать цепочку психологических реакций у работодателя: внимание к документам, интерес к содержанию документов, желание узнать о претенденте больше того, что написано в документах, и активность (приглашение на личную встречу по поводу трудоустройства). Чтобы так воздействовать на работодателя, следует спрогнозировать особенности личности, интересы, ожидания и реакцию работодателя. Состав резюме может быть «привязан» к потребностям работодателя, т. е. включать те элементы вашей трудовой биографии и образования, сочетание которых наиболее привлекательно для данного работодателя.

Для свободного и быстрого доступа и использования необходимых для освежения памяти и подтверждения компетентности документов, которых за трудовой путь может накопиться немало, целесообразно завести на самого себя «Дело» (папку, досье). В эту папку можно помещать все документы, подтверждающие ваше образование, квалификацию, трудовой путь, карьеру, достижения. Обязательно в состав «Дела» нужно включить копии ваших «Должностных инструкций» на всех местах работы и «Положений о подразделениях», чтобы подтвердить состав и объем ваших полномочий по каждому месту работы и масштаб руководства. Необходимы сведения об организациях, где вы работали, о руководителях и коллегах (с адресами и номерами телефонов для связи), которые могут подтвердить правоту вашей информации. «Дело» должно содержать опись входящих в него документов.-Может оказаться полезным включение в состав хранимых вами документов сведений о ваших увлечениях и достижениях на этом поприще: возможно, у вашего будущего работодателя аналогичное увлече- ] ние, либо ваше увлечение связано с профессией (например, точные науки и шахматы). Пример обычного резюме приведен на рис. 5.8.

Такое резюме представляется настолько обычным, что не может вызвать интереса работодателя к претенденту. Рассчитывать на то, что это резюме позволит привлечь внимание работодателя, выделить данного претендента из числа многих других, вряд ли есть основания. В этом случае полезно доработать резюме, используя факторы привлекательности, такие, как:

· учет знаний о личности человека, читающего резюме;

· использование нестандартных, но позитивно воспринимаемых характеристик, например, таких, как в тесте «Характеристика» (см. далее);

Рис. 5.8. Пример обычного профессионального резюме.

· учет знаний о потребностях организации (возможно, ей нужен не только профессионал в области экономики, но и референт по экономическим вопросам или делопроизводству, либо партнер по совместному отдыху: любитель шахмат, туризма и т. п.);

· составление сопроводительного письма.

Тест «Характеристика» (рекомендательное письмо)

Тест предназначен для оценки и самооценки деловых и личных качеств руководителя или работника при составлении характеристики (рекомендательного письма).

Инструкция: оцените применительно к себе или характеризуемому работнику каждое высказывание в баллах от 0 до 10 и используйте определения наиболее сильно выраженных качеств при составлении сопроводительного письма к профессиональному резюме, характеристики, рекомендательного письма.

Качества мышления

Проблемное (способен заранее обнаруживать трудности и находить пути их преодоления).

Системное (умею учитывать все, что влияет на результат). Опережающее (предвижу последствия принимаемых решений). Профессиональное (активно применяю специальные знания). Гибкое (способен использовать предложения, противоположные собственным).

Аналитичное (умею отличать мнение от фактов).

Безынерционное (опыт и знания не мешают мне принимать оригинальные решения).

Оперативное (быстро реагирую на изменение обстановки). Методичное (умею последовательно, не отклоняясь от цели, осмысливать ситуацию).

Психические черты

Настойчив.

Способен к разумному риску.

Терпелив (готов к однообразной и трудной работе).

Инициативен (способен самостоятельно выдвигать идеи и осуществлять их).

Целенаправлен (не увлекаюсь нереальными предложениями).

Умею видеть себя глазами других.

Адаптивен (быстро приспосабливаюсь к меняющимся условиям). Владею собой (умею сдерживаться в сложной эмоциональной обстановке и настраиваться на любую работу). Надежен (внутренне настроен на выполнение обещанного).

Этические характеристики

Принципиален в конфликтных ситуациях.

Требователен прежде всего к себе.

Самокритичен.

Не пользуюсь сплетнями для оценок других людей.

Оцениваю чужие предложения независимо от личных симпатий.

Вовремя отказываюсь от своих неверных решений.

Составляя мнение о людях, отделяю случайное от главного.

Не вспоминаю старое, если человек исправил ошибку.

Бдителен, когда слышу лесть.

Отношение к работе

Если надо, готов работать сверхурочно.

Неудачи в работе воспринимаю как личные.

Поддерживаю любые начинания, способствующие успеху.

Не бросаю работу, пока не закончу.

Не гоняюсь за количеством в ущерб качеству.

На первое место ставлю интересы дела.

Умею работать, даже если это скучно.

Не люблю бездельничать.

Делаю больше, чем требуется.

Умею принимать решения.

Важные решения обсуждаю с коллективом.

Ответственность за выполнение беру на себя.

Решения принимаю быстро и смело.

На основе такого набора определений может быть составлена подробная и достаточно оригинальная психодиагностическая характеристика. Например:

«Г-н Н. способен мыслить проблемно, заранее обнаруживать возможные трудности; умеет учитывать все факторы, предвидеть последствия принимаемых решений. Профессионален, накопленные опыт и знания не мешают ему принимать оригинальные решения. Настойчив, способен к разумному риску, инициативен. Вместе с тем ему не достает способности быстро реагировать на изменение обстановки. Склонен увлекаться нереальными предложениями; в критических ситуациях бывает несдержан...»

Такой документ, как видим, куда подробнее и объективнее привычных характеристик, демонстрирующих не столько внутренний мир человека, сколько равнодушие к нему администраторов.

Если резюме имеет характер анкеты достаточно общего, широкого назначения, то сопроводительное письмо должно уже отражать ваше представление о конкретном работодателе и быть персонально направленным.

Сопроводительное письмо должно быть кратким, состоять не более чем из двух-трех абзацев, но привлечь внимание к вам и показать вашу пригодность к занятию должности, на которую вы претендуете. Начинать письмо следует с объяснения того, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о предшествовавшей встрече, телефонном разговоре, ссылка на общего знакомого, на информацию о данном лице или организации, почерпнутую в СМИ, и т. п.). Полезно вставить несколько приятных слов о данном лице или организации. В основной части письма следует кратко изложить ваши возможности и достигнутые результаты, подтверждающие обоснованность ваших претензий на вакансию. Заключительная фраза должна содержать программу ваших дальнейших действий (телефонный звонок по поводу назначения встречи, посещение организации в предлагаемое время и т. п.).

Пример сопроводительного письма приводится на рис. 5.9.

Рис. 5.9. Пример сопроводительного письма

Возможно, полезным окажется опыт и рекомендации по составлению резюме, приводимые в книге «Бизнес-коммуникации»¹. Фрагмент этих рекомендаций, пример профессионального резюме студента-выпускника американского колледжа (рис. 5.10) и замечания к нему помещаем ниже.

Резюме среднего студента

Ричард Помпайн, государственный университет Бойз

Если у студента есть высокая академическая успеваемость и опыт работы, проблема написания эффективного резюме заключается, в основном, в том, чтобы не сделать ошибки. Однако, по определению, большинство студентов являются средними и нуждаются в том, чтобы им помогли представить себя честно, но эффективно. В целом, подход заключается в том, чтобы сконцентрироваться на достоинствах и затушевать недостатки.

Джон Деметриус Смит является студентом последнего курса Вашингтонского колледжа. Предполагается, что он окончит колледж в мае следующего года с дипломом бакалавра делового администрирования по менеджменту. Джон хочет работать в крупной компании, производящей автомобили. National Motor Company собирается прислать представителя в студенческий городок и поэтому приглашает потенциальных участников собеседования представить свои резюме для предварительного знакомства. Джон решил подать заявление, несмотря на то, что его средний балл 2,8 ниже «предпочтительных» 3,0; этот балл с трудом позволяет ему попасть в первую половину списка своей группы. Кроме того, он знает, что многие студенты с более высоким средним баллом также собираются подать свои заявления. Резюме, которое у него есть, показывает, что он имеет солидный опыт работы с автомобилями; он даже называет себя автомобильным психологом, потому что хорошо диагностирует неисправности машин и знает потребности покупателей, даже если они сами не слишком хорошо их осознают. Однако, помимо работы с автомобилями, у него нет иного опыта работы (за исключением чертежной работы и строительства). С точки зрения оценок наилучшее, что он может предложить, это 3,05 по основным предметам специализации, и то, что он свободно владеет современным греческим языком и может говорить по-испански. Помимо менеджмента, он имел самые хорошие оценки по управлению персоналом, организационному поведению и маркетингу. Его деятельность за рамками учебного процесса была ограничена необходимостью работать. Вскоре после окончания колледжа он собирается жениться.



Рис.5.10. Профессиональное резюме Джона Деметриуса Смита

Замечания и комментарии

Оформление. В целом резюме Джона удовлетворительное, но оно могло бы выиграть от выделения жирным шрифтом заголовков и основных моментов, или, по крайней мере, от подчеркивания некоторых сведений.

Имя. Следует ли Джону использовать второе имя, которое, возможно, раскрывает его национальное происхождение? Это может дать преимущества в некоторых ситуациях, но в другом случае и имя Джон Смит не слишком впечатляет. Разумным компромиссом может быть указание первой буквы второго имени.

Адрес. Отлично, только всегда ли будет ли знать получатель резюме, по какому именно адресу можно связаться с Джоном? Фраза типа «до 3 июня», сопровождающая местный адрес, может быть полезной для получателя.

Цель. Более хорошими формулировками будут «Должность начального уровня в сфере менеджмента» и «у ведущего производителя автомобилей», а не просто «в автомобильной компании» (комплимент в адрес компании не повредит). Вероятно, Джону следует упомянуть, какая сфера деятельности компании его интересует.

Образование. Джон неправильно разместил раздел «Образование». С точки зрения образования, он не может предложить ничего особенного: его диплом похож на дипломы его конкурентов (кандидатов из его же колледжа), и у него нет каких-либо выдающихся наград, высокого среднего балла или места среди сокурсников. Джону следует поставить на первое место его опыт работы, поскольку он показывает высокую степень заинтересованности в автомобилях и опыт работы в этой области.

Раздел «образование» должен начинаться с полученных дипломов. Отсутствие этой информации может заставить читателя размышлять о том, справляется ли Джон с программой.

Джон мудро не упомянул свой средний балл, так как он ниже 3,0, указанных работодателем. Для того, чтобы показать, что у него нормальная успеваемость, он мог бы и, вероятно, ему следует добавить: средний балл по основным дисциплинам 3,0+.

Опыт работы. Джону нужно быть менее скромным. Ему следует написать, что он делал и чего он достиг на каждой работе. Он получит больше доверия, если упомянет конкретные факты и цифры: количество проданных машин и их стоимость, полученные навыки и т. д.

Общественная деятельность. Джону следовало упомянуть какой-либо вид деятельности в колледже для того, чтобы завершить список. Если у него есть заслуги, он должен поместить их в начале. Некоторые интервьюеры захотят узнать, каким спортом занимался Джон.

Интересы. Перечень вполне удовлетворительный, но, возможно, Джону следует узнать немного больше о человеке, читающем его резюме. Будет ли он впечатлен (позитивно или негативно) такими пунктами, как «рок-музыка»? Джон, возможно, захочет убрать один-два пункта, в зависимости от того, что он выяснит о том человеке, который будет проводить интервью.

Возможная дата начала работы. Удовлетворительно, но фраза «Могу приступить к работе в июне 1997 г> могла появиться и в конце раздела «Цель», если нет никакой дополнительной информации по этому поводу.

Рекомендации. Джон должен завоевать доверие; чтобы достичь этого, люди, которые могут дать ему рекомендации, должны быть пере числены. Это должен быть перечень, производящий самое выгодное впечатление -- в идеале один или два наилучших человека, предоставляющих отзыв по деловым качествам, академическим вопросам и чертам характера. Но сначала Джону следует получить разрешение на получение рекомендации у рекомендующих.

Другие моменты. Есть ли у Джона географические потребности и предпочтения? Согласен ли он переезжать с места на место? Если он не может проявить гибкость в этих'вопросах, эти моменты должны быть тактично упомянуты; например: «Предпочтительно Нью-Йорк или Северо-Восток; согласен на командировки -- до 30% времени». Эти моменты могут быть показаны в разделе «Цели» или в разделе «Возможная дата начала работы».

Похоже, Джон не занимался общественной деятельностью в период обучения в колледже. Если это произошло из-за его постоянной загруженности работой, он мог бы включить строку: «Заработано 65% суммы расходов на обучение». Это подчеркивает его ответственность и, по крайней мере, отчасти объясняет недостаток внеучебной деятельности. Джон мог бы вступить в профессиональную ассоциацию или две и перечислить их в разделе «Общественная работа».

Санкт-Петербургские организации по подбору персонала обычно предлагают наемным работникам, желающим найти или изменить место работы, заполнить такую анкету, на основании данных которой потенциальный работодатель смог бы подобрать себе работника. Сам работодатель, владелец или менеджер какой-либо организации также составляет перечень требований к работнику, вытекающих из особенностей вакантного рабочего места. В рекрутинговой фирме работники просматривают заявки работодателей, а работодатели -- анкеты работников. Сотрудники рекрутинговой фирмы помогают и тем, и другим найти друг друга. Фирма не гарантирует трудоустройство, но оказывает существенную помощь.

Интересным представляется ряд вопросов анкеты для наемного работника, выходящий за пределы отечественной системы документов по личному составу и приближающийся к международной практике. Прежде чем обращаться в организацию, оказывающую помощь при трудоустройстве, полезно подготовиться к ответам на вопросы предлагаемых анкет.

Кроме обычных анкетных данных (фамилия, имя, отчество, пол, возраст, место проживания с указанием ближайшей станции метро, имеющиеся специальности и стаж работы по каждой специальности, образование, семейное положение с указанием количества детей и возраста младшего ребенка), требуется указать следующие сведения:

1) отношение к курению (курите -- не курите);

2) ограничения по режиму работы, связанные с детьми;

3) владение иностранными языками, причем по каждому иностранному языку следует указать степень владения письменной и устной речью на этом языке: на уровне носителя языка, свободно, на бытовом уровне, со словарем;

4) наличие водительских прав с указанием категории и личного автомобиля;

5) ограничения по выезду в командировки за рубеж и по России с указанием возможной длительности нахождения в командировке (до одного года, до одного месяца, до одной недели);

6) владение оргтехникой и программными средствами, включая телефаксы, ксероксы, модемы, компьютеры (уровень владения компьютером --пользователь, оператор, программист). По программным средствам обычно следует перечислить знакомые вам операционные системы, электронные таблицы, базы данных, графические и текстовые редакторы, системы бухгалтерского учета и т. п.;

7) владение машинописью -- отдельно на кириллице (русский язык) и на латинском шрифте с указанием скорости печати на каждом языке;

8) при описании трудового пути требуется указывать в обратном хронологическом порядке (т. е. первым в списке должно идти самое последнее место работы, под ним -- предыдущее и т. д.) время начала и окончания работы на предприятии, наименование предприятия и подразделения, в котором вы работали, занимаемую должность, краткий перечень выполняемых функций и полученные при этом навыки, количество человек в подчинении;

9) предлагается указать те факторы привлекательности, которые являются для вас решающими при выборе рабочего места, для чего следует указать ранг значимости факторов (от 1 -- самый важный фактор для вас до 8 -- самый малосущественный фактор), например, в такой таблице:

Название фактора привлекательности	Ранг	Название фактора привлекательности	Ранг
карьера		Престиж фирмы
Деньги, оплата труда		Взаимоотношения в коллективе
Надежность, стабилдьность		Самостоятельность, ответственность
Новые знания, опыт		Санитерно-бытовые условия

10) дополнительная информация, связанная с оценкой причин своего недовольства последним местом работы, с самооценкой, например, такая:

Почему оставили прежнее место работы?		Каковы Ваши интересы вне работы (увлечения, хобби)?
Что Вам нравилось больше всего в прежней работе?		Что Вам не нравилось больше всего в прежней работе?
Какие качества считаете сильными в себе?		Какие качества слабые?

11) какую литературу (периодические издания) вы читаете для повышения своего профессионального уровня:

Название	Регулярность
	Систематически	Периодически	От случая к случаю

12) предлагается указать, на какие вакансии вы претендуете, на какое жалование рассчитываете (как оцениваете свой труд), на какой минимальный оклад вы согласны.

Рекрутинговая фирма обычно предлагает претендентам пройти психологическое тестирование (наиболее распространен тест 16 PF Кэт-телла, тесты на уровень интеллекта, психическую устойчивость и другие).

Стоит обратить особое внимание на заполнение данных, отражающих факторы привлекательности нового места работы, самооценки, претензий по оплате труда, причин увольнения с предыдущего места работы. Во-первых, указанные сведения могут быть проверены с помощью людей, работавших с вами на прежних местах работы (обычно работодатель просит дать возможность связаться с такими экспертами, и вы должны быть готовы точно назвать некоторых бывших сослуживцев и руководителей и их адреса и телефоны). Во-вторых, заполняя эти разделы анкеты, вы должны спрогнозировать, какое впечатление ваши ответы произведут на того или иного работодателя, т. е. должны

спрогнозировать его личностные особенности, ценностные ориентации и другие качества. Желательно выглядеть в его глазах скромно, но достойно, а главное, суметь привлечь к себе внимание.

Целесообразно рассмотреть перечисленные выше вопросы анкеты рекрутинговой фирмы и поразмышлять, как на них отвечать, чтобы сработала формула психологического воздействия рекламы AIDA.

Приведем пример заполнения разделов анкеты, имеющих социологическую направленность. Допустим, наш претендент потерял рабочее место менеджера в банке, который закрылся (обанкротился). Как бы он мог заполнить таблицу рангов предпочтения и дополнительной информации? Возможно, следующим образом:

Название фактора привлекательности	Ранг	Название фактора привлекательности	Ранг
Карьера	5	Престиж фирмы	2
Деньги, оплата труда	3	Взаимоотношения в коллективе	7
Надежность, стабильность	1	Самостоятельность, ответственность	4
Новые знания, опыт	6	Санитарно-бытовые условия	8

У человека, впервые потерявшего престижную работу, меняется жизненный статус и система ценностных ориентации, а также диспозиция мотивов поведения. Правомерно присвоение наивысшего ранга стабильности, надежности нового места работы, на второе место поставить солидность фирмы, и только затем -- зарплату. Претендент как бы демонстрирует работодателю, что для него деньги -- не самое важное в жизни.

Дополнительная информация, связанная с оценкой причин своего недовольства последним местом работы, с самооценкой может выглядеть так:

Почему оставили прежнее место работы?	Банк разорился	Каковы Ваши интересы вне работы (увлечения, хобби)?	Горные лыжи, семья
Что Вам нравилось больше всего в прежней работе?	Отношения в коллективе, ритм работы	Что Вам не нравилось больше всего в прежней работе?	Отношение головной фирмы к филиалу, в котором я работал
Какие качества считаете сильными в себе?	Ответственность, пунктуальность	Какие качества слабые?	Аккуратность

Обратите внимание, как претендент демонстрирует свои сильные и слабые стороны (по существу, слабые качества усиливают сильные) и как выходит из ситуации, когда можно было бы покритиковать отдель ные недостатки руководства на прежнем месте работы: здесь продемонстрирована лояльность к руководству.

Какую литературу читает претендент для повышения своего профессионального уровня и достаточно ли этого для демонстрации потенциала и готовности к развитию?

Название	Регулярность
	Систематически	Периодически	От случая к случаю
Коммерсант- Дейли	С
Коммерсант-Уикли		П

Добавим, что обычно претендент рассчитывает на определенный размер жалования, и эта же величина, как правило, составляет тот минимум, на который он согласен.

Похожий набор сведений о претенденте на рабочее место интересует зарубежные фирмы, новые совместные предприятия. В частности, в книге М. Грачева¹ приводится анкета поступающего на работу в российский филиал транснациональной компании «ЗМ» («Миннесота Майнинг энд Мэньюфэкчуринг»), в которой, кроме сведений, представляемых в рекрутинговую фирму, следует указать:

· национальность;

· дату женитьбы;

· места жительства и род занятий супруга (супруги), детей и родителей;

· для поступающих на должность секретаря или административную должность -- знание стенографии на родном и иностранных языках и умение пользоваться диктофоном;

· время, место и род занятий во время пребывания за границей;

· военная служба: род войск, звание, продолжительность службы, причины ухода с военной службы;

· зарплата и дополнительные выплаты в настоящее время;

· членство в клубах, свободное времяпровождение;

· удовлетворенность работой на теперешнем месте работы;

· личные и профессиональные планы на ближайшие пять лет;

· знакомство с работой в условиях конкуренции;

· для работников сбытовых служб -- стаж работы в сфере сбыта, круг клиентов, территория деятельности;

· состояние здоровья с указанием количества дней болезни за последние пять лет, когда и по какому поводу проходили медицинское обследование и каково ваше состояние здоровья сейчас;

· при указании наличия водительских прав и водительского опыта фирму интересует, попадали ли вы в аварию, штрафовали ли вас, изымали ли у вас водительские права, когда и на какой срок, какой у вас собственный автомобиль и как вы оцениваете текущие автомобильные издержки в расчете на один километр.

5.4 Деловое общение посредством визитной карточки

Правила использования визитной карточки основываются на том, что посылка визитной карточки, содержащей короткую запись о причине ее посылки, приравнивается визиту, т. е. личному посещению. Визитные карточки, в основном, используются в сфере деловой жизни; в этом случае они называются «официальными», содержат реквизиты: фамилия, имя, отчество владельца карточки, его ученое звание, должность, место работы, служебный телефон и адрес его учреждения. Такие визитные карточки вне служебных отношений не используются; для неофициального общения полезно завести отдельные карточки с указанием номера домашнего телефона. По-разному воспринимаются в разных странах визитные карточки, заполненные с обеих сторон: на одной стороне которых информация на одном языке, а с обратной -- на другом. Хотя это и экономит деньги владельца карточки (не очень большие); но этичнее иметь несколько видов односторонних визитных карточек, выполненных на разных языках. Обычный размер визитной карточки -- 50 х 90 мм или около того.

При возможности визитную карточку следует передавать лично, тогда она обеспечивает представление деловых партнеров, снимает проблему установления статуса и правильного обращения друг к другу. Первым вручает карточку младший по должности, младший по возрасту.

Возвращение визитной карточки после вручения равносильно отказу в приеме или беседе. Если карточка вручается через секретаря, то даже при отказе в приеме секретарь ее не возвращает, а помещает в картотеку.

Приведем несколько правил общения посредством визитной карточки, принятых в дипломатической среде и в некоторых европейских странах (в России эти правила еще не нашли широкого применения).

При посылке визитной карточки на ней в левом нижнем углу ставятся условные знаки -- буквы латинского алфавита, являющиеся первыми в соответствующих словах французского языка:

P. F. -- поздравление (по любому поводу); P. R. -- выражение благодарности; P. F. N. А. -- поздравление с Новым годом;

Р. Р. -- заочное представление вновь прибывшего лица (вместо личного визита);

Р. С. -- выражение соболезнования;

Р. Р. С. -- выражение прощания в связи с окончательным отъездом из страны.

В менее официальных случаях на визитных карточках в зависимости от повода в нижнем поле, обязательно в третьем лице, пишется:

«Поздравляет с национальным праздником»;

«Благодарит за внимание» (например, в качестве ответа на присланный сувенир);

«Благодарит за поздравление»; «С наилучшими пожеланиями» (например, при посылке сувенира).

Возможны и другие надписи. Подпись и дату ставить не следует.

Если владелец визитной карточки предполагает использовать ее не только для представления, но и для фиксации причины посылки карточки и выражения отношения к адресату, то нижнее поле следует оставлять свободным, а цвет карточки должен быть таким, чтобы надпись легко читалась.

Еще есть такие правила: если визитка передается лично ее владельцем (приехал, но не застал адресата), ее загибают с правой стороны по всей ширине карточки (в некоторых странах принято загибать правый верхний уголок). Такая карточка должна восприниматься адресатом не как помятая, а как информация о личном пребывании здесь ее владельца. Грубым нарушением дипломатического этикета является передача визитной карточки с загнутым углом не самим владельцем, а курьером или шофером.

Ответ на посылку визитной карточки принято давать так же визитной карточкой в течение суток с момента ее получения.

На визитках, посылаемых в одно учреждение в общем конверте сразу нескольким должностным лицам, в верхнем левом углу карандашом пишется фамилия адресата. Секретарь должен раздать визитные карточки согласно указаниям на них.

6. ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА И ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Целый ряд документов определяет разделение труда на предприятии, устанавливает структуру, принципы взаимоотношений субъектов. Эти документы устанавливают также задачи, функции, права, обязанности, ответственность различных групп и отдельных работников, на основании выполнения которых оцениваются результаты и обеспечивается достижение целей организации. Основные из этих документов -- штатное расписание, организационная структура (отражается в штатном расписании), коллективный договор, Положение о персонале (трудовой распорядок), Положение о подразделении, Должностная инструкция, трудовой договор работника. Эти документы утверждаются руководством, а на штатном расписании и коллективном договоре ставится печать.

Форма штатного расписания приведена на рис. 6.1.

Структура наиболее существенных для персонала предприятия документов давно выверена и апробирована. Ниже приводятся основные требования к содержанию «Правил внутреннего трудового распорядка», «Положения о персонале», «Положения о подразделении», «Должностной инструкции», «Трудового договора».

«Правила внутреннего трудового распорядка организации» -- локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в органи-

зации

«Положение о персонале» содержит общие положения; правила приема на работу; разъяснение прав и обязанностей работников и администрации; устанавливает рабочее время и время отдыха, отпуска,

Рис. 6.1. Штатное расписание (унифицированная форма № Т-3)

командирование, временное откомандирование и правила перевода на новое место работы; определяет размеры заработной платы, социального страхования и компенсации, меры поощрения и дисциплинарные меры, порядок освобождения от работы, рассмотрение трудовых спо ров. Этот документ особенно необходим в организациях, где нет коллективного договора.

«Положение о структурном подразделении» содержит общие положения; определяет основные задачи, структуру, функции, права, ответственность, взаимоотношения, связи с другими подразделениями; устанавливает организацию работы. Комплекс «Положений о подразделениях» в организации определяет разделение труда в организации и принципы специализации и кооперации труда. В подразделении крупного предприятия обычно концентрируются специалисты в определенных областях знаний, имеющие определенный набор специальностей, которые позволяют им эффективно выполнять некоторый набор функций, обеспечивать какой-либо вид деятельности в организации. Кооперация усилий групп работников, объединенных в подразделения, позволяет получить общий результат, с которым организация выходит на рынок. «Положение о подразделении» является документом, определяющим баланс функций, прав, обязанностей и ответственности коллектива подразделения и его руководителя. Суть балансировки этих элементов управления состоит в обеспечении возможности выполнения функций подразделения в кооперации с другими: если оно должно выполнять функцию, у него должно быть право получать по кооперации от других подразделений необходимую для выполнения функции информацию, материальные объекты, т. е. подразделение должно быть наделено правами получения информации и материальных объектов из других подразделений. В то же время, у подразделений, которые связаны с данным подразделением необходимостью выполнения сквозной функции, должна быть обязанность предоставлять необходимую информацию, другие объекты. Обеспечение такой увязки прав на получение необходимых материалов для выполнения закрепленных функций с обязанностями контрагентов предоставлять эти материалы (в сочетании с ответственностью за ненадлежащее выполнение функций, обязанностей, за неиспользование своих прав) позволяет закрепить и регламентировать кооперативные связи в организации, обеспечить достижение общего конечного результата. В разделе «Общие положения» обычно приводятся данные о месте подразделения в системе организации, порядке назначения и освобождения его руководителя, нормативные материалы, которыми должно руководствоваться подразделение в своей работе, данные о должности вышестоящего руководителя.

В «Должностной инструкции» закрепляется и регламентируется разделение и кооперация труда внутри подразделения. Роль должностной инструкции -- обеспечение персональной ответственности за вы полнение функций, возложенных на подразделение, установление баланса прав, обязанностей и ответственности для каждого рабочего места. Содержание Должностной инструкции:

1) общие положения -- основные сведения о должности: ее полное наименование; наименование подразделения; основные нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник, занимающий должность; подчиненность работника; порядок назначения работников на должность и освобождения от должности; необходимый уровень образования и опыта работы для занятия данной должности;

2) должностные обязанности -- функции, работы, процедуры, выполняемые работником, которые вытекают из особенностей разделения и кооперации труда в подразделении и квалификационной характеристики должности;

3) права работника, занимающего данную должность: полномочия, необходимые работнику для выполнения своих обязанностей, в том числе права на инициативу, на получение необходимой и своевременной информации и документов от соисполнителей, на участие в принятии решений, на распоряжение ресурсами, на визирование документов, на осуществление контроля и т. п.;

4) ответственность -- содержание и формы ответственности должностного лица за результаты своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер для обеспечения выполнения своих обязанностей.

«Трудовой договор» -- соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник¹. Это обязательный документ при найме на работу, который включает такие сведения: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя; место работы; дата начала работы; наименование должности; права и обязанности работника и работодателя; характеристи ки условий труда; компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях; режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации); условия оплаты труда; виды и условия социального страхования (ст. 57 ТК РФ).

«Коллективный договор» -- правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Он включает формы, системы и размеры оплаты труда, выплаты пособий, компенсаций, механизмы регулирования оплаты труда; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; рабочее время и время отдыха; улучшение условий и охраны труда; соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья; экологическая безопасность и охрана здоровья; гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением; оздоровление и отдых работников и членов их семей; контроль за выполнением условий коллективного договора; порядок внесения изменений и дополнений; ответственность сторон; отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора другие вопросы (ст. 41 ТК РФ).

Все эти нормативные материалы должны быть легко доступны любому работнику предприятия. Более того, Должностная инструкция, Трудовой договор должны находиться непосредственно на рабочем месте работника, всегда «под рукой». Информация о месте нахождения остальных нормативных материалов должна быть доведена до сведения каждого работника, например, в тексте «Памятки поступающему на работу на предприятие».

На рис. 6.2 приведена табличная форма раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями» Положения о подразделении, в котором должен быть показан документооборот подразделения.

1. Входящая документация подразделения

Наименование документа	Периодичность представления	Срок представления	Откуда поступает

2. Исходящая документация подразделения

Наименование документа	Периодичность представления	Срок представления	Кому представляется

Рис. 6.2. Табличная форма раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями»

7. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДОКУМЕНТООБОРОТ И АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

7.1 Систематизация документов на предприятии

Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом -- как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу? У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке: мы должны иметь возможность быстро «поднять» всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели такую общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи «Номенклатуры дел». Слово «номенклатура» в данном случае означает «систематизированный перечень».

Система индексации и нумерации документов в СССР была унифицирована, т. е. осуществлялась по единым правилам на всех предприятиях страны. Принципы, заложенные в основу отечественной системы классификации и нумерации документов, аналогичны принципам систематизации книг в библиотеках: там разрабатывают признаки, по Которым книги объединяются в группы, и каждой группе книг отводится определенное место хранения, полки. В основе систематизации книг в библиотеках -- двухуровневая система: сначала книги группируются по тематике, а внутри темы на полках книги обычно располагают по алфавиту. На предприятиях систематизация документов обычно тоже многоуровневая:

1) самый старший признак классификации -- год. Делопроизводство должно осуществляться в течение календарного года. Документы в течение года накапливаются в едином массиве, и по окончании года этот массив перемещается на хранение, а на его месте начинается формирование массива документов нового года. При этом система классификации, ее принципы, состав дел могут быть изменены только с наступлением нового года. Каждый год как бы начинают новое делопроизводство, заводят новые папки, дела для концентрации и хранения документов. Дела истекшего года в обязательном порядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года;

2) второй по старшинству уровень систематизации, признак классификации -- это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом, работа с клиентами и т. п.), либо код или номер подразделения, отдела вашего предприятия, если подразделения имеют право самостоятельно накапливать и хранить документы. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двухзначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности, а иногда этот уровень систематизации вовсе исключается, сразу заводятся и нумеруются папки, дела;

3) третий уровень систематизации -- внутри направления деятельности. На основе анализа собственного делопроизводства или опыта предприятий, аналогичных вашему, вы принимаете решение относительно тех групп, однородных по виду, по срокам хра нения, по подвиду деятельности документов, которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую «Дело». Напри мер, в рамках общего руководства у вас могут быть отдельны дела для концентрации приказов, которые вы издаете в течение года, для переписки с вышестоящей организацией, для уставных документов и изменений к ним, для штатного расписания и изменений к нему и т. п. В направлении взаимодействия с клиентами вы можете выделить в отдельные дела переписку с постоянными клиентами, причем при интенсивных взаимоотношениях на каждого постоянного или солидного клиента можно завести отдельное дело, куда будут поступать все документы, которыми вы обмениваетесь в течение года с этим клиентом. В таком деле будут соседствовать копии или отпуски (вторые экземпляры оригиналов) ваших исходящих писем клиенту и оригиналы его входящих писем, так что состояние дел с ним можно будет определить, посмотрев материалы лишь одной папки.

Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог -- год, каталог -- вид деятельности, подкаталог -- номер дела, и далее уровень конкретного документа -- файла).

В общем, какую принять систему распределения документов по делам -- это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел -- закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов.

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года.

Номенклатура дел -- это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, Положении об Архивном фонде РФ. Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 7.1.

Графа «Количество томов» заполняется по окончании года. Если Дело «разбухло» задолго до окончания года и стало толще 30-40 мм (примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. Эту папку вы прекращаете заполнять, пометив на ее обложке, что это -- «Том 1», в котором документы с номера 1 по 250, заводите Дело точно с таким же индексом и названием, но обозначаете его как «Том 2», документы с номера 251 по (предположим) 500. Может оказаться, что к концу года многие Дела превратились в многотомные, поэтому при разработке системы организации документопотоков на следующий год следует внимательно изучить причины «разбухания» Дел и предусмотреть более глубокую их специализацию.